Nghiên cứu áp dụng cơ chế tổng thầu theo hình thức hợp đồng EPC trong quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình nguồn điện (LV thạc sĩ)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (787.41 KB, 105 trang )
LỜI CẢM ƠN
Xin chân thành cảm ơn các cá nhân, cơ quan và Nhà trường đã tạo điều kiện
cho tác giả trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn này.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo hướng dẫn khoa
học: PGS.TS. Phạm Hùng, người thầy đã giúp đỡ và trực tiếp hướng dẫn tác giả
trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Thủy lợi, Phòng
Đào tạo Đại học và Sau đại học, Ban chủ nhiệm Khoa Kinh tế và Quản lý cùng
các thầy cô giáo trong Khoa, Lãnh đạo và các đồng nghiệp trong cơ quan đã
động viên, tạo mọi điều kiện giúp đỡ tác giả về mọi mặt trong quá trình nghiên
cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Do những hạn chế về kiến thức, thời gian, kinh nghiệm và tài liệu tham khảo
nên luận văn thiếu xót là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, tác giả rất mong nhận
được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo và đồng nghiệp. Đó chính là sự giúp đỡ
quý báu mà tác giả mong muốn để cố gắng hoàn thiện hơn trong quá trình nghiên
cứu và công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 6 năm 2012
Tác giả luận văn
Tống Văn Bình
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các thông tin,
tài liệu trích dẫn trong luận văn đã được ghi rõ nguồn gốc. Kết quả nêu trong luận
văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất kỳ công trình nào trước đây.
Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2012
Tác giả luận văn
Tống Văn Bình
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .....................................................................................................................6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN................................................1
1.1. Khái niệm chung về dự án và quản lý dự án ....................................................1
1.2. Chu trình dự án (các giai đoạn thực hiện một dự án) .....................................10
1.3. Nội dung của quản lý thực hiện dự án ...........................................................14
1.4. Các hình thức quản lý thực hiên dự án ..........................................................15
1.5. Các hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án ở Việt Nam ..........................24
CHƯƠNG 2: HÌNH THỨC TỔNG THẦU TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ THỰC
TRẠNG Ở NƯỚC TA ..............................................................................................29
2.1. Tổng quan về hình thức tổng thầu trong quản lý dự án .................................29
2.2. Hợp đồng tổng thầu trong quản lý dự án .......................................................33
2.3. Công tác đấu thầu lựa chọn tổng thầu ............................................................49
2.4. Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng đứng trên giác độ nhà
nước .......................................................................................................................60
2.5. Tình hình áp dụng cơ chế tổng thầu theo hình thức hợp đồng EPC trong quản
lý dự án đầu tư xây dựng công trình nguồn điện ở Việt Nam ..............................68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HÌNH THỨC TỔNG THẦU
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN NGUỒN ĐIỆN Ở NƯỚC TA ...................................74
3.1. Các giải pháp để áp dụng hình thức tổng thầu trong quản lý dự án ở Việt
Nam .......................................................................................................................74
3.2. Các giải pháp hoàn thiện hợp đồng EPC .......................................................77
KẾT LUẬN .................................................................................................................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................................2
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1. Các mục tiêu cơ bản của quản lý dự án ............................................. 6
Hình 1.2. Chu trình quản lý dự án............................................................................................ 13
Hình 1.3. Các mục tiêu của quản lý dự án xây dựng .............................................................. 35
Hình 1.4. Sơ đồ kết cấu tổ chức theo dạng chức năng .............................................. 42
Hình 1.5. Sơ đồ kết cấu tổ chức theo dạng dự án ..................................................... 42
Hình 1.4. Sơ đồ kết cấu tổ chức theo dạng ma trận .................................................. 42
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Phân loại các loại dự án thông thường theo một tiêu chí cơ bản ...... 6
Bảng 1.2. Các lĩnh vực quản lý dự án...................................................................................... 13
Bảng 1.3. So sánh 3 hình thức kết cấu tổ chức quản lý dự án............................................... 35
Bảng 2.1. Bảng so sánh qui trình quản lý dự án/gói thầu bình thường và dự án/gói
thầu EPC .................................................................................................................... 42
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
EPC
: Thiết kế, cung cấp thiết bị và thi công xây dựng)
(Engineering - Procurement - Construction)
XDCB
: Xây dựng cơ bản
HSMT
Hồ sơ mời thầu
HSYC
Hồ sơ yêu cầu
HSDT
Hồ sơ dự thầu
HSĐX
Hồ sơ đề xuất
BMT
Bên mời thầu
PVN
Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam
LILAMA
Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam
MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
Trong những năm gần đây, nhờ những thành quả tăng trưởng kinh tế cao mà
nhu cầu cải thiện về mọi mặt của hoạt động quản lý dự án đã được các nước đang
phát triển, trong đó có Việt Nam đặc biệt quan tâm.
Có rất nhiều dẫn chứng về sự thất bại dự án khắp nơi trên thế giới nhưng mức
độ nghiêm trọng thường tập trung ở các nước đang phát triển vì các kỹ năng cần
thiết cho công tác quản lý dự án chưa được trang bị một cách hệ thống cho các giám
đốc và thành viên đội dự án
Hình thức tổng thầu EPC (Thiết kế, cung cấp thiết bị và thi công xây dựng)
(Engineering - Procurement - Construction) là một trong những hình thức tổng thầu
xây dựng được quy định trong Luật Xây dựng, là hình thức Nhà thầu ký kết hợp
đồng thực tiếp với Chủ đầu tư để nhận toàn bộ công việc của dự án hoặc một gói
thầu.
Đây là hình thức quản lý và thực hiện dự án tiên tiến, mới được áp dụng ở
nước ta những năm gần đây đối với nhiều dự án thuộc nhiều ngành kinh tế khác
nhau, trong đó có các dự án quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp thuộc ngành điện như:
Các dựa án nguồn điện Sê San 3, Tuyên Quang, nhiệt điện Uông Bí mở rộng, Vũng
Áng 1, Thái Bình 2, ... Quá trình thức hiện các dự án đã đạt được nhiều ưu điểm
như đẩy nhanh tiến độ xây lắp nhiều hạng mục, nâng cao trình độ quản lý dự án của
các đơn vị, doanh nghiệp trong nước... Nhưng do đây là hình thức quản lý thực hiện
dự án mới được áp dụng nên không thể tránh khỏi những khó khăn, vướng mắc như:
+ Quy trình quản lý thực hiện Hợp đồng EPC chưa thống nhất;
+ Chất lượng hồ sơ thiết kế để giao thầu EPC chưa đạt được độ tin cậy cao;
+ Hợp đồng tổng thấu EPC chậm được ký kết, tiến độ thi công không đáp ứng
yêu cầu, công tác thiết kế chậm, mất nhiều thời gian lựa chọn nhà thầu phụ...
Để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây
dựng công trình nguồn điện theo hợp đồng tổng thấu EPC, phát huy ưu điểm của
hình thức quản lý tiên tiến, rút kinh nghiệm thực tiễn và hoàn thiện cơ chế tổng thấu
EPC để áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng công trình khởi công thời gian tới,
cần phải “Nghiên cứu áp dụng cơ chế tổng thầu theo hình thức hợp đồng EPC trong
quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình nguồn điện”
2. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu:
2.1. Mục tiêu của đề tài
- Mục tiêu tổng quát: Nâng cao hiệu quả quản lý các dự án đầu tư xây dựng
công trình nguồn điện
- Mục tiêu cụ thể:
+ Rà soát các văn bản pháp qui về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
để đề xuất biện pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quản lý và thực hiện các
dự án đầu tư xây dựng công trình nguồn điện theo hình thức hợp đồng EPC.
+ Đề xuất bổ sung hoàn thiện cơ chế tổng thầu theo hình thức hợp đồng EPC
để áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng công trình khởi công thời gian tới.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ chế tổng
thầu theo hình thức hợp đồng EPC cho các dự án đầu tư xây dựng công trình nguồn
điện
3. Cơ sở khoa học và phương pháp nghiên cứu
3.1. Cơ sở khoa học
- Các văn bản qui phạm pháp luật của nhà nước.
- Thực tế quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình theo hình thức hợp đồng
EPC của Việt Nam cũng như nước ngoài giai đoạn hiện nay.
- Lý thuyết về quản lý dự án và quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, quản
trị dự án.
3.2. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Luận văn được thực hiện dựa trên phương pháp luận của
chủ nghĩa duy vật biện chứng.
- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
+ Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Phương pháp quan sát khoa học,
phương pháp điều tra, phương pháp thực nghiệm khoa học, Phương pháp phân tích
và tổng kết kinh nghiệm, phương pháp chuyên gia;
+ Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Phương pháp phân tích và tổng hợp
lý thuyết, phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết, mô hình hóa, phương
pháp giả thuyết, phương pháp lịch sử;
4. Kết cấu luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn được trình bày theo kết cấu 3
chương.
CHƯƠNG 1. Tổng quan về quản lý dự án
CHƯƠNG 2. Cơ chế tổng thầu theo hình thức hợp đồng EPC và thực trạng
công tác quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình nguồn điện ở nước ta
hiện nay.
CHƯƠNG 3. Một số giải pháp hoàn thiện cơ chế tổng thầu theo hình thức hợp
đồng EPC trong quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình ở nước ta
1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.1. Khái niệm chung về dự án và quản lý dự án
1.1.1. Khái niệm, đặc trưng và phân loại dự án
1.1.1.1. Khái niệm
- Theo từ điển Oxford của Anh định nghĩa: Dự án (Project) là một ý đồ, một
nhiệm vụ được đặt ra, một kế hoạch vạch ra để hành động.
- Theo tiêu chuẩn của Australia (AS 1379-1991) định nghĩa: Dự án là một dự
kiến công việc có thể nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc bao hàm một số hoạt
động có liên hệ mật thiết với nhau.
- Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO trong tiêu
chuẩn ISO 9000:2000 được Việt Nam chấp thuận trong tiêu chuẩn TCVN ISO
9000:2000: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có
phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt
được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về
thời gian, chi phí và nguồn lực.
- Theo tài liệu MBA trong tầm tay chủ đề Quản lý dự án của tác giả Eric
Verzuh (Mỹ): Một dự án được định nghĩa là “công việc mang tính chất tạm thời và
tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ độc nhất”. Công việc tạm thời sẽ có điểm bắt đầu
và kết thúc. Mỗi khi công việc được hoàn thành thì nhóm dự án sẽ giải tán hoặc di
chuyển sang những dự án mới.
- Chúng ta giới hạn lại ở Dự án đầu tư xây dựng công trình theo định nghĩa
của luật Xây dựng: Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên
quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây
dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản
phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định. Dự án đầu tư xây dựng công trình bao
gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở.
Như vậy một cách chung nhất có thể hiểu dự án là một lĩnh vực đặc thù, một
nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng
và theo một kế hoạch tiến độ xác định.
2
1.1.1.2. Các đặc trưng cơ bản của dự án
- Dự án có mục tiêu rõ ràng
- Dự án có chu kỳ riêng và thời gian tồn tại hữu hạn
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tuơng tác phức tạp giữa các bộ
phần quản lý chức năng và quản lý dự án.
- Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo.
- Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực
- Dự án luôn có tính bất định và rủi ro
- Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án.
- Người ủy quyền riêng của dự án
1.1.1.3. Phân loại dự án
Dự án có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Bảng1.1 phân loại các
dự án thông thường theo một tiêu chí cơ bản
Bảng 1.1: Phân loại các loại dự án thông thường theo một tiêu chí cơ bản
STT
Tiêu chí phân loại
Các loại dự án
1
Theo cấp độ dự án
Dự án thông thường; chương trình; hệ thống
2
Theo qui mô dự án
Nhóm A; nhóm B; nhóm C
3
Theo lĩnh vực
Xã hội; kinh tế; tổ chức hỗn hợp
4
Theo loại hình
Giáo dục đào tạo; nghiên cứu và phát triển; đổi
mới; đầu tư; tổng hợp
5
Theo thời hạn
Ngắn hạn (1-2 năm); trung hạn (3-5 năm); dài hạn
(trên 5 năm)
6
Theo khu vực
Quốc tế; quốc gia; vùng; miền; liên quan ngành;
địa phương
7
Theo chủ đầu tư
8
Theo đối tượng đầu
tư
Dự án đầu tư tài chính; dự án đầu tư vào đối tượng
vật cụ thể
Theo nguồn vốn
Vốn ngân sách nhà nước; vốn ODA; vốn tín dụng;
vốn tự huy động của doanh nghiệp nhà nước; vốn
liên doanh với nước ngoài; vốn góp của dân; vốn
của các tổ chức ngoài quốc doanh; vốn FDI...
9
Nhà nước; doanh nghiệp; cá thể riêng lẻ
3
1.1.1.4. Các loại dự án
a. Dự án hợp đồng (Contractual project)
b. Dự án nghiên cứu và phát triển (R & D Project)
c. Dự án xây dựng (Contruction Project)
d. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)
e. Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project)
f. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
g. Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng
(Public/Welfare/Development Project)
1.1.2. Quản lý dự án
1.1.2.1. Khái niệm: Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức
(Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc
và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định.
1.1.2.2. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được
hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng trong phạm vi chi phí được duyệt,
đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không được thay đổi.
Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là những
mục tiêu cơ bản và giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau (Hình 1.1). Tuy
mối quan hệ giữa ba mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ của
một dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy
sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các quản lý
hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án.
4
Thành quả
Yêu cầu về
thành quả
Mục tiêu
Chi phí
Ngân sách
cho phép
Thời hạn
quy định
Thời gian
Hình 1.1: Các mục tiêu cơ bản của quản lý dự án
1.1.2.3. Nội dung của quản lý dự án
Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là (1) lập kế hoạch,
(2) phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ, thời gian, chi phí thực hiện và
(3) giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
- Lập kế hoạch: Là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc được
hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và quá trình phát triển kế hoạch
hành động theo một trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
- Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm
tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ thời gian.
- Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng
Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc
lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đố cung cấp các thông tin
phản hồi cho việc tái lập kế hoach dự án. Chu trình quản lý dự án được thể hiện ở
hình 1.2
5
LẬP KẾ HOẠCH
- Thiết lập mục tiêu
- Điều tra nguồn lực
- Xây dựng kế hoạch
GIÁM SÁT
- Đo lường kết quả
- So sánh với mục tiêu
- Báo cáo
- Giải quyết các vấn đề
ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN
- Điều phối tiến độ thời gian
- Phân phối các nguồn lực
- Phối hợp các nỗ lực
- Khuyến khích và động viên
Hình 1.2: Chu trình quản lý dự án
Chi tiết hơn, nội dung quản lý dự án có nhiều, nhưng cơ bản là những nội
dung chính sau:
-
Quản lý phạm vi dự án.
-
Quản lý thời gian dự án
-
Quản lý chi phí dự án
-
Quản lý chất lượng dự án
-
Quản lý nguồn nhân lực
-
Quản lý việc trao đổi thông tin dự án
-
Quản lý rủi ro trong dự án
-
Quản lý việc mua bán của dự án
-
Quản lý việc giao nhận dự án
1.1.2.4. Tác dụng của quản lý theo dự án
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các
nhóm quản lý dự án với khách hàng chủ đầu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án;
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án;
6
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều
chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều
kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;
- Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Tuy nhiên quản lý theo dự án cũng có những mặt hạn chế của nó. Những hạn
chế đó là:
-
Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;
-
Quyền lực và trách nhiệm của quản lý dự án trong một số trường hợp
không được thể hiện đầy đủ;
-
Phải giải quyết vấn đề “hậu dự án”
1.1.2.5. Ý nghĩa của quản lý dự án
Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối
với 4 giai đoạn của chu kỳ dự án trong khi thực hiện dự án. Mục đích của nó là từ
góc độ quản lý và tổ về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế
làm tốt công tác quản lý dự án là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
-
Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong công trình
lớn, phức tạp
-
Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ
thống mục tiêu dự án
-
Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài
chuyên ngành
1.1.2.6. Đặc điểm của quản lý dự án
- Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án
trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại đó, nhà quản lý dự án thường
hoạt động độc lập với phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án cần tiến hành
phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị
- Về quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các phòng chức năng trong tổ chức.
Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng. Nhà
quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người liên quan từ các
7
phòng ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Tuy nhiên giữa họ thường
nảy sinh mâu thuẫn về các vấn đề như nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thoả
mãn các yêu cầu kỹ thuật.
1.1.2.7. Những trở lực trong quản lý dự án
-
Độ phức tạp của dự án
-
Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
-
Cấu trúc lại tổ chức
-
Rủi ro trong dự án
-
Thay đổi công nghệ
-
Kế hoạch và giá cả cố định
1.1.2.8. Các lĩnh vực quản lý dự án
Quản lý dự án bao gồm nhiều lĩnh vực như quản lý thời gian, quản lý chi phí,
quản lý rủi ro, quản lý hoạt động cung ứng … (Bảng 1.2)
Bảng 1.2: Các lĩnh vực quản lý dự án
(Theo Viện nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI))
TT
Lĩnh vực
quản lý
Lập kế
1
hoạch tổng
quan
Nội dung quản lý
- Lập kế hoạch
- Thực hiện kế hoạch
- Quản lý những thay
đổi
- Xác định phạm vi
2
Quản lý
phạm vi
Chú thích
Tổ chức dự án theo một trình tự
logic, chi tiết hoá các mục tiêu
của dự án thành những công việc
cụ thể và hoạch định một chương
trình để thực hiện các công việc
đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực
quản lý khác nhau của dự án được
kết hợp một cách chính xác và
đầy đủ
Xác định , giám sát việc thực hiện
- Lập kế hoạch phạm vi các mục đích, mục tiêu của dự án,
- Quản lý thay đổi phạm xác định công việc nào thuộc về
dự án và cần phải thực hiện, công
vi
8
việc nào nằm ngoài phạm vi dự
án
Lập kế hoạch phân phối và giám
- Xác định các hoạt
động, trình tư và ước
3
Quản lý thời
tính thời gian thực hiện
gian
- Xây dựng và kiểm
soát tiến độ
sát tiến độ thời gian nhằm đảm
bảo thời hạn hoàn thành dự án.
Chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao
lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết
thúc và toàn bộ dự án khi nào
hoàn thành.
4
Quản lý chi
phí
- Lập kế hoạch nguồn
lực
- Tính toán chi phí
- Lập dự toán
- Quản lý chi phí
5
- Lập kế hoạch chất
Quản lý chất lượng
lượng
- Đảm bảo chất lượng
- Quản lý chất lượng
6
7
Quản lý
nhân lực
Quản lý
thông tin
Dự toán kinh phí, giám sát thực
hiện chi phí theo tiến độ cho từng
công việc và toàn bộ dự án. Tổ
chức, phân tích số liệu và báo cáo
những thông tin về chi phí
Triển khai giám sát những tiêu
chuẩn chất lượng trong việc thực
hiện dự án, đảm bảo chất lượng
sản phẩm dự án phải đáp ứng
mong muốn của Chủ đầu tư
Hướng dẫn phối hợp nỗ lực của
mọi thành viên tham gia dự án
- Lập kế hoạch nhân lực
vào việc hoàn thành mục tiêu của
- Tuyển dụng
dự án. Cho thấy việc sử dụng lực
- Phát triển nhóm dự án
lượng lao động của dự án hiệu
quả đến đâu.
- Lập kế hoạch thông
tin
- Cung cấp thông tin
- Báo cáo kết quả
Đảm bảo các dòng thông tin
thông suốt, chính xác và nhanh
nhất giữa các thành viên của dự
án và với các cấp quản lý khác
nhau. Có thể trả lời câu hỏi: ai
cần thông tin về dự án, mức độ
chi tiết và báo cáo bằng cách nào
9
- Xác định rủi ro
8
Quản lý rủi
ro
Xác định các yếu tố rủi ro, lượng
- Xây dựng kế hoạch xử
hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch
lý rủi ro
đối phó cũng như quản lý từng
- Kiểm soát kế hoạch
loại rủi ro
xử lý rủi ro
Lựa chọn, thương lượng, quản lý
các hợp đồng và điều hành việc
9
- Kế hoạch cung ứng
mua bán nguyên vật liệu, máy
- Lựa chọn nhà cung
Quản lý hoạt ứng
động
- Quản lý hợp đồng
móc thiết bị, dịch vụ… cần thiết
cho dự án. Giải quyết ván đề:
Bằng cách nào dự án nhận được
- Quản lý tiến độ cung
ứng
hàng hoá và dịch vụ cần thiết của
các tổ chức bên ngoài cung cấp
cho dự án, tiến độ cung cấp, chất
lượng cung cấp.
1.1.2.9. Nhà quản lý dự án
a) Vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý dự án
- Vị trí của nhà quản lý dự án trong bối cảnh trung của dự án: Người chịu
trách nhiệm trong việc quản lý dự án (PM) sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn,
Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này, những mâu thuẫn đó là:
+ Các dự án cạnh tranh về nguồn lực
+ Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án
+ Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu
+ Các nhà quản lý của tổ chức Mẹ muốn giảm chi phí
- Vai trò của Nhà quản lý dự án
+ Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của dự án
+ Phải duỳ trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý dự án và kỹ thuật của dự án
+ Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án
+ Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án
10
- Trách nhiệm của Nhà quản lý dự án: PM phải giải quyết được mối liên hệ
giữa Chi phí, Thời gian và Chất lượng.
b) Các kỹ năng và phẩm chất của PM
-
Thật thà và chính trực
-
Khả năng ra quyết định
-
Hiểu biết các vấn đề về con người
-
Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài
c) Lựa chọn PM
-
Biết tổng quát > Chuyên sâu
-
Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích
-
Người làm cho mọi việc dễ dàng (Sẵn sàng hợp tác) > Giám sát
Tuỳ theo qui mô dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi.
1.2. Chu trình dự án (các giai đoạn thực hiện một dự án)
Với một dự án thông thường có qui mô trung bình thường được chia thành
các giai đoạn như sau:
1.2.1. Giai đoạn đầu của dự án
Đó là những ý tưởng ban đầu của người có quyền lực trong cơ quan Nhà
nước, hoặc tư duy của những cá nhân, đoàn thể, tổ chức, doanh nghiệp có khả năng
góp vốn hoặc huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó với mục đích lợi
nhuận, từ thiện, phục vụ cộng đồng, lợi ích chung của đất nước, của xã hội hoặc kết
hợp lợi ích công và lợi ích tư. Cũng nhiều khi nó được trích ra từ một kế hoạch hoặc
một yêu cầu nào đó của một cá nhân, tập thể, cơ quan hoặc một cộng đồng nào
khác. Những yêu cầu của ý tưởng, suy nghĩ ban đầu này được chuyển đến cá nhân
hoặc tổ chức có chuyên môn để làm những bước tiếp theo.
1.2.2. Nghiên cứu tiền khả thi (Lập báo cáo đầu tư)
- Kiểm tra và khẳng định lại ý đồ của tư tưởng đầu tư, sự cần thiết phải đầu
tư kèm theo những điều kiện thuận lợi và khó khăn của nó. Những thuận lợi và khó
khăn không đơn thuần chỉ là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội, dư luận, tập
tục, văn hoá, trình độ dân trí, môi trường...;
11
- Dự kiến qui mô đầu tư, hình thức đầu tư;
- Chọn khu vực địa điểm xây dựng và dự kiến nhu cầu diện tích sử dụng đất,
những ảnh hưởng về môi trường, xã hội, những vấn đề về di dân (nếu có);
- Phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật bao gồm các điều kiện khả
năng cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ hạ tầng;
- Phân tích, lựa chọn sơ bộ phương án xây dựng;
- Xác địn sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động vốn, khả năng hoàn
trả vốn;
- Tính toán sơ bộ hiệu quả đầu tư về mặt kinh tế xã hội.
1.2.3. Nghiên cứu khả thi (Lập dự án đầu tư)
Một dự án cần có nghiên cứu tiền khả thi, thì sau giai đoạn này được thông
qua sẽ chuyển sang giai đoạn nghiên cứu khả thi. Như vậy vẫn phải kiểm tra lại
những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư. Nội dung của nghiên cứu khả thi là:
- Những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư
- Lựa chọn hình thức đầu tư
- Lập chương trình sản xuất và các yếu tố phải đáp ứng (đối với các dự án có
sản xuất);
- Các phương án địa điểm cụ thể;
- Phương án giải phóng mặt bằng, kế hoạch di dời dân (nếu có);
- Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ;
- Các phương án kiến trúc, giải pháp xây dựng, thiết kế sơ bộ của các
phương án đề nghị lựa chọn, giải pháp quản lý và bảo vệ môi trường;
- Xác định rõ nguồn vốn, khả năng tài chính, tổng mức đầu tư, nhu cầu vốn
theo tiến độ;
- Phương án quản lý khai thác dự án và sử dụng lao động;
- Phân tích hiệu quả đầu tư;
- Các mốc thời gian thực hiện;
- Hình thức quản lý dự án và lựa chọn hình thức quản lý;
- Khẳng định chủ đầu tư và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan.
12
1.2.4. Giai đoạn thiết kế
Giai đoạn thiết kế được bắt đầu khi mục tiêu của dự án đã được xác định:
- Mở rộng khảo sát: Khảo sát thêm về địa hình, địa chất, thu thập phân tích
thêm các dữ liệu về địa chất thuỷ văn và địa chất công trình.
- Thiết kế theo hướng sử dụng tối đa những gì sẵn có ở địa phương (nhân
công, vật liệu..);
- Đối với các công trình có yêu cầu kỹ thuật cao có 3 bước thiết kế: Thiết kế
cơ sở, thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công;
- Lập tiên lượng, dự toán, tổng dự toán.
1.2.5. Giai đoạn lựa chọn Nhà thầu
Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư có trách nhiệm:
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu;
- Thông báo đấu thầu, phân phối hồ sơ mời thầu dưới hình thức bán hoặc
phát cho nhà thầu muốn tham dự;
- Làm rõ hồ sơ mời thầu;
- Nhận hồ sơ dự thầu;
- Đánh giá hồ sơ dự thầu;
- Công bố kết quả và thương thảo hợp đồng với Nhà thầu thắng thầu.
Để tham dự thầu, các nhà thầu phải:
- Tìm hiểu kỹ nội dung của hồ sơ mời thầu;
- Chuẩn bị kỹ hồ sơ dự thầu
1.2.6. Các hoạt động trong giai đoạn thi công
- Xây dựng chương trình cụ thể phù hợp với tiến trình công việc đã nêu trong
hồ sơ dự thầu và các điều kiện của Hợp đồng, ghi rõ thời gian cụ thể của từng công
việc phải hoàn thành;
- Lên kế hoạch và sắp xếp tổ chức ở trên công trường cũng như lắp đặt các
phương tiện, thiết bị cần thiết cho việc thi công và các dịch vụ cho chủ đầu tư, tổng
công trình sư và các nhà thầu;
- Lên kế hoạch tiến độ về nu cầu loại, số lượng các nguồn lực cần thiết (con
người, máy móc, vật liệu) trong thời gian thi công công trình;
13
- Xây dựng những công trình tạm thời và vĩnh cửu cần thiết cho việc đầu tư
xây dựng dự án;
- Nhà thầu chính phối hợp với các nhà thầu phụ tham gia xây dựng công trình;
- Tiến hành giám sát xây dựng để đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của tiêu
chuẩn mà thiết kế dự án đã lựa chọn. Theo chức năng của mình các chủ thể có thể
có các phương thức giám sát khác nhau;
- Điều chỉnh những sai số giữa thực tế thi công và hồ sơ thiết kế của dự án;
- Giữ lại tất cả các hồ sơ và báo cáo về mọi hoạt động xây dựng và kết quả
của các cuộc kiểm tra chất lượng;
- Nghiệm thu thanh toán khối lượng công việc hoàn thành;
- Công tác an toàn lao động và vệ sinh môi trường trong quá trình thi công
xây dựng công trình.
1.2.7. Các hoạt động trong giai đoạn vận hành chạy thử
Các hoạt động trong giai đoạn vận hành chạy thử thường bao gồm:
- Nhà thầu chuẩn bị các hồ sơ về những việc đã được tiến hành trong quá
trình thi công để so sánh với các đầu công việc được ghi ở hồ sơ hợp đồng;
- Kiểm tra cẩn thận những hạng mục công trình đã được hoàn thành để đảm
bảo các yêu cầu của Hợp đồng (hoặc các thay đổi đã được hai bên đồng ý) và các
sai sót được khắc phục;
- Chuẩn bị và vận hành thử từng bộ phận của Nhà máy để đảm bảo rằng việc
thi công đáp ứng được mọi yêu cầu đã ghi trong hợp đồng. Nhà thầu lắp đặt và cung
ứng máy móc phải chứng minh điều này với Chủ đầu tư;
- Chủ đầu tư và các Nhà tư vấn phải hoàn thiện phần phụ lục và những chuẩn
bị cuối cùng cho chương trình vận hành và duy tu bảo trì nhà máy, đồng thời phối
hợp với Nhà thầu để tiến hành các việc được nêu ở phần dưới đây;
- Chọn, đào tạo nhân viên vận hành và duy tu bảo dưỡng nhà máy;
- Theo dõi các qui trình thực hiện các công việc để có thể so sánh, ước tính
trong thiết kế và yêu cầu được ghi trong hợp đồng;
- Thanh toán nốt số tiền còn lại theo thoả thuận của Hợp đồng;
14
- Chuẩn bị và hoàn tất văn bản nghiệm thu, bàn giao công trình, chuyển giao
nhà máy cho Chủ dự án để khai thác sử dụng.
Mục đích của việc tiến hành giai đoạn chạy thử toàn bộ hệ thống máy móc là
để kiểm tra đảm bảo mọi công việc thi công đã hoàn hảo, theo đúng các yêu cầu đã
ghi trong hợp đồng, các chỉ tiêu kỹ thuật, cũng như sự vận hành của một nhà máy
hoàn thiện để chuyển giao sang cho Chủ dự án khai thác và sử dụng.
Kết thúc giai đoạn chạy thử nhà máy là một dấu hiệu chỉ rõ các hoạt động
của dự án đã kết thúc và một vài kiếm khuyết sẽ được ghi thành biên bản để hoàn tất.
1.2.8. Bảo hành xây lắp và bảo trì công trình
Bảo hành xây lắp là yêu cầu bắt buộc được pháp luật bảo hộ. Thời gian bảo
hành được ghi cụ thể trong hợp đồng.
Nhà thầu không có trách nhiệm bảo trì công trình, bảo trì công trình thuộc
trách nhiệm của Chủ đầu tư hoặc của người quản lý sử dụng.
1.3. Nội dung của quản lý thực hiện dự án
Tuỳ thuộc vào qui mô dự án, tính chất dự án và phụ thuộc vào đặc điểm Kinh
tế - Xã hội của từng quốc gia mà mỗi nước có những mục tiêu quản lý dự án khác
nhau. Ở mức cơ bản nhất ở nhiều nước trên thế giới áp dụng là tam giác mục tiêu:
Chất lượng; giá thành và thời gian.
Ở Việt Nam các mục tiêu của quản lý dự án được nâng lên thành năm mục
tiêu bắt buộc phải quản lý đó là:
- Chất lượng
- Thời gian
- Giá thành
- An toàn lao động
- Bảo vệ môi trường
Còn về lý thuyết nhiều nước đã hướng tới các mục tiêu khó khăn hơn đó là:
- Quản lý rủi ro dự án
- Quản lý thông tin liên lạc trong dự án
- Quản lý tài nguyên dự án
15
- Quản lý mua sắm cho dự án
- Quản lý phối hợp nhiều dự án
Tuy nhiên việc quản lý này cũng có nhiều cấp độ khác nhau. Trên thực tế
người ta mới chỉ quản lý rời rạc từng mục tiêu, còn trên lý thuyết người ta đã quản
lý được đa mục tiêu và quản lý tối ưu.
Quản lý rời rạc từng mục tiêu của dự án
- Chất lượng
- Giá thành
- Thời gian
Quản lý đa mục tiêu của dự án
- Chất lượng và giá thành
- Thời gian và giá thành
- Chất lượng và thời gian
Chất lượng
Chất lượng
Quản lý
dự án xây
dựng
Giá thành
Quản lý dự
án xây
dựng ở Việt
Nam
Thời gian
Thời gian
ATLĐ
Giá thành
Môi trường
Hình 1.3: Các mục tiêu của quản lý dự án xây dựng
1.4. Các hình thức quản lý thực hiên dự án
1.4.1. Kết cấu tổ chức theo loại hình chức năng
Các bộ phận quản lý trong tổ chức dạng chức năng được thiết kế dựa trên
tính tương tự của nhiệm vụ công tác nào đó cùng tiêu chuẩn như nhau hay không,
xem tính chất hoạt động của các nhiệm vụ công tác này có tương tự với nhau hay
không, chức năng làm việc cần thiết cho những nhiệm vụ công tác đó có giống nhau
hay không, việc hoàn thành các nhiệm vụ công tác này có phát huy vai trò giống với
thực hiện các mục tiêu hay không?
16
Đặc điểm nổi bật nhất của kết cấu tổ chức dạng chức năng chính là sự phân
cấp quản lý khác rõ ràng. Cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở được phân
bổ lần lượt theo cấp độ kết cấu quản lý, đây là một hình thức truyền thống phổ biến.
Trong kết cấu tổ chức dạng chức năng, mỗi một ban ngành đều có nghĩa vụ và trách
nhiệm khác nhau. Nói một cách khái quát thì các bộ phần trong một doanh nghiệp
chế tạo như một bộ phận công trình, bộ phận chế tạo, bộ phận thiết kế, bộ phận thị
trường đều được công khai, mỗi bộ phận chỉ dựa vào chức năng đã định để thực
hiện chức trách của mình.
Chức năng đặc biệt có nhiệm vụ sắp xếp một hoạt động đặc biệt nào đó, từ
đó có được hiệu quả đặc biệt tập trung lực lượng của chuyên ngành khác nhau, vì
được tập trung lại nên khả năng kỹ thuật chuyên ngành của mỗi cá nhân được nâng
lên rõ rệt điều này có lợi cho việc giao lưu và học hỏi lẫn nhau, đồng thời có thể giải
quyết một cách hiệu quả các vấn đề khó khăn về dự án trong lĩnh vực chức năng này.
Sử dụng tiêu chuẩn chức năng để thiết kế ban ngành là một loại tư duy lo-gic
tự nhiên nhất, thuận tiện nhất và phù hợp nhất. Việc tiến hành các công việc có liên
quan đến dự án của các doanh nghiệp có kết cấu theo dạng chức năng phần lớn đều
thể hiện việc khai thác các sản phẩm mới.
Ưu điểm:
- Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật: Mỗi một bộ phận chức năng của kết
cấu này đều tập hợp được những nhân tài chuyên môn trên lĩnh vực này, điều này
có lợi cho việc giao lưu và nghiên cứu học hỏi giữa họ, là sự ủng hộ mạnh mẽ về trí
lực và kỹ thuật cho việc giải quyết vấn đề của dự án.
- Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên: Nhân tài về chuyên ngành và
kỹ thuật trên một phương diện nào đó mà nhóm dự án này cần có thể lựa chọn từ
các ban ngành chức năng tương ứng. Hơn nữa có thể linh hoạt lựa chọn thành viên
thay thế khi xảy ra xung đột trong công việc.
- Ưu điểm của việc phân công chuyên môn hoá: Làm cho các thành viên
chuyên tâm vào việc nghiên cứu và tìm hiểu kiến thức kỹ thuật trong lĩnh vực mà
mình nghiên cứu.
17
Nhược điểm:
- Xét về mặt điều hành: Vì các thành viên được chọn từ các bộ phận chức
năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành với lãnh đạo
của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu của một nhân viên
nào đó thường sẽ rất khó điều hành.
- Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án: vì sự cấu tạo của các thành viên
trong nhóm dự án có tính chất bất ổn và tính ứng biến nhất định nên điều này lại
gây ra những khó khăn nhất định cho công tác quản lý của tổ chức. Hơn nữa các
thành viên của nhóm dự án vẫn còn thuộc về bộ phận cũ, chưa chắc đã có thể có sự
nhất trí cao độ với mục tiêu của tổ chứ dự án.
- Xét về mặt chức trách, vì các thành viên của dự án thuộc về hai bộ phận
nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác trách nhiệm và đương đầu với
mạo hiểm, hơn nữa các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu động nhất định
nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên sẽ khiến
cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.
Chủ tịch /Giám
đốc
Phòng tài
chính
Phòng
Marketing
Phòng sản
xuất
Phòng kỹ
thuật
Dự án 1
Dự án 1
Dự án n
Dự án n
Hình 1.4: Sơ đồ kết cấu tổ chức theo dạng chức năng
