Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (234.47 KB, 35 trang )

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô khoa Quản trị văn phòng
đã hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập bợ mơn Quản trị văn
phòng doanh nghiệp.
Tơi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện
nay và đưa ra giải pháp ” là một công trình nghiên cứu khơng có sự sao chép của
người khác. Trong quá trình làm bài báo cáo này, tơi có tham khảo mợt số tài liệu
sách và có sự hướng dẫn của các thầy cơ trong suốt quá trình học tại trường.
Tô xin cam đoan về bài báo cáo của mình, nếu có vấn đề gì sai sót thì xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm!
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Viết đầy đủ tiếng việt

VP

Văn phòng

QĐ

Quyết định

KH

Kế hoạch

HN

Hội nghị

BC

Báo cáo

HS

Hồ sơ

VB

Văn bản

CV

Công văn

TL

Tài liệu

XH

Xã hội

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật

VBHC

Văn bản hành chính

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................3
MỤC LỤC................................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................................................................... 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................................................................... 1
4. Muc đích và nhiêm vu nghiên cứu................................................................................................................... 1
5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu.................................................................................... 2
6. Giả thuyết khoa học........................................................................................................................................ 2
7. Y nghia luân và thưc tên của đề tài................................................................................................................. 2

8. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................................................................... 2

CHƯƠNG 1..............................................................................................................3
NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ TỞ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN
PHÒNG....................................................................................................................3
1.1. Mơt số khái niêm về văn phong, quản trị văn phong, công tác văn phong .....................................................3
1.1.1.Khái niêm văn phong.................................................................................................................................. 3
1.1.2. Khái niêm quản trị văn phong.................................................................................................................... 3
1.1.3. Khái niêm công tác văn phong.................................................................................................................... 3
1.2. Chức năng của văn phong............................................................................................................................. 3
1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp................................................................................................................ 3
1.2.2. Chức năng hâu cân.................................................................................................................................... 4
1.3. Vị trí và ý nghia của công tác văn phong........................................................................................................ 4
1.4. Nôi dung tổ chức nghiêp vu công tác văn phong........................................................................................... 4
1.4.1. Tổ chức thu thâp, xử lý và cung cấp thông tn............................................................................................4
1.4.2. Nghiêp vu tổ chức, điều phối hoạt đông của cơ quan và ngươi lao đ ông...................................................6
1.4.2.1. Xây dưng săp sếp chương trinh kế hoạch lịch làm vi êc của cơ quan ........................................................6
1.4.2.2. Tổ chức các cuôc họp, hôi thảo, các cuôc đàm phán...............................................................................6
1.4.2.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan.....................................................7
1.4.3. Nghiêp vu soạn thảo và ban văn bản, lưu trư hô sơ tài li êu ........................................................................8
1.4.3.1. Nghiêp vu soạn thảo và ban hành văn bản.............................................................................................. 8
1.4.3.2. Nghiêp vu lưu trư hô sơ tài liêu.............................................................................................................. 9
1.4.4. Nghiêp vu lê tân, giao tếp hành chính....................................................................................................... 9

CHƯƠNG 2............................................................................................................12
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ
DOANH NGIỆP HIỆN NAY................................................................................12
2.1. Tổ chức thu thâp, xử lý và cung cấp thông tn............................................................................................. 12
2.2. Nghiêp vu tổ chức, điều phối hoạt đông của cơ quan và ngươi lao đ ông....................................................14
2.2.1. Xây dưng săp sếp chương trinh kế hoạch lịch làm vi êc của cơ quan .........................................................14

2.2.2. Tổ chức các cuôc họp, hôi thảo, các cuôc đàm phán................................................................................16
2.2.3. Nghiêp vu soạn thảo và ban hành văn bản, lưu trư hô sơ tài li êu .............................................................18
2.2.3.1. Nghiêp vu soạn thảo ban hành văn bản................................................................................................ 18

2.2.3.2. Nghiêp vu lưu trư hô sơ tài liêu............................................................................................................ 20
2.2.4. Nghiêp vu lê tân, giao tếp hành chính..................................................................................................... 23

CHƯƠNG 3............................................................................................................24
GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỢT
SỚ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY.......................................................................25
3.1. Nâng cao trinh đơ chun môn nghiêp vu cho đ ôi ngu cán bô nhân viên làm công tác văn phong ..............25
3.2. Giải pháp về nhân sư làm công tác văn phong............................................................................................. 25
3.3. Xây dưng mối quan hê và phát huy sư kết nối giưa các phong ban trong công ty ........................................25
3.4. Tổ chức công tác thông tn cân được đăt lên hàng đâu...............................................................................26
3.5. Giải pháp nghiêp vu lê tân giao tếp hành chính..........................................................................................26
3.6. Giải pháp về công tác tổ chức hôi họp......................................................................................................... 27

PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................29
PHỤ LỤC...............................................................................................................30

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Đất nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường thì đòi hỏi sự cạnh tranh gay
gắt ngày càng lớn, yêu cầu đặt ra đối với nhà nước nói chung và các doanh nghiệp
lớn, vừa và nhỏ nói chung là mợt thách thức vô cùng to lớn. Các doanh nghiệp
muốn đứng vững, duy trì và phát triển sản xuất thì phải ln nâng cao chất lượng
sản phẩm, giảm chi phí, giá thành đồng thời nâng cao uy tín nhằm đạt được mục

tiêu cao nhất. Chính vì vậy làm thế nào để quản lý tốt khâu này thì u cầu hay nói
cách khác các doanh nghiệp phải tổ chức tốt khâu công tác văn phòng. Văn phòng
là một yếu tố vô cùng quan trọng liên quan đến sự tồn tại hay mờ nhạt của doanh
nghiệp là do cơng tác văn phòng. Bởi vì văn phòng là đơn vị truyền tải thông tin,
nội dung thông tin với các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn
bản đi, đến…
Để thực hiện mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp thì ḅc các doanh nghiệp
phải quan tâm đến công tác văn phòng và càng ngày càng hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng. Trên thực tế tại Việt Nam hiện nay thì mợt số doanh
nghiệp chưa thực sự thực hiện tốt khâu công tác văn phòng này. Dường như các
doanh nghiệp hiện còn đang xem nhẹ và có sự lơ là, bỏ qua nó.
Chính vì vậy, tơi mạnh dạn nghiên cứu và tìm hiểu để tài: “Nợi dung tở
chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng
tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp” để phần nào đó làm
sáng tỏ công tác văn phòng tại một số đơn vị và góp mợt phần kiến thức được học
trong ghế nhà trường để góp phần cải thiện hơn cơng tác này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu này hiện nay có rất nhiều các nhà đã và đang nghiên
cứu nhưng mới chỉ dừng lại ở tầm vi mô mà chưa có sự nhìn nhận và đánh giá từ
nhiều doanh nghiệp.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Cơ sở lý luận về nghiệp vụ công tác văn phòng, thực trạng công tác văn
phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay. Từ đó đưa ra mợt số giải pháp nhằm hoàn
thiện hơn công tác văn phòng tại các doanh nghiệp.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Không gian và địa điểm: Tại mợt số doanh nghiệp đóng trên địa bàn Hà Nội.
Thời gian: Bài báo cáo được thực hiện trong tháng 11 năm 2016.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý ḷn nợi dung công tác văn phòng từ

1

đó phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng tại một số doanh
nghiệp hiện nay để có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu của cơng tác văn phòng
nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, xem xét, cần giải quyết đối với công tác
văn phòng tại một số doanh nghiệp. Đồng thời đề xuất ra các giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác văn phòng hơn.
5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát.
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn, phiếu điều tra
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
6. Giả thuyết khoa học
Công tác văn phòng có vai trò và ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức. Nhìn nhận thực tế hiện nay thì cơng tác văn phòng
đang được quan tâm và là mắt xích quan trọng trong hoạt đợng của cơ quan. Chính
vì vậy bài báo cáo này phản ánh hiện thực và quy trách nhiệm cho nhà lãnh đạo
văn phòng. Cơ quan, đơn vị có hoạt động hiệu quả hay không là ở nhà lãnh đạo
văn phòng. Chính vì vậy cơ quan càng có quy mơ lớn thì trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng càng nặng nề hơn.
7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài
7.1. Ý nghĩa luận của đề tài:
Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm nợi dung cơng tác văn phòng đang được
các doanh nghiệp áp dụng, quan tâm và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn
công tác văn phòng.
7.2. Về mặt thực tiễn của đề tài:
Đề tài giúp các lãnh đạo doanh nghiệp đặc biệt là lãnh đạo văn phòng nhận
thức được những ưu điểm,nhược điểm, năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
phòng tại cơ quan mình đờng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có

thể tởng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng
hiện nay tại các doanh nghiệp.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu
gồm ba chương:
Chương 1: Nội dung cơ bản về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh
nghiệp hiện nay
Chương 3: Giải pháp nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số
doanh nghiệp hiện nay.
2

Chương 1
NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Mợt sớ khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng, công tác văn
phòng
1.1.1.Khái niệm văn phòng
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình mợt cách có hiệu lực và hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt đợng của cơ quan, tở chức, cá nhân.
Do vậy, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau:
“ Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ
trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị được thông suốt, hiệu quả.”
1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng
các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy
định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một cách
hiệu quả nhất.
1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
thơng tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết
quả mong muốn.
1.2. Chức năng của văn phòng
1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
* Chức năng tham mưu
Hoạt động của văn phòng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó có yếu tố
chủ quan tḥc về người quản lý. Muốn có những quyết định đúng đắn thì người
quản lý phải có những quyết định sáng suốt , căn cứ vào những yếu tố khách quan,
những ý kiến đóng góp của cấp quản lý. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp,
chọn lọc để đưa ra những quyết định chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những
thông tin kịp thời và chính xác nhất để có những quyết định đúng đắn.
* Chức năng tổng hợp
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả
3

những thông tin đầu ra , thông tin phản hồi trên từng lĩnh vực của mọi đối tượng
mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng
lọc, phân tích tổng hợp , quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong
từng lĩnh vực cụ thể.
1.2.2. Chức năng hậu cần
Muốn doanh nghiệp hoạt đợng chun nghiệp, khoa học thì khơng thể thiếu
yếu tố cở sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật. Các yếu tố này được quản lý, sắp sếp
phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ , kịp thời cho nhu cầu

hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc chức năng hậu cần
của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù có ý nghĩa quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Tất cả những điều kiện này
cần phải được tiến hành một cách hợp lý, khoa học, có phương pháp và phương
châm hợp lý.
Trụ sở cũng như phòng làm việc , trang thiết bị phải được bài trí một cách
khoa học hợp lý, sao cho đúng phòng, đúng yêu cầu công việc. Có như vậy mới
đem lại hiệu quả kinh tế, và khoa học cho người sử dụng.
1.3. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một bộ phận không thể thiếu và tách rời khỏi cơ cấu
tổ chức của một doanh nghiệp hay bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào.
Thông tin chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại trên con
đường thăng tiến của doanh nghiệp. Bởi vì thơng tin là cây cầu kết nối sự giao lưu,
tìm hiểu về nhau, coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh
nghiệp mà hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt
động văn phòng có vị trí vơ cùng quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi
việc của cơ quan.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh
nghiệp tham gia công tác đối nợi, đối ngoại.
Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có lien
quan đến doanh nghiệp.
Để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh
đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức sắp sếp, chỉ đạo công tác này một cách khoa
học.
1.4. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
1.4.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Ngày nay thông tin được coi là yếu tố quan trọng trong hoạt động văn
phòng. Thông tin chính là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh
4

giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết mợt nhiệm vụ nào đó.
* Thu thập và xử lý thông tin còn nhằm mục đích:
+ Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của doanh nghiệp.
+ Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh
nghiệp, đặc biệt các thông tin cần thiết để:
Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp
Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.
Tở chức các ng̀n nhân lực và các ng̀n khác theo cách có hiệu quả cao
nhất.
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo mơi trường mà mọi người mong
muốn đóng góp.
Kiểm tra việc thực hiện công việc.
Người cán bộ văn phòng khi sử dụng nghiệp vụ này cần làm và tuân thủ
theo các bước như sau:
* Nhu cầu về thông tin của cơ quan và lao động:
Cán bộ văn phòng cần tìm hiểu và phân loại nhu cầu thơng tin của cơ quan
và lao động qua các tiêu chí sau:
+ Nội dung của thông tin
+ Thời gian của thông tin
+ Loại hình của thơng tin
* Thu thập thơng tin
+ Xác định loại thông tin cần thu thập
+ Xác định nguồn thông tin:
Nơi sinh ra thông tin
Kênh truyền thông tin
Nơi lưu trữ thông tin
+ Phương pháp thu thập thông tin

Tiếp nhận từ bưu điện, báo chí….
Nghe đọc ghi chép tính toán
Sao chụp, tìm tòi trên mạng
* Xử lý thơng tin
+ Phân loại, tập hợp hệ thống hóa thơng tin theo mục đích sử dụng của
người dùng tin
+ Phân tích thông tin
+ Kiểm tra độ tin cậy và chính xác của thông tin
+ Lựa chọn thông tin
5

* Cung cấp thông tin
+ Xác định nội dung và thơng tin cần cung cấp
+ Các hình thức cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin bằng văn bản, trực
tiếp bằng lời.
+ Lưu trữ thông tin đã cung cấp
1.4.2. Nghiệp vụ tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và người lao
động
1.4.2.1. Xây dựng sắp sếp chương trình kế hoạch lịch làm việc của cơ
quan
Chương trình, kế hoạch và lịch làm việc của cơ quan có nhiều loại như:
+ Chương trình, kế hoạch hoạt đợng trong 1 năm
+ Kế hoạch hoạt động của cơ quan trong 1 tháng
+ Lịch làm việc của lãnh đạo và cơ quan trong tuần, ngày
Các hoạt đợng có các hình thức:
+ Hợi họp, hợi thảo
+ Tiếp khách và làm việc với khách
+ Đi công tác và khảo sát
+ Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên môn tại phòng làm việc

* Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc:
+ Nguyên tắc không trùng lặp (khi xếp lịch): Cần chú ý: Thời gian, địa điểm,
nhân sự
+ Nguyên tắc ưu tiên: Cái nào trước, cái nào sau, cần cân nhắc để có tính
khả thi. Cần có sự nhạy cảm và phán đoán, nắm vững chức năng, nhiệm vụ.
+ Nguyên tắc dự phòng: Dự kiến được các tình huống có thể xảy ra
+ Nguyên tắc điều chỉnh lịch: Nếu có các điều kiện sau:
Thay đởi về thời gian (kịp thời báo)
Thay đổi địa điểm: đảm bảo khoảng cách không quá xa nhau
Thay đổi nhân sự: không ảnh hưởng đến mục đích hoạt đợng đó
* Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch va chương trình làm việc:
+ Đề ra quy định cho các bộ phận dự kiến kế hoạch tuần, tháng sau
+ Tập hợp đề nghị, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo
+ Khi xây dựng lịch phải rõ 3 yếu tố: Thời gian, địa điểm, nhân sự
+ Khi xếp lịch cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo xin ý kiến để sắp xếp
+ Cần theo dõi trong thực tế để điều chỉnh, thay đổi
1.4.2.2. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các c̣c đàm phán
– Tìm hiểu mục đích các c̣c họp, hội nghị: Họp truyền đạt chủ trương,
pháp luật; họp bàn các biện pháp thực hiện; họp sơ tổng kết; họp thông qua QĐ
6

quản lý; họp khen thưởng…
– Lên KH tổ chức cuộc họp hay HN:
+ Xác định thành phần
+ Lập chương trình: Các hoạt động chính, người thực hiện phụ trách hay
điều hành (VD: Chánh VP làm công tác tổ chức, Chủ tọa đọc BC…); thời gian tối
thiểu và tối đa từng hoạt động; những hoạt động dự phòng.
+ Chuẩn bị địa điểm và các trang thiết bị cho cuộc họp: …
+ Chuẩn bị các văn bản, tài liệu

+ Phối hợp với các bộ phận khác chuẩn bị cơ sở vật chất
+ Chuẩn bị kinh phí và quyết toán
* Công việc của người VP trong thời gian diễn ra các cuộc họp, HN:
– Kiểm tra lại các cong việc ở giai đoạn chuẩn bị
– Tham gia đón tiếp đại biểu
– Tham gia điều hành chương trình c̣c họp (dẫn chương trình)
– Ghi biên bản
– Làm các công việc sau khi kết thúc (thu thập tài liệu lập HS, kiểm tra hoặc
thu dọn nơi họp, thu thập hóa đơn chứng từ để quyết toán, kiểm tra trao trả các
thiết bị, biên tập hay soạn thảo một số VB …)
1.4.2.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và nhân viên trong cơ
quan
– Xếp lịch: Tránh bị chồng chéo, lãng phí. Chú ý phải có người ở nhà để giải
quyết cơng việc cơ quan; cần kết hợp một số việc trong chuyến công tác để tiết
kiệm
– Nắm vững các thông tin cần thiết về chuyến đi:
+ Mục đích (kiểm tra, khảo sát, tham quan, trao đổi công việc, ký kết, dự
họp…)
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc
+ Lịch trình
+ Thành phần
+ Phương tiện
+ Kinh phí dự toán
+ Yêu cầu chuyến đi đạt đến mức độ nào
-> Thông tin càng cụ thể càng tốt.
– Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến công tác:
+ Giải quyết các thủ ục hành chính cần thiết
+ Chuẩn bị phương tiện cho đoàn
+ Chuẩn bị tài liệu
7

+ Chuẩn bị kinh phí và trang thiết bị cần thiết
* Những công việc của người VP trong thời gian lãnh đạo đi công tác:
– Trước khi lãnh đạo đi công tác: cần chuyển các loại CV, giấy tờ, trao đổi
các công việc cần thiết…
– Trong thời gian lãnh đạo đi công tác: Tiếp tục làm những công việc được
giao, nhưng phải ghi chép những vấn đề để khi lãnh đạo về báo cho biết. Sắp xếp
CV giấy tờ cần thận, đọc qua nợi dung, nếu có vấn đề phải xin ý kiến.
Nếu VP đi cùng:
+ Liên hệ giải quyết nơi ăn, nghỉ
+ Tham dự các buổi làm việc, ghi biên bản
+ Thu thập các TL, giấy tờ cần thiết, liên quan đến nợi dung
+ Thu thập hóa đơn, chứng từ quyết toán
– Khi đoàn công tác trở về:
+ Chủ động báo cáo các vấn đề
+ Gặp trưởng đoàn đề nghị chuyển tài liệu, hóa đơn…
+ Nếu VP đi cùng thì báo cáo tình hình chuyến đi với người có trách nhiệm;
tập hợp thu-chi tài chính…
1.4.3. Nghiệp vụ soạn thảo và ban văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu
1.4.3.1. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản
* Các loại văn bản thường soạn thảo:
+ Các loại quyết định, quy chế, nội quy quy định
+ Công văn đề nghị, yêu cầu hoặc đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận và đơn vị
thực hiện nhiệm vụ.
+ Thông báo nội dung các cuộc họp, kế hoạch lịch làm việc của cơ quan và
lịch làm việc của lãnh đạo
+ Soạn thảo chương trình, kế hoạch dự án
+ Báo cáo ngắn, sơ kết, tổng kết
+ Thư từ giao dịch trong và ngoài nước

+ Hợp đồng văn bản và các loại giấy tờ khác
* Các yêu cầu của việc soản thảo và banh hành văn bản
+ Đúng thẩm quyền, đúng công dụng
+ Đúng thể thức văn bản trong và ngoài nước
+ Nội dung phải có tính khoa học, tính khả thi, khơng trái pháp luật hiện
hành.
+ Trình bày diễn đạt bằng văn phong hành chính
+ Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng văn phong hành chính

8

1.4.3.2. Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức mợt cách khoa học những
văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt đợng của cơ quan,
đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết.
- Thu nhập và bổ sung tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng kí thống kê tài liệu làm
công cụ tra cứu văn bản: Là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu,
loại hết tài liệu hết giá trị. Xác định tài liệu đúng đắn góp phần gìn giữ được những
tài liệu có giá trị, giảm bớt chi phí.
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Là toàn bộ những công việc được thực
hiện nhằm bảo quản giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Là công việc quan trọng đối với cán bộ
làm công tác lưu trữ, công tác này cần được làm khoa học hợp lý.
- Tiêu hủy tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải được đánh
giá lại và tiêu hủy để giảm bớt chi phí bảo quản.
Quy trình lưu trữ văn bản tài liệu được tiến hành như sau:
* Lập hồ sơ lưu trữ.
Lập hồ sơ lưu trữ là căn cứ để vào danh mục hồ sơ và nhiệm vụ được giao, giải

quyết để thu gom văn bản, tài liệu có liên quan với nhau đưa vào từng tập, sắp xếp
các văn bản đó mợt cách hợp lý, hoàn chỉnh.
Hờ sơ lưu trữ là loại hồ sơ phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thận
hơn.Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian và kết hợp với các tiêu
chí khác về nội dung, chủ thể ban hành hay nơi nhận.
* Quy trình lập hờ sơ như sau:
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào nội dung văn bản, căn cứ vào danh mục tài liệu.
- Thu nhập văn bản dựa trên tên hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo thứ tự thời gian.
- Kết thúc hồ sơ và cất vào tủ.
1.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, giao tiếp hành chính
Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận
thông tin từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theu yêu cầu của cán bộ
nhân viên (không gọi mã số sử dụng).
Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo từng trường hợp công việc
của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng
khách hay tại sảnh.
Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho cán bộ nhân viên khi có yêu
cầu.
Quản lý các phương tiện vật dụng như máy Fax, tổng đài điện thoại, báo
9

chí…
Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm
việc với lãnh đạo
Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty
Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách hàng
hoặc nội bộ.
* Nguyên tắc:

– Khi giao tiếp phải làm thế nào để hài hòa lợi ích của các bên tham gia. Tại
sao phải hài hòa:
+ Tất cả mọi người khi tham gia vào các hoạt đợng giao tiếp đều mong
muốn có mợt lợi ích nào đó (cầu lợi). Lợi ích của con người có 2 loại: vật chất, tinh
thần.
+ Lợi ích thì có mức đợ nhất đinh (từ cao-thấp), Mọt quan hệ giao tiếp có thể
có nhiều lợi ích. Nếu khơng đạt được lợi ích gì thì mong muốn cuối cùng của con
người là sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng của đối tác.
Do đó, trong giao tiếp đừng để đối tác rơi vào tình huống khơng có mợt lợi
ích gì. Hài hòa lợi ích là 2 bên giao tiếp với nhau phải cố gắn đến mức tối đa có thể
để thỏa mãn lợi ích của bên giao tiếp (thỏa mãn có thể ở mức đợ cao nhất hoặc
thấp nhất, nếu cuối cùng không thỏa mãn được những lợi ích cụ thể thì nhân viên
cần bày tỏ sự cảm thơng, chia sẻ và tôn trọng bên kia (lưu ý hài hòa chứ khơng
phải bằng nhau).
– Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án)
– Phải vận dụng các quy phạm khách quan (2 nguyên tắc trên là sự xuống
thang thì nguyên tắc này là sự kiên quyết). trong quy phạm khách quan có 3 loại:
+ Quy phạm pháp luật (các quy định của pháp luật)
+ Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội)
+ Quy luật cuộc sống
– Phải coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận
trọng, vì XH là những mối quan hệ chằng chịt, phức tạp. Phải tuân thủ khẩu hiệu:
Tất cả mọi người đến giao tiếp với cơ quan đều quan trọng và đều được tôn trọng
và được đối xử đúng mực, trong đó có những người quan trọng hơn và phải có
cách đối xử đặc biệt hơn.
– Các nguyên tắc khác: Lợi ích của doanh nghiệp là trên hết (ưu tiên hơn)…
* Các kỹ năng giao tiếp:
– Kỹ năng nghe-nói: Đây là 2 kỹ năng cơ bản nhất, thường đi liền với nhau,
thường xuất hiện trong các tình huống: Điện thoại, hợi họp, đón tiếp khách…).
– Kỹ năng Đọc-Viết: Kỹ năng này rất cần thiết và được sử dụng thường

10

xuyên qua việc tiếp nhận văn bản, thư từ giao dịch, sách báo.
Tiểu kết:
Từ những nội dung về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng, ta thấy văn
phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là mắt
xích kết nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho cơ
quan, tổ chức phát triển. Bởi vậy, trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào
cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả
hoạt động văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các nhu cầu của công
việc là hết sức cần thiết.

11

Chương 2
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỢT SỚ DOANH
NGIỆP HIỆN NAY
Mỡi mợt doanh nghiệp đều có một lĩnh vực kinh doanh ngành nghề hoạt
động khác nhau nhưng nhìn chung cơng tác văn phòng tại các doanh nghiệp đều
hoạt động theo một trật tự nhất định và phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Sau thời gian được học tập ở trường và có thời gian khảo sát thực tế tại mợt số
doanh nghiệp hiện nay thì công tác văn phòng đã được các doanh nghiệp cụ thể
hóa theo cách riêng của mình. Cụ thể đó là các doanh nghiệp sau:
- Công ty cổ phần đầu tư Thiên Long
- Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai
2.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
* Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của công ty cổ phần đầu tư
Thiên Long được thực hiện theo trình tự như sau:

- Xây dựng và tổ chức nguồn tin
- Thu thập thông tin từ các nguồn
- Phân tích và xử lý thông tin
- Cung cấp thông tin và phổ biến thông tin
- Bảo quản và lưu trữ thông tin
Là một công ty trẻ trong xu thế tự do cạnh tranh và nhà nước có nhiều chính
sách cải cách mở cửa kêu gọi đầu tư nước ngoài thì ngày càng nhiều doanh nghiệp
tham gia vào lĩnh vực xây dựng kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp. Vấn đề đặt ra
là công ty cần rất nhiều thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về khách hàng. Có
nhiều cách để thu thập thơng tin từ những nguồn thông tin khác nhau. Nhưng thông
tin mà văn phòng thu được rất nhiều, văn phòng đã phân tích xử lý. Đây là cơ hội
cho cán bộ văn phòng vận dụng sáng tạo để phân tích đánh giá nguồn tin để tài liệu
số liệu thu thập được thực sự có ích và xác định các sự việc mợt cách cụ thể. Văn
phòng đã báo cáo những thơng tin có giá trị đã thu thập được. Từ đó là căn cứ để
ban lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp, phương án thích hợp nhất cho chiến
lược cạnh tranh cũng như chiến lược thu hút khách hàng của doanh nghiệp.
Sau khi đã cung cấp đầy đủ thông tin cho lãnh đạo thì văn phòng đã bảo
quản và lưu trữ thơng tin đã sử dụng đó. Mục đích nhằm kéo dài thời gian sử dụng
các nguồn tin không những để phục vụ cho lãnh đạo ra quyết định mà còn để kiểm
chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác không phải chỉ một lần mà nhiều
lần.
Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thơng tin
cũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện
12

thoại, internet, máy fax…
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty cổ phần đầu tư
Thiên Long đã đạt được như sau:
Những kết quả đã đạt được:

Văn phòng đã giúp công ty củng cố thông tin giữa các phòng ban trong công
ty, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện chế độ thông tin.
Văn phòng cũng quan tâm đến việc củng cố thông tin trong nội bộ đặc biệt
là từ cấp dưới lên cấp trên.
Công tác thông tin báo cáo tại công ty trong hơn một năm qua đã luôn đồng
hành cùng những quyết định đúng đắn của lãnh đạo công ty. Kết quả mặc dù là
cơng ty trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đã trở thành chủ đầu tư dự án có quy
mơ lớn.
Những hạn chế còn tờn đọng:
Mợt số bộ phận phòng ban chưa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông
tin theo quy định của nhà nước và theo quy định của công ty, đôi khi thông tin còn
chậm trễ, báo cáo chưa sát thực.
Công tác xử lý thông tin chưa được tiến hành đồng bộ với các hoạt động
khác của công ty. Một số quyết định thông báo của lãnh đạo công ty ban hành chưa
được triển khai kịp thời và thực hiện một cách nghiêm túc.
Do năng lực tài chính của công ty còn hạn chế điều kiện cơ sở vật chất kỹ
thuật còn thiếu thốn nên việc thu nhận và xử lý thông tin qua các công nghệ hiện
đại vẫn chưa hoàn thiện gây khó khăn và giảm tiến đợ nhận và xử lý thông tin.
* Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của công ty TNHH sản xuất
thương mại Hoa Mai được thực hiện theo trình tự như sau:
Công tác thông tin là khâu quan trọng trong chức năng tham mưu tởng hợp
của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ
quan.Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và xử lý
được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Văn phòng cơng ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin
giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo
điều hành công việc mợt cách có hiệu quả. Văn phòng cơng ty là đầu mối thu thập
và xử lý thông tin cho cơng ty. Thơng tin được thu thập, xử lý có hai loại:
Thơng tin có hệ thống: là thơng tin được đưa đến cho người nhận tin theo
yêu cầu và hầu như là thông tin về báo cáo sản xuất kinh doanh, thông tin được

chuyển giao nội bộ thông qua hoạt đợng văn thư.
Thơng tin khơng có hệ thống: Là những thông tin đưa đến cho người nhận
không theo định kỳ, thông tin này chủ yếu là văn bản và được chuyển giao cho các
13

bộ phận cấp dưới.
Nguồn tin được thu thập chủ yếu từ hệ thống văn bản, nguồn thông tin được
thu thập qua các cuộc họp, hội nghị. Ngoài ra thông tin còn được thu thập qua báo
chí, hệ thống máy fax... góp phần vào việc đảm bảo ng̀n tin chính xác.
Các thơng tin được thu thập qua xử lý, nó giúp cho thông tin được chính
xác, khoa học.
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty TNHH sản xuất
thương mại Hoa Mai đã đạt được như sau:
Những kết quả đã đạt được:
Công ty đã vận dụng rất tốt công nghệ thông tin và sử dụng thư điện tử vào
trong cơng việc.Thay vì phải đến tận các phòng ban giải quyết cơng việc thì văn
phòng có thể chủn giao tài liệu thơng qua email, nhờ đó thông tin được lan
truyền nhanh hơn, chính xác hơn còn thể hiện tính chuyên nghiệp.
Việc thu thập và xử lý thông tin luôn được ban lãnh đạo và nhân viên trong
cơng ty chú trọng thực hiện vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về
tính chính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống, kịp thời.
Văn phòng công ty cũng quan tâm đến công tác củng cố thông tin nội bộ, tổ
chức thông tin khá nhanh nhạy, có hiệu quả, thực hiện tương đối tốt chế đợ gửi
thông tin theo quy định của công ty.
Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình và có
những quyết định sáng suốt.
Những hạn chế còn tồn đọng:
Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình
trạng cung cấp thông tin chung chung.

Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa được chú trọng triển khai thực hiện
đồng bộ cùng với các hoạt đợng khác dẫn đến tình trạng văn bản đã được ban hành
khá lâu nhưng chưa được triển khai thực hiện hoặc triển khai nhưng rất chậm.
2.2. Nghiệp vụ tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và người lao
động
2.2.1. Xây dựng sắp sếp chương trình kế hoạch lịch làm việc của cơ
quan
Xây dựng sắp xếp chương trình kế hoạch lịch làm việc của cơng ty là mục
tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định
Chương trình kế hoạch làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo,
điều hành của công ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước
mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài.
Văn phòng công ty xây dựng chương trình kế hoạch làm việc đã thể hiện rõ
14

các mục tiêu, nhiệm vụ biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công
ty thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc theo đúng
nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao,
nhanh chóng khơng đùn đẩy công việc cho người khác.
* Công tác xây dựng chương trình kế hoạch làm việc của công ty cổ phần đầu
tư Thiên Long và công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai được thực
hiện theo trình tự như sau:
Chương trình cơng tác làm việc quý: Trong tháng cuối của mỡi quý các
phòng ban đơn vị đánh giá tình hình thực hiện chương trình kế hoạch lịch làm việc
của quý đó, những kết quả đạt được, thuận lợi, khó khăn còn tồn tại, đồng thời
nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương
trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị Ban Giám đốc
điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình làm việc được
gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.

Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong công ty
căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát
sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chương trình làm
việc tháng được gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng.
Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng của công ty đã gửi báo
cáo thống kế của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc của năm mới lên giám
đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty cổ phần đầu tư
Thiên Long và công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai đã đạt được như
sau:
Những kết quả đã đạt được:
Văn phòng của công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc
quản lý, xây dựng thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của cơng ty.
Các chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt và
hiệu quả.
Các chế độ hội họp giao ban trong công ty cũng như từng đơn vị phòng ban
được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có trách
nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, theo chương
trình làm việc, theo kế hoạch đã đề ra.
Những hạn chế còn tồn đọng:
Việc thực hiện công việc theo kế hoạch nhiều khi không đem lại hiệu quả
cao, lãnh đạo không giải quyết hết việc và bị động do không lường trước được
15

những cơng việc đợt xuất. Chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện
pháp tổ chức thực hiện.
Một tình trạng chung là bệnh thành tích cũng đang tờn tại trong các phòng
ban của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượng

lại khơng đạt u cầu.
Việc xây dựng chương trình làm việc của công ty chưa được quan tâm và
chú trọng đúng mức.
Xây dựng chương trình làm việc đơi khi chưa bám sát với thực tế, nhiều nội
dung đưa vào không thực tiễn dẫn đến không thực hiện được.
2.2.2. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán
* Công tác tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán của công ty cổ
phần đầu tư Thiên Long được thực hiện theo trình tự như sau:
Như chúng ta đã biết công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng nên việc tở
chức các c̣c họp khơng có quy định chung và khơng có tính bắt ḅc do vậy các
cuộc họp, hội thảo... thường do tổng giám đốc quy định.
Cơng ty có các c̣c họp toàn cơng ty hàng năm; hội nghị hàng quý; các
cuộc họp giao ban
Chuẩn bị cho hội nghị, hội họp
Văn phòng công ty chuẩn bị chương trình nghị sự – văn bản liệt kê các chủ
đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc của hội nghị. Trước khoảng một tháng
các nội dung được đưa lên, chủ tọa và thư ký sắp xếp luôn để hội nghị được diễn ra
thành công tốt đẹp.
Tiến hành hợi nghị
Đón khách: Cơng ty chủ yếu là họp kín, họp nội bộ, ít khi họp những cuộc
họp quan trọng nên cơng tác tiếp đón khơng được xem là quan trọng.
Điểm danh: Cơng ty áp dụng hình thức điểm danh phát hành bằng thẻ.
Duy trì thời gian hợi nghị: Thời gian của c̣c họp được diễn ra theo đúng
trình tự kế hoạch đã đề ra.
Ghi biên bản: Căn cứ vào tình hình cơng việc có quan trọng hay khơng để
tiến hành ghi biên bản những nội dung quan trọng.
Công việc sau hội nghị: Triển khai các mệnh lệnh và sắp xếp lại văn bản
giấy tờ, tài liệu.
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty cổ phần đầu tư
Thiên Long đã đạt được như sau:

Những kết quả đã đạt được:
Thông qua việc tổ chức các c̣c họp ban lãnh đạo cơng ty có thể đáng giá
được tình hình hoạt đợng sản xuất kinh doanh của công ty trong tháng, quý, năm
16

đó rút ra kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện.
Ngoài ra thông qua các cuộc họp, hội thảo công ty có thể nắm được năng lực
thực hiện cơng việc của từng người, tâm tư nguyện vọng. Nhờ có các cuộc họp, hội
nghị hội thảo mà hoạt động của công ty được nâng lên rõ rệt.
Những hạn chế còn tồn đọng:
Công nhân viên trong công ty chưa hiểu được tầm quan trọng của các cuộc
họp nên khâu tổ chức tham gia chưa nghiêm túc, thậm chí còn có mợt số cán bộ
quản lý thờ ơ, thiếu trách nhiệm.
Cơ sở vật chất phục vụ cho các cuộc họp còn thiếu thốn hạn chế dẫn đến
chất lượng cuộc họp bị giảm sút đáng kể.
* Công tác tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán của công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai được thực hiện theo trình tự như sau:
Chuẩn bị cho hội nghị, hội họp
Văn phòng công ty chuẩn bị chương trình nghị sự – văn bản liệt kê các chủ
đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc của hội nghị. Trước khoảng hai tuần
các nội dung được đưa lên, chủ tọa và thư ký sắp xếp luôn để hội nghị được diễn ra
thành công tốt đẹp.
Tiến hành hợi nghị
Đón khách: Đối với hợi nghị nhỏ hay lớn thì đều phân cơng rõ ràng, hợi nghị
nhỏ thì mời từng người mợt, hợi nghị lớn thì chào mừng đại biểu ngay tại hội nghị.
Phân công lễ tân đứng đón và phát tài liệu cho đại biểu, giải đáp những thắc
mắc trong quá trình thực hiện.
Điểm danh: Cơng ty áp dụng hình thức điểm danh phát hành bằng thẻ.
Duy trì thời gian hợi nghị: Thời gian của c̣c họp được diễn ra theo đúng

trình tự kế hoạch đã đề ra.
Ghi biên bản: Căn cứ vào tình hình cơng việc có quan trọng hay khơng để
tiến hành ghi biên bản những nội dung quan trọng.
Công việc sau hội nghị: Triển khai các mệnh lệnh và sắp xếp lại văn bản
giấy tờ, tài liệu.
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty cổ phần đầu tư
Thiên Long đã đạt được như sau:
Những kết quả đã đạt được:
Nhìn chung hợi họp,hợi nghị của cơng ty được diễn ra cũng khá bài bản,
nhanh gọn, những phần dườm dà khơng thực tế có thể được cắt để dành cho phần
tranh luận, thuyết phục của những người tham gia hội nghị.
Hội nghị được diễn ra theo ý ngụn của cán bợ nhân viên trong cơng ty khi
có việc đột xuất cần triển khai thực hiện.
17

Những hạn chế còn tồn đọng:
Hội nghị được diễn ra theo trình tự nhưng do còn yếu kinh nghiệm trong tổ
chức sự kiện mà cuộc họp trở nên nhàm chán, thiếu mất đi tính chuyên nghiệp, gây
cho người họp tâm lý hoang mang. Nội dung cuộc họp không được bám sát theo
báo cáo mà có phần lan man trong những công việc không quan trọng.
Cơ sở vật chất phục vụ cho cuộc họp còn thiếu ánh sánh, loa âm thanh dẫn
đến những ý kiến đóng góp của mọi người khơng được ghi nhận hết vì người nghe
khơng nghe được hết các ý mà người phát biểu muốn truyền tải.
2.2.3. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu
2.2.3.1. Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn bản
* Công tác soạn thảo ban hành văn bản của công ty cổ phần đầu tư Thiên
Long được thực hiện theo trình tự như sau:
Để đảm bảo cho việc văn bản sau khi được ban hành có hiệu lực thì văn bản
đó phải được xây dựng theo đúng thể thức văn bản. Phải đảm bảo đúng thể loại,

thể thức, mẫu trình bày theo quy định của pháp luật hiện hành và theo quy chế.
Thể thức văn bản là một trong những yếu tố cần được tuân thủ trong hoạt động xây
dựng và ban hành văn bản. Đây là yếu tố đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản,
đảm bảo cho văn bản được ban hành theo mẫu thống nhất, giúp cho việc sử dụng
văn bản được thuận tiện. Chính vì vậy cơng ty ln đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể
thức trong một văn bản đồng thời thiết lập và bố trí các yếu tố trong văn bản theo
một cách khoa hoc đúng thể thức.
Công ty đã xây dựng và ban hành văn bản theo một quy trình như sau:
Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nợi dung văn bản. Sau đó văn bản được
chủn lên bộ phận văn thư của công ty để xem xét về thể thức của văn bản sau đó
văn thư sẽ trình lên trưởng phòng. Văn bản sau khi đã được trưởng phòng xem xét
về thể thức và nội dung văn bản thì trình lên thủ trưởng duyệt và ký văn bản. Văn
bản sau khi đã ký xong được chuyển xuống văn thư để làm thủ tục đăng ký văn
bản và ban hành văn bản kịp thời.
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty cổ phần đầu tư
Thiên Long đã đạt được như sau:
Những kết quả đã đạt được:
Nhìn chung thì cơng ty đã đảm bảo được công tác soạn thảo ban hành văn
bản theo đúng thể thức, đúng trình tự, khoa học, chính xác. Nội dung văn bản đáp
ứng được yêu cầu đặt ra, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế được nhiều sai sót
về mặt nợi dung và hình thức. Thông tin khi được soạn thảo đã được xử lý thông
tin.

18

Những hạn chế còn tồn đọng:
Việc soạn thảo ban hành văn bản còn hạn chế do chỉ có mợt cán bộ đảm
nhiệm dẫn đến khi họ vắng mặt công việc khơng được bàn giao cụ thể và dẫn đến
gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu khi cần thiết.

Trình độ của nhân viên còn thấp và hạn chế về vấn đề ngoại ngữ dẫn đến
văn bản có yếu tố nước ngoài còn lúng túng làm công ty mất thêm kinh phí thuê
người dịch.
* Công tác soạn thảo ban hành văn bản của công ty TNHH sản xuất
thương mại Hoa Mai như sau:
Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc soạn thảo văn bản chủ
yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và cán bộ kỹ
thuật nghiệp vụ trong công ty. Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban nào thì
phòng ban đó có trách nhiệm soạn thảo. Quy trình soạn thảo văn bản tại cơng ty
được thực hiện theo đúng các bước sau: Khi chuyên viên các phòng ban, đơn vị
được phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết
từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao
đổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo mợt văn bản mới trên máy vi tính,
sau đó đưa cho lãnh đạo phòng ký nháy dụt nợi dung văn bản và trình ký lãnh
đạo công ty. Sau khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng
ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rời chủn theo nơi nhận được ghi
trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản công ty được phép ban hanh các loại
văn bản: Quyết định, tờ trình, thơng báo, báo cáo, cơng văn hành chính, hợp đồng
kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội quy, quy chế, điều lệ hoạt động
của đơn vị.
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi
của văn thư.
* Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty TNHH sản xuất
thương mại Hoa Mai đã đạt được như sau:
Những kết quả đã đạt được:
Nhìn chung cơng tác soạn thảo ban hành văn bản ở công ty đã được tiến
hành tương đối chặt chẽ, nề nếp đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức
văn bản. Nội dung văn bản không cần phải chỉnh sửa nhiều về hình thức và nợi
dung văn bản. Tác phong của chuyên viên trong việc soạn thảo được diễn ra nhanh

nhẹn, kiên định, quyết đoán, giải quyết những văn bản gấp, mật một cách khoa học
hợp lý.
Những hạn chế còn tồn đọng:
19

Quy trình soạn thảo văn bản của cơng ty còn có nhiều hạn chế do trình đợ
nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng
lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm
nhiệm khơng chun trách. Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn
kém, thiếu logic,, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản còn thiếu chuẩn xác, dài dòng
đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý cao như các quy chế, quy định, điều lệ
còn sử dụng từ tối nghĩa, khơng rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện.
2.2.3.2. Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu
* Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của công ty cổ phần đầu tư Thiên Long được
thực hiện theo trình tự như sau:
Công tác lưu trữ của công ty bao gồm các nội dung sau:
- Thu nhập và bổ sung tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng kí thống kê tài liệu làm
công cụ tra cứu văn bản: văn thu công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ
ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu của Cơng ty được sếp
thẳng đứng. Do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tra cứu.
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu của Công ty
cao ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu
trữ, tủ đựng hồ sơ và đôi khi sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt.
- Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bợ phận hay phòng ban
nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thì văn thư đã tra tìm tài liệu
đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hư
hỏng nặng thì văn thư khơng cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bản sao.
- Tiêu hủy tài liệu khi hết hạn: Trước khi tiêu hủy nhân viên đã đánh giá lại

giá trị tài liệu, văn bản. Tiêu hủy tài liệu khi được sự đồng ý của Trưởng phòng Tở
chức – Hành chính và có người làm chứng, có biên bản tiêu hủy.
Trong cơng tác lưu trữ tài liệu của công ty đã đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ.
- Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, mất văn
bản.
- Đối với những văn bản mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mật của
văn bản.
- Cơng ty có tủ hờ sơ, giá tủ, cặp, hợp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữ
trong công ty.
- Công ty đã đề ra những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơng ty.
Quy trình lưu trữ văn bản tài liệu tại công ty được tiến hành như sau:
* Lập hồ sơ lưu trữ.
20

Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về