Quản Trị Học: Công tác điều khiển

Chương 8: Công tác Điều Khiển

Chương 8:

CÔNG TÁC ĐIỀU KHIỂN

Nội dung chính

Môn học: Quản Trò Học

1. Khái niệm
2. Lãnh đạo
2.1 Các khái niệm
2.1.1 Lãnh đạo
2.1.2 Người lãnh đạo
2.2 Phong cách lãnh đạo
2.2.1 Đònh nghóa
2.2.2 Các mô hình phong cách lãnh đạo
2.2.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

3. Động viên
3.1 Các khái niệm
3.1.1 Đònh nghóa
3.1.2 Động cơ làm việc
3.2 Các lý thuyết về động cơ thúc đẩy
A: Lý thuyết của Maslow
B: Lý thuyết E. R. G
C: Lý thuyết của Herzberg
D: Giả thiết 2 bản chất của Mc. Gregor
E: Thuyết mong đợi
3.3 Ứng dụng các thuyết động viên trong công tác quản trò

4. Thông tin trong quản trò
4.1 Các khái niệm
4.2 Những hình thức thông tin
4.3 Thông tin trong tổ chức
4.3.1 Thông tin chính thức và không chính thức
4.3.2 Chiều thông tin
4.3.3 Những mạng thông tin
4.4 Những trở ngại trong thông tin
4.5 Quản trò thông tin: vượt qua những trở ngại
GVC Th.S Trần Minh Thư

135


Chương 8: Công tác Điều Khiển

Chương 6:

CÔNG TÁC ĐIỀU KHIỂN

1. KHÁI NIỆM: Điều khiển là chức năng liên quan
đến vấn đề LÃNH ĐẠO, ĐỘNG VIÊN và
TRUYỀN THÔNG TIN trong tổ chức nhằm hoàn
thành các MỤC TIÊU và NHIỆM VỤ của tổ chức
2. LÃNH ĐẠO
2.1 CÁC KHÁI NIỆM
2.1.1 LÃNH ĐẠO

 Lãnh đạo là tiến trình điều khiển, tác động đến

người khác để họ góp phần làm tốt các công việc
hướng đến việc hoàn thành các mục tiêu đã đònh
của tổ chức
 Lãnh đạo là đi trước (làm gương), chỉ dẫn và ra
lệnh
 Lãnh đạo là làm cho công việc được hoàn thành
bởi người khác (# Lãnh đạo KHÔNG CÕNG KHỈ)

 Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác
để đạt được các mục tiêu của tổ chức
GVC Th.S Trần Minh Thư

136


Chöông 8: Coâng taùc Ñieàu Khieån

GVC Th.S Traàn Minh Thö

137


Chương 8: Công tác Điều Khiển

LÃNH ĐẠO LÀ GÌ?

LÃNH ĐẠO vàø QUẢN LÝ
LÃNH ĐẠO
- “Làm

QUẢN LÝ
- “Làm

ĐÚNG việc”

Đạt mục tiêu thông qua việc
cổ vũ, động viên

ĐƯC việc”

Đạt mục tiêu thông qua hệ
thống chính sách, mệnh lệnh
hành chính

Kết hợp giữa Quản Lý và Lãnh Đạo thế nào cho tối ưu?

GVC Th.S Trần Minh Thư

138


Chương 8: Công tác Điều Khiển

LÃNH ĐẠïO và QUẢN LÝ
Vai trò NHÀ LÃNH ĐẠO

Vai trò NHÀ QUẢN LÝ

 Đề ra phương hướng,
viễn cảnh

 Xây dựng kế
hoạch, ngân sách

 Khuyến khích, cổ vũ;

 Tổ chức thực hiện

 Tập hợp mọi người

 Kiểm tra giám sát

GVC Th.S Trần Minh Thư

139


Chương 8: Công tác Điều Khiển

2.1.2 NGƯỜI LÃNH ĐẠO

 Người lãnh đạo là một thành viên của tổ chức
 Người lãnh đạo hữu hiệu cần có:
 có mặt mọi nơi, nắm bắt mọi việc, lắng nghe mọi
người, nhưng không làm việc của người khác.
 các phẩm chất:
 lạc quan >< bền bỉ
 điềm tónh
 trung thực
 cởi mở >< cương quyết

 giản dò
 nhiệt tình
 hướng về những giá trò
 biết nhìn người và dùng người đúng chỗ
 có uy tín lãnh đạo thực sự
nguồn gốc uy tín:  do quyền lực
 do phẩm chất cá nhân
GVC Th.S Trần Minh Thư

140


Chương 8: Công tác Điều Khiển

CÁC PHẨM CHẤT và KỸ NĂNG của NGƯỜI
LÃNH ĐẠO THÀNH CÔNG
PHẨM CHẤT

KỸ NĂNG

 Thích ứng.

 Tài giỏi thông minh.

 Am hiểu môi trường xã hội.

 Nhận thức.

 Tham vọng và đònh hướng
thành tựu.

 Sáng tạo.

 Quyết đoán.

 Diễn đạt thông tin.

 Có tinh thần hợp tác.

 Ngoại giao &ø lòch thiệp.

 Kiên quyết.

 Có khả năng hiểu biết
về nhiệm vụ của nhóm.

 Đáng tin cậy.

 Kỹ năng tổ chức

 Thống trò (có nhu cầu cao
trong việc ảnh hưởng và
kiểm soát người khác ).

 Kỹ năng thuyết phục.

 Xông xáo.
 Kiên trì.
 Tự tin.
 Chòu được sự căng thẳng.

 Sẵn lòng nhận trách
nhiệm.
GVC Th.S Trần Minh Thư

141

 Kỹ năng xã hội.


Chương 8: Công tác Điều Khiển

Những
phẩm
chất
Sự ổn
đònh về
cảm
xúc
Sự
phòng
thủ

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo

thành công

trệch hướng

- Điềm tónh

- Không có khả năng làm chủ được sự căng
thẳng.

- Tự tin
- Có thể dự đoán trong thời kỳ
khủng hoảng.

- Hay giận dữ, có hành vi không phù hợp.

- Dám nhận lỗi.

- Phòng thủ để không rơi vào thất bại

- Dám nhận trách nhiệm

- Phản ứng bằng việc che đậy các sai lầm

- Tích cực thực hiện các hành
động để giải quyết các vấn đề.

- Thường hay đổ lỗi cho người khác

- Phá vỡ quan hệ con người

- Tích cực tìm kiếm các giải pháp
khác để giải quyết vấn đề.

Kỹ

năng
con
người

- Tế nhò

- Yếu kém trong quan hệ

- Quan tâm đến người khác.

- Nồng nhiệt khi họ muốn nhưng khi không
muốn thì trở nên ích kỷ, thực dụng và
không tế nhò

- Lòch thiệp.

- Có kinh nghiệm rộng lớn trên các - Kỹ năng kỹ thuật thường là nguyên nhân
Kỹ
chức năng, các tình huống khác
thành công của họ khi ở cấp thấp. Điều
năng kỹ
nhau.
này dẫn tới sự tự phụ
thuật &
- Khi lên cấp cao họ thường từ chối những đề
kỹ năng
nghò tốt, loại trừ những người có trình độ
nhận
- Kiểm soát chặt chẽ những người có trình
thức

độ, có khả năng
- Do thăng tiến quá nhanh nên không đủ thời
gian để học những kỹ năng quản lý, nhận
thức

GVC Th.S Trần Minh Thư

142


Chương 8: Công tác Điều Khiển

2.2 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
2.2.1 ĐỊNH NGHĨA
Bạn QUẢN LÝ CÔNG VIỆC nhưng
Bạn LÃNH ĐẠO CON NGƯỜI
Cách ứng xử giữa LÃNH ĐẠO và NHÂN VIÊN
 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
2.2.2 CÁC MÔ HÌNH PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
A. MÔ HÌNH DOUGLAS MAC GREGOR
THUYẾT X

THUYẾT Y

 NGƯỜI LÃNH ĐẠO  NGƯỜI LÃNH ĐẠO CẦN ĐẠT MỤC
CẦN ĐẠT MỤC TIÊU
TIÊU KINH TẾ & XÃ HỘI
KINH TẾ
 TẠO ĐIỀU KIỆN ĐỂ MỖI NGƯỜI:
 THÔNG QUA KIỂM

 THỎA MỤC TIÊU RIÊNG
SOÁT & DÙNG KINH
 PHÁT
HUY NĂNG LỰC CÁ
TẾ ĐỂ THÚC ĐẨY
NHÂN
CẤP
DƯỚI
LÀM
 HỘI NHẬP MỤC TIÊU CÁ NHÂN
VIỆC
VÀO MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP

GVC Th.S Trần Minh Thư

143


Chương 8: Công tác Điều Khiển

B. MÔ HÌNH PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO TÌNH HUỐNG
PHONG CÁCH
LÃNH ĐẠO TÌNH HUỐNG (1)
Gợi ý

Hỗ Trợ
S3
S4

Ủy quyền

S2
S1

Chỉ đạo

Cao
Mức độ chỉ đạo trực tiếp
D3
D4
D2
D1

Thấp

Trình độ phát triển của nhân viên

GVC Th.S Trần Minh Thư

144


Chương 8: Công tác Điều Khiển

PHONG CÁCH
LÃNH ĐẠO TÌNH HUỐNG (2)

Các Phong Cách Lãnh Đạo Cơ Bản:

Chỉ đạo: cung cấp các chỉ dẫn và giám thò thật

sát việc hoàn thành nhiệm vụ của nhânviên
Gợi ý: tiếp tục hướng dẫn và theo dõi thật sát
việc hoàn thành nhiệm vụ, nhưng cũng giải
thích các quyết đònh , nêu gợi ý và hỗ trợ
Hỗ trợ: dễ dàng hóa và hỗ trợ các cố gắng của
thuộc cấp nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia
sẻ trách nhiệm với họ trong việcc chọn quyết
đònh

Ủy quyền: trao trách nhiệm chọn quyết đònh và
giải quyết vấn đề cho thuộc cấp

GVC Th.S Trần Minh Thư

145


Chương 8: Công tác Điều Khiển

C. MÔ HÌNH PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO của VITOR
VROOM & PHILIP YESTON
Mức độ
tham gia
của cấp
dưới

Ký
hiệu

PHONG CÁCH

RA QUYẾT ĐỊNH

Mức độ
trao đổi
& Cách
RQĐ

NGƯỜI LÃNH ĐẠO ĐỘC ĐOÁN
(Assertiveness)
Không

Rất Ít

 Người lãnh đạo tự mình quyết
đònh vấn đề hoặc ra quyết đònh
Al
trên cơ sở thông tin có sẵn.
All  Người lãnh đạo nhận được các
thông tin cần thiết từ những người
dưới quyền. Sau đó tự quyết đònh
những giải pháp cho việc giải
quyết vấn đề. Khi nhận thông tin
từ người dưới quyền, người lãnh
đạo có thể nói hoặc không nói
cho họ biết vấn đề là gì, vai trò
của người dưới quyền ở đây chỉ
là người cung cấp thông tin.

GVC Th.S Trần Minh Thư

146

KHÔNG
TRAO
ĐỔI
ĐỘC
LẬP
RQĐ


Chương 8: Công tác Điều Khiển

Mức độ
tham gia
của cấp
dưới

Ký
hiệu

PHONG CÁCH
RA QUYẾT ĐỊNH

Mức độ
trao đổi
& Cách
RQĐ

NGƯỜI LÃNH ĐẠO THAM VẤN

(Co-operativeness)

Ít

Nhiều

 Người lãnh đạo trao đổi vấn đề với
từng cá nhân có liên quan, lắng
nghe những đềá nghò và những ý
Cl
kiến của họ, song không hợp nhất
chúng thành một nhóm. Sau đó
người lãnh đạo ra quyết đònh mà
có thể phản ánh hoặc không phản
ánh ảnh hưởng từ người dưới
quyền.
 Người lãnh đạo trao đổi với nhóm
những người dưới quyền, lắng
Cll
nghe những đề nghò, những ý
kiến có tính tập thể. Sau đó ra
quyết đònh có thể phản ánh hoặc
không phản ánh ảnh hưởng từ
người dưới quyền

GVC Th.S Trần Minh Thư

147

CÓ

TRAO
ĐỔI
ĐỘC
LẬP
RQĐ


Chương 8: Công tác Điều Khiển

Mức độ
tham gia
của cấp
dưới

Rất
nhiều

Ký
hiệu

PHONG CÁCH
RA QUYẾT ĐỊNH

Mức độ
trao đổi
& Cách
RQĐ

NHÓM LÃNH ĐẠO (Group)
 Người lãnh đạo trao đổi với nhóm

những người dưới quyền, cùng
CÓ
nhau đưa ra các giải pháp và nỗ
lực đạt được đến sự nhất trí về TRAO
Gll
ĐỔI
giải pháp. Vai trò người lãnh đạo
như một ông chủ tòch. Người lãnh
THEO
đạo không cố gắng ảnh hưởng
Ý
đến nhóm để chấp nhận giải
KIẾN
pháp của mình mà sẵn lòng chấp
ĐA SỐ
nhận và thực hiện bất kỳ giải
pháp nào nếu được nhóm ủng
hộ.

GVC Th.S Trần Minh Thư

148


Chương 8: Công tác Điều Khiển

ƯU – NHƯC ĐIỂM từ các kiểu quyết đònh
khác nhau của nhà quản Trò
Các kiểu
quyết đònh

Kiểu
AI, AII

Kiểu
CI, CII,
GII

Ưu điểm

Nhược điểm

- Thời gian ra quyết - Mang
tính
đònh ngắn;
độc đoán, không
lôi kéo và tận
- Tiết kiệm được chi dụng sự đóng góp
phí, thời gian
của người khác
trong việc ra quyết
đònh
kém
- Tận dụng được kiến - Tốn
thức và kinh nghiệm thời gian (do họp);
- Khuynh
hướng
của người khác;
- Lôi
kéo

được nhượng bộ, thỏa
hiệp cao;
người tích cực vào
- Trách
nhiệm
quá trình ra quyết cá nhân không thể
đònh;
hiện rõ ràng

- Chất
lượng
quyết đònh được
đảm bảo, nếu đó là
vấn đề phức tạp và
mang tính chiến lược
GVC Th.S Trần Minh Thư

149


Chương 8: Công tác Điều Khiển

D. MÔ HÌNH ROBERT TANNEBAUM & WARREN H. SCHMIDT.
Phạm vi tối đa đối với lãnh đạo
viên
Phạm vi tối đa đối với nhân viên

LÃNH ĐẠO ĐỘC TÀI
GVC Th.S Trần Minh Thư

150

LÃNH ĐẠO DÂN CHỦ


Chương 8: Công tác Điều Khiển

9
8
7
SỰ
QUAN
TÂM
ĐẾN
CON
NGƯỜI

2
1

E. MÔ HÌNH SƠ ĐỒ MẠNG LƯỚI của ROBERT R.BLAKE & JAMES S.MOUTON
Quản Lý mức 1-9: Cách quản trò
xuề xòa kiểu gia đình : Quan tâm
sâu sắc đến nhu cầu của con
người để thỏa mãn các mối quan
hệ thường dẫn đến một bầu không
khí thân thiện và thoải mái trong
tổ chức cũng như một nhòp độ đều
trong công việc

Quản Lý mức 9-9: Cách quản trò theo
tinh thần đồng đội : Công việc được
hoàn thành nhờ những người toàn tâm,
toàn ý, sự phụ thuộc lẫn nhau thông
qua khái niệm “phần trách nhiệm
chung” trong mục đích của tổ chức
thường dẫn đến các quan hệ tin cậy và
tôn trọng nhau.

Quản Lý mức 5-5: Cách quản trò
trung dung : Hoạt động ổn thỏa
của tổ chức có thể đạt được nhờ
cân đối giữa việc cần thiết thực
hiện được công việc với việc duy
trì được tinh thần của nhân viên
cấp dưới ở mức độ thỏa đáng.

Quản Lý mức 1-1: Cách quản trò
khiến tình hình trở nên tồi tệ:
Chỉ bỏ ra nỗ lực tối thiểu để làm
công việc theo yêu cầu được thực
hiện đủ để giữ được vò thế thành
viên trong tổ chức

1
GVC Th.S Trần Minh Thư

Quản Lý mức 9-1: Cách quản trò bằng
quyền uy – sự tuân thủ : Hiệu dụng
trong hoạt động nhờ bố trí các điều

kiện theo cách thức mà nhân tố con
người chỉ có thể can thiệp vào ở mức
tối thiểu

2

3
151

4

5

6

7

SỰ QUAN TÂM ĐẾN SẢN XUẤT

8

9


Chương 8: Công tác Điều Khiển

LÃNH ĐẠO – XƯA và NAY
ĐẠO LÀM TƯỚNG:

NGHĨA, TÍN,

TRÍ, DŨNG,
NHÂN, NGHIÊM
TÔN
TỬ

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
1. “TRẤÁN ÁP”
2. “QUYẾT ĐOÁN”

3. “TÌNH CẢM HÀI HÒA”
4. “DÂN CHỦ – ĐỒNG
LÒNG”
5. “KÍCH ĐỘNG”

6. “HUẤN LUYỆN VIÊN”

Theo anh/chò, cách nào là tốt hơn cả? Tại sao?
GVC Th.S Trần Minh Thư

152


Chương 8: Công tác Điều Khiển

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
1.Phong cách “TRẤN ÁP”
* Đòi hỏi cấp dưới tn thủ khơng nghĩ

suy, ngay tức khắc mệnh lệnh

“Làm như tơi đã cho chỉ thị”

* Ham muốn thực hiện, tự tin, tự chủ
* Rất hữu hiệu trong tình thế khủng hoảng.

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
2. Phong cách “QUYẾT ĐOÁN”
* Huy động được cấp dưới xoay

quanh một định hướng chiến lược
“Hãy theo tơi”
* Tự tin, hiểu cấp dưới, tác nhân
trực tiếp của thay đổi lớn
• Rất hữu hiệu cho đổi mới,
cần một mục tiêu lớn và rõ ràng
GVC Th.S Trần Minh Thư

153


Chương 8: Công tác Điều Khiển

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
3. Phong cách “TÌNH CẢM HÀI HÒA”
Tạo ra sự hài hồ cho cấp dưới
“Lo cho nhân viên trước đã”
Khả năng thơng cảm lớn tạo một
khơng khí cởi mở.
Rất hữu hiệu tạo một tinh thần gắn
bó, động viên trong những lúc khó

khăn.

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
4. Phong cách “DÂN CHỦ – ĐỒNG LÒNG”

* Nhắm đến sự đồng lòng thơng

qua sự tham gia tích cực của
cấp dưới.
“Mọi người nghĩ thế nào?”
* Hợp lực, hợp tác với cấp dưới
dựa vào sự trao đổi
Rất hữu hiệu để cấp dưới mạnh dạn
hợp tác tích cực.

GVC Th.S Trần Minh Thư

154


Chương 8: Công tác Điều Khiển

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
5. Phong cách “KÍCH ĐỘNG”
* Ấn định những tiêu chí thành cơng

cao.

“Hãy làm như tơi”

* Ý thức, ham muốn thực hiện, đầy
sáng kiến
* Rất hữu hiệu để đạt được những
thành quả nhanh với một tinh thần
cao của cấp dưới.

SÁU PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO PHỔ BIẾN
6. Phong cách “HUẤN LUYỆN VIÊN”
* Phát triển nhân tài cho tương lai

“Cứ thử làm đi”
* Phát triển năng lực cấp dưới, cảm thơng và ý
thức rõ về vai trò lãnh đạo của mình.
* Rất hữu hiệu để sửa soạn tương lai, đội ngũ
lãnh đạo kế thừa.
GVC Th.S Trần Minh Thư

155


Chương 8: Công tác Điều Khiển

2.2.3 LỰA CHỌN PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO

Lựa chọn phong cách lãnh đạo tùy thuộc vào:
 Đặc điểm của NHÀ QUẢN TRỊ (Trình độ năng
lực, sự hiểu biết, phong cách của nhà quản trò)ø
 Đặc điểm của NHÂN VIÊN (Trình độ năng lực
của nhân viên, phẩm chất của nhân viên)
 Đặc điểm của CÔNG VIỆC (tầm quan trọng,

tính cấp bách? Độ phức tạp? Mức sáng tạo?,
Mức độ bí mật …)

GVC Th.S Trần Minh Thư

156


Chương 8: Công tác Điều Khiển

3. ĐỘNG VIÊN
3.1 CÁC KHÁI NIỆM
Trình Độ Lành
Nghề Của
Người Lao Động

Thời Gian Lao Động:
Tỷ Lệ Vắng Mặt,
Tỷ Lệ Nghỉ Việc….

Giá Trò Gia Tăng
Bình Quân
Đầu Người

NĂNG SUẤT
LAO ĐỘNG

????
Thu Nhập

THỎA MÃN
CỦA
NHÂN VIÊN

Tỷ Lệ Người
Thôi Việc
GVC Th.S Trần Minh Thư

157

Trình Độ Cán Bộ
Quản Lý, Cán Bộ
Kỷ Thuật

Chi Phí Lao Động
Cho
Đơn Vò Sản Phẩm

Tác Phong
Và Kỷ Luật
Công Nghiệp

Tai Nạn
Lao Động


Chương 8: Công tác Điều Khiển

3.1.1

ĐỊNH NGHĨA

Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình,
phấn khởi và trách nhiệm hơn trong quá trình
thực hiện công việc của các thuộc cấp, qua đó làm
cho công việc được hoàn thành một cách có hiệu
quả cao.
3.1.2 ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC
Muốn động viên được thuộc cấp thì cần tạo ra
động cơ làm việc cho họ:
TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC


Khi có 1 công việc cần hoàn thành, cần phải:

CHỌN

CON NGƯỜI

hòa hợp

CÔNG VIỆC

DẪN DẮT con người hoàn thành TỐT nhất công việc
Để tạo động lực cho ai đó
làm việc gì, cần làm cho
người ấy MUỐN làm việc đó

GVC Th.S Trần Minh Thư

158

TẠỌ ĐỘNG LỰC
LÀM VIỆC


Chương 8: Công tác Điều Khiển

 Động cơ thúc đẩy làm việc là xu hướng và sự cố
gắng để thỏa mãn một mong muốn hoặc một mục
tiêu nhất đònh
 Động cơ thúc đẩy làm việc là một phản ứng nối tiếp
CHUỖI ĐỘNG CƠ HÀNH ĐỘNG
• KHI NÀO Người lao động sẽ MUỐN làm
việc??
TRẠNG
NHU
CẦU

Hình
thành

MONG
MUỐN

Là nguyên THÁI CĂNG
nhân của

THỎA
MÃN

THẲNG,
CHỜ ĐI

Dẫn

Tạo
ra

đến

HÀNH
ĐỘNG
Chủ
động

3.2 CÁC LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY
A. LÝ THUYẾT của MASLOW
CÁC LOẠI NHU CẦU của CON NGƯỜI
Nhu cầu
tự hòan thiện

Nhu cầu được nhận biết
& tôn trọng
Nhu cầu được hòa nhập
Nhu cầu an tòan
Nhu cầu thiết yếu

GVC Th.S Trần Minh Thư

159

Các cấp
NHU CẦU
TỰ NHIÊN
của con
người