ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK TRONG CÔNG TÁC XÂY DỰNG LỊCH LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy ThS. Vũ
Xuân Nam cùng cô ThS Trần Thu Phương, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình
viết báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Trường Đại học Thái Nguyên đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm em học
tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá
trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách
vững chắc và tự tin.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo khóa
luận, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý
luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học
thêm được nhiều kinh nghiệm sau này khi áp dụng vào công việc sẽ thuận tiện và
hiệu quả hơn.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp cao quý.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên

Ngô Thị Mỹ Lệ


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài báo cáo khóa luận này là công trình nghiên cứu của riêng
tôi do thạc sĩ Trần Thu Phương và thạc sĩ Vũ Xuân Nam hướng dẫn. Các số liệu, kết
quả trong luận văn là trung thực và chưa được công bố trong các công trình khác. Nếu
không đúng như trên tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình.
Sinh viên

Ngô Thị Mỹ Lệ

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN...........................................................................................................
MỤC LỤC......................................................................................................................
DANH MỤC HÌNH.......................................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC,
LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......................................................1
1.1 Khái quát chung về chương trình, lập kế hoạch công tác,quản lý lịch làm việc
của cơ quan, tổ chức...................................................................................................1
1.1.1 Khái niệm về chương trình và lập kế hoạch..................................................1
1.1.2 Khái niệm về quản lý lịch làm việc...............................................................1
1.1.3 Ứng dụng phần mềm xây dựng lịch làm việc................................................2
1.2 Vai trò của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan tổ chức.. 2
1.2.1 Vai trò của chương trình, kế hoạch công tác..................................................2
1.2.2 Vai trò của công tác quản lý lịch làm việc.....................................................3
1.3 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc......................4
1.3.1 Yêu cầu của chương trình công tác...............................................................4
1.3.2 Yêu cầu của kế hoạch công tác.....................................................................4
1.3.3 Yêu cầu của lịch làm việc.............................................................................5
1.3.4 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan, tổ chức.....5
1.4 Tìm hiểu về nghiệp vụ Buồng...............................................................................7
1.4.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, đặc điểm của nghiệp vụ Buồng....7
1.4.2 Tổ chức lao động của bộ phận buồng..........................................................12
1.5 Giới thiệu chung về phần mềm Microsoft Outlook............................................13
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI BỘ
PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI - TUẦN CHÂU....................................18
2.1. Giới thiệu tổng quan về khách sạn Sao Mai ( Morning Star Hotel)...................18

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của khách sạn Sao Mai..........................18
2.1.2. Đặc điểm của khách sạn...............................................................................19
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn........................................................20


2.1.4. Các dịch vụ kinh doanh của khách sạn........................................................20
2.2. Cơ cấu tổ chức các bộ máy và quản lý khách sạn..............................................22
2.2.1. Mô hình tổ chức...........................................................................................22
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận.....................................................23
2.2.2.6. Bộ phận nhà hàng....................................................................................27
2.3. Hoạt động của bộ phận Buồng tại khách sạn Sao Mai - Tuần Châu...................30
2.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ phận buồng Khách sạn Sao Mai- Tuần Châu..................30
2.3.2. Quản lý điều hành hoạt động phục vụ buồng tại khách sạn Sao Mai..........35
2.3.3. Phân công phục vụ tại bộ phận buồng..........................................................36
2.3.4. Giám sát hoạt động phục vụ tại bộ phận buồng.........................................37
2.3.5. Đánh giá hoạt động tại bộ phận buồng.........................................................37
2.4. Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại bộ phận buồng khách sạn Sao Mai. .38
2.5. Những nguyên nhân và giải pháp trong công tác xây dựng lịch làm việc tại bộ
phận buồng khách sạn Sao Mai................................................................................41
2.5.1. Nguyên nhân................................................................................................41
2.5.2. Giải pháp......................................................................................................41
2.6. Kết quả khảo sát thực tế tại bộ phận Buồng khách sạn Sao Mai-Tuần Châu Quảng Ninh..............................................................................................................44
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK TRONG
CÔNG TÁC XÂY DỰNG LỊCH LÀM VIỆC TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH
SẠN SAO MAI - TUẦN CHÂU................................................................................46
3.1. Hiện trạng..........................................................................................................46
3.2. Hướng giải quyết...............................................................................................47
3.3. Lập lịch làm việc hiệu quả với Outlook Calendar..............................................47
3.3.1. Giới thiệu về chức năng lập lịch (Calendar) trong Outlook........................47
3.3.2. Tạo cuộc hẹn mới.........................................................................................50

3.3.3. Tạo cuộc hẹn lặp lại.....................................................................................54
3.3.4. Chức năng lập lịch chia sẻ...........................................................................56
3.3.5. Thiết lập cuộc họp thông qua Outlook.........................................................58
3.3.6. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo.............................................................59
3.3.7. Kiểm tra Calendar........................................................................................62


3.3.8. Sử dụng nhiệm vụ trong công việc...............................................................65
KẾT LUẬN................................................................................................................69
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................70


DANH MỤC HÌNH

HÌNH 1.1 HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ BUỒNG.........................................................8
HÌNH 1.2: CỬA SỔ GIAO DIỆN MÀN HÌNH CỦA OUTLOOK 2010.....................14
HÌNH 1.3: CỬA SỔ GIAO DIỆN RIBON CỦA OUTLOOK 2010...........................15
HÌNH 1.4: THANH CÔNG CỤ MINI CỦA OUTLOOK 2010...................................15
HÌNH 2.1: HÌNH ẢNH KHÁCH SẠN SAO MAI......................................................19
HÌNH 2.2: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ BÀN............................................................25
HÌNH 2.3: NHÂN VIÊN BỘ PHẬN LỄ TÂN TRONG KHÁCH SẠN......................26
HÌNH 2.4: NHÂN VIÊN BUỒNG TRONG KHÁCH SẠN.......................................27
HÌNH 2.5: NHÂN VIÊN NHÀ HÀNG TRONG KHÁCH SẠN.................................28
HÌNH 2.6: NHÂN VIÊN BẾP TRONG KHÁCH SẠN..............................................29
HÌNH 2.7: LƯU ĐỒ MÔ PHỎNG CÔNG VIỆC BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN
SAO MAI.................................................................................................................... 43
HÌNH 3.1: CỬA SỔ GIAO DIỆN MÀN HÌNH CALENDAR CỦA OUTLOOK 2010
..................................................................................................................................... 48
HÌNH 3.2 : MÀN HÌNH BẢNG CHUYỂN HƯỚNG CỦA CALENDAR.................48
HÌNH 3.3: CỬA SỔ GIAO DIỆN MÀN HÌNH APPOINTMENT CỦA CALENDAR

..................................................................................................................................... 49
HÌNH 3.4: CỬA SỔ CUỘC HẸN MỚI CỦA CALENDAR........................................50
HÌNH 3.5:KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO
MAI............................................................................................................................. 51
HÌNH 3.6: KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN
SAO MAI.................................................................................................................... 51
HÌNH 3.7 KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN
SAO MAI.................................................................................................................... 52
HÌNH 3.8: KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN
SAO MAI.................................................................................................................... 52
HÌNH 3.9: KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN
SAO MAI.................................................................................................................... 53
HÌNH 3.10 : KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN
SAO MAI.................................................................................................................... 53


HÌNH 3.11: KẾT QUẢ TẠO CUỘC HẸN LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG
KHÁCH SẠN SAO MAI............................................................................................54
HÌNH

3.12: KẾT QUẢ TẠO CUỘC HẸN LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG

KHÁCH SẠN SAO MAI............................................................................................55
HÌNH

3.13: KẾT QUẢ TẠO CUỘC HẸN LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG

KHÁCH SẠN SAO MAI............................................................................................56
HÌNH 3.14: KẾT QUẢ CHIA SẺ LỊCH QUA E- MAIL TẠI BỘ PHẬN BUỒNG. . .57
HÌNH 3.15: KẾT QUẢ VIỆC THIẾT LẬP CUỘC HỌP TẠI BỘ PHẬN BUỒNG...59

HÌNH 3.16: CỬA SỔ MÀN HÌNH SCHEDULING CỦA CALENDAR...................60
HÌNH 3.17: KẾT QUẢ TẠO LỊCH HỘI THẢO TẠI BỘ PHẬN BUỒNG...............61
HÌNH 3.18: KẾT QUẢ TẠO LỊCH HỘI THẢO TẠI BỘ PHẬN BUỒNG...............62
HÌNH 3.19: KẾT QUẢ LỊCH HẸN NGÀY TRÊN CALENDAR TẠI BỘ PHẬN
BUỒNG....................................................................................................................... 63
HÌNH 3.20: KẾT QUẢ LỊCH HẸN TUẦN TRÊN CALENDAR TẠI BỘ PHẬN
BUỒNG....................................................................................................................... 64
HÌNH 3.21: KẾT QUẢ LỊCH HẸN THÁNG TRÊN CALENDAR TẠI BỘ PHẬN
BUỒNG....................................................................................................................... 64
HÌNH 3.22: CỬA SỔ TẠO MỚI TÁC VỤ.................................................................65
HÌNH 3.23: KẾT QUẢ VIỆC TẠO MỚI TÁC VỤ TẠI BỘ PHẬN BUỒNG...........66
HÌNH 3.24: KẾT QUẢ VIỆC TẠO TÁC VỤ LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG....67
Hình 3.25: Kết quả xem nhiệm vụ tại bộ phận buồng.................................................68



LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã làm cho nền kinh tế thế giới
ngày càng phát triển, qua đó làm cho đời sống vật chất của con người ngày càng được
nâng cao. Du lịch trở thành nhu cầu không thể thiếu của người dân thế giới nói chung
và người việt Nam nói riêng.
Sự phát triển cuả ngành du lịch đã tạo ra môi trường cạnh tranh sôi động cho
doanh nghiệp khách sạn du lịch. Dẫn đến điều tất yếu là sự phát triển của dịch vụ lưu
trú bởi dịch vụ lưu trú là dịch vụ chủ yếu, thực hiện và đảm bảo điều kiện cho hoạt
động kinh doanh của khách sạn.
Vì vậy để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao ,giúp khách sạn tăng khả năng
cạnh tranh thì việc hoàn thiện công tác quản lý, lập kế hoạch công việc tại các bộ phận
nghiệp vụ như bộ phận Buồng là vô cùng cần thiết. Công tác quản lý lập kế hoạch
công việc tại bộ phận Buồng được hoàn thiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc

, chất lượng hoạt động phục vụ khách tại bộ phận Buồng .
Tuy nhiên công tác lập kế hoạch công việc tại bộ phận buồng tại khách sạn Sao
Mai - Tuần Châu còn tồn tại một số hạn chế như cách thức tiến hành công việc còn
chồng chéo, chưa hợp lý, chưa đúng trình tự mất nhiều thời gian ,chưa phối hợp nhịp
nhàng với các bộ phận liên quan như Lễ Tân, Kỹ thuật... Những hạn chế này đã làm
cho chất lượng dịch vụ của bộ phận buồng bị giảm sút dẫn đến hiệu quả công việc
chưa cao làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của khách sạn. Do
đó công tác lập kế hoạch công việc tại bộ phận buồng cần được quan tâm chú trọng
hoàn thiện một cách nhanh chóng.
Xuất phát từ những lý do khách quan trên cùng với nhận thức được tầm quan
trọng của công tác lập kế hoạch tại bộ phận buồng em chọn nghiên cứu đề tài “Ứng
dụng phần mềm Microsoft Outlook trong công tác xây dựng lịch làm việc tại bộ
phận Buồng Khách sạn Sao Mai - Tuần Châu - Quảng Ninh.”
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
 Mục tiêu nghiên cứu
Xây dựng lịch làm việc tại bộ phận Buồng Khách sạn Sao Mai - Tuần Châu
bằng phần mềm Microsoft Outlook để giúp cho quản lý lịch làm việc tại bộ phân


buồng được hoàn thiện ,tăng tính hiệu quả từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh
doanh và khả năng cạnh tranh trên thị tường cho khách sạn sao Mai- Tuần Châu trong
thời gian tới.
 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số cơ sở lý luận về chương trình, lập kế hoạch công tác và
quản lý lịch làm việc tại các cơ quan tổ chức.
-Tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ buồng, phân tích lập kế hoạch công tác tại bộ
phận buồng.
- Đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm Microsoft Outlook trong công tác xây
dựng lịch làm việc tại bộ phận buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu.
3. Phạm vi nhgiên cứu đề tài

- Phạm vi về nội dung: nghiên cứu vấn đề lý luận liên quan đến công tác xây
dựng lịch làm việc tại bộ phận buồng trong khách sạn .
- Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Outlook, các giao diện và ứng dụng thực tế
của phần mềm Microsoft Outlook trong việc xây dựng lịch làm việc tại bộ phận
buồng.
- Phạm vi về không gian: nghiên cứu được tiến hành tại bộ phận buồng khách
sạn Sao Mai - Tuần Châu - Quảng Ninh.
- Phạm vi về thời gian : Thời gian khảo sát điều tra thực trạng xây dựng lịch
làm việc tại bộ phận buồng khách sạn sao Mai - Tuần Châu được tiến hành từ ngày
05/04/2017 đến 19/8/2017
4. Ý nghĩa của đề tài.
Đây là đề tài nghiên cứu xuất phát từ thực tế sau khi trải qua 4 năm làm việc
của tôi tại bộ phận Buồng khách sạn Sao Mai. Đề tài này được đề xuất không chỉ phục
vụ cho công việc tại bộ phận buồng mà còn có thể áp dụng cho các bộ phận khác trong
khách sạn Sao Mai nói riêng mà các cán bộ văn phòng của cơ quan, tổ chức kinh
tế,các doanh nghiệp .. bởi tính thiết thực và hữu dụng của nó. Vì hầu như với tốc độ
phát triển của CNTT hiện nay thì việc sử dụng các phần mềm để hỗ trợ cho công việc
văn phòng là vô cùng phổ biến và việc áp dụng chức năng Calendar của Outlook vào
việc lập lịch trình công tác,sắp xếp công việc cho hợp lý, tránh chồng chéo.. giúp tăng
hiệu xuất công việc của người dùng là đều hoàn toàn có thể. Vì vậy đề tài này sẽ giúp


cho người dùng nhận thấy sự hữu ích của phần mềm Outlook cũng như chức năng
Calendar sẽ được biết đến và được áp dụng rộng rãi hơn.
5. Kết cấu đề tài.
Đề tài kết cấu thành 3 chương.
Chương 1. Tổng quan về chương trình,kế hoạch công tác, lịch làm việc của
cơ quan, tổ chức.
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại bộ phận buồng
khách sạn Sao Mai - Tuần Châu.

Chương 3. Ứng dụng phần mềm Microsoft Outlook trong công tác xây
dựng lịch làm việc tại bộ phận buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu.


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC,
LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1

Khái quát chung về chương trình, lập kế hoạch công tác,quản lý lịch làm việc

của cơ quan, tổ chức.
1.1

Khái niệm về chương trình và lập kế hoạch
- Khái niệm chương trình
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc

tất cả các mặt công tác của một cơ quan,tổ chức kinh tế xã hội theo một trình tự nhất
định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định
ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được ban hành hoặc phê duyệt thì
các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc.
- Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện
pháp tiến ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây
dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10
năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng,
quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó

bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời
hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay
không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một
tổ chức, cơ quan, đơn vị.
1.2

Khái niệm về quản lý lịch làm việc
- Khái niệm lịch làm việc
Lịch làm việc: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến của kế

hoạch.
Lịch làm việc: là một tập hợp các hoạt động ,công việc được sắp xếp theo trình
tự , thời gian, địa điểm nhất định nào đó ( có thể tuần hoàn ) để mọi người cùng thực
hiện.

1


Quản lý lịch làm việc: là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp thời
gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong
khoảng thời gian nhất định.
Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc
khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình,nhờ đó tạo
nên hiệu quả công việc cao.
1.3

Ứng dụng phần mềm xây dựng lịch làm việc
Ứng dụng phần mềm: là sử dụng một loại chương trình có khả năng làm cho

máy tính thực hiện một công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện.

Ứng dụng phần mềm trong quản lý xây dựng lịch làm việc là việc cài đặt,sử
dụng phần mềm nào đó để thực hiện chức năng quản lý chương trình công tác của cá
nhân, tổ chức thông qua cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp
xếp, xử lý và nhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi
ích của người dùng.
Việc sử dụng phần mềm có tác dụng hiêụ quả trong công việc nhờ đảm bảo về
trình tự công việc, thời gian, địa điểm... không những thế còn có sự báo trước của
phần mềm giúp người dùng có thời gian và điều kiện chuẩn bị cho công việc cần làm
được hoàn thiện tốt nhất.
2

Vai trò của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan tổ

chức.
2.1

Vai trò của chương trình, kế hoạch công tác.
- Chương trình, kế hoạch công tác, có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt

động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân .
- Chương trình, kế hoạch công tác giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định
trong hoạt động của cơ quan , tổ chức.
- Chương trình, kế hoạch giúp tăng hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.Có
chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ
chức trong các hoạt động, có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong
quá trình hoạt động .

2

- Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc
,biết việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi
trong quá trình điều hành cơ quan , tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt muc tiêu đã
đề ra .
- Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc, bố trí lực lượng tập trung theo một
kế hoạch thống nhất, hối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả
những nhiệm vụ đã đề ra.
- Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.2

Vai trò của công tác quản lý lịch làm việc
- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan,

tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho
cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cách
hiệu quả.
- Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, quản lý lịch làm việc là một
công việc quan trọng, không thể bỏ qua vì đây là cơ sở để cho mọi hoạt động có thể
được thực hiện một cách đầy đủ, đúng thời gian, kế hoạch. Việc quản lý tốt thời gian
cũng như lịch trình thực hiện công việc không chỉ tạo nên sự hoàn thành chính xác
công việc mà còn tạo ra nhiều thuận lợi cho người dùng .
- Với mỗi cá nhân đặc biệt là những người làm văn phòng, người làm công tác
tổ chức, công tác hành chính văn phòng quản lý lịch làm việc của cá nhân cũng chính
là quản lý công việc, lịch trình của lãnh đạo cơ quan làm việc. Để làm tốt nghiệp vụ
quản lý lịch làm việc cần phải kết hợp với các chức năng thông tin, hoạch định và sắp
xếp thời gian nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả. Nhờ sự tổ chức sắp xếp

công việc chu đáo, tỉ mỉ của thư ký văn phòng, người làm công tác hành chính tổ chức
mà uy tín của lãnh đạo, của cơ quan được nâng cao, không những thế góp phần tạo lập
và duy trì mối quan hệ tốt đẹp của lãnh đạo và cơ quan với đối tác cũng như với mọi
người trong cơ quan tổ chức.

3


- Làm được tốt nghiệp vụ này là điều kiện để nâng cao hiệu quả công việc, của
hệ thống quản lý. Đồng thời đảm bảo tính thống nhất và phát triển bền vững của cơ
quan tổ chức.
3
3.1

Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc
Yêu cầu của chương trình công tác
- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục

tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian.
– Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ
quan. Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.
- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc
trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết
định. Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định rõ cơ quan, đơn
vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp.
- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian
thực hiện. Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được.
Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất.
- Đảm bảo tính hệ thống: tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc

Chính phủ và UBND cấp tỉnh phải xây dựng chương trình công tác của mình phù hợp
với chương trình công tác của Chính phủ. Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình
của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa
chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần.
3.2

Yêu cầu của kế hoạch công tác
- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.
- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn

lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và
tiến độ cụ thể đối với từng việc.
- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống (tất cả các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng kế

4


hoạch công tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình công
tác của Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm
- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau.
- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc.
3.3

Yêu cầu của lịch làm việc
- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên công việc;

chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên người thực
hiện…

– Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng lặp thời gian, địa điểm, con
người khi thực hiện các công việc.
- Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc; không bỏ sót một trong các yếu tố:
thời gian, địa điểm, thành phần…
- Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải tính toán, dự phòng thật sát thực
tế. Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc. Tuy nhiên, trong những trường
hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch. Nhưng khi điều chỉnh cần có sự tính
toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người…
- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến
các yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết
để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực
hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng:
dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự..
3.4

Phân loại chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan, tổ

chức
1.3.4.1. Phân loại chương trình
a) Phân loại theo cấp lãnh đạo
- Chương trình quản lý cấp lãnh đạo do lãnh đạo Trung ương hoạch định.
- Chương trình quản lý cấp trung gian do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận,
huyện đưa ra.
- Chương trình cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở, phòng ban chuyên môn
đưa ra.
b) Phân loại theo thời gian

5

- Chương trình công tác năm: là bản thể hiện những mục tiêu, những định
hướng, nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị
trong năm.
- Chương tình công tác nửa năm: có chương trình công tác 6 tháng đầu năm và
chương trình công tác 6 tháng cuối năm. Thông thường, loại chương trình này chỉ áp
dụng cho các cơ quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau và cần phải tiến hành kiểm
soát công việc chặt chẽ hơn.
– Chương trình công tác quý: để triển khai chương trình công tác năm.
Loại chương trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác tháng: là cụ thể hóa những mục tiêu của chương trình
công tác quý. nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng.
- Chương trình công tác tuần: để xác định cụ thể, chính xác các hoạt động cần
làm của cơ quan hoặc của lãnh đạo trong tuần.
- Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động một số cơ quan còn có loại chương trình
công tác nhiệm kỳ.
1.3.4.2. Phân loại kế hoạch công tác
a) Theo thời gian dự kiến thực hiện
- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh
hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch trung hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dài hạn,
chiến lược trong những khoảng thời gian không dài. Thông thường, đó là kế hoạch
năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch trung hạn,
chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêu ngắn hạn, cụ
thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả. Các kế hoạch loại này
thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần.
Tuy nhiên, tất cả sự phân loại kế hoạch như trên chỉ mang tính tương đối.
b) Theo phạm vi tác động
- Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính tổng
quát cao. Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác

nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển chung của cơ quan, tổ chức.

6


- Kế hoạch tác nghiệp: là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế hoạch chiến
lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần phải làm và cách
thức tiến hành các công việc đó.
c) Theo lĩnh vực hoạt động
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan.
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo.
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng…
1.3.4.3. Phân loại lịch làm việc
a) Theo chủ thể hoạt động
- Lịch làm việc của cơ quan, đơn vị;
- Lịch làm việc của cá nhân.
b) Theo thời gian
- Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần).
- Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân.
4
4.1

Tìm hiểu về nghiệp vụ Buồng
Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, đặc điểm của nghiệp vụ Buồng
a) Khái niệm chung
Buồng ngủ trong khách sạn là nơi để khách lưu trú trong thời gian nhất định với

mục đích để nghỉ ngơi hoặc làm việc.
Phục vụ buồng được hiểu là những hoạt động chăm lo sự nghỉ ngơi của khách
bằng việc làm vệ sinh, bảo dưỡng các buồng khách và làm đẹp diện mạo khách sạn,

đồng thời phục vụ đầy đủ các dịch vụ bổ sung mà khách yêu cầu.
Bộ phận buồng là bộ phận duy nhất trong khách sạn trực tiếp phục vụ khách,
nhưng lại không trực tiếp thu tiền của khách. Bộ phận buồng có vai trò quan trọng
trong hoạt động kinh doanh khách sạn. Bộ phận phối hợp với bộ phận lễ tân cung cấp
các dịch vụ lưu trú tạo doanh thu lớn trong tổng doanh thu của khách sạn.

7


Hình 1.1 Hướng dẫn nghiệp vụ buồng
b) Chức năng của bộ phận buồng
Bộ phận buồng là bộ phận quan trọng trong khách sạn, vì vậy chức năng của nó
không thể tách rời chức năng của khách sạn, của toàn ngành du lịch nhưng cũng có
những chức năng cơ bản sau:
- Chức năng kinh doanh và phục vụ khách lưu trú: bộ phận buồng là nơi đón
tiếp, cung cấp nơi nghỉ ngơi yên tĩnh, sạch sẽ, văn minh, lịch sự cho khách du lịch
trong thời gian khách ở khách sạn, phục vụ chu đáo, kịp thời đảm bảo cung cấp đầy đủ
dịch vụ phục vụ khách tại buồng, với yêu cầu vệ sinh hoàn chỉnh.
Bộ phận buồng là nơi tổ chức lo liệu đón tiếp, phục vụ cho nhiều đối tượng
khách khác nhau do vậy cần phải tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục tập quán của
khách để phục vụ phù hợp với các đối tượng khách khác nhau. Từ đó có cách bài trí
sắp xếp, cung cấp các dịch vụ khác nhau cho từng đối tượng khách. Bộ phận buồng
phải nghiên cứu, phân tích hành vi của khách để giúp đỡ cho lãnh đạo có chính sách
giá cả phù hợp với các đối tượng khách thường xuyên khách vãng lai...
Bộ phận buồng còn quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến quá trình khách
ở. Do đó cơ sở vật chất phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn quy định theo cấp hạng khách
sạn và loại buồng
Để kinh doanh có hiệu quả ngoài cơ sở vật chất, trình độ phục vụ của nhân viên
phải đáp ứng được các yêu cầu của khách, khi giao tiếp phải thể hiện sự quan tâm
8

chăm sóc đến khách và phục vụ tốt các dịch vụ bổ sung của khách. Đó là các yếu tố để
thu hút được khách, lưu giữ chân khách, mang lại doanh thu cao cho khách sạn.
- Chức năng tuyên truyền, quảng cáo, đối ngoại: để thực hiện chức năng này bộ
phận buồng đại diện cho khách sạn, cho dân tộc Việt Nam giới thiệu với khách quốc tế
về các danh lam thắng cảnh, phong tục tập quán, tour du lịch, các món ăn đặc sản.
Thông qua việc giới thiệu của nhân viên khách có thể tìm hiểu về đất nước Việt Nam
và giới thiệu cho bạn bè, người thân nhằm thu hút ngày càng nhiều khách. Đồng thời
giới thiệu với khách về trình độ văn minh của khách sạn nói riêng và của dân tộc Việt
Nam nói chung.
- Chức năng bảo vệ an ninh: hàng ngày ngoài việc làm vệ sinh buồng thì nhân
viên phục vụ phải đảm bảo giữ gìn trật tự, an toàn, vệ sinh công cộng, có trách nhiệm
theo dõi mọi hoạt động, thời gian đi lại sinh hoạt của khách để kịp thời phát hiện các
trường hợp nghi vấn, lợi dụng con đường du lịch để hoạt động, làm những việc gây tổn
thất đến đất nước. Đồng thời những ngăn chặn những tội phạm, tệ nạn xã hội vào khu
vực lưu trú.
c) Nhiệm vụ của bộ phận buồng
Với vị trí, chức năng trên, bộ phận buồng phải thấy rõ tầm quan trọng để xác
định nhiệm vụ cụ thể của mình đối với khách sạn. Có thể khái quát có nhiệm vụ sau:
Tổ chức đón tiếp và phục vụ từ khi khách đến đến khi kết thúc thời gian lưu trú.
Thực hiện công tác vệ sinh buồng khách, bảo dưỡng và bài trí buồng khách, các
khu vực công cộng như: bể bơi, câu lạc bộ sức khoẻ, cây cảnh... Đảm bảo việc bài trí
tiện nghi trong buồng khách đẹp và có khoa học.
Có biện pháp tích cực bảo vệ an toàn tài sản, tính mạng cho khách trong thời
gian lưu trú như thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, bảo mật phòng gian,
thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống bệnh dịch...
Kết hợp với bộ phận lễ tân và các bộ phận khác để đáp ứng yêu cầu của khách
trong thời gian khách lưu trú và nâng cao chất lượng phục vụ.
Cung cấp đầy đủ các dịch vụ bổ sung thuộc phạm vi bộ phận buồng theo quy

định của khách sạn như: giặt là, chăm sóc người ốm, cho thuê đồ dùng sinh hoạt...
Quản lý các buồng khách về tiện nghi, trang thiết bị, khu vực buồng trực, hành
lang, cầu thang máy và các khu vực phân công phụ trách. Tổ chức quản lý và giữ gìn

9


hành lý khách bỏ quên, kịp thời thông báo với lễ tân để tìm biện pháp trao trả kịp thời
cho khách.
Kiểm tra chất lượng các dịch vụ sản phẩm trước khi cung cấp cho khách bởi
vấn đề này liên quan chặt chẽ với uy tín của khách sạn.
Quản lý các hoạt động của nhân viên trong chính bộ phận mình, lo liệu đồng
phục, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch hoạt động của bộ phận.
d) Vai trò của bộ phận buồng
Hoạt động chính của kinh doanh lưu trú nói riêng và kinh doanh khách sạn nói
chung là kinh doanh dịch vụ buồng ngủ.
- Đối với hoạt động kinh doanh khách sạn: bộ phận buồng là một trong những
bộ phận chủ yếu mang lại doanh thu cho khách sạn. Theo thống kê ở Việt Nam, bộ
phận buồng chiếm 60% tổng doanh thu của khách sạn, tiếp đến là bộ phận nhà hàng và
các dịch vụ khác.
Bộ phận buồng là bộ phận dẫn khách cho bộ phận khác hoạt động có hiệu quả.
Nhờ vào lưu lượng khách lưu trú tại khách sạn mà các dịch vụ khách phục vụ
khách cũng được mở rộng và phát triển: ăn uống, massage, làm visa, business center,
sẽ tăng cường doanh thu cho khách sạn. Khách của khu vực bộ phận buồng cũng là
khách của dịch vụ bổ sung. Khu vực buồng khách còn là nơi thu hút đông đảo lực
lượng lao động sống tuỳ thuộc vào số lượng buồng khách và số lượng dịch vụ bổ sung.
- Đối với khách du lịch: buồng ngủ của khách sạn là nơi đáp ứng nhu cầu nghỉ
ngơi của khách. Vì đó là điều kiện tốt nhất để khách nhanh chóng lấy lại sức khoẻ sau
một ngày đi tham quan du lịch hoặc làm việc mệt nhọc.
Thời gian sinh hoạt của khách ở bộ phận này nhiều hơn các bộ phận khác trong

khách sạn, vì vậy nhiệm vụ của nhân viên phục vụ buồng là đáp ứng tất cả các dịch vụ
bổ sung mà khách sạn có cho khách tuỳ thuộc vào khả năng thanh toán của từng
người. Đảm bảo nhu cầu cơ bản của con người và an ninh, an toàn và đầy đủ tiện nghi
cho khách.
Do vậy mà cố gắng của nhân viên buồng là cung cấp cho khách một buồng ngủ
theo ý muốn, điều đó sẽ gây một ấn tượng trực tiếp đối với khách trong suốt thời gian
lưu trú.

10


Thái độ nhiệt tình, chu đáo thể hiện sự quan tâm tới khách làm cho bất kỳ người
khách nào cũng có những cảm nhận rằng buồng ngủ khách sạn du lịch là "căn nhà thứ
hai của mình"
e) Đặc điểm của nghiệp vụ Buồng
- Có tính chất phức tạp : Tính phức tạp thể hiện ở sự phong phú các đối tượng
khách ,bởi các tập quán khác nhau với những đặc điểm riêng khách nhau do đó mỗi
người lại có nhu cầu,sở thích thói quen khác nhau trong việc lựa chọn và tiêu dùng
dịch vụ. Để đáp ứng nhu cầu đa dạng , phong phú đó, các khách sạn khác nhau kinh
doanh nhiều dịch vụ khác nhau, mỗi loại dịch vụ lại mang một nét đặc trưng riêng với
sự phong phú của trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa, sự khác nhau về cách thức phục
vụ...Trong quá trình phục vụ có nhiều tình huống phát sinh khác nhau, mỗi tình huống
lại có một cách giải quyết không giống nhau và không thể áp đặt một cách giaỉ quyết
cứng nhắc được, nên hoạt động phục vụ buồng rất phức tạp.
- Có nội dung kỹ thuật : Công việc phục vụ phòng luôn phải tuân theo một tiêu
chẩn nhất định, sử dụng một số trang thiết bị hiện đại, đòi hỏi nhân viên phải có tay
nghề, trình độ kỹ thuật thì mới đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Ít có cơ hội giao tiếp với khách : Vì thời điểm dọn phòng thường vào lúc trước
khách tới, lúc khách ra ngoài. Nhưng cũng sẽ có trường hợp nhân viên tiếp xúc với
khách, nên cũng đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp với khách. Do phải

thường xuyên dọn dẹp vệ sinh phòng khách nên nhân viên thường xuyên tiếp xúc với
tài sản của khách vì vậy nhân viên phải có tính trung thực cao để tránh những tình
huống không đáng có.
- Có tính đơn điệu, vất vả và sử dụng nhiều lao động : Do tính chất công việc có
tính lao động lặp đi lặp lại , ngày này qua ngày khác, những công việc giống hệt nhau,
và phải làm việc liên tục nên mất rất nhiều sức lực. Những công việc này lại đòi hỏi
phải có lao động sống làm việc, công việc lại nhiều nên số lượng nhân viên cũng được
sử dụng nhiều. Ngoài ra hoạt động của nhân viên đa phần là hoạt động tay chân,
thường xuyên phải tiếp xúc với hóa chất tẩy rửa ảnh hưởng không tốt đối với sức khỏe.
Vì vậy nhân viên phục vụ buồng phải có sức khỏe, nhanh nhẹn có khả năng chịu áp
lực công việc để thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ.

11


- Có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác: Để đảm bảo cung ứng cho
khách chất lượng nhất đòi hỏi bộ phận buồng phải phối hợp hành động với các bộ
phận khác như Lễ tân ; về tình trạng phòng; bộ phận bảo dưỡng kỹ thuật; kịp thời sửa
chữa trang thiết bị hỏng hóc để đảm bảo tình trạng phòng tốt nhất để đón khách.
4.2

Tổ chức lao động của bộ phận buồng
Đặc điểm về tổ chức lao động
Dịch vụ lưu trú sử dụng đông đảo lực lượng lao động sống trong khách sạn và

chịu tác động mạnh mẽ của tính thời vụ trong kinh doanh khách sạn cho nên thường
xuyên thay đổi và có một số lượng lớn làm theo hợp đồng. Dịch vụ lưu trú sống cùng
với khách sạn, nó diễn ra 24/24 giờ và liên tục 365 ngày một năm. Trong khi đó một số
dịch vụ khác của khách sạn chỉ hoạt động từ 18- 19 giờ một ngày.
Để đáp ứng được yêu cầu phục vụ khách 24/24 giờ thời gian làm việc của nhân

viên buồng phải chia ra từng ca cho phù hợp. Thường chia làm ba ca:
- Ca 1: Thời gian làm việc từ 6 giờ 30 đến 14 giờ 30
- Ca 2: thời gian làm việc từ 14 giờ 30 đến 22 giờ 30
- Ca 3: thời gian làm việc từ 22 giờ 30 đến 6 giờ 30 sáng hôm sau
Do công suất phục vụ buồng của mỗi khách sạn khác nhau theo mùa và cũng
khác nhau theo ngày trong tuần. Từ đó bộ phận buồng muốn duy trì số lượng nhân
viên phải dựa trên con số về công suất buồng cụ thể, thông thường là lấy số lượng bình
quân theo mùa du lịch. Số lượng nhân viên được sử dụng theo mùa, theo thời vụ bằng
hình thức công nhật hoặc hợp đồng dài hạn cho những thời kỳ công việc nhiều. Do vậy
cơ số luân chuyển lao động ở khu vực buồng khách cao hơn nhiều cơ số khách trong
khách sạn, vì vậy ta luôn luôn có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên hàng
năm.
Sự phân bố lao động ở trong mỗi khách sạn còn tùy thuộc khối lượng công việc
trong mỗi ngày, trong từng ca làm việc cụ thể:
- Ca 1: công việc thường nhiều hơn nên số lượng lao động phân bố cho ca này
đông hơn ca khác. Yêu cầu lao động trong ca này là rất nhiều vì qua một đêm đòi hỏi
nhân viên phải làm vệ sinh, phục vụ những dịch vụ bổ sung cho khách.

12


- Ca 2: khối lượng công việc của ca 2 so với ca 1 ít hơn vì hầu như tất cả mọi
công việc vệ sinh đã làm ở ca 1, còn ca 2 chỉ chủ yếu làm nốt những công việc còn tồn
tại của ca 1 và những buồng khách mới trả.
- Ca 3: công việc ít hơn ca 2, chủ yếu trực ban đêm nhưng tính chất lại phức tạp
hơn so với hai ca trên vì phải cùng với trực tầng đi kiểm tra, đảm bảo an toàn cho
khách và trực khi khách có những yêu cầu đột xuất, phục vụ những dịch vụ bổ sung
mà khách yêu cầu. Nhân viên phục vụ ca ba thường là nam có sức khỏe tốt, nhanh
nhẹn để có thể giải quyết các công việc đột xuất.
Công việc trong một ca làm việc của nhân viên bộ phận buồng thông thường

gồm các nhiệm vụ sau: để chuẩn bị cho công việc đầu ca, người phục vụ buồng dùng
xe đẩy để sắp xếp tất cả các đồ dùng thay thế phục vụ sinh hoạt hằng ngày của khách
và cả phương tiện vệ sinh. Công việc trải qua ba trình tự: trình tự phục vụ buồng khách
mới trả, trình tự phục vụ buồng khách đang ở, trình tự phục vụ buồng không có khách.
Kết thúc ca làm việc, người nhân viên dọn sạch xe đẩy, dọn dẹp các đồ vải bẩn và rác
thải ra khỏi xe, xử lý các đồ này và cất trả lại xe đẩy. Nhân viên phục vụ đổ rác, dọn
sạch máy hút bụi, cất các dụng cụ, khóa tủ đồ và cửa phòng kho, hoàn tất các thủ tục
bàn giao cho nhân viên trực buồng.
5

Giới thiệu chung về phần mềm Microsoft Outlook
Micosoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft,

có sẵn cả hai như là một ứng dụng riêng biệt cũng như một phần của bộ ứng dụng
Microsoft Office.
Mặc dù được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng email, nó cũng bao gồm
một lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, một tạp chí và duyệt web. Nó có
thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với Microsoft
Exchange Server và Microsoft SharePoint Server cho nhiều người dùng trong một tổ
chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, lịch
trình cuộc họp.
Outlook 2010 là một ứng dụng trong bộ công cụ văn phòng Office 2010 với sự
cải tiến đáng kể thực hiện trong thao tác gửi email cho người dùng, với khả năng quản
lý tác vụ, lịch và thư điện tử ứng dụng Outlook 2010 còn được tích hợp sử dụng đối

13


với tài khoản gmail, tăng lượng người sử dụng ứng dụng nhiều hơn so với các phiên
bản cũ trước đó.

Với khả năng dọn dẹp các email ứng dụng Outlook 2010 giữ cho hộp thư của
bạn luôn được kiểm soát,với sơ đồ trực quan ứng dụng không khó để ta làm quen với
chương trình, do đó ta có thể dễ dàng thực hiện công việc của mình.
Những tính năng chính của Outlook 2010
- Quản lý email, hộp thư
- Lọc thư điện tử
- Giao diện trực quan
- Tích hợp thêm Gmail
- Kết nối với mạng xã hội
 Cửa sổ màn hình giao diện chính của Outlook 2010

Hình 1.2: Cửa sổ giao diện màn hình của Outlook 2010
Tìm hiểu giao diện của phần mềm Outlook 2010
Giao diện mới của Outlook 2010 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn đã sử dụng
Microsoft office Word 2010, các giao diện sẽ quen thuộc hơn vì trong outlook 2010
được soạn thảo dựa trên Word 2010, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn nội
dung trên Outlook 2010

14