Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà Nam

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công nghệ thông tin
và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên tới nay em đã chuẩn bị kết thúc khóa học
của mình và đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp. Để có được kết quả đó em xin chân
thành cảm ơn:
Ban Giám hiệu trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông - Đại
học Thái Nguyên, các Thầy giáo, Cô giáo trong trường đã tạo điều kiện cho em
được học tập và tiếp thu nhiều kiến thức, rèn luyện bản thân để trở thành một
công dân giúp ích cho xã hội sau khi ra trường.
Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Bùi Văn Tùng là người đã nhiệt
tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập, đặc biệt là trong thời
gian làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Nhờ vậy, em đã hoàn thành đồ án tốt
nghiệp của mình đúng thời gian quy định.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể Lãnh đạo, cán bộ giáo viên trong
nhà trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam đã giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đồ
án tốt nghiệp và cung cấp các dữ liệu để em có thể hoàn thành đồ án của mình.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và các bạn trong lớp
CNTT -K2 Hà Nam đã giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong thời gian
học tập và hoàn thành đồ án này.
Sinh viên
Nguyễn Trần Duy

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung đồ án “Xây dựng chương trình quản
lý thư viện Trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam” này là do em tìm hiểu, khảo
sát và nghiên cứu thực tế. Nội dung đồ án không sao chép từ đồ án khác và sản
phẩm của đồ án là chính bản thân tự nghiên cứu và xây dựng.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình.

Sinh viên

Nguyễn Trần Duy

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................ 3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................6
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN...................7
1.1 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống.................................................7
1.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).................................................7
1.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)...........................................................7
1.1.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R).......................................................8
1.1.4. Mô hình quan hệ:..............................................................................9
1.1.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án..............................................9
1.1.6. Thiết kế tổng thể..............................................................................11
1.1.7. Thiết kế giao diện............................................................................12
1.1.8. Thiết kế kiểm soát...........................................................................12
1.1.9. Thiết kế tệp (file).............................................................................13
1.1.10. Thiết kế chương trình...................................................................13
1.2. Giới thiệu về ACCESS...........................................................................14
1.2.1. Giới thiệu chung:............................................................................14
1.2.2. Khái niệm........................................................................................15
1.2.2.1. Bảng (Table):.............................................................................16
1.2.2.2. Truy vấn (Query):......................................................................18
1.2.2.3. Biểu mẫu (Form):......................................................................19

1.2.2.4. Báo cáo (Report):.......................................................................20
1.2.2.5. Tập luyện (Macro):....................................................................21
1.2.2.6. Bộ nhớ lệnh (Module):..............................................................22
1.2.3. Kết luận chung................................................................................22
CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NAM...........................24

3


2.1. Khái quát sự hình thành và phát triển thư viện trường Cao Đẳng Sư
Phạm Hà Nam...................................................................................................24
2.2. Hệ thống cũ:............................................................................................27
2.2.1. Nhiệm vụ cơ bản của quản lý thư viện..........................................27
2.2.2. Cơ cấu tổ chức và phân công công tác...........................................27
2.2.3. Qui trình xử lý dữ liệu....................................................................27
2.2.4. Đánh giá về phương thức cũ của hệ thống....................................30
2.3. Hệ thống mới:.........................................................................................31
2.3.1. Mục đích:.........................................................................................31
2.3.2. Ưu, nhược điểm:............................................................................31
2.3.3. Các điều kiện xây dựng hệ thống mới:..........................................31
2.3.4. Phạm vi bài toán:............................................................................31
2.3.5. Yêu cầu của hệ thống mới:.............................................................31
2.3.6. Yêu cầu cụ thể của bài toán............................................................31
2.3.7. Thông tin đầu vào...........................................................................32
2.3.8. Thông tin đầu ra.............................................................................32
2.4. Phân tích, thiết kế hệ thống...................................................................32
2.4.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng.........................................32
2.4.1.1. Chức năng 1: Cập nhật..............................................................32
2.4.1.2. Chức năng 2: Tìm kiếm............................................................32

2.4.1.3. Chức năng 3: Thống kê báo cáo................................................33
2.4.1.4. Các biểu đồ về luồng dữ liệu.....................................................33
2.4.2. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu.................................................39
2.4.2.1. Các thông tin cần trong quản lý thư viện...................................39
2.4.2.2. Chuẩn hóa dữ liệu......................................................................40
2.4.2.3. Sơ đồ thực thể liên kết...............................................................43
2.4.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu......................................................................44
2.4.3.1. Bảng thẻ độc giả.......................................................................44
2.4.3.2. Bảng sách..................................................................................45
2.4.3.3. Bảng Nhà xuất bản...................................................................45

4


2.4.3.4. Bảng tác giả...............................................................................46
2.4.3.5. Bảng mượn trả..........................................................................46
2.4.3.6. Bảng ngôn ngữ..........................................................................47
2.4.3.6. Bảng ngôn ngữ..........................................................................47
2.4.3.7. Bảng môn loại...........................................................................47
2.4.4. Mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)..................................48
CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NAM................................................49
3.1 Giao diện chính của chương trình:........................................................49
3.2 Một số chức năng chính của chương trình............................................50
3.2.1. Chức năng cập nhập.......................................................................50
3.2.2. Chức năng tìm kiếm........................................................................54
KẾT LUẬN........................................................................................................61
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................63
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN...............................................64

5


MỞ ĐẦU
Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành,
mọi lĩnh vực, trong khoa học, kinh doanh.... Khoa học máy tính đang phát triển
với tốc độ ngày càng nhanh và cao, xâm nhập sâu vào mọi lĩnh vực khoa học,
công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý nhà nước và doanh nghiệp.
Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học rất phổ biến của
nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học quản lý đã giúp cho các nhà quản lý điều
hành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, ít tốn kém nhân lực.
Quản lý sách trong Thư viện là một trong những công việc tương đối
phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Quản lý sách đòi hỏi phải thường
xuyên theo dõi chính xác số lượng sách, báo rất lớn, thuộc nhiều loại. Đối tượng
bạn đọc của Thư viện rất đa dạng. Chính vì vậy tin học hoá trong Thư viện là một
yêu cầu tất yếu. Muốn quản lý tốt cần có các phần mềm quản lý tốt và đảm bảo
được độ bảo mật cao, dễ sử dụng, tiện ích.
Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc quản lý của người sử dụng
thư viện, phân tích hệ thống quản lý sách của thư viện theo đúng yêu cầu và phải
thiết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống.
Với sự hướng dẫn của thầy giáo Bùi Văn Tùng, em đã xây dựng chương trình
Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam. Em rất mong sẽ xây
dựng được một chương trình ứng dụng quản lý áp dụng cho Thư viện trường học
nói chung và trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam nói riêng.
Mặc dù cố gắng song còn nhiều hạn chế, nên em rất mong được sự góp ý
của cô, các thầy, cô trong khoa và các bạn trong lớp để chương trình của em được
hoàn thiện hơn và được ứng dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn thấy giáo Bùi Văn Tùng, các thầy cô giáo
trong khoa CNTT Trường Đại học CNTT Thái Nguyên đã nhiệt tình tạo điều
kiện và hướng dẫn em hoàn thành đề tài.

Em xin chân thành cảm ơn !

6


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN
1.1 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các phần tử mà phải có quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động để đạt được mục đích. Các phần tử dù có thuộc loại gì
thì nó cũng tạo nên chất liệu cơ bản của hệ thống đó là các vật chất, các bộ phận,
các đơn vị: có thể là một biến, các quy trình, các thủ tục, phương pháp...
Các giai đoạn để xây dựng hệ thống: Có nhiều phương pháp để xây dựng
một hệ thống thông tin. Hiện tại có một số phương pháp sau:
- SADT (System Analysis and Design Technology): Công nghệ phân tích
và thiết kế hệ thống có cấu trúc.
- Phân tích và thiết kế hướng đối tượng.
- MERISE.
Để mô tả hệ thống người ta dùng các mô hình, các biểu đồ. Mỗi mô hình
là khuôn dạng cho phép.
1.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành các
chức năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi tiết
hoá dần quá trình mô tả các xử lý.
- Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các mức
sau đó.
- Dễ thành lập, dễ hiểu.
- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mối liên quan
giữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ thời gian.
1.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

* Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối
quan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý, trong chuyển giao thông tin cho nhau.
- DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách
quan sát tổng thể về hệ thống.

7


* Tác dụng:
- DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích thiết
kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu.
- DFD: Chia làm 2 mức:
+ Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý.
+ Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức Vật lý:
Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ. Làm nhiệm
vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôi
khi có kèm theo bổ ngữ.
Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong hình tròn là tên
chức năng.
Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng xử lý.
Kho dữ liệu: Tên kho dữ liệu là danh từ. Kho là nơi lưu trữ thông tin trong
một khoảng thời gian để sau đó một hoặc nhiều chức năng xử lý sẽ sử dụng nó.
Tác nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoài
cơ quan, ngoài doanh nghiệp... nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với hệ thống.
Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xem
xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ.
1.1.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R)
* Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý.
* Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất.

* Liên kết: Là sự ràng buộc có ý nghĩa về mặt quản lý giữa hai hay nhiều
thực thể.
* Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất.
- Các dạng liên kết:
+ Liên kết: 1-1.
+ Liên kết: 1-n
+ Liên kết: n-n.
* Mô hình thực thể liên kết:

8


1

1

1

n

n

n

* Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một
thực thể.
* Thuộc tính khoá: Để phân biệt giữa hai đối tượng cùng kiểu thực thể.
1.1.4. Mô hình quan hệ:
* Quan hệ: Để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn.
- Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng. Mỗi

cột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ. Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ.
+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ
khác nhau.
+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ
khác nhau.
* Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và một
tập các phụ thuộc hàm F.
* Các dạng chuẩn (3 dạng):
- Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u,
quan hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là các
giá trị nguyên tố.
- Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều phụ
thuộc đầy đủ vào khoá chính.
- Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U. r ở quan hệ
nằm ở dạng chuẩn 3. Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không khoá
không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính.
1.1.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Là giai đoạn
có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không.
a. Mục đích yêu cầu
- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành.
Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:

9


+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ.
+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới.
+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống.
+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát.

b. Khảo sát hiện trạng của bài toán
Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi một
mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống.
* Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến
người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống. Vì vậy họ sẽ là
những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết.
* Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến
người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống. Vì vậy họ sẽ là
những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết.
* Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là những
người biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể.
* Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì
vậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết.
* Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệ
thống và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống.
* Tập hợp các thông tin:
* Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại):
Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá
trình nghiên cứu hệ thống.
+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng.
+ Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được.
+ Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tài
liệu về mặt giấy tờ.
+ Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hành
chính, các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình.

10


* Các thông tin về hệ thống mới (hệ thống tương lai):

Là những thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu,
các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể là
những dự đoán. Sau khi thu thập đựơc các thông tin này chúng ta nhìn ở 4 khía
cạnh sau:
+ Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không?
+ Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tần xuất lại rất ít. Có những yêu cầu
số lượng nhiều tần xuất cũng nhiều.
+ Độ chính xác của thông tin.
+ Thời gian sống: Thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chất
bất thường.
* Phát hiện các yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của
hệ thống mới:
- Đưa ra những gì chưa có phải bổ sung vào.
- Yếu, kém.
- Yêu cầu mới: Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng. Các
nguyện vọng của người thực hiện. Các dự kiến và kế hoạch phát triển.
1.1.6. Thiết kế tổng thể
a. Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới. Cụ thể bao gồm biểu đồ phân
cấp chức năng của hệ thống mới. Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô
hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ.
b. Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả
vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài đặt.
c. Cách tiến hành: chia thành 5 bước.
- Bước 1: Thiết kế tổng thể:
+ Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực
hiện thủ công.
+ Phân định các hệ thống con máy tính.
- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới
giữa thủ công và máy tính.

11


- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo
mật dữ liệu.
- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp
còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng.
- Bước 5: Thiết kế chương trình.
1.1.7. Thiết kế giao diện
Thiết kế tài liệu xuất:
Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ
lại trên đĩa những tệp dữ liệu.
a. Tài liệu xuất có những loại sau:
- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu
đưa vào.
- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền
thông tin hoặc không có khung sẵn.
b. Thiết kế tài liệu vào:
Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của các thông tin này
đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi; Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là
ít nhất.
c. Thiết kế màn hình:
Là giao diện của người dùng. Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người
và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu, có trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần
thực hiện, đảm bảo số thao thác ít. Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung
cấp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết,
cung cấp các thao tác tương đương.
1.1.8. Thiết kế kiểm soát
- Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toàn
vẹn dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu.

- Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả
năng phục hồi dữ liệu.

12


- Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho
dù cố tình hoặc vô tình.
- Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân
có mức độ truy nhập không giống nhau.
1.1.9. Thiết kế tệp (file)
Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu.
Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta
cần lưu trữ.
- Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó. Cho phép
chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm.
Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc
truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên,
nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ.
+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp
căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng một
truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được gộp vào
thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác nhau. Để đảm
bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập chỉ dẫn.
1.1.10. Thiết kế chương trình
Nội dung thiết kế chương trình: Phân định các modul chương trình và mối
liên quan giữa các modul đó.
- Đặc tả các modul đó (mô tả xem chức năng đó làm gì).
- Gộp các modul thành các chương trình.

- Thiết kế các mẫu thử (do người thiết kế làm).
* Modul chương trình:
- Một modul chương trình có thể là một chương trình con có dạng chương
trình con hàm, thủ tục. Có thể là một nhóm các câu lệnh thường được tổ chức
dưới dạng đơn vị chương trình con, các lớp hoặc là các đối tượng.
- Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:

13


+ Đặc trưng vào/ra:
* Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó.
* Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoàn
thành công việc.
+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thành
thông tin ra. Thao tác là tìm kiếm, in ấn.
+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng
biến đổi từ thông tin vào thành thông tin ra. Với một yêu cầu sử dụng thông tin
không phải giống nhau.
+ Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến dữ
liệu được dùng riêng trong chương trình.
Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc.
* Lược đồ cấu trúc:
- Biểu diễn modul.
- Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều khiển.
Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình.
* Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chương
trình như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đó
phải đưa vào bộ nhớ trong. Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược đồ thành các
nhóm modul và nạp dần vào trong bộ nhớ trong việc chia đó được gọi là đóng

gói có nhiều cách thức đóng gói.
- Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sử
dụng gần nhau.
- Đóng gói theo dòng dữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi điều khiển có
thể chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu.
1.2. Giới thiệu về ACCESS
1.2.1. Giới thiệu chung:
Access là một trong 10 phần mềm ứng dụng trong bộ Office của hãng
Microsoft đó là phần mềm Word, Excel, ....

14


Access nghĩa là điều khiển, là truy cập. Trong office access là một hệ quản
trị cơ sở dữ liệu, không những để tạo và xử lý dữ liệu mà còn kết hợp với các
phần mềm lập trình như: Foxpro, Visual Basic, SQL-Server.... Để tạo cơ sở dữ
liệu cho nhau cũng như các ứng dụng quản lý khác. Access là phần mềm ứng
dụng nhằm liên kết cơ sở dữ liệu rời rạc thành một thể thống nhất, có qui mô và
được tổ chức trên cơ sở khoa học giúp người sử dụng có một phương pháp tối ưu
trong công việc tìm kiếm, truy xuất, xử lý và báo cáo thông tin.
Vì lý do đó mà mặc dù rất nhiều phần mềm lập trình ứng dụng mạnh mẽ
ra đời nhưng Access vẫn chiếm ưu thế trong lĩnh vực quản lý đối với những tổ
chức nhỏ và trung bình.
1.2.2. Khái niệm
- Cơ sở dữ liệu (Database): Là hệ thống thông tin được tổ chức theo chủ
đề (thường là các bảng biểu có quan hệ với nhau, làm cơ sở dữ liệu thực hiện các
thủ tục như truy xuất dữ liệu, xử lý thông tin cập nhật thông tin, in báo cáo... bất
kỳ một hệ thống thông tin nào nhằm phục vụ những tính năng trên đều được gọi
là cơ sở dữ liệu, kể cả những dữ liệu không được lưu trên máy tính. Trước đây,
khi máy tính chưa ra đời cơ sở dữ liệu chỉ tồn tại trên sách, vở có mã số theo chủ

đề và được cất trong các kho lưu trữ. Các cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều thông
tin, mỗi thông tin là một bản ghi (Record) và trong đó có một hoặc nhiều trường
(field) dữ liệu.
- Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu:

15


Một Database gồm các thành phần: Bảng (Table); Truy vấn (Query); Biểu
mẫu (Form); Báo cáo (Report); Lệnh chạy tự động (Macro); Trang (Page) và Modul.

Hình 1: Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu (Database)
1.2.2.1. Bảng (Table):
- Là đối tượng lưu trữ dữ liệu được tạo thành từ cột và hàng.
- Cột trong Access gọi là field (trường).
- Hàng trong access gọi là Record (bản ghi hay mẫu tin).
Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo
bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi truờng giao diện đồ hoạ
rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ý
người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết
cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số ( Number ), kiểu tiền tệ
( Currency ), kiểu ngày tháng ( Data/ Time ), kiểu ký ức ( Memo ), kiểu logic
(Yes/ No ) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình
nào như các ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm
định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box
cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím
và sai sót trong quá trình nhập liệu.

16


Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các
bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra
tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập.
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau:
- Tạo bảng.
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục.
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng.
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường và
kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập.

Hình 2: Cấu trúc của một bảng (Table)

17


1.2.2.2. Truy vấn (Query):

Hình 3: Bảng truy vấn (Query)
Trong quản lý cơ sở dữ liệu đây là một câu hỏi tìm kiếm theo điều kiện
cho trước để báo cáo cho chương trình biết loại dữ liệu nào phải được truy tìm
trong cơ sở dữ liệu đó. Query lấy thông tin từ bảng dữ liệu nên cũng là một tệp
có dạng bảng.
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói sức
mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại truy vấn:
- Truy vấn lựa chọn ( Select Query ) : Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp
các thông tin được lựa chọn từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.

- Truy vấn hành động : Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác xử lý dữ
liệu nào đó. Ví dụ như xoá dữ liệu ( Query Delete ), cập nhật dữ liệu ( Query
Update ), chèn dữ liệu ( Query Append ), tạo bảng ( Query Make Table ).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả
năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định
nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin, tăng
tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra.
Ngoài ra, ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các
câu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý.
Khi xây dựng một truy vấn cần phải :
- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu.

18


- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các
trường của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
1.2.2.3. Biểu mẫu (Form):
Biểu mẫu là đối tượng được thiết kế để nhập xuất dữ liệu. Thiết kế Form
tức là thiết kế giao diện cho Database. Hầu hết ứng dụng của Database đều được
hiển thị qua Form. Giao diện (Form) càng đẹp thì cơ sở dữ liệu càng có giá trị.

Hình 4: Bảng biểu mẫu (Form)
Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật
hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo
các hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng.
Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên biểu
mẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của

Access được dùng để :
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:

19


* Biểu mẫu một cột (Single Column):
Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu
có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng,
hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh.Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng
thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu từ bàn phím.
* Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular):
Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái
sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu tiên hơn là
ta có thể tạo viền, tạo bảng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy
vấn thì không thể làm được.
* Biểu mẫu chính/ phụ (Main/ Sub Form):
Biểu mẫu chính/ phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có
quan hệ một - nhiều. Trong mẫu biểu chính/ phụ, người ta hay sử dụng các List
Box để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím.
* Biểu mẫu đồ hoạ (Graph):
Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê theo
dạng cột phần trăm (%), đồ thị làm cho kết quả có tính trực quan giống như
trong Word, Excel
1.2.2.4. Báo cáo (Report):
Là đối tượng được thiết kế để qui định cách tính toán và in tổng hợp dữ

liệu khi cần thiết.

Hình: Bảng báo cáo (Report)

20


Trong quản lý cơ sở dữ liệu, đây là một ấn phẩm đầu ra, thường được định
khuôn thực bằng các số trang và các tiêu đề với hầu hết các chương trình, báo
cáo có thể gao gồm các trường tính toán, các tổng số trung gian, các giá trị trung
bình và các giá trị khác được tính ra dữ liệu.
Cho phép chúng ta tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau
đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước.
Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý
hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế các
báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access
thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các
loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard, vượt xa
các công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất
lượng cũng như tốc độ.
Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ
liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ Total), báo biểu
theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm
tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular).
Mặc dù Report không hỗ trợ các điều khiển tương tác nhưng ta có thể điền vào
Report các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp kiểm tra.
Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là :
- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng

hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.
Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel
1.2.2.5. Tập luyện (Macro):
Là đối tượng được định nghĩa để chạy tự động một lúc các thao tác có sự
trùng lặp nhiều lần mỗi khi khởi động chương trình, Macro còn có thể tạo nên
các trình đơn đặc biệt để tăng tốc độ cho việc nhập dữ liệu

21


Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự
động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo
Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống Menu, kích hoạt các nút
lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn tự động tìm kiếm và chắt lọc thông
tin, kiểm soát các phím nóng.
- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access. Đặc
biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn giản.
Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt
mật khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro
từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.
1.2.2.6. Bộ nhớ lệnh (Module):
Là đối tượng chứa các thủ tục, được lập trình bằng Access Basic để xử lý tự
động các thông tin khi chạy chương trình. Module là đối tượng đặc trưng của access,
vì thông qua Modul bạn có thể thực hiện các thao tác khác trong cơ sở dữ liệu.
Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc
tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp
ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây là một ngôn ngữ

lập trình quản lý mạnh trên môi trường Window. Access Basic có đầy đủ các kiểu
dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp làm công cụ cho chúng ta
tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin. Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các
hàm chuẩn của Access Basic cũng như của Window để đưa vào chương trình.
Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là
các hàm chuẩn.
1.2.3. Kết luận chung
Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các khoản dữ liệu. Vì sự
sắp xếp dữ liệu là có thể dự báo truớc được, nên ta có thể sắp xếp các khoản dữ
liệu này để lọc ra các khoản thông tin hữu dụng. Tất cả các đối tượng trên của

22


Microsoft Access cho chúng ta xem và xử lý, thay đổi các thông tin trong cơ sở
dữ liệu theo nhiều phương pháp khác nhau.

23


CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NAM
2.1. Khái quát sự hình thành và phát triển thư viện trường Cao Đẳng Sư
Phạm Hà Nam.
* Lịch sử phát triển trường, thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam:
- Trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam tiền thân là trường sư phạm Liên
khu III (1950), trường sư phạm trung cấp Hà Nam (1959). Đặc biệt là trường
trung cấp sư phạm cấp I và mầm non Nam Hà (1989-1998).
- Trường được nâng cấp lên trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam năm 1998

theo quyết định 129/1998/TTG ngày 13/07/1998 của Thủ tướng Chính phủ.
- Trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên mầm non, giáo viên tiểu học và
giáo viên trung học cơ sở trình độ trung cấp sư phạm và cao đẳng sư phạm, đào
tạo cao đẳng và trung cấp ngoài sư phạm theo nhu cầu của địa phương. Bồi
dưỡng cán bộ quản lý giáo dục, nghiên cứu khoa học. Ngoài ra trường còn liên
kết giáo viên mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trình độ đại học.

Hình 6: Phó chủ tịch nước Nguyễn Thị Doan về thăm
trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam

24


Hình 7:Trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam
- Giai đoạn trung cấp Sư phạm Hà Nam (1959-1965): Trường có nhiệm vụ
đào tạo giáo viên cho 3 tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình. Đào tạo tổng số
4.500 giáo viên.
- Giai đoạn sư phạm Nam Hà, Hà Nam Ninh, Nam Hà (1965-1977): Sát
nhập các trường sư phạm của ba tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình cùng chung
nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng.
Cả ba giai đoạn trên là tiền thân của trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam
sau này đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ đào tạo - bồi dưỡng, đóng góp quan
trọng vào sự nghiệp kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ cứu nước và xây dựng
Chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc.
- Giai đoạn trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam từ 1997 đến nay: Tính từ
thời điểm tỉnh Hà Nam được thành lập:
Tên chính thức: Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam
Địa chỉ: Đường Lý Thường Kiệt- Phường Lê Hồng Phong- Thành phố
Phủ Lý- Tỉnh Hà Nam
Điện thoại: 0351.3854533. Fax: 0351.3851699

- Từ năm 1997-2008: Nhà trường đã đào tạo và bồi dưỡng:
+ Tổng số: 12.552 học sinh, sinh viên
Trong đó:
+ Hệ cao đẳng chính quy: 3.295 sinh viên

25