Xây dựng chương trình quản lý thư viện bằng Access

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................3

Chương 1: Khảo sát đề tài và phân tích yêu cầu.......................................................5
1.1 Khảo sát hệ thống thư viện cũ.......................................................................5
1.1.1. Cơ cấu tổ chức của thư viện cũ...............................................................5
1.1.2. Hạn chế của mô hình thư viện cũ...........................................................6
1.2.Những yêu cầu của hệ thống thư viện mới....................................................6
Chương 2: Giới thiệu công cụ sử dụng cơ sở dữ liệu Access.....................................15
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG :..............................................................................15
2.2.CÔNG CỤ MICROSOFT ACCESS:..............................................................15
2.2.1 Bảng (table):...........................................................................................15
2.3. GIỚI THIỆU VỀ ACCESS BASIC:...........................................................25
2.3.1 Giới thiệu chung :...................................................................................25
2.3.2 Truy nhập dữ liệu thông qua DAO:......................................................26
2.3.3 Thủ tục vào hàm :..................................................................................27
Chương 3: Phân tích hệ thống....................................................................................30
3.1 Phân tích hoạt động của thư viện Thành phố Vĩnh Yên...........................30
3.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:.....................................................33
3.3 Biểu đồ mức khung cảnh.............................................................................34
3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và mức dưới đỉnh....................................35
3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.....................................................36
3.4.2.2 Chức năng quản lý độc giả....................................................................37
3.4.2.3.Quản lý nhân viên...................................................................................38
3.4.2.4 Biểu đồ dữ liệu quản lý sách.................................................................39
3.4.2.4.Biểu đồ dữ liệu quản lý mượn sách.......................................................39
3.4.2.4.Biểu đồ dữ liệu quản lý mượn sách.......................................................40
3.4.2.6. Biểu đồ dữ liệu quản lý trả sách...........................................................41
1

3.4.2.7 Báo cáo thông kê.....................................................................................42
3.5 Phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu............................................................43
3.6 Mô hình thực thể kết....................................................................................51
Chương 4: Cài đặt hệ thống..........................................................................................54
4.1 Màn hình giao diện đăng nhập....................................................................54
4.2 Màn hình giao diện chính.............................................................................55
4.3 Giao diện lập thẻ độc giả..............................................................................55
4.3 Giao diện lập thẻ độc giả..............................................................................56
4.4 Giao diện tra cứu sách..................................................................................57
4.5 Giao diện mượn sách....................................................................................58
4.6 Giao diện nhắc trả sách...............................................................................59
4.7 Giao diện nộp phạt.......................................................................................60
4.8 Thống kê tiền phạt........................................................................................61
KẾT LUẬN..........................................................................................................................62
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................63

2


LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay nhu cầu nghiệp vụ thư viện đang ngày càng cao và phức tạp. Số
lượng độc giả và sách tham khảo rất lớn. Do đó một yêu cầu đặt ra là:
- Phải thay đổi cách thức quản lý sách.
- Thay đổi cách thức quản lý độc giả.
- Thay đổi việc mượn trả sách.
- Làm nhẹ nhàng việc nhập , và thanh lí sách…
Tất cả các yêu cầu trên dẫn đến việc tin học hóa nghiệp vụ quản lý thư viên.
Được sự động viên và giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Phạm Đức Long,
em cũng mạnh dạn xây dựng đồ án với chương trình quản lý thư viện áp dụng cụ thể
đối với Thành phố Vĩnh Yên.

Thư viện thành phố Vĩnh Yên cũng đã áp dụng một chương trình quản lý vào
trong quá trình quản lí, em cũng đã có dịp được chiêm ngưỡng qua phần mềm này ở
phòng mượn của thư viện, và theo góc độ nhìn nhận từ phía em thì đây là một
chương trình đồ sộ, với những chức năng được thiết kế yêu cầu người thiết kế phải
rất am hiểu về ngôn ngữ lập trình và nhiều kỹ thuật lập trình khác, đồng thời bước
khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống cũng phải rất tỉ mỉ và chính xác, từ khi ứng
dụng chương trình quản lý này thư viện đã giải quyết được hầu hết những khó khăn
và bất tiện trước đây của thư viện, nếu đặt em vào vị trí của người thiết kế trên thì
với trình độ và kinh nghiệm của em bây giờ không thể thiết kế được một chương
trình hoàn thiện như vậy, cho lên đối với chương trình quản lý thư viện mà em định
xây dựng dưới đây là dựa trên tinh thần “học tập, nghiên cứu và xây dựng hoàn
thiện một đồ án” chứ không có mục đích thiết kế xong chương trình rồi đưa vào sử
dụng thực tế đối với thư viện, chính vì vậy mà dưới đây em đã tiến hành khảo sát
những không việc cơ bản hàng ngày của các cán bộ quản lý thư viện, việc phân tích
thiết kế hệ thống vẫn dựa trên thực tế của thư viện, phần thiết kế chương trình đơn
giản hơn so với phần Phân tích thiết kế hệ thống đưa ra để cho phù hợp với những
công việc mà hiện tại em có đủ khả năng để giải quyết.
3


Tên đề tài:
Xây dựng thiết kế chương trình quản lý sách báo, tạp chí và phục vụ bạn đọc
tại thư viện thành phố.
Mỗi công dân thành phố khi có nhu cầu đọc và mượn sách tại thư viện đều có
thể làm thủ tục cấp thẻ “ Bạn đọc “. Thông tin về độc giả cùng với mã thẻ ( do thư
viện gán mã ) và chi tiết các lần mượn sách, trả sách được lưu trữ lại.
Tại thư viện thông tin về sách báo sẽ được cập nhập khi nhập sách mới và
sách không còn sử dụng nữa. Các sách được phân chia thể loại và các thông tin liên
quan: Mã sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản,số trang, giá, số đầu sách đối với mỗi
cuốn và được lưu vào file sách.

Khi trả sách thông tin sẽ được cập nhập. Cuối tháng thư viện sẽ thống kê tình
hình mượn, trả sách giử thông báo cho các độc giả mượn sách quá hạn cùng với số
tiền phải nộp. Thư viện sẽ thống kê số đầu sách, số lượng độc giả, số lượng độc giả
vi phạm..
Yêu cầu:
-

Liệt kê tất cả các chức năng của hệ thống thông tin thư viện trên

-

Xây dựng các biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

-

Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở 3 mức: Khung cảnh, mức đỉnh và mức
dưới đỉnh

-

Xây dựng mô hình thực thể liên kết E-R

4


Chương 1: Khảo sát đề tài và phân tích yêu cầu
1.1 Khảo sát hệ thống thư viện cũ
1.1.1. Cơ cấu tổ chức của thư viện cũ
Phòng ban quản lý: điều hành mọi hoạt động của các phòng ban diều chỉnh định
hướng cho thư viện phát triển cũng như hoạt động tốt hơn.

Phòng nghiệp vụ:
1.1.1.1 Phòng đọc sách:
- Tổ chức quản lý ,lưu trữ, bảo quản các phòng đọc và kho sách tài liệu tra
cứu.
- Thực hiện công tác bạn đọc.
- Tổ chức phục vụ đọc và mượn.
- Tổ chức triển lãm tài liệu mới.
- Tham gia công tác bổ xung và thanh lý tài liệu.
1.1.1.2 Phòng đọc tạp chí
- Phòng tổ chức quản lý,lưu trữ,bảo quản phòng đọc và kho tạp chí.
- Tổ chức phục vụ đọc tạp chí.
- Tham gia công tác bạn đọc.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu Mục lục liên hợp tạp chí.
- Tham gia công tác bổ sung và thanh lý tài liệu.
1.1.1.3. Phòng in - sao.
- In ấn các ấn phẩm và tài liệu của cơ quan.
- Sao lưu, nhân tài liệu theo yêu cầu của các phòng chuyên môn.
- Phát hành tài liệu.
Phòng tin học:
Giúp độc giả biết sở dụng máy tính cho mục đích học tập truy cập tài liệu
trực tuyến.
Phòng biên mục bổ xung
Quản lý số lượng đầu sách trong thư viện.

5


1.1.2. Hạn chế của mô hình thư viện cũ.
- Số lượng đầu sách báo hạn chế.
- Hệ thống quản lý dùng đến nhiều giấy tờ, vì vậy việc bảo quả, tìm kiếm mất nhiều

thời gian. Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý nhiều khó khăn khi
lượng độc giả tăng, do việc kiểm tra thời gian mượn, số lượng sách mượn đều phải
làm thủ công, vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong quá trình quản lý. Việc phân loại sách
cũng mất rất nhiều thời gian.
- Hiện nay thư viện thành phố chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
quản lý. Hoạt động nhập tin, xoá, sửa vẫn tiến hành theo phương pháp thủ công
bằng những việc ghi chép, lưu trữ trên nhiều sổ sách nên công việc trở lên nặng nề,
kém hiệu quả, tốn nhiều công sức cho tổng hợp, thống kê, in báo cáo…dẫn đến có
sự không đồng nhất, có sự sai lệch giữa các sổ.
- Ngoài cán bộ trực tiếp theo dõi, lưu trữ sổ sách thì lãnh đạo cũng như người có
trách nhiệm liên quan rất khó trong việc xem xét theo dõi thường xuyên được 1 cách
tổng thể. Việc thay đổi vị trí sách gây khó khăn trong việc quản lý theo dõi cách
tổng thể và đầy đủ
Việc tra cứu tìm kiếm thông tin sách theo yêu cầu mất rất nhiều công sức, khó đầy
đủ, chính xác.Khó thực hiện việc thường xuyên cập nhật các thông tin sách khi có sự
thay đổi.
- Không thu hút độc giả do hệ thống quản lý còn lạc hậu:
Cần phải cải thiện lại hệ thống làm việc một cách khoa học hơn bằng cách tin học
hóa vào công tác "quản lý thư viện".

1.2.Những yêu cầu của hệ thống thư viện mới
1.2.1 Hệ thống thông tin trong quản lý
1.2.1.1 Thế nào là hệ thống thôngtin quản lý?
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý, quản lý tốt cơ sở dữ
liệu của mình và trợ giúp đưa ra những quyết định. Một hệ thống quản lý được chia
thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên..

6

Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống. Chức năng chính của hệ
thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống.
Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chia
mang tính vật lý. Quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý,
thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống.
Thông tin trong hệ thống gồm hai loại:
-

Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát sinh

tiếng nói, hình anh...
-

Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuân dạng

nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu quy định.
* Nhiệm vụ của hệ thống thông tin.
-

Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài,

đưa thông tin ra ngoài.
-

Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ

thống.
*Vai trò của hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa

các hệ thống con với nhau.
1.2.1.2 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm 4 yếu tố sau:
Lĩnh vực quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý thuộc một lĩnh vựa
quản lý duy nhất tương ứng với những hoạt động nhất quán của nó.
Dữ liệu: Là các đối tượng quản lý trên hệ thống thông tin quản lý.
Các thủ tục xử lý: Là những chương trình, phương cách xử lý trên một
số dữ liệu cụ thể của hệ thống.
Các quy tắc quản lý: Là quy tắc điều hành vận hành xử lý dữ liệu phục
vụ cho mục tiêu của hệ thống.
1.2.1.3 Chất lượng của hệ thống thông tin

7


Một hệ thống thông tin phải có khả năng thực hiện đầy đủ các công
việc đặc thù trong lĩnh vực mà hệ thống quản lý như: Thu thập, xử lý và phân phát
thông tin.
Chất lượng của hệ thống thông tin phụ thuộc 3 tính chất sau:
Tính nhanh chóng: Hệ thống phải nhanh chóng đưa ra thông tin trả lời những
câu hỏi của người sử dụng.
Tính thích ứng: Khi xây dựng hệ thống con người không thể dự toán hết các
tình huống có thể xảy ra. Do đó một hệ thống tốt phải chuẩn bị sẵn cho người sử
dụng các công cụ để giải được các tình huống có thể xảy ra.
Tình huống an toàn: Dù bất kỳ tình huống nào, hệ thống phải đảm bảo sự an
toàn dữ liệu. Và ai được quyền truy cập dữ liệu và truy cập đến mức nào?
1.2.1.4 Sự cần thiết của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Khi áp dụng tin học để quản lý một hệ thống thông tin nào đó, chúng ta phải
tìm các phương pháp tốt nhất phù hợp với khả năng hiện thực.
Trước khi giải quyết một vấn đề ta luôn suy xét tất cả mọi khía cạnh của vấn

đề và nhận định những tình huống có thể xảy ra. Đó là công việc phân tích.
Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh vấn đề, dựa vào khả năng và hạn chế, ta
đưa ra một hay nhiều phương án để giải quyết. Đó là quy trình thiết kế.
Sai sót lớn nhất nằm trong việc phân tích và thiết kế. Chi phí lớn nhất và chi
phí bảo trì. Lượng công việc lớn nhất là phát hiện và sửa chữa. Tình trạng trên bắt
nguồn từ những thiếu sót trong công việc phân tích và thiết kế hệ thống. Do đó tin
học luôn cần tìm ra một phương pháp phân tích nhằm khắc phục tình trạng trên.
1.2.1.5 Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý
1.2.1.5.1 Yêu cầu của tổ chức:
Mỗi tổ chức có những yêu cầu và đặc trưng riêng. Hệ thống thông tin quản lý
phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của tổ chức đó. Nhà quản lý phải là người đề
đạt và quyết định ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ
thống thông tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của tổ chức
quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch
thông tin tập hợp.
8


Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính
khoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp.
Các thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu, rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng
yêu cầu của nhà quản lý.
1.2.1.5.2 Yêu cầu của người sử dụng
Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là
thao tác với mày. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông
thạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi
thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa,
nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa.

Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có tính
mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn
của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.
Yêu cầu giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học,
đẹp, không cầu kỳ, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày,
khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng.
Yêu cầu về đối thoại, giải pháp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ
hội thoại ở một mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà
quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối
đa mà hệ thống cung cấp.
1.2.1.6. Các bước xây dựng trong hệ thống thông tin quản lý
1.2.1.6.1 Phân tích
- Xác định vấn đề.
- Nghiên cứu hiện trạng của tổ chức.
- Nghiên cứu khả thi.
- Xây dựng sách hợp đồng với trách nhiệm.
1.2.1.6.2 Thiết kế
- Thiết kế tổng thể.
9


- Thiết kế chi tiết.
1.2.1.6.3 Thực hiện
- Cài đặt hệ thống vào máy tính.
- Thử nghiệm.
Chạy chương trình với số liệu giả.
Chạy chương trình với số liệu thực.
Cơ quan hay tổ chức chuyên nghiệp chạy thử và đánh giá.
Sửa chữa, bảo trì: Trong quá trình hoạt động có thể gặp lỗi và người sản xuất
chương trình sửa lỗi.

Thích ứng: Trong quá trình hoạt động chương trình sẽ phát sinh vấn đề mới
nên bắt buộc người viết chương trình phải bổ sung.
1.2.1.7 Biểu đồ luồng dữ liệu
Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ có
các mối liên hệ với nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá trình xử
lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và trình tự thực hiện
chúng trong hệ thống.
Để biểu diễn các chức năng ta có một số quy tắc:
- Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu, trong sơ đồ luồng dữ liệu các
chức năng hoặc tiến trình được hiểu là các quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin
đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin và tạo ra thông tin mới
tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho
dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hoặc bộ phận khác. Một chức năng được biểu
diễn bởi một hình tròn hay hình ovan:

Tên chức
năng

10


- Luồng dữ liệu: Là tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra của một
chức năng nào đó. Một luồng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên, trên đó có
viết tên của luồng dữ liệu:

Tên luồng dữ liệu

- Kho dữ liệu: Là dữ liệu được lưu lại để có thể truy cập lần sau. Trong sơ đồ
luồng dữ liệu các kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu dưới dạng vậy lý các
kho dữ liệu này có thể là các tập dữ liệu, các cặp cặp hồ sơ, các tệp thông tin trên

đĩa. Trong sơ đồ dữ liệu dưới tên kho dữ liệu chúng ta sẽ chỉ quan tâm đến các thông
tin được chứa trong đó. Ví dụ như hồ sơ học sinh, danh sách môn học, danh sách
lớp... Một kho được biểu diễn giữa hai đường thẳng nằm ngang, ở giữa là tên kho dữ
liệu:
Tên kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu
- Tên tác nhân ngoài: Là thực thể ngoài hệ thống có trao đổi thông tin
với hệ thống. Yếu tố bên ngoài, hay còn được gọi là tác nhân ngoài. Có thể là một
người, một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ thống nhưng có mối liên hệ
với hệ thống. Sự có mặt của yếu tố bên ngoài trong sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ
cho việc xác định rõ hơn giới hạn của hệ thống và mối liên hệ của hệ thống với yếu
tố bên ngoài, nó cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống hoặc nhận thông
tin từ hệ thống. Nhân tố bên ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn
cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống. Một tác
nhân ngoài được vẽ bằng hình chữ nhật bên trong có tên tác nhân ngoài.

Tên tác nhân ngoài
- Tác nhân trong: Trong khi các nhân tố bên ngoài luôn luôn là một
danh từ, biểu thị cho một bộ phận một phòng ban hoặc một tổ chức thì các nhân tố
bên trong bao giờ cũng ở dạng động từ hoặc bổ ngữ.
11


Các nhân tố bên trong là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong
hệ thống. Các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài đều có thể sử dụng nhiều lần
trên cùng một trang sơ đồ, điều đó làm cho sơ đồ dễ đọc, dễ hiểu hơn.
Tác nhân bên trong

Tác nhân bên trong

1.2.1.8 Mô hình thực thể liên kết
1.2.1.8.1 Khái niệm
Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi
là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể,
thuộc tính và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng.
Mục đích xác định các yếu tố:
-

Dữ liệu nào cần xử lý.

-

Liên quan nội tại (cấu trúc).

1.2.1.8.2. Thực thể và kiểu thực thể
Thực thể: là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ
thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng.
Kiểu thực thể: là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng cùng
bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp
hay lớp của kiểu thực thể.
Biểu diễn thực thể bằng hình chữ nhật trong đó ghi nhãn kiểu thực thể.
Ví dụ: ta có các kiểu thực thể tương ứng các nhãn độc giả, sách,nhân viên.

Độc giả

Sách

Nhân viên

Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là kiểu thực thể, mỗi dòng ứng

với các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực thể.
1.2.1.8.3. Liên kết và kiểu liên kết.

12


Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự
ràng buộc về quản lý.
Kiểu liên kết: là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng cùng
bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp
hay lớp của kiểu thực thể.
Các dạng kiểu liên kết:
Liên kết một – một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể
trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên kết tầm
thường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật; chẳng hạn
một độc giả chỉ có một mã độc giả.

Độc giả

1-1

Mã độc giả

Liên kết một - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực
thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ
có một thực thể trong B.
Nó biểu diễn kết nối bằng đoạn thẳng giữ hai kiểu thực thể và thêm trạc 3
(hay còn gọi là chân gà) về phía nhiều.
Liên kết nhiều - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực
thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có

nhiều thực thể trong A.
Nó biểu diễn kết nối bằng đoạn thẳng giữ hai kiểu thực thể và thêm trạc 3
(hay còn gọi là chân gà) về cả hai phía.
Để dễ biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sung
thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều nhiền thành hai liên kết một nhiều.
A/B là thực thể trung gian giữ hai thực thể A và B.
1.2.1.8.4. Các dạng chuẩn
13


Chuẩn hoá: quan hệ là quan hệ trong đó mối mỗi miền của một thuộc tính chỉ
chứa giá trị nguyên tố tức là không phân nhỏ được nữa.
-

Dạng chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ gọi là chuẩn 1 nếu như các miền

thuộc tính là miền đơn.
-

Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn

1 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng.
-

Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 3 nếu như nó là chuẩn

2 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc trực tiếp.
- Quản lý hệ thống hoàn toàn dựa trên máy tính từ quy trình lập thẻ thư viện
đến quá trình cho mượn sách báo, thống kê lượng độc giả và sách trong thư viện,
quản lý nhân viên một cách rất có hệ thống

- Tạo điều kiện cho độc giả tra cứu tìm thấy sách một cách nhanh chóng và có
khoa học.
- Nhân viên làm việc trong thư viên có một trình độ kiến thức về hệ thống do
đó việc thống kê công việc rất hợp lý. Việc quản lý các đầu sách được chặt tránh
được mất mát cho thư viên.
- Mọi độc giả đến thư viện đều phải xuất trình thẻ thư viện
- Không gây rối phá hoại tài sản của thư viện. Học tập nghiêm túc có khoa
học, tuân thủ sự quản lý của nhân viên thư viện.

14


Chương 2: Giới thiệu công cụ sử dụng
cơ sở dữ liệu Access
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG :
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) trên môi trường
Windows. Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả của mình,
ACCESS đã giúp cho người sử dụng giải quyết được khá nhiều các vấn đề thường
gặp trong công việc quản trị CSDL .
ACCESS cung cấp cho ta 06 công cụ đó là : Bảng (Table); Truy vấn (Query);
Biểu mẫu(form); Báo biểu (Report); Macro và đơn thể (Module).
Với 05 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta có thể dễ
dàng xây dựng được một chương trình với giao diện khá đẹp mà chưa phải viết bất
kỳ một hàm hay thủ tục nào cả. Công cụ 06 là Module dùng đẻ chứa hàm Thủ tục
viết bằng ACCESS BASIC đẻ giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 05
công cụ trước, do đó làm tăng sức mạnh của ACCESS

2.2.CÔNG CỤ MICROSOFT ACCESS:
Trước tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách :
-Vào môi trường Assess :gọi microsoft Assess trên Window hoặc kích chuột

vào biểu tượng chìa khoá vàng .
-Từ cửa sổ microsoft Assess chọn Menu file , chức năng New Database .
Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK . Kết qủa ta sẽ nhận được một Database
mới .

2.2.1 Bảng (table):
2.2.1.1 Cách tạo bảng gồm các bước sau :
Trong cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu, tạo bảng theo thứ tự sau:
* Từ cửa số Database chọn mục Table: Kết quả sẽ mở cửa sổ table chưa danh
sách các bản ghi đã tồn tại và 3 nút chọn:
New: dùng để tạo mới.
Open: dùng để mở nhập dữ liệu cho bảng
Design: dùng để xem, sửa cấu trúc bảng.
15


Để tạo bảng mới ta chọn nút New

Có hai cách tạo bảng ứng với lựa chọn:
- Nếu chọn Table Wizard thì bảng được xây dựng bảng công cụ Wizard
Access yêu cầu.
- Chọn Design view để thiết kế theo ý người sử dụng.
* Thiết kế Design View : Kết quả nhận được cửa sổ (Table1:Table)
ở hình bên.
Tên bảng được giả định
là Table 1, sau này ta có
thay đổi bằng một tên
Khác ý nghĩa hơn.
+ Cửa sổ Table được chia
hai phần.

- Phần trên có 3 cột Field name, Data type, Description dùng để khai Báo các
trường của bảng.
- Phần dưới cùng để quy định các thuộc tính của trường đã khai báo.
* Khai báo các trường :
+ Đặt tên trường (cột), (tại cột Field name)
+ Chọn kiểu dữ liệu (tại cột Data type).
+ Mô tả trường (tại ô Description) nếu muốn.
+ Quy định các thuộc tính cho trường ( phần Field Properties) như:
- Field size: Số kí tự của trường Text, hoặc kiểu của trường number
- Format: Định dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và kiểu số
- Decimalplaces: số chữ số thập phân trong kiểu number và Currency.
- Input mask (Mặt nạ nhập liệu ): Quy định khuôn dạng nhập liệu
16


- Caption: Đặt nhãn cho các trường. Nhãn sẽ được nhập liệu thay vì hiện tên
trường.
- Default Value: xác định giá trị mặc định của trường.
- Validapion Rule: Quy tắc dữ liệu hợp lệ.
- Required: không chấp nhận giá trị rỗng.
- Allowzerolength: không chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text và Memo.
- Indexed: tạo chỉ mục.
* Thay đổi thiết kế chỉnh sửa cấu trúc bảng :
+ Xóa trường: (có thể xóa một hoặc nhiêù trường): Chọn trường cần xóa,
bấm phím Delete hoặc chọn Delete Row từ Menu edit.
+ Để thay đổi nội dung (tên, kiểu …) ta chỉ nhập từ bàn phím bình thường
+ Để chèn thêm trường : Ta chọn trường, mà trường mới sẽ được chèn vào
trước rồi vào Menu edit chọn Insert Row, tiến hành nhập tên và chọn kiểu dữ liệu
bình thường.
+ Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển kéo đến vị trí mới.

2.2.1.2 Đặt khoá chính (Primary Key):
- Chọn các trường làm khoá chính .
- Chọn menu Edit , chức năng Primary Key hoặc nhấn vào biểu tượng chiếc chìa
khoá trên thanh công cụ .

2.2.2 Truy vấn (Query ):
*,Khái niệm:
Truy vấn (Query) là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp và
tìm kiếm dữ liệu.
- Truy vấn thông thường là truy vấn chọn (Select Query) với các khả năng
sau:
+ Chọn các bảng hoặc các truy vấn cũ làm nguồn dữ liệu.
+ Chọn các trường hiển thị.
+ Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường
nguồn.
17


+ Đưa vào các trường dùng để sắp xếp
*, Tạo truy vấn
- Trong cửa sổ Database chọn mục Query sau đó chọn nút New

+ Chọn cách xây dựng truy vấn theo ý người sử dụng (DeSign Wiew)
+ Xây dựng nhờ công cụ Wizards của Access.
- Chọn nguồn dữ liệu cho tuy vấn mới gốm các bảng và các truy vấn đã được
tạo từ trước.
- Tạo lập quan hệ giữa các bảng, các truy vấn nguồn
*, Chỉnh sửa truy vấn
۰ Mở truy vấn trong chế độ Design View .

۰ Mở cửa sổ Add Table bằng cách vào menu Query chọn Add Table .
۰ Chọn các bảng hoặc các truy vấn cần thêm, rồi chọn Add .
۰ Thực hiện chỉnh sửa rồi lưu lại bằng cách vào menu file chọn save hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrrl + S.
*, Xây dựng các điều khiển trong truy vấn
۰ Các phép toán: Khi xây dựng các biểu thức điều kiện cho phép sử dụng các
phép toán sau :
- so sánh: = , <> (khác); >= (lớn hơn hoặc bằng); <= (nhỏ hơn hoặc bằng);
> (lớn hơn) ; < (nhỏ hơn ).
- Phép logic: And, or, Not, Between … And các bảng.

18


۰ Toán hạng: Toán hạng trong các biểu thức điều kiện có thể là các đại lượng
như các hằng, các hàm chuẩn trong Access và các hàm tự lập, các trường
۰ Một số hàm:
- Hàm xử lý ngày .
Date( ), Now ( ), Dateadd( đối 1, n, date ). Cho giá trị kiểu ngày bằng cách
cộng thêm vào các date n ngày hoặc tháng, năm, quý tùy theo đối 1.
- Các hàm sử lý chuỗi : & (để ghép các chuỗi ).
+ Left ( chuỗi 1 ,n ) cho chuỗi con của chuỗi 1 gồm n ký tự bên trái.
+ Right ( chuỗi 1 ,n) cho chuỗi con của chuôi 1 gồm n ký tự bên phải.
+ Mid ( chuỗi 1, k, n) cho chuỗi con băt đầu từ vị trí k và gồm n ký tự.
*, Nâng cấp truy vấn:
- Truy vấn thông số dùng trong các bài toán tìm kiếm.
- Truy vấn tính tổng Crosstab theo các nhóm.
- Truy vấn dùng câu lệnh SQL.
- Truy vấn hành động ( Xóa , thêm, sửa …)
Truy vấn là một công cụ của Access dùng để :Tổng hợp sắp xếp và tìm kiếm dữ

liệu . Về thực chất , truy vấn là một câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ
Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn .
Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như:
- Chọn bảng hay Query khác làm nguồn dư liệu .
- Chọn các trường cần hiển thị .
19


- Thêm các trường mới là kết quả của việc thực hiện các phép tính trên các
trường của bảng nguồn .
- Đưa vào điều kiện tìm kiếm , lựa chọn(ở hàng Criteria) .
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp .
Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận được là một bảng ( dạng Dynaset).
Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là: Crosstab Query
, Make Table Query, Update Query, Appent Query, Delete Query .
2.2.3 Biểu mẫu (Form) :
*,Về mặt cấu trúc:
- Mẫu biểu cũng giống như báo biểu, nó gồm các điều khiển (Control).
- Mỗi Control đều có thể sử dụng ở một trong ba dạng sau:
+) Bound Control: Được liên kết với dữ liệu của Table hay Report, dạng
TextBox là phổ biến nhất.
+) Unbound Control: Ngược lại với kiểu trên, dạng phổ biến nhất là Label
chứa văn bản hay các tiêu đề.
+) Calculated Control: Chứa biểu thức tính toán.
- Thành phần của mẫu biểu: Cũng tương tự như báo biểu, nhưng nó không có
tiêu đề nhóm.
- Tác dụng của các điều khiển (Control) trong mẫu biểu:
 Thể hiện dữ liệu.
+ Các ô điều khiển có thể buộc vào các trường để thể hiện và cập nhật dữ liệu
cho các trường này.

+ Có thể dùng hộp văn bản để hiển thị kết quả tính toán.
+ Nhập dữ liệu từ bàn phím.
+ Có thể nhập dữ liệu từ bàn phím thông qua các hộp văn bản.
 Thực hiện các hành động.
+ Các nút lệnh có thể gắn với các Macro hoặc các thủ tục xử lý sự kiện. Sau
đó mỗi khi bấm chuột vào nút lệnh thì Macro hoặc thủ tục gắn với nó sẽ được thực
hiện.
+ Có thể sử dụng các nút lệnh để tạo các Menu đơn giản.
20


 Tổ chức giao diện chương trình bằng hệ Menu Bar.
+ Hệ Menu Bar gồm các Menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn hình).
+ Mỗi Menu ngang gồm các Menu thành phần. Mỗi Menu thành phần có thể
là chức năng thực hiện ngay hoặc lại có thể là một Menu khác.
+ Hệ Menu Bar gồm các Menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn hình).
*, Tạo mẫu biểu tự động bằng Wizard
- Nếu chỉ dùng mẫu biểu để thể hiện cập nhật dữ liệu thì nên dùng các tạo tự
động hoặc công cụ Wizard.
Để tạo mẫu biểu bằng cách tự động hoặc bằng Wizard, ta thực hiện theo các
bước sau:
* Từ cửa sổ Database của một cơ sổ dữ liệu nào đó, chọn mục Forms. Kết
quả sẽ mở cửa sổ From ba nút lựa chọn sau:
- Nút New dùng để tạo mẫu biểu mới.
- Nút Open dùng để thực hiện mẫu biểu.
- Nút Design dùng để mở cửa sổ mẫu biểu.

*, Tạo mẫu biểu bằng Design View
Để chọn mẫu biểu mới ta chọn nút New. Kết quả nhận được cửa sổ New
Form như hình trên. Chọn một bảng / truy vấn nguồn trong ô: choose the table …

truy vấn nguồn.
Ví Dụ : cho biểu mẫu cần xây dựng. Bảng này gồm bốn trường kiểu Text.
+ Malop (ma lớp)
+ Tenlop (tên lớp)
21


+ Makhoa (tên khoa)
- Ở đây ta quan tâm tới 3 cách tạo mẫu biểu tương ứng với ba lựa chọn:
Design View, những lựa chọn tự động ( có từ Autoform ) và những lựa chọn dùng
công cụ Wizard ( những lựa chọn từ wizard ).
- Ví dụ: Chọn bảng [Dmlop] làm nguồn cho biểu mẫu cần xây dựng. Bảng
này gồm bốn trường kiểu text.
+ Malop( mã lớp).
+ tenlop (tên lớp).
+ makhoa (mã khoa).
+ Nếu chọn dùng công cụ Winzard thì mẫu biểu được xây dựng bằng công cụ
Wizard của Access và ta chỉ việc trả lời các câu hỏi mà access yêu cầu.
+ Nếu chọn Design View thì mẫu biểu được thiết kế theo ý của người sử
dụng hộp công cụ (Tool Box).
+ Nếu lựa chọn tự động thì khuôn dạng của mẫu biểu sẽ được tạo tự động.
Trong trường hợp này ta luôn phải chọn bảng truy vấn nguồn cho mẫu biểu.
*, Chọn một trong các dạng mẫu biểu tự động
۰ Nếu chọn AutoForm
Columnar thì được mẫu biểu có dạng:
- Để xem thiết kế của mẫu biểu sẽ bao gồm tất cả các trường của bảng / truy
vấn nguồn.
+ Form Design, Form, Datasheet …
- Chọn mục Form Design để xem thiêt kế.
- Chọn mục Form để thể hiện dữ liệu dưới dạng biểu (đúng như thiết kế của

Form)
- Chọn Datasheet để thể hiện dữ liệu dưới bảng .
+ Nểu chọn mục Form Design thì nhận được cửa sổ thiết kế có dạng:
- Mẫu biểu gồm 3 phần: Form Header (đầu mẫu biểu), Detail (thân mẫu biểu), và
Form Footer (cuối mẫu biểu) .
- Trên mẫu biểu có các ô điều khiển kiểu nhãn (Label) ở cột bên trái 4 ô điều
khiển hộp Text Box (ở cột bên phải) buộc vào các trường: Malop,Tenlop,
22


Makhoa.
+ Ghi và đặt tên cho mẫu biểu (những cách ghi và đặt tên cho truy vấn).
* Chú ý: Trước khi ghi ta có thể chỉnh sửa thiết kế theo ý của mình.
۰ Nếu chọn AutoForm : Tabular hoặc AutoForm, Datasheet thì ta được kết
quả có dạng hiển thị trên từng dòng rõ ràng hoặc không chọn bảng / truy vấn.
۰ Nếu chọn Form Wizard: Sẽ xuất hiện cửa sổ có tên Form Wizard dưới
đây:

Tại đây ta thao tác tiếp như sau:
+ Chọn các trường muốn đưa vào mẫu biểu tại cột Available fields, dồi bấm
vào nút > để đưa sang cột Selected Fields. Nếu muốn đưa sang tất cả các trường ta
bấm nút >>, nếu muốn bỏ trường nào ta đã chọn trong ô Selected Field thì ta bấm
vào nút < để hủy bỏ, hủy bỏ tất cả bấm vào nút << .
*,. Các loại điều khiển (Thông qua hộp công cụ Toolbox)
Mỗi nút trên công cụ ứng với một loại điều khiển và dùng để tạo các ô điều
khiển thuộc loại tương ứng.
- Nhãn (Label): Là một điều khiển Unbound (không bị buộc vào môi trường
nào đó), thường được dung để chứa các dòng chữ có tính giải thích, ghi chú.
- Hộp văn bản (Text box): Hộp văn bản dùng cả ba cách: Unbound (không bị
buộc) và Bound (bị buộc vào một trường nào đó), Caculaterd (tính toán).

- Nhóm lựa chọn (Option).
- Hộp lựa chọn (Combo box).
23


- Nút lệnh (Command button).
- Hộp danh sách (List Box).
- Hộp kiểm tra (Check box), nút lựa chọn (Option Button)
nút bật tắt (Toggle button).

2.2.4 Báo biẻu (Report):
Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu . Báo biểu có khả năng in ấn
như sau :
- In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự , báo cáo
- In dưới dạng bảng như hồ sơ lương , bảng gia đình , bảng khen thưởng , kỉ luật
…
- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang .
Cách tạo Report (báo biểu )bằng Winzard :
- Chọn Report trong cửa sổ Database .
- Chọn New trong số các công cụ của Report .
- Chọn Report Winzard để thiết kế tự động .
- Chọn table hoặc Query để làm nguồn cho Report .
- Chọn các trường cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query .
- Chọn kiểu Report .
2.2.5 Macro:
Gồm một dãy các hành động (Action)
Cách tạo Macro:
- Chọn Macro trong cửa sổ Database.
- Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro.
- Chọn các Action và các đối tượng của các Action .

- Ghi và đặt tên cho Macro .

24


2.3. GIỚI THIỆU VỀ ACCESS BASIC:
2.3.1 Giới thiệu chung :
Access Basic là một ngôn ngữ lập trình mà các chương trình của nó hoạt
động theo hướng sự kiện . Mỗi khi sự kiện xẩy ra đối với hệ thống thì một thủ
tục mới được thực hiện và nó có thể gọi đến một hoặc một số các hàm khác .
Chính vì vậy, một chương trình chính để điều khiển hệ thống .
Cũng như ngôn ngữ lập trình khác , Access basic cũng có các thành phần cơ
bản như :
+ Các kiểu dữ liệu chuẩn (số , chuỗi ,Lôgic ,Date/Time…)
+ Kiểu tự tạo (User_defined Type).
+ Biến ,mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo.
+ Các thủ tục / hàm vào ra trên bàn phím , màn hình .
+ Cấu trúc rẽ nhánh :if ….then …….else….end if
+ Cấu trúc Select case .
+ Các hàm (function) và các thủ tục (Subloutine)
+ Tạo tệp, ghi tệp , đọc tệp (nhị phân ,văn bản)
Access Basic chủ yếu được dùng để sử lí đối tượng của Access như bảng dữ
kiện , truy vấn, báo biểu và Macro.Do đó ,Access Basic gồm các thủ tục , hàm
độc lập nằm giải giác trong các đơn thể của mẫu biểu ,đơn thể của báo biểu , đơn
thể chung của hệ cơ sở dữ liệu chứ không tổ chức thành một chương trình thống
nhất .
+ Kiểu Variant:biến kiểu Variant có thể chứa các giá trị số học , giá trị ngày
/giờ ,chuỗi kí tự hoặc giá trị Null. Khi chưa được gán giá trị thì biến có giá trị
mặc định là rỗng (Empty).
+ Kiểu Integer.

+ Kiểu long .
+ Kiểu single.
+ Kiểu double.
+ Kiểu Currency.
+ Kiểu String.
25