Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty cổ phần than hà tu – vinacomin

LỜI CAM ĐOAN
Đây là đề tài “Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy
văn phòng tại Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” do cá nhân em thực
hiện. Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em và xin chịu toàn bộ
trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài này.
Hạ Long, ngày 07 tháng 9 năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Khảo sát và đánh giá thực trạng
công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Than Hà Tu –
Vinacomin”. Được sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh – Giảng viên
hướng dẫn bộ môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã giúp em hoàn thành đề
tài của mình.
Mặc dù đã hoàn thành nhưng do trình độ có hạn chế, nhất là khi tiếp xúc
với thực tế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy em mong nhận được sự
góp ý, chỉ bảo để em có thể khắc phục những thiếu sót và hoàn thiện đề tài
nghiên cứu của mình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô đã trang bị cho em những kiến thức
nghiệp vụ cơ bản và ban lãnh đạo, cùng các cán bộ, nhân viên văn phòng trong
Công ty Cổ phần Than hà Tu – Vinacomin đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em được
hoàn thiện đi sâu và nghiên cứu đề tài này./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi
phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính
xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Khi những
công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ được xây dựng lên thì hoạt động điều hành và
quản lý trở nên quan trọng. Và từ đó xuất hiện Văn Phòng. Văn Phòng là bộ
phận không thể thiếu trong bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Văn
Phòng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả
và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Việc tổ chức và hoạt động được bộ máy văn phòng đòi hỏi những nhà
Quản trị cần phải có những kĩ thuật và chuyên môn cao. Qua đó để thấy rằng vai
trò của các nhà quản trị và công tác tổ chức bộ máy rất quan trọng, không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nhà nước hay tổ chức, doanh
nghiệp nào.
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và qua thời gian tìm
hiểu cùng với những kiến thức chuyên môn được học tại trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, em đã chọn đề tài “Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ
máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin”
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới và tập trung nghiên cứu: là
công tác tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin.
2.2. Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác
tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty Cổ phần Than Hà Tu
3. Mục đích nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu của bài tập lớn này chính là khảo sát, đánh giá để

4


làm rõ và có thể hiểu được tầm quan trọng của bộ máy văn phòng trong công tác
tổ chức bộ máy của Công ty, đồng thời làm rõ những ưu, nhược điểm để từ đó
đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện bộ máy văn phòng
tại Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để “Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn
phòng tại Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” em có sử dụng kết hợp
nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương pháp chủ đạo như :
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
- Phương pháp tổng hợp – thống kê;
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
a) Ý nghĩa lý luận:
- Ý nghĩa của bài tập này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thực
tiễn về vai trò công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Than Hà
Tu – Vinacomin nói riêng và trên cả nước nói chung.
b) Ý nghĩa thực tiễn:
- Làm rõ thực trạng và đưa ra phương pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu
quả
- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, giúp chúng ta có cái
nhìn rõ hơn.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần: Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn; Phụ lục thì bố cục của đề
tài nghiên cứu sẽ bao gồm 03 chương:
Chương 1: Khát quát về tổ chức và hoạt động Công ty Cổ phần Than Hà
Tu – Vinacomin.

Chương 2:Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty cổ
phần Than Hà Tu - Vinacomin .
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao và hoàn thiện công tác tổ chức bộ
máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin.
Chương 1
5


KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THAN HÀ TU - VINACOMIN
1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin.
1.1.1. Lịch sử hình thành
- Giới thiệu, lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Than
Hà Tu -Vinacomin
Tên công ty: Công ty cổ phần than Hà Tu - Vinacomin
Tên tiếng Anh: Vinacomin - Ha tu Coal Joint Stock Company
Tên giao dịch: Ha tu Coal Joint Stock Company
Tên viết tắt: VHTC
Trụ sở chính: Tổ 6 - Khu 3 - Hà Tu - Hạ Long - Quảng Ninh
Điện thoại : 033.3835169
Fax : 033.3836120
Email :
Website :
Vốn điều lệ : 136.000.000.000 đồng (Một trăm ba mươi sáu tỷ đồng)
Công ty Than Hà Tu tiền thân là mỏ Than Hà Tu - một doanh nghiệp Nhà
nước, là Công ty thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Than Việt Nam
(nay đổi tên thành Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam) được
thành lập theo quyết định số 2602/QĐ - TCCB ngày 17/09/1996 của Bộ trưởng
Bộ Công nghiệp;Đăng ký kinh doanh số 110947 ngày 14/10/1996 của Ủy ban
Kế hoạch Tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 12/10/1996. Ngày 21/04/2005, Tổng Công

ty Than Việt Nam (nay là Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam)
ra quyết định số 890/QĐ-TCCB về việc tiếp nhận Đội bóng đá nam Thanh niên
Quảng Ninh và giao cho Công ty Than Hà Tu quản lý và bổ sung chức năng
kinh doanh dịch vụ văn hóa, thể thao và thuê quảng cáo cho Công ty theo Quyết
định số 1016/QĐ-HĐQT ngày 11/05/2005 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng
Công ty Than Việt Nam. Theo quyết định số 4235/QĐ-BCN ngày 28 tháng 12
năm 2005 về việc cổ phần hóa Công ty Than Hà Tu của Bộ trưởng Bộ Công
nghiệp, quyết định số 2062/QĐ-BCN ngày 09 tháng 08 năm 2006 của Bộ trưởng
6


Bộ Công nghiệp về việc phê duyệt kế hoạch triển khai cổ phần hóa các doanh
nghiệp thành viên trong đó có Công ty Than Hà Tu. Công ty Than Hà Tu đã thực
hiện triển khai đầy đủ các bước cổ phần hóa theo quy định của Nhà nước và
chính thức đi vào hoạt động theo mô hình Công ty Cổ phần theo Giấy Chứng
nhận đăng ký kinh doanh số 2203000744 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Quảng
Ninh cấp ngày 25/12/2006 với tên gọi mới là “Công ty Cổ phần Than Hà Tu
-TKV”.
Từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 Công ty than Hà Tu chính thức đi vào
hoạt động theo mô hình công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối
(51%) do Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam là đại diện. Điều lệ
tổ chức và hoạt động của Cụng ty Cổ phần than Hà Tu được xây dựng trên cơ
sở: Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 đó được Quốc hội nước Cộng hoà Xã
hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 29 tháng 11
năm 2005, Quyết định số 07/2002/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2002 của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành mẫu điều lệ áp dụng
cho các Công ty niêm yết chứng khoán.
Là một doanh nghiệp có quy mô lớn sản lượng cao trong tổng sản lượng
toàn Ngành, năm 2007 than nguyên khai đạt 2.941.833 tấn, năm 2008 đạt
2.700.000 tấn, trong đó có 200.000 tấn là than khai thác lại.

Với đặc điểm chủ yếu là mỏ lộ thiên độ dầy của vỉa khá lớn, Công ty đã
đáp ứng phần nào nhu cầu năng lượng phục vụ công nghiệp trong nước và xuất
khẩu ra thị trường thế giới. Qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành Công ty đã
vượt qua nhiều khó khăn thử thách, từng bước đi lên phát triển bền vững, đóng
góp cho nền kinh tế đất nước gần 60 triệu tấn than góp phần vào sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc. Công ty đã được đảng, Nhà nước tặng thưởng rất nhiều
danh hiệu cao quý:
- Anh hùng LLVT Nhân dân năm 2000;
- Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới năm 2003;
- Huân chương Độc lập hạng Ba năm 2006;
- Nhiều Huân, Huy chương các hạng, Cờ thưởng thi đua, Cờ thưởng luân
7


lưu của Bác Hồ, nhiều Bằng khen, Giấy khen của các cấp, Nghành, Trung ương
và Địa phương...
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin.
a, Chức năng của Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin.
Công ty cổ phần than Hà Tu là doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập
của Tống công ty than Việt Nam (Nay là Tập đoàn than - khoáng sản Việt Nam)
và là doanh nghiệp Nhà nước do cơ quan quản lý được Thủ Tướng Chính Phủ
uỷ quyền quyết định thành lập.
Công ty cổ phần than Hà Tu là một đơn vị kinh tế cơ sở sản xuất hàng hoá
(sản phẩm chính là than) trực thuộc Tập đoàn than - khoáng sản Việt Nam. Thực
hiện dây chuyền công nghệ khai thác lộ thiên, được tổ chức quản lý tập trung
trong phạm vi khoáng sản được giao, quản lý khai thác và sử dụng các nguồn
lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của Tổng công ty giao đáp ứng sản phẩm cho nền
kinh tế.
b, Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Than Hà Tu Vinacomin.

- Nhiệm vụ:
- Sản xuất, chế biến kinh doanh than và các loại khoáng sản khác;
- Xây dựng công trình mỏ, công nghiệp, dân dụng và san lắp mặt bằng;
- Chế tạo, sửa chữa, gia công các thiết bị mỏ, phương tiện vận tải, các sản
phẩm cơ khí;
- Vận tải đường thủy, đường bộ, đường sắt;
- Quản lý và khai thác cảng;
- Sản xuất kinh, doanh vật liệu xây dựng; đầu tư kinh doanh các dự án
điện;
- Kinh doanh dịch vụ văn hóa, thể thao và cho thuê quảng cáo;
- Kinh doanh du lịch, dịch vụ khách sạn, nhà hàng, ăn uống;
8


- Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa;
- Sản xuất, kinh doanh nước lọc tinh khiết;
- Kinh doanh dịch vụ tin học;
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ công nhân, chăm lo, cải thiện nâng cao đời sống vật chât
tinh thần cho người lao động.
- Thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước và bảo vệ môi trường.
-Quyền hạn:
- Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinh
doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phù hợp với quy định của
pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được mục tiêu
của Công ty.
- Công ty có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác
được pháp luật cho phép và được đại hội cổ đông thông qua.
c, Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin.
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty,

bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông uỷ
quyền.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả
các quyền nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc đại hội đồng cổ
đông. Hiện số thành viên Hội đồng quản trị của Công ty gồm 05 thành viên có
nhiệm kỳ 5 năm.
Ban Kiểm soát: Do đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 03 thành viên có
nhiệm kỳ 05 năm, Ban kiểm soát thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động
quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát chịu trách
nhiệm trước đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện
theo quyền và nghĩa vụ của mình.
Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Giám đốc là người là người
điều hành Công ty, là chủ tài khoản Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng
quản trị, và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty. Giám đốc điều
9


hành, phân công và phối hợp công tác của các phó giám đốc, kế toán trưởng
nhằm thực hiện đúng và hiệu quả các chức năng nhiệm vụ.
Các Phó Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc là 01 kế toán trưởng và 05
Phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực hoạt động, bao gồm: 01 Phó Giám đốc phụ
trách sản xuất, 01 Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật khai thác, 01 Phó Giám đốc
phụ trách an toàn, cơ điện - vận tải, 01 Phó Giám đốc phụ trách quản lý dự án
phát triển mỏ, 01 Phó Giám đốc phụ trách về tài chính kinh tế.
Các phòng nghiệp vụ, kỹ thuật: Công ty có 19 phòng kỹ thuật, nghiệp vụ
tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực khác nhau; có trách
nhiệm giám sát, phối hợp cũng như theo dõi và hỗ trợ nghiệp vụ đối với công
trường, phân xưởng.
Các đơn vị sản xuất: Công ty có 03 công trường khai thác than, 02 công
trường chế biến than, 01 công trường bơm, cấp thoát nước và làm đường mỏ, 03

phân xưởng sửa chữa, 02 phân xưởng xe vận tải than, 05 phân xưởng xe vận tải
đất 01 phân xưởng xe đưa đón CBCNV, 02 phân xưởng phục vụ ăn ca cho
CBCNV.
Chức năng các Phòng của Công ty: Gồm có 19 phòng
- Các phòng có chức năng chung là tham mưu, giúp việc Giám đốc quản
lý, điều hành các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về thực hiện nhiệm
vụ được giao cho phòng mình phụ trách hoặc thực hiện. Được Giám đốc uỷ
nhiệm giao dịch với các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, địa phương, cấp trên và các
cá nhân theo nhiệm vụ được phân công.
+ Văn phòng Công ty: Giúp việc Giám đốc về công tác tổng hợp hành
chính, quản trị văn phòng, công nghệ thông tin
+ Phòng TCLĐ: Tham mưu giúp việc Giám đốc về quản lý lao động, tiền
lương, tiền thưởng, chế độ chính sách và công tác xã hội trong Công ty.
+ Phòng Kế hoạch: Tham mưu giúp việc Giám đổc trong công tác kế
hoạch tổng hợp, các hợp đồng kinh tế, hợp đồng nghiên cứu khoa học, kỹ thuật,
hợp đồng tư vấn, chuyển giao công nghệ, giới thiệu sản phẩm trên thị trường,
10


quản lý và điều hành quá trình tiêu thụ sản phẩm, công tác quản trị khoán chi phí
ở tất cả các đơn vị trong Công ty.
+ Phòng Điều khiển sản xuất: Tham mưu giúp việc Giám đổc trong công
tác điều hành sản xuất ở các đơn vị sản xuất của Công ty.
+ Phòng Kỹ thuật mỏ: Tham mưu giúp việc Giám đốc công tác lập kế
hoạch khai thác tài nguyên, khoáng sản và quản lý môi trường trong khai thác
mỏ.
+ Phòng Địa chất: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác thăm
dò, khảo sát địa chất và quản lý tài nguyên thuộc Công ty quản lý.
+ Phòng Trắc địa: Giúp việc Giám đốc quản lý toàn bộ công tác trắc địa

và nghiệm thu khối lượng mỏ của Công ty.
+ Phòng An toàn - BHLĐ: Tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác An
toàn- BHLĐ. Nghiên cứu đề xuất, hướng dẫn thực hiện các thể lệ, chế độ, các
quy trình, quy phạm về kỹ thuật an toàn - BHLĐ theo quy định của Nhà nước,
Bộ chủ quản, Địa phương và Tập đoàn Than - Khoáng sản Việt Nam ban hành.
+ Phòng KCS: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác quản lý chất
lượng sản phẩm từ khâu khai thác đến tiêu thụ.
+ Phòng Đầu tư và Xây dựng: Tham mưu giúp việc Giám đổc trong công
tác đầu tư và xây dựng của Công ty.
+ Phòng Quản lý vật tư : Tham mưu giúp việc Giám đổc trong công tác
cung cấp vật tư - phụ tùng trong sản xuất.
+ Phòng Kế toán thống kê: Tham mưu giúp việc Giám đốc tổ chức thực
hiện công tác Kế toán - Thống kê và quản lý tài chính của Công ty.
+ Phòng Bảo vệ Quân sự : Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác
bảo vệ sản xuất, bảo vệ tài sản và an ninh trật tự trên địa bàn, quản lý dân quân
tự vệ, an ninh quốc phòng của Công ty.
+ Phòng Y tế: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác Y tế và
chăm sóc sức khoẻ người lao động Công ty.
+ Phòng Cơ điện: Tham mưu giúp việc Giám đốc công tác quản lý sử
dụng các thiết bị cơ điện, máy khai thác, máy công cụ, các thiết bị có yêu cầu
11


nghiêm ngặt về an toàn, an toàn điện của Công ty.
+ Phòng Vận Tải: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác quản lý,
sử dụng có hiệu quả các thiết bị vận tải than, đất và phục vụ điều hành của Công
ty.
+ Phòng Thi đua văn thể: Tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác thi
đua, tuyên truyền và văn hoá thể thao, nhằm động viên khích lệ phong trào thi
đua lao động sản xuất và các hoạt động văn hoá xã hội, nêu gương các điển hình

tiên tiến qua đó quảng bá thương hiệu cho Công ty.
+ Phòng Môi trường &TBKT
+ Phòng Pháp chế và quan hệ cổ đông.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Than Hà Tu (Phụ lục 1)

12


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU – VINACOMIN
2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng công ty Cổ phần Than Hà Tu
Cơ cấu tổ chức Văn phòng gồm có:
- Chánh Văn phòng: Trực tiếp điều hành hoạt động văn phòng, chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo cấp trên;
- Phó văn phòng 1: Trực tiếp điều hành tổ văn thư, lưu trữ, lễ tân. Giúp
việc cho Chánh văn phòng về việc công tác quản trị văn phòng;
- Phó văn phòng 2: Trực tiếp quản lý, điều hành tổ giám sát; Giúp việc
cho Chánh văn phòng trong công tác Công nghệ - thông tin;
- Nhân viên văn thư;
- Nhân viên lưu trữ;
- Nhân viên lễ tân, photo, máy fax;
- Nhân viên công nghệ - thông tin;
- Nhân viên giám sát...
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng tại Phụ lục 2)
2.2. Chức năng, nhiệm vụ
2.3.1. Văn phòng
a, Chức năng của Văn phòng
- Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc về công tác tổng hợp
hành chính, quản trị văn phòng, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho các

hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật
cho toàn bộ hoạt động của Công ty; thực hiện công tác đối nội và đối ngoại
trong Công ty;
b, Nhiệm vụ của Văn phòng
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà
nước và của Tập đoàn
- Tổng hợp tình hình hoạt động mọi mặt của công ty báo cáo giám đốc xử
lý kịp thời. Xây dựng chương trình công tác hàng tuần cho Giám đốc, các phó
13


giám đốc (bao gồm các chuyến công tác, cuộc họp, hội nghị,...). Chuẩn bị các
điều kiện cần thiết (Thành phần, nội dung, số liệu, phòng họp,…) và phối hợp
với các phòng chuyên môn để giúp việc cho Giám đốc tổ chức các hội nghị sơ
kết, tổng kết công tác SXKD tháng, quí, năm, hội nghị chuyên đề. Ghi chép nội
dung (hoặc biên bản, thông báo kết luận) các cuộc họp và theo dõi, tổng hợp kết
quả, tiến độ thực hiện
- Quản lý cơ quan văn phòng; Thực hiện việc quản trị văn phòng bao gồm
công tác vệ sinh, điện thoại, điện, nước, thiết bị, phòng làm việc, phương tiện
làm việc.
- Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại. Phối hợp với phòng TĐVT xây
dựng tiêu chí văn hoá doanh nghiệp, đôn đốc việc thực hiện nếp sống văn hoá,
văn minh nơi công sở
- Quản lý hoạt động của Đội xe văn phòng phục vụ công tác điều hành sản
xuất trong công ty
- Quản lý công tác công nghệ thông tin: Mạng máy tính nội bộ, mạng
internet, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra sửa chữa mạng máy tính và các máy tính
đang sử dụng; Quản lý tổ giám sát, ứng dụng hệ thống GPS, Camera và các ứng
dụng khoa học kỹ thuật công nghệ tin học mới vào việc quản lý, điều hành trong
công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
2.2.2. Phòng Tổ chức Lao động
a, Chức năng:
- Tham mưu giúp việc Giám đốc về quản lý lao động, tiền lương, tiền
thưởng, chế độ chính sách và công tác xã hội trong Công ty.
b, Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế
của Công ty.
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn .
14


- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,
thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển
SXKD.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty
đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,
chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong
toàn Công ty.
2.2.3. Phòng Kế hoạch
a, Chức năng
Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Giám đốc về:
- Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty
- Tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong Công ty
- Công tác quản lý kinh tế
- Công tác quản lý kỹ thuật

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh
b, Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng,
quý, năm
- Giám sát các hoạt động SXKD và tiến độ thực hiện kế hoạch của các
phân xưởng.
- Quản lý các Hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện,
thanh lý Hợp đồng)
- Quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành (nghiên cứu, triển khai,
áp dụng...)
- Phối hợp với các Phòng, ban khác trong việc xây dựng và áp dụng các
định mức kinh tế kỹ thuật, các quy chế nội bộ Công ty.
- Lập sổ sách theo dõi số lượng, chất lượng xe máy, thiết bị và kế hoạch
sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị.
15


- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động
SXKD
- Xây dựng hệ thống thông tin kinh tế của Công ty, đảm bảo việc nắm bắt,
xử lý kịp chính xác, phục vụ cho công tác quản lý của Hội đồng quản trị và điều
hành của TGĐ Công ty
- Thực hiện nhiệm vụ Trung tâm thông tin kinh tế của Công ty.
- Lập báo cáo biểu thống kê, các báo cáo về tình hình SXKD cho TGĐ và
gửi các cơ quan theo quy định của Pháp luật.
- Xác lập định hướng chiến lược phát triển toàn diện Công ty, các chính
sách phát triển, các kế hoạch dài hạn.
- Xây dựng chiến lược Maketing, chính sách maketting phù hợp với từng
giai đoạn phát triển, từng sản phẩm, từng dịch vụ.
- Quản lý các chính sách kinh doanh (quá trình xây dựng các chính sách,

triển khai áp dụng, bổ sung hoàn chỉnh...)
- Nghiên cứu phát triển các nghiệp vụ kinh doanh (nghiệp vụ mua, bán,
giá cả, hợp đồng kinh tế ), các hình thức thương mại tiên tiến, từng bước đổi mới
và hiện đại hoá các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty.
- Quản lý thống nhất các nghiệp vụ kinh doanh trong Công ty
2.2.4. Phòng Kế toán – thống kê
a, Chức năng
- Tham mưu giúp việc Giám đốc tổ chức thực hiện công tác Kế toán Thống kê và quản lý tài chính của Công ty
- Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các
quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
- Quản lý chi phí của Công ty .
- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty.
b, Nhiệm vụ và quyền hạn
Công tác tài chính:
- Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh,
đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị )
16


- Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty, gồm:
- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo
dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty
- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
ngoại; Tổ chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu
từng hoạt động; Tham gia thanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng
hàng tháng và đột xuất.
- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân
hàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt.
- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý
các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ

không ai đòi;
- Quản lý tài sản cố định và đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ:
Tham gia các dự án đầu tư của Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư các dự án trên
cơ sở Tổng dự toán và quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm
kê TSCĐ; Làm các thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì quyết toán dự
án đầu tư hoàn thành.
- Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.
Công tác tín dụng, công tác hợp đồng
- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn
lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty .
- Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty
và ngoài Công ty.
- Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty .
- Làm việc với cơ quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng
dẫn và làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho các dự án thuộc đối tượng được ưu
đãi đầu tư.
- Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp
đồng với các đối tác nước ngoài
- Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng
17


Tổ chức, thực hiện công tác kế toán:
- Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty, bao gồm:
- Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội
dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán
- Tổ chức ghi sổ kế toán.
- Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định.
- Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.
- Tổ chức bộ máy kế toán

- Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty.
- Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
- Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Công tác thuế; Thanh, kiểm tra tài chính; Phân tích hoạt động kinh tế
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp.
Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại
Công ty.
- Phân tích báo cáo kế toán hàng quý, năm của Công ty ; Đánh giá và kiến
nghị, xử lý.
- Công tác thanh tra tài chính:
- Thường trực công tác thanh tra.
- Tổ chức thanh tra công tác ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế; Quản lý
vốn và tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành các quy
định quản lý tài chính của Nhà nước và Quy chế Công ty.
2.2.5. Phòng KCS
a, Chức năng
Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác quản lý chất lượng sản
phẩm từ khâu khai thác đến tiêu thụ
b, Nhiệm vụ và quyền hạn
- Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Thành lập các bộ phận đảm nhận các hoạt động kiểm tra chất lượng sản
phẩm trong công ty, phân xưởng cho phù hợp với thực tế
18


- Theo dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm
trước khi xuất xưởng.
- Theo dõi, tổng hợp, phân tích các phát sinh về chất lượng sản phẩm
trong quá trình sản xuất.
- Kiểm tra quy trình quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất

- Tổng hợp và báo cáo tình hình chất lượng hàng tháng.
- Quản lý và giám sát việc thực hiện các nội quy về cấp phát vật tư,
nguyên liệu sản xuất.
- Phổ biến và hướng dẫn đến từng tổ sản xuất các yêu cầu về chất lượng
sản phẩm.
- Phát hiện kịp thời những sai xót và đề xuất biện pháp khắc phục.
- Lập biên bản những trường hợp sai quy trình kỹ thuật và quy rõ trách
nhiệm thuộc về ai.
- Kiểm tra thực hiện các yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng sản phẩm
trong toàn công ty.
2.2.6. Phòng Đầu tư – xây dựng
a, Chức năng
Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác đầu tư và xây dựng của
Công ty.
b, Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tìm kiếm cơ hội đầu tư;
- Thực hiện các hoạt động xúc tiến các thoả thuận đầu tư dự án;
- Tổ chức việc lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư;
- Thực hiện các công tác chuẩn bị đầu tư khác;
- Tổ chức việc lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế và dự toán;
- Tổ chức và tham gia quản lý thực hiện dự án đầu tư;
- Tổ chức việc giám sát, đánh giá đầu tư.
Trên đây là những phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty cổ phần Than
Hà Tu – Vinacomin nắm những vị trí và vai trò quan trọng trong bộ máy công ty.
2.2. Định biên nhân sự
19


2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ định biên nhân sự.
Định biên nhân sự là yếu tố chủ yếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dù ở

bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt vẫn là định biên nhân sự. Một doanh nghiệp
dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy
móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu các nhà quản trị ở
doanh nghiệp đó không biết quản trị hoặc hoạch định kém nguồn tài nguyên
nhân sự.
Ðể có được nguồn nhân sự đáp ứng cho chiến lược phát triển, các Nhà
quản trị trong Công ty (Chánh Văn Phòng) phải thu thập thông tin, phân tích rõ
từng vị trí công việc, đưa ra một bản mô tả công việc cụ thể và rõ ràng, làm cơ
sở cho hoạt động của nhân viên đồng thời là căn cứ quan trọng trong công tác
định biên nhân sự. Nếu thông tin không đủ và không phân tích công việc cụ thể
cho các vị trí cụ thể sẽ dẫn đến hình dung của mọi người về công việc mơ hồ,
thiếu phân định rõ ràng và như vậy cũng không rõ ràng, chi tiết trong yêu cầu về
trình độ, kỹ năng cụ thể cho mỗi vị trí công việc, từ đó khó có thể xác định nhu
cầu nguồn nhân lực một cách chính xác.
Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng cần thu thập những thông tin chính xác từ
tất cả các bộ phận để phân tích những ưu điểm và nhược điểm nguồn nhân sự
hiện tại có trong doanh nghiệp, số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm,
năng lực và thái độ làm việc… để xác định xem nhân sự đang dư thừa hay thiếu
sót so với nhu cầu của Công ty. Sau đó, Chánh Văn phòng mới đưa ra giải pháp
để định biên nhân sự sao cho phù hợp.
2.2.2. Tổ chức thiết lập ra các mục tiêu
Dựa vào chiến lược phát triển của Công ty, từ đó Lãnh đạo công ty mới
thiết lập ra các mục tiêu định biên nhân sự như:
- Công ty đang cần những người như thế nào?
- Số lượng nhân viên?
- Vị trí công việc?
- Thời gian khi nào cần?
Ví dụ: Dựa vào mục tiêu công ty đề ra, ví dụ như quý 3 và quý 4 công ty
20

mở hệ thống kinh doanh mới, Chánh Văn phòng sẽ tính toán 1 chi nhánh cần
bao nhiêu nhân sự, tổng các chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự? Phân bổ nhân
viên vào công việc và về các địa điểm thích hợp với họ. Phân chia chức danh và
tính lương cho các nhân viên. Đệ trình bản thảo lập kế hoạch cho Hội đồng cổ
đông xét duyệt trước khi đưa vào thực hiện.
Chánh văn phòng cần phải tổ chức thiết lập mục tiêu cho nguồn nhân sự
sao cho phù hợp, để đảm bảo hiệu quả công việc. Khi xây dựng kế hoạch, biện
pháp để đạt được mục tiêu trong hoạch định nhân sự, lãnh đạo văn phòng cần có
sự phân công công việc và phối hợp hoạt động giữa các các bộ phận, đơn vị
trong Công ty với nhau. Các kế hoạch có thể là ngắn hạn, dài hạn nhưng đều
phải phù hợp với thực tế, đảm bảo tính khả thi, theo đúng chức năng ,nhiệm vụ
và phát huy tối đa nguồn lực của Công ty.
2.2.3. Tổ chức xây dựng thực hiện các giải pháp
2.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
a. Vai trò truyển dụng nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người
thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn. Công ty nhận được một
nguồn nhân sự xứng đáng, hoàn thành tốt công việc được giao góp phần vào
việc duy trì sự tồn tại và phát triển. Bản thân những người được tuyển vào công
việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú và an tâm với
công việc. Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng
thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người
lao động. Cho nên, công tác tuyển dụng đòi hỏi Chánh Văn phòng phải đưa ra
những quyết định đúng đắn và chính xác.
b. Nguồn tuyển dụng
Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin tuyển dụng nhân sự qua 2
nguồn chủ yếu:
- Thứ nhất là nguồn nhân sự bên trong: Tuyển trực tiếp các nhân viên
đang làm việc cho Công ty, đây thực chất là quá trình thuyên chuyển nhân viên

21


từ công việc này sang công việc khác. Nhân viên được lựa chọn cho những vị trí
công việc cao hơn mà họ đảm nhận. Với hình thức tuyển dụng này, Nhà quản trị
đã hiểu biết rất rõ về năng lực, lòng trung thành, thái độ, tinh thần trách nhiệm,
sẽ dễ dàng lựa chọn chính xác hơn. Nhân viên đã quen và cũng sẽ thuận lợi hơn
trong việc thực hiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trách
nhiệm mới. Bên cạnh đó, họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp
do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách để đạt được
mục tiêu đó. Tuy nhiên, hình thức này có thể gây nên hiện tượng chai lì, sơ cứng
họ sẽ dập khuân với cách làm việc trước đây vì thế mất đi sự sáng tạo, không tạo
ra được không khí thi đua mới.
- Thứ hai là nguồn nhân lực bên ngoài: Tuyển nhân viên là những người
đang làm việc tại các Công ty, doanh nghiệp khác hay những người lao động tự
do thông qua quảng cáo, các công ty cung cấp lao động, trung tâm việc làm…
Với hình thức tuyển dụng này, giúp doanh nghiệp có thể thu hút được rất nhiều
những nhân viên giỏi để tuyển vào vị trí phù hợp. Các nhân viên mới thường tỏ
ra năng nổ, chứng minh khả năng làm việc của mình bằng công việc cụ thể cho
nên hiệu quả sử dụng lao động rất cao. Bên cạnh đó, Công ty mất nhiều chi phí
tuyển dụng và thời gian để nhân viên mới làm quen với công việc và Công ty. Vì
có thể họ chưa hiểu rõ được mục tiêu, lề lối làm việc của doanh nghiệp, điều này
có thể dẫn đến những sai lệch và cản trở nhất định.
c. Quy trình tuyển dụng
Trước khi bắt đầu tuyển dụng, Chánh Văn phòng Công ty Cổ phần Than
Hà Tu phối hợp với các phòng ban trong công ty để lâp kế hoạch nguồn nhân sự:
theo dõi thông tin nhân sự toàn công ty, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩn hóa
cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- Tham mưu giúp lãnh đạo cấp trên.
- Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.

- Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu
22


cho công ty. Nếu các phòng ban cần thêm nhân sự khi đề xuất với Chánh Văn
phòng.
Chánh Văn Phòng sẽ không trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí thấp mà sẽ
phân cho nhân viên nhân sự và nhân viên chuyên môn trực tiếp tuyển dụng. Một
số vị trí quan trọng như: tổ trưởng chuyên môn, phó phòng…thì Chánh Văn
phòng mới trực tiếp tham gia tuyển dụng.
Khi đã tuyển dụng được đáp ứng được yêu cầu đơn vị đã đặt ra, chánh
văn phòng tiếp nhận các ứng viên vào thử việc và đánh giá các ứng viên sau khi
thử việc.
Qua khảo sát, và tìm hiểu quy trình tuyển dụng của Công ty Cổ phần Than
Hà Tu – Vinacomin được thực hiện theo các bước:
•

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng:

-

Chánh văn phòng là người tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển
dụng trong Công ty;

-

Lập kế hoạch tuyển dụng cho Công ty ;
Xây dựng các quy chế tuyển dụng, các văn bản hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu
hỏi để phục vụ cho quá trình tuyển dụng ;

-

Xác định tiêu chuẩn lựa chọn.

• Bước 2: Thông báo tuyển dụng:
- Có thể thông báo tuyển dụng bằng cách quảng cáo trên tivi, báo đài; thông qua
các trung việc làm; trên các trang mạng xã hội và trang web của Công ty.
- Thông báo ngắn gọn, rõ ràng và đày đủ các thông tin cho ứng viên: vị trí làm
việc, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng…
• Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ:
- Nghiên cứu hồ sơ để sàng lọc ra những ứng viên phù hợp với vị trí công việc
cần tuyển và loại ra những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu khi tuyển
dụng.
• Bước 4: Trả lời hồ sơ và hẹn lịch phỏng vấn
23


• Bước 5: Phỏng vấn ứng viên:
- Phỏng vấn là cuộc đàm thoại và cũng là cách thức để đánh giá ứng viên về trình
độ, tính cách, ngoại hình và các phẩm chất cần có cho công việc.
• Bước 6: Kiểm tra về lý lịch và đánh giá trình độ làm việc của ứng viên:
- Kiểm tra và xác thực các thông tin mà ứng viên đã khai trong hồ sơ xin việc và
phỏng vấn.
• Bước 7: Kiểm tra sức khỏe:
- Là một công ty kinh doanh và sản xuất khoáng sản, chế tạo cơ khí đòi hỏi người
làm việc không chỉ bộ phận văn phòng mà các nhân viên làm việc tại công
trường hay ngoài văn phòng cần phải có sức khỏe tốt để đáp ứng được nhu cầu
của công việc và đảm bảo cho Công ty không phải đối mặt với nguy cơ người
lao động bị mất khả năng làm việc hay bị ốm, bệnh truyền nhiễm…
• Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng:

- Ra quyết định là bước cuối cùng để kết thúc quá trình tuyển dụng và chấp nhận
chọn ra người được tuyển chọn vào vị trí đã tuyển dụng.
2.2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, tính cạnh tranh ngày càng trở nên
khốc liệt trên mọi mặt như: Công nghệ, quản lý, dịch vụ, chất lượng…Nhưng
sau tất cả mọi cuộc cạnh tranh chính là con người. Vì vậy, việc đầu tư vào công
tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự là điều tất yếu được các công ty nói
chung và Công ty Cổ phần than Hà Tu nói riêng, đặc biệt chú trọng và quan tâm
nhằm phát triển, cung cấp cho doanh nghiệp nguồn nhân sự chất lượng cao, góp
phần nâng cao khả năng cạnh tranh trước các Công ty khác…
Đào tạo và phát triển nhân sự luôn có vai trò quan trọng trong cho sự phát triển
của mỗi tổ chức. Đó là quá trình học tập và trau dồi kinh nghiệm để có khả năng thay
đổi trình độ của mỗi cá nhân lao động, giúp cho họ có thêm năng lực để làm việc tốt
hơn.
Trong công tác đào tạo và phát triển nhân lực tại Công ty Cổ phần Than
Hà Tu thì Chánh văn phòng có nhiệm vụ:
- Tổ chức hướng dẫn cho nhân viên mới hội nhập với công việc.
- Đào tạo ngắn hạn cho các nhân viên kỹ năng và kiến thức cần thiết phục
vụ cho Công ty.
24


- Thu thập thống kê về trình độ nhân sự trong Công ty giúp lãnh đạo cơ
quan đưa ra phương pháp đào tạo thích hợp, lựa chọn hướng phát triển, đúng đối
tượng, với mỗi vị trí công việc đều đề ra chương trình đào tạo riêng để công tác
hoạch định nhân sự trong Công ty đạt kết quả cao, đồng thời nâng cao trình độ
CBNV để đạt hiệu quả cao trong công việc.
2.2.3.3. Bố trí và sử dụng nhân sự
Bố trí và sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí, khai
thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt hiệu quả cao

trong công việc. Mọi nỗ lực của công tác tuyển dụng nhân sự sẽ tạo cho Công ty
một đội ngũ lao động có khả năng thích ứng với nhiệm vụ được giao. Song hiệu
quả của việc sử dụng đội ngũ lao động trong Công ty lại phụ thuộc chủ yếu vào
công tác bố trí và sử dụng nhân sự có hợp lý hay không.
Bố trí và sử dụng nhân sự hợp lý có nghĩa là Chánh Văn phòng phải biết
cách sắp xếp, điều chỉnh, và tạo ra sự hội nhập của nhân viên vào guồng máy
hoạt động chung, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của Công ty. Công
tác bố trí và sử dụng nhân sự được Nhà quản trị Công ty dựa vào các hình thức
như luân chuyển, đề bạt, bổ nhiệm và đưa ra một số yêu cầu:
- Đối với hình thức luân chuyển: Căn cứ vào tình hình sản xuất, kinh
doanh của Công ty mà Nhà quản trị sẽ có những kế hoạch luân chuyển lao động
phù hợp cho từng bộ phận, từng giai đoạn với từng loại lao động. Yêu cầu:
Không luân chuyển cán bộ làm công tác chuyên môn nghiệp vụ, trừ trường hợp
luân chuyển nhằm mục đích tăng cường cán bộ cho cơ sở, địa bàn, lĩnh vực cần
thiết. Không luân chuyển cán bộ trong thời gian bị kỷ luật, năng lực yếu sang
đơn vị khác. Luân chuyển để đào tạo bồi dưỡng các cán bộ trẻ, có năng lực và
có triển vọng ở các cấp. Đổ tuổi không quá 50 với nam và 45 đối với nữ.
- Đối với hình thức đề bạt, bổ nhiệm: Các nhà quản trị phải xác định chức
danh còn trống và dựa vào kế hoạch đã có từ trước để lựa chọn ra các ứng viên
có đủ tiêu chuẩn cho vị trí quản lý cần bổ nhiệm.
Bên cạnh việc bố trí phân công là việc hợp tác lao động. Do đặc điểm là
Công ty sản xuất nên đòi hỏi phải có sự hợp tác lao động giữa các đơn vị với
25