Chuyên Đề Quản Lí Thư Viện Bằng Access

CHƯƠNG 1

KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý
Trong bất kỳ một ngành nào, một lĩnh vực nào đều cần quản lý. Quản
lý giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn. Trong hệ thống
quản lý thư viện nói riêng và các hệ thống quản lý khác nói chung đều cần
có một phương pháp quản lý dễ dàng và thuận tiện nhất.
Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi
trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo
phương pháp thủ công và hệ thống quản lý thư viện cũng nằm trong số đó.
1.2. Giới thiệu chung về thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2
Sách báo là kho tàng kiến thức vô cùng rộng lớn của nhân loại. ở đó
con người có thể tìm đến những chân trời mênh mông về tri thức. Xuất phát
những nhu cầu thiết yếu về sách như nên các thư viện đã được xây dựng
nhằm đáp ứng những nhu cầu thiết yếu về sách của mỗi người.
Ngày nay trong mỗi trường học, mỗi một cơ quan, một xã, phường,
quận, huyện, rồi đến tỉnh thành đều có thư viện riêng. Từ những thư viện
nhỏ như là thư viện xã đến những thư viện lớn hơn như thư viện huyện, thư
viện tỉnh, thư viện thành phố. Từ những thư viện của trường Tiểu học, Trung
học đến những thư viện lớn hơn như thư viện của trường Cao Đẳng, Đại Học
rồi lớn hơn nữa là đến thư viện tỉnh, thư viện thành phố. Các thư viện lớn
nhỏ được thành lập đã một phần nào giải quyết được vấn đề cung cấp sách
cho mọi đối tượng trong xã hội, cung cấp đầy đủ các thể loại sách phục vụ
mọi nhu cầu của từng cá nhân.
Mỗi một thư viện đều có một cách quản lý thư viện khác nhau. Trường
ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 cũng có cách quản lý riêng của mình.
46


Thư viện của trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 được thành lập cách đây

34 năm. Mỗi cán bộ giáo viên tham gia công tác tại trường cũng như tất cả
các sinh viên đang học tại trường nếu có thẻ thư viện đều được quyền mượn
sách, đọc sách ở thư viện. Trong thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 có
các thể loại sách báo khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của bạn
đọc. Thư viện trường có kho để sách riêng, ở đó để các thể loại sách theo
từng chủ đề. Sách ở đây được sắp xếp theo từng chủ đề khác nhau. Sách ở
trong kho sách gọn gàng, ngăn lắp nên khi có nhu cầu mượn thì thủ thư có
thể lấy sách ngay cho bạn đọc làm bạn đọc không phải chờ đợi lâu. Thư viện
trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 luôn cập nhật các thông tin mới về sách do
các nhà xuất bản gửi thông tin đến. Thường xuyên mua thêm sách mới phục
vụ bạn đọc, năm học 2008-2009 này thư viện trường đã nhập về nhiều loại
giúp các giáo viên và sinh viên giảng dạy và học tập tốt hơn nữa. Thư viện
cũng đặt những loại báo để bạn đọc biết thêm các thông tin khác ở xã hội và
giải trí. Trường thường xuyên đặt các loại báo, hàng tuần đều có các loại báo
mới. Bạn đọc có thể dùng thẻ thư viện của mình để mượn sách báo đọc, tìm
hiểu bổ xung thêm cho vốn kiến thức cuả mình. Trường ĐH Sư Phạm Hà
Nội 2 có phòng đọc có điều hũa mát mẻ giúp bạn đọc thể đọc thoải mái, dễ
chịu và có hiệu quả cao nhất. Mỗi một thư viện đều có một nội quy riêng của
thư viện mình trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 đưa ra những nội quy với bạn
đọc, đối với thủ thư. Các nội quy này đựơc viết và treo ở phòng đọc để bất
kỳ bạn đọc nào vào phòng đọc đều có thể đọc được và thực hiện theo. Các
nội quy này đã được hiệu trưởng kí xác nhận với nội dung như sau:
1.2.1. Về cấp thẻ:
a. Mỗi cán bộ giáo viên, sinh viên được cấp một thẻ thư viện có giá trị
sử dụng trong thời gian ở trường.

46


b. Nghiêm cấm việc mượn thẻ của người khác. Nếu mất thẻ hoặc rách

hỏn thẻ phải báo ngay cho thư viện.
1.2.2. Về thủ tục mượn trả tài liệu:
a. Khi mượn, đọc sách, báo đọc giả phải xuất trình thẻ. Mọi thủ tục
mượn trả tài liệu phải qua thủ thư.
b. Dưới phòng đọc mỗi người chỉ được mượn từ một đến ba quyển
trong thời gian một tháng mượn sách phải trả đúng thời hạn, cần mượn thêm
phải ra hạn.
1.2.3. Về bảo quản:
a. Phải bảo quản tốt sách mượn nếulàm mất hoặc hư hỏng, vẽ bậy, viết
bẩn lên sách phải bồi thường bằng hiện vật hoặc từ hai đến ba lần giá trị tiền
mua (theo thời giá) và chịu xử lý theo qui định chung của nhà trường.
b. Cán bộ giáo viên chuyển công tác, sinh viên ra trường phải trả đầy
đủ sách đã mượn.
c. Bạn đọc đến thư viện phải mang trang phục ăn mặc lịch sự và giữ
vệ sinh chung.
1.2.4. Về thủ thư:
Thủ thư phải có tác phong, thái độ phục vụ bạn đọc đúng mức có trách
nhiệm hướng dẫn bạn đọc chọn sách, báo tài liệu đảm bảo giờ làm việc theo
quy định, thực hiện đúng nhiệm vụ, sổ sách vệ sinh kho phòng, xếp đặt ngăn
nắp.
Đó chính là những qui định chung đối với tất cả các bạn đọc cũng như
thủ thư.
1.3. Nhập thêm sách mới
Thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 thỉnh thoảng cũng mua thêm
sách mới phục vụ cho việc giảng dạy của giáo viên và của sinh viên trong
46


trường. Trong năm học 2008 - 2009 này trường đã nhập thêm về hơn 200
đầu sách các loại với nhiều chủ đề khác nhau.

Sách của thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 có mã sách được kí
hiệu như sau: Bắt đầu là 2 chữ mang ý nghĩa của chủ đề đó, tiếp sau là các
chữ số thể hiện số lượng sách. Ví dụ sách tin học, quyển sách “visual basic
& lập trình cơ sở dữ liệu“ mang kí hiệu là TH2985
Quá trình nhập sách mới được giao dịch cùng nhà xuất bản. Khi nhập
sách xong đều có phiếu nhập sách. Phiếu này có dạng như sau:
Phiếu nhập sách
STT

Mã sách

Tên sách

Thành tiền

Tổng số
Người chuyển sách

Người nhận sách

Khi nhà xuất bản gửi các thông tin về sách mới cho thư viện mà thư
viện có nhu cầu mua sách thì thủ thư sẽ trình bày với ban lãnh đạo. Ban lãnh
đạo sẽ xem xét và sẽ đưa đến quyết định chọn mua những quyển sách thấy
phù hợp nhất.
Sau khi có quyết định mua sách của ban lãnh đạo thì thủ thư sẽ trực tiếp
đặt hàng với nhà sách và tiến hành việc mua bán sách.
1.4. Về việc mượn sách
Bất kì một bạn đọc nào hiện đang công tác, học tập tại trường ĐH Sư
Phạm Hà Nội 2 mà có thẻ thư viện thì đều có quyền mượn sách của thư
46

viện trong một thời gian nhất định đã được qui định. Để có thẻ thư viện mỗi
bạn đọc phải đóng tiền làm thẻ, mỗi một thẻ là 5000 đồng. Thẻ này có thời
gian sử dụng trong suốt quá trình học tập, công tác của các cán bộ, các sinh
viên. Thẻ thư viện này có dạng như sau:
Trường ĐHSP Hà Nội 2
THẺ THƯ VIỆN
Mã thẻ:…………………….
Ảnh 3x4

Họ và tên:...............................
Nghề nghiệp:........................
Đơn vị:……………………..
Ngày...tháng...năm...
Người cấp thẻ…………..

Mỗi một bạn đọc có thể mượn một lúc từ 1 đến 3 quyển sách trong thời
gian 1 tháng. Nếu hết hạn 1 tháng mà bạn đọc vẫn muốn mượn thêm nữa thì
bạn đọc phải ra hạn thêm với thủ thư. Nếu được sự đồng ý của thủ thư thì
bạn đọc vẫn được mượn sách trong một thời gian nữa.
Đối với những bạn đọc bị mất thẻ thư viện thì phải báo ngay cho thủ
thư biết. Bạn đọc bị mất thẻ đó phải trình bày đầy đủ thông tin cần thiết như
mã thẻ, họ tên, khoá học, lớp và một số thông tin khác. Thủ thư sẽ tìm lại
trong danh sách bạn đọc, nếu có đúng thông tin về bạn đọc đó thì sẽ được
cấp thẻ lại.
Khi mượn sách bạn đọc phải có thẻ thư viện. Nếu bạn đọc muốn mượn
quyển sách nào bạn đọc ghi đầy đủ thông tin về quyển sách đó vào phiếu
mượn sách. Sau đó đưa phiếu mượn sách cùng với thẻ bạn đọc của mình cho
46

thủ thư để được mượn sách. Khi nhận được yêu cầu mượn sách của đọc giả
thủ thư kiểm tra thẻ thư viện của bạn đọc đó. Nếu đúng là thẻ của bạn đọc đó
thì mang phiếu mượn vào trong kho sách lấy sách cho bạn đọc mượn sách.
Khi lấy sách cho bạn đọc, có thể có những quyển sách có thể đáp ứng
yêu cầu mượn sách của bạn đọc, có thể quyển sách đó đã có hết người mượn
thì thủ thư phải đánh dấu vào phiếu những quyển sách cho mượn và gạch bỏ
những quyển sách đã cho mượn hết và ghi tổng số sách mà bạn đọc mượn
vào phiếu mượn.
Phiếu mượn có nội dung như sau:
Trường ĐHSP Hà Nội 2
PHIẾU YÊU CẦU
Họ và tên :.................................
Lớp:................Khoá:.................
Mã thẻ:.............
STT

Kí hiệu

Tên tài liệu

Ngày …tháng ...năm…
Kí tên
Nếu hết hạn trả sách mà bạn đọc vẫn không mang trả sách thì thủ thư sẽ
nhắc nhở bạn đọc mang trả sách của thư viện. Nếu bạn đọc vẫn cố tình
không trả thì thư thư sẽ gửi giấy báo trả sách tới bạn đọc đó. Nội dung giấy
báo như sau:
46

Trường ĐHSP Hà Nội 2
GIẤY BÁO TRẢ SÁCH
Kính gửi :..............đơn vị:………….
Thư viện yêu cầu độc giả mang trả những tài liệu đã
mượn quá
hạn,nếu không chấp hành sẽ bị xử lý theo nôi qui.
Ngày...tháng...năm...
Thư viện trường
1.5. Về việc trả sách
Mỗi đọc giả mượn sách khi đến hạn tra sách phải mang sách đến trả thư
viện. Nếu bạn đọc trả hết số sách đã mượn của thư viện thì thủ thư sẽ trả lại
bạn đọc thẻ thư viện của bạn đọc mà thư viện đã giữ khi bạn đọc mượn sách.
Nếu bạn đọc trả một vài quyển nhất định còn muốn mượn tiếp thì bạn đọc
phải ra hạn thêm thơi gian mượn và bạn đọc sẽ không được trả thẻ thư viện
lại. Thẻ thư viện chỉ được trả lại bạn đọc khi nào bạn đọc trả hết số sách đã
mượn.
1.6. Về việc hủy sách cũ
Tất cả những sách mà quá cũ, không còn phù hợp với chương trình đang
học tập thì sẽ được huỷ bỏ ra khỏi kho sách. Ngoài ra những sách đã bị rách
không thể dùng được cúng được loại bỏ. Thủ thư sẽ trực tiếp kiểm tra sách,
nếu những sách mà cần loại bỏ ra khỏi kho thì lập ra một danh sách các
quyển sách cần bỏ rồi trình lên ban lãnh đạo. Nếu ban lãnh đạo đồng ý thì sẽ
được loại bỏ.

46


1.7. Về thủ thư
Thủ thư là người trực tiếp quản lý sách trong thư viện và là người quản

lý bạn đọc. Thủ thư có thái độ phục vụ tận tình bạn đọc, có thái độ niềm nở
khi bạn đọc mượn và trả sách. Trong việc quản lý sách, hàng ngày thủ thư
phải thống kê tất cả những quyển sách mượn trong ngày và số sách mà bạn
đọc trả trong ngày. Khi sách được trả thì thủ thư mang sách vào kho cất sách
đúng theo từng chủ đề của sách.
Ngoài ra thủ thư còn trực tiếp tham gia vào việc gửi giấy báo trả sách tới
các bạn đọc đã mượn sách quá hạn mang đến trả cho thư viện. Thủ thư
thường xuyên kiểm kê số lượng sách trong kho, số lượng sách đã cho mượn
cũng như số lượng bạn đọc.
1.8. Những ưu điểm và khuyết điểm trong việc tổ chức quản lý hệ thống
thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2
Về ưu điểm:
+ Đối với mỗi bạn đọc thì việc bỏ ra 5000 đồng để làm một thẻ
thư viện mà lại có thời gian sử dụng trong suốt quá trình học tập, công tác tại
trường thì quả là một số tiền ít ỏi. Vì vậy mà hầu như tất cả các sinh viên
cũng như giáo viên trong trường đều làm thẻ thư viện. Do vậy mà rất nhiều
bạn đọc đã tham gia mượn sách của thư viện phục vụ cho việc học tập của
sinh viên và việc giảng dạy của giáo viên.
+ Thủ thư phục vụ tận tình, chu đáo, hoà đồng cởi mở tạo cho
bạn đọc một cảm giác dễ chịu, thoải mái… đối với mỗi bạn đọc khi mượn
cũng như khi trả sách.
+ Trong năm học này thư viện trường vừa nhập về hơn 2000
đầu sách các loại phục vụ cho giáo viên trong việc giảng dạy và sinh viên

46


trong việc học tập, nghiên cứu. Mỗi một quyển sách đều nhập từ 3 đến 5
quyển để có khả năng cho nhiều bạn đọc cùng được đọc sách.
+ Năm học 2006 trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 khánh thành

một thư viện 8 tầng mới đàng hoàng, khang trang, có nhiều phòng khác nhau
phục vụ việc đọc và mượn sách, trả sách được nhanh chóng thuận lợi.
+ Phòng đọc sạch sẽ, thoáng mát, có điều hòa, nên thuận tiện
cho việc tra cứu của sinh viên cũng như giáo viên.
Về nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm mà thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội
2 có được thì cũng tồn tại nhiều nhược điểm. Cụ thể như sau:
+ Mặc dù đã có những qui định đối với bạn đọc trong việc
mượn sác, trả sách nhưng vẫn còn nhiều bạn đọc không chấp hành nghiêm
chỉnh.
+ Đặc biệt, đối với các bạn đọc là giáo viên trong trường thì
việc mượn sách quá hạn diễn ra thường xuyên hơn là đối với bạn đọc là sinh
viên mà số lượng sách mượn lại nhiều nên gây ảnh hưởng đến việc mượn
sách của nhiều bạn đọc khác.
Tóm lại, cách thức tổ chức quản lý của thư viện trường ĐH Sư Phạm
Hà Nội 2 vẫn còn chưa tốt, chưa hoàn chỉnh.
Cách khắc phục:
+ Trong năm học này trường sẽ khánh thành thư viện mới có
phòng đọc, phòng mượn, trả sách riêng biệt nên vấn đề giữ yên tĩnh cho
phòng đọc được khắc phục.
+ Việc áp dụng các quy định đối với bạn đọc phải nghiêm khắc
hơn trong việc mượn sách và trả sách. Số lượng sách mượn phải đúng với
qui định và thời gian mượn cũng phải đúng, tránh tình trạng mượn sách quá
lâu không trả.
46


+ Cần có một phòng bổ xung, phòng này có nhiệm vụ cập nhật
số sách được bổ xung, huỷ bỏ các sách đến thời hạn thanh lý vào trong danh
mục thư viện.

+ Phòng đọc phải có nhiệm vụ cấp thẻ thư viện cho các bạn đọc
và huỷ bỏ các bạn đọc đã hết thời gian công tác, học tập tại trường.
+ Phòng đóng sách có nhiệm vụ bao bọc sách mới và bảo trì
sách cũ.
+ Phòng nghiệp vụ: Có trách nhiệm rà soát, thống kê sách cho
mượn, sách còn lại trong kho sách và số lượng bạn đọc để đưa ra cách thức
quản lý tốt nhất.

46


CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Giới thiệu bài toán
2.1.1. Quản lý sách
Nguồn sách quản lý là sách trong thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2.
Việc quản lý sách cần nắm được các điều sau đây:
+ Thêm sách mới.
+ Hiệu chỉnh các thông tin về sách khi có sự thay đổi.
+ Xoá sách: Khi sách đến thời kỳ cần loại bỏ thì phải bỏ sách ra
khỏi kho sách của thư viện.
+ Thông tin về sách.
2.1.2. Quản lý bạn đọc
- Bạn đọc là những người tham gia trong việc mượn, trả sách của thư viện.
- Khi bạn đọc có thẻ thư viện thì có quyền mượn sách của thư viện trong một
thời gian và số lượng sách nhất định.
- Việc quản lý bạn đọc gồm những chức năng sau đây:
+ Cập nhật bạn đọc: Nếu bạn đọc có nhu cầu mượn sách của thư
viện thì phải làm thẻ thư viện. Khi đó bạn đọc sẽ được cập nhật

vào danh sách bạn đọc.
+ Hiệu chỉnh bạn đọc: Khi có những sai sót về thông tin bạn đọc
hoặc cần thêm, bớt thông tin về bạn đọc thì sẽ phải hiệu chỉnh bạn
đọc.

46


+ Xoá bạn đọc: Khi bạn đọc ra trường hay bạn đọc không còn
công tác tại trường nữa thì bạn đọc sẽ bị xoá khỏi danh sách bạn
đọc.
2.1.3 Quản lý thủ thư
- Bao gồm việc thêm thủ thư, hiệu chỉnh thủ thư và xoá thủ thư ra khỏi thư
viện.
2.1.4. Tìm kiếm, mượn trả
- Bao gồm việc tìm kiếm sách, tìm kiếm bạn đọc, mượn sách, trả sách và
sách đọc nhiều nhất.
2.1.5. Thống kê
- Việc thông kê nhằm để nắm bắt kịp thời về số lượng sách đã cho mượn, số
lượng sách có trong kho cũng như việc quản lý số lượng bạn đọc hiện có.
- Chức năng thống kê có các công việc sau đây:
+ Thống kê bạn đọc.
+ Thống kê sách.
+ Thống kê sách đã mượn.
+ Sách quá hạn.
+ Sách phải trả.
2.2. Ngôn ngữ thực hiện
Để tạo ra chương trình quản lý thư viện có rất nhiều các công cụ, ngôn
ngữ khác nhau. Visual basic cũng là một ngôn ngữ lập trình. Việc dùng
Visual basic có rất nhiều tiện lợi cho người sử dụng trong việc tạo giao diện

cho chương trình. Trong Visual Basic việc tạo giao diện dễ dàng giúp người
sử dụng thuận tiện hơn khi thiết kế chương trình, việc tạo các nút lệnh cũng
đơn giản hơn. Chính vì thế mà việc sử dụng Visual Basic là một thuận tiện
cho người dùng. Chương trình quản lý thư viện được viết bằng ngôn ngữ lập
46


trình Visual Basic. Visual basic là ngôn nhữ lập trình hướng sự kiện có thể
giải quyết được mọi bài toán. Visual cũng có thể giải quyết bài toán quản lý.
Để phát huy hết khả năng của Visual basic ta thường sử dụng thêm Access
để cho chương trình của Visual Basic hoàn thành một cách tốt nhất.
Trong chương trình Visual Basic chúng ta thường dùng kết nối dữ liệu
với access. Trong Access chúng ta thường tạo ra các bảng dữ liệu, các kết
nối giữa các bảng. Khi tạo chương trình trong Visual Basic ta thường sử
dụng các bảng trong Access để cho chương trình hoàn thiện hơn.

46


CHƯƠNG 3

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hệ thống gồm 5 chức năng sau đây:
a) Chức năng 1: Quản lý bạn đọc
Bao gồm việc:
+ Cập nhật bạn đọc.
+ Hiệu chỉnh bạn đọc.
+ Xoá sách bạn đọc.
b) Chức năng 2: Quản lý sách

Bao gồm việc:
+ Thêm sách.
+ Hiệu chỉnh các thông tin về sách.
+ Xoá sách.
+ Thông tin về sách.
c) Chức năng 3: Quản lý thủ thư
Bao gồm việc:
+ Thêm thủ thư.
+ Hiệu chỉnh thủ thư.
+ Xoá thủ thư.
d) Chức năng 4: Tìm kiếm
Bao gồm việc:
+ Tìm kiếm sách.
+ Tìm kiếm bạn đọc.
+ Tìm kiếm thủ thư.
+ Sách đọc nhiều nhất.
46


e) Chức năng 5: Mượn trả
Bao gồm việc:
+ Mượn sách.
+ Trả sách.
f) Chức năng 6: Thống kê
Bao gồm các công việc sau:
+ Thống kê sách.
+ Tổng số sách đã mượn.
+ Thống kê bạn đọc.
+ Sách quá hạn.
+ Sách phải trả.

46


SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ
BẠN ĐỌC

QUẢN LÝ
SÁCH

QUẢN LÝ
THỦ THƯ

TÌM KIẾM

MƯỢN ,
TRẢ

CẬP NHẬP
BẠN ĐỌC

THÊM SÁCH

THÊM THỦ
THƯ

TÌM KIẾM
BẠN ĐỌC

MƯỢN SÁCH

HIỆU CHỈNH
BẠN ĐỌC

HIỆU CHỈNH
TT VỀ SÁCH

HIỆU CHỈNH
THỦ THƯ

TÌM KIẾM
SÁCH

TRẢ SÁCH

XOÁ BẠN
ĐỌC

XOÁ SÁCH

XOÁ THỦ
THƯ

TÌM KIẾM
THỦ THƯ

XOÁ SÁCH

SÁCH ĐỌC
NHIỀU NHẤT

QUẢN
LÝ KÊ
THỐNG
THỦ THƯ

THỐNG KÊ
THỐNG
BẠN
ĐỌC KÊ
BẠN ĐỌC
THỐNG KÊ
THỐNG KÊ
SÁCH
SÁCH
THỐNG
KÊ KÊ
THỐNG
SÁCH
MƯỢN
SÁCH MƯỢN

SÁCH QUÁ
HẠN

SÁCH PHẢI

TRẢ

Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý thư viện

46


3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
Các tác nhân:
Bạn đọc: Là những người tham gia mựơn sách của thư viện.
Đây có thể là giáo viên, cán bộ làm việc trong trường và các bạn
sinh viên tham gia học tập tại trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2.
Thủ thư: Là những người tham gia vào việc quản lý sách, quản
lý bạn đọc, thống kê sách trong thư viện.
Các chức năng:
Chức năng 1: Quản lý bạn đọc
Chức năng 2: Quản lý sách
Chức năng 3: Quản lý thủ thư
Chức năng 4: Tìm kiếm
Chức năng 5: Mượn trả
Chức năng 6: Thống kê
Các kho dữ liệu:
 Kho sách: Là nơi để lưu trữ sách của thư viện.
 Sổ mượn, trả: Là nơi lưu trữ những bạn đọc mượn và trả sách của
thư viện.
 Phiếu yêu cầu: Bạn đọc có thể ghi thông tin về sách cần mượn vào
phiếu yêu cầu rồi chuyển cho thủ thư.
 Danh sách bạn đọc: Lưu trữ các thông tin về bạn đọc trong thư viện.
 Danh sách thủ thư: Lưu trữ các thông tin về thủ thư.
Gải thích biểu đồ:

46


Trong biểu đồ này khi thủ thư thêm, hiệu chỉnh hay xoá bạn đọc ở
trong danh sách bạn đọc. Nếu thêm thủ thư thì danh sách bạn đọc sẽ tăng
lên, nếu xoá bạn đọc thì danh sách bạn đọc sẽ giảm xuống. Với chức năng
quản lý sách, nếu thủ thư thêm sách thì số sách trong kho sách tăng lên, nếu
xoá sách thì số sách trong kho sách giảm đi. Ngoài ra thủ thư còn có quyền
tìm kiếm bạn đọc, tìm kiếm sách để kiểm tra việc mượn sách của bạn đọc,
cũng như kiểm tra sách trong kho sách. Thủ thư cũng có quyền thống kê
sách trong chức năng quản lý sách, thống kê bạn đọc trong chức năng quản
lý bạn đọc.
Bạn đọc thì có quyền tìm kiếm sách, khi muốn mượn sách của thư
viện thì bạn đọc ghi sách cần mượn vào phiếu yêu cầu rồi gửi cho thủ thư để
được mượn sách và bạn đọc có nhiệm vụ trả sách đúng hẹn cho thư viện.
Đối với người quản trị có quyền thêm thủ thư trong danh sách thủ thư,
hiệu chỉnh các thông tin về thủ thư, và xoá thủ thư ra khỏi danh sách thủ thư.
Người quản trị cũng có thể tìm kiếm thông tin về thủ thư để hiệu chỉnh
thông tin đó.

46


Tìm kiếm sách và bạn đọc

Thủ thư

Đáp ứng mượn trả sách

Quản

lý sách

Sổ mượn trả
Mượn ,
trả sách

Quản lý
sách

Quản
lý bạn
đọc

Tìm
kiếm
sách và
bạn đọc

Quản lý
bạn đọc

Gửu phiếu
yêu cầu

Tìm
kiếm

Thống kê

Kho sách

Bạn
đọc
Danh sách bạn đọc

Phiếu yêu cầu Quản lý
thủ thư

Thống kê sách

Người quản
trị
46


Tìm kiếm sách
Thống kê
trong
Danh sách

Tìm
kiếm thủ
thư

Quản lý
thủ thư

Danh sách thủ thư

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
3.2.1. Quản lý bạn đọc

Gồm có các chức năng sau đây:
 Thêm bạn đọc
 Hiệu chỉnh thông tin bạn đọc
 Xoá bạn đọc
Các tác nhân:
 Thủ thư
 Bạn đọc
Các kho dữ liệu

46


 Danh sách bạn đọc
 Thẻ bạn đọc
Giải thích biểu đồ:
Khi thủ thư thêm bạn đọc thì thông tin bạn đọc đó được cập nhật trong
danh sách bạn đọc. Mỗi bạn đọc được thêm thì sẽ được cấp một thẻ bạn đọc.
Khi đó trong danh sách bạn đọc số lượng bạn đọc sẽ tăng lên. Thủ thư hiệu
chỉnh thông tin bạn đọc thì bạn đọc nào cần hiệu chỉnh về thông tin thì được
lấy trong danh sách bạn đọc ra. Xoá bạn đọc cũng từ trong danh sách bạn
đọc.
1: Thêm mới bạn đọc
2: Sủa thông tin bạn đọc
3: Xoá bạn đọc

Thêm bạn
đọc

Thủ thư
Thêm bạn

đọc
Cấp
thẻ

Cập
nhật
danh
sách

Hiệu chỉnh
bạn đọc

46

Xoá bạn
đọc


Sửa
thủ
thư

Thẻ bạn đọc

Hiệu chỉnh
thẻ

Danh
sách bạn đọc
Xoá

trong
danh
sách

Xoá bạn đọc

Hình 3: Quản lý bạn đọc

46


3.2.2. Quản lý sách
Gồm có các chức năng sau:
 Thêm bạn đọc
 Hiệu chỉnh bạn đọc
 Xoá bạn đọc
Các tác nhân: Thủ thư
Các kho dữ liệu : Kho sách
Hiệu chỉnh sách

Thêm
sách
Hiệu
chỉnh
sách
Cập
nhật
kho
sách
Hiệu

chỉnh
trong
kho
sách

Xoá sách

46

Thêm
sách
mới

Thủ
thư


Kho sách

Xoá trong
kho sách

Xoá sách

Hình 4: Quản lý sách

3.2.3. Quản lý thủ thư
Gồm các chức năng sau:
 Thêm thủ thư
 Hiệu chỉnh thủ thư

 Xoá thủ thư
Các tác nhân: Người quản trị
Các kho dữ liệu: Danh sách thủ thư

Thêm
thủ thư
Thêm mới
thủ thư

Người quản
trị
xoá thủ thư
Hiệu
chỉnh
thủ thư

46

Xoá thủ
thư


hiệu chỉnh
thủ thư
Xoá từ
danh
sách

Danh sách thủ thư

Cập nhật vào danh sách

Hình 5: Quản lý thủ thư

3.2.4. Tìm kiếm
Gồm có các chức năng sau:
 Tìm kiếm sách
 Tìm kiếm bạn đọc
 Tìm kiếm thủ thư
Các tác nhân:
 Thủ thư
 Bạn đọc

46