ỨNG DỤNG MS EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Sds TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Nguyễn Văn Trường

TÊN ĐỀ TÀI:ỨNG DỤNG MS EXCEL QUẢN LÝ DANH
MỤC VẬT LIỆU TẠI ĐẠI LÝ MẠNH GIANG, XÃ QUẢNG
ĐIỀN – HẢI HÀ – QUẢNG NINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG


Quảng Ninh, năm 2017


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

KHÓA LUẬN
TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG MS EXCEL QUẢN LÝ DANH MỤC VẬT LIỆU
TẠI ĐẠI LÝ MẠNH GIANG, XÃ QUẢNG ĐIỀN – HẢI HÀ – QUẢNG
NINH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN VĂN TRƯỜNG

Lớp

: QTVP K12B QN

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Nguyễn Thu Hằng
ThS. Nguyễn Thị Kim Tuyến

Quảng Ninh, năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thu
Hằng, cô Nguyễn Thị Kim Tuyếncùng sự tạo điều kiện giúp đỡ của các thầy cô
giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cung cấp cho em nhiều tài liệu
hay cũng như sự hướng dẫn, chỉ bảo chu đáo, nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạt
cho em nhiều kiến thức quý giá về cách thức cài đặt và xây dựng một chương
trình quản lý vật tư.
Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các anh chị em tại đại lý Mạnh
Giang đã hết sức tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Do còn hạn chế về thời gian, về kiến thức và điều kiện làm việc cũng như
thử nghiệm thực tế, chương trình của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô giáo và các bạnđể chương trình của em
được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Văn Trường

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân. Các nội
dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công
bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây. Những số liệu trong các
bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá và thiết kế được chính
tác giả thu thập được từ đơn vị thực tập.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả khóa luận của chính mình.

Thái Nguyên, ngày 28 tháng 5 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Văn Trường


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp………………………………37
Hình 3.1: Giao diện nhập kho………………………………………….…59
Hình 3.2: Giao diện xuất kho……………………………………………..59


MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, với các nhu cầu ngày càng cao của con người, khoa học và
công nghệ ngày càng phát triển để đáp ứng các nhu cầu đó. Trong mỗi tổ chức,
mỗi doanh nghiệp đều có cơ sở hạ tầng riêng của mình, chỉ khác nhau ở quy mô
và cách tổ chức. Mọi tổ chức, các doanh nghiệp ngày càng muốn phát triển để

tăng lợi nhuận, chính vì vậy cơ sở hạ tầng ngày càng được nâng cấp mở rộng để
đáp ứng cho các hoạt động đó. Đi kèm với việc công nghệ phát triển là sự mở
rộng không ngừng về quy mô và chất lượng của cơ sở vật chất, của hạ tầng
mạng. Tất cả các tổ chức, các doanh nghiệp đều khác nhau, nhưng sự ảnh hưởng
của hệ thống mạng đối với hoạt động của doanh nghiệp hầu như không thay đổi.
Thực tế, khi doanh nghiệp phát triển, mạng lưới phát triển không chỉ về quy mô
và tính phức tạp, mà còn trong ý nghĩa và giá trị. Hạ tầng mạng còn đặc biệt
quan trong khi mọi hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc hầu hết
vào chúng.
Việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý làm giảm bớt công sức
lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao và tiện lợi
hơn rất nhiều so với việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước. Tin học giúp
thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hóa hệ thống và
cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu của con người.
Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tàikhóa luận tốt nghiệp“Ứng dụng ms
excel quản lý danh mục vậy liệu tại đại lý Mạnh Giang, xã Quảng Điền –
Hải Hà – Quảng Ninh”.Bố cục đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT LIỆU
Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VẬT LIỆU TẠI ĐẠI
LÝ MẠNH GIANG – QUẢNG ĐIỀN – HẢI HÀ – QUẢNG NINH
Chương 3: ỨNG DỤNG MS EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT LIỆU
1.1. Tổng quan về công tác quản lý vật tư
1.1.1. Khái niệm quản lý vật tư
Vật liệu là một thành phần của vật tư. Vật tư là bộ phận cơ bản trong toàn
bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng

lượng và các thiết bị máy móc.
Quản lý vật tư là quá trình thực hiện các tác động của con người từ mua vật
tư, bảo quản, dự trữ cho đến việc cung ứng cho sử dụng vật tư nhằm đạt được
các mục tiêu của công ty đề ra.
Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác
động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước tính chất lý hóa
của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm chất lượng ngày càng cao.
Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế thị trường nó tác
động tới từng doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp phải biết chủ động trong từng
tình huống. Đối với vật tư kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có
tác dụng đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho nên các doanh
nghiệp phải chủ động nó.
Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định mua sắm, dự trữ, quản
lý vật tư như thế nào cho hợp lý để từ đó đáp ứng được nhu cầu sử dụng vật tư
của doanh nghiệp. Ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối lượng sản xuất và cơ cấu
sản phẩm quyết định khối lượng chủng loại vật tư, nó cũng quyết định thời gian,
địa điểm cung ứng vật tư. Ở doanh nghiệp thương mại, cung theo cầu, theo đơn
hàng và theo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ.
Do đó quản trị vật tư và đảm bảo sản xuất có một ảnh hưởng rất lớn đến
hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.Đảm bảo vật tư kỹ thuật đầy đủ,
kịp thời, chính xác nó là điều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của quá
trình sản xuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng, từ đó
đơn vị có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
9


Đảm bảo vật tư kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất lượng kinh doanh,
chất lượng sản phẩm, tạo uy tín và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp
trong công tác tiêu thụ của mình. Có được kế hoạch vật tư kỹ thuật, giúp cho
việc nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật của sản xuất, hạn chế thừa thiếu gây ra

việc ứ đọng vật tư kỹ thuật. Từ việc xác định được kế hoạch định kỳ, làm đòn
bẩy để tiết kiệm và tăng năng suất lao động, góp phần cải thiện việc sử dụng
máy móc thiết bị kỹ thuật. Vì thế, công tác vật tư là công tác then chốt khởi sự
cho mọi sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do đó, bất cứ doanh
nghiệp nào cũng phải quản lý sát sao chúng.
Mục đích của việc quản lý nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cách
tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với điều kiện thực tế
hơn. Việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dung
như sau:
Tình hình thực hiện đảm bảo vật tư về mặt hàng, xem mặt hàng có khớp
với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng với cơ cầu chủng loại hay
không.
Tình hình đảm bảo về mặt số lượng với những cơ cấu chủng loại cần nhập
trong từng thời kỳ phù hợp với từng đơn hàng và sản phẩm.
Tình hình đảm bảo vật tư về mặt chất lượng có đáp ứng đúng với nhu cầu
của doanh nghiệp, nhu cầu của đơn hàng hay không. Vấn đề kiểm tra chất lượng
rất khó khăn và tốn kém nên ít được doanh nghiệp quan tâm. Việc theo dõi chất
lượng hàng hóa để phát hiện ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở để khiếu
nại khi cần thiết.
Tình hình đảm bảo vật tư về mặt thời gian và tiến độ địa điểm: đảm bảo vật
tư theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về thời gian tiến độ có ảnh hưởng rất
lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất tại doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời
gian khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp, cho nên ta phải
phân công giám sát chặt chẽ vấn đề này.
Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầu trữ tồn kho: Dự trữ là một
khối lượng vật tư cần thiết nhu cầu giữ lại phục vụ cho một kỳ tương lai đề
phòng những yếu tố bất ngờ sảy ra. Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho, doanh nghiệp
10

sẽ mất thêm chi phí cho khoản này. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng
thay đổi nên yêu cầu về dự trữ vật tư phải được thay đổi thường xuyên, luôn
xem xét giảm lượng dự trữ tồn kho không cần thiết để có thể nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ cấp phát của vật tư là đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt
hàng, số lượng, quy cách và phẩm chất. Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất
trong công tác quản lý vật tư. Để thực hiện được nhiệm vụ này, bộ phận quản lý
vật tư phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các phân
xưởng. Thứ hai, chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tư
dưới dạng thuận lợi nhất cho sản xuất. Thứ ba, giải phóng cho các đơn vị tới
mức tối đa các công việc liên quan tới vấn đề hậu cần vật tư. Mục tiêu giảm chi
phí cho công việc chuẩn bị, thực hiện chuyên môn hóa cho công việc chuẩn bị.
Thứ tư, kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị, qua đó
rút ra kinh nghiệm quản lý cấp phát tốt hơn.
Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư phải làm các công
việc:
- Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý.
Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật
tư. Người ta xác định lượng vật tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kế
hoạch.
- Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan tới việc xuất kho(phiếu
xuất kho, phiếu nhập kho…).Công việc quan trọng là chuẩn bị vật tư để cấp phát
đúng, đầy đủ về chủng loại, chất lượng, số lượng.
- Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nội bộ doanh
nghiệp.Kiểm tra, giám sát việc thực hiện và sử dụng vật tư.
1.1.2. Vị trí yêu cầu của công tác quản lý vật tư.
Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lao
động. Nó là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, công trình mới, là 1 trong 3
yếu tố không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất, xây dựng. Vì vậy việc cung
cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không đều có ảnh hưởng trực tiếp đến tình

hình thực hiện dự án công trình . Mặt khác chất lượng công trình cao hay thấp
11


phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu sử dụng. Qua đó, ta thấy
nguyên vật liệu có vị trí quan trọng như thế nào đối với các doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản
xuất kinh doanh của một doanh nghiệp chúng là đối tượng lao động trực tiếp của
quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
Thiếu nguyên vật liệu sản xuất sẽ bị đình trệ, giá trị sản phẩm của Doanh
nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu vì
chúng thường chiếm 60-80% giá thành sản phẩm. Từ đó cho thấy chi phí nguyên
vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của Doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi
các Doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác kế toán nguyên vật liệu, để sử
dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất sao cho với cùng một khối lượng
vật liệu nhất định có thể làm ra được nhiều sản phẩm hơn, chất lượng tốt hơn...
Điều đó giúp Doanh nghiệp có thể đứng vững và cạnh tranh trong cơ chế
thị trường hiện nay. Muốn vậy Doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất
cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạn thấp chi
phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp
chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho Doanh nghiệp.
- Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì phải đảm
bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng, chất lượng cũng như
chủng loại vật liệu do nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi vât liêụ
ngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi
là mục tiêu mà các Doanh nghiệp hướng tới. Vì vậy, quản lý tốt ở khâu thu mua,
dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng
sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của Doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất thường xuyên biến động.

Do vậy, các Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản và
sử dụng vật liệu 1 cách có hiệu quả.

12


+ Ở khâu thu mua: Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho
sản xuất sản phẩm về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả hợp lý phản
ánh đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu ( giá mua, chi phí thu mua).
+ Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý,
đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt,
mất phẩm chất ảnh hướng đấn chất lượng sản phẩm.
+ Khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bị
ngừng trệ, gián đoạn. Doanh nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa,
tối thiểu đảm bảo cho sản xuất liên tục bình thường không gây ứ đọng (do khâu
dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng quay vốn.
+ Trong khâu sử dụng vật liệu: Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu
hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao
chất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổ
chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình xuất vật liệu.
Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theo
phương pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giá
thành sản phẩm. Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu
mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần
thiết cho việc quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản
xuất sản phẩm, là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
1.1.3. Các nguyên tắc trong quản lý vật tư
- Thiết bị, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ (gọi tắt là vật tư) là một yếu tố
không thể thiếu và chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí của quá trình sản xuất
kinh doanh, xây dựng cơ bản. Do vậy, công tác quản lý vật tư là một công tác rất

quan trọng phải được quan tâm và tổ chức tốt để quá trình sản xuất kinh doanh
và xây dựng cơ bản đạt hiệu quả cao.
- Bộ máy quản lý vật tư phải được tổ chức khoa học, hợp lý theo chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị. Việc tổ chức cung ứng phải được thực hiện đúng
13


theo các quy định của Nhà nước. Từ khâu lập duyệt kế hoạch đến tổ chức mua
sắm, quản lý, sử dụng phải đảm bảo phục vụ kịp thời và đạt hiệu quả cao nhất
cho sản xuất kinh doanh.
- Dự trữ vật tư phải tính toán chặt chẽ hợp lý, đảm bảo yêu cầu của sản
xuất kinh doanh không ứ đọng vốn. Mức dự trữ vật tư trong kho phải đảm bảo
không vượt mức giá trị được giao. Phải nắm được kịp thời, đầy đủ thông tin về
tình hình biến động vật tư, tình hình tồn kho để có thể xây dựng kế hoạch sử
dụng vật tư có hiệu quả.
- Phải có biện pháp quản lý chặt chẽ vật tư, không để hư hỏng, mất mát.
Kho vật tư (kho kín và kho hở) đều phải có đầy đủ các điều kiện kỹ thuật để
đảm bảo cho vật tư thiết bị được nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong
suốt thời gian bảo quản tại kho. Công tác kiểm kê vật tư được thực hiện theo quy
định của Nhà nước để xác định chính xác số vật tư hiện có, số vật tư thừa, thiếu,
kém chất lượng, ứ đọng, chậm luân chuyển, không có nhu cầu sử dụng hiện dơn
vị đang quản lý. Từ đó, có biện pháp xử lý kịp thời theo quy định.
- Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng vật tư. Khi
lập kế hoạch, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao vật tư
để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ vật tư trong kỳ phù hợp với mức dự trữ
vật tư trung bình được giao và đáp ứng được yêu cầu của sản xuất.
- Việc nhập, xuất kho vật tư phải có đầy đủ thủ tục theo quy định.Căn cứ
chứng từ nhập, xuất kho vật tư các bộ phận có liên quan phải ghi chép đầy đủ,
kịp thời vào các sổ theo dõi và lập báo cáo theo quy định.
- Định kỳ tổ chức phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng, sử

dụng và dự trữ vật tư, tình hình thực hiện mức tiêu hao vật tư, để có biện pháp
quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả.
- Việc thực hiện hạch toán vật tư phải được phối hợp một cách chặt chẽ
giữa các phòng Tài chính- kế toán, bộ phận Vật tư, các bộ phận khác có liên
quan của đơn vị. Trách nhiệm của các phòng, các bộ phận tại đơn vị trong quá
trình thực hiện hạch toán vật tư như sau:
+ Căn cứ vào chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư. Bộ
phận Vật tư lưu trữ đầy đủ thông tin của vậy tư trên chứng từ gốc.
14


|+ Phòng Tài chính- kế toán chịu trách nhiệm tiếp nhận số liệu, chứng từ
gốc, phiếu xuât nhập kho từ bộ phận vật tư phối hợp đối chiếu và chịu trách
nhiệm về tính chính xác của số liệu.
+Vào ngày cuối tháng, phòng Tài chính và bộ phận vật tư phải phối hợp
đối chiếu lại toàn bộ số liệu nhập, xuất kho trong tháng đó, phát hiện chênh lệch
ở bộ phận nào thì tiến hành điều chỉnh ngay ở bộ phận đó, chốt số liệu để làm cơ
sở cho việc tính giá trị vật tư tồn kho và lập báo cáo quyết toán tháng đó.
Giới thiệu về hoạt động quản lý kho
+ Tầm quan trọng của công tác quản lý kho
Hoạt động quản lí kho là một hoạt động quan trọng trong các nhà máy sản
xuất, là một phần trong quản lý bán hàng, hơn nữa lại tại một công ty xây dựng
thường xuyên phải dự trữ vật liệu phục vụ cho việc thi công công trình thì công
tác đó càng cần phải được đảm bảo.
Công ty thì thường xuyên phải lên báo do đó việc tin học hoá phải đảm
bảo lên báo cáo nhanh chóng chính xác, giảm bớt chi phí cho mỗi lần lên báo
cáo. Dữ liệu nhập chính xác dễ thao tác.
Hệ thống phải dễ dàng cho người dùng khi lên phiếu xuất, phiếu nhập. Các
báo cáo phải thống kê được lượng tồn của từng vật tư tại thời điểm kiểm kê, phải
lấy được thông tin của từng vật tư có trong kho. Thống kê được các vật tư thiếu cho

sản xuất để thông báo cho phòng cung ứng vật tư đặt kế hoạch mua vật tư.
Mỗi một công ty có thể có nhiều địa điểm để cất trữ hàng hoá vật tư của
mình. Các kho hàng này chịu sự quản lý trực tiếp từ trên công ty. Chức năng của
các kho hàng là lưu giữ bảo quản các loại hàng hoá, vật tư của công ty, phân
loại, sắp xếp hàng hoá vật tư theo chủng loại, thực hiện việc xuất nhập hàng hoá,
vật tư theo các phiếu xuất nhập kho và phiếu lưu chuyển nội bộ, thực hiện việc
thống kê, báo cáo về tình hình hàng tồn kho, tình hình xuất nhập hàng tại kho
lên công ty kho.


Nhiệm vụ của công tác quản lý kho
- Dựa trên kế hoạch mua sắm, đảm bảo rằng các loại hàng hóa được nhận
và lưu kho đúng quy cách bởi nhân viên kho

15


- Quản lý và kiểm soát các kho, đảm bảo rằng các thủ kho làm việc hiệu
quả và tuân thủ đúng các quy định của công ty
- Kiểm soát hàng tồn kho, các tiêu chí cần thiết để bảo quản từng loại hàng
hóa, hàng dự trữ, hàng hết hạn, thanh lý
- Xây dựng mức hàng dự trữ Ưu tiên có, thời gian đặt hàng và số lượng đặt
hàng cho từng loại hàng hóa; kiểm soát mức hàng dự trữ, phân tích tình hình và
xây dựng báo cáo nhu cầu
- Kiểm soát và quản lý việc nhận hàng
- Quản lý và kiểm soát việc xuất hàng. Đảm bảo các loại hàng hóa được
bảo quản cẩn thận và nghiêm ngặt
- Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo liên quan với bp kho như: báo cáo
nhập/xuất/tồn kho
- Chịu trách nhiệm kiểm đếm, kiểm tra và cung cấp dữ liệu kịp thời

- Xây dựng quy định, quy trình, hướng dẫn công việc cho các vị trí trong
kho và thực hiện trong nội bộ công ty

+ Quy trình quản lý kho

16


Hình 1.1: Lưu đồ quá trình quản lý kho
(Nguồn: Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp)
Hàng hóa
Quản lý các loại hàng hóa trong kho theo danh mục, dễ dàng truy xuất tìm
kiếm thông tin hàng hóa trong kho
Nhập kho
Căn cứ vào số lượng tồn kho, thủ kho hoặc (người có trách nhiệm) sẽ yêu
cầu số lượng cần đặt cho nhà cung cấp
Sau khi Nhà cung cấp xem xét số lượng và các thuộc tính khác nếu thấy có
khả năng cung cấp thì chấp nhận cung cấp hàng và lập hóa đơn đồng thời
chuyển hàng về kho theo yêu cầu.
Khi hàng về kho: Thủ kho chú ý nguyên tắc số lượng trên hóa đơn phải
khớp với số lượng hàng đặt, hàng đúng chủng loại, quy cách. Thủ kho căn cứ
vào hóa đơn nhận sẽ làm phiếu nhập kho.
Xuất kho (Xuất dùng, Xuất hủy, Xuất bán)

17


Công ty có thể xuất hàng phục vụ cho việc thi công công trình (xuất dùng),
xuất hàng không đảm bảo yêu cầu để xử lý (xuất hủy) và xuất hàng để bán (xuất
bán). Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà nghiệp vụ sẽ khác nhau.

- Đối với xuất dùng:
Khi đơn vị thi công công trình xây dựng cần lượng vật tư, hàng hóa thì
người chủ thi công sẽ làm phiều đề nghị cung cấp vật liệu thi công và gửi cho
thủ kho. Thủ kho nhận được phiểu đề nghị sẽ xem xét lượng hàng trong kho
xem có khả năng đáp ứng hay không, nếu thiếu thì có thể nhập thêm hoặc thông
báo cho bộ phận thi công không thể đáp ứng (trong trường hợp không thể nhập
thêm hàng). Sau khi xem xét nếu thỏa mãn thì thủ kho sẽ ký duyệt cho xuất kho
đúng theo số lượng và chủng loại trong phiếu đề nghị.
- Đối với xuất hủy:
Trong trường hợp bộ phận kiểm tra kho phát hiện vật tư bị hỏng, không đảm
bảo chất lượng (do nhiều yếu tố) thì lập báo cáo đề nghị Thủ kho xuất hủy lượng
hàng hóa, vật tư nói trên. Căn cứ vào báo cáo, Thủ kho sẽ ký xuất theo yêu cầu.
- Đối với xuất bán:
Khi khách hàng có yêu cầu mua một lượng vật tư, hàng hóa nhất định thì sẽ
gửi yêu cầu đến nhân viên kho, trong đó trình bày chủng loại, số lượng và các
thuộc tính khác, sau đó nhân viên kho sẽ kiểm tra loại vật tư này trong kho, nếu
đủ thì thông báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý mua thì thủ kho sẽ
ký xuất và nhân viên kho lập hóa đơn cho khách hàng.
Xuất dùng và xuất bán là hai nghiệp vụ quan trọng trong công ty.
Kiểm kê (đột xuất và định kỳ)
- Kiểm kê đột xuất:
Kế toán có thể bất kỳ kiểm tra một vài danh mục tại kho. Thủ kho có trách
nhiệm giải trình về những chêch lệch giữa số lượng trên thẻ kho và số liệu thực tế.
Đảm bảo sự cân đối giữa file gửi báo cáo, thẻ kho, và thực tế. Đối với kiểm kê đột
xuất sẽ có báo cáo đột xuất bao gồm: báo cáo xuất, báo cáo nhập, báo cáo tồn.
- Kiểm kê định kỳ:

18

Trong tháng sẽ định kỳ một ngày kiểm kê để đối chiếu tổng hợp số lượng
tồn kho theo danh sách và thực tế để tìm cách giải quyết kịp và quy trách nhiệm
kịp thời. Đối với kiểm kê định kỳ sẽ có báo cáo đinh kỳ bao gồm: báo cáo xuất,
báo cáo nhập, báo cáo tồn.
Báo cáo
Hệ thống hỗ trợ người sử dụng đưa ra những báo cáo về hàng hóa trong
kho nhanh chóng, chính xác với các báo cáo như: báo cáo hàng nhập, xuất kho,
tồn kho.


Nguyên tắc quản lý kho
- Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư thuộc kho mình phụ
trách, phải ghi chép thẻ kho. Thẻ kho phải có chữ ký của kế toán.
- Vật tư được nhập kho khi có các chứng từ sau: hợp đồng, hóa đơn do
người bán phát hành, biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư hoặc biên bản kiểm
nghiệm vật tư có kèm theo biên bản kiểm định, thí nghiệm (nếu có).
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật tư có đầy đủ chữ ký theo quy định.
- Vật tư trong kho về mặt số lượng, quy cách, chất lượng phải đảm bảo
khớp đúng giữa sổ sách và thực tế trong kho.



Thủ tục nhập kho vật tư
Tất cả vật tư đơn vị mua hoặc được cấp đều phải nhập kho, khi nhập kho
phải có chứng từ gốc. Chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu nhập kho là: hợp
đồng, hóa đơn, các chứng chỉ về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, thí nghiệm xuất
xưởng của hàng hóa, biên bản kiểm định và biên bản thí nghiệm (nếu có), biên
bản giao nhận và kiểm tra vật tư hoặc biên bản kiểm nghiệm vật tư. Các loại
công cụ, vật tư thường có có giá trị sử dụng dưới 1 năm hay số lượng quá ít, giá
trị nhỏ dưới 5 triệu đồng cho 1 lần mua cho nhiều chủng loại như văn phòng

phẩm, bulon, ốc vít,... thì không nhất thiết phải cần có hợp đồng hoặc biên bản
nghiệm thu vật tư.
Trường hợp vật tư nhập kho bị hao hụt, mất mát, thiếu hụt trong quá trình
thu mua, vận chuyển sẽ được giải quyết như sau:
+ Chỉ nhập kho theo số lượng thực tế.
19


+ Số lượng hao hụt sẽ được sử lý khi có biên bản giữa bên giao và bên
nhận xác định được nguyên nhân, trách nhiệm và ý kiến giải quyết của các cấp
có thẩm quyền.
- Trường hợp vật tư nhập kho nhưng chưa có hóa đơn thì căn cứ vào biên
bản giao nhận và kiểm tra của hàng nhập thì căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm
hay thí nghiệm (nếu có), bộ phận vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá được
ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này được lưu riêng để theo dõi, khi nào
có hóa đơn chính thức thì kèm theo phiếu nhập kho đã được lập và chuyển bộ
phận tài chính lưu theo dõi chứng từ gốc theo quy định.
Trường hợp hóa đơn do người bán phát hành có số lượng và chủng loại
không phù hợp với thực tế hàng hóa nhập kho thì người bán phải lập biên bản và
điều chỉnh hóa đơn theo đúng thực tế như hướng dẫn của Tổng cục thuế- Bộ tài
chính.
Trường hợp đã có hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về thì chưa được lập
phiếu nhập kho. Nghiêm cấm việc nhập khống vật tư.
Vật tư mua về nếu có chi phí vận chuyển hay bốc dỡ thì phải có hóa đơn,
chứng từ. Dựa theo chứng từ các chi phí vận chuyển, bốc dỡ này sẽ được tính
luôn vào giá vật tư nhập kho.
Trường hợp vật tư nhập xuất thẳng: vật tư mua về không qua nhập kho mà
được chuyển trực tiếp đến bộ phận sử dụng cũng phải làm đầy đủ các thủ tục
nhập, xuất kho.
Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm làm theo biên

bản giao nhận và kiểm nghiệm vật tư kèm theo các chứng từ, tài liệu đi kèm của
vật tư, hàng hóa theo thông báo của cấp có thẩm quyền, giao nhiệm vụ tiếp nhận
và từ đó, gửi cho bộ phận vật tư để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo
đúng quy định.
Phiếu xuất kho sau khi ký phải được chuyển đủ cho thủ kho để vào sổ, thẻ
kho để theo dõi và luân chuyển chứng từ theo quy định.
Trường hợp kiểm kê phát hiện vật tư thừa thì phải có biên bản xác nhận của
hội đồng kiểm kê và quyết định xử lý kiểm kê của cấp có thẩm quyền. Sau đó,

20


phòng Tài chính- kế toán sẽ căn cứ vào quyết định đã được đưa ra để hạch toán
vật tư theo đúng chế độ hiện hành.
1.1.4. Trình tự luân chuyển và trách nhiệm ghi chép phiếu nhập kho
Các bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, tập hợp các chứng từ
liên quan gửi bộ phận vật tư để làm thủ tục lập phiếu nhập kho trình lãnh đạo
đơn vị duyệt trước khi giao hàng xuống kho.
Khi lập phiếu nhập kho yêu cầu ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định.
Phiếu nhập kho yêu cầu lập tối thiểu 3 liên: 01 liên lưu bộ phận Vật tư; 01 liên
lưu đơn vị nhập; 01 liên lưu phòng Tài chính- kế toán.
Phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập,đồng
thời thủ kho ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho để kế toán vật tư đối
chiếu, ký xác nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định kỳ. Người giao hàng phải
ký tên khi đã giao hàng nhập vào kho. Sau khi đã nhập kho, thủ kho ký vào
phiếu nhập, giao phiếu nhập kho lại cho bộ phận vật tư và giữ lại 01 liên để
chuyển cho kế toán ghi chép vào sổ hạch toán.
1.1.5. Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho vật tư


Thủ tục xuất kho vật tư
Tất cả vật tư đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ, nghiêm cấm
hiện tượng đã ký nhận vật tư, phiếu xuất kho đã giao cho thủ kho nhưng chưa
nhận vật tư mà gửi tại kho. Đơn vị tính áp dụng cho vật tư phải thống nhất trong
mọi loại chứng từ. Vật tư nhập kho bằng đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải
bằng đơn vị tính đó.



Lập phiếu xuất kho vật tư
Phiếu xuất kho vật tư được lập cho một hay nhiều hàng hóa ở cùng một kho
và được sử dụng cùng một mục đích thuộc cùng một đối tượng hạch toán. Phiếu
xuất kho cần ghi đầy đủ và rõ ràng các nội dung quy định trong phiếu (số thứ tự,
tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, số lượng, yêu cầu xuất…). Phiếu xuất kho
sau khi đã được ký duyệt, chuyển thủ kho thực hiện việc cấp phát.
Trình tự quyết toán vật tư:
- Xác định đối tượng quyết toán vật tư.
21


- Xác định số vật tư xuất ra.
- Xác định số vật tư theo định mức.
- Xác định số vật tư thực tế tiêu hao.
- Xác định số vật tư thu hồi (nếu có).
- Xác định chênh lệch bao gồm:
+ Chênh lệch giữa vật tư thực tế tiêu hao với vật tư xuất ra.
+ Chênh lệch giữa vật tư thực tế tiêu hao với vật tư theo định mức.
+ Xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch.
+ Xác định đối tượng hạch toán.
1.1.6. Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm
hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp
giữ.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ
sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở
dang; Nguyên liệu; Vật liệu; Công cụ, dụng cụ (gọi chung là vật tư) để sử dụng
trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm: Hàng hoá mua về để
bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng
gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến; Thành phẩm tồn kho và thành
phẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm
hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho); Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ
tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; chi phí sản xuất
kinh doanh dịch vụ dở dang; Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia
công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho báo thuế của
doanh nghiệp.
Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ được áp dụng một trong
hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên,
hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng
tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng,
22


chủng loại vật tư, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và
phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
Các phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh
thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá
trên sổ kế toán.

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài
khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến
động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán
có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, so
sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn
kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch
phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản
xuất (công nghiệp, xây lắp. . .) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt
hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. . .
- Phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kế
toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ .
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoá
(Nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng
tồn kho.

23


Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán
hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối
kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng
loại hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá,
vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ. . .).
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm
nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng

hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho,
quầy, bến bãi.
1.2. Tổng quan về hệ thống thông tin
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin
Thông tin: hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin nhận
được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận thông tin về một vấn đề nào đó.
Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện, hiện tượng và có thể tồn
tại dưới nhiều hình thức. Ví dụ: tiếng nói, hình ảnh, chữ viết,… Thông tin là một
yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển
một hệ thống nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy.
Quá trình thu thập thông tin- truyền tin- nhận tin- xử lý tin- lựa chọn quyết địnhrồi lại tiếp tục nhận tin… là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một
hệ thống nhất định.
Thông tin trong quản lý: được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông
tin thành hành động, tương đương với quá trình ra quyết định. Thông tin quản lý
là thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hay có ý định dùng vào mục đích
quản lý của mình. Trong một mô hình quản lý được phân thành 2 cấp: chủ thể
quản lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu
chuyển được mô tả trong mô hình sau:
Thông tin vào: thông tin từ môi trường.
Thông tin ra: thông tin ra môi trường.
24


Thông tin quản lý: thông tin quyết định.
Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp.
Chủ thể quản lý
Thông tin từ môi trường

Thông

tin

ra

môi

trường.

Đối tượng quản lý
Thông tin tác nghiệp

Thông tin quyết

định.
Hình 1.1: Mô hình thông tin trong quản lý
Hệ thống thông tin: là tập hợp những yếu tố bao gồm con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc… thực hiện các hoạt động thu
thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rang buộc được
gọi là môi trường. Hệ thống thông tin như là tập hợp các thành phần được tổ
chức thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra
quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
Một định nghĩa khác về hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên
liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các
chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin
học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ
liệu thành các sản phẩm thông tin.
Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý
chung là: hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ,
xử lý và truyền thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ
thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử

dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được

25