BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN MAI SƠN, TỈNH SƠN LA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN MAI SƠN,
TỈNH SƠN LA

Sinh viên

: Trịnh Hải Hạnh

Lớp

: Đại học Lưu trữ học 14A

Người hướng dẫn

: Hà Thị Minh Học

Hà Nội, 2017


MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11

Cụm từ viết tắt
CB
CBVT
CSDL
HĐND
KLT
UBND
VTLT
TLLT
PNV
THCS
VT

Giải thích cụm từ viết tắt
Cán bộ
Cán bộ văn thư
Cơ sở dữ liệu
Hội đồng nhân dân
Kho lưu trữ
Ủy ban nhân dân
Văn thư lưu trữ

Tài liệu lưu trữ
Phòng Nội vụ
Trung học cơ sở
Văn thư


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong công cuộc xây dựng đất nước theo xu hướng công nghiệp
hóa, hiện đại hóa, việc đào tạo được đội ngũ tri thức trẻ là một trong những
nhiệm vụ quan trọng nhất, vì vậy ngay từ lúc này khi còn đang ngồi trên giảng
đường em đã ý thức được trọng trách và nghĩa vụ một phần nhỏ bé của mình vào
công cuộc xây dựng đất nước giàu đẹp văn minh ấy, đòi hỏi không chỉ học tập tu
dưỡng đạo đức, rèn luyện bản thân, tiếp thu kiến thức trên ghế nhà trường để có
một nền tảng vững chắc chuẩn bị cho tương lai sau này cống hiến cho xã hội.
Những năm gần đây cải cách hành chính là một công việc to lớn và có ý
nghĩa vô cùng quan trọng. Nên công tác văn thư – lưu trữ đã được Đảng và Nhà
nước vô cùng đặc biệt quan tâm trong giai đoạn “Cải cách hành chính quốc gia
hiện nay”. Trong đó việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức văn thư, lưu trữ của đất
nước cũng không nằm ngoài nhiệm vụ đó. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ
đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm
bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức.
Nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển mạnh mẽ, cùng với sự phát
triển kinh tế - xã hội là những cơ hội và thử thách mới cho mỗi chúng ta. Dưới
sự lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, chúng ta đã xây dựng hệ thống
tổ chức văn thư, lưu trữ từ trung ương đến cơ sở nhằm đáp ứng yêu cầu của xã
hội, phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của các cấp. Nhìn chung, công tác
văn thư, lưu trữ thời gian qua đã có những thành tựu nhất định góp phần không
nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước mà Đảng và Nhà nước đề ra. Công tác
quản lý văn thư, lưu trữ cũng như việc thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ ở đây đã đạt được những kết quả nhất định xong bên cạnh đó vẫn còn tồn

tại nhiều vấn đề đặt ra cần sớm được khắc phục và giải quyết.
Là một sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ, trực tiếp được học tập và tìm
hiểu công tác văn thư, lưu trữ trong tương lai khi đã hoàn thành khóa học em
mong muốn được trở thành người cán bộ có năng lực, trình độ, chuyên môn
vững vàng và công tác tại UBND huyện Mai Sơn để cống hiến một phần nhỏ bé
công sức của mình xây dựng quê hương niềm núi khó khăn đi lên phát triển nên
4


em đã tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ để làm nền tảng cơ sở để phục vụ cho
công việc sau này.
Bác Hồ đã nói “ Học đi đôi với hành”, đó là một chân lý muôn thủa được
các thế hệ vận dụng có hiệu quả kết hợp với phương châm của nhà trường là “
Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý luận
và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa,
làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức
mới, cập nhập và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Nhằm trang bị cho
sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện các
khâu nghiệp vụ của công tác VTLT. Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện
cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức kéo dài gần một tháng, từ
ngày 29 tháng 5 năm 2017 đến ngày 19 tháng 06 năm 2017. Đợi kiến tập này
nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho lý
luận nghiệp vụ chuyên môn đã được học ở trường, ở lớp.
Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội về việc tham gia
kiến tập ngành nghề, được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của
“Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn”, em đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời
gian cũng như việc thực hiện các nội dung mà bản đề cương kiến tập đề ra.
Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi những
kiến thức quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút được để
bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn giúp đỡ

tận tình của các cán bộ Phòng Nội vụ trong đợt kiến tập.Trong thời gian làm
chuyên đề báo cáo mặc dù rất cố gắng nhưng vì đây là lần đầu tiên em được tiếp
xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều và thiếu kinh
nghiệm thực tế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót và không tránh khỏi
những hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ, những
đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan cũng như các thầy cô
giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để em có thể
hoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình.
Qua bài báo cáo kiến tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy,
5


cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư – Lưu trữ nói
riêng đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền đạt cho tôi những kiến thức vững chắc về
nghiệp vụ công tác VTLT để em có thể tự tin khi ra trường làm việc trong thực
tế.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn cùng
toàn thể các cô, chú, anh, chị đã giúp em có niềm tin và lòng say mê nghề
nghiệp cũng như nhận thức được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộ
sau khi ra trường công tác, và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới
(Chị) Hà Thị Minh Học – Chuyên viên quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữ
Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để tôi hoàn thành
tốt đợt kiến tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

6


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,

tổ chức
1.1.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
UBND huyện Mai Sơn
Mai Sơn là một huyện miền núi của tỉnh Sơn La, là huyện trọng điểm kinh

tế của Tỉnh nằm trong cụm tam giác kinh tế Thành phố Sơn La - Mai Sơn Mường La.
Huyện Mai Sơn có diện tích là 143.247,0 ha. Dân số 145.470 (năm 2011).
Được thành lập trên cơ sở 1 thị trấn: Thị trấn Hát Lót và 21 xã: Cò Nòi, Chiềng
Ban, Chiềng Chăn, Chiềng Chung, Chiềng Dong, Chiều Kheo, Chiềng Lương,
Chiềng Mai, Chiều Mung, Chiềng Nơi, Chiềng Sung, Chiềng Ve, Hát Lót,
Mường Bằng, Mường Bon, Mường Chanh, Nà Bó, Nà Ớt, Phiêng Cằm, Phiêng
Pằn, Tà Hộc.
Nằm trong toạ độ, từ 20052032' đến 21020050' vĩ độ Bắc; từ 103041' đến
104016' kinh độ Đông.
-

Phía Bắc giáp huyện Mường La, thành phố Sơn La.

-

Phía Đông giáp huyện Yên Châu, huyện Bắc Yên với ranh giới là dòng Sông Đà
(chảy qua hai xã Chiềng Chăn và Tà Hộc).

-

Phía Tây giáp huyện Sông Mã, huyện Thuận Châu.

-

Phía Nam giáp huyện Sông Mã, tỉnh Hủa Phăn (CHDCND Lào).
Trung tâm huyện Mai Sơn đóng tại thị trấn Hát Lót. Từ TP Sơn La đến
huyện lỵ đi theo đường Quốc lộ 6, dài khoảng 30 km. Từ Hà Nội đến huyện lỵ
có hai tuyến đường: Tuyến Quốc lộ 6 (đường 41 ngày xưa) dài khoảng 270 km,
hướng về Hà Nội qua các huyện Yên Châu, Mộc Châu...; tuyến đường 113A (tức
đường 13) đi qua huyện Bắc yên, Phù Yên sang tỉnh Yên Bái về Hà Nội dài
7


khoảng 370 km. UBND huyện nằm ở trung tâm huyện nên rất thuận lợi giao lưu
kinh tế, thương mại, nâng cao dân trí các xã đang còn gặp nhiều khó khăn, đẩy
mạnh quan hệ với các huyện, các tỉnh trên trục đường Quốc lộ 6 đi qua.
Nhân dân các dân tộc Mai Sơn có một bề dày truyền thống văn hoá hết
sức phong phú và đa dạng, với truyền thống đoàn kết, truyền thống lịch sử đấu
tranh anh dũng gắn liền với quá trình dựng nước và giữ nước của dân tộc Việt
Nam.
Dưới thời Pháp thuộc, ngày 10/10/1895 tỉnh Sơn La được thành lập trên
cơ sở 6 huyện: Thuận Châu, Mường La, Mai Sơn, Yên Châu, Mộc Châu, Phù
Yên.Ngày 20/11/1948 thành lập Đảng bộ huyện. Từ khi thành lập tới nay thì
UBND huyện Mai Sơn đã không ngừng trưởng thành và phát triển.
UBND Huyện Mai Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
hoạt động theo Luật tổ chức HĐND và UBND
1.1.1. Chức năng của UBND Huyện Mai Sơn
UBND Huyện do HĐND Huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND
cùng cấp và cơ quan Nhà Nước cấp trên.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Mai Sơn
• Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng

nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
8


Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
• Trong việc xây dựng chính quyền và quản lí địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
• Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;

quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
9


Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn trên UBND huyện còn thực hiện
nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, Nông nghiệp,
Thương mại du lịch, Văn hóa, Giáo dục, Y tế, Dân tộc tôn giáo,… dựa trên
nguyên tắc và lề lối làm việc như sau:
Huyện Mai Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh
đạo, cá nhân phụ trách và biểu quyết theo đa số.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn
chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí, tham nhũng, cửa quyền, hách dịch và một
số biểu hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong
bộ máy cơ quan.
UBND có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ, chương
trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý hướng dẫn các xã, thị trấn
trong hoạt động quản lý nhà nước.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện

 Về nhân sự:
Người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
(sau đây gọi chung là Trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân
cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.
Người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (sau
đây gọi chung là Trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp
huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.
Cấp phó của người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
10


cấp huyện (sau đây gọi chung là Phó Trưởng phòng) là người giúp Trưởng
phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về
nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng
được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.




Thành viên UBND huyện gồm:
01 Chủ tịch
02 Phó Chủ tịch
Các thành viên UBND gồm: Chánh Văn phòng HĐND – UBND, Trưởng phòng
Nội vụ, Trường phòng Tài Chính Kế Hoạch, Trưởng Công an, Trưởng Ban Chỉ

huy Quân sự.
 Về cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện: được quy định theo Nghị
địnhSố: 37/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

- Các phòng ban chuyên môn. Bao gồm
1. Văn phòng HĐND – UBND Huyện;
2. Phòng Nội vụ;
3. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;
4. Phòng Tài chính Kế hoạch;
5. Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
6. Phòng Kinh tế và Hạ tầng;
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo;
8. Phòng Tư pháp;
9. Phòng Tài nguyên và Môi trường;
10.Thanh tra huyện;
11.Phòng Văn hóa và Thông tin;
12.Phòng Dân tộc;
13.Phòng Y tế;
- Các đơn vị sự nghiệp:
1. Trung tâm Văn hóa và Thông tin;
2. Đài phát thanh và Truyền hình;
3. Trung tâm dạy nghề;
4. Ban quản lý dự án ĐTXD;
5. Ban quản lý dự án TĐC;
6. Trạm kiểm tra và BVCT TL;
7. Trung tâm giáo dục LĐ;
- Ngoài ra: còn các hội như Hội chữ thập đỏ, Hội nông dân, Hội phụ nữ,…
Các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoạt động theo chức
năng nhiệm vụ của mình.
 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Huyện Mai Sơn (Phụ lục 1)

11

1.2 Giới thiệu về phòng Nội vụ huyện Mai Sơn.
1.2.1. Vị trí và chức năng
Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân huyện Mai Sơn, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa
giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo;
thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Nội vụ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn các văn bản hướng dẫn về công
tác nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn ban hành quyết định, chỉ thị;
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
* Về tổ chức, bộ máy:
- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn quyết định hoặc để UBND
12

huyện Mai Sơn trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
* Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
- Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ chỉ tiêu
biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử
dụng biên chế hành chính, sự nghiệp.
* Về công tác xây dựng chính quyền:
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân
công của Ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh;
- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê
chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân
dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử
theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng đề án thành lập
mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản
đồ địa giới hành chính của huyện;
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản,
tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng,
Phó thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố.
* Về cán bộ, công chức, viên chức:
- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử

dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào
13


tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ,
công chức, viên chức;
- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và
thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách
xã, phường, thị trấn theo phân cấp.
* Về cải cách hành chính:
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ
quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải
cách hành chính ở địa phương;
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về chủ trương, biện pháp
đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
* Về công tác văn thư, lưu trữ:
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện.
* Về công tác tôn giáo:
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
* Về công tác thi đua, khen thưởng:
- Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong

trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua –
Khen thưởng cấp huyện;
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
14


khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Như vậy, Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn là cơ quan giúp UBND cấp huyện
hướng dẫn, triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và
UBND cấp xã thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương.
1.2.3. Tổ chức và biên chế
Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn có 01 Trưởng Phòng, 02 Phó Trưởng
phòng và có 05 cán bộ, công chức.
- Trưởng phòng Nội vụ huyện Mai Sơn (Đ/c) Nguyễn Văn Vinh: chịu trách nhiệm
trước UBND, Chủ tịch UBND huyện Mai Sơn và trước pháp luật về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của
phòng.
- 02 Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công
tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
- 05 công chức ở Phòng được giao phụ trách các mảng công việc về: công tác văn
thư lưu trữ; thi đua khen thưởng; xây dựng chính quyền; quản lý cán bộ công
chức, viên chức.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ - Huyện Mai Sơn: (Phụ lục 2)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những lĩnh vực chuyên môn

thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí một phòng làm việc riêng biệt
thuộc đơn vị Phòng Nội vụ. Được trang bị các trang thiết bị hiện đại như: máy vi
tính, máy in, máy photo copy, mạng internet, . . . .phục vụ cho các nghiệp vụ của
công tác Văn thư - Lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ, giá để
bảo quản tài liệu được tốt nhất.

15


1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
- Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện Mai Sơn.
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
1.3.2.Cơ cấu tổ chức:
Vì số lượng công việc không nhiều nên Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn chỉ
bố trí một Cán bộ phụ trách công tác VTLT do Chuyên viên Hà Thị Minh Học
phụ trách.

16


Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG
NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN

2.1. Thực tiễn nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan của Nhà nước kết quả của công
tác Văn thư là sự khởi đầu, là tiền đề cho công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư
được thực hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội.
Cán bộ Văn thư của Phòng Nội vụ huyện đã sử dụng một số văn bản
hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư:
1.

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về thể thức kĩ thuật soạn thảo văn bản;
2.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
3.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004;
4.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
5.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 5 năm 2009 của Chính phủ
về sửa đỏi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng
8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
6.
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 thông tư của
Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
7.

Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2014 Quyết định
của UBND tỉnh Sơn La Ban hành Quy định về công tác VT- LT trên địa bàn tỉnh
Sơn La. (Phụ lục 3)
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn có thẩm quyền ban hành văn bản hành
chính bao gồm các loại văn bản như: Quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình,
thông báo, công văn, biên bản . . .
a. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
17


Văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức kĩ thuật soạn thảo văn bản.
b. Soạn thảo và ban hành văn bản
Căn cứ vào lĩnh vực phụ trách đã được phân công của mỗi chuyên viên,
công tác soạn thảo và ban hành văn bản được mỗi chuyên viên thực hiện theo
nội dung công việc mà mình phụ trách.
Mỗi chuyên viên soạn thảo văn bản có trách nhiệm:
-

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến công việc phụ trách giải quyết;
Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan tiếp thu ý kiến để

hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan cho Trưởng phòng
hoặc Phó Trưởng phòng;
• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt (Trưởng phòng hoặc
Phó Trưởng phòng).
- Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình người
duyệt xem xét, quyết định.
• Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng là người có thẩm quyền kiểm tra
văn bản trước khi ban hành.
• Ký văn bản
Trưởng phòng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan ban hành,
hoặc có thể giao cho Phó Trưởng phòng ký thay.
• Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
18


2.1.2. Quản lí văn bản
* Nguyên tắc chung:
- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được tập chung tại
Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng
ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là bản khẩn) phải được đăng ký, trình và

chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước ( sau đây gọi là
Văn bản Mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành và
bảo vệ bí mật Nhà nước.
 Bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến trong 02 năm (2015 – 2016) của
Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn.
Văn bản đi

Văn bản đến

2015
782 (2 quyển)
1528 (3 quyển)
2016
902 (2 quyển)
1513 (3 quyển)
Qua bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến của năm 2015 và 2016. Số
lượng văn bản đi và đến tương đối lớn và có sự chênh lệch nhẹ ở mỗi năm.
2.1.2.1. Quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày,
tháng, năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trước khi phát hành văn bản, chuyên viên phụ trách công việc kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo
cáo Trưởng phòng xem xét, giải quyết.
19


- Ghi số của văn bản:

Tất cả văn bản đi của PNV đều được đánh số theo hệ thống số chung của
PNV (đối với những văn bản do thủ trưởng hoặc cấp phó đơn vị kí ban hành) và
được đánh số chung với cơ quan, tổ chức (đối với những văn bản do thủ trưởng
hoặc cấp phó cơ quan kí ban hành) do văn thư cơ quan thống nhất quản lý.
Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định hiện hành
của pháp luật.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành của
pháp luật.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản
- Văn bản đi được chuyên viên đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
- Văn thư đơn lập sổ đăng ký văn bản đi: Mỗi năm Phòng ban hành dưới 1000 văn
bản đi nên lập 02 sổ đăng ký văn bản đi cho tất cả các loại văn bản.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (Phụ lục 04)
- Phần đăng ký văn bản đi (Phụ lục 05)
Bước 3: Nhân bản và đóng dấu
- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần
Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
- Đóng dấu: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính
phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng
dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
- Thủ tục phát hành văn bản:
+ Lựa chọn bì
+ Viết bì
+ Vào bì và dán bì
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Mẫu bì văn bản và cách viết bì văn bản: (Phụ lục 06)

20


- Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03
ngày, kể từ ngày ký văn bản
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển phát văn bản đi.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu hai bản:
- Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị
- 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên phụ trách công việc.
2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư do cơ quan nhận được
từ bên ngoài cơ quan gửi đến.
Ví dụ: Quyết định số 204/QĐ-SNV Quyết định về việc giao cơ cấu ngạch,
mã số, hạng chức danh nghề nghiệp viên chức, lao động hợp đồng trong các đơn
vị sự nghiệp công lập năm 2017. (Phụ lục 7)
Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn được thực
hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, CB Văn thư của phòng sẽ kiểm tra số
lượng bì, tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm phong (đối với văn
bản mật), kiểm tra đối với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Phân loại bì: CB VT phân loại bì, loại được bóc bì (Bì gửi chung cho đơn
vị); loại VT không được bóc bì (Văn bản mật, ghi đích danh người nhận văn
bản) .
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký

tại Văn thư phải được VT đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến.
-

Đăng ký văn bản đến:
21


Văn bản đến được cán bộ VT đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm mà văn thư đơn vị lập sổ đăng ký
cho phù hợp.
Ví dụ: Văn bản đến năm 2016: 1513 vb, lập thành 03 quyển sổ đăng kí
văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục 08)
Phần đăng ký văn bản đến (Phụ lục 09)
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến Văn thư đơn vị phải kịp thời trình Trưởng
phòng xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn
bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc.
Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến của
cơ quan và phối hợp với các đơn vị, cá nhân khác giải quyết văn bản đến có liên
quan đến lĩnh vực công việc của từng chuyên viên trong PNV.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, thủ trưởng đơn vị, cá nhân được phân
công có trách nhiệm chỉ đạo và phối hợp giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu
cầu của Lãnh đạo cơ quan; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy
định của pháp luật.
2.1.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ
- Đối với những văn bản, tài liệu, hồ sơ tham mưu và giải quyết công việc
của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ của PNV thì các chuyên môn có trách

nhiệm lập thành hồ sơ và nộp về lưu trữ cơ quan.
- Đối với các văn bản, tài liệu, hồ sơ giải quyết công việc thuộc phạm vi
đơn vị thì các chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp về lưu trữ đơn vị do
cán bộ văn thư kiêm nhiệm.
* Tác dụng của việc lập hồ sơ:
- Đối với cá nhân:
22


Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản lý chặt chẽ tài
liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và nâng cao
hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học
- Đối với cơ quan, đơn vị:
+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, mang lại hiệu quả;
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan,
đơn vị;
+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị;
+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
và giám sát;
+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác
nghiên cứu trước mắt và về sau;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;
+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu.
Chọn ra những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ, tránh bỏ sót, thất lạc hồ
sơ có giá trị cao và hạn chế việc giữ những giấy tờ hết giá trị, không cần thiết,
tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản.
• Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Phòng Nội vụ huyện

Mai Sơn
- Hồ sơ công việc:
• Hồ sơ về tuyển dụng viên chức gồm các văn bản:
- Tờ trình Đề nghị báo giảm biên chế sự nghiệp năm 2015
- Kế hoạch Tuyển dụng viên chức sự nghiệp hệ cử tuyển năm 2015
- Quyết định Phê duyệt Kế hoạch tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm
2015
- Thông báo Tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015
- Thông báo Gia hạn thu nhận hồ sơ tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm
2015 đối với sinh viên đã tốt nghiệp diện cử tuyển
23


- Biên bản chốt số lượng hồ sơ thu nhận tuyển dụng viên chức sự nghiệp
năm 2015 đối với sinh viên đã tốt nghiệp diện cử tuyển
- Thông báo Kết quả xét tuyển dụng viên chức sự nghiệp Giáo dục và đào
tạo đối với thí sinh đào tạo theo chế độ cử tuyển
- Thông báo Tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015
- Biên bản chốt số lượng hồ sơ thu nhận tuyển dụng viên chức sự nghiệp
năm 2015
- Quyết định Phê duyệt danh sách thí sinh đủ điều kiện tham gia phỏng
vấn kỳ tuyển dụng viên chức huyện Mai Sơn năm 2015
- Quyết định Thành lập hội đồng tuyển dụng viên chức năm 2015 huyện
Mai Sơn
- Quyết định Ban hành quy chế làm việc của Hội đồng xét tuyển viên
chức năm 2015
- Thông báo Phân công nhiệm vụ đối với các thành viên hội đồng xét
tuyển viên chức năm 2015
- Quyết định Thành lập Ban Kiểm tra sát hạch, tổ giúp việc kỳ phỏng vấn
viên chức sự nghiệp năm 2015

- Quyết định Thành lập tổ thẩm định câu hỏi đề xuất kỳ phỏng vấn xét
tuyển viên chức sự nghiệp năm 2015
- Hướng dẫn xây dựng câu hỏi đề xuất phỏng vấn thí sinh sự tuyển viên
chức sự nghiệp năm 2015
- Giám sát kỳ tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015
- Quyết định Thành lập Ban Kiểm tra sát hạch, tổ giúp việc kỳ phỏng vấn
viên chức sự nghiệp năm 2015
- Quyết định Trưng tập cán bộ, công chức, viên chức và người lao động
phục vụ kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức năm 2015
- Quyết định Ban hành quy chế làm việc của Ban Kiểm tra sát hạch, tổ
giúp việc kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức năm 2015
- Quyết định Ban hành Nội quy phỏng vấn xét tuyển viên chức sự nghiệp
năm 2015
24


- Thông báo Thông báo số báo danh, lịch phỏng vấn thí sinh dự tuyển
viên chức sự nghiệp năm 2015
- Mời họp đối với Hội đồng xét tuyển, Ban Kiểm tra sát hạch, Tổ phục vụ,
tổ giúp việc kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức năm 2015
- Thông báo Phân công nhiệm vụ đối với các thành viên tổ phục vụ kỳ xét
tuyển viên chức năm 2015
- Biên bản chọn bộ đề đưa vào kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức sự
nghiệp năm 2015
- Mời họp hội đồng xét tuyển viên chức sự nghiệp năm 2015
- Báo cáo kết quả tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015 huyện Mai
Sơn
- Kết quả phỏng vấn, dự kiến danh sách thí sinh trúng tuyển viên chức sự
nghiệp năm 2015 huyện Mai Sơn
- Kết quả trúng tuyển viên chức năm 2015

- Phê duyệt kết quả tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015
• Hồ sơ nguyên tắc:
VD: Tập các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ
• Hồ sơ nhân sự:
VD: Hồ sơ cán bộ của đồng chí Hà Thu Hiền
a. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể
+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức
của cơ quan. Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan, để chọn khung đề mục Danh
mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận
tiện. Cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu
tổ chức.
+ Lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần)
của Danh mục hồ sơ.
+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức.
+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ
25