Xây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng Access

Lời Cảm Ơn

Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Hiền đã tận tình giúp
đỡ, hướng dẫn và cung cấp tài liệu liên quan đến đồ án này.
Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin, trường Đại
Học Thái Nguyên đã tạo điều kiện thuận lợi trong học tập.
Em cảm ơn các thầy cô trong khoa đã tận tình giảng dạy, trang bị cho
em những kiến thức quý báu trong những năm học vừa qua.
Cảm ơn các anh chị và bạn bè đã góp ý xây dựng đồ án này.

Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Huệ

-1-


Li cam oan
Em xin cam oan về nội dung đề tài Xõy dng chng
trỡnh Qun lý Th vin trng THPT ng H Thỏi Nguyờn dới sự hớng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hiền giảng viên Bộ
môn Công nghệ điều khiển tự động khoa Cụng ngh thụng tin
i hc Thỏi Nguyờn là không sao chép nội dung từ các đề tài
khác và sản phẩm của đề tài là của chính bản em tự
nghiên cứu xây dựng nên.

-2-


M ỤC L ỤC

-3-

LỜI NÓI ĐẦU
Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin. Và
đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin
học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển
đất nước.
Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết
các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia. Việc ứng dụng
rộng rãi của tin học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều
ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của
con người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện
lợi hơn rất nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước
đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ
liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con
người.
Tin học sẽ ngày càng góp phần phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng
mọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng đời sống con người.
Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em một sinh viên ngành
tin học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm để
người học tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại
nhà trường, là nền tảng vững chắc cho các đợt thực tập sau này.
Với đợt làm đồ án tốt nghiệp này, được sự đồng ý của các thầy cô
trong khoa cùng với sự hướng dẫn của cô giáo NguyÔn ThÞ Thu
HiÒn em đã được nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện
- Trường THPT Đồng Hỷ - Th¸i Nguyªn”.
Microsoft Access là một công cụ quản trị CSDL mạnh, được đánh giá cao
trong số các phần mềm quản trị CSDL trên máy PC hiện nay do sức mạnh,
tính linh hoạt cùng với mọi mức người dùng và rất dễ sử dụng.

-4-


Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân
em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh
khỏi những thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp
ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiện
hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các bạn
sinh viên và đặc biệt là cô giáo NguyÔn ThÞ Thu HiÒn đã tận tình
hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm §å ¸n.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái nguyên, tháng 1 năm 2011
Sinh viên: NguyÔn thÞ huÖ

Chương 1
-5-


C¬ së lý thuyÕt
1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Hệ thống quản lý trước tiên là một số hệ thống được tổ chức từ trên
xuống dưới có chưc năng tổng hợp thông tin giúp người quản lý thống nhất
trong toàn hệ thống. hệ thống quản lý được phân tích thành cấp quản lý,
cấp người sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên
xuống dưới, thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên và từ trên xuống.
1.1.2. Quy trình quản lý.
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên phải
đưa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết suất để làm các biểu
bảng, báo cáo cần thiết. Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn

chồng chéo nhau. Do đó, sai xót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư
thừ thông tin, trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên
nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng vì thế mà có nhiều
thông tin không được tổng hợp đầy đủ.
1.1.3. Các bước xây dựng hệ thống quản lý.
Một cách tổng quát, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự
động hóa thường qua 5 giai đoạn.
1.1.3.1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
Ở mức này, người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát
hện ra dươc điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân
nhắc tính khả thi của dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
1.1.3.2. Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng
các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lực đồ cho hệ
thống mới.
1.1.3.3. Thiết kế tổng thể.

-6-


Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân
định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được
xử lý thủ công.
1.1.3.4. thiết kế chi tiết
Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thôg tin trước ki đưa vào
máy tính thiết kế các phưuơng pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy
tính. Thiết kế chương trình, giao diện người sử dụng các tệp dữ liệu. Chạy
thử chương trình.
1.1.3.5. Cài đặt chương trình.
Chương trình sau khi chạy thử tốt sẽ được đua vào cài đặt và sử

dụng.
1.2. TÌM HIẾU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH Access
1.2.1. Giới thiệu chung về Microsoft Access
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy
trên môi trường WinDows trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự
động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp
trong thực tập. Với Microsoft Access, người sử dụng không phải viết từng
câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh. Nếu cần lập
trình, Microsoft Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình
theo ý muốn của người sử dụng.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table),
truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module.
Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất
báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị
CSDL quan hệ (Relational Data Base). Access cung cấp công cụ Wizard để
tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử
dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho
những người mới bước vào tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt

-7-


động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây
dựng và thiết kế chương trình.
Hệ quản trị CSDL: Theo định nghĩa thông thường cơ sở dữ liệu là
một tập hợp dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một công việc nào đó, có
thể hiểu cơ sở dữ liệu là một hệ chuyên dùng để lưu trữ quản lý mọi thông
tin mà ta cần, và nó phải có khả năng truy xuất đồng thời.
Ví dụ: Cơ sở dữ liệu về hoạt động kinh doanh của một công ty, trung

tâm, cơ sở dữ liệu về trường học như ở các trường PTTH, đại học, cơ sở dữ
liệu quản lý học sinh, sinh viên.
Cơ sở dữ liệu quan hệ: Là cơ sở dữ liệu trong đó các dữ liệu được
đặt trong các bảng có quan hệ, mỗi bảng có hình thức cột, mỗi cột gọi là
một vùng mỗi hàng gọi là mẫu tin.
Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin
bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Từ quan hệ bắt nguồn từ thực tế là
mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy
nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành
một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ
quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng,
bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể. Thậm chí khi sử dụng một trong
những phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay
nhiều bảng khác (thường gọi là truy vấn) thì kết quả cũng giống như một
bảng. Thực tế cũng có thể thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một
truy vấn khác.
Các khả năng của một hệ cơ thể CSDL là cho chúng ta quyền kiểm
soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ
với dữ liệu khác.
Một hệ CSDL có 3 khả năng chính:
Định nghĩa dữ liệu.
Xử lý dữ liệu.
Kiểm soát dữ liệu.

-8-


Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của
Microsoft Access.
Định nghĩa dữ liệu:

Xác định dữ liệu nào sẽ được lưu trữ trong một CSDL, loại của dữ
liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu.
Xử lý dữ liệu:
Có nhiều cách xử lý dữ liệu là các bảng, truy vấn, các biểu mẫu, các
báo cáo, các Macro và Modul trong Microsoft Access.
Kiểm soát dữ liệu:
Các khả năng cơ sở dữ liệu là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn
toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với các
dữ liệu khác. Cũng có thể yêu cầu Access kiểm tra xác nhận các mối quan
hệ hợp lệ giữa các tệp hoặc các bảng của cơ sở dữ liệu.
1.2.2. Những công cụ cho phép xây dựng một chương trình ứng dụng trên
môi trường Access
1- Bảng (Table):
Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc
tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao
diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Winzard
hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy
đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text,
kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time),
kiểu ký ức (Memo), kiểu logic (Yes/No) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có
thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh
lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính
ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các
ComboBox cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các
thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu.

-9-

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa
các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải
kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập.
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau:
- Tạo bảng.
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục.
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường
và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập.
2- Truy vấn (Query):
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể
nói sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2
loại truy vấn: Truy vấn lựa chọn và truy vấn hành động.
*Loại thứ nhất - Truy vấn lựa chọn (Select Query):
Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn
từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
*Loại thứ hai - Truy vấn hành động:
Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác xử lý dữ liệu nào đó ví dụ
xoá dữ liệu (Query Delete), cập nhật dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu
(Query Append), tạo bảng (Query Make Table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng
khả năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm
tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất
thông tin, tăng tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra.
Ngoài ra, ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp
các câu lệnh SQL.
Khi xây dựng một truy vấn cần phải:
- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu.
- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các

trường của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
3- Biểu mẫu (Form)

-10-


Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên
biểu mẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ
mạnh của Access được dùng để:
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:
*Biểu mẫu một cột (Single Column)
Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc,
biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ
các đường thẳng, hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh...Với biểu mẫu,
người ta thường sử dụng thêm công cụ ComboBox rất thuận tiện cho việc
cập nhật dữ liệu từ bàn phím.
*Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular)
Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ
trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu
điểm hơn là ta có thể tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị được ảnh
trong khi bảng, truy vấn thì không thể làm được.
*Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form)
Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn, hiển thị các dạng dữ liệu
có quan hệ một – nhiều. Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụng

các ListBox để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím.
*Biểu mẫu đồ hoạ (Graph)
Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê
theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị ... làm cho kết quả có tính trực quan
giống như trong Word, Excel ...
4- Report
Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình
quản lý hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy.
Thiết kế các báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy
nhiên, với Access thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung
cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết

-11-


kế bằng công cụ Winard, vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập trình
khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ.
Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập
nhật dữ liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/
total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing
Label), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular).
Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu
tổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm
với nhau.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo
cáo.
Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel...

5- Macro
Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một
cách tự động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối
tượng để tạo Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống
menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn...Tự
động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng.
- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access.
Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn
giản.
- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài
đặt mật khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực
hiện Macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.

-12-


6- Module
Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công
việc tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access
không đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây
là một ngôn ngữ lập trình quản lý mạnh trên môi trường WinDows. Access
Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các
vòng lặp...làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin.
Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũng
như của WinDows để đưa vào chương trình. Người sử dụng có thể tự viết
thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn.

-13-


Chương 2
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Vµ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
2.1. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG:
2.1.1. Giới thiệu thư viện:
Thư viện trường PTTH Đồng Hỷ là một thư viện có qui mô lớn
với hàng trăm ngàn đầu sách có giá trị, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Với một số lượng lớn các độc giả trong đó bao gồm cả học sinh, giáo
viên, cán bộ và nhân viên đến đăng ký mượn, đọc và tham khảo tài liệu
là rất nhiều và đa dạng. Cho nên việc phục vụ bạn đọc đặt ra là phải
nhanh chóng, chính xác và đáp ứng được mọi nhu cầu trong quá trình
mượn trả sách .
2.1.2. Mục tiêu quản lý:
Việc xây dựng hệ thống chương trình quản lý thư viện nhằm mục
đích là phục vụ sao cho hoạt động mượn trả sách của trường có hiệu
quả, cung cấp đầy đủ các thông tin với độ chính xác cao, tiết kiệm thời
gian, gọn nhẹ và tiện lợi.
Như vậy, để hoàn thành tốt được các mục đích nêu trên thì hệ thống
chương trình phải thực hiện được các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Luôn luôn cập nhật, theo dõi các thông tin để phản ánh chính xác,
đầy đủ và kịp thời tình hình hiện tại về sách, bạn đọc, các báo cáo,
thống kê… khi có yêu cầu.
- Phản ánh quá trình mượn – trả sách của độc giả.
2.1.3. Tin học hoá bài toán quản lý:
Muốn xây dựng được bài toán quản lý bằng một phần mềm ứng
dụng đơn giản và dễ sử dụng ta cần lượng hoá các dữ liệu thành các con
số, các phép tính, các bảng biểu, mối liên hệ giữa các dữ liệu…

-14-


Bài toán quản lý thư viện phải được xây dựng và thiết kế sao cho thoả
mãn những yêu cầu sau:


Cập nhật dữ liệu:
Cập nhật các thông tin cần quản lý về các loại sách có trong thư

viện và đối tượng cán bộ giáo viên, học sinh trong suốt thời gian công tác,
học tập tại trường có nhu cầu mượn sách.
- Lập danh sách các loại sách có trong thư viện.
- Danh sách các độc giả đăng ký dịch vụ mượn, trả sách.
- Lý lịch trích ngang của mỗi độc giả.
- Các loại danh mục.


Xử lý thông tin:
Tìm kiếm các thông tin cần xử lý theo các mã, các tên hay theo một

điều kiện cụ thể nào đó mà yêu cầu công việc quản lý có thể đòi hỏi.
- Tìm thông tin về sách theo mã sách, tên sách…
- Thông tin về độc giả theo tên, theo lớp, theo khoá…
- Đưa ra danh sách những độc giả mượn sách quá hạn.
- Tình hình mượn
- Trả sách theo từng thời kỳ.


Tổng hợp – báo cáo:

In ra giấy hoặc hiển thị ra màn hình các thông tin theo yêu cầu của
người dùng.
- Thẻ thư viện.
- Phiếu mượn sách.
- Sách theo lĩnh vực.
- Độc giả mượn sách.
- Phiếu báo trả sách.

-15-


2.1.4. Các thông tin cần quản lý:
•

Thông tin về sách :
- Mã sách.
- Tên sách.
- Lần mượn.
- Mã nhà xuất bản.
- Lần xuất bản.
- Năm xuất bản.
- Mã tác giả.
- Mã lĩnh vực.
- Mã vị trí.
- Ngày nhập.
- Số lượng nhập.
- Số lượng sách còn.
Theo quy định thì mã sách được đặt sao cho dễ nhớ bằng cách đặt
theo các chữ cái đầu của tên sách, số thứ tự của quyển sách.

• Thông tin về độc giả:
- Mã thẻ độc giả.
- Họ đệm.
- Tên.
- Ngày sinh.
- Giới tính.
- Nghề nghiệp.
- Khoá.
- Lớp.
- Điện thoại

-16-


- Ngày làm thẻ
- Ngày hết hạn.
• Thông tin về mượn, trả sách:
- Mã thẻ độc giả.
- Mã sách mượn.
- Ngày mượn.
- Ngày hẹn trả.
- Ngày trả.
- Số lượng sách mượn.
• Thông tin về Nhà xuất bản:
- Mã nhà xuất bản.
- Tên nhà xuất bản.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
• Thông tin về vị trí lưu trữ:
- Mã vị trí.

- Khu lưu trữ.
- Số kệ.
- Ngăn.
2.2.

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA BÀI TOÁN QUẢN LÝ:
Các công việc của hệ thống quản lý trong thư viện được quản lý

theo một quy trình như sau:
2.2.1. Nhập sách:


Mỗi khi có bổ sung sách mới, trước hết phải được phân loại theo

từng lĩnh vực. Hệ thống sẽ có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay
chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới. Còn
đã có rồi thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật số lượng thêm.

-17-


Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc, phần



nhập thông tin mã sách gồm 10 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau:
•

Mã ngành lớn chỉ được phép nhập tối đa 2 ký tự. Ví dụ

ngành tin học là TH, mã ngành nhỏ trong ngành lớn gồm 2 ký tự ví dụ như
văn phòng là VP, đại cương là ĐC… tiếp theo 4 ký tự là số thứ tự của
quyển sách từ 0001 đến 9999 trong ngành nhỏ.
•

Như vậy quyển sách tin học văn phòng quyển thứ 1 sẽ có

mã là THVP0001, còn sách tin học đại cương quyển thứ 7413 là
THDC7413.


Dưới đây là mẫu biểu tiêu biểu cho việc quản lý sách:
Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH
Mã sách:……………………………………………………
Tên sách:……………………………………………...........
Số lượng sách còn:………….Năm xuất bản:……………...
Mã tác giả:………………….Tác giả:……………………..
Mã nhà xuất bản:……………Nhà xuất bản:………………
Mã vị trí:…………Khu:..………Kệ:………Ngăn:………..
Ngày … tháng … năm 200…
Thủ thư
(Ký và ghi rõ họ tên)

Hệ thống căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư

viện rồi sau đó mới tiến hành đưa sách vào kho sách.

-18-


2.2.2.

Nhận độc giả mới:
Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ, hệ thống sẽ tiến



hành phát mẫu đăng ký và bạn đọc sẽ khai báo vào mẫu theo hình thức như
sau:
Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU ĐĂNG KÝ
Họ và tên:……………………………………………………
Ngày sinh:…………………………………………………..
Giới tính:……………………………………………………
Nghề nghiệp:……………………………………………….
Lớp:………......……………………………………………..
Khoá:…………...……………………………………………
Số điện thoại:……………………………………………….
Ngày đăng ký:………………………………………………
Ngày … tháng … năm 200…

(Ký và ghi rõ họ tên)

-19-


Sau đó bạn đọc sẽ được hệ thống cấp thẻ thư viện và mỗi



thẻ thư viện sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau:
Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THẺ THƯ VIỆN
Số:………………..
Họ và tên

:…………………………………………………..

Nghề nghiệp :……………………….………………………….
Khoá

:…………………………………………….…….

Lớp

:…………………………………………….…….

Ngày làm thẻ:…………………………………………………..
Ngày hết hạn:………………………………..……………..…..
Ngày … tháng … năm 200…
Trưởng phòng công tác bạn đọc

2.2.3. Quá trình mượn sách:


Khi độc giả đến mượn sách phải xuất trình thẻ thư viện tại

bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ
phiếu này độc giả vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ
chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn để nhân viên căn cứ vào phiếu
này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sách độc giả mượn sách
trong ngày đó.

-20-


Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU MƯỢN SÁCH
Số thẻ:………………………..Số phiếu:…………………………
Họ tên:……………………………………………………………
Mã sách

Tên sách

Tác giả

Số lượng

Tổng số sách mượn là:…………………(quyển)
Ngày … tháng … năm 200…
Thủ thư


Khi độc giả chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh

mục sách có sẵn để mượn:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

DANH MỤC SÁCH

Mã sách

Tên sách

Tác giả

-21-

Loại sách

Vị trí


- Căn cứ vào danh sách độc giả trễ hạn hệ thống sẽ đưa ra phiếu báo trả
sách cho từng độc giả đồng thời yêu cầu độc giả phải nộp phí sách do
quá hạn theo mẫu sau:
Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ
Số:……………

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU BÁO TRẢ SÁCH
Kính gửi bạn :…………………………………………….
Khoá

:………………………….

Lớp

:………………………….

Tính đến ngày hôm nay: ngày.....tháng...năm, bạn đã mượn sách quá
hạn.
Chúng tôi xin thông báo đến quý bạn đọc đã mượn của thư viện trường
THPT Đồng Hỷ những quyển sách sau:

Tổng số sách mà bạn đã mượn là:
Mã sách Tên sách Ngày

(quyển)
Ngày hẹn trả

mượn

Số

ngày Số tiền

trễ

Vậy xin thông báo đến quý bạn đọc vui lòng đem sách đến trả và mang
theo số tiền:…………..(đồng) để trả phí sách quá hạn vào lúc 16h ngày…
tháng…năm…
Nếu bạn không đến đúng hẹn thì số ngày trễ và số tiền phạt sẽ tiếp tục được
tính theo quy định của Ban quản lý.
Ngày … tháng … năm 200…
Trưởng phòng quản lý sách
(Ký tên)
2.2.4.

Báo cáo - thống kê:

-22-


 Hệ thống quản lý ngoài việc tra cứu, tìm kiếm sách

theo yêu cầu bạn đọc, còn phải thống kê một số các
yêu cầu cần thiết như:
Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐéC GIẢ
(Từ ngày……………....đến ngày………………)
Mã độc giả

Họ tên

Thư viện
Trường THPT Đồng Hỷ

Nghề nghiệp

Số sách mượn

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO MƯỢN SÁCH
(Từ ngày……………....đến ngày………………)
Mã sách

Tên sách

Tác giả

Lượt mượn

Chương 3:PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Trên cơ sở khảo sát thực tế, căn cứ vào mô tả và yêu cầu của chương
trình ta tiến hành phân tích chương trình theo các bước sau
 Xác định thông tin vào của hệ thống:
- Thông tin về độc giả.

-23-


- Thông tin về các danh mục sách.
- Thông tin về mượn/trả sách.
 Thông tin ra của hệ thống:
- Thống kê sách đã mượn.
- Thống kê sách mượn quá hạn.
- Thống kê số lượng sách còn, ….
3.1. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:
Hệ thống quản lý thư viện gồm các chức năng chính:
• Cập nhật dữ liệu.
• Theo dõi mượn/trả sách.
• Thống kê, báo cáo và in ấn.
- Cập nhật dữ liệu gồm:
Cập nhật thẻ độc giả
Cập nhật danh mục sách
Cập nhật lĩnh vực
Cập nhật nhà xuất bản
Cập nhật tác giả

Cập Nhật vị trí
- Theo dõi mượn /trả sách gồm:
Theo dõi mượn
Theo dõi trả
- Thống kê báo cáo gồm:
Thống kê độc giả
Thống kê sách
In Phiếu
In thẻ độc giả

-24-


QUN Lí TH VIN

Cp Nht

Theo dừi
mn_tr

CN th c gi

T/d
T/dmn
mn

T/k c gi

CN dm sỏch

T/d tr

T/k sỏch

CN Lĩnh vực

In Phiu

CN Nhà xuất
bản

In th độc
giả

CN Tác giả
CN Vị trí

3.2. BIU ồ LUồNG D LIU:
3.2.1.

Thng kờ/Bỏo
cỏo

Biu lung d liu mc khung cnh:

-25-