II.4.5 4.9.TCVN II.4.5 4.9 TOTAL

TCVN

TIÊU

CHUẨN

QUỐC

GIA

TCVN II.4.5-4.9:2015
Xuất bản lần 1

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT MÔ TẢ QUẢN LÝ THAO TÁC DỮ LIỆU DỮ LIỆU ĐẶC TẢ MÔ TẢ QUẢN LÝ THAO TÁC
Technical Standard of describing operations management on data Metadata for operations management

HÀ NỘI - 2015


TCVN XXXX:2015
Mục lục

Trang

Lời nói đầu ..................................................................................................................................4
1 Phạm vi áp dụng .....................................................................................................................5
2 Tài liệu viện dẫn ......................................................................................................................5
3 Thuật ngữ và định nghĩa .........................................................................................................5
4 Mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) ..... Error!
Bookmark not defined.
5

Yêu cầu đối với mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và

thừa kế) ......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
6

Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi,

cấp quyền và thừa kế).................................................................... Error! Bookmark not defined.
6.1

Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tácError!

Bookmark

not

Bookmark

not

defined.
6.2

Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm tiến hành thao tácError!

defined.
7

Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và

thừa kế) ......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
7.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác Error! Bookmark not defined.
7.1.1

Định danh (Identifier) .................................................. Error! Bookmark not defined.

7.1.2

Đối tượng (Agent) ...................................................... Error! Bookmark not defined.

7.1.3

Thao tác (Operation) .................................................. Error! Bookmark not defined.

7.1.4

Quan hệ (Relation) ..................................................... Error! Bookmark not defined.

7.1.5

Quyền tiến hành thao tác (Rights) ............................... Error! Bookmark not defined.

7.1.6

Miêu tả (Description) .................................................. Error! Bookmark not defined.

7.1.7

Qui định (Madate) ....................................................... Error! Bookmark not defined.

7.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau tiến hành thao tácError!

Bookmark

not

defined.
7.2.1

Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) ....................... Error! Bookmark not defined.

7.2.2

Lịch sử (History) ......................................................... Error! Bookmark not defined.

8 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể ............. Error! Bookmark not defined.
2


TCVN XXXX:2015
8.1 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập Error!

Bookmark

not

defined.
8.1.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập ............... Error! Bookmark not defined.
8.1.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả ............................... Error! Bookmark not defined.

8.2 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa ........... Error!
Bookmark not defined.
8.2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửaError!

Bookmark

not

defined.
8.2.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả ............................... Error! Bookmark not defined.
8.3 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi Error!

Bookmark

not

defined.
8.3.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi ................ Error! Bookmark not defined.
8.3.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả ............................... Error! Bookmark not defined.
8.4 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, thừa kế ............ Error!
Bookmark not defined.
8.4.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, thừa kếError!

Bookmark

not

defined.
8.4.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả ............................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục A (tham khảo) Lược đồ định danh ...................................... Error! Bookmark not defined.

Phụ lục B (tham khảo) Lược đồ quyền tiến hành thao tác.................. Error! Bookmark not defined.
Phụ lục C (qui định) Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, thừa kếError!

Bookmark

not

defined.
C.1 Định danh (identifier) .......................................................... Error! Bookmark not defined.
C.2 Thời gian cấp quyền, thừa kế (Date Range) ........................ Error! Bookmark not defined.
C.3 Miêu tả (Desription) ............................................................ Error! Bookmark not defined.
C.4 Đối tượng cấp quyền, thừa kế (Related Entity) .................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục D (tham khảo) Lược đồ kiểu qui định ................................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục Đ (tham khảo) Lược đồ khuôn dạng dữ liệu ....................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục E (tham khảo) Cú pháp dữ liệu đặc tả ................................ Error! Bookmark not defined.
E.1

Cú pháp diễn tả dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản Error!

Bookmark

not defined.
3


TCVN XXXX:2015
E.2

Cú pháp dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu mở rộng Error! Bookmark not defined.

Thư mục tài liệu tham khảo ............................................................ Error! Bookmark not defined.

4


TCVN XXXX:2015
Lời nói đầu

TCVN II.4.5-4.9:2015 được xây dựng dựa trên cơ sở tham khảo các tiêu
chuẩn quốc gia TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001); bộ tiêu chuẩn
quốc tế ISO 23081 và các tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả trong lưu trữ hồ sơ
của Australia (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard,
Version 2.0; Queensland recordkeeping metadata standard and guideline,
Ver 1.1).
TCVN II.4.5-4.9:2015 do Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam phối hợp
với Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà Nội biên soạn, Bộ
Thông tin và Truyền thông đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất
lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

5


TCVN XXXX:2015

TIÊU CHUẨN

QUỐC

GIA

TCVN XXXX:2015

Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả quản lý thao tác dữ liệu Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh
sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)
Technical standard of describing operations management on data Metadata for operations management

1 Phạm vi áp dụng
Tiêu chuẩn kỹ thuật này qui định các dữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý thao tác (truy cập, cập nhật,
chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) trong hoạt động nghiệp vụ và quá trình quản lý hồ sơ dữ
liệu. Việc áp dụng tiêu chuẩn này đảm bảo việc quản lý hiệu quả các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh
sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) trong hệ thống nghiệp vụ.
Tiêu chuẩn này qui định các yêu cầu trong việc quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi,
cấp quyền và thừa kế) và mô tả tập dữ liệu đặc tả tối thiểu cần thiết để đảm bảo quản lý thao tác (truy
cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) hiệu quả, an toàn vào tin cậy qua thời gian.
Ngoài ra, Tiêu chuẩn kỹ thuật này cũng qui định khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý
các thao tác đối với hồ sơ dữ liệu trong hoạt động nghiệp vụ và quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu. Việc áp
dụng tiêu chuẩn này đảm bảo việc quản lý hiệu quả dữ liệu đặc tả được sử dụng trong việc quản lý hệ
thống nghiệp vụ.

2 Tài liệu viện dẫn
Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi
năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp
dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.
TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Yêu cầu
chung;
TCVN II.4.1-4.4, Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả các thao tác liên quan đến đối tượng và dữ liệu - Dữ liệu
đặc tả mô tả thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế).

3 Thuật ngữ và định nghĩa
Tiêu chuẩn này dụng các thuật ngữ, định nghĩa sau đây.

3.1
Cú pháp của dữ liệu đặc tả (metadata syntax)
6


TCVN XXXX:2015
là quy tắc tạo ra các trường cấu trúc hoặc các yếu tố của dữ liệu đặc tả, được biểu diễn qua một
số ngôn ngữ đánh dấu hoặc ngôn ngữ lập trình khác nhau.
[Trích Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT]
3.2
Dữ liệu đặc tả (metadata)
Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và
các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
[Trích Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT]
CHÚ THÍCH Trong phạm vi hẹp về lưu giữ hồ sơ, Dữ liệu đặc tả có thể hiểu là dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc
của các hồ sơ dữ liệu và việc quản lý các hồ sơ dữ liệu qua thời gian.

3.3
Đối tượng (agent)
Cá nhân, nhóm công tác hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc tham gia tiến hành các thao tác (như: truy
cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) hồ sơ dữ liệu và/hoặc các qui trình quản lý hồ
sơ và các cá nhân, nhóm công tác hoặc tổ chức quản lý các hoạt động trên.
3.4
Hệ thống (systems)
Tập các phần tử tương quan hoặc tương tác nhau.
[Nguồn: ISO 9000:2005, định nghĩa 3.2.1]
3.5
Hệ thống hồ sơ dữ liệu (records systems)
Hệ thống thông tin để thu nhận, quản lý và hỗ trượ việc tiến hành các thao tác lên hồ sơ dữ liệu hoặc
đối với các đối tượng liên quan đến hồ sơ dữ liệu đó.

3.6
Hệ thống quản lý hồ sơ dữ liệu (records management system)
Hệ thống quản lý trong một tổ chức được xây dựng nhằm quản lý và kiểm soát hồ sơ dữ liệu trong toàn
bộ tổ chức đó.
3.7
Hồ sơ dữ liệu (records)

7


TCVN XXXX:2015
Thông tin được tạo lập, nhận, duy trì làm bằng chứng và là tài sản của một tổ chức, cá nhân, gắn liền
với nghĩa vụ pháp lý hoặc theo các thỏa thuận trong giao dịch đối với các công việc nghiệp vụ.
3.8
Kho lưu trữ dữ liệu đặc tả (metadata database)
là cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu đặc tả để bảo đảm tính nhất quán, độ tin cậy và tính sẵn có của
thông tin được truy cập.
[Trích Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT]
3.9
Lập tài liệu (document) (động từ)
Ghi lại, chứng minh hoặc ghi chú lại để truy lục lại sau đó.
3.10
Lược đồ mã hóa (encording scheme)
Danh sách được kiểm soát của tất cả các giá trị có thể chấp nhận bằng ngôn ngữ tự nhiên và/hoặc như
là một chuỗi văn bản có cú pháp mã hóa được thiết kế để có thể xử lý bằng máy.
3.11
Nội dung dữ liệu đặc tả (metadata content)
là gia trị được gán cho từng yếu tố hoặc yếu tố con của dữ liệu đặc tả.
[Trích Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT]
3.12

Phân loại (classification)
Định danh và sắp xếp có hệ thống các hoạt động nghiệp vụ và/hoặc hồ sơ dữ liệu vào các danh mục
phân loại theo các qui ước có cấu trúc lô-gich, phương pháp và qui tắc theo thủ tục được thể hiện trong
một hệ thống phân loại.
3.13
Quản lý thao tác (operations management)
Là hoạt động quản lý có trách nhiệm để kiểm soát hiệu quả và có hệ thống đối với các thao tác (truy
cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) trên hồ sơ dữ liệu và đối với các đối tượng
liên quan. Bao gồm quá trình thu nhận và duy trì bằng chứng và thông tin về các thao tác (truy cập, cập
nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) lên hồ sơ dữ liệu và các đối tượng liên quan đó.
3.14

8


TCVN XXXX:2015
Tài liệu (documents)
Thông tin hoặc đối tượng được ghi lại và có thể được xử lý như một đơn vị.
3.15
Theo dõi (tracks)
Việc tạo lập, thu giữ và duy trì thông tin về việc di chuyển và sử dụng các hồ sơ dữ liệu.
3.16
Thực thể (entity)
Mọi sự vật, sự việc đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại một cách cụ thể hoặc trừu tượng, bao gồm
cả các mối quan hệ và liên kết giữa các sự vật, sự việc này.
3.17
Thực thể liên quan (Related entity)
Thực thể có liên quan đến một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hồ sơ. Trong tiêu chuẩn
này có 2 thực thể có liên quan đến thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa
kế) của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu: Đối tượng thao tác – Xác định đối tượng thực hiện thao tác (truy

cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) và Hồ sơ thao tác – Xác định hồ sơ mà đối
tượng thao tác.
3.18
Tổ chức (organization)
Người hoặc nhóm người có chức năng riêng gắn liền với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để
đạt được các mục tiêu của mình.
3.19
Trường (property)
Một thành phần đơn lẻ trong một dữ liệu đặc tả, là đơn vị đơn lẻ của thông tin.
CHÚ THÍCH Xem 3.18.

3.20
Trường con (sub property)
Một thành phần thuộc một trường, mô tả ngữ nghĩa hoặc giá trị của trường đó.
CHÚ THÍCH Xem 3.19.

3.21

9


TCVN XXXX:2015
Yếu tố dữ liệu đặc tả (metadata element)
Là thuộc tính được sử dụng để mô tả một tài nguyên thông tin. Mỗi yếu tố dữ liệu đặc tả có thể có một
hoặc nhiều yếu tố con. Mỗi yếu tố dữ liệu đặc tả được xác định bởi hai thuộc tính chính là tên và nội
dung.
[Trích Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT]
3.22
Yếu tố con của dữ liệu đặc tả (metadata sub-element)
Là yếu tố được sử dụng kết hợp với yếu tố dữ liệu đặc tả để mô tả cụ thể hơn về tài nguyên thông tin.

[Trích Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT]

10