Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của công ty xây lắp và tư vấn đầu tư xây dựng tổng công ty BQP

Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận của em. Những kết quả và các số
liệu trong bài được thực hiện tại Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng Tổng công ty 789/BQP, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác.

Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên

Phạm Thị Hồng Thúy

1

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
A. Phần mở đầu................................................................................................... 3

B. Phần nội dung................................................................................................. 5
CHƯƠNG I. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư
vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP.................................................. 5
I. Giới thiệu tóm tắt về lịch sử Công ty................................................................. 5
II. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty.………... . .7
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty................................................................. 7
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty............................................. .8
III. Ngành, nghề kinh doanh................................................................................11
CHƯƠNG II. Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng……………………...13
I. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng………………………………………...13
II. Định biên nhân sự…………………………………………………………...13
III. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng……………………………………....14
IV. Mối quan hệ giữa các bộ phận……………………………………………...15
CHƯƠNG III. Đánh giá ưu, nhược điểm…………………………………....16
I. Đánh giá ưu, nhược điểm……………………………………………………. 16
II. Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng…………....18
C. Kết luận……………………………………………………………………. 20

2

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. PHẦN MỞ ĐẦU

Hiện nay cả nước đang đẩy mạnh tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá
nhằm đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp hiện đại. Theo đó xu thế hội
nhập đang diễn ra nhanh chóng đòi hỏi các thành phần kinh tế phải đổi mới, có
những chiến lược thích hợp để thích ứng. Các doanh nghiệp Nhà Nước là một
thành phần kinh tế chủ chốt, quan trọng mà Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư
xây dựng - Tổng công ty 789/BQP cũng là thành viên trong hệ thống đó, đang
từng bước góp phần đẩy mạnh tiến trình này. Để đạt được mục tiêu này cần thiết
phải tập trung giải quyết những tồn tại để lại từ thời bao cấp. Một trong những
tồn tại đó là công tác tổ chức và quản lý bộ máy Văn Phòng của doanh nghiệp.
Công tác tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng là hoạt động quan trọng, đặc trưng
diễn ra tại doanh nghiệp. Văn phòng là bộ phận làm việc của cơ quan, doanh
nghiệp giúp giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền của
doanh nghiệp, là nơi đối nội đối ngoại. Nhờ có Văn phòng đảm bảo tốt công
việc phục vụ mà hoạt động của cơ quan doanh nghiệp được thông suốt đạt hiệu
quả cao giảm thiểu về thời gian và chi phí. Tuy nhiên, công tác này đến nay vẫn
chưa được quan tâm đúng mức. Có nhiều nguyên nhân, nhưng một trong những
nguyên nhân quan trọng chi phối là do nhận thức chưa đúng về tầm quan trọng
của công tác này của đa số cán bộ trong Công ty. Được thành lập từ năm 2012,
Công ty đang từng bước nỗ lực hoàn thiện công tác tổ chức quản lý bộ máy Văn
phòng. Qua thời gian làm việc tại Công ty, cùng với việc tìm hiểu, nghiên cứu từ
sách vở, từ kiến thức đã được học em đã lựa chọn viết bài tiểu luận với chuyên
đề "Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty
Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty/BQP.
Bài tiểu luận được chia thành 3 chương với thứ tự các mục như sau:
Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư vấn
đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP.
I. Giới thiệu tóm tắt về lịch sử
3

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
III. Ngành nghề kinh doanh
Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng
I. Cơ cấu tổ chức
II. Định biên nhân sự
III. Chức năng, nhiệm vụ
IV. Mối quan hệ giữa các bộ phận
Chương III: Đánh giá ưu, nhược điểm
I. Đánh giá ưu, nhược điểm
II. Giải pháp
1. Trong thiết lập cơ cấu
2. Về nhân sự
3. Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc

4

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương I:
Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư vấn
đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP.
I. Giới thiệu tóm tắt về lịch sử Công ty
Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng Công ty
789 được chuyển đổi từ Xí nghiệp 199 - Tổng Công ty 789 theo Quyết định số
1474/QĐ-BQP ngày 07 tháng 5 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thành
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Năm 1996, Bộ Quốc Phòng chính thức giao Tổng Công ty 789 bổ sung
nhiệm vụ khảo sát thiết kế, Xí nghiệp 199 được thành lập - nay là Công ty
TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng. Là một trong những đơn vị
thành viên được hình thành trong giai đoạn sau, nhưng Công ty TNHH MTV
Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng luôn cố gắng từng bước nâng cao năng lực
chuyên môn không chỉ đáp ứng các yêu cầu khảo sát thiết kế phục vụ trong môi
trường Quân đội mà còn góp phần vào công cuộc phát triển chung của ngành
xây dựng Việt Nam.
Từ những ngày đầu thành lập, Công ty lấy công tác tham mưu, hỗ trợ kỹ
thuật trong việc triển khai thi công các công trình xây lắp mà Tổng Công ty 789
thực hiện làm trọng tâm. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo
chuyên nghiệp, nắm vững kiến thức chuyên môn và giàu sáng tạo, Công ty đã
góp phần không nhỏ vào thành công chung của Tổng Công ty. Các sản phẩm
xây lắp của Tổng Công ty được đánh giá không những đạt các tiêu chuẩn kỹ
thuật về xây lắp mà còn có hệ thống hồ sơ tài liệu quản lý chất lượng kèm theo,
đầy đủ và phù hợp yêu cầu của các tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên ngành. Công
tác nghiên cứu hồ sơ được đẩy lên trước đã góp phần giúp Ban lãnh đạo Tổng
Công ty đưa ra các quyết sách đúng đắn, kịp thời, áp dụng các biện pháp thi

5

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công tiên tiến góp phần nâng cao chất lượng công trình và đẩy nhanh tiến độ thi
công đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của Chủ đầu tư.
Trong những năm đầu thế kỷ, cùng với đà phát triển mạnh mẽ của ngành
xây dựng Việt Nam, đứng trước các cơ hội và thách thức, được sự quan tâm, chỉ
đạo trực tiếp và định hướng đúng đắn của Ban Tổng Giám Đốc, Công ty TNHH
MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng đã thực sự vươn mình, nâng công tác
khảo sát thiết kế tư vấn xây dựng (nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị) lên thành mũi
nhọn trong chiến lược kinh doanh của Tổng Công ty. Bên cạnh việc liên tục đào
tạo, tuyển dụng các kiến trúc sư, kỹ sư có tay nghề trình độ chuyên môn cao,
Công ty còn phát triển việc liên danh, liên kết với các đơn vị chuyên môn trong
và ngoài nước bổ sung hoàn thiện các sản phẩm của quá trình tư vấn thiết kế và
đầu tư xây dựng. Giờ đây với đội ngũ nhân sự vững mạnh và giàu kinh nghiệm,
Công ty hoàn toàn có thể cung cấp tới khách hàng các dịch vụ đầu tư xây dựng
trọn gói theo hình thức tổng thầu EPC, được minh chứng bằng những công trình
đã hoàn thiện, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của Chủ đầu tư và cơ quan
quản lý cả về chất lượng kỹ thuật, giá trị thẩm mỹ và tiến độ thi công.
Để từng bước chủ động hơn trong công tác tìm kiếm và phát triển thị
trường, Công ty đã và đang mở rộng phạm vi hoạt động và đa dạng hóa loại hình
sản phẩm tư vấn. Nhiều công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật

ngoài nhiệm vụ Quốc phòng đã được Chủ đầu tư tin tưởng và giao phó cho
Công ty thực hiện. Gần 20 năm qua, các công trình Công ty tham gia thực hiện
đã trải khắp nhiều tỉnh thành trong cả nước. Có thể kể đến các công trình tiêu
biểu như hàng loạt công trình của Tổng cục kỹ thuật; Cục điều tra hình sự/BQP;
Cục Quân Y, Cục Hậu Cần, Cục Cơ Yếu - BTTM; Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên
phòng; Viện Kiểm sát Quân sự trung ương; Tập đoàn viễn thông Quân đội
Viettel; Công ty CP Tân cảng - 218; Tập đoàn đầu tư GoldSun; Trụ sở Báo Công
an nhân dân; Trường dạy nghề số 17, 18; Bộ tư lệnh Quân khu 2; Công ty cổ
phần Giấy An Hoà; Công ty 128 Hải Quân; Công ty đóng tầu Hồng Hà; Bộ
Tổng Tham mưu, Tổng công ty 28/BQP … Không dừng lại ở đó, cùng với định
6

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hướng phát triển của Tổng Công ty, Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn
đầu tư xây dựng đang tự hoàn thiện mình để đáp ứng với những yêu cầu nhiệm
vụ mới, các loại hình công trình mới mang tầm cỡ khu vực.
II. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
CHỦ TỊCH KIÊM GIÁM
ĐỐC CÔNG TY

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG CHÍNH
TRỊ

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP C

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP C

XÍ NGHIỆP 4

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP A

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP B

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP A

XÍ NGHIỆP 3

CÔNG TRÌNH TƯ VẤN GIÁM SÁT C

CÔNG TRÌNH TƯ VẤN GIÁM SÁT B

CÔNG TRÌNH TƯ VẤN GIÁM SÁT A

XÍ NGHIỆP 2

CÔNG TRÌNH TƯ VẤN THIẾT KẾ C

CÔNG TRÌNH TƯ VẤN THIẾT KẾ B

CÔNG TRÌNH TƯ VẤN THIẾT KẾ A

XÍ NGHIỆP 1

PHÒNG TỔ
CHỨC LAO
ĐỘNG

VĂN PHÒNG

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP C

PHÒNG TÀI
CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG KẾ
HOẠCH KỸ
THUẬT

CÔNG TRÌNH XÂY LẮP B

PHÓ GIÁM ĐỐC

Ghi chú:
Quan hệ chỉ huy
Quan hệ kiểm soát
Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
Quan hệ phối hợp
7

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty
2.1. Chức năng, nhiệm vụ
* Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng về kết quả sản xuất kinh doanh; chịu trách nhiệm trước khách
hàng và Pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do Công ty thực hiện.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ
luật Lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý Công ty bằng thoả
ước lao động tập thể và các quy chế khác.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu thị trường.
- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường,
di tích lịch sử văn hoá quốc phòng an ninh xã hội, trật tự an toàn xã hội và công
tác phòng cháy chữa cháy.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê báo cáo định kỳ theo quy định của
các cơ quan Nhà nước.
- Chịu sự kiểm tra của cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của Pháp
luật, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Không ngừng đổi mới công nghệ sản xuất ứng dụng tiến bộ khoa học vào
sản xuất, tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất được giao, bố trí dây chuyền sản

xuất hợp lý nhằm tạo lợi nhuận cao, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.
* Nhiệm vụ quản lý tài chính:
- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, chế độ
kiểm toán và các chế độ khác do Pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính
xác thực của các báo cáo tài chính.
- Chịu trách nhiệm đối với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ.
8

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bảo toàn và phát triển vốn.
- Thực hiện các khoản phải thu và các khoản phải trả trong bảng cân đối
kế toán tại thời điểm thành lập.
- Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hằng năm; đánh
giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà nước
theo quy định của Pháp luật.
- Công ty hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn
trọng pháp luật.
- Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Hội đồng thành viên.
- Hội đồng thành viên bầu Ban Giám đốc để quản lý Công ty, bầu Ban
kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành Công ty.
- Quản lý điều hành hoạt động của Công ty là Giám đốc do Hội đồng

thành viên bổ nhiệm và miễn nhiệm.
2.2. Quyền hạn
* Quyền tự chủ sản xuất kinh doanh:
- Có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản theo luật định.
- Có quyền lựa chọn hình thức và cách huy động vốn phù hợp với quy
định của Pháp luật.
- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với
các khách hàng trong và ngoài nước; trực tiếp xuất nhập khẩu theo yêu cầu hoạt
động kinh doanh của Công ty và phù hợp với quy định hiện hành của Pháp luật.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục
tiêu nhiệm vụ của Công ty.
- Đổi mới công nghệ, trang bị phù hợp với yêu cầu phát triển và hiệu quả
kinh doanh.
9

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đặt chi nhánh Văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài.
- Kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định của Nhà nước.
- Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ.
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp, bao gồm: các sáng chế, giải
pháp hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi xuất xứ hàng
hoá theo quy định của Pháp luật Việt Nam.

- Đầu tư liên doanh liên kết góp vốn cổ phần.
- Tuyển chọn thuê mướn sử dụng đào tạo lao động lựa chọn các hình thức
trả lương thưởng, quyết định mức lương trên cơ sở cống hiến và hiệu quả sản
xuất kinh doanh và các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy đinh
của Bộ luật Lao động.
- Mời và tiếp khách nước ngoài hoặc cử cán bộ, nhân viên của Công ty đi
công tác nước ngoài phù hợp chủ trương mở rộng hợp tác và các quy định của
Nhà nước.
- Các quyền khác do Pháp luật quy định.
* Quyền quản lý tài chính:
- Sử dụng vốn và các quỹ để phục vụ các nhu cầu kinh doanh theo nguyên
tắc bảo toàn và sinh lãi.
- Nhượng bán hoặc cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc chưa
dùng hết công suất.
- Phát hành chuyển nhượng bán các cổ phiếu trái phiếu theo quy định của
Pháp luật, được thế chấp giá trị quyền sử dụng đất đai gắn liền với tài sản thuộc
quyền sở hữu của Công ty tại các Ngân hàng để vay vốn kinh doanh theo quy
định của Nhà nước và Pháp luật.

10

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Ngành, nghề kinh doanh:
STT
1

Từ năm-

Ngành, nghề kinh doanh
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan. Chi tiết:
-

đến nay
1996

Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp và
hạ tầng kỹ thuật. Lĩnh vực: Xây dựng-hoàn thiện, hạ tầng kỹ
thuật;

-

Giám sát công tác xây dựng và hoàn thiện công trình xây dựng
giao thông (cầu - đường bộ);

-

Giám sát lắp đặt thiết bị công trình, lắp đặt thiết bị công nghệ
điện công trình dân dụng;

-

Khảo sát địa chất công trình;

-

Khảo sát trắc địa công trình;

-

Thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình;

-

Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, công nghiệp;

-

Thiết kế hệ thống mạng thông tin - liên lạc công trình XD;

Thiết kế xây dựng công trình cấp thoát nước;
Hoạt động thiết kế chuyên dụng
Cắt tạo dáng và hoàn thiện đá
Lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình
Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Lập dự án đầu tư xây dựng công trình
Thẩm tra thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công
Xây dựng nhà các loại
Xây dựng công trình công ích
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
Chuẩn bị mặt bằng
Lắp đặt hệ thống điện
Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí

Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
Hoàn thiện công trình xây dựng
Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác
Tư vấn quản lý chi phí đầu tư xây dựng hạng 2
Thí nghiệm chuyên ngành xây dựng
Kiểm định chất lượng công trình xây dựng
Chứng nhận đủ điều kiện bảo đảm an toàn chịu lực công trình xây dựng
-

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

1996

1996
1996
1996
1996
1996
1989
1989
1989
1996
1996
1996
1996
1989
1989
1996
2008
2008
2008

và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng
11

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương II:
Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng
I. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng
CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Phạm Thị Hồng Thúy

12 PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Bộ phận Văn thư

Bộ phận Lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ phận Lễ tân

Đội xe

Bộ phận Hậu cần

Ghi chú:

Quan hệ chỉ huy
Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
Quan hệ phối hợp

II. Định biên nhân sự
Như chúng ta đã biết, con người là chủ thể thực hiện những hoạt động cần
thiết để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Tổ chức cơ cấu nhân sự phù hợp
trong tổ chức giúp chúng ta quản lý tốt nguồn lực tiềm tàng này và nâng cao
hiệu quả của hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng
số nguồn nhân lực của Văn phòng là 14 người. Hiện nay Văn phòng vẫn tiếp tục
quan tâm để tuyển thêm các cán bộ có trình độ để thay thế những cán bộ đến
tuổi nghỉ hưu. Với độ tuổi trung bình 30 đội ngũ cán bộ văn phòng tạo được sự
ổn định cho vấn đề nhân sự tuy vậy cần có sự phân bố lại về số lượng, trẻ hoá tại
Văn phòng để có được sự năng động cần thiết phục vụ cho chiến lược mới.

III. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nước đến các doanh
nghiệp, nhưng với những tên gọi khác nhau như: phòng Hành chính, phòng Tổ
chức hành chính, phòng Hành chính tổng hợp. Bộ phận này thường chịu sự lãnh
đạo trực tiếp của Giám Đốc. Dưới dạng tĩnh, Văn phòng được hiểu là nơi làm
việc giấy tờ như: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công
văn thư từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế... Dưới dạng
13

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động, công tác Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ,
mà là nơi xử lý thông tin.
Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức
các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung
tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh
nghiệp, một tổ chức. Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là làm các công việc
quản lý hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là Văn phòng.
Như vậy, Văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công
việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại
của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn
giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.
Văn phòng gồm 4 chức năng cơ bản sau:
- Tham mưu, tổng hợp giúp Ban Giám đốc tổ chức, điều hành công việc
lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các đơn vị tham mưu phục vụ cơ quan.
- Tham mưu nghiên cứu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực
kinh tế - xã hội, đối ngoại.
- Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sản, trực tiếp quản lý tài sản
của Công ty và các đơn vị.
- Trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Công ty.
Năm nhóm nhiệm vụ chủ yếu đó là:
- Nghiên cứu, đề xuất: Quy chế làm việc, Chương trình công tác, công tác
đối ngoại; sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác văn phòng Công ty.
- Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát: Công tác thông tin; công tác
văn thư, lưu trữ, cơ yếu và ứng dụng công nghệ thông tin; công tác tài chính, tài
sản cho Công ty; bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng…
- Thẩm định, thẩm tra các đề án của các đơn vị trước khi trình Ban Giám
đốc về yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.

14

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phối hợp: với các đơn vị liên quan nghiên cứu, đề xuất, cụ thể hóa một
số chủ trương của Ban Giám đốc về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội.
- Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Thực hiện đúng các quy trình thuộc Hệ thống quản lý chất lượng phù
hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
IV. Mối quan hệ giữa các bộ phận
Cùng với sự phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, sau
khi xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang sản xuất kinh doanh
độc lập tự chủ có sự quản lý của Nhà nước, Văn phòng Công ty đang được từng
bước hoàn thiện nhằm đảm bảo chất lượng công tác quản lý. Những cán bộ quản
lý trong Văn phòng mỗi người đều có một công việc riêng biệt và chịu trách
nhiệm cá nhân khác nhau dựa trên mối quan hệ nhất định. Tuy nhiên, làm thế
nào để xác định rõ các mối quan hệ của từng loại công việc, từng bộ phận, nâng
cao hiệu quả hoạt động, hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của người lãnh
đạo đang là vấn đề nổi cộm. Muốn phối hợp với nhau hiệu quả, mỗi người trong
bộ phận, mỗi bộ phận trong hệ thống phải hiểu rõ từng bộ phận của nhau, hiểu
rõ những điểm mạnh, điểm yếu của nhau, để cùng khắc phục và phát huy nâng
cao hiệu quả hoạt động của công tác quản lý.

Chương III:
Đánh giá ưu, nhược điểm
I. Đánh giá ưu, nhược điểm
Cũng như nhiều doanh nghiệp nhà nước khác, Công ty Xây lắp và Tư vấn
đầu tư xây dựng đang gặp một số khó khăn trong quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh mà lực cản chính lại từ bộ máy hành chính. Trên thực tế bộ máy
quản lý của Công ty còn cồng kềnh chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
15

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

còn chồng chéo nhau, việc bố trí các bộ phận trong cơ cấu tổ chức còn bất hợp
lý, còn nhiều cấp trung gian. Từ đó dẫn đến sự phối hợp giữa các phòng ban
trong khi thực hiện nhiệm vụ không chặt chẽ luôn xảy ra tình trạng gây cản trở
hoặc hạn chế giữa các bộ phận, làm giảm hiệu lực quản lý, hiệu quả đem lại
chưa được như mong muốn. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các
doanh nghiệp phải tự tìm ra những khuyết điểm, hạn chế của mình để sửa chữa,
khắc phục kịp thời nhằm giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh các
hiện tượng chủ quan tự mãn với những gì đã đạt được. Một khi các mặt hạn chế
đã được tìm ra cần có biện pháp khắc phục kịp thời và tiến hành một cách
nghiêm túc, triệt để. Nếu coi thường công tác tổ chức, coi đây là công việc hình
thức, lấy lệ thì chính doanh nghiệp đã tự gây cho mình một loại lực cản trở lớn
trong quá trình phát triển. Nhiều khi dẫn tới sự rối loạn trong tổ chức dẫn đến

chỗ phá sản, điều này đã được thực tiễn kinh doanh chứng minh. Từ khi chuyển
sang cơ chế thị trường Công ty đã có nhiều sự thay đổi, chuyển mình nhằm theo
kịp với thời cuộc. Việc Giám Đốc kiêm nhiều chức vụ tạo ra sự bận rộn không
cần thiết, trong khi Công ty vẫn còn người có đủ khả năng đảm trách. Cơ cấu tổ
chức của Công ty nên được tổ chức lại cả về chất lượng lẫn số lượng. Việc phân
chia bố trí các bộ phận phòng ban, nhân sự hiện nay không phù hợp với kết cấu
chuyên môn và luồng công việc. Nhân sự các phòng ban cần thiết phải tinh giảm
theo hướng chuyên sâu và chất lượng. Các bộ phận phòng ban nên bố trí lại cho
phù hợp với kết cấu công việc và trách nhiệm chuyên môn của từng vị trí lãnh
đạo. Tóm lại, để hoạt động và phát triển trong nền kinh tế thị trường đầy biến
động và cạnh tranh, Công ty cần có bộ máy quản lý gọn nhẹ linh hoạt, hiệu quả
kịp thời thích ứng với sự biến động nhanh chóng của thị trường. từ thực tiễn
hoạt động của Công ty và qua cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay có thể đưa ra một
số ưu nhược điểm trong lĩnh vực này như sau:
- Nhìn chung công tác hành chính đã được tổ chức phù hợp với đặc điểm
sản xuất của Công ty. Tuy nhiên về lâu dài có thể bộc lé những hạn chế trong
công tác tổ chức, nên cần có những giải pháp thích ứng, phù hợp cho từng giai
đoạn.
16

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công ty có những quy định rõ ràng quyền hạn chức năng, nhiệm vụ của

từng bộ phận, sử dụng kiến thức của các chuyên gia giúp ban Giám đốc có sự
đánh giá chính xác từng loại hoạt động chuyên môn đặc thù.
- Các bộ phận đã tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định của tổ chức,
không chồng chéo lên nhau, không lấn sân nhau trong công việc, không gây cản
trở hoặc khó khăn cho nhau. Tuy vậy, các hoạt động này hoàn toàn mang tính tự
phát, mà Công ty chưa có sự quy định cụ thể, rõ ràng để tạo ra những hành lang
pháp lý nhất định cho sự phối hợp thống nhất giữa các bộ phận trong từng hoạt
động.
- Thông tin báo cáo và phản hồi trong tổ chức được các bộ phận thực hiện
nghiêm túc, tuy nhiên Công ty chưa xây dựng những quy định cụ thể để từng
bước hoàn thiện hệ thống này.
- Việc phân công việc và các lĩnh vực chuyên môn cho các cấp quản lý
chưa phù hợp. Trong công tác quản lý nên tập trung các khối công việc cùng
lĩnh vực liên quan để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý. Giảm càng nhiều sự
quản lý trực tiếp của Giám đốc vào công việc chuyên môn cụ thể sẽ nâng cao
hơn hiệu quả quản lý trong toàn bộ máy.
- Công tác hành chính Văn phòng trong Công ty chưa được đánh giá
đúng, người có nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực này chưa sâu nên công
việc nhiều khi bị ách tắc, thông tin chưa thông suốt và thiếu sự tổng hợp, phân
tích xử lý thông tin chưa kịp thời trong quá trình hoạt động.
- Chưa có những biện pháp cương quyết và nghiêm minh về quản lý lao
động nên nhiều cán bộ công nhân viên còn đi làm muộn về sớm và không phát
huy hết năng suất trong giờ làm việc.
- Trình độ sử dụng máy vi tính chưa cao, chủ yếu để soạn thảo văn bản,
tính toán thống kê kinh tế. Trong khi đặc thù ngành sản xuất của Công ty có thể
sử dụng vi tính nối mạng Internet để khai thác thông tin phục vụ sản xuất kinh

17

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

doanh và quản lý, đồng thời Công ty có thể quảng cáo sản phẩm của mình trên
mạng với đối tác và người tiêu dùng.
II. Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng
- Tinh giảm bộ máy tổ chức theo hướng chất lượng để góp phần làm giảm
chi phí quản lý và tạo hiệu quả cao hơn trong công việc. Đây là việc làm khó
trong doanh nghiệp nhà nước, tuy vậy để tồn tại trong kinh tế thị trường và xu
thế hội nhập cần thiết phải có những giải pháp mang tính đột phá. Việc nghiên
cứu lại thời lượng, chất lượng của từng loại công việc hàng ngày tại từng vị trí
trong bộ máy Văn phòng cũng sẽ giúp Công ty xác định những công việc cần
thiết hoặc không cần thiết để tinh giảm triệt để nguồn nhân lực dư thừa trong
quản lý, từ đó có hướng sử dụng hiệu quả hơn. Làm tốt công tác này tạo ra bầu
không khí làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn, sự cạnh tranh trong công
việc sẽ nhiều hơn do vậy sẽ thúc đẩy quá trình phát triển, hướng mọi công việc
trong Công ty tới hiệu quả.
- Cần đưa ra các quy chế cụ thể để nâng cao sự phối hợp giữa từng thành
viên và từng bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả công việc hơn nữa. Các quy chế
này cần thiết xem như một loại trách nhiệm được quy định thẳng vào chức năng,
nhiệm vụ của từng bộ phận và mỗi bộ phận cần thể chế hoá thành các quy định
cụ thể cho từng thành viên phải thực hiện một cách nghiêm túc.
- Cần đánh giá đúng mức vị trí, vai trò của công tác hành chính Văn
phòng trong sự phát triển của Công ty. Từ đó tổ chức lại cơ cấu hoạt động, nâng
cao chất lượng đội ngũ nhân viên thuộc lĩnh vực này, từng bước hướng hoạt

động hành chính Văn phòng theo hướng chuyên môn hoá cao, có sự định hướng
và điều tiết của một quản trị viên có năng lực, phát huy hết chức năng của hoạt
động Văn phòng trong tổ chức.
- Hệ thống máy vi tính trong Công ty cần được nâng cấp và thiết lập mạng
nội bộ, kết nối Internet để hiện đại hoá phương tiện quản lý, phương pháp quản
lý.
18

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A


Tiểu luận Môn QTVP doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

C. KẾT LUẬN
Chuyên đề "Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng
của Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty/BQP đã nêu rõ
thực trạng tổ chức Văn phòng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Việc nâng cao hiệu quả công tác này một mặt giúp cho doanh nghiệp
hoạt động diễn ra thuận lợi nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh do giảm
thiểu được những chi phí không cần thiết góp phần làm tăng sản lượng, giúp
doanh nghiệp phát triển nhanh và bền vững; thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng
hoà nhập vào xu thế hội nhập toàn cầu đang diễn ra mạnh mẽ. Muốn nâng cao
hiệu quả của công tác tổ chức quản lý Văn phòng doanh nghiệp, trước hết cần
đánh giá đúng đắn và có một cái nhìn tổng thể về vai trò tác dụng của nó đối với
doanh nghiệp. Song điều quan trọng là phải bố trí tổ chức Văn phòng sao cho
khoa học để đáp ứng với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp đặt ra góp phần vào

sự phát triển chung của đất nước.

19

Phạm Thị Hồng Thúy

Lớp: ĐHLTQTVP 1408A