Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà Nam

LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo Nguyễn Duy
Minh đã tận tình chỉ bảo em để em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Công nghệ
thông tin và truyền thông - Đại học Thái Nguyên đã cho em những kiến thức, kinh
nghiệm quý báu trong suốt thời gian học tập tại trường.
Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn các bạn bè đã động viên khích lệ tôi rất
nhiều trong quá trình tôi làm đồ án tốt nghiệp này.
Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do chưa có kinh nghiệm nên đồ án của em
không thể tránh khỏi những thiếu xót nhất định. Em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo cũng như bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, tháng 01 năm 2017
Sinh viên

Lê Quang Luận

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan nội dung đồ án không sao chép nội dung cơ bản từ các đồ án
khác và sản phẩm của đồ án là của chính bản thân tự nghiên cứu xây dựng lên
Nếu không đúng sự thật, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

2


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU.............................................7

1.2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).............................................................................................. 10
1.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (sơ đồ luồng dữ liệu BLD)..........................................................................11
1.2.4.1 Khái niệm:................................................................................................................................... 13
1.2.4.2 Thực thể và kiểu thực thể............................................................................................................ 13
1.2.4.3 Liên kết và kiểu liên kết............................................................................................................... 13
2.1. Khảo sát hệ thống............................................................................................................................ 16
2.1.1. Khảo sát thực tế Trường Trung cấp Bưu chính -viễn thông - Công nghệ thông tin I- Hà Nam...........16
2.1.5. Một số biểu mẫu báo cáo trong công tác quản lý nhân sự tại trường TCBC-VT-CNTT1 - Hà Nam......22
* Mẫu sơ yếu lý lịch của cán bộ - giáo viên trường TCBC-VT-CNTT1 – Hà Nam.........................................22
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh............................................................................................. 30
2.4 Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu......................................................................................................... 34

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN..................................................55

3


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Mô hình phân cấp bộ máy quản lý.......................................................18
Hình 2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng..................................................................28
Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh................................................29
Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh............................................................30
Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh...................................................31
Hình 2.6 Chức năng tìm kiếm...............................................................................32
Hình 2.7 Chức năng báo cáo.................................................................................33
Hình 2.8 Mô hình dữ liệu quan hệ........................................................................34
Hình 2.9 Chuẩn hoá mô hình quan hệ các thực thể............................................35
Hình 2.10 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng...............................................................39
Hình 3.11 Cấu trúc Bảng chức vụ........................................................................40
Hình 3.12 Cấu trúc Bảng dân tộc.........................................................................40

Hình 3.13 Cấu trúc Bảng Diễn biến chức vụ.......................................................41
Hình 3.14 Cấu trúc Bảng Diễn biến Hệ số lương................................................41
Hình 3.15 Cấu trúc Bảng Hệ số lương................................................................42
Hình 3.16 Cấu trúc Bảng Học vấn........................................................................42
Hình 3.17 Cấu trúc Bảng Khen thưởng/ Kỷ luật................................................43
Hình 3.18 Cấu trúc Bảng Hồ sơ nhân sự.............................................................43
Hình 3.19 Cấu trúc Bảng Ngoại ngữ....................................................................44
Hình 3.21 Cấu trúc Bảng Phòng ban...................................................................45
Hình 3.22 Chức năng cập nhật Hồ sơ nhân sự...................................................46
Hình 3.23 Chức năng cập nhật chức vụ...............................................................47
Hình 3.24 Chức năng cập nhật trình độ ngoại ngữ.............................................47
Hình 3.25 Chức năng tìm kiếm nhân sự theo Mã nhân sự.................................48
Hình 3.26 Chức năng tìm kiếm nhân sự theo tên................................................48
Hình 3.27 Chức năng tìm kiếm nhân sự theo dân tộc.........................................49
Hình 3.28 Chức năng tìm kiếm nhân sự Phòng ban...........................................49
Hình 3.29 Chức năng báo cáo lý lịch....................................................................50
Hình 3.30 Chức năng In thẻ nhân sự...................................................................50
Hình 3.31 Chức năng Thống kê theo chuyên môn..............................................51

4


Hình 3.32 Kết quả thống kê theo chuyên môn.....................................................51

5


LỜI NÓI ĐẦU
Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại công nghệ thông tin. Đặc biệt
trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin học là một công

cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Tin học đã và
đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối
với mỗi quốc gia.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con
người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất
nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá
giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá
và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người.
Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em là một sinh viên ngành tin
học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm để người học tự
củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại nhà trường, là nền
tảng vững chắc cho sau này.
Trong thời gian nhận đồ án tốt nghiệp, được sự đồng ý của các thầy cô trong
khoa cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Duy Minh em đã được nhận đề
tài: “Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông - Công nghệ thông tin 1 - Hà Nam”.
Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em
còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô
giáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các bạn
sinh viên và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Duy Minh đã tận tình hướng dẫn, giúp
đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, tháng 01 năm 2013
Sinh viên:
LÊ QUANG LUẬN

6

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao
gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnh
hay hình ảnh động, ... được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dưới
dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính. Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quy
tắc dựa trên lý thuyết toán học. Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu
hiện thực khách quan.
Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở dữ
liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng. Bất kỳ
người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về nguyên tắc có
quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế độ trực tuyến hay
tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tài
nguyên đó.
CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc bằng
các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung hay loại bỏ
dữ liệu. Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng quan trọng và
phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL. Hệ quản trị CSDL-HQTCSDL là phần mềm
điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL. Khi người sử dụng đưa ra yêu cầu truy
nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các thao
tác trên CSDL lưu trữ.
Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các
thực thể. Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau về
căn bản. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt. Trong
cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ để xây dựng
các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn dữ liệu là duy
nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không những phải tính đến
yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính khách quan, trung thực
của dữ liệu hiện thực. Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giữ được
sự toàn vẹn của dữ liệu.

7


Hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất quan trọng, nó như là một bộ diễn dịch với ngôn
ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không
cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn ở trong máy.
Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
* Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
- Khai báo.
- Định nghĩa.
- Nạp dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
* Cập nhật cơ sở dữ liệu:
- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu.
- Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
* Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu:
- Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu.
- Kiết xuất thông tin theo yêu cầu.
1.2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình
và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân
thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên.
1.2.1. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống kinh doanh. Chức năng chính
của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống.
Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chia
mang tính vật lý. Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử
lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống.

Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại:
- Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát sinh tiếng
nói, công văn, hình ảnh…Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với
kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.

8


- Thông tin có cấu trúc: là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất
định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu quy định.
a) Nhiệm vụ của hệ thống thông tin
- Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh
doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại
nhằm: Phản ánh nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt động
kinh doanh của hệ thống.
- Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài, đưa
thông tin ra ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu
hàng hoá...
b) Vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa
hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
1.2.2. Quá trình phân tích, thiết kế và cài đặt
Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần
hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau:
- Xác định vấn đề và yêu cầu.
- Xác định mục tiêu, ưu tiên.
- Thiết kế logic (trả lời các câu hỏi làm gì? hoặc là gì?)
- Thiết kế vật lý (đưa những biện pháp, phương tiện thực hiện nhằm trả lời
câu hỏi: làm như thế nào?)
- Cài đặt (lập trình).

- Khai thác và bảo trì.
Tuy nhiên việc phân giai đoạn này tuỳ thuộc từng phương pháp và chỉ có tính
tương đối
* Giai đoạn 1:
- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
- Tìm hiểu phê phán và đưa ra giải pháp.
* Giai đoạn 2:
- Phân tích hệ thống

9


Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả
hoạt động mới (giai đoạn thiết kế logic).
* Giai đoạn 3:
- Thiết kế tổng thể
Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống.
* Giai đoạn 4:
- Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế và thủ tục.
- Thủ công.
- Kiểm soát phục hồi.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Các module, chương trình.
* Giai đoạn 5:
- Cài đặt, lập trình.
*Giai đoạn 6:
- Khai thác và bảo trì.
1.2.3. Phân tích các chức năng
Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các
yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ mô tả, dịch các thông tin trong việc quản

lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển
từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay
chức năng khác.
1.2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức
năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành chức
năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức
năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
Thành phần của biểu đồ bao gồm:
- Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.
Tên

10


- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu
bằng đoạn thẳng.
Ví dụ : Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D.

A

B

C

D

Đặc điểm của (BPC):
+ Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể
hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng.

+ Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là
hệ thống làm như thế nào?
+ Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng.
Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa.
+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức,
phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng.
1.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (sơ đồ luồng dữ liệu BLD)
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay một
chức năng này sang một quá trình hay chức nănh khác trong hệ thống.
Tiến trình (hoặc chức năng).
Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ô van trên sơ đồ trong đó có ghi nhãn
tên của chức năng, làm thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức
lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.
Tiến trình được biểu diễn bằng hình elip, tên của tiến trình là động từ:
Chức năng

11


Luồng dữ liệu:là việc vận chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình.
Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của dữ
liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (là danh từ) gắn với kho dữ liệu.
Luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu
Kho dữ liệu: Biểu diễn cho thông tin cần lưu dữ trong một khoảng thời gian để
một hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào.
Nó được biểu diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Chỉ kho
dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng
mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào và thông tin của nó được dùng để
xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thì

dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều.
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài: Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu
nhưng có một hình thức tiếp xúc với hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ
rõ mối quan hệ của hệ thống với thế gới bên ngoài. Nó là nơi cung cấp thông tin cho
hệ thống và là nơi nhận sản phẩm của hệ thống.
Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật có
chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài:
Tên tác nhân ngoài

Tác nhân trong: Là một tiến trình hoặc chức năng bên trong hệ thống. Nó được
ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác
nhân trong.
Tên tác nhân trong

Tên tác nhân trong

12


1.2.4. Mô hình thực thể liên kết
1.2.4.1 Khái niệm:
Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu
đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc
tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng.
Mục đích xác định các yếu tố:
- Dữ liệu nào cần xử lý.
- Liên quan nội tại (cấu trúc).
1.2.4.2 Thực thể và kiểu thực thể
- Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ

thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng.
- Kiểu thực thể: Là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng cùng
bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp
hay lớp của kiểu thực thể.
Biểu diễn thực thể bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn kiểu thực thể.
Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là kiểu thực thể, mỗi dòng ứng
với các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực thể.
1.2.4.3 Liên kết và kiểu liên kết
Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự
ràng buộc về quản lý.
Kiểu liên kết là lập các liên kết cùng bản chất. Giữa các kiểu thực thể có tồn
tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các
liên kết bằng một đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể.
Các dạng kiểu liên kết.
* Liên kết một – một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể
trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên kết tầm
thường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật; chẳng hạn một
chiến dịch quảng cáo (phát động cho một dự án).

Phát động

1

13

1

Dự án

* Liên kết một - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực
thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ
có một thực thể trong A.
Nó biểu diễn kết nối bằng đoạn thẳng giữa hai kiểu thực thể và thêm trạc 3
về phía nhiều.
Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viên (sinh viên thuộc vào một lớp).
1

Lớp học

N

Sinh viên

Liên kết nhiều - nhiều (N-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể
trong A có nhiều thực thể trong B. Biểu diễn liên kết này bằng chân gà hai phía.
Để dễ biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sung
thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên kết một – nhiều.
N

A

N

B

A/B là thực thể trung gian giữa A và B.
A

N

A/B

N

B

1.2.4.4 Các dạng chuẩn.
Chuẩn hoá: Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc
tính chỉ chứa giá trị nguyên tố tức là không phân nhỏ được nữa.
+ Dạng chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ R gọi là chuẩn 1 nếu như các miền
thuộc tính là miền đơn.
+ Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn 1 và
phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng.
+ Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 3 nếu như nó là chuẩn 2 và
phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm trực tiếp.

14


Qua quá trình học tập và nghiên cứu em thấy Ngôn ngữ lập trình Microsoft
Visual Basic 6.0 là một ngôn ngữ dùng để viết một ứng dụng nhanh chóng và có hiệu
quả trên Microsoft Windows. Chính vì những tính năng ưu việt như vậy mà em chọn
ngôn ngữ Visual Basic 6.0 làm ngôn ngữ viết cho chương trình và kết hợp với hệ quản
trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acces 2003 để xây dựng chương trình “ Quản lý nhân sự
cho Trường trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin 1- Hà Nam ”

15

CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN
LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG TRUNG CẤP BƯU CHÍNH – VIỄN THÔNG –
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1 – HÀ NAM
2.1. Khảo sát hệ thống
2.1.1. Khảo sát thực tế Trường Trung cấp Bưu chính -viễn thông - Công nghệ
thông tin I- Hà Nam
Trường Trung học Bưu chính Viễn thông và Công nghệ thông tin I nằm trong
hệ thống giáo dục quốc dân được thành lập theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Bưu
chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông). Là đơn vị thành viên
thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, trường có chức năng giáo dục, đào
tạo bậc Trung học, bậc dưới Trung học về các chuyên ngành Bưu chính - Viễn thông
– Công nghệ thông tin và tham gia hướng nghiệp cho học sinh các trường phổ thông
trong phạm vi các tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Hồng phục vụ cho sự
phát triển lĩnh vực Bưu chính - Viễn thông – Công nghệ thông tin của đất nước.
- Trường Trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin I thành
lập ngày 01/10/1960 theo quyết định số 298/TCCB-TCBĐ ngày 28/9/1960 với tên
gọi là: Trường Nghiệp vụ Bưu điện Hà Nam.
- Năm 1962 đổi tên thành Trường Nghiệp vụ Bưu điện - Truyền thanh.
- Năm 1965 để đáp ứng nhiệm vụ xây dựng chủ nghĩa xã hội, chống chiến
tranh phá hoại của đế quốc Mỹ ở miền Bắc và chi viện cho miền Nam. Theo QĐ số
813/TCCBĐTT ngày 9/11/1965 của Tổng cục Bưu điện - Truyền thanh, Trường
được chia tách thành 2 trường.
+ Trường Nghiệp vụ Bưu điện - Truyền thanh Hà Nam
+ Trường Kỹ thuật Bưu điện - Truyền thanh Hà Nam
- Theo yêu cầu của tình hình mới, ngày 21 tháng 7 năm 1967 Thủ tướng
Chính phủ có Quyết định số 219/TTg tách bộ phận Phát thanh và Truyền thanh ra
khỏi ngành Bưu điện. Do đó các Trường chỉ còn tên: Trường Nghiệp vụ Bưu điện
Hà Nam và Trường Kỹ thuật Bưu điện Hà Nam.
- Năm 1968 Trường Nghiệp vụ Bưu điện Hà Nam được nâng cấp thành
Trường Trung học Nghiệp vụ Bưu điện Hà Nam. Trường Kỹ thuật Bưu điện Hà

Nam tách thành 2 trường: Trường Trung học Bưu điện I và Trung học Bưu điện II.

16


- Năm 1969 Trường Trung học Bưu điện I sát nhập với Trường Trung học Bưu
Điện II thành Trường Trung học Bưu điện I.
- Tháng 10 năm 1978 Trường Trung học Bưu điện I sát nhập với Trường Nghiệp
vụ Bưu điện Hà Nam lấy tên là: Trường Công nhân Bưu điện I .
- Ngày 09 tháng 01 năm 2006 Trường Công nhân Bưu điện I được Bộ trưởng
Bưu chính Viễn thông ra quyết định số 03/2006/QĐ-BBCVT nâng cấp thành
Trường Trung cấp- Bưu chính -Viễn thông - Công nghệ thông tin I đến nay.

17


Mô hình phân cấp bộ máy tổ chức quản lý:

HỘI ĐỒNG
NHÀ TRƯỜNG

Tổ chức
Đảng, đoàn thể

Hiệu trưởng
và Phó hiệu trưởng

Hội đồng Khoa học
và Đào tạo

Khoa
Điện tử Viễn thông

Phòng Tổng hợp

Khoa
Công nghệ thông tin
và Truyền thông

Phòng Đào tạo
Nghiên cứu Khoa học

Tổ Thư viện

Khoa
Quản trị -Kinh
doanh

Phòng Kế toán
Thống kê Tài chính

Khoa
Khoa học cơ bản

Khoa
Điện – Tự động hoá

Phòng Công tác
Học sinh – Sinh viên

Trung tâm
Đào tạo bồi dưỡng
và Tư vấn việc làm

Phòng
Hành chính Quản trị

Phòng Khảo thí và
Kiểm định chất
lượng đào tạo

Các Hội đồng
tư vấn

Hình 2.1 Mô hình phân cấp bộ máy quản lý

18


Chức năng cơ bản của một số chức vụ và phòng ban trong Nhà trường:
1. Hội đồng Nhà trường: Có chức năng và quyền hạn cơ bản là:
- Quyết nghị về mục tiêu chiến lược, kế hoạch phát triển của trường bao gồm
dự án quy hoạch, kế hoạch phát triển trung hạn và dài hạn;
- Quyết nghị về dự thảo quy chế mới hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức
và hoạt động của trường; xem xét phê chuẩn các kiến nghị liên quan đến việc thành
lập, hoặc đình chỉ các trình độ đào tạo và chương trình đào tạo trước khi Hiệu
trưởng quyết định hoặc đề nghị cơ quan quản lý nhà nước phê duyệt;
- Tổ chức lấy phiếu tín nhiệm giới thiệu cơ quan quản lý có thẩm quyền
những người có đủ khả năng làm Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng; lấy phiếu tín
nhiệm đột xuất hoặc giữa nhiệm kỳ, đề xuất miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc cách chức

đối với Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng; quyết định những vấn đề tổ chức, nhân sự
của nhà trường;
- Thông qua danh sách Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các hội đồng tư
vấn khác;
- Quyết nghị chính sách tài chính, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm
trang thiết bị từ các nguồn kinh phí của trường; chính sách về hoạt động khoa học
và công nghệ của trường;
- Chịu trách nhiệm giải trình trước xã hội về các hoạt động của nhà trường;
xây dựng chính sách, cơ chế nâng cao tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm của trường
cao đẳng;
- Ban hành các quy định về hoạt động của Hội đồng Trường;
- Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước cấp trên định kỳ hoặc đột xuất.
2. Các phòng ban gồm: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính- Quản trị, phòng
Đào tạo- Nghiên cứu khoa học, phòng Kế toán- Tài chính, phòng Công tác học sinhsinh viên, Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng đào tạo.
3. Các Khoa, tổ môn, trung tâm gồm: Khoa điện tử viễn thông, Khoa quản trị
- kế toán, Khoa Công nghệ thông tin và Truyền thông, Khoa khoa học cơ bản, Khoa
điện - Tự động hoá và Trung tâm đào tạo bồi dưỡng và tư vấn việc làm.

19


Các phòng ban, các khoa, tổ môn có nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập và các
hoạt động giáo dục khác theo chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy chung của
nhà trường;
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; chủ động khai thác các dự án hợp
tác, phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản xuất kinh doanh, gắn
đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội;
- Quản lý giảng viên, cán bộ, nhân viên, sinh viên thuộc khoa theo phân cấp
của Hiệu trưởng;

- Tổ chức phát triển chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình môn học, tài
liệu giảng dạy do Hiệu trưởng giao. Tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng
dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học, thực hành,
thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên và cán bộ nhân viên thuộc khoa,
Trung tâm.
4. Tổ chức đoàn thể và các tổ chức xã hội.
- Tổ chức Đảng Cộng Sản Việt Nam.
- Tổ chức Công đoàn.
- Tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
- Tổ chức xã hội khác.
2.1.2. Mô tả quá trình quản lý nhân sự
Với những mô tả trên đây có thể thấy rằng công tác quản lý nhân sự đòi hỏi sự
chính xác cao vì nó liên quan tới quyền lợi của cán bộ, công chức trong nhà trường (Đối
tượng quản lý chính của hệ thống quản lý) vì vậy một người lập trình muốn xây dựng
được một chương trình quản lý tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ tuần tự các bước trong
quá trình quản lý để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Khi có một nhân sự mới được nhận vào công tác tại trường thì trước hết nhân
sự đó phải nộp hồ sơ bao gồm các thông tin về bản thân như: Lý lịch bản thân, trình
độ học vấn…

20


Từ đó, bộ phận quản lý sẽ nhập thông tin của nhân sự đó vào chương trình
quản lý nhân sự của trường.
Trong suốt quá trình công tác của các nhân sự thì bộ phận quản lý phải luôn
luôn theo dõi và cập nhật liên tục các thông tin mới nhất về các nhân sự đó.
 Yêu cầu của quản lý nhân sự:

- Chương trình phải tra cứu, tổng hợp tìm kiếm sắp xếp và cho ra những báo
cáo theo yêu cầu người dùng.
- Tự chỉnh sửa các số liệu, bảng biểu liên quan mỗi khi dữ liệu vào được thay
đổi hoặc các điều kiện, các yêu cầu của người dùng thay đổi.
- Chương trình phải giúp việc thao tác được nhanh chóng, đơn giản, tiện lợi và
đặc biệt các số liệu kết xuất phải chính xác và nhất quán cho mọi bảng biểu, báo cáo.
2.1.3. Ưu nhược điểm của việc quản lý nhân sự ở trường
Qua thực tế tham khảo tại trường, em nhận thấy hệ thống phương pháp quản
lý thủ công truyền thống ở trường hiện nay có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Việc quản lý nhân sự ở Trường trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công
nghệ thông tin 1 Hà Nam tuy thủ công nhưng dễ làm cho nhiều người.
Do cách quản lý thủ công bằng sổ sách nên trong quá trình lưu trữ không sợ
bị mất dữ liệu khi máy tính bị virut hoặc không cần phải sao lưu ra các thiết bị lưu
trữ ngoài như là việc quản lý trên máy.
Nhược điểm:
Tốn nhiều thời gian, công sức và khó khăn trong việc tổng hợp, thống kê,
báo cáo khi có yêu cầu từ cấp trên.
Việc tra cứu, tìm kiếm, chọn lọc các thông tin mất rất nhiều công sức và lâu
mà lại không thuận tiện, đầy đủ, chính xác các thông tin.
Khó thực hiện được việc cập nhật thường xuyên các thông tin của nhân sự
khi có sự thay đổi.
Với khối lượng sổ sách nhiều làm tốn chi phí và khó trong việc lưu trữ.
Chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin về nhân sự, phục vụ cho việc chỉ đạo
của ban giám hiệu cũng như việc kiểm tra các bộ phận còn kém hiệu quả.

21


2.1.4. Hướng giải quyết bài toán

Nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu cần thiết về sự tin cậy, tính chính
xác, đầy đủ và nhanh chóng cho sự biến đổi thực tế về cơ cấu nhân sự (như khi số
lượng nhân sự quá đông hoặc có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức) cũng như khắc
phục các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công tốn nhiều thời gian thì việc
phải xây dựng một phần mềm quản lý đó là: "Xây dựng chương trình quản lý nhân
sự cho Trường trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin 1 Hà Nam"
phù hợp với đặc điểm của nhà trường, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý
trong nhà trường là một nhu cầu tất yếu và cấp thiết.
2.1.5. Một số biểu mẫu báo cáo trong công tác quản lý nhân sự tại trường TCBC-VTCNTT1 - Hà Nam.
* Mẫu sơ yếu lý lịch của cán bộ - giáo viên trường TCBC-VT-CNTT1 – Hà Nam.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SƠ YẾU LÍ LỊCH CÁN BỘ
Họ và tên:…………………………………………………………………………
Tên gọi khác: ……………………………………………………………………...
Sinh ngày:……………………………………… Nam/ Nữ:………………………
Dân tộc:…………………………………………. Tôn giáo:……………………..
Quê quán:………………………………………………………………………….
Hộ khẩu thường trú:……………………………………………………………….
Số điện thoại di động:………………….. Nhà riêng:……………………………
Số CMND:……………… Ngày cấp:…………. Tại:……………………………
Trình độ văn hoá:………………………………………………………………….
Trình độ ngoại ngữ:……………….. Trình độ tin học:…………………………..
Trình độ chuyên môn:………………………. Năm tốt nghiệp:…………………..
Ngày vào đoàn:…………………….. Nơi vào đoàn:…………………………….
Ngày vào đảng:…………………….. Nơi vào Đảng:……………………………...
………………, Ngày ….. tháng …… năm ……
ĐƠN VỊ XÁC NHẬN
(Ký, ghi và ghi họ và tên)

22


* Mẫu quyết định bổ nhiệm:
TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa việt nam

TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1 HÀ NAM
Số :______/BC-KHVT

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nam, ngày ….tháng…..năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
Về việc: Bổ nhiệm cán bộ
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trường THBCVT và CNTT1
Căn cứ Quyết định số 2120/ QĐ - TCLĐ ngày 25/07/2007 của tập đoàn bưu
chính viễn thong về việc sắp xếp bố trí cán bộ;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Bổ nhiệm có thời hạn ông: …………… giữ chức vụ hiệu trưởng trường
THBCVT
Điều 2. Thời hạn giữ chức vụ của ông: ……………... là 05 năm kể từ ngày
05/05/2010
Điều 3. Hệ số lương của ông ……… được xếp 5.98 ( Bậc lương Hiệu trưởng)
Điều 4. Các ông: Chánh văn phòng, trưởng phòng giáo dục, các đơn vị liên quan và
ông…………… căn cứ quyết định thi hành./.
Nơi nhận

Tập đoàn bưu chính viễn thông

23


* Mẫu quyết định tiếp nhận cán bộ:
TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa việt nam

TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1 HÀ

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NAM
Số :______/BC-KHVT

Hà Nam, ngày ….tháng…..năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
Về việc: Tiếp nhận cán bộ
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trường TCBCVT
Căn cứ Quyết định số 1775/ BC - CT - TCLĐ ngày 31/07/2007 của
THBCVT về xin tiếp nhận cán bộ;
Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức lao động trường TCBCVT
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Nay tiếp nhận ông: …………
Sinh ngày: …….tháng …………năm………; Xếp số danh bạ….
Nghề nghiệp, trình độ chuyên môn:…………………………………………………
Đến nhận công tác tại: Trường………………………………………………………
Điều 2. Thời hạn làm việc của ông……….. là:………………………………………

Lương của ông:……………. Là:
Điều 3. Các ông: Chánh văn phòng, các đơn vị liên quan và ông…………… căn cứ
quyết định thi hành./.
Nơi nhận

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

* Mẫu quyết định nâng lương:

24


TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa việt nam

TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1 HÀ NAM
Số :______/BC-KHVT

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nam, ngày ….tháng…..năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA
TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1 HÀ NAM
Về việc: Nâng lương
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của bộ giáo dục ban hành kèm theo
Quyết định số: ………… ngày …………. của. TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1
HÀ NAM
Căn cứ Quy chế quản lý cán bộ trong

kèm theo Quyết định số

………….ngày …………… của Bộ giáo dục và đào tạo.
Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức lao động;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Nay nâng lương cho ông ( bà ): ……………………………………………
Sinh ngày: …….tháng …………năm………; Xếp số danh bạ….
Nghề nghiệp, trình độ chuyên môn:…………………………………………………
Hệ số lương cũ là…………lên hệ số lương mới……………………………………
Thời điểm hưởng lương mới được tính kể từ ngày:…………………………………
Điều 3. Các ông: Chánh văn phòng, trưởng phòng tổ chức lao động, Trưởng phòng tài
chính kế toán, các đơn vị liên quan và Ông (bà)……………căn cứ quyết định thi
hành./.
Nơi nhận

TRƯỜNG TCBC-VT – CNTT1 HÀ NAM

25