Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp việt nam nhằm mục đích tin học hóa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

NGUYỄN HỒNG HÀ

LUẬNVĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2001


MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Kế toán là một công cụ quan trọng trong hệ công cụ quản lý kinh tế. Thông
qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho
những người sử dụng để đưa ra quyết đònh. Cùng với sự phát triển nhanh chóng
của lực lượng sản xuất, kế toán cần phải được thường xuyên hoàn thiện để có
thể áp dụng tốt các thành tựu của khoa học-công nghệ nhằm nâng cao năng
suất và hiệu qủa của hệ thống.
Trong chiến lược tài chính, tiền tệ giai đoạn 2000-2010, Đảng và nước ta
đã xác đònh ”… tài liệu, sổ kế toán, kiểm toán, thống kê phải có đủ cơ sở
pháp lý rõ ràng dựa trên những chuẩn mực tiến dần tới thông lệ quốc tế và
sử dụng những phương tiện kỹ thuật hiện đại, tiến tiến”. [1, trang 8]. Trong
đònh hướng phát triển hệ thống kế toán Việt nam giai đoạn 2000 - 2010, tại kỳ
sinh hoạt câu lạc bộ kế toán trưởng lần thứ 20 tại thành phố Hồ Chí Minh, Hội
kế toán Việt nam cũng đã xác đònh: ”… thực hiện vi tính hóa hầu hết các đơn
vò kế toán và các phần hành kế toán, bảo đảm yêu cầu cung cấp kòp thời
nhanh chóng, chính xác và đầy đủ nhất mọi thông tin tài chính và một phần
lớn các thông tin quản trò doanh nghiệp”. [13]
Hệ thống kế toán Việt nam, sau một qúa trình phát triển, đã từng bước đáp
ứng được nhiệm vụ của công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt nam xã hội

chủ nghóa. Tuy nhiên, đối chiếu với yêu cầu của cải cách kinh tế và quan điểm
hiện đại về kế toán, hệ thống kế toán hiện hành vẫn bộc lộ một số tồn tại. Hệ
thống chưa đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho những người sử dụng, các thủ tục
và phương pháp kế toán được thiết kế nặng về phương pháp vận hành thủ công
nên chưa tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hóa các phần hành kế toán,
các điều kiện môi trường vó mô cho việc tin học hóa kế toán còn thiếu.
Vì những lý do trên, việc hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện
hành để đáp ứng được yêu cầu của một hệ thống thông tin, phù hợp với sự phát
triển của công nghệ thông tin nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng tin
học trong công tác kế toán là yêu cầu khách quan. Do đó, chúng tôi nghiên cứu
đề tài:
1


”MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM NHẰM MỤC ĐÍCH TIN HỌC HÓA”
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Dựa trên quan điểm kế toán là một hệ thống thông tin, mô hình kế toán tin
học hóa, thực trạng hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và thực tiễn ứng
dụng tin học trong công tác kế toán tại một số doanh nghiệp, luận án nhằm đưa
ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp nhằm
mục đích tin học hóa.
3. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Hệ thống kế toán là một khái niệm rộng, bao gồm nhiều yếu tố cấu thành,
nhiều hệ thống con, và có nhiều giác độ nghiên cứu. Luận án không đề cập đến
tất cả các vấn đề của hệ thống kế toán mà chỉ nghiên cứu trong phạm vi chế độ
kế toán doanh nghiệp gồm hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài
chính. Luận án cũng chủ yếu đề cập đến kế toán tài chính và chỉ nghiên cứu hệ
thống kế toán dưới giác độ xử lý thông tin. Cụ thể:
+Nghiên cứu một số vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin kế toán, làm

rõ quan điểm kế toán là một hệ thống thông tin và mô hình kế toán trong môi
trường tin học.
+Nghiên cứu hệ thống kế chế độ toán doanh nghiệp hiện hành, khảo sát
thực tế việc áp dụng tin học trong công tác kế toán tại một số doanh nghiệp.
+Đề xuất một số giải pháp nhằm mục đích làm cho hệ thống kế toán hiện
hành phù hợp với phương pháp xử lý thông tin của máy tính và tạo điều kiện
thuận lợi cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu tổng quát của luận án là phương pháp duy vật
biện chứng và quan điểm duy vật lòch sử. Trong từng nội dung nghiên cứu, luận
án sử dụng các phương pháp chuyên môn như phương pháp phân tích và tổng
hợp, phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống để giải quyết các nhiệm vụ
nghiên cứu cụ thể.

2


5. KẾT CẤU CỦA LUẬN ÁN
Ngoài phần mở đầu, kết luận và các phụ lục, nội dung luận án gồm 3
chương:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam hiện hành.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt
nam nhằm mục đích tin học hóa.

3


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1. Bản chất của kế toán
Cùng với qúa trình phát triển của xã hội, quan niệm về kế toán có sự thay
đổi và phụ thuộc vào điều mà những nhóm người khác nhau trong xã hội đòi
hỏi ở kế toán. Trong phần này, chúng tôi đưa ra một số quan niệm làm cơ sở
cho việc nghiên cứu.
Theo ủy ban thuật ngữ của viện kế toán công chứng Hoa kỳ(AICPA) năm
1941, “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý
nghóa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện
mà ít nhiều có liên quan đến tài chính và giải thích kết qủa của việc ghi chép
này” [34, trang 2]. Theo Hội kế toán Hoa kỳ (AAA) năm 1966, “Kế toán là một
qúa trình nhận diện, tổng hợp, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để giúp
cho những người sử dụng các thông tin đó đánh giá và ra quyết đònh”. Năm
1970, Viện kế toán công chứng Hoa kỳ cho rằng kế toán là một hoạt động có
tính chất dòch vụ và chức năng của kế toán là “Cung cấp thông tin đònh lượng,
chủ yếu có bản chất tài chính, về các đơn vò kinh tế, nhằm giúp ích cho việc
làm các quyết đònh kinh tế” [34, trang 3]. Theo hội đồng chuẩn mực kế toán
quốc tế năm 1996 “Kế toán là một hệ thống thông tin. Nó đo lường, xử lý và
cung cấp thông tin tài chính của một tổ chức” [15, trang 4]. Theo điều lệ tổ chức
kế toán nhà nước Việt nam năm 1961, “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán
bằng con số dưới hình thức giá trò, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới
hình thức giá trò để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản,
qúa trình và kết qủa kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước, cũng
như của tổ chức, xí nghiệp”.
Qua các quan niệm trên, chúng ta thấy kế toán được xem là một khoa học
về xử lý thông tin, một hoạt động dòch vụ cung cấp thông tin. Bản chất của kế
toán là một hệ thống xử lý thông tin có chức năng đo lường, xử lý và truyền đạt
thông tin tài chính của một tổ chức kinh tế cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng
thông tin làm cơ sở ra quyết đònh. Hệ thống kế toán nhận dữ liệu phát sinh từ
hoạt động sản xuất kinh doanh, đo lường chúng bằng cách ghi chép lại, sau đó
4

sắp xếp, phân loại và tổng hợp dữ liệu thu được để tạo ra thông tin hữu ích và
truyền đạt những thông tin đó đến người sử dụng thông qua hệ thống báo cáo
bằng ngôn ngữ riêng của kế toán. Do đó, sự phát triển của kế toán gắn liền với
sự phát triển của công nghệ thông tin.
1.2. Vò trí của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
1.2.1. Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin quản trò.
Theo cách hiểu chung nhất, hệ thống là tổng thể gồm các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình
tự nhằm tạo thành một chỉnh thể thống nhất, có khả năng thực hiện được một số
chức năng hoặc mục tiêu nhất đònh [14, trang 11]. Tính chất quan trọng nhất của
hệ thống là khả năng mới và vượt trội của hệ thống mà các phần tử của hệ
thống không có được. Một hệ thống có thể bao gồm các hệ thống con có tính
chất như là một hệ thống. Giới hạn của hệ thống được gọi là đường biên và bên
ngoài đường biên là môi trường của hệ thống. Cấu trúc của hệ thống bao gồm
các yếu tố cơ bản sau đây:
+Mục tiêu của hệ thống: là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có
tại một thời điểm hay sau một khoảng thời gian nhất đònh.
+Đầu vào của hệ thống: là những tác động của môi trường đến hệ thống.
+Đầu ra của hệ thống: là những tác động của hệ thống đến môi trường của
nó.
+Cấu trúc của hệ thống: là cách sắp xếp các phần tử trong hệ thống để tạo
thành một chỉnh thể. Muốn hệ thống hoạt động tối ưu cần phải lựa chọn cách
sắp xếp các phần tử một cách tốt nhất.
+Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, các điều kiện bên ngoài đường
biên và có ảnh hưởng đến kết qủa hoạt động của hệ thống.
Theo quan điểm hệ thống, doanh nghiệp là một hệ thống gồm tập hợp
nhân viên, nguyên vật liệu, qui tắc quản lý, kinh nghiệm, cơ cấu tổ chức,…
nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Một doanh nghiệp thường bao

gồm 3 hệ thống con: hệ thống quyết đònh, hệ thống thông tin và hệ thống tác
nghiệp. Hệ thống quyết đònh liên quan đến các hoạt động quản lý như quyết
đònh chiến lược, chiến thuật,…hệ thống tác nghiệp liên quan đến các hoạt động
nghiệp vụ như hoạt động sản xuất, tìm kiếm khách hàng,…Hệ thống thông tin
đóng vai trò trung tâm liên kết giữa hệ thống quyết đònh và hệ thống tác
5


nghiệp, làm cho các hệ thống này vận hành nhằm đạt mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Hệ thống thông tin gồm tập hợp thông tin (hữu ích hay vô ích, có
hình thức hay phi hình thức, có cấu trúc hay không) luân chuyển trong doanh
nghiệp, cách thức sử dụng chúng, các phương tiện giúp xử lý thông tin,… Một hệ
thống tích hợp người-máy được tổ chức để cung cấp thông tin giúp con người
trong hoạt động sản xuất, quản lý và ra quyết đònh gọi là hệ thống thông tin
quản trò (MIS). Hệ thống thông tin quản trò thường bao gồm các hệ thống con:
hệ tiếp thò, hệ sản xuất, hệ kinh doanh, hệ kế toán, hệ kiểm soát nội bộ và hệ
thông tin nguồn nhân lực. Trong đó, hệ thông tin kế toán là bộ phận quan trọng
nhất của MIS. Dữ liệu phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh được chuyển
đến hệ thống kế toán. Hệ thống kế toán ghi nhận, xử lý, tổng hợp thành các
thông tin hữu ích và truyền tải đến người sử dụng thông qua các báo cáo kế
toán. Căn cứ những thông tin này, người quản lý đưa ra quyết đònh hoặc tác
động vào hệ thống kế toán thể hiện nhu cầu thông tin, hoặc tác động vào hệ
thống sản xuất làm nảy sinh dữ liệu mới tiếp tục được chuyển vào để xử lý
trong hệ thống kế toán.
Tóm lại, hệ thống thông tin quản trò (MIS) đóng vai trò trung tâm liên kết
các hệ thống trong một doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp hoạt động theo
mục tiêu đã đònh, trong đó hệ thống thông tin kế toán có vai trò đặc biệt quan
trọng trong MIS.
Minh họa 1.1 - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Người ra quyết đònh

Quyết đònh

Nhu cầu
thông tin

Hoạt
động
kinh
doanh

Thông tin

HỆ THỐNG KẾ TOÁN
Dữ
li ä

Đo
lường

Xử
lý

Truyền tin

1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
6


Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản trò và được thực hiện

trong mọi qui trình quản lý bởi hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ là
một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vò nhằm bảo
đảm hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục đích: [21, trang 37]
+Cung cấp thông tin đáng tin cậy ;
+Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu qủa mọi nguồn lực, ngăn ngừa và
phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích
hay vượt quyền;
+Đánh giá kết qủa hoạt động để nâng cao hiệu qủa điều hành;
+Mọi thành viên trong đơn vò phải tuân thủ các chính sách và qui đònh nội
bộ.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 3 bộ phận: môi trường kiểm soát, hệ
thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm
soát nội bộ là hai hệ thống độc lập nhưng có mối quan hệ tương tác với nhau.
Sự tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là yêu cầu khách quan trong hệ thống
thông tin quản trò, ngược lại hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời trên cơ sở nhu cầu
kiểm soát của nhà quản lý trong những điều kiện nhất đònh. Hệ thống kế toán là
một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông qua việc thực
hiện chức năng thông tin, hệ thống kế toán vừa cung cấp thông tin theo yêu cầu
quản lý, vừa thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động của đơn vò, góp phần
thực hiện các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh
sẽ bảo đảm thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao.
Như vậy, hệ thống kế toán vừa cung cấp thông tin cho hệ thống kiểm soát
nội bộ vừa tiếp nhận thông tin phản hồi để hoàn thiện hệ thống. Hệ thống kế
toán tốt phải được thiết kế sao cho có thể vận dụng kiểm soát nội bộ để hạn chế
ảnh hưởng tiêu cực của môi trường làm giảm chất lượng thông tin được cung
cấp.
1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
1.3.1. Mục tiêu của kế toán.
7

Mục tiêu cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin tài chính của một doanh
nghiệp cho các đối tượng sử dụng để làm căn cứ đề ra các quyết đònh kinh tế.
Thông tin do kế toán cung cấp cần thiết cho nhiều đối tượng khác nhau: những
người ở trong hay ngoài doanh nghiệp và có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp
đối với doanh nghiệp đó. Đó là chủ doanh nghiệp, nhà quản trò, nhà đầu tư, chủ
nợ, các cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng, nhà cung cấp, người lao động,
các tổ chức phi chính phủ,…
Minh họa 1.2 - CÁC ĐỐI TƯNG SỬ DỤNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Nhà
quản lý
Chủ DN
HĐ quản trò

Người có lợi
ích trực tiếp
Nhà đầu tư

Người có lợi ích
gián tiếp
Thuế

Chứng khoán Thống kê

Chủ nợ

Kế hoạch

Ban giám đốc

Khách hàng
Nhân viên
Đối tượng #

Mỗi đối tượng sử dụng có nhu cầu thông tin kế toán khác nhau để đưa ra
các loại quyết đònh khác nhau. Bảng sau đây minh họa tổng quát nhu cầu thông
tin kế toán của một số nhóm đối tượng đối với từng loại quyết đònh.[24, trang
18]
Minh họa 1.3 - NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐỐI
TƯNG
Nhóm đối tượng

Quyết đònh có nhu cầu thông tin

Cổ đông

Mua, bán hay nắm giữ cổ phiếu

Chủ nợ

Tăng, giảm hay giữ nguyên mức tín dụng nợ

Nhân viên

Yêu cầu tăng lương, thay đổi việc làm

Chính quyền

Tính thuế, đánh giá tác động của DN đến môi trường

Khách hàng

Mua sản phẩm của doanh nghiệp

Nhà quản trò

Xác đònh trình độ và hiệu qủa để điều hành hoạt động

Công chúng

Đánh giá tác động về kinh tế và xã hội của doanh nghiệp

Như vậy, thông tin do hệ thống kế toán cung cấp rất đa dạng vì các đối
tượng có nhu cầu sử dụng thông tin rất khác nhau. Điều đó đặt ra vấn đề thiết
8


kế hệ thống kế toán có đủ khả năng cung cấp lượng thông tin cần thiết cho mọi
đối tượng.
1.3.2. Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán.
Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là dữ liệu phát sinh từ hoạt động
sản xuất kinh doanh như mua hàng, bán hàng,…Các dữ liệu này có nhiều hình
thức biểu hiện khác nhau: có hình thức vật chất hoặc phi vật chất, có thể lượng
hóa và biểu hiện bằng tiền hoặc không. Tuy nhiên, hệ thống kế toán chủ yếu
ghi nhận dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế biểu hiện được bằng thước đo tiền tệ.
Các dữ liệu này có thể được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán hoặc thông qua
các hệ thống thông tin khác trong MIS. Vì dữ liệu đầu vào là nguyên liệu của
hệ thống thông tin kế toán nên việc nhận biết một cách rõ ràng và đầy đủ các
đặc tính của dữ liệu là vấn đề rất quan trọng. Muốn vậy, phải thiết kế tốt biểu
mẫu thu thập dữ liệu, phải tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu để thu thập

chính xác, kòp thời, đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời,
phải tổ chức tốt việc luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận sao cho tránh trùng
lắp, bảo đảm thông tin đầu ra chỉ xuất phát từ một nguồn dữ liệu duy nhất.
1.3.3. Đầu ra của của hệ thống thông tin kế toán.
Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là dữ liệu đã qua xử lý thể hiện
thông tin hữu ích cho việc đề ra quyết đònh kinh tế. Thông tin này được truyền
đạt đến người sử dụng thông qua hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản
trò. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS1, [32, trang 8]. Hệ thống báo cáo tài
chính đầy đủ gồm: Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet); Báo cáo thu nhập
(Income Statement); Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu (Changes in Equity
Statement); Báo cáo lưu chuyển tiền (Cash Flow Statement); Chính sách kế
toán và các thuyết minh (Accouting Policies & Notes).
Mỗi báo cáo phải trình bày: tên doanh nghiệp lập báo cáo, báo cáo của
doanh nghiệp hay tập đoàn, ngày và kỳ báo cáo, đơn vò tiền tệ báo cáo, mức độ
chính xác.
Bảng cân đối kế toán là báo cáo phản ánh tình trạng tài chính của một
doanh nghiệp tại một thời điểm. Thông tin trên bảng cân đối kế toán gồm các
yếu tố:
+Tài sản, bao gồm bất động sản, nhà xưởng, thiết bò; tài sản tài chính, tài
sản vô hình, hàng tồn kho, các khoản đầu tư theo phương pháp góp vốn, tiền và
9


các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu thương mại và các khoản phải
thu khác.
+Nợ phải trả, bao gồm các khoản phải trả thương mại và các khoản phải
trả khác, nghóa vụ nợ, các khoản dự phòng, thuế, các khoản nợ có lãi suất.
+Vốn chủ sở hữu, gồm vốn đã phát hành, các khoản dự trữ,…
Ngoài ra, có thể trình bày thêm các thông tin khác trên cùng bảng cân đối
kế toán hoặc trên báo cáo thuyết minh.

Nội dung của bảng cân đối kế toán được trình bày thành 2 phần: phần tài
sản và phần nguồn vốn, gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Hai phần của bảng
có thể sắp xếp theo kiểu hai bên hay kiểu một bên. Kiểu hai bên có ưu điểm dễ
hiểu, dễ đọc và dễ phân tích thông tin nhưng có nhược điểm là khó tạo lập trong
điều kiện xử lý bằng máy tính. Mẫu bảng cân đối kế toán kiểu một bên thuận
lợi cho việc tạo lập nhất là trong môi trường áp dụng máy tính nên hiện nay,
bảng cân đối kế toán thường được thiết kế theo hình thức một bên (xem phụ lục
1.1).
Báo cáo thu nhập là báo cáo cung cấp thông tin về kết qủa hoạt động của
một doanh nghiệp trong một thời kỳ. Thông tin tối thiểu phải trình bày trên báo
cáo thu nhập gồm: Doanh thu, kết qủa của hoạt động kinh doanh, chi phí tài
chính, lãi lỗ của các khoản đầu tư, các khoản bất thường, thuế thu nhập, lỗ lãi từ
các hoạt động thông thường, lãi lỗ thuần trong niên độ, lãi lỗ của các đơn vò liên
kết và liên doanh theo vốn góp. Ngoài ra, cần trình bày thêm trong báo cáo thu
nhập hay trong báo cáo thuyết minh phân tích chi phí dựa trên bản chất và chức
năng, cổ tức trên từng cổ phiếu.
Báo cáo thu nhập có 2 hình thức thông dụng: dạng đơn bước và dạng đa
bước. Báo cáo thu nhập dạng đa bước (xem phụ lục 1.2) được lập thông qua
nhiều bước khấu trừ chi phí để xác đònh các khoản thu nhập và tổng thu nhập.
Dạng mẫu đa bước thích hợp cho việc minh họa nguyên tắc kế toán và phù hợp
đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhược điểm của mẫu báo cáo này là khó
xử lý trong môi trường máy tính. Báo cáo thu nhập dạng đơn bước được trình
bày bằng cách liệt kê các khoản mục doanh thu và chi phí sau đó thực hiện một
bước khấu trừ chi phí để xác đònh thu nhập. Dạng mẫu báo cáo này đơn giản, cô
đọng nên thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn và thích hợp với giải thuật
xử lý của máy tính. Nhược điểm của mẫu báo cáo này là ý nghóa phân tích
10


không cao. Gần đây, mẫu báo cáo thu nhập dạng đơn bước ngày càng được sử

dụng rộng rãi do tính đơn giản và dễ tạo lập của nó. [29, trang 132].
Minh họa 1.4 - BÁO CÁO THU NHẬP DẠNG ĐƠN BƯỚC
Công ty phụ tùng Shafer
BÁO CÁO THU NHẬP
Của tháng kết thúc ngày 31 tháng 01 năm 19xx
DOANH THU
Doanh thu bán hàng

$289.656

Thu nhập từ tiền lãi

1.400

Cộng doanh thu

$291.056

CHI PHÍ
Giá vốn hàng bán

$181.260

Chi phí bán hàng

54.780

Chi phí quản lý chung

34.504

Chi phí tiền lãi
Cộng chi phí
LÃI RÒNG

2.631
273.175
$17.881

Báo cáo lưu chuyển tiền là báo cáo trình bày những thay đổi về tiền và các
khoản tương đương tiền phân theo các loại hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài
chính. Để lập báo cáo lưu chuyển tiền có thể áp dụng 2 phương pháp với 2 mẫu
trình bày khác nhau: phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp. Theo
phương pháp trực tiếp, báo cáo lưu chuyển tiền được lập bằng cách xác đònh và
phân tích trực tiếp các khoản thực thu, thực chi. Theo phương pháp gián tiếp,
báo cáo lưu chuyển tiền được lập bằng cách điều chỉnh lợi nhuận ròng sau thuế
của hoạt động sản xuất kinh doanh khỏi ảnh hưởng của các khoản không liên
quan đến thu, chi tiền nhưng làm thay đổi lợi nhuận và loại trừ các khoản tiền
làm thay đổi lợi nhuận nhưng được tính vào lưu chuyển tiền của hoạt động đầu
tư và tài chính. Hai phương pháp này chỉ khác nhau bởi cách trình bày luồng
tiền từ hoạt động kinh doanh. Phương pháp trực tiếp có ưu điểm dễ hiểu, dễ lập
và thích hợp với môi trường xử lý bằng máy vi tính. Phương pháp gián tiếp cung
cấp được nhiều thông tin về tình hình tài chính hơn, có ý nghóa phân tích cao
hơn nhưng khó tạo lập, nhất là trong điều kiện áp dụng máy tính.

11


Tóm lại, thông tin đầu ra của hệ thống kế toán được thể hiện trên các báo
cáo kế toán, trước hết là các báo cáo tài chính. Mỗi báo cáo tài chính có thể có

2 cách trình bày (hay 2 phương pháp lập) với những ưu, nhược điểm riêng. Để
bảo đảm thông tin được cung cấp nhanh chóng, cần phải chọn cách trình bày
hoặc phương pháp lập thích hợp với qui trình xử lý thông tin của hệ thống hiện
hành. Có như vậy, năng suất và hiệu qủa của hệ thống thông tin kế toán mới
được nâng cao.
1.3.4. Tài khoản và ghi sổ kép
Tài khoản. Để theo dõi sự biến động và tổng hợp số liệu theo từng đối
tượng phục vụ cho việc lập báo cáo, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải
được phân loại và ghi chép vào những hồ sơ nhất đònh. Phương pháp của kế
toán nhằm phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt
theo từng đối tượng gọi là phương pháp tài khoản. Mỗi tài khoản là một đơn vò
lưu trữ dữ liệu về một đối tượng kế toán như một khoản mục về tài sản, một
khoản mục về nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu. Dạng tổng quát của tài khoản
gồm tên tài khoản (được ghi số hiệu), bên ghi Nợ (bên trái) và bên ghi Có (bên
phải). Sai biệt giữa bên Nợ và Có là số dư của tài khoản và được ghi vào vế có
số liệu lớn hơn. Vì nhu cầu thông tin trên báo cáo kế toán gồm nhiều khoản
mục, nên kế toán cần sử dụng nhiều tài khoản. Số lượng các tài khoản cần thiết
phụ thuộc vào nhu cầu thông tin trên báo cáo kế toán. Trong hệ thống tài
khoản, các tài khoản được đánh số theo một cách mã hóa nhất đònh để thuận
tiện cho việc tra cứu số liệu. Mã số của tài khoản thường gồm 3 thành phần:
thành phần thứ nhất bên trái phản ánh loại, thành phần thứ hai tiếp theo phản
ánh nhóm và thành phần thứ ba phản ánh tài khoản. Đây là 3 mức độ tương ứng
với 3 cấp độ thông tin trên báo cáo tài chính. Số ký tự dùng để kí hiệu trong mỗi
phần phụ thuộc vào tính phức tạp trong việc phân loại nghiệp vụ. Ngoài ra, để
phục vụ cho mục tiêu của kế toán quản trò, có thể thêm ký hiệu vào bên trái mã
loại để chỉ trung tâm trách nhiệm và thêm ký hiệu vào bên phải mã số tài
khỏan để chỉ các đối tượng hạch toán chi tiết,[36, trang 149]. Thiết kế mã số hệ
thống tài khoản một cách khoa học là nền tảng cho mọi xử lý của hệ thống kế
toán, đặc biệt là trong hệ thống kế toán có sử dụng máy vi tính.
Theo mối quan hệ với báo cáo tài chính, tài khoản được phân loại thành:

+Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán. Loại tài khoản này cung cấp
thông tin dùng để lập bảng cân đối kế toán tại một thời điểm.
12


+Tài khoản thuộc báo cáo thu nhập. Loại tài khoản này cung cấp thông tin
dùng để lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán.
+Báo cáo lưu chuyển tiền không yêu cầu các tài khoản để thu thập số liệu.
Theo tính chất của đối tượng phản ánh, tài khoản được phân loại thành:
+Tài khoản phản ánh tài sản. Loại tài khoản này thường có số dư bên Nợ
và số dư Nợ dùng để lập bảng cân đối kế toán (phần tài sản).
+Tài khoản phản ánh nguồn vốn. Loại tài khoản này thường có số dư bên
Có và số dư Có dùng để lập bảng cân đối kế toán (phần nguồn vốn).
+Các tài khoản phản ánh doanh thu và chi phí là tài khoản tạm thời dùng
để xác đònh kết qủa kinh doanh trong kỳ. Tài khoản chi phí có số dư Nợ, tài
khoản doanh thu có số dư Có. Số dư Nợ và Có của tài khoản chi phí và doanh
thu chính là chi phí và doanh thu của kỳ kế toán. Chênh lệch giữa danh thu và
chi phí là lợi nhuận kinh doanh thuộc khoản mục nguồn vốn trên Bảng cân đối
kế toán. Sau khi kết chuyển doanh thu, chi phí và chuyển lợi nhuận kinh doanh
vào tài khoản lợi nhuận, các tài khoản doanh thu và chi phí không còn số dư và
sẵn sàng nhận số liệu của chu kỳ kế toán mới.
Minh họa 1.5 - MỐI QUAN HỆ GIỮA TÀI KHOẢN VÀ BÁO CÁO TÀI

Tài sản

(Trình bày trên bảng cân đối kế
toán)
+
=
Nợ phải trả

Vốn chủ sở hữu
Tài khoản vốn

TK Rút vốn

TK Đầu tư

TK Chi phí

(Báo cáo vốn chủ sở hữu)

TK Doanh thu

(Trình bày trên báo cáo thu nhập)

CHÍNH
Ghi sổ kép. Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản, kế
toán chủ yếu sử dụng phương pháp ghi sổ kép. Phương pháp ghi sổ kép là một
trong những khám phá tốt đẹp nhất của trí tuệ loài người ra đời năm 1494 bởi
linh mục Fra Luca. Cơ sở của phương pháp ghi kép là mối quan hệ khách quan
13


giữa các đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ kinh tế và kết cấu của tài
khoản có liên quan. Theo phương pháp này, một nghiệp vụ kinh tế phát sinh
bao giờ cũng liên quan đến ít nhất 2 đối tượng kế toán, do đó được ghi ít nhất
vào 2 tài khoản sao cho tổng số tiền ghi Nợ bằng tổng số tiền ghi Có. Các tài
khoản phản ánh tài sản và chi phí, số phát sinh tăng được ghi bên Nợ, số phát
sinh giảm được ghi bên Có. Các tài khoản phản ánh nguồn vốn và doanh thu số

phát sinh tăng ghi bên Có và số phát sinh giảm ghi bên Nợ.
Minh họa 1.6 - NGUYÊN TẮC GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN
TÀI SẢN

N PHẢI TRẢ

VỐN CHỦ SỞ HỮU

Số phát

Số phát

Số phát

Số phát

Số phát

Số phát

sinh
tăng

sinh giảm

sinh giảm

sinh tăng

sinh giảm

sinh tăng

Ghi Nợ

Ghi Có

Ghi Nợ

Ghi Có

Ghi Nợ

Ghi Có

CHI PHÍ

DOANH THU

Số phát

Số phát

Số phát

Số phát

sinh tăng

sinh giảm

sinh giảm

sinh tăng

Ghi Nợ

Ghi Có

Ghi Nợ

Ghi Có

Trong phương pháp ghi sổ kép, loại bút toán thông thường thể hiện một tài
khoản ghi Có đối ứng với một tài khoản ghi Nợ. Cách ghi này thể hiện rõ ràng
nội dung của nghiệp vụ kinh tế, thuận tiện trong việc đối chiếu nhưng ghi chép
cồng kềnh, năng suất thấp. Kiểu bút toán ghi Nợ (hay Có) một tài khoản này
đối ứng Có (hay Nợ) nhiều tài khoản khác có năng suất ghi chép cao hơn, nhất
là trong các nghiệp vụ phức tạp. Kiểu bút toán nhiều Nợ, nhiều Có là cách ghi
cho năng suất cao nhất nhưng có nhược điểm là làm mất tính rõ ràng của nghiệp
vụ kinh tế, gây khó khăn cho việc đối chiếu.
Tóm lại, hệ thống tài khoản là xương sống của hệ thống thông tin kế toán
và ghi sổ kép là phương pháp ghi chép đặc trưng của khoa học kế toán. Hệ
14


thống tài khoản cần phải được thiết kế trên cơ sở nhu cầu thông tin dựa trên hệ
thống báo cáo tài chính và phải được phân loại và mã hóa thật khoa học. Đây là
yếu tố quyết đònh đến chất lượng xử lý thông tin của hệ thống kế toán. Ngoài
ra, vận dụng phương pháp ghi chép có năng suất cao, rõ ràng cũng là yêu cầu

đặt ra đối với hệ thống thông tin kế toán.
1.3.5. Môi trường của kế toán
Môi trường là các yếu tố nằm bên ngoài phạm vi của hệ thống. Nghiên
cứu các yếu tố môi trường có ý nghóa rất quan trọng trong việc thiết kế và hoàn
thiện hệ thống kế toán. Theo nghiên cứu của nhiều tác giả, các yếu tố của môi
trường kế toán gồm:
+Hệ thống luật pháp: Các hệ thống kế toán gồm 2 loại, một loại tuân thủ
nghiêm ngặt các qui đònh của pháp luật và một loại tuân theo quan điểm thương
mại hợp lý.
+Luật thuế: một số hệ thống kế toán chòu sự chi phối của luật thuế, báo
cáo số liệu theo yêu cầu của luật thuế để phục vụ cho việc tính và thu thuế.
Một số hệ thống kế toán khác có sự phân biệt rõ ràng giữa kế toán tài chính và
kế toán thuế, lợi tức chòu thuế chủ yếu là lợi tức kế toán với những điều chỉnh
nhất đònh.
+Mức độ lạm phát: Ở những quốc gia có mức độ lạm phát cao, kế toán rất
quan tâm đến ảnh hưởng của giá cả đối với những thông tin trình bày trên báo
cáo tài chính, và do đó sẽ kéo theo những khác biệt về phương pháp kế toán.
+Yếu tố văn hóa xã hội: Những giá trò văn hóa có ảnh hưởng đến sự phát
triển kinh tế của một quốc gia, do đó cũng ảnh hưởng đến hệ thống kế toán ở cả
tầm vó mô và vi mô. Hệ thống kế toán theo văn hóa gốc du mục thường thuận
lợi hơn trong việc tin học hóa kế toán do tác phong khoa học, khách quan trong
việc chấp hành các qui đònh, qui trình kế toán cũng như thói quen ra quyết đònh
trên cơ sở luận cứ khoa học.
+Sự ràng buộc về kinh tế và chính trò: Những ý tưởng và kỹ thuật kế toán
của các quốc gia thường chòu ảnh hưởng của mối quan hệ ràng buộc về kinh tế
15


và chính trò với quốc gia khác. Do đó mô hình hệ thống kế toán cũng chòu ảnh
hưởng theo.

+Mối quan hệ của doanh nghiệp với những nhà cung ứng vốn: Mối quan hệ
này ảnh hưởng đến việc soạn thảo và trình bày báo cáo tài chính. Thông tin
công bố trên báo cáo tài chính chủ yếu đáp ứng cho nhu cầu của đối tượng cung
ứng vốn chủ yếu.
Các yếu tố nêu trên chủ yếu tác động đến kế toán tài chính và yêu cầu hệ
thống kế toán phải phù hợp với qui đònh của luật pháp, thói quen văn hóa, mô
hình kế toán của quốc gia chi phối kinh tế và chính trò,…Ngoài ra, quy mô và
tính phức tạp trong cấu trúc doanh nghiệp, sự tinh vi của quản lý, trình độ giáo
dục tổng quát, sự phát triển của công nghệ thông tin, sự phát triển nhanh chóng
của các loại hình doanh nghiệp và hình thức kinh doanh cũng ảnh hưởng đáng
kể đến hệ thống kế toán. Các yếu tố này yêu cầu hệ thống kế toán phải phù
hợp với trình độ phát triển của công nghệ thông tin, phù hợp với trình độ của
nhân viên kế toán, trình độ quản lý, qui mô của doanh nghiệp và phải rất linh
hoạt trong việc đáp ứng các nhu cầu thông tin khác nhau.[15, trang 19]
Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán tồn tại và hoạt động trong một môi
trường nhất đònh. Những ảnh hưởng của môi trường có thể tác động theo các
chiều hướng khác nhau đến hoạt động của hệ thống. Do vậy cần xác đònh rõ
ảnh hưởng của từng yếu tố đến kế toán trong việc thiết kế và hoàn thiện hệ
thống.
1.4. Một số nguyên tắc thiết kế hệ thống thông tin kế toán.
1.4.1. Nguyên tắc kinh tế.
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất chỉ đạo việc thiết kế hệ thống thông tin
kế toán. Nguyên tắc này đòi hỏi chi phí cho việc sử dụng hệ thống phải nhỏ hơn
lợi ích do hệ thống mang lại. Chi phí sử dụng hệ thống bao gồm chi phí hữu hình
và vô hình như chi phí nhân viên, chi phí ấn chỉ, chi phí thiết bò, chi phí do quyết
đònh sai lầm vì thông tin không chính xác,…Lợi ích mà hệ thống mang lại bao
gồm số lượng và chất lượng của thông tin do hệ thống cung cấp. Hệ thống phải
16

cung cấp thông tin hữu ích một cách đầy đủ, kòp thời và chính xác cho các đối
tượng sử dụng.
1.4.2. Nguyên tắc linh hoạt.
Nguyên tắc này yêu cầu hệ thống phải được thiết kế sao cho dễ bảo trì,
thuận lợi cho việc phát triển, thích nghi được với tính đa dạng của các nghiệp vụ
kinh tế, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường,
cung cấp đủ lượng thông tin cần thiết với cùng một dữ liệu đầu vào.
1.4.3. Nguyên tắc kiểm soát.
Nguyên tắc này đòi hỏi hệ thống phải có khả năng vận dụng kiểm soát nội
bộ để bảo vệ an toàn tài sản, bảo đảm tính trung thực của thông tin do hệ thống
cung cấp. Hệ thống phải có khả năng ngăn ngừa và phát hiện kòp thời sai sót.
1.4.4. Nguyên tắc phù hợp.
Nguyên tắc này đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải được thiết kế phù
hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với qui mô,
trình độ tổ chức quản lý và trình độ của nhân viên kế toán. Hệ thống cũng phải
phù hợp với trình độ trang bò, cơ sở vật chất hiện có.
1.4.5. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật.
Kế toán là một hệ thống thông tin. Điều đó có nghóa là thông tin kế toán
phải là thông tin chính thức có tính chất pháp lý. Do đó thiết kế hệ thống thông
tin kế toán phải tuân thủ các qui đònh của pháp luật, ví dụ các qui đònh về lập
chứng từ, về mở sổ, ghi sổ, lưu trữ và bảo quản sổ sách và chứng từ.
1.5. Các loại hệ thống thông tin kế toán
Theo nghóa hẹp, hệ thống ghi chép kế toán bao gồm các chứng từ kinh
doanh, sổ nhật ký, sổ cái, các thủ tục và biện pháp kiểm soát nội bộ cần thiết
để tạo ra các báo cáo tài chính đáng tin cậy và các báo cáo kế toán khác.(29,
trang 150). Chứng từ là những bằng chứng chứng minh một nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh và hoàn thành làm cơ sở để ghi nghiệp vụ vào sổ. Sổ nhật ký lưu trữ
thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian. Sổ cái là tập hợp các
17

tài khoản lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng. Từ chứng từ, nghiệp vụ
kinh tế được ghi vào các loại sổ sách và lập báo cáo theo một trình tự nhất đònh,
một thủ tục nhất đònh với các mẫu sổ sách khác nhau tạo thành một hình thức
kế toán hay một hệ thống kế toán. Trong thực tế không có một hệ thống kế toán
cố đònh cho mọi trường hợp. Cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ,
hệ thống kế toán đã được phát triển từ các hệ xử lý thủ công sang các hệ sử
dụng máy vi tính vớiø các thiết bò hiện đại.
1.5.1. Hệ thống kế toán thủ công.
Trong môi trường thủ công, hầu hết các hệ thống kế toán đều tuân theo
qui trình sau đây mặc dù mẫu mã của chứng từ và sổ sách của từng hệ thống có
thể khác nhau:
+Lập chứng từ và phân tích nghiệp vụ: Đây là bước đầu tiên nhằm ghi
nhận các dữ kiện ban đầu vào các chứng từ. Chứng từ là một biểu mẫu được
thiết kế dùng đễ ghi chép các dữ kiện về một loại nghiệp vụ kinh tế. Quan
điểm một chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh là quan điểm cơ bản
cho tất cả các hệ thống kế toán.
+Ghi chứng từ vào sổ nhật ký: Dựa vào chứng từ, nội dung và quan hệ đối
ứng tài khoản của nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian.
+Chuyển số liệu trên sổ nhật ký vào sổ cái: Số liệu liên quan đến các tài
khoản trên sổ nhật ký được chuyển ghi vào các tài khoản riêng biệt trong sổ
cái. Quá trình chuyển sổ được ghi dấu kiểm tra để tránh nhầm lẫn.
+Lập bảng kiểm tra tính cân đối của việc ghi chép: Trong bước này, kế
toán cộng số phát sinh, tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản và lập bảng kiểm
tra.
+Lập báo cáo tài chính: Số dư hoặc số phát sinh của các tài khoản là cơ sở
để lập các báo cáo tài chính. Số dư của các tài khoản thuộc bảng cân đối kế
toán dùng để lập bảng cân đối kế toán. Số dư của tài khoản thuộc báo cáo kết
qủa kinh doanh trước khóa sổ là căn cứ lập báo cáo kết qủa kinh doanh. Báo
cáo lưu chuyển tiền được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên các tài khoản tài sản

và nguồn vốn hoặc sổ chi tiết.
18


Vì trong thực tế có nghiệp vụ phát sinh nhiều và giống nhau nên các nhà
thiết kế đều nhất trí rằng đối với những nghiệp vụ loại này cần lập một sổ nhật
ký riêng gọi là nhật ký đặc biệt để ghi chép. Số lượng và cách thiết kế các nhật
ký đặc biệt là không bắt buộc. Các nhật ký đặc biệt thường được sử dụng là
nhật ký mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền. Ưu điểm của cách sử dụng nhật
ký đặc biệt là dễ phân công việc và giúp tăng năng suất ghi chép kế toán.
Mặc dù qui trình xử lý như trên đây là thống nhất trong các hệ thống kế
toán nhưng có thể biểu hiện cụ thể khác nhau. Trong hệ thống kế toán Pháp,
các nhật ký đặc biệt được mở không phân biệt tính trùng lắp nên khối lượng
công việc ghi chép nhiều và cần bút toán xử lý trùng lặp giữa các nhật ký. Tuy
nhiên, ưu điểm của cách ghi này là các nghiệp vụ được theo dõi có hệ thống và
thuận lợi cho việc lập báo cáo chi tiết. Một đặc điểm khác của kế toán Pháp là
số liệu trên các nhật ký đặc biệt không được ghi thẳng vào sổ cái mà phải
chuyển vào tổng nhật ký, từ tổng nhật ký mới chuyển ghi vào sổ cái và sau khi
lập bảng cân đối kiểm tra mới lập báo cáo tài chính. Cách ghi này có ưu điểm
dễ kiểm tra nhưng cồng kềnh, năng suất thấp.
Minh họa 1.7 - SƠ ĐỒ GHI CHÉP TẬP TRUNG CỦA KẾ TOÁN PHÁP
CHỨNG TỪ

NK
MUA

NK
BÁN

NK

QŨY

NK
NH

NK
…

NK
…

NK
L/T

TỔNG NHẬT KÝ
SỔ CÁI

Trong hệ thống kế toán Mỹ, các nhật ký đặc biệt được mở có tính đến yếu tố
trùng lắp của các nghiệp vụ. Ví dụ, nhật ký mua hàng chỉ theo dõi nghiệp vụ
mua chòu. Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền được ghi chép trong nhật ký chi tiền.
Cách ghi này giúp giảm số lượng công việc và thuận tiện cho việc phân công
ghi chép, do đó năng suất của hệ thống cao hơn, khả năng đáp ứng nhu cầu
19


thông tin nhanh hơn. Một ưu điểm ưu việt của kế toán Mỹ là việc sử dụng bản
nháp. Với qui trình ghi chép này, việc lập bảng tính nháp đồng thời với việc tạo
các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Công việc cuối cùng
là hoàn tất việc ghi nhật ký các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và cộng lại sổ cái.
Qui trình này có ưu điểm là giúp cung cấp thông tin nhanh.

Minh họa 1.8 - SƠ ĐỒ GHI CHÉP CỦA KẾ TOÁN MỸ.
(5)
Chứng
từ

(1)

Sổ
nhật ký

(2)

Sổ
cái

(6)

(3)

Bảng

(4)

Báo cáo
tài

(7)
Bảng cân đối phát
á

1.5.2. Hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính.
Các thành phần của hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính. Một hệ thống
kế toán có áp dụng máy tính trong xử lý số liệu được gọi là hệ thống kế toán
trên cơ sở máy tính hay hệ thống kế toán áp dụng máy tính. Trong luận án này,
thuật ngữ máy tính được hiểu là máy vi tính. Hệ thống kế toán áp dụng máy
tính gồm 3 yếu tố chủ yếu:
+Phần cứng: là tất cả các thiết bò cần thiết để điều hành hệ thống xử lý số
liệu bằng máy tính như màn hình, máy in, bộ xử lý, máy tính cá nhân, thiết bò
lưu trữ,…
+Phần mềm: là các chương trình máy tính được viết bằng các ngôn ngữ lập
trình trong đó bao gồm tập hợp các lệnh yêu cầu máy tính làm các công việc
mà trong hệ thống thủ công nhân viên kế toán phải làm bằng tay như ghi chép
các nghiệp vụ và sổ nhật ký, chuyển số liệu từ sổ nhật ký vào sổ cái, lập các
báo cáo tài chính,…
+Nhân sự: nhân viên then chốt trong hệ thống kế toán áp dụng máy tính là
phân tích viên, lập trình viên và nhân viên kế toán. Phân tích viên có nhiệm vụ
20


phân tích và thiết kế hệ thống dựa trên nhu cầu thông tin cần thiết. Lập trình
viên có nhiệm vụ viết chương trình phần mềm theo thiết kế và nhân viên kế
toán có nhiệm vụ điều hành và khai thác hệ thống như nhập số liệu, in các báo
cáo, lưu trữ sổ sách,… Nhân viên kế toán cũng là người phối hợp cùng với các
phân tích viên trong việc xác đònh nhu cầu thông tin và bảo đảm thông tin được
xử lý đúng phương pháp kế toán. Tùy vào qui mô của hệ thống, doanh nghiệp
có thể cần tất cả hay chỉ một số loại nhân viên nêu trên.
Minh họa 1.9 - MỘT MÔ HÌNH KẾ TOÁN ÁP DỤNG MÁY VI TÍNH

ĐẦU
VÀO

Hóa đơn
người mua

Hóa đơn
người

Doanh thu
/Phải thu

Hàng hóa
/Phải trả

Phiếu
thu

Thu
tiền

Phiếu
chi

Bảng
lương

Bút
toán

Chi
tiền

Sổ
lương

Nhật ký

XỬ
LÝ
SỔ CÁI

ĐẦU
RA

Báo cáo
tài chính

Báo cáo
khác

Mô hình xử lý của hệ thống thông tin kế toán áp dụng máy tính. Do sự
phát triển của khoa học, việc áp dụng máy vi tính vào việc xử lý số liệu là nhu
cầu khách quan. Tuy nhiên hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở máy tính
không phải là một kiểu kế toán riêng. Tùy vào kết qủa phân tích và thiết kế,
cấu trúc của các hệ thống thông tin kế toán áp dụng máy tính không giống
nhau nhưng cần khẳng đònh rằng mô hình xử lý số liệu trên máy tính chỉ là một
21


sự mô phỏng theo các hệ thống kế toán thủ công. Phần mềm kế toán thường
được thiết kế bao gồm một số chức năng. Mỗi chức năng thực hiện một nhiệm

vụ ghi chép kế toán như phân hệ mua hàng và nợ phải trả, bán hàng và công nợ
phải thu, thu chi tiền, hàng tồn kho, tài sản cố đònh, lương, chi phí và giá thành
sản phẩm và phân hệ các nghiệp vụ khác. So với hệ thống kế toán thủ công, hệ
thống kế toán áp dụng máy vi tính có ưu điểm là xử lý số liệu với số lượng lớn
nhanh chóng và chính xác, tăng khả năng áp dụng kiểm soát nội bộ, có khả
năng xử lý theo thời gian thực làm tăng năng suất và phạm vi cung cấp thông
tin.(minh họa 1.9)
Sự phát triển của hệ thống thông tin kế toán áp dụng máy tính. Ngày nay,
phạm vi xử lý của hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính rộng rãi hơn các hệ
thống kế toán thủ công truyền thống. Nó bao gồm cả kế toán tài chính và kế
toán quản trò, xử lý cả các nghiệp vụ có tính chất kế toán và không có tính chất
kế toán. Theo quan điểm hiện đại, hoạt động kinh tế trong một doanh nghiệp
được chia thành các chu trình nghiệp vụ, trong đó bao gồm các nghiệp vụ có
liên quan với nhau, có thể có tính chất kế toán hay không. Mỗi nghiệp vụ trong
một chu trình được xử lý bởi một hệ thống ứng dụng. Qua khảo sát, hầu hết các
phần mềm kế toán thương mại hiện nay của nước ngoài đều được thiết kế theo
mô hình chu trình nghiệp vụ. Có nhiều cách nhìn khác nhau về cách phân loại
các chu trình nghiệp vụ trong một doanh nghiệp, nhưng đều thống nhất chia các
nghiệp vụ kinh tế thành các chu trình nghiệp vụ sau:
+Chu trình doanh thu: ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến việc tạo ra
doanh thu và thu tiền. Chu trình này xử lý 4 kiểu nghiệp vụ là nhận yêu cầu
mua hàng, giao hàng hay cung cấp dòch vụ, yêu cầu khách hàng thanh toán và
nhận tiền thanh toán.
+Chu trình chi phí: ghi nhận nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh
toán. Có 4 kiểu nghiệp vụ được xử lý trong chu trình này là đặt yêu cầu mua,
tiếp nhận, xác đònh nghóa vụ thanh toán và thanh toán cho người cung cấp..
+Chu trình chu trình sản xuất: ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến việc
chuyển đổi các yếu tố đầu vào để tạo thành sản phẩm. Chu trình này thường
gồm 3 hệ thống ứng dụng là hệ thống lương tính lương và các khoản liên quan
22

đến thu nhập của người lao động, hệ thống hàng tồn kho theo dõi biến động
hàng tồn kho và duy trì mức tồn kho hợp lý, hệ thống chi phí sản xuất tập hợp
chi phí và tính giá thành sản phẩm.
+Chu trình tài chính: ghi nhận các sự kiện về vốn chủ sở hữu, vốn vay và
tài sản cố đònh. Các hệ thống ứng dụng tương ứng là hệ thống tài sản cố đònh,
hệ thống tiền vay và hệ thống ghi bút toán nhật ký.
+Chu trình lập báo cáo tài chính: Chu trình này không thực hiện nhiệm vụ
ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà mục đích chủ yếu là tập hợp số
liệu từ các chu trình nghiệp vụ khác để lập báo cáo tài chính.
Tóm lại, để thực hiện được chức năng của kế toán là cung cấp thông tin
làm cơ sở ra quyết đònh, cần phải phối hợp các yếu tố chứng từ, tài khoản, sổ
sách và báo cáo kế toán thành một hệ thống thống nhất. Có hai hệ thống cùng
một chức năng ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán là hệ thống kế toán
thủ công và hệ thống kế toán áp dụng máy tính. Việc áp dụng máy tính vào xử
lý số liệu là yêu cầu khách quan và có nhiều ưu điểm nhưng nó không tạo ra
một kiểu hệ thống kế toán khác biệt với mô hình thủ công truyền thống. Vai trò
then chốt trong việc điều khiển hệ thống phục vụ nhu cầu của con người vẫn
thuộc về yếu tố con người, trong đó có nhân viên kế toán. Để phát huy tối đa ưu
điểm của hệ thống kế toán áp dụng máy tính, mô hình kế toán thủ công cần
phải được thiết kế phù hợp với yêu cầu xử lý thông tin hiện đại của máy tính.
KẾT LUẬN
Ngày nay, kế toán được quan niệm như là một hệ thống thông tin dùng để
do lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho việc làm quyết đònh kinh tế.
Hệ thống thông tin kế toán có mối quan hệ hữu cơ với hệ thống kiểm soát nội
bộ và là bộ phận quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản trò (MIS). Mục
tiêu cơ bản của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin, chủ yếu có bản
chất tài chính của một doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng làm căn cứ ra
quyết đònh kinh tế. Đầu vào của hệ thống là dữ liệu phát sinh từ hoạt động sản

xuất, kinh doanh được chuyển tải trực tiếp hay gián tiếp đến hệ thống kế toán.
Đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, trong đó báo cáo tài chính gồm
23


bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền, báo cáo thay
đổi vốn chủ sở hữu và báo cáo thuyết minh. Phương pháp xử lý của hệ thống
chủ yếu là phương pháp tài khoản và ghi sổ kép. Hệ thống kế toán tồn tại trong
một môi trường cụ thể và chòu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường như luật
pháp, mức độ lạm phát, yếu tố văn hóa xã hội, sự ràng buộc về kinh tế chính trò,
mối quan hệ với các nhà cung ứng vốn, công nghệ thông tin và các yếu tố khác.
Để thiết kế một hệ thống thông tin kế toán tốt, cần tuân thủ các nguyên tắc:
nguyên tắc kinh tế, nguyên tắc linh hoạt, nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc phù
hợp và nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Có nhiều kiểu thiết kế hệ thống kế toán
nhưng mô hình được áp dụng phổ biến là hình thức nhật ký chung với 2 mô hình
là mô hình thủ công và mô hình áp dụng máy tính. Hệ thống kế toán áp dụng
máy tính không phải là một kiểu kế toán riêng biệt mà chỉ là sự vận dụng mô
hình kế toán thủ công trong điều kiện có sự tham gia của máy tính trong xử lý
thông tin. Do đó thiết kế hệ thống kế toán phù hợp với công nghệ xử lý thông
tin của máy tính là yêu cầu quan trọng để tin học hóa kế toán.

24