Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự công an quận Dương Kinh hải Phòng

LỜI CẢM ƠN
Để đạt được kết quả như ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc
nhất đến các thầy giáo, cô giáo, ban giám hiệu Trường Đại Học Công Nghệ
Thông Tin Và Truyền Thông Thái Nguyên đã tận tình giảng dạy, trang bị cho
em vốn kiến thức, kinh nghiệm quý báu để em có thể đạt được kết quả tốt nhất
trong học tập cũng như trong công việc sau khi ra trường.
Em cũng muốn gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong bộ môn “Hệ điều
khiển tự động”. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Văn Chung người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em suốt thời gian từ thực tập đến khi làm
đồ án tốt nghiệp. Trong quá trình hướng dẫn, thầy luôn nhiệt tình chỉ bảo, truyền
đạt cho em những kinh nghiệm của người thầy giáo, cô giáo đi trước giúp em
luôn có phương hướng xây dựng, phát triển và hoàn thành đề tài đúng thời hạn.
Cuối cùng em xin cảm ơn sự giúp đỡ, động viên của gia đình, tất cả bạn
bè đã là điểm tựa tinh thần và vật chất cho em trong suốt thời gian học tập và
hoàn thành đồ án tốt nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Trần Việt Anh

1


LỜI CAM ĐOAN
Để hoàn thành đồ án tốt nghiệp đúng thời gian quy định và đáp ứng được
yêu cầu đề ra, em đã cố gắng tìm hiểu, học hỏi, tích lũy kiến thức đã học. Em có
tham khảo một số tài liệu đã nêu trong phần “Tài liệu tham khảo” nhưng không
sao chép nội dung từ bất kỳ đồ án nào khác. Toàn bộ đồ án do bản thân nghiên
cứu, xây dựng dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Lê Văn Chung.
Em xin cam đoan những lời khai trên là đúng, mọi thông tin sai lệch em
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng.

Sinh viên

Trần Việt Anh

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...............................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN..........................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU...............................................................................................5
CHƯƠNG 1:..................................................................................................6
KHẢO SÁT THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ HIỆN TẠI
CỦA CÔNG AN QUẬN DƯƠNG KINH.....................................................6
1.1. TỔNG QUAN VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA CAQDK.................6
1.2. ĐẶC TẢ CÁC VẤN ĐỀ CỦA BÀI TOÁN.......................................7
1.2.1/ Khi có một cán bộ/chiến sĩ mới :................................................7
1.2.2/ Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một cán bộ/chiến
sĩ :..........................................................................................................7
1.2.2.1 Thông tin bổ sung :................................................................8
1.2.2.2 Thông tin nhất thời................................................................8
1.2.2.3 Khi có các yêu cầu tham khảo đến các hồ sơ, các thống kê về
nhân sự:.................................................................................................8
1.3: CÁC QUY ƯỚC VỀ THÔNG TIN LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG AN QUẬN..........................9
1.3.1/ Thông tin liên quan đến cán bộ/chiến sĩ được tổ chức lưu trữ
bao gồm 3 dạng chính như sau :............................................................9
1.3.2 Thông tin biến động liên quan đến mỗi cán bộ/chiến sĩ :...........11
1.3.3 Các thủ tục xử lý dữ liệu :..........................................................14
1.3.3.1 Đăng ký cán bộ/chiến sĩ mới :.............................................14

1.3.3.2 Cập nhật thông tin mới về cán bộ/chiến sĩ :........................14
1.3.3.3 Tra cứu thông tin về cán bộ/chiến sĩ :.................................14
CHƯƠNG 2.................................................................................................15
CƠ SỞ LÝ THUYẾT..................................................................................15
2.1. Giới thiệu về Access.........................................................................15
2.1.1. Khái niệm Microsoft Access.....................................................15
2.1.1.2 Cơ sở dữ liệu (Database).....................................................15
2.1.1.3 CSDL quan hệ:....................................................................16
2.1.1.4. Các loại quan hệ:................................................................16
2.1.1.5. Hệ quản trị CSDL (Database Management System)..........17
2.1.2. Các đối tượng của Microsoft Access.........................................17
2.1.2.1. Bảng (Table).......................................................................17
2.1.2.2. Truy vấn (Query)................................................................19
2.1.2.3. Biểu mẫu (Form)................................................................20
2.1.2.4. Báo cáo, báo biểu (Report).................................................21
2.1.2.5. Tập lệnh (Macro)................................................................22
2.1.2.6. Đơn thể (Module)...............................................................23
2.2. Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic (VB).......................................23
3


2.2.1. Đối tượng, thuộc tính, phương thức và sự kiện.........................26
2.2.1.1. Đối tượng............................................................................26
2.2.1.2. Thuộc tính của đối tượng (Properties)................................26
2.2.1.3 Phương thức (Methods).......................................................27
2.2.1.4 Sự kiện.................................................................................27
2.3. Các bước cơ bản khi xây dựng ứng dụng trên VB và các phần tử cơ
sở.............................................................................................................29
2.4. Kiểu dữ liệu, biến hằng và các toán tử trong VB.............................30
2.4.1. Các kiểu dữ liệu trong Visual Basic..........................................30

2.4.2. Biến, Hằng.................................................................................31
2.4.3. Các toán tử.................................................................................31
2.5. Cấu trúc điều khiển trong VB...........................................................33
2.5.1. Câu lệnh rẽ nhánh (IF... THEN)................................................33
2.5.2. Câu lệnh lựa chọn (Select Case...).............................................34
2.5.3. Câu lệnh lặp...............................................................................35
● Vòng lặp While...Wend................................................................36
2.6. Thủ tục và hàm trong VB.................................................................36
2.6.1. Đặt vấn đề..................................................................................36
2.6.2. Cấu trúc của thủ tục và hàm......................................................37
2.6.3. Các khái niệm liên quan đến thủ tục và hàm.............................39
2.7. ADO-Activex Data Object...............................................................40
2.7.1. Truy nhập cơ sở dữ liệu ADO...................................................40
2.7.2. Các đối tượng của ADO............................................................41
CHƯƠNG 3:................................................................................................42
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI CAQDK............................................................................42
3.1. PHÂN TÍCH VỀ CHỨC NĂNG......................................................42
3.1.1. Nhóm chức năng Danh mục, Danh sách...................................42
3.1.2. Nhóm chức năng nghiệp vụ quản lý nhân sự............................43
3.1.3. Nhóm chức năng tìm kiếm/thống kê........................................43
3.1.4. Nhóm chức năng in...................................................................44
3.2. Phân tích luồng dữ liệu.....................................................................46
3.2.1. Xác định các thực thể................................................................55
CHƯƠNG 4:................................................................................................67
THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ LẬP TRÌNH.................................................67
4.1 Giới thiệu chương trình.....................................................................67
4.1.1. Cửa sổ đăng nhập:.....................................................................67
4.1.2. Cửa số chính:.............................................................................67
.............................................................................................................67

KẾT LUẬN.................................................................................................73

4


LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với nhân loại bước vào thiên niên kỷ mới với nhiều sự thay đổi lớn.
Tin học cũng phát triển mạnh mẽ và góp phần đem lại cho con người những thay
đổi lớn đó. Các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con
người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh.
Các ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống đã trở nên cần thiết và việc nắm
bắt thông tin nhanh chóng, chính xác trở nên vô cùng quan trọng trong thời kỳ
hiện nay. Người ta đã tin học hoá trong mọi lĩnh vực nhưng rõ nhất là trong lĩnh
vực quản lý thì việc ứng dụng tin học lại càng vô cùng quan trọng.
Việc áp dụng đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý được coi là
thành tựu to lớn của con người vì máy tính có thể xử lý nhanh, lưu trữ khối lượng
thông tin lớn, tương đương với khối lượng sổ sách khổng lồ, thêm vào đó là một
tổ chức biên chế cồng kềnh tham gia chính vì vậy nó đã thay thế được sức lao
động của con người và giúp công tác quản lý được dễ dàng hơn.
Với những đòi hỏi thực tế như vậy thì người ta đã đưa tin học ứng dụng
vào trong việc quản lý để giúp tiết kiệm thời gian và sức lực của con người.
Chính vì vậy mà Công an Quận Dương Kinh thuộc Công an Thành phố Hải
Phòng là một trong những tổ chức đã ứng dụng thành công quản lý nhân sự nhờ
vào công nghệ của tin học.

5


CHƯƠNG 1:
KHẢO SÁT THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ

HIỆN TẠI CỦA CÔNG AN QUẬN DƯƠNG KINH
1.1. TỔNG QUAN VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA CAQDK.
Công an Quận Dương Kinh (CAQDK) là một đơn vị hành chính sự
nghiệp được thành lập từ năm [năm], có trụ sở tại [Địa chỉ], Quận Dương Kinh,
Thành phố Hải Phòng, trên cơ sở thành lập đơn vị hành chính cấp quận/huyện
mới. Tuổi đời còn khá non trẻ thực sự là một thế mạnh của cơ quan này. Nó cho
phép CAQDK tiếp thu kinh nghiệm tổ chức, quản lý, tác nghiệp của các đơn vị
tương đương trong cùng thành phố Hải Phòng cũng như dễ dàng triển khai các
phương pháp mới tiến bộ hơn mà không phải lo lắng về việc chuyển đổi phương
thức, lề lối làm việc cũ, dù về cơ bản vẫn là một đơn vị hành chính sự nghiệp nhà
nước cấp quận/huyện.

Mô hình phân cấp bộ máy tổ chức quản lý.
TRƯỞNG CAQDK

PHÓ TRƯỞNG
CAQDK

PHÓ TRƯỞNG
CAQDK

PHÓ TRƯỞNG
CAQDK

PHÓ TRƯỞNG
CAQDK

CÁC ĐỘI
NGHIỆP VỤ
TRƯC

THUỘC

CÁC ĐỘI
NGHIỆP VỤ
TRƯC THUỘC

CÁC ĐỘI
NGHIỆP VỤ
TRƯC THUỘC

CÁC ĐỘI
NGHIỆP VỤ
TRƯC THUỘC

CÔNG AN CÁC PHƯỜNG

6


Về bộ máy tổ chức, CAQDK gồm có Trưởng Công an quận là người chịu
trách nhiệm chính về mọi hoạt động của CAQDK, dưới Trưởng Công an quận là
các Phó trưởng Công an quận giúp việc, hiện tại CAQDK có 04 Phó trưởng Công
an quận. Dưới BCH Công an quận là các đội nghiệp vụ, Công an các phường có
nhiệm vụ chức năng cho Trưởng CAQDK những lĩnh vực mà đội, phường được
giao quản lý, thay mặt trưởng CAQ điều hành những hoạt động chuyên môn như:
kỹ thuật nghiệp vụ, tổ chức,...
CAQDK còn có các phòng ban gồm Đội Tham mưu Tổng Hợp – Chính trị
Hậu Cần, Đội CSĐTTP về TTXH, Đội CSĐTTTP về KT – CV, MT ; Đội
ANND, Đội QLHC, Đội CSBV và HTTP, Đội CSGT – TT.113, cùng 06 Công an
các phường trực thuộc có quan hệ tương trợ lẫn nhau

1.2. ĐẶC TẢ CÁC VẤN ĐỀ CỦA BÀI TOÁN
Trong một cơ quan hành chính sự nghiệp việc quản lý công chức, tiền
lương của mỗi cán bộ/chiến sĩ trong cơ quan trên máy vi tính không phải dễ.
Khâu quản lý công chức do phòng tổ chức trong cơ quan nắm giữ, còn khâu quản
lý tiền lương do phòng tài vụ nắm giữ. Để hiểu rõ việc quản lý thì mỗi phân tích
viên cần phải khảo sát và nắm được những thông tin sau:
1.2.1/ Khi có một cán bộ/chiến sĩ mới :
Thông tin cố định về bản thân cán bộ/chiến sĩ: là những thông tin không
thay đổi, hay về nguyên tắc là không thay đổi, gắn liền với bản thân mỗi cán
bộ/chiến sĩ, giúp xác định phân biệt giữa người này với người khác.
Ví dụ: họ tên, năm sinh, địa chỉ, hình ảnh,… của cán bộ/chiến sĩ.
1.2.2/ Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một cán bộ/chiến sĩ :
- Thông tin biến động về bản thân cán bộ/chiến sĩ : là những thông tin
biến động, gắn liền với mỗi cán bộ/chiến sĩ, nhằm mô tả những quá trình bản
thân của từng cán bộ/chiến sĩ.
Ví dụ : quá trình đào tạo chuyên môn, ngoại ngữ, … của cán bộ/chiến sĩ.

7


- Thông tin biến động về quan hệ giữa cán bộ/chiến sĩ và đơn vị công tác :
là những thông tin biến động, gắn liền với mỗi cán bộ/chiến sĩ, mô tả những quá
trình quan hệ giữa cán bộ/chiến sĩ với đơn vị.
Ví dụ : quá trình công tác tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc, quá trình
khen thưởng, kỷ luật,… của từng cán bộ/chiến sĩ.
Những thông tin biến động liên quan đến mỗi cán bộ/chiến sĩ có hai loại :
1.2.2.1 Thông tin bổ sung :
Là những thông tin cùng loại mà cái được cập nhật vào sau có tính bổ
sung cho những thông tin đã được cập nhật trước đó.

Ví dụ : thông tin về các con, về quá trình đi công tác nước ngoài, về quá
trình khen thưởng, quá trình kỷ luật,… của cán bộ/chiến sĩ.
1.2.2.2 Thông tin nhất thời
là những thông tin cùng loại mà cái được cập nhật vào sau sẽ làm mất ý
nghĩa hiệu lực của thông tin đã được cập nhật trước đó.
Ví dụ : thông tin về trình độ chuyên môn, hợp đồng lao động… của cán
bộ/chiến sĩ.
1.2.2.3 Khi có các yêu cầu tham khảo đến các hồ sơ, các thống kê về nhân sự:
- Tra cứu hồ sơ, quá trình làm việc tại đơn vị phục vụ cho công tác tổ chức.
- Thống kê, đánh giá các mặt chất lượng cán bộ/chiến sĩ theo từng bộ
môn, khoa, trung tâm, phòng ban và toàn doanh nghiệp.
- Cung cấp số liệu tình hình nhân sự, khả năng lao động, chất lượng cho
các bộ phận chức năng để xây dựng kế hoạch.

8


1.3: CÁC QUY ƯỚC VỀ THÔNG TIN LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG HỆ
THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG AN QUẬN
1.3.1/ Thông tin liên quan đến cán bộ/chiến sĩ được tổ chức lưu trữ bao gồm
3 dạng chính như sau :
- Thông tin cố định về bản thân cán bộ/chiến sĩ.
- Thông tin biến động về bản thân cán bộ/chiến sĩ.
- Thông tin biến động về quan hệ giữa cán bộ/chiến sĩ và đơn vị.
Hồ sơ cán bộ chiến sĩ:
(khi mới vào công an CBCS đều phải khai thông tin bản thân)
1. Số hiệu:
Mật

PHIẾU NHÂN SỰ

2. Họ và tên: ………………………….3. Tên khác.............................................................
4. Sinh ngày: …..tháng …..năm ….… 5. Nam, nữ. 6. Dân tộc:..........................................
7. Nguyên quán: ..................................................................................................................
8. Nơi sinh:...........................................................................................................................
9. Thành phần gia đình: ………….10. Thành phần bản thân: .............................................
11. Ngày vào Đoàn: …………….12. Ngày vào Đảng CSVN: ............................................
13. Ngày vào CAND: ……………… .14. Ngày vào Bộ đội (Nếu có).................................
15. Trình độ:
Văn hóa: …………….. Nghiệp vụ: .....................................................
KHKT: …………………………..Ngoại ngữ: ................................
16. Lương:
Tháng năm

Cấp bậc

Tháng năm

9

Hệ số lương


17. Quá trình công tác
Từ tháng năm

Đến tháng năm

Giữ chức vụ, công tác gì, đơn vị nào

18. Quá trình đào tạo:

Từ …./…. Đến
…./….

Tên khóa học

Học ngành,
môn, nghề gì

19. Đi công tác B, C, K:

Học trường nào

Hình thức

20. Đi nước ngoài:

21. Khen thưởng:..................................................................................................................
22. Kỷ luật:...........................................................................................................................
23. Quan hệ gia đình
- Họ tên cha: ………………………………………………….....Sinh năm:........................
Quê quán: ............................................................................................................................
Nơi ở:...................................................................................................................................
Chức vụ, Nghề nghiệp: ........................................................................................................
- Họ tên mẹ: …………………………………………………….Sinh năm:.........................
Quê quán: ............................................................................................................................
Nơi ở:...................................................................................................................................
Chức vụ, Nghề nghiệp: ........................................................................................................
- Họ tên vợ (chồng): ……………………………………………Sinh năm:.........................
Quê quán: ............................................................................................................................

10


Nơi ở:...................................................................................................................................
Chức vụ, Nghề nghiệp: ........................................................................................................
- Họ tên cha (vợ hoặc chồng): ………………………………….Sinh năm:.........................
Quê quán: ............................................................................................................................
Nơi ở:...................................................................................................................................
Chức vụ, Nghề nghiệp: ........................................................................................................
- Họ tên mẹ (vợ hoặc chồng): …………………………………..Sinh năm:.........................
Quê quán: ............................................................................................................................
Nơi ở:...................................................................................................................................
Chức vụ, Nghề nghiệp: ........................................................................................................
- Các con (Năm sinh, Nghề nghiệp):....................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
- Họ tên (anh, chị, em, cô, dì, chú, bác (kể cả của vợ (Chồng)) hiện đang cư trú
tại nước ngoài (nếu có). (nước nào? Hiện làm gì? Đi theo diện nào?)).
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Hải Phòng, ngày ….tháng ….năm ………
NGƯỜI KHAI KÝ TÊN
1.3.2 Thông tin biến động liên quan đến mỗi cán bộ/chiến sĩ :
- Thông tin bổ sung.
- Thông tin nhất thời.
Các quyết định chuyển công tác:

11

CÔNG AN TP HẢI PHÒNG
CÔNG AN QUẬN DƯƠNG KINH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 145/QĐ-CADK

Dương Kinh, ngày 5 tháng 6 năm 2011
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ

TRƯỞNG CÔNG AN QUẬN DƯƠNG KINH
- Căn cứ quyết định số 106/2006/QĐ - BCA(X13) ngày 07/02/2006 của
Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ
máy của Công an quận;
- Căn cứ Quyết định số 1304/2004/QĐ-BCA(X13) ngày 11/11/2004 của
Bộ trưởng bộ Công an ban hành quy chế điều động sỹ quan hạ sỹ quan, chiến sỹ,
công nhân viên Công an và luân chuyển cán bộ lãnh đạo chỉ huy trong lực lượng
Công an nhân dân;
Căn cứ Nghị quyết của Ban Thường vụ Đảng uỷ Công an quận họp ngày
2/6/2011;
- Xét yêu cầu công tác và đề nghị của đồng chí đội trưởng Đội Tổng hợp;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Điều động đ/c: …………., Sinh năm: 1984; Quê quán: Phương
Lung – Hưng Đạo – Hải Phòng; Cán bộ (4,20/2009); Hiện đang công tác tại CAP
Anh Dũng đến nhận công tác tại CAP Hưng Đạo - Công an quận Dương Kinh –
TP. Hải Phòng.

Điều 2: Quyết định này thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3: Các đồng chí: Đội trưởng đội Tổng hợp, Trưởng CAP Anh Dũng,
Trưởng CAP Hưng Đạo và đ/c …………. chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này./.
Nơi nhận:
- Như điều 3
- PX13 (để báo cáo)
- Lưu VP.

TRƯỞNG CÔNG AN QUẬN

SH: …….

Đại tá: ………….

12


Quyết định bổ nhiệm chức danh
CÔNG AN TP HẢI PHÒNG
CÔNG AN QUẬN DƯƠNG KINH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 1../QĐ-CADK

Dương Kinh, ngày .. tháng 5 năm 2011
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm cán bộ

TRƯỞNG CÔNG AN QUẬN DƯƠNG KINH
Căn cứ Quyết định số 105/2009/QĐ-BCA(X13) ngày 7/2/2006 của Bộ
trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy
của Công an quận.
Căn cứ Quy định số 167/QĐ-PX13 ngày 20/3/2006 của Giám đốc CATP
Hải Phòng về việc phân cấp bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm, luân
chuyển cán bộ chỉ huy đội, trạm CSND.
Căn cứ Công văn trao đổi số 242/CV-PX13 ngày 14 tháng 4 năm 2011 của
Phòng Tổ chức cán bộ về thẩm định công tác cán bộ một số đội công tác thuộc
Công an quận Dương Kinh.
Căn cứ Nghị quyết của cấp uỷ và Lãnh đạo Công an quận Dương Kinh
họp ngày ……..
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Bổ nhiệm có thời hạn đồng chí Đại uý ……………., sinh năm:
1978; Quê quán: ………….; Phó đội trưởng đội An ninh nhân dân giữ chức vụ
Đội trưởng đội An ninh nhân dân - Công an quận Dương Kinh - TP Hải Phòng.
Điều 2: Quyết định này thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3: Đồng chí Hoàng Ngọc Thanh chịu trách nhiệm thi hành quyết
định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 3
- Lưu đội Tổng hợp

TRƯỞNG CÔNG AN QUẬN

SH: 136 - 221
Đại tá: …………………..
13

1.3.3 Các thủ tục xử lý dữ liệu :
1.3.3.1 Đăng ký cán bộ/chiến sĩ mới :
- Đăng ký các thông tin ban đầu (cố định) về bản thân cán bộ/chiến sĩ
mới.
- Đăng ký các thông tin ban đầu (biến đổi) về bản thân cán bộ/chiến sĩ
mới : quan hệ gia đình, quan hệ xã hội, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ.
- Đăng ký các thông tin ban đầu (biến đổi) biểu thị quan hệ giữa cán
bộ/chiến sĩ mới và đơn vị : phân công công tác.
1.3.3.2 Cập nhật thông tin mới về cán bộ/chiến sĩ :
- Thêm (bổ sung, tích lũy) các thông tin mới về cán bộ/chiến sĩ :
+ Nhóm các thông tin liên quan bản thân cán bộ/chiến sĩ : về quan hệ gia
đình, quan hệ xã hội, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ.
+ Nhóm các thông tin biểu thị quan hệ giữa cán bộ/chiến sĩ và đơn vị : về
phân công công tác, quá trình đi công tác nước ngoài, khen thưởng, kỷ luật.
- Sửa đổi, điều chỉnh các thông tin đã nhập về cán bộ/chiến sĩ : do thông
tin nhập bị sai sót (nhập nhầm) hay bị lạc hậu so với thông tin thực tế.
Việc sửa đổi, điều chỉnh các thông tin phải do người có thẩm quyền thực hiện.
- Xóa các thông tin đã nhập về cán bộ/chiến sĩ : do thông tin đã nhập bị
trùng lắp hay bị nhầm lẫn.
Việc sửa đổi, điều chỉnh các thông tin phải do người có thẩm quyền thực hiện.
1.3.3.3 Tra cứu thông tin về cán bộ/chiến sĩ :
Nhằm cung cấp cho người sử dụng các thông tin mô tả trạng thái hiện tại
của cán bộ/chiến sĩ hay toàn bộ chi tiết các quá trình của cán bộ/chiến sĩ.

14


CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1. Giới thiệu về Access
2.1.1. Khái niệm Microsoft Access
MS - Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft trên môi
trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh
chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế. Với MSAccess, người sử dụng không phải viết câu lệnh mà vẫn có thể lập trình theo ý
muốn của người sử dụng.
Các đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), Truy
vấn (Query), Mẫu biểu (Form), Báo biểu (Report), Macro và Module. Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông
tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
Access không chỉ là một hệ cơ sở dữ liệu mà còn hệ quản trị cơ sở dữ liệu
quan hệ, Access cung cấp công cụ wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo
hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ
liệu.
Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học, với Wizard
các phương tiện hoạt động tự động khác sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức
trong việc xây dựng và thiết kế chương trình.
2.1.1.2 Cơ sở dữ liệu (Database)
CSDL là một hệ thống các dữ liệu có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị
lưu trữ Dl thứ cấp (như băng từ, đĩa từ, ... ). Để có thể thoả mãn yêu cầu khai
thác thông tin của người sử dụng, hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích
khác nhau.
Như vậy chúng ta thấy rằng: CSDL là một tập hợp các DL mang tính hệ thống
chứ không phải những dữ liệu rời rạc, không có quan hệ với nhau. Các dữ liệu
này phải có cấu trúc và khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác của người sử
dụng một cách đồng thời. Đó chính là đặc trưng của Access.

15

2.1.1.3 CSDL quan hệ:
CSDL là tập các dữ liệu có cấu trúc cho nên CSDL quan hệ là CSDL
nhưng phải có đặc trưng sau:
- Một quan hệ là một quan hệ hai chiều bao gồm các cột và các hàng của
các thành phần DL.
- Mỗi bảng (Table) là một quan hệ. Và tên mỗi bảng phải là duy nhất, một
bảng bao gồm 1 hay nhiều cột (đây là số trường-field). Số cột có trong bảng
chính là số trường quan hệ.
- Mỗi bảng bao gồm không hoặc nhiều dòng (số bản ghi-record). Đây
chính là các bản ghi của quan hệ.
+ Khoá chính: là một hay nhiều cột trong bảng có đặc điểm dữ liệu của các
cột này phải có khi nhập và là duy nhất không trùng lặp.
+ Khoá ngoại: là một hay nhiều cột chứa khoá chính của một quan hệ
khác, dùng để tạo mối liên kết giữa 2 bảng.
2.1.1.4. Các loại quan hệ:
Microsoft Access cung cấp cho chúng ta 3 loại quan hệ :
- Quan hệ một – một (one to one):
Trong mối quan hệ một – một, một dòng trên bảng A chỉ có một dòng
tương ứng trên bảng B và ngược lại.
Mối quan hệ này thường không phổ biến lắm vì hầu hết các thông tin có
liên quan theo cách này sẽ được gộp lại trong một bảng. chúng ta có thể tạo ra
mối quan hệ này khi các cột trong bảng ban đầu được chia thành các bảng riêng
rẽ, mà những bảng này có chung một khoá chính. Điều này thường được áp dụng
trong trường hợp vì lý do bảo mật DL.
- Quan hệ một – nhiều (one to many):
Đây là một mối quan hệ được sử dụng phổ biến nhất. Mối quan hệ một –
nhiều trên hai bảng A-B thể hiện rằng một dòng ở bảng A tương ứng với nhiều
dòng ở bảng B nhưng một dòng ở bảng B chỉ liên quan đến duy nhất một dòng ở
bảng A. Mối quan hệ này đôi khi có thể nói là mối quan hệ nhiêù một.

- Quan hệ nhiều – nhiều (many to many):

16


Mối quan hệ này thể hiện rằng một dòng ở bảng A có nhiều dòng tương
ứng ở bảng B và ngược lại. Tuy nhiên trong thực tế có mối quan hệ này khi triển
khai mô hình CSDL quan hệ phải tách chúng ra thành hai quan hệ một – nhiều
bằng cách tạo ra một bảng thứ ba.
2.1.1.5. Hệ quản trị CSDL (Database Management System)
Hệ quản trị CSDL là một công cụ cho phép quản lý và tương tác với CSDL
Các chức năng cơ bản của hệ quản trị CSDL bao gồm:
- Một hệ quản trị CSDL phải có ngôn ngữ mô tả DL (Data denifition
language). Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khai thác cấu trúc
của DL, mô tả các mối liên hệ của Dl cũng như những qui tắc quản lý áp đặt trên
DL đó.
- Một hệ quản trị CSDL phải có ngôn ngữ thao tác DL (Data
Manipopulation Language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật DL (thêm,
xoá, sửa,....) cho nhiều mục đích khác nhau.
- Một hệ quản trị CSDL cũng phải có ngôn ngữ truy vấn DL để khai thác,
rút trích CSDL khi có nhu cầu.
- Một hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt cơ chế giải quyết tranh chấp DL.
- Ngoài ra, một số hệ quản trị CSDL cung cấp cho người sử dụng những cơ chế
bảo mật và phục hồi DL khi có sự cố xảy ra.
Hệ quản trị CSDL quan hệ là hệ quản trị CSDL theo mô hình quan hệ.
Trong thực tế, Access rất phổ biến tuy nhiên còn thiếu một số cơ chế về
tranh chấp DL, sao lưu DL và một số chức năng nâng cao khác như tính bảo mật
chưa cao....
2.1.2. Các đối tượng của Microsoft Access
Microsoft Access có 7 đối tượng cơ bản:

2.1.2.1. Bảng (Table)
Là thành phần cơ sở của tập tin CSDL Access dùng để lưu trữ dữ liệu, nó
chính là cấu trúc CSDL. Do đó đây là đối tượng đầu tiên được tạo ra trước. Bên
trong một bảng, dữ liệu được tạo bởi nhiều cột và nhiều dòng.
Sau khi chọn Design View màn hình thiết kế bảng có các thuộc tính sau :
17


- Field name (tên vùng) :
Mô tả tên các cột của một bảng. Tên vùng dài đến 64 ký tự, bắt đầu bằng
một chữ cái (a-z) hoặc số (0-9). Trong tên có thể có khoảng trắng, nhưng không
được chứa dấu chấm (.). Tên vùng nên đặt ngắn gọn, gợi nhớ, “thân thiện” và
không nên dùng khoảng trắng bên trong.
- Data Type (kiểu dữ liệu) :
Xác định kiểu dữ liệu cho vùng vừa tạo. Các kiểu dữ liệu có thể mô tả
trong một bảng Access như sau :
Kiểu dữ liệu
ý nghĩa
Text
Chứa ký tự bất kỳ, <=255 ký tự
Memo
Văn bản có chiều dài động, <=32000 ký tự
Number
Chứa số chiếm 2,4,8 bytes
Date/time
Ngày/giờ chiếm 8 bytes
Currency
Mô tả tiền tệ chiếm 8 bytes
Autonumber
Số nguyên do Access tự động gán vào theo thứ tự tăng

Yes/No
Nhận một trị logic đúng hoặc sai, chiếm 1 bit
Lookup winzard
Hướng dẫn tìm kiếm dữ liệu
OLE object
Đối tượng nhúng (hình ảnh, âm thanh, tài liệu....)
- Description (mô tả)
Ghi diễn giải cho vùng vừa tạo, không bắt buộc. Vùng này sẽ được thể
hiện trong màn hình dữ liệu (Datasheet View), nếu có nội dung.

Hình 1: Màn hình thể hiện các trường của bảng

18


2.1.2.2. Truy vấn (Query)
Query là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số
liệu. Người ta sử dụng truy vấn để liên kết DL từ nhiều bảng chọn lựa ra các
thông tin cần quan tâm. Hơn nữa truy vấn còn là công cụ cần thiết để chỉnh sửa
số liệu (Update Query), để tạo ra Table mới (Make Table Query), để thêm dữ liệu
vào Table (Append Query), để xoá số liệu (Delete Query), tổng hợp số liệu
(Crosstab Query), và nhiều công dụng khác. Người sử dụng có thể dùng ngôn
ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language), hoặc công cụ truy
vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) tạo truy vấn.
Truy vấn bằng ví dụ là một công cụ hỗ trợ truy vấn DL mà không cần phải
biết lệnh SQL.
Ta có thể so sánh màn hình thiết kế QBE với dạng thức tổng quát của câu
lệnh SQL.
SQL

QBE

Select

Field, Show

From

Phần trên của màn hình thiết kế query

[Where...]

Criteria

[Group By...]

Total

[Having...]

Sort

Tương ứng với loại truy vấn hành động có các lệnh SQL sau:
Insert Into

Append to

Update ... Set

Update to

Delete ... From

Delete

Select ... Into

Make table

Có thể gõ trực tiếp câu lệnh SQL trong màn hình thiết kế query bằng cách chọn
trình đơn View/SQL hoặc chọn biểu tượng SQL trên thanh công cụ.
Cách 1 : dùng ngôn ngữ SQL

19


Hình 2: Màn hình thể hiện câu lệnh truy vấn
Cách 2: dùng truy vấn QBE

Hình 3:Màn hình tạo truy vấn bằng công cụ QBE

2.1.2.3. Biểu mẫu (Form)
Biểu mẫu được thiết kế để thể hiện, soạn thảo hoặc nhập dữ liệu. Biểu mẫu
có mục đích làm “thân thiện hoá” những thao tác trên giúp người dùng có cảm
giác đang điền thông tin vào những phiếu rất “đời thường”. Trong biểu mẫu còn
có thể chứa các biểu mẫu con (Sub Form), cho phép cùng lúc cập nhật trên nhiều
bảng khác nhau. Trên Form có nhiều công cụ hỗ trợ thao tác, nếu phối hợp tốt
với Macro và Module sẽ xử lí được những yêu cầu phức tạp.
Cách tạo biểu mẫu chính/phụ gồm các bước sau:
- Tạo biểu mẫu chính, biểu mẫu phụ.

- Đưa các biểu mẫu phụ vào màn hình thiết kế của biểu mẫu chính bằng
cách chọn Window/Title, rồi kéo tên biểu mẫu phụ thả vào vị trí xác định trong
màn hình thiết kế biểu mẫu chính. Hoặc chọn biểu tượng trong hộp Toolbox,
hoặc tự tạo với Properties của đối tượng SubForm.
Xoá nhãn của biểu mẫu phụ.

20


- Tạo quan hệ giữa các biểu mẫu chính, phụ bằng cách mở hộp thuộc tính
của biểu mẫu phụ kiểm tra 2 hàng Link Child Fields và Linhk Master Fields có
đúng quan hệ không.
2.1.2.4. Báo cáo, báo biểu (Report)
Báo biểu là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu. Dùng
để in ấn hoặc thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ bảng hoặc từ truy vấn. Báo
biểu có hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình
ảnh, đồ thị và có thể xuất ra các tập tin khác như Word/Excel.
Các kiểu Report để tạo báo cáo : gồm 5 loại
- Report Wizard: trình bày theo cột đơn (Columnar) hoặc theo dạng bảng
(Tabular), và cho phép lựa chọn vùng, sắp xếp và nhóm dữ liệu tuỳ ý, cùng các
thao tác trên nhóm dữ liệu.
- Autoreport Columnar: trình bày dưới dạng cột đơn và bao gồm tất cả các
vùng của bảng nền.
- Autoreport Tabular: trình bày dưới dạng bảng tính và bao gồm tất cả các
vùng của bảng nền.
- Label Wizard: tạo các nhãn trên phong bì như tên, địa chỉ để gửi thư.
- Chart Wizard: trình bày dưới dạng đồ thị.
Để gom nhóm dữ liệu theo một trường nào đó ta chọn trình đơn View/Sorting
and Grouping hoặc chọn nó trong thực đơn ngắn bất kỳ. Xuất hiện cửa sổ :

Hình 5: Màn hình thể hiện sự gom nhóm theo trường (field)
+ Muốn ẩn, hiện phần đầu và phần cuối mỗi nhóm thì chọn Yes/No ở hàng
Group Hearder, Group Footer.
+ Group On: Nhóm theo từng giá trị của vùng hoặc theo vài ký tự đầu của vùng
21


+ Goup Interval: tuỳ thuộc vào sự lựa chọn Group On.
+ Keep Together: nếu muốn các mẩu tin trong cùng một nhóm đi cùng với
nhau trong một trang in thì chọn Whole group, ngược lại thì chọn With first
detail.
Để tạo báo biểu loại Report và SubReport gồm các bước giống như thiết kế
Main/Sub Form:
+ Tạo báo biểu chính, báo biểu phụ.
+ Đặt báo biểu phụ vào báo biểu chính, bằng cách kéo các báo biểu phụ từ
cửa sổ csdl thả vào vị trí xác định trong cửa sổ thiết kế báo biểu chính. Hoặc
chọn biểu tượng Sub Form/Sub Report trong hộp công cụ.
+ Tạo mối quan hệ giữa chúng bằng cách kiểm tra hàng Link Child Fields
và hàng Link Master Field trong cửa sổ thuộc tính của SubReport.
2.1.2.5. Tập lệnh (Macro)
Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản
trong Microsoft Access như mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn .... mà
không cần phải biết nhiều về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
a- Xây dựng Macro
Trong cửa sổ csdl chọn thành phần Macro, rồi chọn New, xuất hiện cửa sổ
Macro

Hình 6: Màn hình thể hiện cửa sổ tạo Macro
Để xuất hiện cột Macro name và cột condition, chọn trình đơn View/Macro name
và View/Condition.

Thực hiện một Macro

22


Để thực hiện một Macro chọn Run trên thanh công cụ, hoặc chọn Run
trong cửa sổ csdl. Người ta thường dùng Run để chạy thử và kiểm tra một Macro
mới tạo.
Macro đặc biệt Autoexec
Macro mang tên Autoexec là một Macro cho phép tự động thực hiện mỗi
khi mở csdl trong Ms Access. Vì vậy người ta thường dùng nó để tự động mọi
thao tác khi bắt đầu một phiên làm việc, thường là mở một form để giới thiệu và
trình bày “thực đơn” của áp dụng.
2.1.2.6. Đơn thể (Module)
Với ngôn ngữ Visual Basic cho phép người sử dụng xây dựng các hàm
hoặc thủ tục của riêng mình để thực hiện một hành động phức tạp nào đó mà
không thể thực hiện bằng công cụ tập lệnh, hoặc làm chương trình chạy nhanh
hơn.
Để soạn thảo một chương trình, ta phải sử dụng cửa sổ thiết kế đơn thể
(cửa sổ Module).
Thêm một đơn thể mới: trong màn hình database chọn thành phần Module,
rồi chọn New. Hoặc chọn trình đơn Insert/Module sau đó đặt tên chọn OK.
Các trình đơn trợ giúp khi soạn thảo chương trình: Edit – Copy/Cut/Paste/
Delete/Undo/Find/Find Next/Replace/Select All.
Mở thêm một cửa sổ soạn thảo mới: chọn Windows/Split, dùng phím F6
hoặc nhấp chuột để di chuyển giữa các cửa sổ này.
Thêm một thủ tục mới: tại vị trí muốn thêm chọn Insert/Procedure... chọn
Sub hoặc Fun và đặt tên/OK.

2.2. Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic (VB)

Visual Basic (VB) là sản phẩm phần mềm của Microsoft, VB là một ngôn
ngữ lập trình hướng đối tượng được sử dụng rộng rãi trên thực tế.
VB là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất để xây dựng một chương trình ứng
dụng chạy trên nền Micrsoft Windows. VB cung cấp sẵn một tập đầy đủ các công
cụ để làm nhanh, đơn giản quá trình phát triển ứng dụng.

23


Khác với một số ngôn ngữ lập trình khác như C++, với VB bạn không
phải viết mỗi thứ một ít, VB cung cấp mức độ cao hơn của lập trình tự động. Như
vậy bạn có thể làm nhiều thứ mà không phải lập trình nhiều.
Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công
sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.
VB sử dụng cách tiếp cận phát triển tương tác. Trong môi trường phát
triển tương tác. Mã lệnh được biên dịch ngay khi được gõ vào. Và hồi âm ngay
lập tức cho lập trình viên.
Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là
khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi
chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác.
Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước,
hình dáng của các đối tượng xuất hiện trong ứng dụng.
Các bước cơ bản xây dựng một chương trình sử dụng ngôn ngữ VB
- Thiết kế giao diện (Visual Programming).
- Đặt giá trị thuộc tính.
- Viết lệnh (Code Programming).
- Chạy và kiểm tra chương trình.
Cài đặt VB
Giống như các phần mềm khác cài đặt trên Window. Đưa CD chương
trình cài đặt VB nguồn vào ổ CD ROM, chương trình AUTO Run tự động hiển

thị, thực hiện theo từng bước hướng dẫn của chương trình cài đặt. Sau khi cài đặt,
VB sẽ tạo trên đĩa cứng một thư mục chính theo đường dẫn được chỉ định trong
quá trình cài đặt, trong đó chứa các dữ liệu khác nhau dùng cho việc thiết kế hay
những công cụ để làm việc với VB.

Khởi động VB
Có thể kích trực tiếp vào biểu tượng VB trên màn hình
Hoặc kích vào Start\All Programs\Microsoft Visual Studio 6.0\ Microsoft
Visual Basic 6.0

24


Hình 1.1: Khởi động VB
Cửa sổ VB
Sau khi khởi động xong VB, bạn được đưa vào môi trường phát triển tích
hợp của VB (gọi tắt là IDE - Intergrated Development Environment). Đây là nơi
mà có thể tạo ra các chương trình VB.

25