Bài thảo luận quản trị sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN
1.1 Khái luận về sự kiện
1.1.1 Các khái niệm

Khái niệm sự kiện
Sự kiện là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công
chúng để tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định.
Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh,
thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng
đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn
hóa... Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới
hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực.
Khái niệm quản trị sự kiện
Quản trị sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ
thể sự kiện lên tập thể lao động, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ
hội để đạt mục tiêu đề ra theo đúng luật pháp và chuẩn mực xã hội.
1.1.2 Sự phát triển của tổ chức sự kiện và vai trò của tổ chức sự kiện
1.1.2.1Sự phát triển của tổ chức sự kiện
Từ thuở xa xưa, con người đã tổ chức sự kiện để hiện thực hóa ý tưởng về
các lực lượng siêu nhiên chi phối mạnh mẽ cuộc sống của mình và để ghi lại
những dấu mốc cho cuộc sống của họ. Tuy nhiên, lúc đó sự kiện do các thành
viên trong cộng đồng cùng chung tay tổ chức. Mãi cho đến cuối những năm 80
thế kỷ 20 ngành công nghiệp sự kiện mới ra đời. Mặc dù mới ra đời , nhưng
ngành công nghiệp này có tốc độ phát triển rất nhanh và hứa hẹn sẽ còn tiếp tục
phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Vậy đâu là những yếu tố quan trọng thúc đẩy
sự ra đời của ngành công nghiệp này? Có bốn yếu tố chính thúc đẩy sự ra đời
ngành công nghiệp sự kiện trên thế giới: Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự
kiện, yêu cầu tính chuyên môn hóa trong công tác tổ chức sự kiện để đảm bảo sự
kiện mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và các bên liên quan,
những thành tựu về công nghệ tin học và truyền thông, sự gia tăng các nhà tài

trợ, cũng như sự ủng hộ của các chính phủ đối với sự kiện.
Các bộ phận hợp thành ngành công nghệ sự kiện:
+ Các nhà tổ chức sự kiện
+ Các công ty quản lý sự kiện
+ Các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện
+ Các hiệp hội ngành
+ Các cơ quan công quyền
1.1.2.2Vai trò của tổ chức sự kiện
a.Vai trò của sự kiện với kinh tế, du lịch
- Tích cưc
+ Quảng cáo cho điểm đến và gia tăng lượng khách
+ Gia tăng thu nhập từ thuế
+ Cơ hội kinh doanh


+ Các hoạt động thương mại
+ Tạo việc làm
+ Kéo dài thời gian lưu trú
+ Khả năng sinh lợi cao
- Tiếu cực
+ Sự phản ứng của người dân địa phương
+ Tính xác thực thấp
+ Thiệt hại hình ảnh điểm đến
+ Khai thác quá mức
+ Tăng giá, chi phí cơ hội
+ Quản lý tài chính yếu kém
+ Thiệt hại về tài chính
b. Vai trò của sự kiện với văn hóa, xã hội
- Tích cực
+ Đánh dấu mốc quan trọng trong đời sống văn hóa

+ Chia sẻ trải nghiệm giả trí
+ Đem lại sức sống mới cho văn hóa truyền thống
+ Tăng niềm tự hào cộng đồng
+ Xác nhận giá trị văn hóa tộc người
+ Giới thiệu, khích lệ, khai thác các khae năng tiềm tàng
+ Mở rộng giao lưu văn hóa
- Tiêu cực
+ Tắc nghẽn giao thông, phá vỡ lối sống dân cư, gián đoạn hoạt động kinh doanh
+ Tăng giá, khan hiếm hàng hóa
+ Có thể nảy sinh hiện tượng mất an ninh, trật tự
+ Sự xa lánh cộng đồng
+ Lôi kéo cộng đồng vào hành vi a dua và xuyên tạc sự thật
+ Hình ảnh cộng đồng tiêu cực
c. Vai trò của sự kiện với tự nhiên, môi trường
- Tích cực
+ Nâng cao tính nhạy cảm về môi trường
+ Cải thiện giao thông, thông tin liên lạc
+ Đổi mới cảnh quan
- Tiêu cực
+ Ô nhiễm môi trường: rác thải, tiếng ồn, không khí
+ Phá hỏng các di sản
+ Rối loạn, tắc nghẽn giao thông
d. Vai trò của sự kiện với các thành phần tham gia
+ Đối với nhà đâu tư sự kiện hay đơn vị chủ nhà
+ Đối với đơn vị chuyên tổ chức sự kiện
+ Đới với nhà cung ứng dịch vụ trung gian
+ Đối với khách mời
1.1.3 Phân loại sự kiện
Trong quá trình nghiên cứu, dịch vụ tổ chức sự kiện được phân loại thành
những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu

chí nhất định được gọi là loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng trong phân
loại sự kiện bao gồm:
- Quy mô, lãnh thổ.
- Thời gian.
- Hình thức và mục đích sự kiện.
1.1.3.1. Theo quy mô, lãnh thổ.
Quy mô lãnh thổ là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số
lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại
mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô.
Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia,
quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá
dài, nội dung hoạt động đa dạng phong phú. Ví dụ như: Lễ hội chùa Hương,
Lễ hội Đền Hùng, SEAGAME,..
- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thưởng giới hạn
trng phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia
của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít. Ví dụ:
hội nghị tổng kết của công ty A, buổi lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty X,
một cuộc họp lớp cuối năm,...
-

Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỉ niệm 60 năm ngày
thành lập xã A), sự kiện của một vùng (Lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự
kiện quốc gia ( Hội khỏe Phù Đổng toàn quốc lần thứ...), sự kiện quốc tế (Lễ hội
Olimpic).
1.1.3.2. Theo thời gian
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.
Theo độ dài thời gian, cứ cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành:
sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày.

- Theo tính mùa vụ thì có thể chia thành: sự kiện thường niên và sự kiện không
thường niên. Sự kiện thường niên diễn ra vào những thời điểm nhất định như:
hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng
hương đầu năm/ cuối năm và các lễ hội thường niên khác. Sự kiện không
thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các
năm (lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông
nghiệp tỉnh A,..).
-

1.1.3.3. Theo hình thức, mục đích


Đây là cách phân loại phổ biến, có ý nghĩa trng nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì
hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó đi liền
với nhau. Một số những sự kiện thường gặp như:
Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh của
các doanh nghiệp.
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Triển lãm (Exhibitions)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm mới (Brand anh products launches)
- Sự kiện giáo dục, khoa học:
+ Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du
học,...
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học
sinh giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc.
+ Các trò chơi mang tính giáo dục.
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí.
+ Hội thi nghệ thuật (Tiếng hát sinh viên Thương mại, hội diễn sân khấu

chuyên nghiệp,...)
+ Hòa nhạc, diễn sống, liveshow.
+ Khai trương, giới thiệu ban nhạc mới, album mới.
-

Ngoài ra còn có một số những sự kiện khác như: sự kiện liên quan đến thể
thao, truyền thông, văn hóa truyền thống,...
1.1.4 Nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

1.1.4.1. Các yếu tố vĩ mô.
Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có
tác động, ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện.
Môi trường nhân khẩu học
Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố
dân cư, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp ... tạo ra các loại thị trường cho
doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm
lớn của các nhà hoạt động thị trường.
Những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện thường quan tấm đến
môi trường nhân khẩu học trước hết là ở quy mô và tốc độ tăng dân số. Bởi vì,
hai chỉ tiêu đó phản ánh trực tiếp nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai, do
đó nó phản ánh sự phát triển hay suy thoái của thị trường. Sự thay đổi về cơ cấu
tuổi tác, quy mô hộ gia đình cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, tác


động quan trọng đến cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hóa. Vì vậy
làm cho các hoạt động tổ chức sự kiện thay đổi thường xuyên, liên tục.
Môi trường kinh tế
Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn
về thị trường và sức mua, cơ cấu chị tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng
hóa khác nhau. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thì các sự

kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp
chiếm hơn 60% về số lượng và 75% về ngân sách tổ chức. Mà nhu cầu của các
doanh nghiệp lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó, theo tính
chất bắc cầu, môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động tổ chức sự
kiện.
Môi trường chính trị
Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quết định tổ chức sự
kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn
bản dưới luật, các công cụ, các chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế
điều hành của Chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội. Sự tác động của môi
trường chính trị đến các quyết định tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động can
thiệp của các chủ thế quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, các
quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt
động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này, sẽ gặp khó khăn rất lớn
trong quá trình sự kiện diễn ra.
Bên cạnh đó, còn các yếu tố như: môi trường văn hóa, môi trường công nghệ
kỹ thuật, môi trường tự nhiên.
1.1.4.2. Các yếu tố vi mô
Để tổ chức thành công một sự kiện, nhà quản trị phải sử dụng tối ưu các
nguồn lực của mình, ngoài ra cũng cần cân nhắc ảnh hưởng của những người
cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà đầu tư.
Các yếu tố vi mô bao gồm:
Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện.
Khách hàng
Đối thủ cạnh tranh
Chính quyền địa phương nơi diễn ra sự kiện.
1.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1.2.1 Tổ chức đưa đón, tiếp khách
Các nội dung cơ bản của việc đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:

Chuẩn bị đón tiếp khách:
Chuẩn bị thành phần tiếp đón khách: các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ
chức sự kiện.


Phân công nhóm đón tiếp khách.
Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện.
Chuẩn bị đội ngũ lễ tân, PG,… cần thiết cho việc đón khách.
Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị cần thiết cho việc đón khách:
Khu vực đón tiếp cần được trang trí đẹp mắt, trang trọng, đảm bảo các yêu cầu về
thẩm mỹ cũng như có đầy đủ thông tin về các bên liên quan trong sự kiện. Tại
khu vực đón tiếp cần có các trang thiết bị về ánh sáng, âm thanh, các baner, biển
hiệu,… để khách có thể nhận biết.
Xác định phương tiện chở khách:
Để đảm bảo sự an toàn cho khách, sự tôn trọng của bên tổ chức sự kiện với
khách mời, thẻ hiện được quy mô, tầm cỡ của sự kiện, chúng ta cần đưa ra các
phương án cho việc đưa đón khách mời tới với sự kiện. Nếu cần thiết, phải liên
hệ với các bên cung ứng dịch vụ vận chuyển để có thể đưa đón khách mời tới với
sự kiện. Bên tổ chức cần sắp xếp nơi để xe hợp lý, thuận tiện cho khách tới với
sự kiện, cần đảm bảo an ninh, an toàn cho các phương tiện cũng như tránh các
trường hợp mất trật tự tại nơi diễn ra sự kiện.
Đón tiếp khách
Việc tổ chức đón tiếp khách cần được diễn ra theo trình tự:
- Chào hỏi, cảm ơn khách mời khi khách tới với sự kiện.
- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự
kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách đúng với quy tắc xã giao.
- Với các khách đặc biệt, cần phân công người đi theo để hướng dẫn.
Tiếp đón khách tới với sự kiện cần chú ý về thái độ, lời nói sao cho khách mời
tới cảm thấy hài lòng, được tôn trọng.

Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách đi vào khu vực chính của sự kiện


Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
Cần phân công các nhân viên mời và hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức
sự kiện một cách tận tình, chu đáo.
1.2.2 Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng
Không gian
Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diễn ra, nó bao gồm mặt bằng, không
gian và các yếu tố xung quanh sự kiện. Không gian sự kiện bao gồm:
1. Khu vực đón tiếp: cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp.
2. Các lối đi lại: lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ
3.
4.
5.
6.

trợ
Khu vực kỹ thuật
Khu vực triển khai sự kiện: sân khấu, bục diễn thuyết,…
Khu vực cung cấp dịch vụ bổ trợ: khu vực giải lao, vệ sinh, nghỉ ngơi,
tham quan, giải trí,…
Lối thoát hiểm và khu vực sơ cứu

Tùy mục đích hướng đến của các chương trình mà ban tổ chức cần tổ chức ra các
không gian cho hợp lý. Cần chú ý đến không gian để có thể lắp đặt hệ thống âm
thanh, sáng sáng cho phù hợp, tạo hiệu ứng tốt cho sự kiện diễn ra.

Âm thanh
Trong tổ chức sự kiện, âm thanh có vai trong việc truyền tin, là yếu tố kích thích
vào không gian tổ chức sự kiện, tác động lên bầu không khí của sự kiện. Âm
thanh cũng có vai trò trong việc giao tiếp giữa quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên,
tạo ta các bản ghi âm và phát sóng âm thanh. Hệ thống âm thanh trong sự kiện
bao gồm:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Dàn điều khiển âm thanh
Phụ kiện dây nối
Màn hình
Thiết bị quay chậm giọng nói
Loa
Micro….
Âm thanh trong tổ chức sự kiện cần đảm bảo các yêu cầu:

7. Chú ý đến những loại âm thanh được khuếch đại
8. Số lượng, lứa tuổi tham gia
9. Thuộc tính âm học của phòng
10. Khích thước, loại và vị trí âm loa


11. Tính trễ của âm thanh

Về ngôn ngữ trong sự kiện: tùy vào loại sự kiện mà chọn loại ngôn ngữ cho phù

hợp, cần xác định được ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Trong trường hợp sử
dụng phiên dịch, cần lưu ý đến trang thiết bị cần thiết cho đối tượng này.
Ánh sáng
Cùng với âm thanh, ánh sáng cũng là yếu tố tác động đến không gian tổ chức,
diễn ra sự kiện. Tùy vào không gian, mục đích của sự kiện mà có các phương
thức bố trí và lắp đặt hệ thống ánh sáng sao cho phù hợp. Ánh sáng có vai trò
trong việc thu hút ánh nhìn của những người tham gia sự kiện, là thủ pháp truyền
tải chủ đề cho sự kiện, nâng cao hình ảnh trang trí, ẩm thực hay thay đổi tâm
trạng của những người tham gia sự kiện. Hơn hết, ánh sáng có vai trò trong việc
giữ gìn trật tự, an ninh trong lúc sự kiện được diễn ra.
Các yêu cầu khi thiết kế ánh sáng:
1.
2.
3.
4.
5.

Đảm bảo tính khoa học, hiện đại
Đảm bảo tính nghệ thuật
Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng
Đảm bảo yêu cầu năng lượng
Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện của hệ thống khác

1.2.3 Tổ chức ăn uống trong sự kiện
Ngoài các hình thức ăn đơn giản như tiệc giải lao (coffeebreak) diễn ra trong
thời gian nghỉ, bên tổ chức sự kiện cũng cần lên kế hoạch đối với các hình thức
ăn uống khác. Các công việc cần chú ý như: lập kế hoạch; lựa chọn nhà cung ứng
dịch vụ ăn uống; bàn bạc, ký kết các hợp đồng; kiểm tra, phối hợp cung ứng dịch
vụ; dự tính, xử lý các tình huống; tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng.
1. Lên thực đơn

Dự toán chi phí cho thực đơn sẽ cung cấp cho sự kiện: chi phí cố định, chi
phí thực phẩm, chi phí khác. Những chi phí này sẽ được các bên có liên quan bàn
bạc và thống nhất với nhau trước khi quyết định ký hợp đồng.
Thống nhất và kiểm tra thực đơn đảm bảo các yêu cầu:
-

Thực đơn phong phú, đa dạng
Đảm bảo về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế
Cơ cấu món ăn hợp lý
Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương
Thực đơn phải có sự thay đổi


-

Ghi rõ các chế độ ăn kiêng hoặc các yêu cầu đặc biệt
Số lượng món ăn/ lượng thức ăn từng bữa cần được ghi rõ.
2. Thông báo về địa điểm, thời gian tổ chức ăn uống

Trong hoạt động cần thông báo cho khách thời gian, địa điểm tổ chức hoạt
động ăn uống để khách mời có thể nắm rõ. Trước khi bữa ăn được diễn ra, nhân
viên tổ chức cần có mặt để sắp xếp bàn ghế, bố trí chỗ ngồi hợp lý cho khách
mời. Khi khách tới có thể hướng dẫn, sắp xếp cho khách một cách nhanh chóng,
đúng khu vực, hạn chế tình trạng lộn xộn.
3. Thông báo về thực đơn cho khách

Khi khách ngồi vào bàn, ổn định vị trí, nhân viên cần thông báo về thực đơn
cho khách, giới thiệu cho khách biết các món ăn, cách thức sử dụng món, sau đó,
nhân viên chúc quý khách ngon miệng trước khi khách dùng bữa. Trong khi

khách dùng bữa, nhân viên cần quan sát để có thể xử lý được các tình huống có
thể phát sinh nhằm xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
4. Xin thông tin phản hồi từ khách

Sau khi kết thúc ăn uống, nhân viên xin thông tin phản hồi của khách về chất
lượng dịch vụ cho nhà hàng, tiếp nhận và ghi chếp lại thông tin từ khách để viết
báo cáo lại cho ban tổ chức sự kiện.
1.2.4 Tổ chức quay phim, chụp ảnh và các hoạt động vui chơi giải trí
Hoạt động quay phim, chụp ảnh là hoạt động ghi lại những nội dung đã diễn
ra trong sự kiện nhằm lưu lại làm tư liệu để sử dụng cho hoạt động marketing,
cung cấp cho báo chí, truyền thông,… Hoạt động quay phim, chụp ảnh cũng thể
hiện được sự chuyên nghiệp của tổ chức, tâm huyết khi làm nên một sự kiện.
Quay phim chụp hình trong sự kiện là phương thức quảng bá hữu hiệu cho
doanh nghiệp, đóng vai trò cốt lõi trong việc truyền tải thông điệp của doanh
nghiệp đến với những người không tham gia sự kiện vì một vài lý do chủ quan
cũng như khách quan. Nó cũng tạo hiệu ứng tích cực khi doanh nghiệp muốn
truyền tải thông tin tới với khách hàng. Một bài báo chỉ có chữ mà không có hình
ảnh, một bản tin không có Video sẽ ít có hiệu quả tác động tới người nghe, người
xem.
Cần lên kế hoạch cho việc quay phim, chụp ảnh, lên danh sách dự trù kinh
phí cho hoạt động này. Tùy vào mục đích của sự kiện mà mời các tổ chức tới để
quay phim, chụp hình cho phù hợp. Việc tổ chức quay phim, chụp ảnh cũng cần
lên kịch bản và biên tập về nội dung sao cho hoạt động được diễn ra suôn sẻ,


khớp với tiến trình tổ chức sự kiện, ghi lại hoạt động một cách đầy đủ, tránh
những thiếu xót không đáng có trong sự kiện. Đơn vị tổ chức cũng cần lên danh
sách về thời gian chụp ảnh, các đối tượng tham gia quay phim chụp ảnh cho sự
kiện nhằm sắp xếp các góc quay cho hợp lý.
Các hoạt động vui chơi giải trí trong sự kiện cũng cần được chú trọng. Để sự

kiện thành công cần tổ chức được các hoạt động vui chơi giải trí hấp dẫn, lành
mạnh, thu hút được sự chú ý của nhiều người. Cần xác định được các trò chơi sẽ
diễn ra trong sự kiện, xác định người điều hành trò chơi, cách thức trò chơi được
diễn ra. Trò chơi cần có liên quan tới nội dung của sự kiện, tạo ra sự gắn kết và
hiệu ứng truyền thông tốt. Bố trí tốt về nhân lực, dụng cụ, đồ dùng, trang thiết bị
cần thiết cho trò chơi diễn ra an toàn, vui vẻ. Có thể dành các phần quà cho
những người thắng cuộc trong trò chơi để cảm ơn sự hưởng ứng nhiệt của những
người tham gia.
1.3. Đánh giá sự kiện
1.3.1 Hoạt động sau sự kiện và các tình huống
Các hoạt động sau sự kiện bao gồm: Đánh giá, tổng kết và báo cáo
Sau khi sự kiện được diễn ra thì cần phải làm các việc sau để gửi báo cáo
tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:
Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao,
thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
- Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả
chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua
hàng (nếu có), phản hồi của họ
- Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao
nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
- Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm
-

Giải quyết các vấn đề còn tồn đọng sau khi sự kiện được diễn ra: viết thư cảm
ơn khách mời, gửi các phần quà cho những người không tới dự,…
Trong nhóm phụ trách tổ chức sự kiện cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh
nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng
ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

1.3.2 Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện

Đánh giá những điểm đạt được vào điểm chưa đạt được trong sự kiện dựa
trên tình hình thực tiễn, viết báo cáo để trình bày để gửi lên các cấp trên. Việc
đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện dựa theo các tiêu chí:
Phản hồi của các khách đã tham dự: những người khách đã tham dự sự
kiện là những người có cảm nhận trực tiếp nhất, họ có thể đưa ra những ý
kiến cá nhân nhận xét khách quan về sự kiện, đưa ra được những điểm tốt
và những điểm họ chưa hài lòng. Những góp ý của họ sẽ là tư liệu quý giá
cho ban tổ chức rút kinh nghiệm cho những lần sau. Để khai thác được ý
kiến của họ một cách chính xác, cần đưa ra các câu hỏi một cách khéo léo
để có thể nhận được những câu trả lời chân thực.
- Thăm dò mức độ hài lòng của nhà tài trợ: Nhà tài trợ là người đã đặt hàng
tổ chức sự kiện này, họ có cảm thấy hài lòng, thỏa mãn, hay có điều gì
chưa ưng ý,… đây là những ý kiến đóng góp rất quan trọng cho những sự
kiện sắp tới được tổ chức thành công.
- Quản lý các rủi ro có thể xảy ra: đề phòng được các tình huống rủi ro có
thể xảy ra được càng nhiều, lên được nhiều phương án giải quyết rủi ro
chính là điểm đánh giá mức độ tập trung và tinh thần làm việc của ban tổ
chức sự kiện. Quan sát càng nhiều sẽ đưa ra được những nhận định chính
xác và đầy đủ về những rủi ro có thể xảy ra từ đó đưa ra được những
phương án giải quyết thích hợp.
- Tổng kết và rút kinh nghiệm bài học: nhìn nhận và biết cách khắc phục,
sửa chữa những khuyết điểm của mình tránh sự lặp lại khi tổ chức một sự
kiện khác. Tổng kết lịch trình, thời gian, so sánh sự chênh lệch giữa kế
hoạch và thực tế một các chi tiết sẽ đưa ra được mức độ thành công cho sự
kiện.
-

CHƯƠNG 2: SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY

TNHH TMU.
Dựa vào lý thuyết được giảng trên lớp, nhóm 3 áp dụng để tổ chức sự kiện: buổi
ra mắt sản phẩm mới.
Sản phẩm: Điện thoại Truephone của Công ty TNHH TMU.
I.Bảng phân vai:
1.
2.
3.
4.
5.

Dương Thị Ngọc Huế: MC (dẫn chương trình).
Bùi Thị Hương: Tổng giám đốc công ty TNHH TMU.
Mai Thị Hằng: Phó giám đốc công ty TNHH TMU.
Đặng Thị Hằng: Chuyên gia chiến lược cuả công ty TNHH TMU.
Nguyễn Minh Hằng: Đại sứ thương hiệu của công ty TNHH TMU.


6. Nguyễn Thị Hà: Quay phim.
7. Vũ Thị Hoa: Chụp ảnh.
8. Đặng Thị Hà: Phóng viên 1.
9. Phạm Thị Hòa: Phóng viên 2.
10. Vũ Thị Hiếu, Trần Thị Hạnh, Nguyễn Thị Hoa, Trương Thị Giang, Mai

Thị Hằng, Vũ Thị Hoa: khách hàng.
II. Nội dung kịch bản.
MC:
Xin hân hoan chào mừng tất cả các quý vị đã đến với buổi lễ ra mắt dòng sản
phẩm điện thoại thông minh của công ty TNHH TMU ngày hôm nay. Lời đầu
tiên tôi xin thay mặt cho ban tổ chức gửi lời chào tới các vị khách quý lời chúc

sức khỏe và lời chào trân trọng nhất.
Đến với buổi lễ của chúng ta ngày hôm nay tôi xin phép được giới thiệu bà
Bùi Thị Hương – tổng giám đốc công ty TNHH TMU. Xin trân trọng giớ thiệu bà
Mai Thị Hằng, Phó giám đốc công ty TNHH TMU. Xin trân trọng giới thiệu
chuyên gia tư vấn cao cấp về chiến lược của công ty TNHH TMU bà Đặng Thị
Hằng . Xin trân trọng giới thiệu Đại sứ thương hiệu chodòng điện thoại thông
minh lần này chị Nguễn Minh Hằng...Và tiếp theo chương trình xin trân trọng
kính mời đại diện từ phía công ty bà Bùi Thị Hương ... sẽ có đôi lời phát biểuđể
khai mạc buổi lễ. Xin trân trọng kính mời bà.
Tổng giám đốc:
Kính thưa các vị khách Quý!
Lời đầu tiên, cho phép tôi thay mặt công ty TNHH TMU và ê kíp tổ chức chương
trình xin gửi tới các quý vị khách quý và các đại diện cơ quan báo chí lời chào
trân trọng nhất.
Thưa các quý vị!


Hôm nay, chúng ta có mặt tại đây, Trung tâm thương mại V401 để cùng tham dự
Buổi họp báo giới thiệu sản phẩm đầy mới lạ và khác biệt của công ty TNHH
TMU chúng tôi.
Đây là một sự kiện rất quan trọng với TMU. Sau 20 năm thành lập và phát triển,
hiện nay TMU đã là một trong những thương hiệu về thiết bị công nghệ chiếm
thị phần lớn nhất Việt Nam. Chúng tôi tự tin là sự lựa chọn thân thiết hàng đầu
của các tập khách hàng khác nhau. Với những nỗ lực không ngừng, chúng tôi
luôn mang lại cho những người yêu công nghệ những sản phẩm đẹp và phù hợp
nhất. Cũng trên tinh thần hết mình vì một ngành công nghệ hiện đại, trong mùa
Đông 2017 và nhân dịp kỷ niệm 20 năm thành lập thương hiệu, ngay sau đâ
chúng tôi xin trân trọng giới thiệu tới khách hàng, các cơ quan báo chí và những
người yêu thiết bị công nghệ tối tân sản phẩm mới nhất của TMU.
Cuối cùng, một lần nữa, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất

tới tất cả các vị khách quý và cơ quan báo chí có mặt tại đây ngày hôm nay, đã
cùng yêu mến và đồng hành với chúng tôi trong suốt thời gian vừa qua.
Xin chân thành cảm ơn."
MC:
Cảm ơn lời phát biểu của bà. Vâng, đã đến giờ trình chiếu sản phẩm mới, xin
kính mời bà Đặng Thị Hằng, chuyên gia tư vấn cấp cao của công ty lên giới thiệu
về sản phẩm bí ẩn này ạ.
Chuyên gia tư vấn cấp cao:
Xin kính mời các vị khách quý, các anh chị nhà báo, bộ phận truyền thông của sự
kiện cùng hướng lên màn hình ạ.
(Phát video giới thiệu sản phẩm, tnong quá trình phát, chuyên viên nói luôn về
từng tính năng nổi trội của sản phẩm).
(Tính năng nổi trội của Truephone:
Thứ nhất, Khả năng chống nước cao
Như chúng ta đã biết, chiếc Smartphone đã trở thành một thiết bị không thể thiếu
với những tính năng nổi trội giúp con người không những thỏa mãn được nhu
cầu giả trí mà còn giúp họ giải quyết được cả những vấn đề về công việc.
Chiếc điện thoại “Truephone”đã có đầy đủ chức năng chống nước/chống bụi giúp
người tiêu dùng dễ dàng sử dụng trong bất cứ điều kiện thời tiết nào . Cụ thể, với


chiếc điện thoại “ Truephone ” sẽ được trang bị tiêu chuẩn IP67. Đối với tiêu
chuẩn IP67 số đầu tiên là 6, nó thể hiện mức độ chống bụi. Tại mức độ 6, chiếc
điện thoại “Truephone” có khả năng kháng bụi tốt nhất trên thị trường, và không
có bất kỳ hạt bụi nhỏ nào có thể xâm nhập vào vỏ của chiếc điện thoại, cũng như
các thành phần bên trong.
Con số thứ hai nó biểu thị mức độ chống nước. Với số 7,nó thể hiện độ chống
nước tốt. Điều này có nghĩa, máy có khả năng chống nước ở độ sâu tối đa 1 mét
trong khoảng thời gian 30 phút. Người dùng có thể yên tâm rửa máy dưới vòi
nước, thả trong bồn tắm, hay lặn bể bơi mà không gặp bất kỳ trục trặc gì. đồng

nghĩa với việc người dùng có thể ngâm nước thiết bị trong tối đa 30 phút ở độ
sâu 1 mét.
Thứ hai, Camera vượt trội, chụp ảnh xóa phông.

Ống kính trên camera mới có khẩu độ lớn (f/1.8) giúp thu ánh sáng tốt hơn và
đây cũng là một điểm cực kỳ hấp dẫn đối với những ai ưa chụp ảnh trong điều
kiện thiếu sáng.
Giả sử trường hợp bạn đang trong buổi tiệc và muốn chụp ảnh cùng bạn bè,Chiếc
điện thoại sẽ cho lượng sáng vào nhiều hơn nhờ vào khẩu độ lớn và tất nhiên ảnh
của bạn cũng lung linh hơn hẳn. Nếu vẫn không đủ sáng, cụm 4 đèn Flash LED
sẽ giúp tỏa sáng không gian xung quanh tốt hơn và xa hơn, bóng tối giờ đây sẽ
còn cản trở sở thích chụp ảnh của bạn nữa.
Ngoài ra với hệ thống làm mờ hậu cảnh (hay có thể hiểu nôm na là “xóa phông”)
bằng cách kết hợp cả 2 camera, “Truephone” sẽ dùng thuật toán để xử lý và tạo
ra những bức ảnh chân dung có độ xóa phông vượt trội hơn so với bất kỳ
smartphone nào khác trên thị trường. Hơn nữa, khả năng chống rung quang học
cũng là một điểm cộng giúp ảnh được rõ nét hơn và tránh tình trạng rung tay khi
chụp.


Một điểm không thể không nhắc đến chính là camera trước, với độ phân giải
được nâng cấp lên 7 MP, “Truephone” hứa hẹn sẽ đem lại chất lượng ảnh chụp
selfie cũng như Facetime tốt hơn bao giờ hết.
Nhìn chung với những tay ngang không rành về thao tác máy ảnh, “Truephone”
là sự lựa chọn tuyệt hảo bởi nó sẽ đem lại chất lượng ảnh vượt trội cũng như
cung cấp giao diện người dùng cực kỳ thân thiện và dễ sử dụng.
Thứ ba, Quay phim màn hình
Tính năng ghi lại toàn bộ các thay đổi trên màn hình thành video được tích hợp
trên mẫu điện thoại Truephone. Bên cạnh đó, Truephone còn cho phép người
dùng kết hợp ghi hình từ camera trước máy song song với video mà người dùng

ghi lại các hoạt động trên Truephone. Tính năng này có thể nói là khá thú vị khi
bạn cần lưu lại những pha chiến đấu anh dũng đầy mưu trí trong khi chơi game,
hoặc khi cần demo các bước hướng dẫn sử dụng một ứng dụng nào đó.
Thứ tư, Chia màn hình chỉ bằng một chạm
Những chiếc điện thoại Truephone đã hỗ trợ tính năng này. Chỉ cần mở những
ứng dụng bạn muốn chia màn hình ra và nhấn giữ vào nút danh sách ứng dụng là
xong. Các bạn có thể dùng tính năng này để vừa chat với mọi người vừa xem
phim.
Một số tình huống mà chúng ta muốn chạy đa nhiệm cửa sổ trên điện thoại có thể
kể đến như việc vừa chat với bạn gái vừa lướt Facebook, vừa đọc tài liệu vừa mở
web để tham khảo thêm thông tin, vừa xem phim vừa tán gẫu với bạn bè qua
Skype chẳng hạn. Đây toàn là những nhu cầu chính đáng và thực tế thì chúng ta
cũng đã làm quen với nó trong nhiều năm trên máy tính.
Thứ năm, Điều khiển TV hoặc các thiết bị đầu thu từ xa
Với một số dòng điện thoại có hỗ trợ hồng ngoại thì có thể tận dụng rất tốt tính
năng này. Thay vì phải mất công đi kiếm những chiếc điều khiển TV, điều hòa,...
giờ bạn chỉ cần lôi chiếc điện thoại ra và bấm.


Tính năng cuối cùng, cũng là tính năng nổi bật nhất. Điện thoại Truephone có
khả năng kết nối vớ bộ não con người mà chưa hề có chiếc điện thoại thông minh
nào trên thị trường có khả năng trên. Dựa trên nhịp sống nhanh, hiện đại của con
người, trong nhiều thời gian, họ không thể cầm chiếc điện thoại để nghe gọi hay
nhắn tin như trong giờ hay trên xe bus đông người. Điện thoại truephone có tính
năng kết nối với bộ não con người khi có cuộc gọi hay tin nhắn đến, bộ não con
người sẽ trực tiếp xử lý thông tin và truyền đạt lại tới điện thoại. Thông qua tính
năng vượt trội này, con người không còn tốn thời gian để nghe gọi nhiều nữa, mà
vẫn có thể làm việc dễ dàng).
Cảm ơn quý vị đã lắng nghe!
MC:

Wow!Chiếc điện thoại thông minh Truephone thật xứng đáng với sự kì vọng của
chúng ta phải không quý vị?
Các anh chị nhà báo, phóng viên ở đây, có câu hỏi thắc mắc nào dành cho Ban cố
vấn ngày hôm nay không ạ? Vâng, xin mời chị.
Phóng viên 1:
Tôi đến từ tờ báo Điện Tử, xin cho hỏi Qúy công ty đã có dự định như thế nào
cho bước tiến của Truephone trong tương lai?
Tổng giám đốc:
Vâng, cảm ơn câu hỏi của phóng viên tờ báo Điện Tử. Chúng tôi đang cố gắng
tạo nên một Truephone với những tính năng mà ít Smartphone nào có. Tuy một
trong những tính năng trên đã có ở những dòng điện thoại hiện đại như Iphone 7,
7plus, Samsung Note, nhưng chúng tôi đã và sẽ cải tiến tốc độ thực hiện cũng
như đưa ra những cải tiến kỹ thuật ổn định. Năm 2018, hứa hẹn là một năm đầy
thách thức đối vớ Truephone. Xin cảm ơn!
MC:
Xin mời nhà báo, phóng viên nào còn câu hỏi ạ?


Phóng viên 2:
Một chiếc điện thoại có tính năng vượt trội như vậy thì giá thành nó sẽ ở mức
nào thưa quý công ty?
Phó giám đốc:
Đối với một chiếc điện thoại có tính năng vượt trội như vậy, chắc chắn giá thành
của nó sẽ có sự chênh lệch so với những dòng điện thoại mà công ty đã ra mắt
trước đó. Gía của Truephone trên thị trường sẽ được công ty bán với mức
19.900.000. Theo tôi, đây là một con số khá hợp lý để khách hàng có thể sở hữu
một siêu phẩm điện thoại như Truephone. Xin cảm ơn!
MC:
Xin cảm ơn những câu hỏi của các anh chị nhà báo, phóng viên đã có mặt tại đây
đến với công ty TNHH TMU. Để bầu không khí trở lên nóng hơn nữa, sau đâ

BTC xin được tổ chức một trò chơi nho nhỏ để giao lưu với khán giả bên dưới ạ.
[Tên trò chơi: Ai là người may mắn
Nội dung trò chơi:Mở đầu chương trình,hai người hỗ trợ sẽ đi phát cho tất cả các
thành viên trong lớp những con số may mắn.bắt đầu vào trò chơi MC sẽ chọn ra
5 tờ số ngẫu nhiên từ hộp số ,trong đó sẽ có tờ 1 số chọn làm số may mắn của
ngày hôm nay. Để riêng tờ số may mắn đó ra ngoài để cuối chương trình
mở.Còn 4 số còn lại, MC lần lượt mở từng tờ giấy đã được bốc, ai là người có số
đấy sẽ lên tham gia trả lời các câu hỏi trong chương trình
Câu hỏi :
1.Bạn có thể miêu tả lại tính năng mới của chiếc điện thoại không
2.Bạn có thể nhắc lại ba tính năng mà chiếc điên thoại đem lại không
3.Giá 1 chiếc truephone là bn
4.Truephone có khả năng chống nước không
Phần quà tương ứng: Phần quà cho con số may mắn là chiếc điện thoai mới mà
hôm nay được giới thiệu. Bốn số còn lại phần quà sẽ là những hộp quà nhỏ.]


MC:
Vâng kính thưa quý vị chúng ta vừa mới cùng nhau trải qua chương trình bốc
thăm trúng thưởng để tìm ra người may mắn nhận phần quà ý nghĩan. Tuy nhiên
theo tôi nghĩ món ý nghĩa nhất đó chính là quãng thời gian tràn ngập tiếng cười
mà chúng ta đã mang lại cho nhau. Và buổi ra mắt sản phẩm mới của công ty
TNHH TMU chính thức khép lại tại đây một lần nữa tôi xin thay mặt ban tổ chức
trân trọng cảm ơn các vị đại biểu, các vị khách quý, các anh chị phóng viên đã
đến và đưa tin ngày hôm nay. Tôi xin chúc quý vị thật nhiều sức khỏe và an lành.
Tôi, Ngọc Huế xin cảm ơn và hẹn gặp lại.
Kết thúc chương trình.