Anh hãy cho biết tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị anh đang làm việc

1. Anh hãy cho biết tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị anh đang làm
việc. Phân tích điểm được, mất khi ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng MIS ở
đơn vị anh công tác.
2. Anh có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể xây dựng MIS
hay hơn nữa) sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty ? tại sao ? hãy cho ví dụ dẫn chứng
các trường hợp mà anh có kinh nghiệm
3. Giả sử anh có thẩm quyền triển khai dự án xây dựng MIS tại cơ quan của anh, anh
hãy cho biết các bước cần tiến hành, các tài nguyên cần chuẩn bị và các bên liên quan
mà anh sẽ phải tập hợp trong dự án
4. Một phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin luôn gồm 2 thành phần: mô
hình quản trị (Managerial Model), mô hình kỹ thuật (Technical Model). Anh hãy phân
tích hai mô hình này. tại sao chúng cần thiết hỗ trợ nhau để bảo đảm thành công của một
sự án phát triển MIS
5. Anh hiểu thế nào về ERP (Enterprise Resource Planning). Hãy phát thảo một kế
hoạch xây dựng ERP cho công ty anh ở góc độ nhà quản lý, lập chiến lược thông tin cho
công ty.

BÀI LÀM

1


1. Anh hãy cho biết tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị anh đang
làm việc. Phân tích điểm được, mất khi ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng MIS
ở đơn vị anh công tác.
Công ty tôi đang công tác là Công Ty Cổ phần LILAMA 18, với vai trò là Uỷ viên
HĐQT kiêm Kế toán trưởng công ty, tôi được HĐQT giao nhiệm vụ chỉ đạo các phòng ban
đưa, cập nhập công nghệ thông tin vào công ty. Trên cơ sở đó, tôi đã yêu cầu các phòng ban
như phòng TCKT, Phòng vật tư, Phòng Tổ chức lao động, Phòng Kinh tế kỹ thuật và các
đơn vị trực tiếp thi công lập kế hoạch, các yêu cầu và nhu cầu sử dụng công nghệ thông tin.
Trên cơ sở đó LILAMA 18 đã đánh giá nhu cầu sử dụng của từng CBCNV và đầu tư máy

tính cho nhân viên ở các phòng ban, đơn vị thi công có nhu cầu sử dụng. Đồng thời với đặc
thù là Doanh nghiệp có các đơn vị thi công trả dài trên khắp Việt Nam và cả nước ngoài, để
đáp ứng được yêu cầu về thời gian, Công ty đã yêu cầu các đơn vị thi công phải kết nối
mạng Internet với công ty. Cùng với đó nhu cầu quản trị dữ liệu kế toán, hàng hóa, kho và
các chương trình hỗ trợ báo giá, đấu thầu … ngày càng cao, công ty đã từng bước triển khai
đầu tư các phần mềm quản lý. Đâu tiên là phần mềm kế toán được cung cấp bởi một nhà
cung cấp phần mềm chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, tiếp đó công ty khi trình độ CNTT
của CBCNV đã cơ bản đáp ứng được việc vận hành phần mềm, công ty tiếp tục nâng cấp
tích hợp thêm phần quản lý vật tư, kho dữ liệu phục vụ báo giá, đấu thầu …nên việc quản lý
dữ liệu trở nên thuận lợi hơn, các nghiệp vụ kế toan, quản lý vật tư, báo giá đấu thầu được
quản lý chặt chẽ, chính xác và truy xuất nhanh hơn, đáp ứng việc lập các báo cáo tài chính,
báo cáo quản trị và phục vụ cho công tác báo gia đấu thầu được nhanh chóng.
Cùng với việc đầu tư cho hệ thông phần mềm, công ty cũng đầu tư cho một hệ thống
máy tính có cấu hình tốt đặc biệt là hệ thống máy chủ và các đường truyền dữ liệu để sử
dụng được các ứng dụng của phần mềm.
Dù chi phí bỏ ra để đầu tư ban đầu cho MIS là không nhỏ, cùng với đó là chi phí duy
trì, chi phí bảo trì bảo dưỡng, nâng cấp hàng năm là khá lớn. Nhưng nếu so sánh giữa chi
phí bỏ ra và những lợi ích nhận được từ việc đầu tư cho MIS thì việc đầu tư đã mang lại
hiệu quả cao cho công ty chúng tôi từ việc hệ thống kế toán được quản lý một cách chuyên
nghiệp, việc theo dõi các khoản chi phí chặt chẽ, hàng hóa luân chuyển tốt, tồn kho phù
hợp, Đặc biệt là công tác báo giá, đấu thầu đã được thông suốt, tận dụng tối đa những kinh
2


nghiệm, số liệu của những công trình, dự án đã triển khai để áp dụng cho công trình, dự án
mới. Điều đó đã giúp công ty báo giá chính xác, ký được nhiều hợp đồng và mang lại hiệu
quả cao.
Bắt đầu từ năm 2011, khi công ty chính thức niên yết trên sàn HOSE thì việc ứng dụng
MIS đã cho thấy hiệu quả rõ rêt, công tác báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước cho
công ty niên yết dù rất ngặt nghèo nhưng nhờ có MIS, công ty luôn đáp ứng được cả về thời

gian, chất lượng báo cáo.
2. Anh có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể xây dựng
MIS hay hơn nữa) sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty ? tại sao ? hãy cho ví dụ dẫn
chứng các trường hợp mà anh có kinh nghiệm
Tôi hoàn toàn đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể MIS hay
hơn nữa) sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty vì việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp
doanh nghiệp:
- Hệ thống báo cáo định kỳ, đột xuất của công ty sẽ chính xác và nhanh chóng.
- Hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính được chính xác, kịp thời.
- Các qui trình tổng hợp thông tin để hỗ trợ các cấp quản lý và các chuyên viên ra
quyết định một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
- Việc xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
- Đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và những thay đổi (nếu có) của khách hàng được
nhanh chóng, chính xác tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn cho công ty.
Ví dụ:
-

Là công ty niên yết, yêu cầu lập báo cáo tài chính hàng quý được nhà nước quy định
vào ngày 20 của tháng đầu tiên quý sau (BCTC quý 1 phải nộp vào ngày 20/4). Với
đặc thù là doanh nghiệp chế tạo và lắp đặt, các đơn vị thi công của công ty hoạt động
trên cả nước, tại các công trình, dự án như nhà máy nhiệt điện,thủy điện, xi măng,
giàn khoan dầu khí… và những công trình này đại đa số được đặt tại vùng sâu vùng
xa nên việc luân chuyển hồ sơ chứng từ về công ty tại TP HCM gặp rất nhiều khó
khăn, không thể đáp ứng được yêu cầu về thời gian lập báo cáo TC của Nhà nước.
3


Khi công ty triển khai MIS, việc luân chuyển hồ sơ chứng từ đã được rút ngắn rất
nhiều. Kế toan đội công trình có thể hạch toán vào hệ thống phần mềm từ công
trường và chịu trách nhiệm về số liệu đó, bộ phận kiểm soát tại công ty chịu trách

nhiệm hậu kiểm.
-

Trong công tác báo giá đấu thầu, có rất nhiều công trình chủ đầu tư yêu cầu báo giá
trọn gói, việc doanh nghiệp báo giá trọn gói sẽ gặp rất nhiều rủi do nếu không tính
toan được chính xác khối lượng công việc sẽ phải làm tại dự án đó. Nhưng công ty,
từ khi triển khai MIS đã giảm tối đa rủi ro đó do công ty đã xây dựng được kho dư
liệu của các công trình đã thi công (bao gồm khối lượng từng loại vật tư, số lượng
nhân công, số lượng máy thi công…) như với trạm điện 220 thì khối lượng thi công
của từng trạm có khác nhau do công nghệ, mặt bằng …nhưng công ty thông qua kho
dữ liệu có thể ngay lập tức ước đạt ~ 90% khối lượng của trạm đó và cùng với những
tài liệu do chủ đầu tư đưa ra công ty có thể báo giá hợp lý.
3. Giả sử anh có thẩm quyền triển khai dự án xây dựng MIS tại cơ quan của anh,

anh hãy cho biết các bước cần tiến hành, các tài nguyên cần chuẩn bị và các bên liên
quan mà anh sẽ phải tập hợp trong dự án
Việc triển khai dự án xây dựng MIS là việc đòi hỏi phải có sự thống nhất của cấp quản
lý cao nhất cho tới việc phối hợp triển khai của các bộ phận trực tiếp. Việc triển khai hệ
thống thông tin tại công ty, theo tôi các bước cần thiết để tiến hành cụ thể như sau:
-

Xác định yêu cầu của công ty có thực sự cần thiết phải đầu tư MIS.

-

Đánh giá và so sánh hiện tại với hệ thống dự kiến sẽ đầu tư.

-

Xác định yêu cầu: Công nghệ thông tin có thể cung cấp giải pháp phục vụ cho những

ưu tiên của chúng ta như thế nào?

-

Chọn giải pháp: Đầu tư mới hoàn toàn hay nâng cấp hệ thống hiện tại, nếu nâng cấp
thì nâng cấp toàn bộ hay nâng cấp một phần, phần nào triển khai trước.

-

Phân tích và thiết kế hệ thống (SA&D) phù hợp với yêu cầu, đây là giai đoạn rất
quan trọng và góp phần làm nên sự thành công cho MIS trong tương lai.

-

Phân tích khả thi: Thông tin mà người dùng tương lai cần; Các yêu cầu về tài
4


nguyên, chí phí và lợi nhuận; Sự khả thi của dự án được đề xuất.
-

Phân tích hệ thống: Để nghiên cứu sâu về nhu cầu thông tin của người sử dụng; để
xác định các yêu cầu chức năng sẽ được sử dụng làm cơ sở cho việc thiết kế hệ thống
thông tin mới.
Các nhu cầu thông tin của công ty và người tiêu dùng cuối (là thành viên quan trọng
của nhóm phát triển); Các hoạt động, tài nguyên và sản phẩm của hệ thống thông tin
hiện tại đang sử dụng; Khả năng cần thiết của hệ thống thông tin.

-

Thành lập nhóm dự án: Việc chọn nhóm nhân viên đầu tiên là rất quan trọng, nên có
cả người quyết định cao nhất để quyết định tất cả các vấn đề, để dự án được thực
hiện theo đúng định huớng và đúng tiến độ. Nhân viên IT luôn theo sát toàn bộ dự án
và báo cáo với nhóm dự án ngay khi có vấn đề phát sinh để dự án được thực đúng
tiến độ. Ngoài ra, nhóm này cần có những nhân viên của các bộ phận sẽ vận hành để
đảm nhận việc áp dụng trên mô hình được triển khai và khi cần hiệu chỉnh sẽ phù
hợp hơn so với thực tế công việc của họ.

-

Thiết kế dao diện người dùng: Tập trung vào việc hỗ trợ tương tác giữa người dùng
và chương trình máy tính; Thường được thiết kế theo kỹ thuật sử dụng của người đầu
tiên trong nhóm dự án.

-

Triển khai hệ thống mới: Tập hợp phần cứng, phần mềm; Phát triển phần mềm; Kiểm
tra chương trình; Chuyển đổi dữ liệu; Đào tạo người dùng đầu/ cuối và chuyên gia sẽ
khai thác hệ thống.

-

Quản trị dự án: Nhóm dự án này gồm IT và các quản trị nghiệp vụ. Hình thành một
kế hoạch dự án bao gồm: Nhiệm vụ; thời gian cho các bước phát triển; kế hoạch tài
chính.

-

Kiểm tra hệ thống: Kiểm tra và sửa lỗi phần mềm; Kiểm tra hiệu năng của website;
Kiểm tra phần cứng mới; Xem xét lại các protocope và các báo cáo…

-

Bảo trì hệ thống.

-

Đánh giá sau triển khai: Đánh giá xem hệ thống mới có đáp ứng các mục tiêu của
doanh nghiệp; Đánh giá định kỳ, nâng cấp, cập nhập.
5


4. Một phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin luôn gồm 2 thành phần: mô
hình quản trị (Managerial Model), mô hình kỹ thuật (Technical Model). Anh hãy phân
tích hai mô hình này. tại sao chúng cần thiết hỗ trợ nhau để bảo đảm thành công của
một sự án phát triển MIS
Những yếu tố đặc trưng của một phương pháp luận bao gồm:
-

Một khung phát triển

-

Một lộ trình thực hiện

-

Các kỹ thuật và công cụ

-

Một khung huấn luyện, đào tạo

-

Một triết lý (philosophy)

Hay nói cách khác một phương pháp luận bao gồm 2 đặc trưng chính là: Mô hình quản
trị và mô hình kỹ thuật.
-

Mô hình quản trị giúp cho nhà quản trị xác định các vấn đề hay cơ hội từ đó có thể
lập ra chiến lược và kế hoạch tổng thể. Từ kế hoạch, chúng ta sẽ tổ chức nguồn nhân
lực và xây dựng cơ cấu tổ chức để thực hiện kế hoạch đó. Mô hình quản trị sẽ hướng
những nhà quản lý đến việc phối hợp các nguồn lực bên ngoài cũng như bên trong để
thực hiện chiến lược/ kế hoạch đó với cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực sẳn có để
hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức từ những vấn đề hay cơ hội ban đầu.

-

Mô hình kỹ thuật lúc này giữ vai trò đảm bảo chất lượng (đám ứng mong muốn của
người dùng). Mô hình kỹ thuật bao gồm các quan điểm mô hình hóa như: Dữ liệu;
xử lý; và ứng xử. Các công cụ hỗ trợ như CASE, IPSE packages. Mô hình kỹ thuật
đòi hỏi xác định các công cụ và kỹ thuật cần thiết để thực hiện các bước trong lộ
trình.
Trong chức năng phối hợp và thực hiện thì yếu tố kỹ thuật là một bộ phận quan trọng

và không thể tách rời, nguồn nhân lực trong cơ cấu tổ chức sẽ vận hành các yếu tố kỹ
thuật trong một qui trình để tạo ra một giá trị lớn hơn, để biến những kế hoạch ban đầu
đó tạo ra những cơ hội thực thụ và đem đến những thành công cho doanh nhiệp.

Hai mô hình này cần thiết hỗ trợ nhau để bảo đảm thành công của một dự án phát
6


triển MIS vì hai mô hình này có mối quan hệ mất thiết và rất cần thiết hỗ trợ cho nhau
thể hiện qua các bước tiến hành xây dựng MIS như sau:
-

Khi nhà quản lý đã tìm thấy những cơ hội thực sự, họ sẵn sàng đầu tư để đón bắt
những cơ hội đó => mô hình quản lý.

-

Đánh giá hệ thống hiện tại và so sánh với hệ thống dự kiến sẽ đầu tư => mô hình
quản lý và mô hình kỹ thuật.

-

Khảo sát hệ thống => mô hình kỹ thuật.

-

Chọn giải pháp => mô hình kỹ thuật.

-

Phân tích và thiết kế hệ thống (SA&D) => mô hình kỹ thuật.

-

Phân tích khả thi => mô hình kỹ thuật.

-

Phân tích hệ thống => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Thành lập nhóm dự án => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Thiết kế dao diện người dùng => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Đặc tả hệ thống => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Thành lập nhóm sử dụng phát triển => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Triển khai hệ thống mới => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Quản trị dự án => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Kiểm tra hệ thống => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

-

Bảo trì hệ thống => mô hình kỹ thuật.

-

Đánh giá sau triển khai => mô hình kỹ thuật và mô hình quản lý

Tóm lại: Hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết, không thể tách rời và rất cần thiết
hỗ trợ nhau để bảo đảm thành công của một dự án phát triển MIS.
5. Anh hiểu thế nào về ERP (Enterprise Resource Planning). Hãy phát thảo một kế
hoạch xây dựng ERP cho công ty anh ở góc độ nhà quản lý, lập chiến lược thông tin cho
công ty.
Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) nguyên
7


thuỷ ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh
nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một
doanh ngiệp, một tổ chức.
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong
một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền
lương, quản trị sản xuất ... song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung 1 gói
phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao
dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác

hơn. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ
cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Ứng dụng ERP
cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình
chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu
của doanh nghiệp.
Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh,
đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.

Kế hoạch xây dựng ERP tại công ty được phát thảo như sau:
-

Công ty xác định cơ hội và tương lai phát triển của công ty;

-

Nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo công ty trong việc triển khai ERP;

-

Xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai;

-

Lựa chọn giải pháp phù hợp;

-

Lựa chọn đối tác triển khai:

-

Phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án;

-

Thay, sửa đổi các quy trình bất hợp lí hiện hữu trong công ty.

-

Đào tạo, đào tạo lại nhân viên theo các quy trình mới.
8


-

Thực hiện và chuyển giao ERP.

-

Nghiệm thu chương trình.

-

Kiểm tra hệ thống;

-

Bảo trì hệ thống;

-

Đánh giá sau triển khai.
Can you tell about situation of IT application in your company? Analyze strengths

and weaknesses of IT application to establish MIS in your company.
I am working for LILAMA 18 as a member of the Board of Directors and a Chief
Accountant. I am assigned to direct the departments to update information technology (IT)
for the company by the Board of Directors. On such basis, I request the departments such as
Financial and Accounting Department, Materials Department, Labor Organization
Department, Economic – Technical Department and construction units to directly provide
plans, requirements and demands of IT use. Therefore, LILAMA 18 has evaluated demand
of IT use for each employee and invested computers for the departments and construction
units. At the same time, as an Enterprise with construction units all over Vietnam and
foreign countries, to meet time requirement, the Company has required the construction
units to connect Internet network to the Company. With increasing demands of management
of accounting data, goods, warehouses and quotation and procurement support programs,
the Company has step by step invested in management software such as accounting
software provided by a top professional software provider of Vietnam. Then, when its
employees acquire IT knowledge to basically meet requirements of software operation, the
Company has continuously upgraded integrated software to manage materials and data store
for quotation and procurement. Data management has become more convenient; accounting
operations, materials management and procurement quotation are managed in a close,
accurate and prompt access to prepare financial statements, management reports and
procurement report in a prompt manner.
Together with investment in the software system, the Company has invested a wellconfigured computer system, especially host system and data transmission lines to use
software applications.
9

In spite of significant MIS investment and high cost for annual maintenance and
upgrading, by comparison between cost and benefits from MIS investment, the Company
has obtained high effectiveness of such investment from professionally managing the
accounting system, closely monitoring expenditures, goods turnover and inventories,
especially, clear quotation and procurement, and taking full advantage of experiences and
data of the projects and works deployed to apply for new projects and works. This helps the
Company quote prices accurately, sign many contracts and bring high efficiency,
Since 2011, when the company was officially listed on HOSE, MIS application has
been clearly effective. Although the Company periodic reporting as stipulated by the State is
conducted strictly and closely, the Company has satisfied requirements of reporting time
and quality thanks to MIS.
2. Do you agree that IT application (MIS) will create competitive advantage for the
company? Why? Give examples.
I completely agree that IT application (MIS) creates competitive advantage for the
Company because it will help the enterprise as follows:
- The Company’s periodic and unexpected reporting system will be accurate and
prompt.
- Financial statements will be prepared in an accurate and timely manner.
- Information consolidation procedures will help support managers and specialists to
make decisions in a more accurate and prompt manner.
- Information is processed, searched and provided in a prompt and accurate manner.
- The set requirements and changes (if any) of the customers are satisfied promptly
and accurately to create a great competitive advantage for the company.
For example:
-

As a listed company, its financial statements are prepared on quarterly basis as
stipulated by the State on the 20 th of the first month in the next quarter (financial
statements of Quarter I shall be submitted on 20/4). Being an enterprise specializing
in manufacture and installation, its construction units operate nationwide in the

projects such as thermal power plant, hydroelectric plant, cement plant, oil drilling
rig … and almost these projects are located in the remote areas. Thus, document
10


transfer to the Company in Ho Chi Minh City meets many difficulties and deadline
for preparing the financial statements is not satisfied according to the State’s
regulation. When the company deploys MIS, this document transfer is much
shortened. Engineering accountant may account to the software system from the
construction site and take responsibility for such figures and the supervisory division
undertakes to post-inspection.
-

In quotation and procurement of many projects, the Investment Owner requires
lump-sum quotation. This will risk the enterprise if the volume of works to be done
in such projects is not calculated accurately. Since the Company deployed MIS, it
has reduced such risk to the maximum. Hence, the company has established a
database for the projects completed (including quantities of materials, manpower and
construction machines …). For example, construction work quantity of each 220kV
power station is different because of technology and site plan … The Company,
through its database, may promptly estimate 90% of the volume of such station and
combine with documents provided by the Investment Owner to quote prices
reasonably.
3. Suppose you have competence to deploy MIS project in your company, can you

tell about steps to be taken, resources to be prepared and relevant parties in the project?
Deployment of MIS development project requires consistence of the highest managers
and coordination and deployment of the direct divisions. Regarding deployment of
information system in the company, in my opinion, necessary steps are taken as follows:
-

Determine whether it is really necessary to invest in MIS.

-

Evaluation of the existing system and comparison with the system to be invested.

-

Determination of requirements: How IT may provide solutions to serve for our
priorities

-

Selection of solutions: It is required to newly invest or upgrade the existing system.
If upgrading, the system shall be upgraded wholly or partly.

-

System analysis and design (SA&D): SA&D shall be suitable to requirements. This
phase is important to contribute to success in future MIS development.

-

Feasible analysis: Information that the future users need; requirements of resources,
11


costs and profits; feasibility of the proposed project
-

System analysis: To deeply study the users’ information demand and to determine
functional requirements to be used as the basis for design of a new information
system.
Information demand of the company and end user (an important member of the
development group); activities, resource and products of the existing information
system used; necessary ability of information system

-

Establishment of project group: Selection of the first employee group is very
important. Therefore, the highest decision maker aims at determining all matters and
implementing the project in accordance with orientation and progress. IT employees
always follow the whole project and report to the project group when any issue arises
to perform the project as scheduled. Besides, this group must have employees from
the departments to undertake to apply the model to be deployed and adjust if needed
in conformity with their works.

-

Design of user interface: Focus is on interactive support between the user and the
computer program; user interface is design under the use techniques of the first
person in the project group.

-

Deployment of new system: Collection of hardware and software; software
development; program inspection; data conversion; training the end users and
specialists to deploit the system.

-

Project management: This project group includes IT employees and administrators. A
project plan consists of tasks, time of development steps and financial plan.

-

System inspection: Inspect and correct software errors; inspect performance of the
website; inspect new hardware; review protocopes and reports …

-

System maintenance.

-

Post-deployment evaluation: Evaluate whether new system satisfies objectives of the
enterprise; evaluate, upgrade and update on periodic basis.
4. A methodology of information system includes Managerial Model and Technical

Model. Analyze these models and tell why it is necessary for these models to interact and
ensure success in a MIS development project.
12


Particular factors of a methodology include:
-

A development framework;

-

A roadmap of implementation;

-

Techniques and tools;

-

A training framework;

-

A philosophy.

Or on the other hand, a methodology includes managerial model and technical model.
-

Managerial model helps the manager determine matters or opportunities to set up
strategy and master plan. From that, we will organize human resource and establish
organizational structure to conduct such plan. The managerial model is to help the
managers combine external and internal resources to perform such strategy/ plan
with organizational structure and available human resource to obtain general
objectives of the organization from matters or initial opportunity.

-

Technical model plays a role of quality assurance (to meet aspiration of the users).
The technical model includes modeling opinions such as data; processing and

behavior. Support tools such as CASE and IPSE packages. The technical model
requires necessary tools and techniques to take steps in the roadmap.
In the function of coordination and performance, technical factor is important and

integral; human resource in the organizational structure will run technical factors in a
process to create a greater value, realize initial plans, provide real opportunities and
achieve successes for the enterprise.
These models are necessary to mutually support and ensure success of a MIS
development project because they have a close relation through steps of establishing
MIS as follows:
-

When the managers search opportunities, they are really to invest and get such
opportunities => managerial model

-

Evaluation of the existing system and comparison with the system to be invested =>
managerial model and technical model

-

System survey => technical model

-

Selection of solutions => technical model

-

System analysis and design (SA&D) => technical model
13


-

Feasible analysis => technical model

-

System analysis => technical model and managerial model

-

Establishment of project group => technical model and managerial model

-

Design of user interface => technical model and managerial model

-

System specifications => technical model and managerial model

-

Establishment of development user group => technical model and managerial model

-

Deployment of new system => technical model and managerial model

-

Project management => technical model and managerial model

-

System inspection => technical model and managerial model

-

System maintenance => technical model

-

Post-deployment evaluation => technical model and managerial model

In brief, two these models have a close and integral relation and necessary support to
ensure success of a MIS development project.
5. What is ERP (Enterprise Resource Planning)? Outline ERP as a manager to
establish information strategy for your company.
Enterprise Resource Planning (ERP) originally implies a system used for resource
planning in an organization or an enterprise. A typical ERP system covers all basic functions
of an enterprise or an organization.
ERP software is to integrate general functions of an organization in the only system. In
stead of using accounting software, personnel – salary software and production
management … in parallel and mutual independence, ERP is included in the only software
with connected functions.
Labor productivity will increase because input data is only entered once for all

relevant transactions and reports are prepared in a more prompt and accurate manner. The
Enterprise’s information is collected fully and timely to share to all objects required to use
information such as customers, partners and shareholders. ERP application means to reorganize the enterprise’s activities in professional procedures in line with international
standards. Thus, it will improve product quality, save costs, increase profits and
competitiveness and develop trademark.
ERP application is an important tool for the enterprise to improve competitiveness and
14


help better access to international standards.
ERP for the company is outlined as follows:
-

To determine opportunities and future development of the company;

-

To enhance awareness and high determination of the Company’s executive board in
deploying ERP;

-

To determine objectives, scope and deployment soundly;

-

To select solutions accordingly;

-

To select partners to deploy ERP;

-

To well coordinate with partners in project implementation;

-

To change and amend existing irregular procedures in the company;

-

To train and re-train employees according to the new procedures;

-

To conduct and transfer ERP;

-

To conduct program acceptance;

-

To check system;

-

To maintain system;

-

To evaluate post-deployment.

-

15