Tổ chức khai thác và dùng tài liệu tại kho lưu trữ tổng cục hải quan phục vụ công tác kiểm soát hải quan”, thay đổi năm 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

TRỊNH THỊ NGUYỆT

TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014
1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

TRỊNH THỊ NGUYỆT

TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014
2


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CP: Cổ phần
Cục CNTT: Cục Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan
Cục ĐTCBL: Cục Điều tra chống buôn lậu
Cục GSQL: Cục Giám sát quản lý
Cục KTSTQ: Cục Kiểm tra sau thông quan
Cục TXNK: Cục Thuế Xuất nhập khẩu
CSDL: Cơ sở dữ liệu
BC: Báo cáo
GTGT: Giá trị gia tăng
HQ: Hải quan
KSHQ: Kiểm soát Hải quan
NK : Nhập khẩu
TCHQ: Tổng cục Hải quan
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
Trung tâm PTPLHHXNK: Trung tâm Phân tích phân loại hàng
hóa xuất nhập khẩu
SHTT: Sở hữu trí tuệ
XK: Xuất khẩu

3


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1. Số liệu thống kê về công tác thu thập, nộp lưu tài liệu, hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan từ năm 2008 – 2012
Bảng 2.1. Thống kê số lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan từ năm 2008 – 2012
Bảng 3.1. Mục lục hồ sơ về công tác Kiểm soát Hải quan

4


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………...1
1. Lý do chọn đề tài……………………………………………………. ……..1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài…………………………………….……….3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu…………………………………………..3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………..……….4
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề…………………………………………………..4
6. Nguồn tư liệu tham khảo……………………………………………………5
7. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………............6
8. Đóng góp của đề tài………………………………………………….............6
9. Bố cục của đề tài……………………………………………………….…….7
Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI
LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN………………………9
1.1.

Quá trình hình thành và phát triển của Hải quan Việt Nam từ

năm 1945 đến nay…………………………………………………………....…9
1.1.1. Thuế quan cách mạng Việt Nam (Giai đoạn 1945 - 1954)…….......9
1.1.2. Hải quan Việt Nam trong giai đoạn xây dựng chủ nghĩa xã hội và

đấu tranh thống nhất đất nước (Giai đoạn 1954 – 1975)……………………….9
1.1.3. Hải quan Việt Nam giai đoạn sau khi thống nhất đất nước và trước
đổi mới (Giai đoạn 1975 – 1986)……………………………..…………………9
1.1.4. Hải quan Việt Nam những năm đầu đổi mới, hội nhập (Giai đoạn
1987 - 2000)…………………………………...……………………………….10
1.1.5. Hải quan Việt Nam giai đoạn cải cách, phát triển và hiện đại hóa
(từ năm 2001 đến nay)…………………………………..……………………...11
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục
Hải quan…………………………………………………...………………......12
5


1.2.1. Vị trí và chức năng………………………………………….…….12
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn…………………………………...………13
1.2.3. Cơ cấu tổ chức…………………………………………………....14
1.3.

Khái quát về khối tài liệu tại Kho lưu trữ của Tổng cục Hải

quan và giá trị của chúng………………………………………………...…16
1.3.1. Thành phần, đặc điểm hồ sơ, tài liệu …………………………….16
1.3.2. Công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ….…..….20
1.4. Ý nghĩa và giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải
quan................................................................................................................…23
1.4.1. Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành……..……………...…23
1.4.2. Phục vụ công tác chuyên môn..…………….………….………….24
1.4.3. Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra………..............……..……..25
1.4.4. Phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lịch sử Hải quan…..…..…….26
Chương 2: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI
KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM

SOÁT HẢI QUAN………………………………………………………….....28
2.1. Thực trạng công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho
lưu trữ Tổng cục Hải quan………………………………………………...…28
2.1.1. Số lượng độc giả có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho
lưu trữ Tổng cục Hải quan…………………………………...………….…......28
2.1.2. Các loại hồ sơ, tài liệu được khai thác và sử dụng tại Kho lưu trữ
Tổng cục Hải quan………………………………...………………….....…...29
2.1.3. Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…...…………….…..31
2.1.4. Thẩm quyền cho phép thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng
cục Hải quan…………………………...…………………………..….….......32
2.1.5. Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ
Tổng cục Hải quan………………………...……………..............................….33

6


2.2. Hiệu quả của việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với
công tác Kiểm soát Hải quan……………………….……………..……….....34
2.2.1. Khái niệm, yêu cầu của công tác Kiểm soát Hải quan………..….34
2.2.2. Vai trò của công tác Kiểm soát Hải quan…………..…………….37
2.2.3. Hiệu quả của việc khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ công tác
Kiểm soát Hải quan……………………………...….….....................................40
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO
LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT HẢI QUAN…………………..…………………………………….…..55
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác khai thác và sử du ̣ng tài liêụ ta ̣i
Kho lưu trữ Tổ ng cu ̣c Hải quan………………………………...…………....55
3.1.1. Những kết quả đạt được của công tác khai thác và sử dụng tài liệ u
tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan ………………………………………..…..55

3.1.2. Hạn chế của công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ
Tổng cục Hải quan………………………………….………………………….58
3.2. Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải
quan……………………………………………………………………………60
3.3. Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ công
tác Kiểm soát Hải quan………………..……………..…………………..…62
KẾT LUẬN………………………………...………………...…………85
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………….87
PHỤ LỤC………………………………………………………………92

7


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hóa, nền kinh tế đối ngoại càng phát triển
thì vai trò, trách nhiệm của lực lượng Hải quan càng to lớn, nặng nề hơn. Với
vai trò “Người gác cửa nền kinh tế đất nước”, Hải quan Việt Nam hoạt động
tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam và Điều ước quốc tế liên quan đến
công tác Hải quan. Theo đó, một mặt Hải quan phải tạo mọi điều kiện thuận lợi
cho thương mại quốc tế và các mối quan hệ giao lưu, hợp tác phát triển. Mặt
khác, lực lượng Hải quan phải kiên quyết đấu tranh, ngăn chặn hiện tượng gian
lận thương mại, buôn lậu qua biên giới, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước
phát triển, bảo vệ lợi ích và quyền lợi người tiêu dùng, đảm bảo nguồn thu cho
ngân sách Nhà nước, bảo vệ lợi ích và chủ quyền an ninh quốc gia.
Những năm gần đây, tệ nạn buôn lậu, gian lận thương mại ở nước ta ngày
càng diễn biến phức tạp, mang tính thời sự, gây trở ngại cho công cuộc xây
dựng và phát triển đất nước. Trước tình trạng này, Đảng và Nhà nước đã đề ra

nhiều chủ trương, chính sách để ngăn chặn, phòng ngừa “hiểm họa” này. Nghị
quyết Hội nghị lần thứ 4 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) đã nhấn
mạnh: "Tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan chức năng, phát huy vai trò
của nhân dân để tiến hành có hiệu quả những biện pháp chống buôn lậu trên
các tuyến biên giới, vùng biển và trên thị trường nội địa. Ngăn chặn và xử lý
nghiêm mọi hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc tiếp tay, bao che cho
buôn lậu". Thủ tướng Chính phủ cũng đã có Chỉ thị số 853/CT-TTg ngày
16/10/1997 đánh giá: "Buôn lậu đang diễn biến hết sức nghiêm trọng, đã gây ra
những hậu quả nguy hại về kinh tế - xã hội, cản trở quá trình phát triển lành
mạnh của kinh tế đất nước". Để giải quyết “quốc nạn” này, Đảng và Nhà nước
xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên, cấp bách và lâu dài.
Tổng cục Hải quan là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, là cơ quan chủ
quản, chịu trách nhiệm chính trong công tác phòng, chống buôn lậu. Vì
vậy, Tổng cục Hải quan đang từng bước hoàn thiện thể chế, đưa ra các chủ
8


trương, chính sách tích cực để nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, Kiểm soát
Hải quan nhằm ngăn chặn, phòng ngừa tình trạng trên, trong đó có việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Bởi vì, các hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những bằng
chứng chân thực, chứa dựng toàn bộ những thông tin về hoạt động kinh doanh
xuất – nhập khẩu, xuất – nhập cảnh của các cá nhân, tổ chức. Mặt khác, thông
qua việc khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho các cán bộ thực hiện
công tác Kiểm soát Hải quan vạch trần các thủ đoạn buôn lậu, gian lận thương
mại, từ đó đề ra các giải pháp phù hợp nhằm đẩy lùi, ngăn chặn kịp thời các
hành vi vi phạm này.
Trong thời gian qua, với các chủ trương, chính sách phù hợp, công
tác Kiểm soát Hải quan mặc dù đã thu được một số kết quả đáng khích lệ nhưng
vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: Công tác tham mưu, chỉ đạo chưa đảm bảo
tính tập trung, thống nhất. Các đơn vị Kiểm soát Hải quan các cấp chưa thực

hiện hết quyền hạn, thẩm quyền pháp luật quy định (như việc yêu cầu tổ chức,
cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu, hoạt động trinh sát…). Việc xử lý một số vụ
việc buôn lậu, gian lận thương mại còn chưa nghiêm. Một số đơn vị Hải quan
chưa thực hiện đúng các quy định của pháp luật (công tác giám sát Hải quan đối
với phương tiện xuất nhập cảnh, hàng hóa xuất nhập khẩu…). Việc trao đổi
thông tin, phối hợp giải quyết và bàn giao vụ việc giữa các đơn vị chưa đáp ứng
yêu cầu…Là một cán bộ hiện đang công tác tại Phòng Hành chính - Văn phòng
Tổng cục Hải quan, tôi nhận thấy trong thời gian qua, việc khai thác, sử dụng
các hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động Kiểm soát Hải quan đã được
tiến hành song hiệu quả mang lại chưa cao. Xuất phát từ những lý do trên, với
trách nhiệm của một cán bộ công chức trong ngành Hải quan luôn mong muốn
đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào sự nghiệp phát triển của
Ngành nói chung và công tác lưu trữ nói riêng tôi quyết định lựa chọn đề tài:
“Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan” làm luận văn Thạc sỹ chuyên ngành
Lưu trữ.

9


2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Luận văn của chúng tôi hướng tới các mục tiêu chủ yếu sau đây:
- Phân tích các giá trị của khối tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng
cục Hải quan đối với công tác Hải quan nói chung và với công tác Kiểm soát
Hải quan nói riêng;
- Khảo sát công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục
Hải quan nói chung và hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ công
tác Kiểm soát Hải quan nói riêng;
- Đánh giá những ưu điểm cũng như hạn chế của công tác tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, từ đó đề xuất một số

giải pháp khắc phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và để phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan
nói riêng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a. Đối tượng nghiên cứu
- Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu đang được bảo quản tại Kho
lưu trữ Tổng cục Hải quan.
- Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục
Hải quan.
- Hiệu quả của việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ
Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan.
b. Phạm vi nghiên cứu
Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, tác giả không có điều kiện để tiến
hành khảo sát toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của ngành Hải quan mà nội dung đề
tài chỉ đề cập đến vấn đề tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ
Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan.

10


4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các vấn
đề sau:
- Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan.
- Các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng
cục Hải quan và các giá trị của chúng.
- Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải
quan và hiệu quả khai thác, sử dụng các hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
Kiểm soát Hải quan.
- Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Hải quan nói chung và phục vụ công tác Kiểm
soát Hải quan nói riêng.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cao nhất và cũng là
mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Do vậy, vấn đề này đã nhận được sự
quan tâm nghiên cứu của nhiều cơ quan, tổ chức và người nghiên cứu trong và
ngoài nước. Chúng ta có thể thấy vấn đề liên quan đến tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ đã được các nhà nghiên cứu nói chung và các nhà lưu trữ học nói
riêng trên thế giới nghiên cứu, đúc kết trong các sách như “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ Liên Xô” của các nhà lưu trữ học Xô Viết hay “Lưu trữ
Pháp” của Cục Lưu trữ Cộng hòa Pháp… Riêng ở Việt Nam, vấn đề tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được nghiên cứu ở nhiều góc độ khác
nhau như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn
Thâm…; Các bài viết đăng trên các báo, tạp chí như: “Một số suy nghĩ về vấn đề
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng
hay “Tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III với tiềm năng phục vụ
các nhu cầu xã hội” của tác giả Hà Quảng… Ngoài ra, vấn đề này cũng đã dành
11


được nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các sinh viên, học viên cao học chuyên
ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn. Tiêu biểu như: “ Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu
trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ” – Luận văn
Thạc sĩ của tác giả Trần Phương Hoa; “Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư
liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số tòa
soạn báo ở Hà Nội ” – Luận văn Thạc sĩ của tác giả Hà Thị Tú Anh; “Sử dụng
nguồn tư liệu lịch sử quan sự về cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở Viện
Lịch sử quân sự Việt Nam” - Luận văn Thạc sĩ của tác giả Chu Văn Tùng; “Tổ

chức và sử dụng tài liệu trong kho Lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên
cứu lịch sử Đảng giai đoạn 1930-1945” – Luận văn Thạc sĩ của tác giả Hoàng
Thị Bạch Yến… Các công trình nghiên cứu này đã đề cập đến lý luận và thực tế
công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam nói chung và ở
một số cơ quan cụ thể nói riêng.
Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát và tìm kiếm tư liệu, chúng tôi nhận thấy
công tác lưu trữ nói chung và vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
nói riêng tại Tổng cục Hải quan chưa có một công trình nào nghiên cứu. Vì vậy,
có thể khẳng định đề tài nghiên cứu của tôi có kế thừa nhưng không trùng lặp
với bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây.
6. Nguồn tư liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu
tham khảo chính sau:
- Các giáo trình mang tính lý luận chung về công tác lưu trữ. Tiêu biểu là
cuốn Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm.
- Một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, luận văn thạc sĩ của học viên
cao học liên quan đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng;
- Báo cáo kết quả hoạt động chống buôn lậu và gian lận thương mại của
Tổng cục Hải quan các năm (từ năm 1996 đến 2012);
12


- Báo Hải quan các số năm 2000, 2001;
- Luật Hải quan năm 2001 số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001 và Luật sửa
đổi đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan năm 2005 số 42/2005/QH11
ngày 14/6/2005; Nghị định 154/2005/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15/12/2005
quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra,
giám sát hải quan; Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11 ngày
29/11/2005; Nghị định 87/2010/NĐ-CP ngày 13/8/2010 quy định chi tiết thi

hành một số điều của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
- Các website của Tổng cục Hải quan, Bộ tài chính...
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa
Mác – Lê nin, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích hệ thống và thống kê để có được các con số cụ
thể về số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; số lượng người đến khai thác, sử dụng.
- Phương pháp khảo sát thực tế, kết hợp phỏng vấn những cán bộ trực tiếp
thực hiện công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục
Hải quan để có được các thông tin thực tế cần thiết, chính xác.
- Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa,
phát triển, đồng thời phát hiện các hạn chế từ đó có biện pháp khắc phục.
Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các phương pháp khác như mô tả, so sánh…
8. Đóng góp của đề tài
Nếu đề tài được nghiên cứu thành công, đề tài có những đóng góp sau:
- Về mặt lý luận: Góp phần bổ sung các vấn đề về lý luận công tác lưu trữ
nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài được thực hiện tốt sẽ có nhiều ý nghĩa thực tế
đối với công tác lưu trữ Tổng cục Hải quan, đó là:
+ Góp phần tuyên truyền ý nghĩa, tác dụng của khối tài liệu lưu trữ tại
Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan tới các cán bộ, công chức hiện đang công tác
13


trong cơ quan nói riêng cũng như các tổ chức, cá nhân có mối quan tâm tới khối
tài liệu lưu trữ này nói chung; đồng thời, kết quả của luận văn cũng góp phần
khẳng định vai trò của lực lượng Hải quan trong công tác Kiểm soát Hải quan.
+ Đề tài có ý nghĩa thiết thực đối với công việc hiện nay của tác giả, với
trách nhiệm của một cán bộ công chức công tác tại Phòng Hành chính – Văn
phòng Tổng cục Hải quan, trong quá trình thực hiện đề tài cũng như trực tiếp

thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ, tác giả sẽ phát
hiện ra những hạn chế, vướng mắc và bất cập, từ đó đưa ra các kiến nghị, giải
pháp khắc phục kịp thời.
+ Những giải pháp và kiến nghị sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác
khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan nói chung và hiệu
quả khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan nói riêng.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài
được kết cấu thành 3 chương chính, bao gồm:
Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI
LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
Trong chương này, sau khi tác giả đi vào tìm hiểu một cách khái quát quá
trình hình thành, phát triển của Hải quan Việt Nam từ năm 1945 đến nay cũng
như về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục
Hải quan. Trên cơ sở đó, luận văn sẽ đi sâu vào phân tích thành phần, nội dung
và các giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan.
Chương 2: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI
KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT HẢI QUAN
Nội dung của chương này sẽ đề cập đến công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan. Đặc biệt, trong chương này tác
giả sẽ đi sâu phân tích, đánh giá ý nghĩa, hiệu quả của việc khai thác, sử dụng tài
liệu phục công tác Kiểm soát của lực lượng Hải quan Việt Nam.
14


Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO
LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
Trên cơ sở khái quát về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại

Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan cũng như hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu
phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan, tác giả tiến hành đánh giá các kết quả đạt
được cũng như chỉ ra những mặt tồn tại, từ đó đề xuất tổng thể các giải pháp
chung. Đặc biệt, trong chương này, tác giả sẽ đi sâu phân tích một giải pháp cụ
thể mà theo bản thân tác giả nhận thấy nó rất cần thiết và thiết thực nhằm nâng
cao chất lượng, hiệu quả công tác này.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn và
giúp đỡ tận tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng, các cán bộ tại Tổng cục Hải quan,
sự ủng hộ của bạn bè và đồng nghiệp. Nhân dịp này, tác giả xin được bày tỏ
lòng biết ơn chân thành tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng, các cán bộ của Tổng cục
Hải quan, bạn bè, đồng nghiệp – những người đã giúp tôi hoàn thành Luận văn
này.
Đây là một đề tài mới và do đặc thù của ngành Hải quan nên nội dung của
Luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Do đó, tôi rất mong nhận
được sự góp ý của Thầy, Cô giáo, đồng nghiệp và các bạn học viên để hoàn
thiện hơn nữa nội dung này.
Xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày tháng năm 2014
Tác giả

Trịnh Thị Nguyệt

15


Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI
KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
1.1.

Quá trình hình thành và phát triển của Hải quan Việt Nam từ

năm 1945 đến nay
1.1.1. Thuế quan cách mạng Việt Nam (Giai đoạn 1945 - 1954)
Cách mạng tháng 8/1945 thành công, lập ra nước Việt Nam dân chủ cộng
hòa đã mở ra một trang sử mới cho đất nước Việt Nam nói chung và ngành Hải
quan nói riêng. Ngày 10/9/1945, Sở Thuế quan và Thuế gián thu - tiền thân của
ngành Hải quan được thành lập, đánh dấu sự khởi đầu của Hải quan cách mạng
Việt Nam với nhiệm vụ chính trị là bám sát và phục vụ kịp thời nhiệm vụ của
Cách mạng, tạo nguồn thu cho Ngân sách quốc gia, kiểm soát hàng hoá xuất
nhập khẩu, đấu tranh chống buôn lậu giữa vùng tự do và vùng tạm chiếm.
1.1.2. Hải quan Việt Nam trong giai đoạn xây dựng chủ nghĩa xã hội và
đấu tranh thống nhất đất nước (Giai đoạn 1954 – 1975)
Sự kiện quan trọng nhất của Hải quan Việt Nam trong giai đoạn này là
ngày 27/02/1960, Thủ tướng Phạm Văn Đồng đã ký Nghị định số 03/CP ban
hành Điều lệ Hải quan. Điều lệ Hải quan ra đời đã đánh dấu bước phát triển mới
của Hải quan Việt Nam. Về cơ cấu tổ chức của Hải quan Việt Nam ngày một
hoàn thiện dần từ Trung ương đến địa phương, các đơn vị Hải quan được thành
lập kịp thời đáp ứng yêu cầu cách mạng. Hoạt động Kiểm soát xuất nhập khẩu,
xuất nhập cảnh đáp ứng được yêu cầu đặt ra, góp phần hoàn thành nhiệm vụ đối
ngoại của Đảng và Nhà nước, giải phóng miền Nam, thống nhất Tổ quốc.
1.1.3. Hải quan Việt Nam giai đoạn sau khi thống nhất đất nước và trước
đổi mới (Giai đoạn 1975 – 1986)
Đầu thập kỷ 80, đất nước lâm vào khủng hoảng, nhiều kế hoạch không
hoàn thành (năm 1981, xuất khẩu đạt 88%), Chính phủ ban hành một số chủ
trương khuyến khích xuất khẩu, mở rộng quyền cho địa phương nhằm khắc phục
những khó khăn trong đời sống nhân dân. Hoạt động Hải quan đứng trước
16


những thách thức lớn, đòi hỏi nhận thức về nhiệm vụ và chức năng của ngành

phải có những chuyển biến. Trước tình hình này, được sự nhất trí của Bộ Chính
trị Trung ương Đảng, ngày 30/8/1984, Hội đồng Nhà nước ra Nghị quyết số
547/NQ/HĐNN phê chuẩn việc thành lập Tổng cục Hải quan, trực thuộc Hội
đồng Bộ trưởng. Ngày 20/10/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định
139/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của
Tổng cục Hải quan. Tại Điều 1, Nghị định số 139/HĐBT xác định: “Tổng cục
Hải quan, cơ quan thuộc Hội đồng Bộ trưởng, là công cụ chuyên chính nửa vũ
trang của Đảng và Nhà nước có chức năng:
- Kiểm tra và quản lý hàng hóa, hành lý, ngoại hối và các công cụ vận tải
xuất nhập qua biên giới nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Thi hành chính sách thuế xuất, nhập khẩu;
- Ngăn ngừa và chống các vi phạm luật lệ hải quan và các luật lệ khác
liên quan đến việc xuất nhập khẩu;
- Chống các hoạt động buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa, tiền tệ
qua biên giới.
Nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn chính sách Nhà nước độc quyền về
ngoại thương, ngoại hối, góp phần bảo vệ chủ quyền quốc gia, an ninh chính trị,
trật tự an toàn xã hội, phục vụ công tác đối ngoại của Đảng và Nhà nước”.
Như vậy, trong thời gian này, Hải quan Việt Nam có sự chuẩn bị sẵn sàng
để đón thời cơ mới, hoàn thành tốt nhiệm vụ của người lính gác cửa biên giới và
tham gia chiến đấu để bảo vệ biên cương của Tổ quốc cũng như góp phần đẩy
mạnh công tác đấu tranh chống buôn lậu, lập lại trật tự, kỷ cương trong quản lý
xuất - nhập khẩu.
1.1.4. Hải quan Việt Nam những năm đầu đổi mới, hội nhập (Giai đoạn
1987 - 2000)
Năm 1980, nền kinh tế nước ta lâm vào tình trạng khủng hoảng nghiêm
trọng. Sản xuất kinh doanh kém hiệu quả, nông nghiệp vẫn giữ tính chất độc
17

canh, công nghiệp chiếm tỉ trọng nhỏ trong nền kinh tế và tốc độ tăng không ổn
định. Quan hệ đối ngoại, đặc biệt là kinh tế đối ngoại bị hạn chế bởi các nước xã
hội chủ nghĩa ở Đông Âu bị tan rã và sự sụp đổ của chế độ xã hội chủ nghĩa ở
Liên Xô. Quan hệ Việt Nam – Trung Quốc chưa được cải thiện, Mỹ vẫn giữ thái
độ thù địch với Việt Nam.
Để khắc phục tình hình trên, bên cạnh các nhiệm vụ được quy định cụ thể
trong Điều lệ Hải quan năm 1960, ngành Hải quan tập trung tạo cơ sở cho quá
trình đổi mới, cải cách phát triển và từng bước hiện đại hóa. Ngày 01/5/1990,
Pháp lệnh Hải quan được thông qua và có hiệu lực đã quy định rõ nhiệm vụ của
Hải quan: “ Quản lý Nhà nước về Hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập
khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, mượn đường Việt Nam. Đấu tranh chống buôn lậu
hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua biên giới”.
Nhiệm vụ này chính là kim chỉ nam cho hoạt động của ngành trong những năm
90 của thế kỷ XX.
Như vậy, trong giai đoạn 1987 – 2000, Hải quan Việt Nam đã đạt được
những thành tích đáng kể trong công cuộc đổi mới. Hệ thống tổ chức không
ngừng được củng cố và phát triển theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp. Công
cuộc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, cải tiến quy trình thủ tục Hải quan,
kiểm soát, chống buôn lậu, thu ngân sách … đặc biệt phương pháp quản lý Hải
quan hiện đại bắt đầu được áp dụng trong nghiệp vụ Hải quan. Mặt khác, trong
công tác xây dựng cơ sở pháp lý, Hải quan Việt Nam đã tích cực tham gia xây
dựng các Luật liên quan đến thương mại. Đặc biệt, Pháp lệnh Hải quan ra đời đã
nâng vị trí của ngành Hải quan trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của
nhân dân Việt Nam lên tầm cao mới.
1.1.5. Hải quan Việt Nam giai đoạn cải cách, phát triển và hiện đại hóa
(từ năm 2001 đến nay)
Pháp lệnh Hải quan có hiệu lực từ 01/5/1990 là văn bản quy phạm pháp
luật có giá trị pháp lý cao nhất, điều chỉnh các hoạt động trong lĩnh vực Hải
quan. Tuy nhiên, pháp lệnh Hải quan chưa phản ánh đầy đủ tinh thần của Hiến
18

pháp năm 1992, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của các cam kết quốc tế liên
quan đến hoạt động Hải quan.
Năm 1993, Thủ tướng Chính phủ giao cho Hải quan Việt Nam chuẩn bị
dự án Luật Hải quan. Ngày 03/01/2001, Tổng cục Hải quan đã trình Chính phủ
Dự án Luật Hải quan. Ngày 29/6/2001, kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa X thông qua
Luật Hải quan gồm 8 Chương, 82 Điều, quy định quản lý Nhà nước về Hải quan
và có hiệu từ 01/01/2002.
Luật Hải quan ra đời đánh dấu việc hoàn thiện hệ thống pháp luật Hải
quan với mục tiêu thể chế hóa đường lối, chính sách, cụ thể hóa các quy định
của Hiến pháp, nội luật hóa các quy định của các Điều ước quốc tế mà Việt Nam
ký kết hoặc tham gia. Mặt khác, Luật Hải quan cũng tạo ra khuôn khổ pháp lý
thống nhất, đồng bộ phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế, thúc đẩy tiến trình cải
cách, tạo thuận lợi cho hội nhập quốc tế, tham gia bảo vệ lợi ích, chủ quyền và
an ninh quốc gia, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Đây thực sự là bước phát triển về chất, chứng tỏ năng lực thực thi pháp luật đáp
ứng yêu cầu hội nhập của Hải quan Việt Nam.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục
Hải quan
Tại Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 của Thủ tướng
Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải
quan trực thuộc Bộ Tài chính được quy định cụ thể như sau:
1.2.1. Vị trí và chức năng
Tổng cục Hải quan là cơ quan trực thuộc Bộ tài chính, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ tài chính quản lý Nhà nước về Hải quan và
tổ chức thực thi pháp luật về Hải quan.
Tổng cục Hải quan có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, tài
khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

19


- Giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính trong việc soạn thảo các văn bản liên quan
đến lĩnh vực Hải quan để Bộ Tài chính trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
xem xét, quyết định: Các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
định của Chính phủ; dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về Hải quan;
Chiến lược, quy hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia; Các đề án, dự án quan
trọng về Hải quan; Dự toán thu thuế xuất nhập khẩu hàng năm theo quy định của
Luật Ngân sách Nhà nước...
- Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định: Dự thảo thông tư và
các văn bản khác về Hải quan; Kế hoạch hoạt động hàng năm của ngành Hải
quan.
- Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; văn bản cá biệt
thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục Hải quan.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án về Hải quan sau khi được cấp có
thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về Hải quan.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ: Kiểm tra, giám sát Hải quan đối với
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập
cảnh, quá cảnh; Phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên
giới trong phạm vi địa bàn hoạt động Hải quan; thực hiện các biện pháp phòng,
chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới ngoài phạm vi địa
bàn hoạt động hải quan theo quy định của Chính phủ. Đồng thời, tổ chức thực
hiện pháp luật về thuế và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập
khẩu; Kiểm tra sau thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Mặt
khác, Tổng cục Hải quan còn kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
về các chủ trương, biện pháp quản lý Nhà nước về Hải quan đối với hoạt động

xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chính sách thuế đối với
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
20


- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm
pháp luật Hải quan; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí trong việc sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
ngành Hải quan.
- Hướng dẫn việc thực hiện pháp luật về Hải quan; hỗ trợ đối tượng nộp
thuế hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện thống kê nhà nước về Hải quan.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về hải quan theo phân công, phân cấp của Bộ
trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lư của Tổng cục Hải quan
theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật.
- Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình
cải cách hành chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt.
- Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, Tổng cục Hải quan còn thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao và theo quy định của
pháp luật.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức
- Cơ quan Hải quan ở Trung ương:
- Vụ pháp chế;

- Trung tâm phân tích, phân loại hàng

- Vụ Hợp tác quốc tế;

hóa xuất nhập khẩu (có chi nhánh ở một
số khu vực);

- Vụ Tổ chức cán bộ;

21


- Vụ Tài vụ - Quản trị;

- Viện Nghiên cứu Hải quan;

- Văn phòng (Có đại diện tại thành phố

- Trường Hải quan Việt Nam;

Hồ Chí Minh);

- Báo Hải quan;

- Thanh tra;

- Văn phòng Đảng – đoàn thể;

- Cục Giám sát quản lý về Hải quan;

- Ban Cải cách hiện đại hóa;

- Cục Thuế xuất nhập khẩu;

- Ban Quản lý các Công trình đầu tư xây

- Cục Điều tra chống buôn lậu;

dựng Tổng cục Hải quan;

- Cục Kiểm tra sau thông quan;

- Ban Quản lý rủi ro.

- Cục Công nghệ thông tin và Thống kê
Hải quan;
- Các cơ quan Hải quan ở địa phương trực thuộc Trung ương thuộc Tổng
cục Hải quan:
+ Cục Hải quan tỉnh, thành phố khu vực miền Bắc gồm: Hà Giang, Cao
Bằng, Lào Cai, Điện Biên, Lạng Sơn, TP.Hà Nội, Bắc Ninh, Quảng Ninh, Hải
Phòng.
+ Cục Hải quan tỉnh, thành phố khu vực miền Trung gồm: Thanh Hóa,
Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng
Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Khánh Hòa, Gia Lai – Kon Tum, Đăk Lăk.
+ Cục Hải quan tỉnh, thành phố khu vực miền Nam: Ninh Thuận, Bình
Thuận, Tây Ninh, Bình Phước, Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bà
Rịa – Vũng Tàu, Long An, Đồng Tháp, An Giang, TP.Cần Thơ, Cà Mau, Kiên
Giang.
- Các Chi cục Hải quan, Đội Kiểm soát Hải quan và đơn vị tương đương
thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Ví dụ, Chi

cục HQ Ninh Bình và Chi cục HQ Nam Định thuộc Cục HQ Thanh Hóa.
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các Chi cục Hải quan, Đội kiểm soát
Hải quan và đơn vị tương đương do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định.
22


Bộ trưởng Bộ tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan.
Như vậy, từ khi thành lập Sở thuế quan và Thuế gián thu đến cải cách,
phát triển và hiện đại hóa Hải quan, Hải quan Việt Nam luôn nhận được sự
quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước; sự phối hợp chặt
chẽ và hợp tác có hiệu quả với các Bộ, ngành, địa phương. Trong quá trình hoạt
động, mặc dù vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập song về cơ bản Hải quan Việt Nam
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thể hiện trên những nét lớn như sau:
- Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của người gác cửa biên giới trên mặt trận
kinh tế, đảm bảo an toàn và an ninh kinh tế đối với hoạt động xuất nhập khẩu.
Đồng thời đảm bảo nguồn thu, góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng,
phát triển và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam.
- Hoạt động nghiệp vụ ngày càng đáp ứng được các quy định quốc tế và
phù hợp với mục tiêu đơn giản hóa, hài hòa, tiến tới tự động hóa Hải quan.
- Xây dựng được lực lượng Hải quan ngày càng lớn mạng cả về số lượng
và chất lượng, đưa Hải quan Việt Nam từng bước phát triển thành chính quy,
hiện đại, ngang tầm khu vực.
1.3. Khái quát về khối tài liệu tại Kho lưu trữ của Tổng cục Hải quan
và giá trị của chúng
1.3.1. Thành phần, đặc điểm hồ sơ, tài liệu
1.3.1.1. Thành phần tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo số liệu thống kê công tác văn thư – lưu trữ năm 2012 của Phòng
Hành chính – Văn phòng Tổng cục Hải quan năm 2012, Kho lưu trữ Tổng cục
Hải quan hiện đang bảo quản 1108,5 mét giá tài liệu, trong đó riêng tài liệu hành

chính là 1090,5 mét (đã chỉnh lý hoàn chỉnh được 17.516 hồ sơ tương đương với
143 mét), tài liệu khoa học kỹ thuật là 03 công trình/đề tài, số còn lại là tài liệu
chuyên môn và tài liệu cá nhân.
23


Về loại hình tài liệu:
Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan hiện đang bảo quản 03 loại hình tài liệu
chính: Tài liệu giấy, tài liệu ghi âm và tài liệu ghi hình (chủ yếu là ảnh). Tài liệu
giấy chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn như: Tập lưu công
văn đi – đến của các đơn vị thuộc Tổng cục; Hồ sơ phân loại cán bộ; Tập báo
cáo công tác 6 tháng đầu năm, năm và báo cáo tổng kết năm của ngành Hải
quan. Các chứng từ, sổ sách kế toán, kiểm toán; Hồ sơ trao đổi, giải quyết các
vụ việc vi phạm liên quan đến lĩnh vực Hải quan giữa các Bộ, ban, ngành liên
quan. Hồ sơ trình Bộ dự án “Đầu tư trang bị tàu thuyền của ngành Hải quan”;
Hồ sơ trình Bộ quy chế hướng dẫn thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản đặc thù
của ngành Hải quan. Hồ sơ về Đề án “ Trang bị mua sắm máy soi container
phục vụ kiểm soát Hải quan” hay các Hồ sơ về chuyên môn, nghiệp vụ Hải quan
của các đơn vị….Về tài liệu ghi âm, ghi hình chủ yếu là những tài liệu ghi lại
các sự kiện trọng đại của ngành Hải quan qua các năm, hoặc các vụ việc liên
quan đến lĩnh vực Hải quan…. Hiện nay, loại tài liệu ghi âm, ghi hình cùng với
tài liệu giấy đang được Văn phòng Tổng cục Hải quan khai thác, sử dụng một
cách triệt để và có hiệu quả trong việc xây dựng Bảo tàng Hải quan được đặt
ngay tại trụ sở chính của Tổng cục Hải quan – Lô E3 đường Dương Đình Nghệ Cầu Giấy – Hà Nội.
Mặt khác, theo kết quả khảo sát thực tế, các Phông lưu trữ đang được bảo
quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan gồm có:
- Phông lưu trữ các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan nhưng không có tư
cách pháp nhân ( không có văn thư, con dấu và tài khoản riêng) gồm hồ sơ, tài
liệu của các đơn vị: Văn phòng Tổng cục Hải quan, Vụ Tài vụ - Quản trị, Vụ
Hợp tác Quốc tế, Thanh tra, Ban Quản lý rủi ro, Vụ Pháp chế, Văn phòng Đảng

– Đoàn thể, Ban Cải cách hiện đại hóa, Vụ Tổ chức cán bộ.
- Còn các đơn vị sau đây mặc dù cũng thuộc Tổng cục Hải quan nhưng
các đơn vị này được hoạt động một cách độc lập (tức là có Quyết định của Bộ
24


Tài chính quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; có tài khoản riêng; có
văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân)) nên tạo thành các Phông lưu
trữ riêng đó là: Phông lưu trữ Cục Thuế xuất nhập khẩu, Phông lưu trữ Viện
Nghiên cứu Hải quan; Phông lưu trữ Trường Hải quan Việt Nam; Phông lưu trữ
Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan; Phông lưu trữ Cục Kiểm tra sau
thông quan; Phông lưu trữ Cục Điều tra chống buôn lậu; Phông lưu trữ Trung
tâm phân tích phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu; Phông lưu trữ Cục Giám sát
quản lý; Phông lưu trữ Ban Quản lý các Công trình đầu tư xây dựng Tổng cục
Hải quan, Phông lưu trữ Báo Hải quan.
Như vậy, tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan đang bảo quản 10 Phông lưu
trữ, đó là: Phông lưu trữ các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan nhưng không có tư
cách pháp nhân, Phông lưu trữ Cục Thuế xuất nhập khẩu, Phông lưu trữ Viện
Nghiên cứu Hải quan; Phông lưu trữ Trường Hải quan Việt Nam; Phông lưu trữ
Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan; Phông lưu trữ Cục Kiểm tra sau
thông quan; Phông lưu trữ Cục Điều tra chống buôn lậu; Phông lưu trữ Trung
tâm phân tích phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu; Phông lưu trữ Cục Giám sát
quản lý; Phông lưu trữ Ban Quản lý các Công trình đầu tư xây dựng Tổng cục
Hải quan, Phông lưu trữ Báo Hải quan. Với các Phông lưu trữ này, chúng tôi có
thể thấy rằng khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại đây rất lớn, phong phú và đa
dạng về mặt nội dung cũng như loại hình tài liệu.
1.3.1.2. Đặc điểm hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo quy định tại Điều 1 Quy chế Công tác lưu trữ ngành Hải quan, tài
liệu lưu trữ của Tổng cục Hải quan bao gồm: Hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính,
tài liệu khoa học công nghệ, các tài liệu chuyên môn khác trên giấy; tài liệu

phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ, tập trung bảo quản
tại kho lưu trữ cơ quan.
Qua khảo sát tình trạng hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan,
chúng tôi rút ra một số đặc điểm chung như sau:
25