Quản Trị Học: Những Cơ Sở Để Ra Quyết Định

Chöông 4
NHÖÕNG CÔ SÔÛ ÑEÅ RA QUYEÁT ÑÒNH
GVC Ths. Traàn Minh Thö


Ra quyết đònh là gì?
• Là một quá trình lựa chọn có ý thức giữa hai hoặc
nhiều phương án khác nhau và phương án này sẽ tạo
được một kết quả mong muốn trong các điều kiện
ràng buộc đã biết.

• Ra quyết đònh cần chú ý:
 Peter Drucker: “Nguồn gốc chính của sai lầm trong
những quyết đònh quản lý là việc nhấn mạnh vào việc
tìm CÂU TRẢ LỜI đúng, thay vì tìm ra CÂU HỎI
đúng”

 Xác đònh vấn đề/ cơ hội: sự khác biệt (khoảng cách)
giữa thực tế và mong đợi.
GVC Th.S Trần Minh Thư

2


Ra quyết đònh trong các chức năng quản lý
HOẠCH
ĐỊNH
Xác đònh:
-Mục tiêu
-Chiến
lược

TỔ CHỨC

-Có bao nhiêu nhân
viên dưới quyền
báo cáo công việc?
-Mức độ tập trung
trong tổ chức
-Thiết kế công việc
như thế nào?
-Khi nào tái cấu
trúc tổ chức?

LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT

-Lãnh đạo
nhân viên
như
thế
nào?
-Phong
cách lãnh
đạo

GVC Th.S Trần Minh Thư

-Kiểm
tra
những mảng
hoạt

động
nào?
-Kiểm
tra
như thế nào?
-Tổ chức nên
có những loại
thông
tin
nào?
3


Quy trình ra quyết đònh
 Bước 1: Xác đònh vấn đề
 Khoảng cách giữa mong đợi và thực tế
 Xác đònh sai vấn đề = xác đònh đúng vấn đề +
không làm gì cả
 Áp lực hành động
 Bước 2: Xác đònh tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn liên quan đến quyết đònh
Bước 3: Đònh trọng số cho các tiêu chuẩn
 Xác đònh mức độ ưu tiên của từng tiêu chuẩn
 Bước 4: Xây dựng các giải pháp
GVC Th.S Trần Minh Thư

4


Quy trình ra quyết đònh (tt)

 Bước 5: Phân tích các giải pháp
 Điểm mạnh, điểm yếu của từng giải pháp
(so sánh với các tiêu chuẩn – bước 2)
 Chọn thang điểm và cho điểm từng giải pháp

 Bước 6: Chọn một giải pháp
 Chọn giải pháp có số điểm cao/thấp nhất
 Bước 7: Thực thi giải pháp
 Sự cam kết của các nhóm/cá nhân
 Bước 8: Đánh giá hiệu quả
 Đã đạt được kết quả mong muốn?
GVC Th.S Trần Minh Thư

5


Loại vấn đề và loại quyết đònh (QĐ)
Vấn đề cấu trúc TỐT/XẤU và
Quyết Đònh theo/không theo Chương Trình
(Xem lại Chương 1)

GVC Th.S Trần Minh Thư

6


Phân loại quyết đònh
A) Theo Cách Thức RQĐ (chương 1)
•
Theo chương trình

•
Không theo chương trình
b) Theo điều kiện RQĐ:
•
RQĐ trong điều kiện xác đònh
•
RQĐ trong điều kiện bất đònh
c) Theo số người có quyền quyết đònh:
•
QĐ cá nhân
•
QĐ tập thể
GVC Th.S Trần Minh Thư

7


Các mô hình ra quyết đònh
1.
2.
3.
4.

Ra
Ra
Ra
Ra

quyết
quyết

quyết
quyết

đònh
đònh
đònh
đònh

hợp lý
hợp lý có giới hạn
theo nhóm quyền lực
theo cảm tính

GVC Th.S Trần Minh Thư

8


Phong cách ra quyết đònh
-

Chỉ đạo (directive)
Phân tích (analytic)
Lý luận (conceptual)
Ứng xử (behavioral)

GVC Th.S Trần Minh Thư

9

Phong cách chỉ đạo
 Chỉ dựa trên 1 vài phương án

 Ra quyết đònh nhanh
 Tập trung vào những vấn đềà ngắn hạn (cần ngay)

GVC Th.S Trần Minh Thư

10


Phong cách phân tích
 Chú ý tới nhiều phương án
 Có khả năng thích nghi
 Người ra quyết đònh cẩn thận

GVC Th.S Trần Minh Thư

11


Phong cách lý luận
 Xem xét tổng thể, có cái nhìn rộng, bao quát
 Chú ý nhiều phương án
 Tựï tạo ra giải pháp

GVC Th.S Trần Minh Thư

12

Phong cách ứng xử
 Tìm kiếm sự đồng thuận
 Được những người khác chấp nhận
 Tránh mâu thuẫn, va chạm

GVC Th.S Trần Minh Thư

13


Phong cách ra quyết đònh
(theo mô hình Vroom-Yetton) (Chương 8)
 AI (Autocratic I): Ra quyết đònh dựa trên những bạn
thông tin hiện có

ª AII (Autocratic II): yêu cầu cấp dưới cung cấp thông
tin và ra quyết đònh
ª CI (Consultative I): Lấy ý kiến các cá nhân có liên
quan một cách riêng lẻ và ra quyết đònh. Quyết đònh
có thể hoặc không bò ảnh hưởng bởi ý kiến của
nhân viên.
GVC Th.S Trần Minh Thư

14


Phong cách ra quyết đònh
(theo mô hình Vroom-Yetton) (tt)

 CII (Consultatve II): Lấy ý kiến của tập thể nhân
viên và ra quyết đònh. Quyết đònh có thể hoặc không
bò ảnh hưởng bới ý kiến của nhân viên.
ª GII (Group II): Lấy ý kiến của tập thể nhân viên,
đánh giá các ý kiến và đưa ra quyết đònh trong sự
nhất trí của nhân viên

GVC Th.S Trần Minh Thư

15


•
•
•
•

-

Các yếu tố ảnh hưởng đến
hiệu quả của quyết đònh nhóm

GVC Th.S Trần Minh Thư

16


Ra quyết đònh nhóm
ƯU ĐIỂM:
† Thông tin, kiến thức đầy đủ hơn

† Có sự khác biệt trong giải pháp

† Tìm ra nhiều phương án hơn
† Được hiểu đầy đủ hơn

† Tăng khả năng đươc chấp nhận sau khi quyết đònh
† Tăng tính hợp pháp

† Học lẫn nhau => nâng trình độ chung của nhóm
GVC Th.S Trần Minh Thư

17


Ra quyết đònh nhóm (tt)
KHUYẾT ĐIỂM:
— Tốn thời gian
— Không rõ ràng về trách nhiệm của những hậu quả

— Ảnh hưởng của 1 vài cá nhân “nhanh miệng”
— Áp lực xã hội

— Sức ép đi đến 1 quyết đònh (nhất trí)
— Không hẳn là phương án tốt nhất theo mục tiêu

GVC Th.S Trần Minh Thư

18

Phương pháp nâng cao
hiệu quả quyết đònh nhóm
- Kích thước nhóm
- Kỹ thuật quyết đònh tập thể:
1. Kỹ thuật não công (brainstorming)
2. Kỹ thuật tập thể danh nghóa
3. Kỹ thuật Delphin

GVC Th.S Trần Minh Thư

19


Kỹ thuật não công
Là dòng ý tưởng không hạn chế do một nhóm đưa
ra, trong điều kiện không có ý kiến phê bình, chỉ
trích hay đánh giá ý tưởng.
Các nguyên tắc:
- Loại bỏ sự chỉ trích, phê bình
- Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do
- Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt
- Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác

GVC Th.S Trần Minh Thư

20


Kỹ thuật tập thể danh nghóa
1. Thông báo trước vấn đề cần quyết đònh

2. Mỗi thành viên trình bày phương án của
mình
3. Các thành viên khác hỏi lại (nếu chưa rõ)
4. Mỗi thành viên cho điểm từng phương án
5. Phương án có điểm cao nhất sẽ được chọn

GVC Th.S Trần Minh Thư

21


Kỹ thuật Delphin
- Gần giống kỹ thuật tập thể danh nghóa
- Điểm khác biệt:
1. Các thành viên ở xa nhau, không họp tập trung
2. Việc lấy ý kiến được tổng hợp nhiều vòng

GVC Th.S Trần Minh Thư

22


Các trạng thái tâm lý
cản trở sự sáng tạo trong quá trình ra quyết đònh:
•
•
•
•
•
•

•
•
•
•

-

Đừng cố gắng tìm câu trả lời đúng
Đừng cố gắng tuân theo logic
Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc
Đứng quá lệ thuộc vào hiện thực
Đừng cố tránh sự không rõ ràng
Đừng quá lo sợ và cố tránh thất bại
Đừng để mất khả năng hồi tưởng
Tránh tình trạng quá biệt lập
Đừng quá quan trọng hóa vấn đề
Đừng nói “tôi không biết sáng tạo”
GVC Th.S Trần Minh Thư

23


Ra quyết đònh nhóm có hiệu quả:
•
-

1. CÁCH LÃNH ĐẠO
Tránh áp đặt
Khuyến khích đóng góp ý kiến
Tránh cùng suy nghó tập thể và chấp nhận dễ dãi

Không quên mục tiêu

-

2. QUÁ TRÌNH THẢO LUẬN
Mâu thuẫn có tính cách xây dựng
Tạo bầu không khí hợp pháp cho những khác biệt
Hướng tới công việc
Không ám chỉ cá nhân
Hạn chế phê phán, chỉ trích
Có vai trò phản biện
GVC Th.S Trần Minh Thư

24


Ra quyết đònh nhóm có hiệu quả (tt)
•
-

3. PHÁT HUY TÍNH SÁNG TẠO:
Động não
Nói ra tất cả các ý tưởng
Kết hợp các ý tưởng khác nhau

GVC Th.S Trần Minh Thư

25