Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ, ngành Tư pháp Cong van so 921

BỘ TƯ PHÁP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 921/BTP-VP

Hà Nội, ngày 28 tháng 3 năm 2016

V/v tăng cường sử dụng văn bản
điện tử trong công tác chỉ đạo,
điều hành của Bộ, ngành Tư pháp

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ
Trong thời gian qua, thực hiện Quyết định số 2043/QĐ-BTP ngày
27/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành danh mục các văn bản
thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị
thuộc Bộ Tư pháp, Thủ trưởng nhiều đơn vị thuộc Bộ đã quán triệt, quan tâm chỉ
đạo và thường xuyên sử dụng văn bản điện tử để thay thế văn bản giấy trong
công tác chỉ đạo, điều hành, qua đó đã góp phần giảm chi phí, đáp ứng kịp thời
yêu cầu công tác của Bộ, Ngành.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện Quyết định số
2043/QĐ-BTP còn một số tồn tại, hạn chế, cụ thể như: một số văn bản chỉ đạo,
điều hành chưa được công bố trên Cổng thông tin điện tử, chưa được cập nhập
trên Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành; việc quản lý công văn đi,
đến trên môi trường mạng, việc sử dụng văn bản điện tử để trao đổi chính thức
trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ, việc sử dụng thư điện tử trong công tác chỉ
đạo, điều hành, trao đổi thông tin còn chưa được thường xuyên; nhiều dự thảo
văn bản, đề án gửi xin ý kiến vẫn còn thực hiện bằng hình thức in gửi dự thảo;
việc sử dụng hộp thư điện tử khác ngoài hộp thư điện tử do Bộ Tư pháp cấp
trong trao đổi thông tin chính thức còn khá phổ biến... Những tồn tại, hạn chế

nêu trên đã làm tăng chi phí, lãng phí, không đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin
trong hoạt động của Bộ.
Để tăng cường hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ, ngành,
đảm bảo tiết kiệm, kịp thời, Bộ Tư pháp đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ:
1. Quán triệt, chỉ đạo thực hiện nghiêm nội dung Quyết định số 2043/QĐBTP ngày 27/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành danh mục các
văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các
đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.
2. Chỉ đạo, phân công việc quản lý, khai thác hộp thư điện tử chung của
đơn vị; chỉ sử dụng hộp thư điện tử do Bộ Tư pháp cấp cho đơn vị, cá nhân để
trao đổi chính thức. Việc sử dụng các hộp thư điện tử không do Bộ Tư pháp cấp,
không có giá trị trong trao đổi thông tin với các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ.
Văn bản được gửi từ hộp thư chung của đơn vị có giá trị thông tin trong nội
bộ cơ quan Bộ Tư pháp.


3. Cung cấp các văn bản theo Danh mục các văn bản thông tin chính thức
văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp (ban hành kèm theo
Quyết định số 2043/QĐ-BTP ngày 27/7/2010 của Bộ Tư pháp) về Cục Công
nghệ thông tin (qua hộp thư điện tử: ) để đăng tải trên
Cổng thông tin điện tử hoặc cập nhập trên Hệ thống thông tin quản lý văn bản và
điều hành của Bộ Tư pháp đồng thời với việc phát hành văn bản giấy.
4. Chỉ sử dụng văn bản, tài liệu bằng hình thức văn bản điện tử để trao đổi
chính thức trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ (các báo cáo định kỳ hàng tháng,
quý về tình hình công tác của các đơn vị thuộc Bộ 1; các văn bản phúc đáp, trả lời
các yêu cầu của các đơn vị thuộc Bộ).
Đối với dự thảo các văn bản, đề án gửi xin ý kiến các đơn vị thuộc Bộ, đơn
vị chủ trì xây dựng dự thảo chỉ gửi văn bản xin ý kiến; đồng thời đăng tải hoặc
gửi Cục Công nghệ thông tin (Ban biên tập) để đăng tải dự thảo xin ý kiến trên
Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp/Trang Thông tin điều hành/Mục Văn bản lấy
ý kiến nội bộ. Không in gửi dự thảo văn bản, đề án cần lấy ý kiến kèm văn bản

xin ý kiến.
5. Giao Tổng cục Thi hành án dân sự có văn bản hướng dẫn, quán triệt việc sử
dụng hộp thư điện tử, văn bản điện tử để thay thế văn bản giấy trong việc thực hiện
các nội dung có liên quan đối với các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương.
6. Giao Văn phòng Bộ, Cục Công nghệ thông tin phối hợp chặt chẽ, kịp
thời hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện các nội dung nêu trên
khi có yêu cầu.
Thường xuyên theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện nội dung có liên quan
của các đơn vị thuộc Bộ, báo cáo Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp giao ban Thủ trưởng
các đơn vị thuộc Bộ hàng tháng.
Đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ quán triệt và triển khai thực hiện
kịp thời các nội dung nêu trên tại đơn vị mình; chủ động phối hợp với Văn phòng
Bộ, Cục Công nghệ thông tin trong việc thực hiện các nội dung có liên quan./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Các Thứ trưởng (để biết);
- Cục CNTT (để đăng lên Cổng TTĐT);
- Lưu: VT, TH.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
(Đã ký)

Trần Tiến Dũng

1

Báo cáo gửi về Văn phòng Bộ qua địa chỉ hộp thư:

2