Hòa nhập vào môi trường làm việc tại công ty TNHH thương mại thời trang dệt may việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.26 MB, 77 trang )
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA: KINH TẾ PHÁ T TRIỂN
CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ LAO ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ NNL
----------
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
HÒA NHẬP VÀO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI
CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI THỜI
TRANG DỆT MAY VIỆT NAM
GVHD : Võ Thành Tâm
SVTH : Vũ Thị Ngọc Thúy
MSSV : 108208633
TP.HCM, 2012
ii
LỜI CẢM ƠN
Sau quá trình học tập tại trường Đại học Kinh tế TP.HCM và thực tập tại Công
Ty TNHH MTV Thương Mại Thời Trang Dệt May Việt Nam, em đã hiểu rõ hơn về
ngành nghề của mình. Em xin cảm ơn các thầy cô đã cho em kiến thức. Em muốn
gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Võ Thành Tâm, người đã trực tiếp hướng dẫn
em thực hiện chuyên đề.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc, các anh chị phòng Tổ Chức
Hành Chính và đặc biệt là chị Phan Thị Mỹ Thôi đã tạo điều kiện cho em hoàn
thành quá trình thực tập, hoàn thành được chuyên đề tốt nghiệp.
Cảm ơn gia đình và các bạn đã mang lại niềm vui và sự động viên lớn lao trong
khoảng thời gian căng thẳng này.
Chúc mọi người sức khỏe và thành đạt.
Vũ Thị Ngọc Thúy
iii
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lấp – Tự do – Hạnh phúc
----------------
NHẬN XÉT THỰC TẬP
Họ và tên sinh viên
MSSV
Khóa
: ………………………………………………………...
: ………………………………………………………...
: ………………………………………………………...
1. Thời gian thực tập:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
2. Bộ phận thực tập:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
4. Kết quả thực tập theo đề tài:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
5. Nhận xét chung:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Đơn vị thực tập
iv
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
v
MỤC LỤC
Lời mở đầu ................................................................................................................. 1
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về vấn đề hòa nhập vào môi trƣờng làm việc ........... 3
1.1. Các yếu tố của môi trường làm việc ............................................................... 3
1.2. Mục đích của chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc” ................ 3
1.2.1. Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức ................................... 4
1.2.2. Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng ......................... 5
1.2.3. Giảm bớt lỗi và tiết kiệm thời gian .......................................................... 5
1.2.4. Tạo một ấn tượng thuận lợi ..................................................................... 6
1.3. Các giai đoạn của chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc”.......... 6
1.3.1. Giai đoạn 1: Chương trình tổng quát ....................................................... 7
1.3.1.1.
Tổng quát về công ty...................................................................... 7
1.3.1.2.
Tuyển dụng và phát triển ............................................................... 7
1.3.1.3.
Hoàn thành công việc..................................................................... 7
1.3.1.4.
Lương bổng .................................................................................... 7
1.3.1.5.
Phúc lợi .......................................................................................... 8
1.3.1.6.
Sức khỏe và an toàn ....................................................................... 8
1.3.1.7.
Trung tâm tài nguyên xã hội .......................................................... 9
1.3.1.8.
Tương quan nhân sự ....................................................................... 9
1.3.1.9.
Đa dạng lực lượng lao động ........................................................... 9
1.3.1.10. Các chương trình và dịch vụ phục vụ nhân viên............................ 9
1.3.1.11. Các vấn đề khác ........................................................................... 10
1.3.2. Giai đoạn 2: Chương trình chuyên môn ................................................ 10
1.3.2.1.
Chức năng của bộ phận phòng ban .............................................. 11
1.3.2.2.
Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc ................................ 11
1.3.2.3.
Chính sách, thủ tục, điều lệ và quy định ...................................... 12
1.3.2.4.
Tham quan đơn vị phòng ban ...................................................... 13
vi
1.3.2.5.
Giới thiệu với các đồng nghiệp .................................................... 13
1.3.3. Giai đoạn 3: Đánh giá và theo dõi ......................................................... 13
1.4. Đào tạo cấp quản lý ...................................................................................... 14
1.4.1. Tỏ ra tin tưởng ....................................................................................... 15
1.4.2. Giải thích điểm tốt và điểm xấu của công việc...................................... 15
1.4.3. Thông báo về những điểm ưa thích hoặc không ưa thích...................... 15
1.4.4. Mô tả các tiêu chuẩn của công ty và tập quán của nhóm ...................... 15
1.4.5. Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên của nhóm ........................ 16
Chƣơng 2: Giới thiệu Công ty TNHH MTV Thƣơng Mại Thời Trang Dệt
May Việt Nam .................................................................................................. 17
2.1. Quá trình hình thành và phát triển.............................................................................. 17
2.2. Định hướng phát triển................................................................................................. 18
2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty ......................................................................... 18
2.4. Tổ chức bộ máy quản lý .................................................................................. 19
2.5. Hoạt động chính của công ty...................................................................................... 20
2.6. Kết quả hoạt động kinh doanh ................................................................................... 21
Chƣơng 3: Thực trạng hòa nhập vào môi trƣờng làm việc của nhân viên mới tại
Công ty TNHH MTV Thƣơng Mại Thời Trang Dệt May Việt Nam ............................ 23
3.1. Bản thân nhân viên mới.............................................................................................. 23
3.2. Đồng nghiệp ................................................................................................... 24
3.3. Người quản lý, lãnh đạo của công ty......................................................................... 25
3.4. Các vấn đề khác .......................................................................................................... 25
3.5. Tổng hợp dữ liệu, thực hiện phân tích EFA .............................................................. 26
3.5.1. Phân tích EFA lần thứ nhất................................................................................. 27
3.5.2. Phân tích EFA lần thứ hai................................................................................... 28
3.6. Xây dựng mô hình hồi quy......................................................................................... 29
3.6.1. Hồi quy các nhân tố lần thứ nhất........................................................................ 29
3.6.2. Hồi quy các nhân tố lần thứ hai và lần thứ ba ................................................... 30
vii
3.6.3. Hồi quy các nhân tố lần thứ tư ........................................................................... 30
3.6.4. Mô hình hồi quy .................................................................................................. 31
3.7. Dựa vào mô hình để nhận xét thực trạng hòa nhập vào môi trường làm việc của
nhân viên mới tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Thời Trang Dệt May Việt
Nam................................................................................................................................. 33
3.7.1. Mối quan hệ giữa lãnh đạo công ty, quản lý với nhân viên mới ................ 33
3.7.2. Văn hóa doanh nghiệp ........................................................................................ 34
3.7.3. Mối quan hệ giữa các nhân viên ........................................................................ 35
3.7.4. Các vấn đề khác................................................................................................... 37
Chƣơng 4: Một số giải pháp, kiến nghị ............................................................................... 38
4.1. Kiến nghị chung về vấn đề hòa nhập vào môi trường làm vịệc của nhân viên mới38
4.1.1. Đối với người lãnh đaọ/quản lý và bộ phận nhân sự ................................ 38
4.1.1.1.
Giới thiệu và giải thích các nội quy công ty ........................................... 38
4.1.1.2.
Tạo những ấn tượng ban đầu................................................................... 39
4.1.1.3.
Đánh giá khả năng và hoài bão của họ ................................................... 39
4.1.1.4.
Xây dựng niềm tự hào về công ty ........................................................... 40
4.1.1.5.
Giao lưu hai chiều .................................................................................... 40
4.1.1.6.
Khích lệ tinh thần ..................................................................................... 41
4.1.1.7.
Giúp nhân viên mới hòa nhập với đồng nghiệp ..................................... 41
4.1.1.8.
Phê bình, khen thưởng ............................................................................. 41
4.1.2. Đối với nhân viên mới ........................................................................................ 43
4.1.2.1.
Những ngày đầu vào làm việc................................................................. 44
4.1.2.2.
Chia sẻ công việc (đối với một môi trường công sở nhỏ) ..................... 44
4.1.3. Đối với nhân viên cũ ........................................................................................... 45
4.2. Kiến nghị đối với Công ty TNHH MTV Thương Mại Thời Trang Dệt
May Việt Nam....................................................................................... 45
Kết luận ........................................................................................................ 47
Tài liệu tham khảo ....................................................................................... 48
viii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
-
TGĐ, GĐ: Tổng Giám Đốc, Giám Đốc.
-
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn.
-
MTV: Một thành viên.
-
EFA (Exploratory Factor Analysis): Phân tích nhân tố khám phá.
-
MTLV: Môi trường làm việc.
ix
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ SỬ DỤNG
-
Bảng 2.1: Doanh thu, lợi nhuận của công ty giai đoạn 2006 – 2010 ............ 21
-
Biểu đồ 2.1: Doanh thu và lợi nhuận của công ty giai đoạn 2006 – 2010 .... 22
-
Bảng 3.1: Kết quả tính Cronbach’s Alpha để đo lường mức độ phù hợp của
các biến nói về bản thân nhân viên mới khi phân tích EFA .......................... 23
-
Bảng 3.2: Kết quả tính Cronbach’s Alpha để đo lường mức độ phù hợp của
các biến nói về đồng nghiệp của nhân viên mới khi phân tích EFA ............. 24
-
Bảng 3.3: Kết quả tính Cronbach’s Alpha để đo lường mức độ phù hợp của
các biến nói về người quản lý/lãnh đạo của công ty khi phân tích EFA ....... 25
-
Bảng 3.4: Kết quả tính Cronbach’s Alpha để đo lường mức độ phù hợp của
các biến nói về các vấn đề khác khi phân tích EFA (các vấn đề đó là quy
định của công ty, cảm giác đối với công việc, thời gian để hòa nhập) .... 25, 26
-
Bảng 3.5: Kết quả kiểm định KMO and Barlett’s Test ............................... 26
-
Bảng 3.6: Kết quả tính Cronbach’s Alpha để đo lường mức độ phù hợp
của tất cả các biến có ảnh hưởng đến việc hòa nhập vào môi trường làm
việc khi phân tích EFA ................................................................... 26, 27
-
Bảng 3.7: Các hệ số hồi quy trong Regression 1 .......................................... 29
-
Bảng 3.8: Các hệ số hồi quy trong Regression 4 .................................... 30, 31
-
Bảng 3.9: Đánh giá và kiểm định độ phù hợp của mô hình hồi quy ............. 32
-
Bảng 3.2: Độ tuổi trung bình của công ty năm 2010 .................................... 36
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 1
LỜI MỞ ĐẦU
Đã từ lâu, con người được xem là tài nguyên quan trọng nhất trong mọi loại hình
doanh nghiệp. Nhân lực là yếu tố quan trọng, tạo ra những đột phá trong kinh doanh
và trong mọi lĩnh vực khác. Mỗi người khi tham gia vào một tổ chức đều có mong
muốn đạt được mục đích nào đó. Con người sẽ không làm việc có hiệu quả nếu
không được tổ chức một cách hợp lý. “Tổ chức” ở đây bao gồm nhiều vấn đề như
tuyển dụng, phân công công việc, chương trình động viên khuyến khích…, trong đó
có việc giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp. Đó
là một yếu tố giữ chân và “thổi lửa” cho nhân viên mới.
Vấn đề giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc chưa được các
doanh nghiệp tại Việt Nam xem trọng. Tài liệu đề cập đến vấn đề này cũng rất ít.
Nhân viên khi mới bước vào doanh nghiệp, họ phải xoay sở để làm quen với
đồng nghiệp, cách làm việc, các quy tắc…và có vô số băn khoăn, lo lắng. Nếu
không thành công trong giai đoạn này, họ sẽ rời bỏ công ty. Đó là một sự lãng phí
thời gian, sức lực, tiền bạc của chính họ và của cả doanh nghiệp.
Bất cập, hạn chế trong vấn đề trên cũng đã và đang diễn ra tại Công ty TNHH
MTV Thương Mại Thời Trang Dệt May Việt Nam. Hi vọng chuyên đề tốt nghiệp
“Hòa nhập vào môi trường làm việc tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Thời
Trang Dệt May Việt Nam” sẽ giúp các cấp quản lý nói chung và bộ phận nhân sự
nói riêng có cái nhìn đúng đắn hơn và sẽ đưa ra những biện pháp thích hợp cho
công ty trong vấn đề này.
Chuyên đề chỉ được nghiên cứu trên phạm vi Công ty TNHH MTV Thương Mại
Thời Trang Dệt May Việt Nam.
Chuyên đề được viết dựa vào kết quả khảo sát bằng bảng câu hỏi đối với các
nhân viên mới và phân tích dữ liệu bằng phần mềm thống kê SPSS 18; kết hợp với
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 2
quan sát, đánh giá thái độ, hành vi của các cấp quản lý, các nhân viên cũ và nhân
viên mới tại Công Ty TNHH MTV Thương Mại Thời Trang Dệt May Việt Nam.
Ngoài các phần Mục lục, Lời mở đầu, Phụ lục, nội dung chuyên đề gồm 4 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về vấn đề hòa nhập vào môi trường làm việc.
Chương 2: Giới thiệu Công Ty TNHH MTV Thương Mại Thời Trang Dệt May
Việt Nam.
Chương 3: Thực trạng hòa nhập vào môi trường làm việc của nhân viên mới tại
Công Ty TNHH MTV Thương Mại Thời Trang Dệt May Việt Nam.
Chương 4: Một số giải pháp, kiến nghị.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 3
Chương 1:
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
VỀ VẤN ĐỀ HÒA NHẬP VÀO MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC
Sau khi một nhân viên hay công nhân được tuyển vào làm việc tại một công ty,
cấp quản lý phải thực hiện chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc”. Đó là
chương trình giới thiệu về tất cả những gì liên quan đến tổ chức, chính sách, điều lệ,
công việc mà nhân viên mới sẽ đảm trách. Chương trình này có thể là chính quy bài bản hoặc không chính quy bài bản.
1.1./ Các yếu tố của môi trƣờng làm việc:
-
Yếu tố cơ sở vật chất: Bao gồm các trang thiết bị phục vụ cho công việc,
phòng ốc, ánh sáng, trang trí…
-
Yếu tố văn hóa công ty: cơ sở là nội quy của công ty và nó được hoàn thiện
bởi chính nhà quản trị trong việc khéo léo xây dựng bầu không khí làm việc cho
nhân viên như sự tin tưởng, niềm đam mê, hăng say và giải quyết những mâu thuẫn,
những nhóm tiêu cực…
-
Cách thức làm việc, phong cách làm việc của công ty (chuyên nghiệp hay
không chuyên nghiệp).
1.2./ Mục đích của chƣơng trình “Hòa nhập vào môi trƣờng làm việc”:
Trong một vài ngày đầu làm việc, nhân viên mới được dự chương trình “Hòa
nhập vào môi trường làm việc”. Họ là những nhân viên mới. Không những mới đối
với công việc, mà còn mới đối với môi trường làm việc. Họ có thể là những người
làm ăn cá thể, sinh viên mới tốt nghiệp, và những người thay đổi chỗ làm. Hầu hết
những người này chưa có kinh nghiệm và có những băn khoăn, lo lắng khi bước
chân vào cơ quan mới.
Đối với nhiều công ty lớn và danh tiếng, họ áp dụng chương trình này ngay cả
đối với các ứng viên nộp đơn xin việc, nghĩa là chưa được tuyển. Mục đích của họ
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 4
nhằm làm cho người xin việc hiểu rõ về công ty để họ quyết định có nên làm việc ở
đây không. Điều này giúp cho họ khỏi thất vọng hoặc quá ảo tưởng về công ty.
Dưới đây là mục đích của chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc”:
1.2.1./ Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức:
Mục đích đầu tiên là giúp nhân viên mới thích ứng với tổ chức chính thức và tổ
chức phi chính thức. Chính thức, có nghĩa là tổ chức đó muốn nhân viên mới làm
việc có năng suất càng sớm càng tốt. Muốn vậy, nhân viên mới cần phải biết cụ thể
công việc đó ra sao, làm như thế nào… Cấp quản lý trực tiếp quản lý nhân viên đó
là hay nhất. Phi chính thức, có nghĩa là nhân viên mới được đồng nghiệp chào hỏi
với bàn tay rộng mở. Không phải bất cứ nhân viên mới nào được tuyển vào là được
đồng nghiệp chào đón niềm nở. Nếu không thực hiện cho khéo, nhân viên đó sẽ bị
nhân viên cũ cười cợt, chế giễu theo kiểu “ma cũ bắt nạt ma mới”.
Để cho nhân viên mới bớt băn khoăn lo lắng, cấp quản lý phải nỗ lực giúp cho
nhân viên này hòa nhập với tập thể. Công ty nên cử một nhân viên có thâm niên và
uy tín để đảm nhận vai trò giới thiệu này. Số người nghỉ việc phần lớn là do thất bại
trong chương trình hòa nhập này bởi vì nhân viên mới cảm thấy cô đơn, không được
đồng nghiệp chấp nhận. Tỷ lệ này cao hơn trong các xã hội có nạn kỳ thị chủng tộc.
Thường là các nhân viên nghỉ việc trong thời gian vài tháng đầu tiên hơn là các
giai đoạn khác. Ngoài nguyên nhân nêu trên còn có nhiều nguyên nhân khác. Sự
khác biệt giữa kỳ vọng với thực tế nơi làm việc được coi như cảm ứng lạc điệu
(cognitive dissonance)1. Nếu cảm ứng này cao, nhân viên mới sẽ có thể nghỉ việc.
Ngoài ra còn có các nguyên nhân gây ra lạc điệu khác. Nhân viên mới có thể
không thích các chính sách liên quan đến công việc của công ty, không thích đồng
nghiệp, sự kiểm soát của cấp trên hoặc các mối tương quan khác. Do đó, nhiệm vụ
của bộ phận nhân sự là phải làm cho nhân viên mới thích ứng được với tổ chức.
Cảm ứng lạc điệu là lý thuyết của Leon Festinger đề ra trong tác phẩm A theory of cognitive
dissonance, Stanford (Stanford University Press, 1957).
1
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 5
Điều không tránh khỏi là một số công ty tại nước ngoài, nhất là tại Mỹ đang áp
dụng chính sách tuyển công nhân làm việc chỉ trong ba tháng, chỉ vì không muốn
chi phí lao động quá cao. Theo Luật Lao động của Mỹ thì sau ba tháng, nếu còn
thâu dụng thì phải tuyển công nhân vào biên chế chính thức - có nghĩa là họ được
hưởng bảo hiểm xã hội và nhiều phúc lợi hơn. Khoản chi này rất tốn kém. Tuy
nhiên, đối với các nhân viên hoặc chuyên viên có trình độ, nếu để họ ra đi vì cảm
ứng lạc điệu thì thật là một mất mát lớn. Do đó, hầu hết các công ty của Mỹ cũng
như của nhiều nước khác, đều coi trọng chương trình “Hòa nhập vào môi trường
làm việc”. Quả thật, khi các nhân viên có kinh nghiệm ra đi thì sự mất mát không
thể tính được bởi vì chi phí đào tạo, kiến thức và kỹ năng cũng đi theo họ2.
1.2.2./ Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng:
Mục đích thứ hai của chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc” là cung
cấp thông tin chi tiết về công việc và kỳ vọng hoàn thành công việc mà cấp trên
mong đợi. Tâm lý nhân viên bao giờ cũng muốn biết chi tiết cấp trên kỳ vọng gì nơi
họ. Điều này có nghĩa là cấp trên phải đề ra tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Khi
họ hoàn thành bằng hoặc vượt mức tiêu chuẩn, họ phải được thưởng.
Ngoài ra, chương trình cũng giúp nhân viên mới hiểu biết về các quy định, chính
sách của công ty…
1.2.3./ Giảm bớt lỗi và tiết kiệm thời gian:
Một khi cấp trên đã giải thích rõ các kỳ vọng, tiêu chuẩn và chi tiết các công việc
mà nhân viên cần phải hoàn thành, thì nhân viên này mới ít mắc lỗi hơn.
Việc này cũng có nghĩa là một khi nhân viên được trang bị mọi thông tin cần
thiết, họ sẽ không mất thời gian hỏi người này người kia phải làm gì, làm thế nào,
được đánh giá ra sao, lương bổng ra sao…Cấp trên cũng đỡ mất thời gian giải thích
William H.Mobley, “Some unanswered questions in turnover and withdrawal research”, Academy
of management review (January, 1982), pp. 111 – 116.
2
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 6
và kiểm tra thường xuyên. Và như thế, nhân viên này dễ dàng bắt tay vào công việc
ngay sau khi kết thúc chương trình3.
1.2.4./ Tạo một ấn tượng thuận lợi:
Mục đích sau cùng của chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc” là
nhằm tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt đẹp về công ty xét về mặt tình cảm.
Chúng ta có thể tưởng tượng ra hình ảnh một nhân viên mới bước chân vào cơ quan
được cấp trên trực tiếp đón tiếp tử tế, được giới thiệu với các đồng nghiệp, được
cung cấp mọi thông tin cần thiết. Tất cả những điều này tạo cho người nhân viên đó
một ấn tượng tốt đẹp, thuận lợi. Cảm giác lo lắng ban đầu sẽ dần dần tan biến.
1.3./ Các giai đoạn của chƣơng trình “Hòa nhập vào môi trƣờng làm việc”:
Như đã đề cập ở trên, chương trình này có thể là bài bản, chính quy, nghi thức,
và có thể là không bài bản, nghi thức. Thường thường nếu chương trình do đồng
nghiệp đảm trách thì không bài bản và không chính quy, nghi thức nhằm mục đích
cho nhân viên mới khỏi hoang mang và khỏi hiểu sai về công ty hoặc có các thông
tin không chính xác4. Đây là trường hợp chỉ có một vài nhân viên mới vào làm việc
trong một công ty nhỏ. Tuy nhiên, không phải công ty nhỏ nào cũng áp dụng
chương trình kiểu này, và cũng không phải công ty lớn nào cũng áp dụng chương
trình chính quy, nghi thức. Tất cả còn tùy vào từng tình hình cụ thể. Phần này chỉ đề
cập đến chương trình bài bản, nghi thức.
Dù là công ty loại hình nào đi nữa, chương trình chính quy bao giờ cũng gồm hai
mức độ: chương trình trên bình diện toàn công ty và chương trình thuộc về bộ phận
phòng ban chuyên môn nơi đương sự sẽ trực tiếp làm việc. Các giai đoạn của
chương trình cũng theo thứ tự nêu trên. Sau cùng là giai đoạn theo dõi, đánh giá.
3
William B.Werther, Jr., Keith Davis, and Others, Canadian human resourse management, Third
edition (Montreal, Canada: McGraw, Hill Ryerson Limited, 1990), p.225.
4
M.R.Louis, “Surprise and sense making: What newcomers experience in entering unfamiliar
organizational settings”, Administrative science quarterly (June 1980), p.226
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 7
1.3.1./ Giai đoạn 1: Chương trình tổng quát
Đây là giai đoạn đầu tiên giới thiệu tổng quát về công ty, chính sách, thủ tục,
lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động, tương quan với công đoàn, cơ sở vật chất hạ
tầng và các yếu tố liên quan đến chi phí (gọi chung là các yếu tố kinh tế). Chương
trình này do bộ phận Nhân sự của công ty đảm trách.
1.3.1.1./ Tổng quát về công ty:
-
Mục đích của công ty.
-
Triết lý của công ty.
-
Sơ đồ tổ chức.
-
Bảng mô tả công việc.
1.3.1.2./ Tuyển dụng và phát triển:
-
Tuyển dụng.
-
Bố trí phân công, phân loại nhân viên.
-
Thuyên chuyển.
-
Giảm bớt nhân viên.
-
Hết hạn làm việc.
-
Đào tạo và phát triển.
1.3.1.3./ Hoàn thành công việc:
-
Hiện diện.
-
Giờ làm việc.
-
Giờ phụ trội.
-
Đánh giá hoàn thành công việc.
1.3.1.4./ Lương bổng:
-
Chính sách lương bổng.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
-
Trang 8
Tiền lương.
1.3.1.5./ Phúc lợi:
-
Nghỉ hè.
-
Nghỉ nghĩa vụ quân sự.
-
Nghỉ tang lễ.
-
Hẹn đi khám bệnh.
-
Nghỉ lễ.
-
Nghỉ việc riêng.
-
Nghỉ đi khám bệnh.
-
Nghỉ vì gia đình có người bệnh.
-
Nghỉ vắng mặt tổng quát.
-
Bảo hiểm y tế.
-
Bảo hiểm nhân thọ.
-
Trợ cấp tàn tật.
-
Bảo hiểm răng.
-
Phúc lợi sau khi rời công ty (ví dụ: lương hưu…).
-
Chia lời của công ty.
-
Đền bù thất nghiệp.
-
Trợ cấp giáo dục.
1.3.1.6./ Sức khỏe và an toàn:
-
Cung cấp tiện nghi cho nhân viên tàn tật.
-
Dịch vụ y tế của công ty.
-
Chính sách về ma túy và rượu chè.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
-
Vệ sinh công nghiệp.
-
An toàn lao động.
-
Hút thuốc lá.
-
Đền bù tai nạn lao động.
Trang 9
1.3.1.7./ Trung tâm tài nguyên xã hội:
-
Tư vấn về cai rượu và ma túy.
-
Tư vấn trước khi về hưu.
-
Dịch vụ phục hồi sức khỏe.
-
Các chương trình về gia đình.
-
Các dịch vụ xã hội khác.
1.3.1.8./ Tương quan nhân sự:
-
Triết lý “đường hai chiều” (có đối thoại).
-
Các dịch vụ tương quan nhân sự.
-
Giải quyết theo nhóm.
-
Chính sách kỷ luật (theo hướng) tích cực.
1.3.1.9./ Đa dạng lực lượng lao động:
-
Chủ trương của công ty đa dạng lực lượng lao động.
-
Chính sách cơ hội tuyển dụng bình đẳng.
-
Chính sách về sự quấy nhiễu tình dục.
-
Chính sách chống sự quấy nhiễu.
1.3.1.10./ Các chương trình và dịch vụ phục vụ nhân viên:
-
Tiền thưởng lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty.
-
Câu lạc bộ hiến máu.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 10
-
Chương trình khuyến khích đi xe buýt.
-
Chương trình cho vay/tạm ứng.
-
Giải trí.
-
Chương mục tiết kiệm.
-
Học bổng.
-
Chương trình tự nguyện chia sẻ công việc.
-
Mua cổ phần.
1.3.1.11./ Các vấn đề khác:
-
Thủ tục gọi điện thoại.
-
Tài sản của cá nhân.
-
Tài sản của công ty.
-
Thư từ cá nhân.
-
Xe cộ của công ty.
-
Xe cộ của nhân viên.
-
Bảo mật tài liệu của cơ quan.
-
Hồ sơ cá nhân.
Ngoài mục đích thông tin, giai đoạn này còn nhằm mục đích giảm nỗi lo lắng của
nhân viên mới. Đồng thời nó còn giúp cho công ty không bị nhân viên khiếu nại vô
cớ, hoặc đổ lỗi là họ không biết nên làm sai v.v…
1.3.2./ Giai đoạn 2: Chương trình chuyên môn
Đây là giai đoạn mà cấp quản trị trực tiếp của nhân viên mới phải đảm nhận. Nội
dung của chương trình này tùy thuộc vào các kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên
mới. Chương trình đào tạo từ đó được đặt ra. Tuy nhiên các nhân viên mới có kinh
nghiệm và kỹ năng rồi cũng cần chương trình chuyên môn này. Cần phối hợp
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 11
chương trình chuyên môn và chương trình đào tạo cho thích hợp với yêu cầu của
công việc thì nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, có năng suất hơn và thỏa mãn với
công việc hơn. Do đó, số người bỏ việc sẽ thấp hơn.
Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự sẽ trang bị cho nhân viên mới những thông
tin về các chức năng của bộ phận phòng ban; nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công
việc; các thủ tục, chính sách, luật lệ và quy định. Nhân viên mới được đi tham quan
các nơi liên quan đến đơn vị công tác. Và đặc biệt, trưởng bộ phận sẽ giới thiệu
nhân viên mới với các đồng nghiệp của đơn vị. Tiến trình hội nhập này tạo cho nhân
viên mới an tâm, thoải mái, không bị lạc lõng cô đơn.
1.3.2.1./ Chức năng của bộ phận phòng ban:
-
Mục đích và các mục tiêu ưu tiên hiện nay.
-
Cơ cấu tổ chức.
-
Các hoạt động.
-
Mối tương quan với các bộ phận phòng ban khác.
-
Mối tương quan giữa các công việc trong nội bộ phòng ban.
1.3.2.2./ Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
-
Giải thích chi tiết về công việc dựa vào bảng mô tả công việc hiện tại và các
kết quả kỳ vọng.
-
Giải thích tại sao công việc đó lại quan trọng và công việc cụ thể đó liên quan
đến các công việc khác trong đơn vị mình và trong toàn công ty như thế nào.
-
Thảo luận về các vấn đề khó khăn thường lệ và làm cách nào tránh/vượt qua
các vấn đề đó.
-
Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc và cơ sở để đánh giá hoàn thành công
việc.
-
Số giờ làm việc trong ngày và số ngày làm việc trong tuần.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 12
-
Nhu cầu giờ phụ trội.
-
Phân công làm công việc thêm (ví dụ: thay đổi nhiệm vụ để thay thế một
nhân viên vắng mặt…).
-
Kiểm tra công cụ làm việc.
-
Giải thích lấy dụng cụ ở đâu, bảo trì và sửa chữa dụng cụ.
-
Các loại dịch vụ hỗ trợ, khi nào và làm thế nào để được hỗ trợ.
-
Mối tương quan với thanh tra nhà nước.
1.3.2.3./ Chính sách, thủ tục, điều lệ và quy định:
-
Các luật lệ hay điều lệ đối với công việc và/hoặc đối với bộ phận, đơn vị.
-
Xử lý trường hợp cấp bách.
-
An toàn lao động và phòng ngừa tai nạn.
-
Tường trình các sự cố và tai nạn.
-
Các tiêu chuẩn sạch sẽ và vệ sinh.
-
Những vấn đề an ninh và chi phí cho các vấn đề này.
-
Tiếp xúc với người bên ngoài.
-
Ăn uống, hút thuốc…trong đơn vị .
-
Di chuyển đồ vật ra khỏi đơn vị công tác.
-
Kiểm tra thiệt hại.
-
Bảng chấm công, giờ giấc.
-
Những lúc giải lao và nghỉ ngơi.
-
Giờ giấc ăn trưa.
-
Gọi và nhận điện thoại.
-
Xin hoặc yêu cầu cung cấp dịch vụ.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 13
-
Việc kiểm tra và đánh giá hoàn thành công tác.
-
Thông báo đăng ký xin làm công việc cao hơn và yêu cầu tái phân công.
1.3.2.4./ Tham quan đơn vị phòng ban:
-
Phòng vệ sinh và phòng tắm.
-
Bình chữa lửa và trạm cứu hỏa.
-
Đồng hồ báo giờ.
-
Các ống khóa.
-
Xin phép vào và ra khỏi cơ quan.
-
Hệ thống nước.
-
Khu vực của các quản đốc.
-
Bộ phận cung cấp và bảo trì phòng ốc.
-
Văn phòng y tế và an ninh.
-
Các khu vực được hút thuốc lá.
-
Vị trí các khu vực dịch vụ phục vụ nhân viên.
-
Bộ phận cứu thương.
1.3.2.5./ Giới thiệu với các đồng nghiệp.
1.3.3./ Giai đoạn 3: Đánh giá và theo dõi
Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự phối hợp với các phòng ban đánh giá và
theo dõi. Trước tiên, bộ phận nhân sự cần kiểm tra xem công ty đã thực hiện đầy đủ
chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc” chưa. Nhà quản trị nên thường
xuyên kiểm tra xem nhân viên mới làm việc thế nào và trả lời mọi câu hỏi có thể
nảy sinh sau khi thực hiện chương trình. Bộ phận nhân sự nên có lịch theo dõi sau
khi nhân viên mới đã làm việc sau một tháng.
Danh mục kiểm tra chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc”:
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 14
-
Bạn đã giới thiệu tóm tắt về doanh nghiệp chưa?
-
Bạn đã giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức chưa?
-
Bạn đã trao cẩm nang (nếu có) cho nhân viên chưa?
-
Bạn đã giải thích về công việc chưa?
-
Bạn đã giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp chưa?
-
Bạn đã bố trí, giới thiệu nơi làm việc cho nhân viên mới chưa?
-
Bạn đã có lời thông báo chào đón chưa?
-
Bạn có một bảng danh mục “Hòa nhập vào môi trường làm việc” không và
bạn đã hoàn thành tất cả các mục trong bảng danh mục đó chưa?
Mục đích của việc đánh giá này nhằm xác định xem chương trình hiện thời có
đáp ứng nhu cầu của công ty và của nhân viên mới hay không và tìm cách cải tiến
chương trình.
Thông tin phản hồi từ các nhân viên mới là một phương pháp đánh giá hiệu quả.
Thông tin phản hồi có thể thu thập được qua các phương pháp sau đây:
-
Yêu cầu nhân viên mới điền vào bảng câu hỏi mà không ký tên.
-
Phỏng vấn các nhân viên mới theo mẫu ngẫu nhiên.
-
Có các buổi thảo luận nhóm với các nhân viên mới đã thích ứng với công việc.
Sau cùng, cơ quan cần phải ý thức rằng chương trình “Hòa nhập vào môi trường
làm việc” rất có ảnh hưởng đến việc hoàn thành công việc của họ sau này. Do đó,
cấp quản trị cần thực hiện chương trình này một cách có kế hoạch và hệ thống.
1.4./ Đào tạo cấp quản lý:
Việc đào tạo cấp quản lý để họ thực hiện chương trình này thành công là điểm tối
cần thiết. Các chuyên viên nhân sự có thể cung cấp thông tin về tổ chức cho nhân
viên mới tuyển, nhưng chính cấp quản lý trực tiếp là người phải làm cho nhân viên
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 15
đó hòa nhập thành công vào khung cảnh làm việc. Phải đào tạo cấp quản lý làm
được những việc:
1.4.1./ Tỏ ra tin tưởng:
Người quản lý trước hết phải tỏ ra tin tưởng rằng nhân viên mới có thể làm công
việc tốt. Cấp quản lý trực tiếp cần phải khẳng định với họ rằng cơ quan đã không
tuyển họ nếu không tin rằng họ có thể làm được việc. Đây là quan niệm của người
Nhật và Mỹ, đặc biệt là người Nhật. Tại các công ty Nhật, vào ngày đầu tiên làm
việc, cấp quản lý trực tiếp thường giao những công việc tương đối dễ để nhân viên
mới phấn khởi tự tin. Và sau khi hoàn thành công việc trong ngày, cấp quản lý khen
tặng ngay. Điều này tạo một tâm lý và ấn tượng tốt cho nhân viên mới ngay ngày
đầu tiên.
1.4.2./ Giải thích điểm tốt và điểm xấu của công việc:
Không có công việc nào dù hấp dẫn cách mấy mà không có mặt trái của nó. Có
thể công việc đó nhàm chán (điểm xấu) nhưng lại ít gây mệt mỏi (điểm tốt)
v.v…Nhiều cấp quản lý thường nhấn mạnh đến mặt tốt mà bỏ mặc nhân viên mới tự
tìm hiểu mặt xấu của công việc, đó là điều không nên.
Nói tóm lại, nhân viên mới hiểu rõ công việc của mình một cách thực tế thì sẽ
không có những giây phút ngạc nhiên khó chịu đối với việc mình làm.
1.4.3./ Thông báo về những điểm ưa thích hoặc không ưa thích:
Mỗi cấp quản lý có cách làm việc riêng, có sở thích riêng khi làm việc. Hiểu
được điều này, nhân viên mới dễ dàng thích ứng với môi trường làm việc hơn.
Chẳng hạn: Có người thích gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ trong lúc làm việc; có
người ghét ai làm việc mà gác chân lên bàn/ghế…
1.4.4./ Mô tả các tiêu chuẩn của công ty và tập quán của nhóm:
Có rất nhiều đề tài của chương trình “Hòa nhập vào môi trường làm việc” (như
đã trình bày ở phần II). Tuy nhiên, việc giải thích và mô tả các tiêu chuẩn của công
việc do công ty ấn định là việc rất quan trọng. Ngoài ra, cấp quản lý phải mô tả các
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
Chuyên đề tốt nghiệp
Trang 16
tập quán của nhóm công tác để nhân viên mới sớm hội nhập vào khung cảnh làm
việc ngay. Các luật lệ, thủ tục của công ty liên quan đến bô phận chuyên môn cũng
cần được giải thích cặn kẽ.
1.4.5./ Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên của nhóm:
Điểm mấu chốt của chương trình vẫn là nghệ thuật của cấp quản lý biết cách giới
thiệu thành viên mới với các thành viên của nhóm công tác. Nhà quản lý cần phải
hiểu rằng nhóm phi chính thức và nhất là lãnh đạo của nhóm phi chính thức rất quan
trọng trong chương trình hòa nhập này. Sự sai lầm hoặc vụng về, yếu kém của cấp
quản lý khi giới thiệu thành viên mới với nhóm phi chính thức sẽ làm cho nhân viên
mới khó được chấp nhận vào cộng đồng.
GVHD: Võ Thành Tâm
SVTH: Vũ Thị Ngọc Thúy
