Văn hoá ứng xử và kĩ năng giao tiếp nơi công sở

Văn hoá ứng xử và kĩ năng giao tiếp nơi công sở



Văn hoá ứng xử và kĩ năng giao tiếp là một trong những điều quan trọng nhất, quyết định
cả một chặng đường sự nghiệp của bạn. Hãy tham khảo những lời khuyên từ chuyên gia Al
Switzler đưa ra dưới đây để có những quyết định riêng cho bản thân mình. Ông là đồng tác
giả của bốn cuốn sách bán chạy New York Times, Change Anything (Thay đổi bất cứ điều
gì), Crucial Conversations (cuộc trò chuyện quan trọng), Crucial Confrontations (cuộc đối
đầu quan trọng), và Influence (Sức ảnh hưởng).
Một nhân viên tại một công ty tài chính gửi một bức thư đến những nhà cố vấn tại Crucial Skills như
sau:
Tôi làm việc trong bộ phận nhân sự cho một công ty tư vấn. Tôi đã làm việc tại đây trong gần tám
tháng và tôi đã nhận thấy một vấn đề đang diễn ra, đó là sự giao tiếp giữa mỗi người. Từng tuần trôi
qua, tôi phát hiện ra vấn đề này hoàn toàn có thể giải quyết thông qua việc ứng xử và giao tiếp thích
hợp hơn.
Làm thế nào để tôi yêu cầu quản lý của tôi giao tiếp tốt hơn với toàn bộ bộ phận trong công ty? Tôi
cảm thấy như thể họ không nghĩ rằng nó sẽ tạo ra một vấn đề khó khăn, họ quá bận rộn để giải quyết
các vấn đề đang diễn ra. Tôi tuy nhiên, rất cần để giải quyết vấn đề này trước khi tôi hoàn toàn sụp đổ
vì nó.

Câu trả lời từ Al Switzler
Thật không may, bạn không phỉa là người duy nhất dính vào tình trạng tệ hại này mà là cả một nhóm
làm việc. Khi bạn nhìn vào các cuộc điều tra về tổ chức và nhóm, giao tiếp không hiệu quả luôn là một
trong ba vấn đề hàng đầu. Và như bạn đã có kinh nghiệm rõ ràng, văn hoá ứng xử và kĩ năng giao tiếp
kém sẽ gây nên hậu quả rất nghiêm trọng.
Vì vậy, tại sao không để vấn đề này được giải quyết triệt để? Lý do rõ ràng nhất là những ưu tiên nhìn
thấy được luôn áp đảo những ưu tiên vô hình. Khi mọi người đang đứng lên chống lại các chỉ tiêu, các
thời hạn hoàn thành công việc gấp gáp và các cuộc họp, thật khó để dừng lại và suy nghĩ về những gì
cốt lõi nhất. Một lý do khác là việc cải thiện giao tiếp hiếm khi được đưa vào trong đánh giá hiệu quả.
Và cuối cùng, giao tiếp kém vẫn tồn tại bởi vì các nhà quản lý đôi khi chỉ cần phớt lờ vấn đề nó gây ra.

Nếu những người gần gũi nhất với các vấn đề không coi vấn đề này theo một cách quan trọng, các nhà
quản lý này có thể biết về những vấn đề, nhưng có thể không "cảm thấy" vấn đề, đủ để làm cho nó
một ưu tiên. Bất kỳ giải pháp nào cũng sẽ cần để giải quyết mọi vấn đề.
Vì vậy, đây là một vài gợi ý giúp bạn cải thiện văn hoá ứng xử và kĩ năng giao tiếp kém tại công ty của
bạn:


Hãy lên lịch trình thời gian thường xuyên để giao tiếp.
Khi một vấn đề xảy ra là kết quả của giao tiếp kém, chắc chắn bạn cần viết một mô tả ngắn gọn về các
vấn đề, một danh sách của một số hậu quả có thể, và một vài giải pháp được đề xuất. Sau đó tìm một
cách "an toàn", dành thời gian để nói về nó với người quản lý của bạn.
Bạn có thể nói như sau: "Tôi đã nhận thấy một vấn đề trong giao tiếp là, nếu giải quyết được, sẽ làm
cho đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Tại văn phòng, khi có một trục trặc nào đó khiến chúng ta đã
không nhận được thông tin ưu tiên cho phép thực hiện dự án, bởi vì điều này, chúng ta trì hoãn cho
đến khi nhận được thông tin cần thiết và sau đó vội vàng để hoàn thành dự án đúng thời hạn. Điều này
gây ra rất nhiều căng thẳng và sai sót. Tôi tự hỏi nếu chúng ta có thể sắp xếp một cuộc gọi mười lăm
phút mỗi tuần để xem xét ưu tiên và nói về bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề giao tiếp rằng, nếu trả lời hoặc
tìm phương án giải quyết tương tự, sẽ giúp chúng ta có hiệu quả làm việc hơn ".


Xác định và chia sẻ những hành vi có hiệu quả và không hiệu quả.
Cách tiếp cận thứ hai tập trung vào hành vi của các nhà quản lý cá nhân và thậm chí cả các thành viên
trong nhóm. Xác định các hành vi đang làm việc, không làm việc, hoặc thiếu trên tất cả các cấp. Nếu
bạn có thể nhận dạng chúng, mở lời trong các cuộc trò chuyện bằng một quan sát và một câu hỏi. Ví
dụ, "Tôi đã nhận thấy rằng khi một trong những thành viên trong nhóm tiếp cận bạn với vấn đè về tình
trạng của dự án, bạn thường bỏ nó qua một bên cho đến khi bạn có thời gian để giải quyết vấn đề. Đến
lúc đó, nó thường là quá muộn và dự án sẽ đi theo chiều hướng xấu đi là tất nhiên. Chúng ta có thể nói
về điều này và xem xét những gì có thể được thực hiện để cải tiến hay không? "
Luôn luôn là cách tốt nhất để bắt đầu với chính mình và sau đó chuyển đến người tiếp theo. Thay vì
phản kháng, hãy chia sẻ ý kiến của bạn, bạn đang cố gắng để cải thiện văn hoá ứng xử và kĩ năng giao

tiếp để có thể có hiệu quả hơn trong công việc.

Lấy dữ liệu bằng cách tiến hành một cuộc khảo sát.
Một trong những cách tốt nhất để có được sự chú ý của các nhà quản lý là chia sẻ dữ liệu. Để có được
đầy đủ dữ liệu, hãy tiến hành một cuộc khảo sát. Một cuộc khảo sát sẽ giúp bạn xác định những vấn đề
bạn cần phải cải thiện cũng như khám phá ra các vấn đề quan trọng nhất.


Khi tạo khảo sát của bạn, hãy bắt đầu bằng cách hỏi những câu sau:
1) Những cách cư xử nào sẽ giúp chúng ta hoàn thành công việc?
2) Những hành vi cản trở công việc của chúng ta?
3) Đề xuất danh sách cụ thể để cải thiện công việc của chúng ta.

Nói chuyện với các đồng nghiệp của bạn.



Tôi đã từng nghe một người quản lý nói rằng nếu một người đến với cô với một vấn đề và giải pháp, cô
sẽ phải suy nghĩ về nó. Nếu một nhóm tìm đến cô với nhiều vấn đề và giải pháp, cô sẽ phải tham dự
với nó. Vì vậy, để có được sự chú ý của ban quản lý, có được sự hỗ trợ của toàn đội. Hãy hỏi ý kiến các
đồng nghiệp của bạn để xem họ có cảm thấy một sự thất vọng tương tự. Sau đó, đề xuất một giải pháp
có cấu trúc phù hợp. Có một hoặc hai người trình bày kế hoạch của nhóm trong việc quản lý để đảm
bảo anh ta hoặc cô ấy không cảm thấy choáng ngợp.
Tóm lại, văn hoá ứng xử và kĩ năng giao tiếp không thể là một sự tình cờ sắp đặt. Cách dễ nhất để giải
quyết vấn đề là sắp xếp thời gian, hãy thường xuyên giao tiếp về những gì được và những gì không
được trong cách làm việc. Theo kinh nghiệm của tôi, vấn đề đầu tiên nổi cộm sẽ là vấn đề an toàn, đơn
giản, vấn đề ít gây tranh cãi nhất. Tuy nhiên, một khi các nhà lãnh đạo cho thấy họ cam kết với tiến
trình, các vấn đề thực sự sẽ được cải tiến có thể được thực hiện.
Quá trình này củng cố một phát hiện quan trọng của cuộc đối thoại quan trọng nghiên cứu của chúng
tôi: tất cả các gia đình, các đội, và các tổ chức có vấn đề. Sự khác biệt giữa tốt và tuyệt vời là cách làm

nhanh chóng và trân trọng các giải pháp được đưa ra để giải quyết.
Lời chúc tốt nhất,