Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (56.83 KB, 2 trang )
Kỹ Năng Viết Mail
Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng
internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều những thông điệp bằng văn bản giấy thay thế vào đó là
thông tin được truyền đạt thông qua phương tiện điện tử email, điện thoại, cứ nghĩ rằng viết email là đơn
giản.
Nhưng khảo sát trên thực tế trong 100 email công việc có đến 90% trong đó chưa thực sự chuyên nghiệp hoặc thiếu
thông tin, hãy lưu ý những điểm dưới đây trước khi bạn click vào gửi email.
Đầy đủ thông tin
Email trong công việc không phải là một bức thư đầy cảm xúc vì vậy đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc
tích, đầy đủ thông tin là được. Trong cương vị của người đọc thư cũng không muốn đọc một email dài cả trang A4
chỉ để nói một điều là chưa chốt được hợp đồng với khách hàng, văn bản mail khác với cách truyền đạt thông tin
trực tiếp, để có hiệu quả cao trong giao tiếp email cần tinh tế và chuyên nghiệp.
Kiểm tra trước khi gửi đi
Trước khi gửi email bạn phải chắc chắn đã đầy đủ thông tin cần thiết, đã đúng người nhận, hoặc bạn đã Cc, Bcc cho
một người nào khác theo yêu cầu, nếu có file đính kèm hãy đảm bảo file đó đã chính xác và sẵn sàng để gửi đi,
ngoài ra bạn cũng cần viết chủ đề của mail, chẳng hạn mail báo cáo công việc thì nên ghi rõ báo cáo công việc ngày
bao nhiêu, bởi vì người nhận email có thể sẽ nhận rất nhiều email của người khác nữa.
Cc và Bcc
Có nhiều bạn còn chưa hiểu rõ Bc và Bcc là gì? sẽ bỡ ngỡ không biết sử dụng như thế nào cho đúng trong nhiều
trường hợp.
Cc hiểu một cách đơn giản nhất là bạn gửi một bản sao email cho một vài người khác, trong danh sách những người
được Cc của cùng một email, họ sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận khác. Ví dụ trong danh sách Cc của bạn
có 3 người A1,A2,A3 thì A1 sẽ biết A2,A3 cũng nhận được email này.
Bcc cách dùng cũng gần như Cc, chỉ khác một điểm quan trọng đó là người nhận không thấy được danh sách những
người được gửi.