Xây dựng mô hình tổ chức hiệu quả tại công ty TNHH công nghiệp và thương mại sao việt

MÔ HÌNH TỔ CHỨC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP
VÀ THƯƠNG MẠI SAO VIỆT
I.

Giới thiệu đối tượng nghiên cứu

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt
Tên giao dịch quốc tế: Sao Việt trading and Commercial company limitted
Loại hình công ty: Công ty TNHH
Thời gian thành lập: 30 - 06 - 2007
Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp :
+

Đầu tư Dự án Bất Động Sản

+

Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

+

Tư vấn đầu tư

+

Dịch vụ môi giới và tư vấn Bất Động Sản

+

Dịch vụ thương mại

Định hướng hoạt động:
+

Có cơ chế thu hút và xây dựng đội ngũ nhân lực có trình độ cao, giàu kinh

nghiệm, coi đây là mục tiêu số một cho sự phát triển mạnh và bền vững của Công
ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt;
+

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, liên tục phát triển thêm những sản

phẩm, dịch vụ mới nhằm mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng;
+

Tìm kiếm khai thác Dự án và các đối tác tiềm năng.


Các giá trị:
+

Chất lượng và hiệu quả nhất: Cung cấp cho khách hàng các thông tin và dịch

vụ tốt nhất nhằm hỗ trợ cho khách hàng ra quyết định đầu tư và kinh doanh hiệu
quả nhất;
+

Chuẩn mực đạo đức: Coi trọng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, tất cả vì lợi

ích của khách hàng;
+

Đổi mới: Thường xuyên cho cán bộ, nhân viên tham gia khóa đào tạo, tạo cơ

hội đê nhân vien phát huy sáng tạo, đổi mới chất lượng dịch vụ;
+

Tôn trọng: Xây dựng môi trường văn hoá doanh nghiệp tiến bộ, tôn trọng

quan điểm, ý kiến của khách hàng, quyền lợi của khách hàng luôn được đưa lên vị
trí hàng đầu

II.

Thực trạng và vấn đề cần đổi mới

1.

Mô hình tổ chức, hiệu quả làm việc và sự khích lệ của Công ty

Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao
Việt, được minh họa như sau:
SÀN GIAO DỊCH
BĐS
PHÒNG KỸ
THUẬT

PHÒNG DỰ ÁN


CEO

PHÒNG HÀNH
CHÍNH

PHÒNG TÀI
CHÍNH

PHÒNG KINH
DOANH

Hình 1: Sơ đồ chức Công ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt

Các nhân viên được giao nhiệm vụ từ người quản lý trực tiếp
Tuy nhiên, lợi nhuận và hiệu quả công việc của công ty có thể tốt hơn nữa nếu
lãnh đạo công ty thường xuyên đổi mới, cải tiến được một số vấn đề liên quan đến
việc động viên, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn, khiến họ gắn bó và
có trách nhiệm cao hơn với công việc đang thực hiện.
2.

Vấn đề cần đổi mới


Động viên, khuyến khích nhân viên gắn bó và đóng góp tích cực cho tổ
chức/doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng trong phạm vị quản trị hành vi tổ
chức. Động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả và đổi mới là một trong
những vấn đề được nghiên cứu nhiều nhất trong lĩnh vực quản lý. Bên cạnh kiến
thức về quản trị nhân sự thì nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần có kinh nghiệm và kỹ
năng nhất định để tạo động lực cho nhân viên phát huy trí tuệ, kiến thức xây dựng
doanh nghiệp, vì quản trị nhân sự và khuyến khích nhân sự được coi là nhiệm vụ
phức tạp nhất về quản lý con người. Mỗi cá nhân khác nhau sẽ có nhu cầu khác
nhau về mọi mặt: môi trường làm việc, lương thưởng, quan hệ trong công việc,

định hướng phát triển bản thân,….
Thực hiện được chiến lược nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong công
ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt, lãnh đạo công ty cần thực hiện
một dự án để đổi mới, thực hiện các mục tiêu:
-

Xây dựng môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp

-

Xác định rõ cần động viên, khuyến khích gì với mỗi cá nhân

-

Khen thưởng xứng đáng, kịp thời và sáng tạo

III.

Các đề xuất, giải pháp cho dự án nâng cao hiệu quả làm việc

1.

Xây dựng môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp

Các nhà quản lý không thể ép buộc nhân viên bị thúc đẩy để có thể làm những gì
hiệu quả nhất. Nghệ thuật quản lý ở đây là việc tạo điều kiện thuận lợi nhất để
thúc đẩy các cá nhân làm việc. Người lãnh đạo hiệu quả sẽ phát triển khả năng
nắm bắt các cơ hội cũng như phát hiện các cản trở trong môi trường làm việc và
tập trung tới những gì họ có thể thực sự làm để thúc đẩy nhân viên. Các ông chủ

tịch tập đoàn rất nổi tiếng đều chú trọng xây dựng đội ngũ nhân viên năng động
và sáng tạo. Các ông chủ luôn nhấn mạnh rằng môi trường làm việc vui tươi là
yếu tố quan trọng đối với bất cứ công ty nào. Quan hệ giữa nhân viên không thân
thiện, và không khí làm việc chẳng vui vẻ, đồng nghĩa với việc khả năng thể hiện
của họ trong công việc cũng sẽ đi xuống.
Để cải thiện môi trường làm việc, giúp nó trở nên thoải mái và chuyên nghiệp, tại
công ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt, – một doanh nghiệp cung
cấp dịch vụ tại Sàn BĐS và các dịch vụ thương mại khac , lãnh đạo công ty cần
giải quyết cụ thể một số vấn đề như:
-

Tăng cường tổ chức các sự kiện nội bộ để nhân viên công ty có thể vui chơi

cùng nhau ngoài giờ làm việc. Một khi đội ngũ nhân viên càng thân thiết với nhau,
thì họ càng gắn bó lâu dài với công ty, giúp công ty luôn ổn định và ngày càng
vững mạnh.
-

Bên cạnh việc cùng làm việc, cần tạo không gian và cơ hội cho các nhân

viên có thể chia sẻ cùng nhau những sở thích cá nhân, đây chính là việc tạo dựng
sự quen thuộc và lòng tin cậy lẫn nhau giữa các nhân viên– một trong những nhân
tố chính giúp nhóm làm việc tránh khỏi áp lực khi cùng hợp tác.
-

Nâng cao chất lượng và thường xuyên đổi mới các dịch vụ phục nội bộ. Ví

dụ như hiện nay bộ phận hành chính của công ty hàng ngày đang phục vụ ăn trưa
cho nhân viên bằng cơm hộp văn phòng, có thể đổi mới bằng việc sử dụng hình

thức khác như: buffet, hoặc tổ chức nấu ăn tại nhà ăn của công ty. Như vậy vừa
giúp nhân viên được thường xuyên thay đổi khẩu vị, nâng cao chất lượng dinh
dưỡng và cũng là tạo thêm môi trường để nhân viên các phòng ban, bộ phận có
điều kiện tiếp xúc, gặp gỡ trao đổi với nhau.
-

Tạo điều kiện để mỗi cá nhân có thể xây dựng thương hiệu riêng của trong

thương hiệu chung của cả nhóm bằng cách cho họ đóng góp ý tưởng. Tất cả đều có


cơ hội bộc lộ khả năng. Các nhân viên trẻ thường gặp nhiều khó khăn do chưa
được đánh giá cao. Là thành viên của một nhóm thì rất tốt, nhưng sẽ tốt hơn nếu
thỉnh thỏang giao riêng cho họ những dự án vừa tầm, để mỗi người đều có cơ hội
thể hiện mình.
2.

Xác định rõ cần động viên, khuyến khích gì với mỗi cá nhân

Mỗi cá nhân là một cá thể duy nhất với những giá trị và mối quan tâm khác nhau.
Nhà quản lý cần nắm rõ nhiều nhất có thể những yếu tố thúc đẩy nhân viên của
mình. Do đó khi đã có ý tưởng về việc nhân tố nào là quan trọng với mọi người,
cần tìm kiếm cơ hội để có thể phát triển chúng. Hầu hết các nhân viên thể hiện
rằng cảm giác thành đạt, sự được công nhận, trách nhiệm, những công việc đa
dạng và thú vị là các yếu tố thúc đẩy họ.
Lãnh đạo công ty cần dành thời gian để trao đổi với các nhân viên không chỉ các
vấn đề trong công việc mà cả những tâm tư, nguyện vọng của cá nhân họ. Có thế
cho phép nhân viên được gặp gỡ bất kỳ lúc nào để bày tỏ những vấn đế mà họ thấy
khó khăn tronng công việc hoặc khi gặp rắc rối trong cuộc sống. “Công tác nhân
sự” là rất quan trọng và không chỉ bộ phận quản lý nhân sự cần tiếp xúc, trao đổi

thường xuyên với các nhân viên mà các cấp lãnh đạo cũng cần thực hiện việc này
như một phần trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Hiện tại ở công ty TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt, lãnh đạo tiếp
xúc nhân viên dưới góc độ đồng nghiệp trao đổi thân tình. Lãnh đạo công ty
thường xuyên gần gũi với nhân viên từ đó mới hiểu được hết khả năng của từng
người.

3.

Khen thưởng xứng đáng, kịp thời và sáng tạo


Một trong những yếu tố dẫn đến thành công của những nhà lãnh đạo tài ba là biết
trọng dụng nhân tài. Yếu tố con người là thứ quan trọng nhất để đạt đến thành
công. Và trong những phương pháp để các công ty có thể giữ chân người lao động
tốt có một phương pháp quan trọng là: phản hồi tích cực và nhanh chóng đối với
những cống hiến của người lao động, bởi vì mỗi cá nhân luôn muốn biết những nỗ
lực và cố gắng của mình có được chủ doanh nghiệp coi trọng hay không, coi trọng
với mức độ nào. Mỗi con người luôn muốn được nghe những lời khen ngợi, tán
dương hơn là bị chỉ trích và đe dọa.
Trong mỗi tổ chức/doanh nghiệp, dù ở vị trí công việc nào đi nữa, nếu lãnh đạo
“đo” được trình độ nhân viên để động viên và thưởng công xứng đáng, thì ai nấy
cũng đều sẽ cố gắng để trở thành người giỏi nhất. Việc trả lương và khen thưởng
hợp lý luôn giúp cho các công ty khích lệ và bù đắp thỏa đáng năng lực mà nhân
viên bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ.
Khen thưởng xứng đáng và đúng cách không chỉ là khuyến khích nhân viên được
khen thưởng cố gắng đóng góp hơn nữa mà còn có một ý nghĩa quan trọng hơn là
đưa người được khen thưởng trở thành tấm gương tốt để các cá nhân khác trong tổ
chức học hỏi, noi gương.
Bên cạnh viên khen thưởng, động viên kịp thời thì việc sáng tao trong trao thưởng

cũng là vấn đề cần thiết và quan trọng để khích lệ nhân viên. Tùy từng đối tượng
hình huống khác nhau mà có những phần thưởng có ý nghĩa khác nhau. Không
nên quá nhấn mạnh đến yếu tố tiền bạc trong khen thưởng nhân viên, bởi công ty
có thể “tưởng thưởng” các giá trị khác cho nhân viên như môi trường làm việc,
văn hóa công ty, các giá trị được chia sẻ, được trở thành đối tác của khách hàng,…
Vấn đề đang gặp phải tại TNHH Công Nghiệp và Thương Mại Sao Việt, trong việc
trao thưởng là chưa kịp thời và mang nặng “văn hóa phong bì”: đa số các giải
thưởng trao cho cán bộ nhân viên đều là tiền mặt.


Với trên 20 năm kinh nghiệm làm việc cùng các nhà quản trị cấp cao tại nhiều
ngành công nghiệp khác nhau và được thế giới nhìn nhận là một tác giả, một nhà
diễn thuyết và nhà tư vấn uy tín về các vấn đề quản lý và lãnh đạo, David G.
Javitch - người phụ trách mục Employee Management của tạp chí kinh doanh
Entrepreneur, đã đưa ra cho các doanh nghiệp một danh sách các lựa chọn để thay
thế những khoản thưởng bằng tiền mặt. Công ty TNHH Công Nghiệp và Thương
Mại Sao Việt, có thể áp dụng một vài trong số các cách thưởng này cho nhân viên
của mình:
-

Đưa nhân viên ra ngoài ăn tối tại một nhà hàng nhỏ nhưng lịch sự.

-

Cho phép các nhân viên đi làm muộn vào bốn buổi sáng thứ hai cuối cùng
của năm.

-

Cả công ty cùng đi xem phim.

-

Công nhận thành công của các nhân viên tại bất cứ sự kiện nào nêu trên.

-

Cuối tuần bố trí toàn thể cán bộ công nhân viên đi picnic, tổ chức buổi tiêc
ngoài trời…….

Việc khen thưởng phải xứng đáng, và kịp thời và sáng tạo thì các yếu tố khác như:
công minh, đúng người, đúng thành tích, đúng thời điểm cũng rất quan trọng.

IV.

Thực hiện dự án nâng cao hiệu quả làm việc

Để thực hiện dự án nâng cao hiệu quả làm việc trong nội bộ công ty TNHH Công
Nghiệp và Thương Mại Sao Việt, cần yêu cầu về nhân sự, thời gian và các bước
thực hiện như sau:
1.

Nhân sự


Đề xuất một nhóm thực hiện dự án gồm 5 thành viên, bao gồm:
Trưởng dự án: một đại diện của Ban
Cán bộ dự án: Trưởng phòng Nhân sự, 1 cán bộ thuộc phòng Nhân sự, Trưởng
phòng Sự kiện – PR nội bộ, và một cán bộ phụ trách chuyên môn của dự án.

2.

Thời gian và các bước thực hiện

Dự án dự kiến được thực hiện trong vòng 4 tháng và sau đó các bộ phận chức
năng tiếp tục duy trì thực hiện như một phần trong hoạt động của công ty.
Các giai đoạn thực hiện dự án:
-

Tháng đầu tiên: lập kế hoạch thực hiện dự án. Chuẩn bị cho việc tiến hành
các khâu: nâng cấp môi trường làm việc, cải tạo các dịch vụ nội bộ, đánh
giá nhân sự toàn công ty, rà soát chế độ lương thưởng của từng cá nhân, đề
xuất chính sách lương, thưởng, chế độ làm việc mới, lên chương trình và dự
toán tổ chức các sự kiện gắn kết nội bộ, xây dựng văn hóa doah nghiệp

-

Tháng thứ 2: Trình bày dự án, bảo vệ kế hoạch và chi phí thực hiện dự án
trước Lãnh đạo công ty

-

Tháng thứ 3, : thu thập thông tin và tiến hành thực hiện dự án.

-

Tháng thứ 4: đánh giá các kết quả ban đầu, báo cáo Lãnh đạo công ty , bảo
vệ kế hoạch duy trì các hoạt động nhằm thường xuyên cải thiện môi trường
làm việc, tổ chức các sự kiện gây dựng văn hóa công ty và gắn kết nội bộ.

Tài liệu tham khảo:

1. Giáo trình Quản trị Hành vi Tổ chức – Tài liệu lưu hành nội bộ của
Chương trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế - Đại học Griggs, Hoa
kỳ.
2. Nhà quản lý và những tiểu tiết nhỏ nhặt nhất do Minh An dịch từ
Employee Relations: Little Things That Make Employees Want To Leave của
Harvey Meyer.

3.

4.

5.

6.