Quản Trị Học Công Tác Kiểm Soát

Chương 9: Công tác Kiểm Soát

Chương 9 : CÔNG
Nội dung chính

TÁC KIỂM SOÁT
Môn học Quản Trò Học

1. Khái niệm
2.Ý nghóa của chức năng kiểm soát trong hoạt động
quản trò
3. Quá trình kiểm soát
4. Các loại hình kiểm soát
4.1 Kiểm soát lường trước
4.2 Kiểm soát hiện hành
4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện
5. Công cụ kiểm soát
5.1 Ngân quỹ
5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê
5.3 Các báo cáo và phân tích chuyên môn
5.4 Quan sát cá nhân
6. Một số yêu cầu với việc xây dựng cơ chế kiểm soát
7. Các cấp bậc quản trò và vấn đề kiểm soát

GVC. Th.S Trần Minh Thư

172


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

Chương 9 : CÔNG

TÁC KIỂM SOÁT

1. KHÁI NIỆM: là quá trình đo lường kết quả thực tế
& so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện
sự sai lệch và đưa ra biện pháp chấn chỉnh kòp
thời qua đó đảm bảo hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
2. ÝÙ NGHĨA của chức năng kiểm soát trong
hoạt động quản trò
 KIỂM SOÁT là chức năng hết sức quan trọng của quản
trò, vì:
 nhờ có kiểm soát mà nhà quản trò biết được tổ chức đang
đi đến đâu? có đúng với những dự kiến hay không?
 nắm bắt được tiến độ và chất lượng thực hiện công
việc của thuộc cấp
 xác đònh và dự đoán những chiều hướng chính cùng
với sự thay đổi cần thiết trong các yếu tố: thò trường
sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất kỹ thuật
và các đường lối chính sách.
 xác đònh những nhược điểm và sai lệch trong các
chức năng, cũng như trong các hoạt động của các đơn vò
trực thuộc, đưa ra biện pháp chấn chỉnh kòp thời.
GVC. Th.S Trần Minh Thư

173


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

3 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT
Các bước của quá trình kiểm soát :
 bước 1 : xác đònh tiêu chuẩn kiểm soát:
 Tiêu chuẩn kiểm soát là những cột mốc mà dựa vào
đó các nhà quản trò tiến hành đánh giá & kiểm soát đối
tượng bò quản trò.
 Thường tiêu chuẩn kiểm soát là những mục tiêu,
chỉ tiêu mà chúng ta đặt ra trong kế hoạch (bao gồm các
chỉ tiêu, những tỉ lệ, những đặc tính…)
 Tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau tùy thuộc
vào đặc tính của đối tượng cần kiểm soát. Nó có thể biểu
hiện dưới dạng đònh tính hoặc dưới dạng đònh lượng.
 Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn kiểm soát: <SMART >
 mang tính hiện thực (không quá cao cũng không quá thấp)
 phản ánh đúng bản
đối tượng bò quản trò

chất

vận

động

của

 không nên quá chi tiết, vụn vặt nhưng phải khái quát
được những mặt cơ bản của đối tượng bò quản trò
 dễ dàng cho việc đo lường
 bước 2 : Đo lường việc thực hiện
 Căn cứ vào các tiêu chuẩn đề ra trong bước 1 tiến hành

đo (đối với những hoạt động đang xẩy ra hoặc đã xảy ra)
GVC. Th.S Trần Minh Thư

174


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

hoặc lường trước (đối với những sự việc sắp xảy ra) để
phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ các sự sai lệch làm
cơ sở cho việc xác đònh các biện pháp điều chỉnh trong
bước 3
 Hiệu quả việc đo lường còn tùy thuộc vào phương pháp
đo lường (bao gồm cách thức và công cụ đo lường )
 đối với những tiêu chuẩn kiểm soát biểu hiện dưới
hình thức đònh lượng thì việc đo lường có thể đơn giản
hơn.
 đối với những tiêu chuẩn là đònh tính hoặc là những
“tiêu chuẩn mờ “ thì việc đo lường không đơn giản.
 bước 3: Điều chỉnh sai lệch.
 cần phân tích nguyên nhân của sự sai lệch
 đưa ra chương trình điều chỉnh sự sai lệch
 tiến hành điều chỉnh sự sai lệch

GVC. Th.S Trần Minh Thư

175


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT LÀ MỘT HỆ THỐNG PHẢN HỒI:
Sơ đồ 9.1 (vòng phản hồi của kiểm soát )
Phát hiện
sai lệch

Phân tích
nguyên
nhân của
sự sai lệch

So sánh với
các tiêu chuẩn

Đưa ra
chương
trình điều
chỉnh

Đo
lường

Thực hiện
sự điều
chỉnh

Kết quả
thực tế

Kết quả

mong
muốn

4 CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT:
4.1 Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước khi thực hiện)
 bằng cách tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để
tìm cách ngăn ngừa trước
 tác dụng của kiểm soát lường trước: giúp cho doanh
nghiệp chủ động đối phó với những bất trắc trong
tương lai.
 chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu là hình thức kiểm
soát ít tốn kém nhất.

GVC. Th.S Trần Minh Thư

176


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

4.2 Kiểm soát hiện hành (kiểm soát trong khi thực hiện):
bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện
nhằm nắm bắt kòp thời những lệch lạc, những khó khăn
vướng mắc, đưa ra những biện pháp tháo gỡ kòp thời
đảm bảo việc thực hiện kế hoạch.
4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện : (kiểm soát phản hồi)
 đây là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã
xảy ra.
 mục đích của loại kiểm soát này là nhằm xác đònh xem
kế hoạch có hoàn thành hay không? nếu không thì phải

tìm hiểu nguyên nhân? rút ra những bài học kinh
nghiệm cho những lần tiếp theo sau giúp cho việc hoàn
thiện các chức năng quản trò.
 nhược điểm của loại kiểm soát này là độ trễ về thời gian.
5 CÔNG CỤÏ KIỂM SOÁT (Kỹ thuật kiểm soát )
5.1 Ngân quỹ: vừa là công cụ lập kế hoạch đồng thời vừa
là công cụ kiểm soát rất quan trọng của các nhà quản
trò. Việc lập kế hoạch ngân quỹ là điều kiện quan
trọng giúp điều chỉnh & kiểm soát các kế hoạch hoạt
động một cách có hiệu quả, mặt khác tạo điều kiện để
chuyển giao quyền hạn một cách tự do hơn.
GVC. Th.S Trần Minh Thư

177


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

 Các dạng ngân quỹ:
 Ngân quỹ thu & chi :

 Ngân quỹ thu: gồm các khoản thu từ việc bán hàng hoặc
cung cấp các dòch vụ
 Ngân quỹ chi: gồm các khoản chi cho lao động trực tiếp,
vật liệu, giám sát, thuê mướn máy móc, thiết bò…
 Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và
sản phẩm: số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy,
số đơn vò vật liệu, số đơn vò diện tích được phân bố
và số đơn vò được sản xuất ra……
 Ngân quỹ về tiền mặt : số thu và chi tiền mặt, số tồn

tiền mặt. Ngân quỹ này giúp ta xác đònh khả năng
chi trả các khoản nợ đến kỳ hạn phải trả, khả năng
đầu tư của doanh nghiệp.
Các dạng ngân quỹ trên đây có thể được lập ra một cách
cứng nhắc & chi tiết hoặc tồn tại dưới dạng biến đổi linh
hoạt (ngân quỹ biến đổi, ngân quỹ tùy chọn… ) tuy nhiên
ngân quỹ biến đổi có nhiều ưu điểm hơn.

GVC. Th.S Trần Minh Thư

178


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê : dựa vào các dữ liệu
quá khứ , tổng hợp thành các biểu đồ hoặc đồ thò qua
đó giúp cho các nhà quản trò đưa ra những nhận xét:
 Xu thế phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ,
những dự báo cho thời gian tới.
 về mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình
phát triển.
 độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong kế
hoạch.
5.3 Các báo cáo & phân tích chuyên môn: sử dụng
các chuyên gia nghiên cứu từng lónh vực chuyên
sâu (chuyên gia về kế toán, tài chính, dự án, kỹ thuật
và công nghệ…) để có thể phát hiện những lệch lạc
trong từng chức năng riêng biệt này, trên cơ sở đó có
những đề xuất sát thực.

5.4 Quan sát cá nhân: bằng cách theo dõi, quan sát trực
tiếp các thuộc cấp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
để phát hiện và điều chỉnh kòp thời những sai lệch.

GVC. Th.S Trần Minh Thư

179


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

6 Một số YÊU CẦU đối với việc XÂY DỰNG CƠ

CHẾ KIỂM SOÁT:
 Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch
hoạt động của tổ chức & căn cứ trên cấp bậc
của đối tượng được kiểm soát.
 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu
cầu của nhà quản trò & đáp ứng yêu cầu của nhà
quản trò
 Sự kiểm soát phải thực hiện tại những điểm trọng yếu
(quy luật pareto ).
 Kiểm soát phải khách quan
 Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế phù hợp với nét
văn hóa của tổ chức.
 Việc kiểm soát phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu
quả của kinh tế
 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động.

GVC. Th.S Trần Minh Thư

180


Chương 9: Công tác Kiểm Soát

7. CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ &
VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT
So sánh sự
khác nhau

Hình thức
kiểm soát

Loại hình
kiểm soát

Trọng
tâm kiểm
soát

Quản trò
cấp cao

Quản trò
cấp trung

- sử dụng hình
thức kiểm soát
gián tiếp, thông

qua sổ sách, văn
bản báo cáo... có
kết hợp một
phần sự kiểm
soát trực tiếp
- rất coi trọng
kiểm soát lường
trước & kiểm
soát sau khi thực
hiện
- chú trọng kiểm
soát môi trường,
kiểm soát tài
chính & kiểm
soát ngân quỹ.

GVC. Th.S Trần Minh Thư

181

Quản trò
cấp cơ sở

- kiểm soát
trực tiếp là
chủ yếu, có
kết hợp với
hình thức
kiểm soát
gián tiếp.

- kiểm soát
trực tiếp.

- chú trọng
kiểm soát
hiện hành

- chú trọng
kiểm soát
hiện hành

- chú trọng
kiểm soát
nhân sự &
kiểm soát tác
nghiệp

- chú trọng
kiểm soát
nhân sự và
kiểm soát
tác nghiệp.