Chương trình quản lý thư viện dùng Access

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN &TRUYỀN THÔNG

ĐỒ ÁN
TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG THCS HOÀNG XÁ- PHÚ THỌ

Học sinh thực hiện: HOÀNG THỊ KHUYÊN
Lớp: HCĐH-K2-PT
Giáo viên hướng dẫn: PHẠM ĐỨC LONG

Thái Nguyên, tháng 11 năm 2011

2


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung đồ án này là do em tự tìm hiểu,
khảo sát và nghiên cứu thực tế công tác Quản lý thư viện trường THCS
Hoàng Xá. Từ đó em đã phân tích, thiết kế và thực hiện đồ án tốt nghiệp với
đề tài “Xây dựng chương trình Quản lý thư viện trường THCS Hoàng Xá –
Phú Thọ”. Nội dung đồ án không sao chép nội dung cơ bản từ các đồ án khác
và sản phẩm của đồ án là của chính bản thân nghiên cứu xây dựng nên.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình!

3

LỜI CẢM ƠN
Với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của các thầy cô giáo bộ môn Điều
khiển tự động - khoa CNTT – Trường ĐH Công nghệ thông tin và truyền
thông, và đặc biệt là sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của thầy giáo
Phạm Đức Long em đã hoàn thành đồ án cùng với bản báo cáo đúng thời
gian quy định.
Em cũng xin chân thành các anh chị công tác tại thư viện trường THCS
Hoàng Xá đã giúp đỡ em nhiệt tình trong quá trình khảo sát, thu thập dữ liệu.
Em muốn gửi lời cảm ơn tới các bạn cùng lớp đã cung cấp một số tài
liệu để xây dựng chương trình trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái nguyên, tháng 11 năm 2011
Sinh viên

Hoàng Thị Khuyên

4


Mục lục
LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................4
MỞ ĐẦU..............................................................................................................8
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THƯ VIỆN................................................................9
1.1. Giới thiệu về trường THCS Hoàng Xá....................................................9
1.2 Chức năng quản lý thư viện như sau:.................................................11
1.3 Đặc tả hiện trạng của hệ thống............................................................13
1.4 Yêu cầu của hệ thống mới...................................................................21
CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG.............................22
2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access.............................................22

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản..................................................................22
2.1.2. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn............................22
2.1.3. Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn.................................................23
2.1.4. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ...............................23
2.2. Lựa chọn ngôn ngữ.................................................................................24
2.2.1 Giới thiệu Microsoft Access.............................................................24
2.2.2 Các đặc điểm cơ bản của hệ quản trị Microsoft Access..................24
2.2.3 Những công cụ cho phép xây dựng một chương trình ứng dụng trên
môi trường Access......................................................................................25
Bảng (Table)...............................................................................................26
Truy vấn (Query)........................................................................................26
Biểu mẫu (Form)........................................................................................27
Báo cáo (Report)........................................................................................28
2.2.4. Một số chức năng cơ bản của Access.............................................29
Tìm kiếm thông tin.....................................................................................29
Cập nhật......................................................................................................29
Bổ sung.......................................................................................................29
Sắp xếp........................................................................................................29
Tạo báo cáo.................................................................................................30
2. 3. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic...........................................................30
2.3. 1. Giới thiệu Visual Basic 6. 0............................................................30
5


2.3.2. Tổng quan về chương trình Visual Basic........................................31
2.3.3. Biến và khai báo biến trong Visual Basic.......................................31
2.3.4. Dữ liệu và kiểu dữ liệu....................................................................32
2.3.5. Các câu lệnh trong Visual Basic......................................................32
2.3.6. Một số các hàm và thủ tục trong Visual Basic 6. 0........................32
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.....................................34

3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống..........................................34
3.1.1. Mô tả chi tiết các chức năng............................................................35
3.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu......................................................................36
3.1.3. Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh...................................................38
3.1.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.........................................39
3.1.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Tìm kiếm)........................40
3.1.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Cập nhật).........................41
3.1.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Quản lý mượn trả).............42
3.1.8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Báo cáo thống kê)...........43
3.2 Các bảng dữ liệu.....................................................................................44
3.2.1. Phát hiện thực thể............................................................................44
3.2.2. Xác định khoá chính của bảng:.......................................................44
3.2.3. Xác định liên kết giữ các cặp thực thể...........................................44
3.2.4 Các bảng...........................................................................................45
CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ CỞ SỞ DỮ LIỆU...................................................47
4.1 Thiết kế mô hình quan hệ........................................................................47
4.2 Form giao diện.........................................................................................48
4.3 Form cập nhật...........................................................................................49
4.4 Form tìm kiếm..........................................................................................50
4.5 Form cấp thẻ:............................................................................................51
4.6 Form nhập sách mới.................................................................................52
4.7 Form xóa thông tin về độc giả:................................................................53
4.8 Form sửa thông tin về độc giả:................................................................54
4.9 From tìm kiếm độc giả.............................................................................55
4.10 Tìm kiếm sách........................................................................................56
4.11 From quản lý mượn trả..........................................................................57
4.12 From nhận trả sách.................................................................................58
4.13 From tra cứu sách quá hạn.....................................................................59
4.14 From tìm kiếm sách theo tên sách........................................................60
6

4.15 From đăng ký độc giả mới.....................................................................61
4.16 From báo cáo thống kê..........................................................................62
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN.........................................................63
1. Kết quả đạt được........................................................................................63
2. Hướng phát triển.......................................................................................63
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................64

7


MỞ ĐẦU
Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì về vai trò của thông tin đối với đời
sống xã hội. Nắm bắt được nhu cầu thực tế xã hội, những thông tin chính xác,
nhanh nhạy là nhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận động của xã
hội, dưới mọi quy mô ngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý và
điều hành
Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa học
điện tử, đã và đang được quan tâm đầu tư, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực
khác nhau. Trong đó việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành
chính đoàn thể, trong các xí nghiệp và công ty, trong các trường đại học, viện
nghiên cứu và thiết kế rất quan trọng.
Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh
chóng như: Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý bán
hàng... mà trước kia khi tin học chưa được phổ biến thì các công việc này đã
làm chúng ta mất rất nhiều thời gian và công sức Sự phát triển nhanh chóng
của máy tính đã làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý. Các phần mềm
linh hoạt và thông minh đó đã giúp cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh
chóng trong việc thống kê, tìm kiếm, tính toán, thông báo kịp thời những

thông tin cần thiết, giảm nhẹ không gian lưu trữ, thay thế cho việc làm thủ
công với hiệu quả thấp lại cồng kềnh.
Xuất phát từ thực tế đó và qua quá trình khảo sát về hiện trạng ứng dụng
CNTT trong một số trường THCS trên địa bàn tỉnh, một ý tưởng xây dựng
chương trình “Quản lý thư viện dành cho trường THCS” đã hình thành trong
em.
Từ ý tưởng này, qua ý kiến đề xuất trao đổi và được sự đồng ý của giáo
viên hướng dẫn em đã nhận được đề tài “Xây dựng chương trình quản lý thư
viện trường THCS Hoàng Xá-Phú Thọ” làm đồ án thực tập tốt nghiệp. Bên
cạnh những kết quả khiêm tốn mà em đã đạt được chắc chắn không tránh khỏi
những thiếu sót khi thực hiện đề tài tốt nghiệp của mình. Kính mong thầy cô
thông cảm cho những thiếu sót của em. Sự phê bình, góp ý của thầy cô sẽ là
những bài học kinh nghiệm quý báu cho công việc thực tế của em.
8


CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THƯ VIỆN
1.1. Giới thiệu về trường THCS Hoàng Xá
Trường THCS Hoàng Xá là một mái trường có bề dầy truyền thống, hơn
40 xây dựng và trưởng thành các thế hệ thầy và trò của nhà trường đã đoàn kết,
thi đua dạy tốt, học tốt, vượt qua nhiều khó khăn về vật chất cũng như tinh thần,
nâng cao chất lượng giáo dục, đảm bảo chỉ tiêu cả về số lượng, chất lượng, đưa
nhà trường ngày càng lớn mạnh không ngừng. Đặc biệt, trong nhiều năm gần
đây, chất lượng giáo viên giỏi, học sinh giỏi, chất lượng toàn diện, chất lượng
đại trà và mọi mặt hoạt động của nhà trường được nâng cao. Đội ngũ CBQL,
giáo viên của nhà trường qua các thế hệ đều năng động nhiệt tình trong công tác,
có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ. Học sinh của nhà trường chăm ngoan,
tích cực trong học tập, biết phát huy truyền thống của ngôi trường nơi mảnh đất
hiếu học, giàu truyền thống khoa bảng.
Đến với trường Hoàng Xá hôm nay, chúng ta sẽ rất ngạc nhiên bởi khuôn

viên xanh - sạch - đẹp, một cơ ngơi khang trang bề thế được bố trí hợp lý ẩn
mình dưới những tán cây xanh thơ mộng, tạo nên sự hài hoà thân thiện. Trên
diện tích 6.000 m2, nằm giữa trung tâm xã, trường hiện có là những dãy nhà cao
tầng, với ... phòng dùng làm phòng học và phòng chức năng, đảm bảo nhu cầu
dạy học của thầy và trò. Khu hiệu bộ giành cho CB,GV nhà trường được trang bị
đầy đủ tiện nghi. Nhà trường có khu sân chơi, vườn hoa được bố trí hợp lý đẹp
mắt, thân thiện với môi trường.
Năm học 2009 - 2010, thực hiện chủ đề là “ Đổi mới quản lý và nâng cao
chất lượng giáo dục”, vì vậy ngay từ đầu năm học để làm tốt công tác đổi mới
quản lý, Lãnh đạo nhà trường đã đề ra những biện pháp cụ thể cho từng giáo và
học sinh. Đối với giáo viên phải quan tâm nâng cao chất lượng giáo dục toàn
diện, dạy học theo chuẩn kiến thức kỹ năng, tích cực đổi mới phương pháp
9


giảng dạy. Với phương châm “Thầy có giỏi thì trò mới giỏi”, những năm gần
đây công tác nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viện đặc biệt được coi trọng. Nhà
trường luôn tạo điều kiện cho
Giáo viên nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Đến nay, trường có
50 CBGVNV, 100% giáo viên đạt chuẩn, trong đó 80% giáo viên đạt trên chuẩn,
cơ cấu giáo viên hợp lý, từ đó giúp cho việc “Học thực chất để có chất lượng
thực chất” được thực hiện có hiệu quả nhiều năm qua ở Trường THCS Hoàng
Xá. Kết quả năm 2010 với 100% xếp loại chuyên môn khá, giỏi. Thi giáo viên
giỏi cấp Huyện có 2 đ/c đạt giải nhất bộ môn anh văn và bộ môn sinh học.
Trường thường tổ chức phong trào thi đua dạy tốt, giáo viên tích cực đổi mới
phương pháp giảng dạy, NCKH, áp dụng những SKKN tiên tiến nhằm nâng cao
hiệu quả công tác. Các chuyên đề-hội thi-hội thảo cấp trường, huyện, giáo viên
đều tích cực tham gia. Trong năm học hội đồng khoa học nhà trường đã chọn 3
SKKN để dự thi cấp huyện.
Mỗi học sinh trước khi đến lớp phải chuẩn bị bài và làm bài đầy đủ. Thầy,

cô dạy tốt là yếu tố cơ bản giúp các em học sinh học tập tốt. Ngoài ra nhà
trường còn làm tốt công tác giáo dục ngoài giờ lên lớp để các em thêm yêu
trường và say mê học hỏi. Với nhiều cách làm hay, sáng tạo, thầy trò trường
THCS Hoàng Xá đã tạo niềm tin với chính quyền và nhân dân về đội ngũ những
người làm công tác GD-ĐT.
Bên cạnh đó, nhà trường đã tích cực thực hiện các cuộc vận động “Học tập
và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”, gắn với cuộc vận động “Hai
không”. Đẩy mạnh thực hiện phong trào thi đua “Xây dựng trường học thân
thiện, học sinh tích cực”. Nhờ tăng cường công tác xã hội hoá giáo dục, nhà
trường huy động mọi nguồn lực để đi đến chuẩn hoá và hiện đại hoá.
Với truyền thống vẻ vang và tư tưởng quyết tâm đổi mới, Trường THCS
Hoàng Xá không ngừng phát triển, đạt được nhiều thành tích đáng tự hào.
Trường đạt tiên tiến xuất sắc cấp huyện. Chi bộ Đảng nhà trường, nhiều năm
10


liền được công nhận “Chi bộ trong sạch vững mạnh”. Công Đoàn trường liên tục
được công nhận là tổ chức trong sạch vững mạnh. Liên đội nhà trường đã có
thành tích xuất sắc trong các phong trào và công tác Đội.
Những thành tích trên là nguồn động viên to lớn đối với thầy trò trường
THCS Hoàng Xá, qua đây,trường xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cấp lãnh
đạo, các ban, ngành, đoàn thể, đặc biệt là Phòng GD-ĐT Thanh Thủy đã chỉ đạo
sát sao, quan tâm đầu tư, tạo điều kiện giúp đỡ nhà trường trong suốt chặng
đường qua. Những công lao đóng góp, những cống hiến hy sinh thầm lặng của
các thế hệ thầy cô giáo và sự trưởng thành của các thế hệ học sinh chính là món
quà vô giá tri ân những người khai sáng tương lai. Trong những chặng đường
khó khăn sắp tới, chúng tôi mong muốn sẽ tiếp tục nhận được sự quan tâm nhiều
hơn nữa các cấp, các ngành cũng như sự tín nhiệm, đánh giá của nhân dân địa
phương. Đó chính là những điều kiện tốt nhất để nhà trường tiếp tục kế thừa và
phát huy, lập nhiều thành tích hơn nữa. Từ đó góp phần vào sự nghiệp GD&ĐT

tỉnh nhà cùng cả nước thực hiện thắng lợi KT –XH và hội nhập quốc tế.
1.2 Chức năng quản lý thư viện như sau:
-Tổ chức quản lý, lưu trữ, bổ sung và bảo quản các loại tài liệu như: sách
giáo khoa, sách tham khảo, sách giáo trình, báo, tạp chí, báo tường, các bài thi
tìm hiểu, cung cấp phục vụ các loại tài liệu này cho học sinh trong trường góp
phần đắc lực trong việc giáo dục đào tạo, tìm hiểu về địa lý, lịch sử, văn hóa xã
hội.
- Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu
trong nhằm phục vụ cho việc giáo dục và đào tạo cho sự nghiệp trồng người.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức:
Thư viện trường THCS Hoàng Xá quản lý khoảng 2165 bản sách,
khoảng 100 đầu sách, 20 đầu báo tạp chí phục vụ cho học sinh trong trường.
Học sinh có thể mượn sách đọc tại chỗ hoặc có thể mượn mang về nhà nếu
tuân theo đúng nội quy thư viện trường.
11


Hoạt động:
Lịch phục vụ độc giả:
Thư Viện trường THCS Hoàng Xá phục vụ bạn đọc các ngày trong tuần,
trừ chủ nhật.
Sáng: 7g30 – 10g 30
Chiều: 13g30 – 16g30
Hoạt động của Thư viện trường THCS Hoàng Xá được chia thành hoạt
động cụ thể là công tác nghiệp vụ và công tác phục vụ.
Công tác phục vụ hiện nay tại Thư viện trường chủ yếu là phục vụ đọc
sách giáo khoa, tham khảo, sách báo tạp chí, tìm hiểu về văn hóa xã hội, lịch
sử. Độc giả đọc tại chỗ và cho mượn về nhà.
Công tác nghiệp vụ của Thư viện là các khâu xử lý kỹ thuật tài liệu để
nhanh chóng đưa tài liệu phục vụ độc giả: bổ sung sách mới, sưu tầm các loại

sách hay, có ý nghĩa thiết thực phục vụ cho độc giả.
Việc quản lý thư viện có sơ đồ quản lý như sau :

Lãnh đạo trường

Quản lí thư viện

Bộ phận bạn đọc

1.2.2 Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo trường: Điều hành chung toàn bộ công tác trong thư viện
như phê duyệt kế hoạch nhập sách mới, thanh lý sách cũ, kiểm tra đốc, nhắc
nhở cán bộ quản lý trực tiếp thư viện thực hiện tốt công việc.
Quản lí thư viện (hay thủ thư): Cập nhật thêm sách mới và định mã số
danh mục sách. Sắp xếp sách trong phòng chứa sách theo từng khu vực, kệ
sách, sao cho khi có độc giả đến mượn thì có thể dễ dàng tìm kiếm, rà soát.
Thường xuyên liên hệ với các nhà cung cấp sách mới để khi có yêu cầu nhập
12


mới thì lập kế hoạch mua sách mới đưa vào thư viện và thanh lí sách cũ khi
lãnh đạo trường yêu cầu.
Bộ phận bạn đọc: Có trách nhiệm quản lý thẻ độc giả, lập phiếu mượn
trả sách, huỷ bỏ hoặc thêm độc giả, định kỳ có thể lập báo cáo thống kê tình
hình mượn sách, và thống kê lượng độc giả mượn sách.
Mục tiêu phát triển của thư viện :
Chuẩn hóa các hoạt động của thư viện theo hướng tin học hóa.
Bổ xung kịp thời các tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập để sự
nghiệp giáo dục ngày càng phát triển tốt hơn.
1.3 Đặc tả hiện trạng của hệ thống

- Cơ cấu quản lý thư viện trường chia ra làm các công đoạn sau:
Cập nhật: Sưu tầm các tài liệu có nội dung đa dạng, phong phú để
phục vụ cho việc giảng dạy, liên hệ với các nhà cung cấp sách để nhập sách
mới khi có nhu cầu, huỷ sách ra khỏi danh mục theo đúng qui định. Khi có
sách mới nhập về người quản lý thư viện sẽ có nhiệm vụ định mã sách, sau đó
xếp sách theo vị trí qui định. Tùy vào thực tế mà bộ phận bạn đọc thêm hoặc
huỷ thẻ độc giả, thường bộ phận bạn đọc cập nhật độc giả vào đầu năm học
mới và hủy thẻ độc giả khi học sinh tốt nghiệp, sửa thông tin độc giả
Tìm kiếm: Khi có yêu cầu thì quản lý thư viện sẽ tìm kiếm các thông
tin sách, độc giả, vị trí sách từ các sổ đã được quản lý thư viện lưu thông tin.
Quản lý mượn trả sách: : Tra cứu sách, cho độc giả mượn sách, nhận
lại sách từ độc giả và trả vào đúng vị trí, đòi sách trễ hạn, tiền nộp quá hạn .
Báo cáo thống kê: Theo định kỳ hoặc tùy theo yêu cầu của lãnh đạo
trường mà thống kê sách, thống kê độc giả và tình hình mượn sách.
1.3.1 Cập nhật
Đầu năm học, thư viện sẽ bổ xung sách mới vào kho. Việc bổ xung
thường được dựa trên tình hình thực tế của đầu sách có trong thư viện và nhu
cầu của độc giả. Khi có nhu cầu mua loại sách nào thì nhà trường sẽ gửi yêu
cầu tới nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ gửi danh mục sách kèm theo giá
sách về cho nhà trường.Thư viện lập danh sách, sau khi được lãnh đạo trường
13


thông qua, thư viện tiến hành đặt mua với nhà cung cấp. Hóa đơn sẽ gửi về bộ
kế toán của nhà trường thanh toán.
Khi có sách nhập về Bộ phận thủ thư có nhiệm vụ rà xét xem sách đó
đã có chưa, nếu chưa có thì lập thẻ quản lý sách nếu có rồi thì cập nhật bổ
xung thêm sách vào kho. Để có một cuốn sách phục vụ bạn đọc phải qua quy
trình sau:
- Đọc để phân loại nội dung cuốn sách đó ứng với môn nào, rồi ghi kí

hiệu vào góc trên bên phải của cuốn sách.
- Ghi nhãn vào gáy sách, ở phía trước, phía sau của cuốn sách.
- Vào sổ đăng kí cá biệt sách.
- Ghi ký hiệu và đóng dấu của thư viện vào trang 17 của cuốn sách.
- Điền thông tin của cuốn sách vào thẻ quản lý sách.
- Chuyển sách về kho và xếp sách lên giá cho bạn đọc mượn.
Mã sách được quy định:
Theo quy định chung, mã số sách được quy định như sau:
- 2 ký tự đầu: Mã loại sách, ví dụ như: Tin học thì ghi là TH, ngoại ngữ
thì ghi là: NN, văn học thì ghi là: VH, tạp chí được ghi là: TC, truyện thiếu
nhi là ĐĐ……
- 3 ký tự tiếp theo: Số thứ tự sách, bắt đầu từ 001 cho đến 999, mỗi
nhóm sách có thể có có 100 đầu sách.
Quản lý sách có dạng như mẫu biểu
- Khi có sách mới nhập về quản lý thư viện sẽ kiểm tra sách, đánh mã sách,
lưu thông tin sách vào sổ đăng kí cá biệt.

14


MẪU BIỂU 1
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Sổ Quản Lý Sách
Mã Số Sách:…………
Tên sách:………………………………………………………
Số trang :………………………………………………………
Số lượng :………………….. Năm xuất bản:…………………
Mã nhà xuất bản:…………….Nhà xuất bản:………………….
Mã thể loại:…………………Thể loại:…………………….
Tên tác giả:………………………

Vị trí:…………Dãy:………….Tầng:……….Ngăn:……….

1.3.2 Quản lý độc giả
Độc giả phải tuân thủ theo đúng quy định của thư viện
Đối tượng phục vụ:
Tất cả giáo viên, học sinh trong trường.
Thủ tục cấp thẻ:
Hàng năm, khi học sinh mới nhập trường. Nhà trường sẽ làm thẻ học
sinh cho học sinh, thẻ học sinh cũng là thẻ thư viện. Thẻ thư viện được nhà
trường quy định là mã số học sinh chính là mã số thẻ thư viện, mã số học sinh
được nhà trường cấp từ khi học sinh trúng tuyển vào trường, Thư viện sẽ làm
thẻ thư viện cho toàn bộ học sinh mới trong trường, sau đó sẽ đưa cho giáo
viên chủ nhiệm để phát cho từng học sinh trong lớp. Những khóa ra trường sẽ
hủy thẻ. Những học sinh học lại sẽ được cấp thẻ lại theo quy định.
Mã số học sinh cũng là mã số độc giả được quy đinh như sau :
- 2 ký tự đầu là khối học của học sinh, ví dụ học sinh khối sáu:06
- 4 ký tự sau là số thứ tự mà học sinh được nhận vào trường sắp xếp
theo thứ tự tên của học sinh, xếp theo thứ tự ABCD...
15


Ví dụ như mã độc giả: 060539 . Độc giả khối 6, số thứ tự là 0539
Còn đối với giáo viên trong trường thì có mã riêng, được quy định như sau:
- 2 ký tự đầu được ký hiệu là GV (viết tắt là giáo viên).
- 3 ký tự sau là số thứ tự mà giáo viên bắt đầu vào đăng ký là 001,
tiếp đó là 002.
Ví dụ như mã độc giả: GV001.
Đối với độc giả làm mất thẻ thì phải đến giáo viên chủ nhiệm, làm đơn
yêu cầu cấp lại thẻ mới.
Quyền lợi và trách nhiệm của bạn đọc:

Quyền lợi
- Bạn đọc có quyền được sử dụng vốn tài liệu của Thư viện
- Bạn đọc được phép sao chụp tài liệu theo quy định của Luật bản quyền.
- Bạn đọc được phục vụ thông tin theo yêu cầu và được sử dụng các
công cụ tra tìm thông tin như: hệ thống mục lục, máy vi tính
- Bạn đọc có thể đọc sách, báo tại chỗ hoặc mượn sách về nhà tuỳ theo
yêu cầu của cá nhân.
Trách nhiệm
- Khi đến đọc hoặc mượn tài liệu bạn đọc phải xuất trình thẻ Thư viện
- Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của Thư viện.
- Thực hiện nếp sống văn minh, lịch sự, đi nhẹ, nói khẽ, giữ trật tự,
không hút thuốc lá, không ăn quà vứt rác trong Thư viện.
- Giữ gìn tài sản chung (bàn ghế, giá, tủ, máy vi tính và các trang thiết bị
khác).
- Phải có ý thức giữ gìn tài liệu không cắt, xé làm hư hỏng tài liệu
- Khi làm mất thẻ phải báo ngay cho Thư viện. Không cho người khác
mượn thẻ.
Quản lý độc giả có mẫu biểu như sau:
16


MẪU BIỂU 2
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
THẺ THƯ VIỆN
Mã độc giả :………………………………………
Ảnh

Họ tên :…………………………………………..
Ngày sinh:……………………………………….
Địa chỉ:…………………………………………

Số thẻ:

Lớp :…………………..
Ngày….tháng ……năm…….

1.3.3. Quản lý mượn trả sách
Khi độc giả đến mượn sách sẽ gửi lại thẻ cho bộ phận bạn đọc, bộ
phận bạn đọc nhận phiếu mượn sách (mẫu biểu 3) sau đó tìm mã số sách cần
mượn trong danh mục có sẵn của thư viện và điền sách càn mượn vào phiếu
sau đó gửi cho bộ phận bạn đọc lấy sách và cập nhật vào danh sách độc giả
mượn sách.
Độc giả có thể mượn sách đọc tại chỗ hoặc mang về tùy theo nhu cầu.
MẪU BIỂU 3
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Phiếu mượn sách
Số phiếu mượn:………………………………………
Họ tên :………………………………………………..
Lớp:…………………………………………………….
( )Mượn mang về
Mã số sách
Tên sách

( ) Đọc tại chỗ
Tác giả

17

Tên thể loại

MẪU BIỂU 4
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Danh mục có sẵn
Mã số sách

Tên sách

Tác giả

Vị trí sách

Khi độc giả đến trả sách, bộ phận bạn đọc sẽ tìm lại phiếu mượn sách để
ghi lại ngày trả sách.
Nếu độc giả làm mất sách phải mua đền đúng sách đó.Nếu không có sách
thì độc giả sẽ bồi thường theo giá sách.
Nếu độc giả trả sách cho thư viện mà bị hư hỏng thì cũng phải đền theo luật
của thư viện.
Bộ phận bạn đọc sẽ phải ghi vào sổ sách mất để tiến hành điều chỉnh số
sách có trong kho.
MẪU BIỂU 5
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Danh sách độc giả trễ hạn
Mã độc giả

Họ tên Tên sách

Ngày Mượn

Ngày hẹn trả

Số
ngày
quá hạn

18


Bộ phận bạn đọc sẽ có trách nhiệm liệt kê số độc giả mượn sách trễ hạn,
thường cuối mỗi kỳ trước khi thi hết môn sẽ tổng kết 1 lần. Sau đó gửi yêu
cầu tới học sinh, yêu cầu trả sách và hoàn số tiền nộp phạt.
MẪU BIỂU 6
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Giấy báo mượn sách quá hạn
Thân gửi :………………………………………………..
Lớp

:………………………………………………..

Chúng tôi xin thông báo rằng, em đã mượn của thư viện trường
những sách sau:
Mã sách

Tên sách

Ngày mượn

Số ngày quá
hạn

Vậy chúng tôi thông báo để em đem sách đến trả thư viện trường, và
em hãy mang theo số tiền là :………………… Đồng để trả phí sách
quá hạn
Bộ phận bạn đọc
………………………

1.3.4. Báo cáo thống kê định kỳ

19


Báo cáo giúp ta nắm được số sách mượn ( mẫu biểu 7) và số độc giả
trong kỳ (mẫu biểu 8)
MẪU BIỂU 7
Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Báo cáo thống kê mượn trả

Mã sách Mã

Ngày

Ngày

độc giả mượn trả

Ngày
trả

phải Ngày

quá

hạn

Ngày…….. tháng……..năm…..
Bộ phận bạn đọc
…………………..

MẪU BIỂU 8

20


Thư viện trường THCS Hoàng Xá
Báo cáo thống kê độc giả
Từ ngày:…………Đến ngày:………
Mã độc giả Họ tên Ngày sinh

Địa chỉ

Giới tính

Lớp

Ngày... Tháng... Năm ...
Bộ phận bạn đọc
…………………..

1.4 Yêu cầu của hệ thống mới
Công tác quản lý thư viện làm việc với một số lượng lớn sách báo và

độc giả, nếu không sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý sẽ gặp rất nhiều khó
khăn.
Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được các nhược điểm của hệ
thống cũ, phải giúp được các cán bộ quản lý thư viện làm việc dễ dàng hơn,
thuận tiện hơn ...giúp bạn đọc được phục vụ tốt hơn và để cho họ chấp hành
các qui định của thư viện một cách nghiêm túc.

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG
2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access.
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản.
- Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau
sao cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là
tách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng
21


khác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia
sẻ một cách chọn lọc lúc cần.
- Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông
tin quản lý. Một thực thể xác định Tên và các thuộc tính.
- Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy.
- Lớp thực thể: Là các thực thể cùng thuộc tính.
- Lược đồ quan hệ: Tập các thuộc tính của một quan hệ. Lược đồ một
quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc.
- Các phép toán tối thiểu:
+ Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổi trạng
thái cơ sở dữ liệu.
+ Thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu.
+ Thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu.
+ Xử lý, tính toán trên cơ sở dữ liệu.

2.1.2. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn
- Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của
thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia. Sự phụ thuộc này có
thể là gián tiếp hay trực tiếp.
- Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng
qui định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá.
- Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có
trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau.
Các dạng chuẩn cơ bản: Dạng chuẩn 1; Dạng chuẩn 2; Dạng chuẩn 3.
Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa
dữ liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng
chuẩn 3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3.
22


2.1.3. Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn
Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta
tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó. Các thông tin chỉ dẫn là các
thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọi là khoá chỉ
dẫn. Khoá chỉ dẫn có thể là 1 trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này
phải chỉ ra thứ tự. Với cách tạo ra khoá theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm
kiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó.
2.1.4. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ
- Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùng
không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợi cho người dùng cuối
không chuyên tin học.
- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý.
- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao.
- Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm
cách truy nhập.

- Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng.
- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn.
2.2. Lựa chọn ngôn ngữ
2.2.1 Giới thiệu Microsoft Access
Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ công cụ
Microsft Office. Nó là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows
với đầy đủ chức năng như: định nghĩa, xử lý, kiểm soát dữ liệu cần thiết để
quản lý một lượng dữ liệu lớn. Nó có tính đa nhiệm, khả năng xử lý bộ nhớ và
các loại thiết bị, có tính độc lập thiết bị và khả năng tổ chức giao diện chương
trình. Ngoài ra Microsoft Access có thể sử dụng được trên mạng.

23


Trong Microsoft Access, cơ sở dữ liệu chứa sáu đối tượng: Bảng
(Table), Truy vấn (Query), Mẫu biểu (Forms), Báo cáo (Report), Macro và
Ðơn thể (Module).
Sử dụng Microsft Access ta có thể quản lý tất cả các thông tin chỉ với
một tập dữ liệu đơn lẻ có đuôi *. MDB. Trong tập tin. MDB thông tin sẽ được
lưu trữ trên các bảng. Việc xem, bổ sung, cập nhật dữ liệu được thao tác trực
tiếp trên mẫu biểu. Các thao tác tìm kiếm, lấy thông tin được thực hiện nhờ
các truy vấn. Việc in ấn dữ liệu được thực hiện bởi các báo biểu.
2.2.2 Các đặc điểm cơ bản của hệ quản trị Microsoft Access


Cung cấp một số tính năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

quan hệ
Microsoft Access có cài đặt một số đặc điểm của một hẹ quản trị cơ sở

dữ liệu quan hệ, cụ thể như sau:
- Tự động kiểm tra khoá: Hệ cho phép định nghĩa khoá của một bảng (quan
hệ), kiểm tra khoá một cách tự động có nghĩa là người dùng không phải lập
trình kiểm tra sự trùng lặp của khoá.
- Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn về giá trị: Hệ cho phép đưa vào biểu thức qui
định về tính hợp lệ đối với một dữ liệu nhập vào một trường trong bảng (một
thuộc tính trong quan hệ).
- Kiểm tra ràng buồn toàn vẹn dạng phụ thuộc tồn tại : Khi trong cơ sở dữ
liệu có ràng buộc toàn vẹn dạng Q1[A]  Q2[A] trong đó Q1 và Q2 là hai
bảng và A là trường chung thì hệ Access tự động kiểm tra ràng buộc toàn vẹn
này mỗi khi có thao tác cập nhật trên trường A trong bảng Q1, Q2 hay khi xoá
đã bản ghi trong bảng Q2.
 Khả năng truy vấn bằng dữ liệu
Đối với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông thường khi người sử dụng muốn
thực hiện truy vấn trên cơ sở dữ liệu thì trước hết truy vấn đó phảI được mô ta
dưới hình thức câu lệnh SQL cài đặt tương ứng với hệ, như vậy người dùng
phảI biết cú pháp câu lệnh SQL này.
Đối với hệ Microsoft Access, để mô tả truy vấn người ta có thể viết lệnh SQL
cài đặt theo cú phảp riêng của hệ.
24


 Một cơ sở dữ liệu trên môi trường nhiều người sử dụng và
tính bảo mật
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access cho phéo nhiều người sử
dụng cùng truy xuất đến một cơ sở dữ liệu trên môi trường mạng (Network).
Những kiểu mạng mà Access hỗ trợ là :
- Novell Netware.
- Microsoft Window for Workgroup.
- Microsoft Lan Manager.

- Microsoft Window NT.
- Lantastic.
Và nó có khả năng tổ chức những người sử dụng theo từng nhóm
(group). Do làm việc trên môi trường nhiều người dùng nên để đảm bảo tính
bảo mật thông tin Access cho phép gán các quyền khác nhau cho người dùng
trên mỗi đối tượng trong cơ sở dữ liệu.
2.2.3 Những công cụ cho phép xây dựng một chương trình ứng dụng trên
môi trường Access
Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản
sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong công tác quản lý,
thống kê, kế toán. Với Access, người dùng không phảI viết từng câ lệnh cụ
thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải
quyết. Sáu đối tượng (công cụ) mà Access cung cấp cho người dùng là : Bảng
(Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và
Module. Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu tữ dữ liệu, thống kê, kết
xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
Bảng (Table)
Trong Access, việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc bảng được tiến hành trên
môI trương giao diện đồ hoạ rất trực quan, hoặc có thể sử dụng công cụ
Wizard hay tự ý thiết kế theo ý muốn của người sử dụng. Đối với bảng,
Access cung cấp đầy đủ các kiẻu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm
dữ liệu kiểu chữ (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày
25


tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logic (Yes/No) và các đối tượng
OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường ta có thể kiểm
soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào.
Ngoài ra, để giảm bớt các thao tác khi nhập liệu và những sai sót trong

quá trình nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các
phiên bản mới của Access cung cấp cho các Combo Box cho các trường của
bảng.
Để bào đảm an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các
bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phảI kiểm
tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập.
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau :
- Tạo bảng.
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục.
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng.
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường
và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập.
Truy vấn (Query)
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói
sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại
truy vấn : truy vấn lựa chọn và truy vấn hành động.
- Truy vấn lựa chọn ( Select Query)
Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông rin được lựa chọn từ
các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
- Truy vấn hành động
Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác xử lý dữ liệu nào đó ví dụ xoá
dữ liệu ( Query Delete), cập nhật dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu (Query
Append), tạo bảng (Query Make Table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả
năng kết xuất thông tin, tăng tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra.
26