QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CP CÀ PHÊ MÊ TRANG

LỜI MỞ ĐẦU

Lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu là một khâu quan trọng của quá trình tài
sản xuất xã hội, nó làm thay đổi cơ cấu vật chất sản phẩm và làm thay đổi lượng
hàng hoá lưu thông giữa các quốc gia. Bởi vậy, quan hệ mua bán quốc tế đã xuất
hiện và trở nên quan trọng ở Việt Nam. Từ một nước nhập siêu mà chủ yếu qua
con đường viện trợ thì nay Việt Nam đã vươn lên thành nước xuất khẩu và tiến
tới cân bằng cán cân xuất nhập khẩu.
Sau một năm đất nước ta gia nhập WTO - Tổ chức Thương mại lớn nhất thế
giới. Đất nước ta đã thu được những thành tựu nhất định vế kinh tế cũng như
giao lưu buôn bán giữa các nước. Viêc xuất nhập khẩu diễn ra dễ dàng hơn rất
nhiều cho đến nay.
Qua những lý do trên khiến cho việc nghiên cứu và đẩy manh hoạt động xuất
nhập khẩu là rất cần thiết . Việt Nam đang là một nước có thế mạnh về xuất
khẩu nông sản như gạo, cà phê, các loại hạt , gỗ… Tất cả các mặt hàng nông sản
này khi đưa ra thị trường quốc tế đều có sức cạnh tranh đáng kể. Điều này đã
đem lại lợi ích lớn cho ngành kinh tế Việt Nam nói chung và ngành xuất khẩu
nông sản nói riêng. Vì thế mà chúng ta cần đẩy mạnh hơn nữa tiềm năng phát
triển của ngành để có thể mở rộng thị trường, giao lưu buôn bán với nhiều bạn
hàng hơn nữa trên thế giới.
Nói về xuất khẩu cà phê thì Việt Nam hiện đang là nước xuất khẩu cà phê lớn
thứ hai thế giới sau Brazil, đồng thời là nước dẫn đầu về cà phê hạt Robusta.
Cà phê được xuất khẩu sang 70 quốc gia trên thế giới, trong đó 14 thị trường
đứng đầu đã chiếm đến 80% tổng kim ngạch xuất khẩu cà phê của cả nước:
Đức, Mỹ, Bỉ… Xuất khẩu cà phê chế biến, cà phê rang, cà phê xay và cà phê
hòa tan ngày càng tăng trong vài năm trở lại đây

1


I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP CÀ PHÊ MÊ TRANG

1.1 Tình hình kinh doanh chung của công ty trong những năm gần đây.
Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang được thành lập ngày 20 tháng 10 năm
2000, do ông Lương Thế Hùng chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc
công ty sáng lập và lãnh đạo. Với mục tiêu xây dựng và phát triển thương
hiệu cà phê Mê Trang của Việt Nam trở thành thương hiệu toàn cầu, đến nay
công ty đã có trên 1000 lao động trực tiếp và gián tiếp.
Công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất với tổng vốn đầu tư gần 300 tỷ
đồng, đưa các dây chuyền hiện đại bậc nhất vào hoạt động.
Trải qua 16 năm hoạt động, Mạng lưới kinh doanh đã có mặt tại 64 tỉnh thành
với 15 chi nhánh, hơn 50 nhà phân phối, đại lý, hệ thống siêu thị trên toàn quốc
và đã mở rộng thị trường xuất khẩu sang Nga, Hàn Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Châu
Âu & các nước Đông Nam Á.
Từ khi thành lập đến nay, Công ty luôn chú trọng, đầu tư đáng kể cho việc
nghiên cứu sản phẩm mới, đổi mới mẫu mã, kiểu dáng bao bì, nhãn hiệu. Với
những sản phẩm cà phê đặc biệt được người tiêu dùng yêu thích trong nhiều
năm, Mê Trang đang dần hướng tới thương hiệu cà phê tốt nhất của Việt Nam.
Mê Trang cam kết tiếp tục cải tiến và nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm,
chất lượng phục vụ người tiêu dùng, xây dựng phát triển thương hiệu vững
mạnh.
Bên cạnh đó, Mê Trang cũng ghi dấu ấn với những hoạt động cộng đồng như Tổ
chức chương trình Lễ hội cà phê tại Festival biển Nha Trang 2015, chương trình
Tặng quà Tết cho trẻ em mồ côi và gia đình gặp hoàn cảnh khó khăn, trao tặng
học bổng cho sinh viên nghèo vượt khó, trao tặng quỹ Vì Trường Sa thân yêu.
Năm nay thươg hiệu cà phê Mê Trang được lựa chọn trở thành thương hiệu duy
nhất phụcvụ café cho các đại biểu trong hội nghị APEC diễn ra tại thành phố
biển Nha Trang từ 18/2 – 3/3/2017 đã mở ra cơ hội mới đối với café.
Các giải thưởng được trao tặng.
- Thương hiểu nổi tiếng Asean 2012 do tổ chức Asean trao tặng
2

- Cúp vàng top 10 thương hiệu Việt do Doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh
trao tặng
- Xác lập kỷ lục Việt Nam về tấm bản đồ Trường sa ghép từ hạt cà phê Việt
Nam
- Cúp vàng sản phẩm
- Cà phê chất lượng cao, cúp vàng chất lượng sản phẩm do Chủ tịch UBND tỉnh
Đaklak trao tặng.
- Đạt chứng nhận An toàn thực phẩm, sản phẩm sạch tinh khiết, và nhiều giải
thưởng khác.
- Công ty cổ phần cà phê Mê Trang đã vinh dự nằm trong Top 100 Nhãn hiệu
nổi tiếng Việt Nam 2014
1.2. Kim ngạch xuất khẩu
Hiện mỗi năm, Công ty sản xuất khoảng 2.500 tấn cà phê rang xay. Trong đó,
kim ngạch xuất khẩu chiếm hơn 10% đến Nga, các nước thuộc khối SNG, Đông
Âu. Năm 2017, Công ty sẽ nâng kim ngạch xuất khẩu lên mức 40% và mở rộng
ra khu vực châu Á cùng thị trường Mỹ. Hiện Café Mê Trang đạt mức tăng
trưởng doanh thu khoảng 20%/năm, trong đó chi phí tiếp thị chiếm hơn 30%
tổng doanh thu/năm.

1.3.Cơ cấu thị trường
Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất cà phê sạch, Mê Trang đã xây
dựng dây chuyền sản xuất hiện đại với các thiết bị tiên tiến nhập khẩu từ châu
Âu. Trải qua 16 năm phát triển, Mê Trang đã có mặt khắp 64 tỉnh thành trên cả
nước và phân phối tại nhiều thị trường quốc tế như Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản…
Theo thông tin từ Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang, bên cạnh các khách hàng
tại thị trường trong nước và các nước khu vực Đông Nam Á, Công ty vừa phát
triển thêm thị trường mới tại Hàn Quốc, Nhật và Nga.
II. QUI TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA
CTY CP CÀ PHÊ MÊ TRANG.

Sơ đồ quy trình xuất khẩu cà phê của cty CP Mê Trang
Giục mở LC và kiểm tra LC

3


Làm thủ tục xin cấp giấy phép XK

Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Thuê phương tiện vận tải
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Làm thủ tục hải quan

Giao hàng
Thanh toán

2.1 Giục mở LC và kiểm tra LC
Yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán trước khi giao hàng
 Gần đến hạn giao hàng phải giục mở LC
 Kiểm tra LC
- Loại LC
- Số tiền
- Người hưởng lợi
- Các thời hạn trong LC
- Chứng từ
- Các qui định khác.
2.2. Làm thủ tục xin cấp giấy phép xuất khẩu.
Từ ngày 7/10/2011 Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có công văn số
290/BNN-CB gửi Bộ Công Thương về việc kinh doanh cà phê có điều kiện.

Theo đó, bộ này nhất trí với Bộ Công Thương, cho rằng việc quy định về điều
kiện kinh doanh, xuất khẩu cà phê là cấp thiết và khả thi trong điều kiện hiện
nay.

4


Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng, các đối tượng tham gia sản xuất
kinh doanh và xuất khẩu cà phê của Việt Nam gồm doanh nghiệp Việt Nam và
doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đầu tư vào sản xuất, chế biến và xuất
khẩu cà phê.
Điều kiện đối với thương nhân để có quyền tham gia kinh doanh xuất khẩu cà
phê bao gồm doanh nghiệp được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định
của pháp luật; có sở hữu ít nhất 1 cơ sở chế biến cà phê kèm kho chứa phù hợp
với quy chuẩn QCVN 01:06/2009/BNNPTNT cơ sở chế biến cà phê, điều kiện
vệ sinh an toàn thực phẩm. Đã tham gia chế biến và xuất khẩu cà phê 2 năm liên
tục với lượng cà phê xuất khẩu tối thiểu 5.000 tấn/năm.
Thủ tục xin và cấp giấy phép
2.1.1 Hồ sơ xin cấp giấy phép:
Cơ quan, tổ chức, cá nhân xin phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá phải có đơn,
hoặc công hàm (đối với tổ chức, cá nhân người nước ngoài) ghi đầy đủ, rõ ràng
nội dung bằng tiếng Việt Nam.
Giấy tờ kèm theo đơn:
Bộ hồ sơ xin cấp phép xuất khẩu bao gồm:
 Đơn xin cấp phép
 Hồ sơ pháp nhân của cty (Giấy đăng kí kinh doanh, mã số thuế, mã số
XNK)
 Hợp đồng xuất khẩu
 Bản kê chi tiết hàng hoá xuất (nhập) khẩu:2 bản chính.
 Vận tải đơn (bản photocopy): 2 bản

2.1.2. Cấp giấy phép:
 Chậm nhất 2 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ xin phép, cơ quan Hải quan
cấp giấy phép phải cấp giấy phép và trả lời cho chủ hàng.
 01 bộ giấy phép cho 1 lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu gồm 2 bản (theo mẫu
do Tổng cục Hải quan phát hành):
 1 bản lưu tại Hải quan nơi cấp giấy phép cùng 1 bộ hồ sơ hoàn
chỉnh.
 1 bản (cùng 1 bản kê chi tiết hàng hoa, 1 bản copy vận tải đơn đã
đóng dấu của cơ quan Hải quan cấp giấy phép) giao cho người
được cấp giấy phép để nộp cho Hải quan cửa khẩu khi làm thủ tục
cho hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu.
 Sau khi làm xong thủ tục hải quan, Hải quan cửa khẩu chứng nhận thực
xuất, thực nhập trên giấy phép, và lưu cùng một bộ hồ sơ và một tờ khai
đã hoàn thành thủ tục. Chủ hàng chỉ nhận một tờ khai hàng đã hoàn thành
thủ tục hải quan và biên lai thu thuế xuất, nhập khẩu.
2.1.3. Thời hạn hiệu lực
5


 Thời hạn hiệu lực của 1 giấy phép là 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép.
Nếu có lý do chính đáng, chủ hàng có đơn giải trình thì giấy phép được
gia hạn thêm một lần không quá 30 ngày nữa. Chỉ Hải quan nơi cấp giấy
phép hoặc Cục giám quản Tổng cục Hải quan mới có quyền gia hạn.
 Giấy phép chỉ có giá trị thực hiện một lần, không được cấp một giấy phép
cho nhiều lần xuất, nhập khẩu.
Từ trước đến nay, Công ty Cà Phê Mê Trang đều trong quá trình thực hiện xuất
khẩu đều chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của nhà nước đề ra, vì thế mà
trong khâu cấp giấy phép, Cty chưa bao giờ mắc phải sai sót gì.

2.3.Chuẩn bị hàng hoá:

Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng,
phù hợp về chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và giao hàng đúng thời hạn quy định
trong Hợp đồng đã ký kết. Quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội
dung: tập trung hàng hoá xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá.
+ Tập trung hàng xuất khẩu:Vì có thể tự sản xuất ra sản phẩm nên việc mua bán
của công ty diễn ra nhanh chóng,chi phí sử dụng vốn thấp.
Với qui trình sản xuất nghiêm ngặt ngay từ khâu chọn lựa nguyên liệu, sàng lọc
các hạt cà phê rất kỹ lưỡng công ty đã cho ra đời những sản phẩm nổi tiếng, phù
hợp với nhiều lứa tuổi khác nhau được người tiêu dùng tin tưởng và ưa chuộng.
Năm 2007 Cty đã thực hiện việc xây dựng nhà máy sản xuất cà phê với quy mô
và tiêu chuẩn quốc tế tại KCN Đắc Lộc - Xã Vĩnh Phương - Nha Trang - Khánh
Hòa.
Ngoài việc công ty trực tiếp kết hợp với Viện nghiên cứu cây trồng Đắk lắc
quy hoạch, quan tâm đến vùng nguyên liệu, không dư lượng thuốc bảo vệ thực
vật, công ty đã liên tục cải thiện và nâng cao chất lượng bằng việc tư vấn & hỗ
trợ cho bà con Nông dân theo quy trình sạch, nhằm mục đích giữ lại vị tinh
khiết của cà phê, mang đến loại cà phê tốt cho sức khỏe, gần gũi hơn với cộng
đồng để Cộng đồng mãi là người bạn tinh thần vô giá!
+ Bao bì đóng gói hàng hoá: bên cạnh việc tạp trung sản xuất hàng hoá công ty
cũng chú trọng đến bao bì hàng đóng gói. Nông sản lại là hàng hoá dễ bị ảnh
hưởng tới chất lượng do vậy việc đóng gói bào bì là điều cần thiết và bắt buộc.
Bao bì sản phẩm của công ty thường được đóng hộp:
250g - Cà phê bột / 1 hộp
6


Kích
thước
Hộp:
7

cm
x
4.5
cm
x
18
cm
Quy
cách
đóng
thùng:
10
kg
(40
hộp)
Kích thước thùng: 37.5 cm x 19.2 cm x 37 cm
Thông thường hàng hoá của công ty đóng vào thùng, mỗi thùng 10kg tịnh và
khoảng 400 thùng trong một container.
+ Kẻ ký mã hiệu hàng hoá: khi hàng hoá được đóng gói vào thùng chuyên dùng
xuất khẩu, công ty tiến hành kẻ kí mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo
những thông tin cần thiết cho việc nhận bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông
thường trên thùng sẽ ghi tên người nhận và người gửi, trọng lượng tịnh và trọng
lượng cả bì, thành phần, đăng kí chất lượng.
2.4 Kiểm tra hàng hoá:
Trước khi giao hàng, người chịu trách nhiệm xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm
tra hàng hoá về số lượng, chất lượng, trọng lượng, bao bì ,….( tức là kiểm
nghiệm)
Công ty phải kiểm tra hàng hoá về mặt chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì.
Vì là hàng nông sản còn phải kiểm tra kiểm dịch thực vật . việc kiểm tra hàng
xuất khẩu của công ty được thực hiện khá nghiêm túc và thường được tiến hành

làm hai lần.
+ lần thứ nhất là kiểm tra ở nơi sản xuất. Công ty luôn luôn có bộ phận điều
hành, giám sát, kiểm tra chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình tạo nên thành
phẩm và trước khi hàng được đưa đi xuất khẩu. Vì vậy hàng hóa luôn được đảm
bảo về chất lượng tốt nhất trước khi được giao đi.
+ lần thứ hai phụ thuộc vào điều kiện của hợp đồng mà công ty mời cơ quan
giám định độc lập đến kiểm tra. Việc mời cơ quan nào đều phụ thuộc vào yêu
cầu của hợp đồng ngoại. Nhưng thông thường những cơ quan đó đều là những
cơ quan được quốc tế công nhận như Vincontrol, Caphecontrol,…
Công ty sẽ nộp đơn xin giám định tới các cơ quan này và nội dung của đơn
gồm: tên, địa chỉ, cơ quan giám định, tên hàng, số hiệu, trọng lượng, tình trạng
hàng hoá, nơi đi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số
bản chứng thư xin cấp. Kết thúc kiểm tra công ty yêu cầu tổ chức giám định lập
một bộ chứng từ bằng tiếng việt và tiếng anh theo yêu cầu của công ty nhập
khẩu. Chúng thư do những cơ quan này cấp có ý nghĩa quyết định, là một trong

7


những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết khiếu nại sau
này.

2.5. Thuê phương tiện vận tải
Thông thường công ty xuất khẩu theo điều kiện FOB nên trách nhiệm
thuê phương tiện vận tải không phải của công ty. Tuy nhiên trong trường hợp
mà công ty giành được quyền vận tải tức là công ty xuất khẩu theo điều kiện
CIF thì công ty luôn cố gắng tổ chức tốt để giảm chi phí mà vừa đảm bảo hàng
hóa được an toàn.
Vì hàng hóa được vận chuyển là cà phê với tính chất dễ bị ảnh hưởng của
môi trường bên ngoài nên khi thuê tàu công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm hiểu

thông tin về các hãng tàu và luôn ưu tiên các hãng tàu trong nước.
Với những đơn hàng có khối lượng hàng hóa không lớn thì công ty
thường thuê tàu chợ. Sau khi xác định số lượng hàng hóa cần chuyên chở, tuyến
đường chuyên chở, thời điểm giao hàng và tập trung hàng hóa cho đủ số lượng
quy định của hợp đồng, công ty tiến hành nghiên cứu các hãng tàu về các mặt
lịch trình tàu chạy, cước phí, uy tín của hãng tàu và các quy định khác để có thể
lựa chọn cho mình một hãng tàu vận tải phù hợp. Sau khi hãng tàu đã đồng ý
nhận chuyên chở, công ty lập bảng kê khai hàng và kí đơn xin lưu khoang đồng
thời trả cước phí vận chuyển. Sau đó công ty tập kết hàng và nhận vận đơn.
Việc thuê tàu chuyến của công ty chỉ diễn ra khi công ty xuất khẩu đến thị
trường không có tàu chợ và khối lượng hàng hóa lớn. Sau khi xác định nhu cầu
vận chuyển, công ty tiến hành nghiên cứu chọn lựa hãng tàu phù hợp và tiến
hành đàm phán kí kết hợp đồng thuê tàu.
2.6. Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Vì thường xuyên xuất khẩu theo điều kiện FOB mọi rủi ro giao hàng
thuộc về người mua nên công ty không cần mua bảo hiểm cho hàng hóa. Trong
những trường hợp khác nếu kí hợp đồng với những điều kiện giao hàng khác mà

8


rủi ro hàng hóa thuộc về người bán – phía công ty sẽ mua bảo hiểm theo điều
kiện A hay B hay C.
Sau khi xác định nhu cầu bảo hiểm công ty tiến hành nghiên cứu xác định
nhu cầu bảo hiểm về giá trị, loại hình và lựa chọn công ty bảo hiểm. Công ty
thường mua bảo hiểm của Công ty Bảo hiểm Bảo Việt hoặc Công ty Bảo hiểm
AIG Việt Nam.
Sau khi đã xác định được đầy đủ nhu cầu về bảo hiểm, công ty tiến hành
đàm phán kí kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm và nhận đơn bảo
hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Trong hợp đồng bảo hiểm tùy theo bảo

hiểm mua cho người nhập khẩu hay cho công ty mà điều khoản thanh toán sẽ ở
Việt Nam hay ở nước nhập khẩu. Ví dụ điều kiện giao hàng là CIF thì thanh
toán ở nước người nhập khẩu, điều kiện giao hàng là DES thì thanh toán tại Việt
Nam vì khi đó rủi ro thuộc về công ty.
2.7. Làm thủ tục hải quan
Sau tháng 3/2013, công ty đã bắt đầu sử dụng hình thức khai hải quan điện tử
qua hệ thống của tổng cục hải quan đã ban hành.
Để thực hiện thủ tục khai hải quan điện tử, doanh nghiệp cần làm theo quy trình
thực hiện thủ tục hải quan điện tử như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện khai tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá
Kê khai theo đúng tiêu chí khuôn dạng chuẩn và gửi tới hệ thống của cơ quan
hải quan.

Bước 2: Doanh nghiệp nhận thông tin phản hồi từ CQ Hải quan
Về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng và thực hiện 1 trong các nội dung
sau:

+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Lô hàng được CQ hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước 4.
9


+ Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan.

Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu
cầu. Xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp
nhận thông quan thì thực hiện bước 4. Nếu CQ Hải quan yêu cầu kiểm tra thực
tế hàng hóa thì chuyển sang bước 3.

Bước 3: Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ giấy và hàng hoá
Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để CQ hải quan kiểm tra.

Bước 4: Doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống của mình để lấy hàng.

Bên cạnh đó thì doanh nghiệp vẫn đôi lúc sử dụng hình thức khai hải quan
truyền thống. Theo pháp luật Việt Nam hiện hành thì hàng xuất khẩu của Công
ty phải làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:
Khai và nộp tờ khai hải quan: Khi hàng xuất khẩu đã chuẩn bị xong, đựơc đóng
gói cẩn thận, thì cán bộ của công ty sẽ tói cơ quan hải quan nhận tờ khai ( có
mẫu sẵn) sau đó khai báo chi tiết đầy đủ các thông tin về hàng hoá xuất khẩu lên
tờ khai. Công ty thường cử cán bộ của Công ty trực tiếp đến cơ quan hải quan
để thực hiện khai báo. Khi đã hoàn thành, nộp tờ khai cho cơ quan hải quan có
kèm theo các chứng từ cần thiết để chứng minh lòi khai của mình là đúng và
chứng minh đựơc tính hợp pháp của lô hàng. Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan,
bao gồm: tờ khai hải quan, hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán, giấy phép
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các chứng từ khác có liên quan đối vói
từng mặt hàng theo quy định của pháp luật, Công ty nộp cho cơ quan hải quan
và tiến hành xuất trinh hàng hoá.
Xuất trình hàng hoá: vì hàng nông sản là hàng được nhà nước khuyến khích
xuất khẩu đồng thòi VinaCrops cũng là một Công ty có uy tín trong việc chấp
hành tốt pháp luật hải quan nên hàng nông sản xuất khẩu của Công ty thường
được miễn kiểm tra thực tế. Chỉ trong những trường hợp xuất khẩu theo phương
thức đối lưu mà những hàng nhập về là những mặt hàng nhạy cảm như linh kiện
điện tử... thì mới phải kiểm ứa chặt chẽ. Tuy nhiên thường Công ty không phải
gặp khó khăn gì nhiều trong việc làm thủ tục hải quan.
10


Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Hàng nông sản là hàng được

miễn thuế xuất khẩu và thông thường hàng của Công ty luôn được thông quan
dễ dàng.
2.8. Tổ chức giao nhận hàng với phương tiện vận tải.
Hàng nông sản xuất khẩu của Công ty thường được xuất khẩu theo giá FOB vì
vậy trước thòi gian giao hàng ít nhất là 3 ngày, bên nước ngoài sẽ chuyển đến
cho công ty hướng dẫn giao hàng. Khi nhận được hướng dẫn này công ty tiến
hành tổ chức giao hàng.
Cán bộ xuất khẩu của Công ty thường xuyên liên lạc với cơ quan điều độ cảng
để nắm vững kế hoạch bốc giao hàng, tức là ngày giờ tàu đến cảng bốc hàng. Từ
đó có kế hoạch chuyên chở hàng vào cảng và bốc xếp hàng lên tàu cho phù hợp
để tránh việc chuyển hàng đến sớm quá hoặc muộn quá.
Vì là hàng nông sản chịu ảnh hưởng nhiều của môi trường bên ngoài tới chất
lượng nên Công ty luôn giao hàng bằng container. Nếu hàng xuất khẩu đủ một
container thì căn cứ vào số lượng hàng giao mà thuê hoặc mượn container và
vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng và xếp hàng vào. Sau đó giao
hàng cho bãi hoặc trạm container để nhận biên lai xếp hàng. Nếu hàng giao
không đủ một container thì Công ty đưa hàng hoá phải lập bảng đăng ký hàng
chuyên chở cho ngưòi vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng và vận chuyển hàng đến
bãi hoặc trạm container do ngưòi chuyên chở chỉ định để giao cho ngưòi chuyên
chở.
Sau khi giao hàng lên tàu thì cán bộ của Công ty lấy biên lai thuyền phó để xác
nhận đã giao hàng trong đó xác nhận: số lượng hàng hoá, tình trạng hàng hoá,
cảng đến ... Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều
quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo.
2.9. Thanh toán hàng xuất nhập khẩu
Là một Công ty đã hoạt động từ lâu trong lĩnh vực xuất khẩu cà phê, Mê Trang
có nhiều bạn hàng ở khắp mọi nơi trên thế giới, có những bạn hàng truyền thống
và cũng có những bạn hàng mới giao dịch. Đối với mỗi loại đối tượng khách
hàng, công ty có sự thoả thuận và yêu cầu thanh toán ở những phương thức
khác nhau để đảm bảo sau khi giao hàng công ty sẽ nhận được tiền một cách

nhanh chóng.
Phương thức thanh toán mà công ty thường sử dụng là CAD, D/P, L/C. Trong
đó phương thức LC được sử dụng nhiều nhất, có đến trên 50% hợp đồng
đượcthanh toán bằng phương thức này. Vì thế mà bước đầu tiên trong qui trình

11


tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty luôn là giục đối tác mở L/C để chắc
chắn rằng sẽ không có rủi ro trong khâu thanh toán.
• Phương thức tín dụng chứng từ:
Theo phương thức này sau khi kiểm ứa L/C của ngưòi mua thấy phù hợp với
hợp đồng công ty sẽ tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng công ty sẽ lập bộ
chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua
ngân hàng thông báo để đòi tiền. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ nếu
thấy phù hợp với L/C thì trả tiền cho người bán.
Phương thức này có ưu điểm nổi bật là người bán chắc chắn sẽ được thanh toán
nếu chứng từ của công ty phù hợp với L/C nhưng ngược lại chỉ cần một sai sót
nhỏ nếu không để ý sẽ dẫn đến rắc rối trong việc thanh toán có khi còn không
thanh toán được. Việc thanh toán bằng L/C của công ty có nhiều khó khăn mà
do đó phương thức này ít được sử dụng như: khi mở L/C có nhiều tập quán ở
nước người nhập khẩu mà công ty không thoả mãn được; thời gian giao dịch
bằng L/C qua nhiều công đoạn nên mất nhiều thời gian do đó chi phí sử dụng
vốn lớn.
So với hai phương thức trên thì thanh toán bằng L/C là đảm bảo nhất nhưng
cũng nhiều khó khăn nhất chính vì thế công ty ít sử dụng.

Thanh toán theo phương thức CAD:
Công ty sau khi giao hàng thì lập bộ chứng từ và người mua sẽ thanh toán tiền
cho công ty khi họ nhận được chứng từ. Phương thức thanh toán này có một rủi

ro là nếu người mua không muốn nhận hàng nữa sẽ không cần nhận chứng từ
trong khi hàng đã chuyển đi rồi. Tuy nhiên nó có một ưu điểm là công ty sẽ
nhận được tiền ngay nếu người mua muốn nhận hàng.
• Thanh toán theo phương thức D/P:
Công ty giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán chuyển cho ngân hàng của
công ty và nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua. Ngân hàng mà
công ty thường sử dụng trong các giao dịch quốc tế là ngân hàng Vietcombank.
Ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng của người mua và
nhờ ngân hàng đó thu hộ tiền từ người mua. Ngân hàng bên mua yêu cầu người
mua trả tiền hối phiếu để nhận bộ chứng từ, nếu người mua thanh toán tiền thì
mới giao bộ chứng từ gửi hàng để họ đi nhận hàng. Ngân hàng người mua trả
tiền cho ngân hàng của công ty và ngân hàng của công ty lại thanh toán cho
công ty.
12


Theo phương thức này quyền lợi của ngưòi bán vẫn có thể bị đe doạ như người
mua có thể không muốn nhận hàng và từ chối nhận chứng từ, trong khi hàng đã
được gửi đi rồi. Thời gian thu tiền về còn quá chậm, vốn của công ty bị ứ đọng.
2.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại sẽ
giúp các bên giải quyết nhằm thỏa mãn các nhu cầu của nhau. Bằng cách các
bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mamg tính pháp lí thỏa
mãn hay không thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại. Đồng thời qua khiếu
nại các tranh chấp được giải quyết đảm bảo quyền lợi của các bên mà không
làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên. Việc khiếu nại có thể
xảy ra:
- Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua.
- Người mua và người bán khiếu nại người chuyên chở hoặc bảo hiểm
- Người bán khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã

được mua bảo hiểm gây nên.
Đối với mặt hàng cà phê là mặt hàng nông sản dễ bị hỏng do tác động của thời
gian, thời tiết và môi trường nên khó có thể tránh phải các sai sót ảnh hưởng đến
quyền lợi của hai bên.Thông thường công ty vấp phải khiếu nại do: Chất lượng
hàng hóa không phù hợp với hợp đồng hoặc việc giao hàng chậm so với quy
định. Cty cũng khiếu nại người mua khi người mua vi phạm các điều khoản quy
định trọng hợp đồng như thanh toán chậm, không chỉ định phương tiện vận tải.
Khi khiếu nại xảy ra, cty thường đặt vấn đề hòa giải lên hàng đầu, thương lượng
để đi đến kết quả tốt cho cả hai bên. Nếu không thể hòa giải được sẽ đưa ra
trọng tài kinh tế do hai bên thỏa thuận. Phán quyết của trọng tài sẽ là đúng thẩm
quyền và giàng buộc cả hai bên. Phí trọng tài do bên thua chịu. Cho đến nay,
công ty chưa phải giải quyết những tranh chấp bằng cách đưa ra trọng tài vì Cty
với đối tác luôn thỏa thuận được với nhau để đi đến một cách giải quyết thỏa
đáng nhất.
III , KẾT QUẢ THU ĐƯỢC VÀ HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI TRONG VIỆC TỔ
CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ
TRANG TỪ ĐÓ ĐƯA RA GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN.
3.1.Kết quả thu được

13


Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê của Công ty Mê trang đã thu
được những kết quả rất khả quan.
Như việc thực hiện tốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng mà 100% những
hợp đồng đã kí kết được thực hiện. Điều này đóng góp rất lớn vào sự phát triển
của công ty nói riêng và đất nước nói chung.
Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu đã nâng cao uy tín của công ty
nói riêng và cả của ngành xuất khẩu cà phê VN nói chung. Từ đó tăng cường
hợp tác với bạn hàng trong nước,mở rộng thị trường xuất khẩu và các mối quan

hệ với các đối tác nước ngoài, mở rộng thị trường tiêu thụ.thông qua xuất nhập
khẩu hàng hóa công ty đã tham gia cạnh tranh trên thị trường thế giới cả về giá
cả và chất lượng , từ đó công ty đã hoàn thiện mình trong công tác quản trị sản
xuất và kinh doanh và nâng cao năng lực cán bộ của nhân viên .
Hoạt động xuất khẩu mang lại nguồn thu ngoại tệ lớn cho công ty , góp phần
thúc đẩy mạnh xuất khẩu cà phê , cũng như mang lại nguồn thu lớn cho ngân
sách nhà nước , tạo công ăn việc làm cho các đối tượng bên ngoài như người
dân , đối tượng thu mua , chế biến nông sản . hoạt động xuất khẩu nông sản
cũng tạo điều kiện mở rộng khả năng cung cấp đầu tư cho sản xuất , nâng cao
năng lực sản xuất tạo vốn và kĩ thuật công nghệ từ thế giới bên ngoài vào việt
nam nhằm hiện đại hóa đất nước .
Trải qua 16 năm, Cà phê Mê Trang đã đánh dấu vị trí của mình trên thị trường
quốc tế nói chung và trên thị trường trong nước nói riêng. Điều đó chứng tỏ
tiềm năng phát triển hơn nữa của thương hiệu cà phê Mê Trang trong tương lai.
Xứng tầm thương hiệu quốc tế.
3.2. Những hạn chế còn tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
của công ty và đưa ra giải pháp.
16 năm phát triển là 16 năm không ngừng nỗ lực của công ty.Bên cạnh nhiều
kết quả rất khả quan thì không thể không kể đến những hạn chế còn tồn tại. Để
có thể thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra đối với việc xuất khẩu cà phê,
công ty cần hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng vì
đây là một phần quan trọng trong công tác xuất khẩu.
3.2.1.Chuẩn bị hàng xuất khẩu.

14


Ở khâu này công ty vẫn đang gặp 1số khó khăn về trang thiết bị chưa được lien
tục cải tiến nên quá trình sản xuất sản phẩm vẫn còn chưa đảm bảo hiệu quả với
năng suất cao và thu hoạch đúng mùa vụ, chất lượng chưa dồng đều.

Tổ chức kiểm tra còn thiếu nhân viên cũng như phương tiện kĩ thuật hiện đại
nên việc kiểm định hàng hoá còn phải chờ rất lâu.
Giải pháp cho việc này là công ty đã tập trung vốn nhiều hơn vào công tác
chuẩn bị và trang bị những trang thiết bị theo sự tiến bộ của thế giới, cũng như
không ngừng tuyển chọn và đào tạo đội ngũ kiểm tra chất lượng cũng như bà
con nông dân trồng trọt để chuyên môn hoá và đảm bảo chất lượng ngay từ
khâu đầu tiên.
3.2.2. Khâu kiểm tra hang trước khi xuất khẩu
Cà phê là mặt hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của người tiêu dung.
Do vậy, các yêu cầu về chất lượng và an toàn thực phẩm là rất cao. Vì thế nà
công tác kiểm tra cần hết sức coi trọng. Hơn nữa mặt hang này rất khó tiêu
chuẩn hoá nên gây nhiều khó khăn cho công tác kiểm tra. Tuy vậy, nghiệp vụ
kiểm tra của công ty chủ yếu dựa vào sản phẩm mẫu và kinh nghiệm của người
kiểm tra nên kết quả còn mang đậm tính chủ quan.
Giải pháp để giải quyết khó khăn này đó là phân cấp trách nhiệm, xử lí đúng
người, đúng việc. Điều khoản về chất lượng trong hợp đồng phải được quy
định thật chi tiết
Và cụ thể. Đặc biệt phải thống nhất theo một tiêu chuẩn nhất là về đơn vị đo.
Điều này đòi hỏi Cty phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết chuyên môn về nghiệp vụ
và ngành hàng.
Đặc thù của cà phê là có nhiều tiêu chuẩn riêng như kiểm dịch, tẩy trùng, bức xạ
nhiệt, mức độ sử dụng thuốc trừ sâu…Cán bộ ngiệp vụ của cty phải đi liên hệ
làm các xét nghiệm đó. Nếu xét nghiệm để lại sai xót thì nơi xét nghiệm phải
chịu mọi trách nhiệm và tổn phí do sai sót đó gây ra.
Một đặc thù nữa của mặt hang cà phê là chất lượng có thể bị thay đổi trong quá
trình vận chuyển và do thời gian ví dụ như bị ẩm, mốc. tìm nguyên nhân và quy
trách tình trạng này là rất khó, nên cty chỉ có thể hạn chế thiệt hại bằng cách:
- Bao bì phù hợp và đảm bảo chất lượng, Sử dụng container để khi vận
chuyển không gây hư hỏng hang hoá.
- Sử dụng các kỹ thuật chống ẩm, diệt mốc.

- Kiểm tra xếp đặt hàng hoá trên phương tiện vận chuyển.
- Lưu mẫu hang hoá cho đến khi giao hang và thanh toán xong.

15


3.2.3. Khâu thuê phương tiện vận tải.
Cho đến nay cà phê của công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB tức
trách nhiệm về vận tải thuộc về người mua. Điều đó đồng nghĩa với việc CTy đã
bỏ mất khả năng tăng thu ngoại tệ cho quốc gia nhờ việc xuất khẩu dịch vụ vận
tải cũng như làm mất một phần lợi nhuận của Cty từ nghiệp vụ này.
Vì thế mà khi chào hàng, Cty nên đưa ra một số mức giá khác nhau tương ứng
với điều kiện giao hang để khách hàng lựa chọn theo giá FOB, giá FOB của Cty
cũng laf1 trong những yếu tố cạnh tranh so với các giá khác. Điều này khiến cty
có thể kí được những hợp đồng với điều kiện giao hang mà công ty có thể giành
quyền thuê phương tiện vận tải. Khi đãgianhd được quyền thuê phuơng tiện vận
tải thì công ty phải đảm bảo tàu thuê đủ tiêu chuẩn để vận chuyển hang của
mình. Tránh thuê phải tàu không đủ điều kiện kỹ thuật để chở hàng. Cty cần yêu
cầu hang tàu cho kiểm tra những giấy tờ chứng minh tàu đạt những tiêu chuẩn
cần thiêt. Và khi kí hợp đồng vận chuyển cần làm rõ trách nhiệm của người vận
chuyển khi đưa hàng đi.
3.2.4. Khâu mua bảo hiểm cho hàng hoá.
Hàng hoá của Cty chủ yếu vận chuyển bằng đường biển là con đường có nhiều
rủi ro nhưng cty lại chủ yếu XK theo điều kiện FOB nên không có trách nhiệm
mua bảo hiểm hàng hoá. Cũng giống trường hợp thuê phương tiện vận tải, Cty
khi chào hàng thì đối tác thường chọn giá FOB nên trong tương lai để có thể
giành quyền mua bảo hiểm nhiều hơn trong các hợp đồng xuất khẩu, Cty cần có
các giải pháp hoàn thiện khâu mua bảo hiểm cho hàng hoá. Các giải pháp cần
nhằm mục tiêu mua bảo hiểm sao cho khi có tổn thất thì sẽ được bồi thường mà
tiết kiệm được chi phí bảo hiểm. Tránh tình trạng rủi ro xảy ra mà không được

bảo hiểm hay không có rủi ro đó mà vẫn mua bảo hiểm dẫn đến lãng phí.
3.2.5.Khâu làm thủ tục hải quan.
Làm thủ tục hải quan vừa là nghĩa vụ vừa là quyền lợi của các nhà xuất khẩu.
Cty cà phê Mê trang là một doanh nghiệp luôn có ý thức chấp hành tốt pháp luật
nói chung và pháp lệnh hải quan nói riêng. Cty có uy tín với chính sách xuất
khẩu cà phê của nhà nước nên hàng hoá xuất khẩu của cty luôn được thông
quan một cách dễ dàng với thời gian nhanh nhất có thể. Vì thế Công ty chỉ cần
chú ý thực hiện tốt, đúng và đủ thong tin hàng theo những quy định của hải
quan là giải pháp tốt nhất cho khâu này được thuận lợi.
3.2.6. Giao hàng

16


Để có thể giao hàng một cách nhanh chóng thì hàng xuất khẩu của công ty lúc
nào cũng phải ở trong trạng thái sẵn sang giao. Khi nhận được hướng dẫn thì
nhanh chóng đưa hàng đến điểm tập kết. Cty nên giành quyền thuê tàu để chủ
động hơn trong vấn đề này.
Hiện nay cty chủ yếu giao hàng theo điều kiện FOB tức là giao hàng qua lan can
tàu phương thức này khá quen thuộc với Cty do đó ít xảy ra rủi ro. Tuy nhiên
trong việc giao hàng Cty cần phải chú ý đến việc tập kết hàng sao cho đúng thời
điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hoặc quá muộn. Đồng thời trong quá
trình bốc xếp hàng, Cty phải cử người theo dõi, giám sát để giao đúng số lượng
tránh thiếu hay thừa hàng hoá.
3.2.7. Làm thủ tục thanh toán.
Khi lựa chọn phương thức thanh toán Cty phải chú ý đến đối tác của mình về
khả năng thanh toán của họ thong qua thông tin của các cơ quan chức năng như
ngân hàng trong và ngoài nước.Điều này giúp Cty giảm thiểu rủi ro trong thanh
toán.
3.2.8

Trong thời gian vừa qua công ty không có trường hợp nào phải đưa ra toà án
phán xử tại trung tâm trọng tài quốc tế. Tuy vậy, đối với mặt hàng cà phê của
cty, là mặt hàng dễ hỏng do tác động của thời gian, thời tiết và môi trường nên
khó tránh khỏi những sai sót ảnh hưởng tới quyền lợi của 2 bên. Do vậy nên hạn
chế những vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo
tính hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của các bên thì cty cần quan tâm :
- Cần quy định rõ địa điểm và cơ quan xác nhận số lượng và chất lượng
của hàng không đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
- Phân định rõ chất lượng và chi phí của các bên trong việc xác nhận hàng
không đủ tiêu chuẩn chất lượng.
- Qui định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp, đảm bảo thời gian khởi kiện và
đủ bộ hồ sơ
- Điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại phải tuân thủ các quy định
của các điều ước quốc tế mà VN là thành viên : Hiệp định thương mại, cơ
chế giải quyết tranh chấp vào WTO…
Nhìn chung hoàn thiện quy trình tổ chức hợp đồng thương mại là giải pháp hạn
chế và giải quyết hữu hiệu nhất đối với điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu
nại.
17


KẾT LUẬN
Thông qua xuất khẩu, các doanh nghiệp trong nước có cơ hội tham gia vào cuộc
cạnh tranh trên thị trường thế giới về giá cả, chất lượng sản phẩm – những yếu
tố đòi hỏi doanh nghiệp phải hình thành một cơ cấu sản xuất phù hợp với thị
trường. Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện công
tác quản trị kinh doanh, đồng thời có ngoại tệ để đầu tư lại quá trình sản xuất
không những về chiều rộng mà cả về chiều sâu.
Hoạt động xuất khẩu luôn đòi hỏi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
này cần tự hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để nâng cao hiệu

quả hoạt động và gia tăng sức cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước.
Vì thế hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một tất yếu
khách quan, là một vấn đề cấp thiết trong kinh doanh luôn có sự cạnh tranh
mạnh mẽ.

18