Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường văn lang

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
_____ _____

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT
KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT




BÀI THU HOẠCH
CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN




TÊN ĐỀ TÀI

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG VĂN LANG



Giảng Viên: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG
Sinh Viên:
BÙI MINH PHỤNG – MÃ SỐ: 0601051
NGUYỄN THẾ QUANG – MÃ SỐ: 0601056
KHÓA: 3

Tp. Hồ Chí Minh – 6/ 2007

Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung
LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là vấn
đề rất được nhiều người, nhiều tổ chức xã hội quan tâm. Việc ứng dụng các
công nghệ thông tin tạo điều kiện làm việc thuận lợi hơn, cho cả người quản lý
và những người khách hàng.
Tuy nhiên, xây dựng và phát triển các sản phẩm để ứng dụng thành công vào
thực tiễn đòi hỏi người phát triển phải nắm những quy tắc, những yếu tố căn
bản để xây dựng và phát triển phẩn mềm thành công. Và một trong những
yêu cầu đó là phải biết quản lý một dự án công nghệ thông tin thế nào và
phát triển nó ra sao.
Được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Trương Mỹ Dung, giáo viên phụ
trách giảng dạy môn “Quản lý các dự án công nghệ thông tin”, chúng em đã
có những hiểu biết căn bản về quản lý một dự án công nghệ thông tin như thế
nào. Và để nắm vững hơn, chúng em đã thực hiện một bài tập nhóm ứng
dụng quản lý dự án là: “Xây dựng ứng dụng quản lý thư viện Trường ĐH Văn
Lang”.
Chúng em kính gửi đến cô lời cảm ơn và sự giúp đỡ tận tình trong thời gian
qua. Dù thời gian được cô hướng dẫn không nhiều, nhưng chúng em cũng học
tập được khá nhiều kiến thức liên quan đến quản lý dự án.
SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 2
Nguyễn Thế Quang – CH0601056
Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung

MỤC LỤC

I. Khởi động.....................................................................................4
1. Kịch bản .......................................................................................4
2. Các công việc................................................................................4
3. Tính toán chi phí ...........................................................................6
4. Nhân lực.......................................................................................6
5. Bảng điểm có trọng số cho vị trí PM................................................7
6. Tôn chỉ dự án................................................................................9
II. Lập kế hoạch ..............................................................................10
1. Kịch bản ..................................................................................... 10
2. Hợp đồng nhóm .......................................................................... 10
3. Các bên liên quan........................................................................ 12
4. Bản tuyên bố phạm vi.................................................................. 12
5. Phát triển WBS cho dự án ............................................................ 13
6. Danh sách các rủi ro của dự án .................................................... 15
III. Thực hiện ...................................................................................16
1. Kịch bản ..................................................................................... 16
2. Nhiệm vụ.................................................................................... 16
IV. Kết thúc ....................................................................................... 17
1. Kịch bản ..................................................................................... 17
2. Các nhiệm vụ .............................................................................. 17
3. Phác thảo về dự án...................................................................... 17
4. Lý do thành công của dự án......................................................... 17
5. Bài học kinh nghiệm .................................................................... 18
IV. Tài liệu tham khảo .....................................................................19

SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 3
Nguyễn Thế Quang – CH0601056
Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung

Phần 1: Khởi động
1. Kịch bản
Thư viện trường Đại học Dân lập Văn Lang được thành lập từ ngay khi xây
dựng trường. Đến nay, thư viện trường có khoảng hơn 10.000 đầu sách, với hơn
20.000 quyển sách, đáp ứng được khá nhiều nhu cầu học và nghiên cứu của hơn
11.000 học sinh – sinh viên, cán bộ giảng viên, công nhân viên nhà trường và cả các
giảng viên thỉnh giảng. Và cũng chính vì số lượng độc giả ngày càng nhiều, cộng với
nhu cầu mượn trả sách ngày càng nhiều nên việc đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu
công việc của đội ngữ nhân viên thư viện là rất quan trọng.
Năm 1997, thư viện đã ứng dụng chương trình Quản lý Thư viện iLOC (của
CitaSofs) để lưu thông tin sách và mượn trả. Với sự gia tăng số lượng sách và số
lượng độc giả, cộng với sử phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng
công nghệ vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích.
Vì vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý tốt hơn để đáp ứng nhu cầu
quản lý và mượn trả sách ngày càng cao. Và với những yêu cầu này, dự án “xây
dựng chương trình quản lý thư viện Trường đại học DL Văn Lang” được thành lập.

2. Các công việc
Để có thể tin học hóa toàn bộ hay 1 phần công việc của thư viện, ta cần phải tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức, nhân sự, và nghiệp vụ thư viện.

Thư viện gồm 3 bộ phận chính: Ban Giám đốc, Kỹ thuật, Thủ thư và Độc giả.
a. Kỹ thuật: chịu trách nhiệm về việc quản lý sách bao gồm nhập – sửa – xoá
thông tin sách. In mã vạch cho quyển sách, in nhãn sách.
b. Thủ thư: chịu trách nhiệm về việc mượn trả sách của độc giả, làm thẻ thư
viện cho độc giả và các quy định phạt độc giả phạm quy.
c. Giám đốc: quản lý và điều hành các chức năng trên. Giám đốc có quyền
thống kê và xem thống kê của 2 bộ phận trên: thống kê về sách trong thư
viện, thống kê về mượn trả và độc giả.
d. Độc giả: độc giả là đối tượng được phục vụ, có thể thực hiện các yêu cầu

tìm kiếm thông tin sách, mượn trả sách và kiểm tra thông tin mượn trả của
mình.

a. Hiện trạng
• Thêm sách mới cho thư viện
Theo định kỳ, thư viện sẽ mua sách mới về hoặc là sách được tặng bởi các
cơ quan, tổ chức bạn thì tổ kỹ thuật của thư viện sẽ phải ghi chép các
thông tin về các quyển sách này theo nghiệp vụ thư viện vào quyển sổ.


SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 4
Nguyễn Thế Quang – CH0601056
Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung
• Tìm kiếm sách
Thủ thư hay giám đốc – bộ phận quản lý thư viện, đọc giả muốn tìm kiếm
thông tin về một quyển sách nào đó đều phải vào trong kho tìm. Vì kho sách
luôn được thiết kế theo từng môn loại: Kinh tế, Xã hội, Chính trị, Kỹ thuật,
v.v… Tuy nhiên, việc tìm kiếm một quyển sách để xác định sách đó có trong
kho hay không hay đã được mượn cũng thường mất khá nhiều thời gian.

• Làm thẻ thư viện
Độc giả gồm có sinh viên và cán bộ giảng viên – nhân viên nhà trường.
Mỗi độc giả muốn mượn sách trong thư viện đều phải làm thẻ mượ thư
viện. Khi làm thẻ thư viện, độc giả phải đến phòng kế toán đóng tiền (gọi là
tiền thế chân và sẽ được hoàn lại khi tốt nghiệp ra trường) và mang biên
lai lên thư viện cộng với 1 tấm hình thẻ để làm thẻ. Thủ thư sẽ hẹn mấy
ngày sau quay lại lấy thẻ. Và khi đó, độc giả có thể sử dụng thẻ để mượn
trả sách.

• Mượn sách

Độc giả đến thư viện gặp thủ thư để mượn sách. Khi mượn sách, độc giả
phải mang thẻ mượn của thư viện và trình cho thủ thư, thủ thư ghi thông tin
các quyển sách mượn vào phiếu mượn rồi kẹp chung với thẻ mượn của độc
giả và giữ lại. Mỗi độc giả được mượn tối đa 3 quyển sách hoặc 5 quyển tùy
theo sinh viên năm mấy.

• Trả sách
Độc giả mang sách đến trả, thủ thư sẽ lấy thẻ mượn với phiếu mượn ra để
đối chiếu. Nếu độc giả trả hết các quyển sách đã mượn thì mới trả lại thẻ
mượn. Nếu độc giả trả không hết sách, nhưng vẫn có thể mượn thêm nếu
không bị phạt do trả sách trễ hạn.

• Thống kê
Thông kê thường xuyên và thông kê định kỳ.
- Mỗi ngày, giám đốc thư viện muốn biết các loại sách được mượn với số
lượng bao nhiêu, loại nào được mượn nhiều nhất.
- Hàng năm, thư viện đều tiến hành kiểm kê để kiểm tra xem sách còn lại bao
nhiêu, có bị mất hay thất lạc. Công việc kiểm kê thường phải thực hiện bằng
tay bằng cách ghi vào quyển sổ là có bao nhiêu sách, và quyển sách nào đã
mất.


SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 5
Nguyễn Thế Quang – CH0601056
Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung
3. Tính toán chi phí và lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản
lý
Chi phí đầu tư phần mềm (1 lần): 80.000.000
Chi phí đầu tư phần cứng (1 lần): 30.000.000

Số lượng nhân viên thư viện không thay đổi, tuy nhiên mức độ tiện lợi đã tăng lên
rất nhiều, gồm tiện lợi cho thủ thư và tiện lợi cho độc giả.
- Thủ thư: thủ thư không cần thiết phải ghi phiếu mượn cho mỗi lần độc giả
mượn sách. Đồng thời, thủ thư cũng có thể thống kê sách mượn trả hàng
ngày, hàng tháng, hàng năm một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Độc giả: độc giả muốn tìm 1 quyển sách nào đó xem có trong thư viện hay
không thì chỉ cần ngồi vào máy tính và tra cứu trên máy tính bằng một thao
tác nhập vào tên quyển sách, hệ thống sẽ liệt kê ra toàn bộ các quyển sách
theo yêu cầu và cho biết luôn là sách đó đã được mượn hay chưa. Đồng
thời, độc giả cũng có thể tra cứu trên hệ thống là mình đang mượn quyển
sách nào, từ ngày nào và phải trả là ngày nào.
- Giám đốc thư viện: khi muốn xem bảng báo cáo thống kê sách mượn trong
ngày, thống kê sách định kỳ hàng quý, hàng năm, giám đốc không cần phải
đợi báo cáo từ cấp dưới liên quan mà có thể trực tiếp vào trong chương
trình để kiểm tra. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và số thống kê sẽ
chính xác hơn.

4. Nhân lực
Với những yêu cầu công việc của dự án, cần xác định rõ nguồn nhân lực cần
thiết, những yêu cầu về kiến thức, trình độ, chuyên môn, và đặc biệt nên tận dụng
nguồn nhân lực từ sinh viên của khoa Công nghệ Thông tin Nhà trường.
Người trưởng dự án phải lên kế hoạch về nhân sự, xác định rõ là cần tuyển bao
nhiêu nhân lực cho dự án. Khi dự án hoàn thành thì những nhân lực này sẽ tiếp
tục phát triển ở mảng nào?

a) Tuyển thêm nhân lực
Nếu nhân lực hiện tại không đủ thì ta cần phải tuyển thêm bao nhiêu người,
có thể sử dụng nguồn nhân lực là các sinh viên của khoa Công nghệ Thông
tin hay không? Và nếu có thì tiêu chí để tuyển dụng sinh viên này là gì? Và
khả năng hỗ trợ của sinh viên là bao nhiêu? Đây cũng là một mục tiêu khi xây

dựng tổ lập trình trong Trường Văn Lang.
Sự thành công của một dự án phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực này.
Nếu lựa chọn không hợp lý sẽ kéo theo dự án không hoàn thành đúng tiến độ
hoặc không đảm bảo yêu cầu đề ra.

SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 6
Nguyễn Thế Quang – CH0601056
Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung
b) Phân công
Khi đã có đủ nguồn nhân lực, trưởng dự án phải tiến hành phân công công
việc. Việc phân công này phải gắn liền với bảng WBS.
Trong khi phân công, cần chú ý đến các yếu tố con người như tính cách, sở
thích, tinh thần đồng đội, làm việc nhóm, v.v…

c) Phát triển nhóm
Trong quá trình thực hiện dự án, người trưởng dự án, hay trưởng nhóm phải
nắm vững từng cá tính cũng như tâm tư nguyện vọng của từng thành viên để
điều chỉnh kịp thời.
Cần có các chính sách thưởng phạt để động viên các thành viên trong nhóm
tham gia làm việc tốt hơn cũng như cần phải duy trì tính kỷ luật cũng như quy
tắc làm việc trong dự án.

Ghi nhận công lao kịp thời: việc ghi nhận công lao kịp thời sẽ giúp thành
viên tích cực hơn trong công việc và mang lại tính cầu tiến phấn đấu cao
góp phần quan trọng vào việc thành công của dự án

Động viên: điều này có ý nghĩa quan trọng nhằm khuyến khích nhân viên
cố gắng, và không bỏ cuộc , điều này còn chỉ ra rằng sự quan tâm cao độ
của ngừơi quản lý đối với các thành viên


Kỉ luật: duy trì kỷ luật đồng nghĩa đảm bảo tính công minh trong công việc,
là điều kiện cần thiết để đảm bảo và duy trì công việc

d) Nguồn nhân lực dự phòng
Luôn phải có nguồn nhân lực dự phòng nhằm đối phó với việc thiếu hụt nhân
lực đột xuất. Nguồn nhân lực dự phòng có thể có thông qua việc tuyển thêm
nhân lực mới hoặc đào tào những sinh viên khoa Công nghệ Thông tin nhằm
thế chỗ tạm thời nếu xảy ra việc thiếu hụt nhân lực.


5. Bảng điểm có trọng số cho vị trí PM

BẢNG ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM
Tạo bởi: Nguyễn Thế Quang Ngày: 20/06/2007
Tiêu trí % Bùi Minh Phụng Nguyễn Thế Quang
Kinh nghiệm 30% 80 40
Sáng tạo 20% 50 50
Kỹ năng tổ chức 25% 60 40
Kỹ năng giao tiếp 15% 80 50
Kỹ năng công nghệ 10% 70 90
Tổng 100% 71 49

SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 7
Nguyễn Thế Quang – CH0601056