Vấn đề tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Lời nói đầu
Nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh là mục tiêu
của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh quyết liệt
nh hiện nay, có thể nói vấn đề này mang tính chất sống còn đối với mỗi doanh
nghiệp. Bên cạnh việc chú trọng các yếu tố đầu vào nh: Lao động, vốn, công nghệ
các nhà quản lý đặc biệt lu tâm đến yếu tố nguyên vật liệu bởi lẽ:
- Yếu tố nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi phí
sản xuất: trên 60% do vậy những biến động về chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng
rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Để đáp ứng đợc yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sản
xuất nào cũng cần phải có một lợng nguyên vật liêụ dự trữ. Lợng nguyên liệu tồn kho
bao nhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng nh thế nào? Làm thế nào để phân phối số
nguyên vật liệu ấy một cách có hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất? Đây là
những câu hỏi luôn đợc đặt ra đối với các nhà quản lý trong từng giai đoạn sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
Tất cả những vấn đề đó đã đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấp thiết:
phải tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu.
Sau một thời gian nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu hệ thống kế toán nớc ta, đặc
điểm của loại hình doanh nghiệp sản xuất... Em xin trình bày chuyên đề :"Vấn đề tổ
chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất ".
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Thực trạng về nguyên vật liệu tại công ty Thủ Đô 1.
Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu
tại công ty Thủ đô 1.
Do thời gian nghiên cứu có hạn, lợng kiến thức tích luỹ đợc cha nhiều chuyên
đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót. Em mong đợc sự chỉ dẫn của cô giáo
để có cái nhìn đầy đủ hơn về vấn đề này. Em xin chân thành cảm ơn.
2
Phần thứ nhất

Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
I. Sự cần thiết phải tiến hành công tác quản lý
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
1. Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của nó trong qúa trình sản xuất.
* Nguyên vật liệu là gì?
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện bằng hình thái vật chất khi
tham gia vào quá trình sản xuất, trị giá nguyên vật liệu đợc chuyển một lần vào chi
phí sản xuất kinh doanh.
* Đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng:
- Nguyên vật liệu cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là là các yếu tố
đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất.
- Là bộ phận thuộc tài sản lu động, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu
trong quá trình sản xuất ra sản phẩm.
- Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm.
- Việc cung ứng nguyên vật liệu đúng số lợng, chủng loại chất lơng và đúng
lúc sẽ đáp ứng đợc chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị tr-
ờng đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra u thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, quy định mức dự trữ nguyên
vật liệu hợp lý trong mỗi giai đoạn sản xuất kinh doanh là việc làm rất cần thiết.
Nh trên đã nói: chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng
chi phí sản xuất. Việc quản lý, sử dụng hợp lý, tiết kiệm, bảo quản tốt nguyên vật
liệu tồn kho, góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm doanh nghiệp
không những nâng cao đợc khả năng cạnh tranh mà còn có cơ hội thu đợc lợi nhuận
cao.
2. Phân loại nguyên vật liệu:
- Xét theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh
doanh ngời ta chia thành:
+ Nguyên vật liệu chính
+ Vật liệu phụ

3
+ Nhiên liệu
+ Phụ tùng thay thế.
+ Vật liệu xây dựng
+ Phế liệu
Trong kế toán: Nguyên vật liệu đợc phản ánh trên tài khoản 152
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
- Xét theo nguồn nhập nguyên vật liệu
+ Nguyên vật liệu mua ngoài.
+ Nguyên vật liệu đợc cấp
+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công
+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh
+ Nguyên vật liệu biếu tặng.
3. Tính giá nguyên vật liệu
- Về nguyên tắc thì đối với vật liệu nhập kho: Kế toán phải theo dõi và ghi sổ
theo giá thực tế của vật liệu nhập. Tuy vậy trong công việc sản xuất kinh doanh việc
nhập, xuất nguyên liệu diễn ra hàng ngày do vậy việc phản ánh theo giá thực tế rất
phức tạp nên hầu hết các doanh nghiệp thờng sử dụng giá hạch toán để đa ra cách
tính giá trị thực tế khác nhau theo từng trờng hợp cụ thể.
* Với vật liệu mua ngoài:
= +
Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng
pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi tên hoá đơn và giá cha thuế và chi phí thu mua là
cha có VAT.
4
Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng
pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu VAT thì giá mua và chi phí thu mua là

giá bao gồm cả thuế VAT.
* Với vật liệu đợc cấp phát, biếu tặng, viện trợ: Trị giá thực tế của nguyên vật
liệu đợc xác định theo giá thị trờng.
* Với vật liệu nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác giá thực tế là giá do các
bên liên doanh thoả thuận.
Đối với xuất nguyên vật liệu: kế toán phải xác định giá thực tế của nguyên vật
liệu xuất dùng để tiến hành ghi sổ, tuỳ vào từng trờng hợp vào điều kiện cụ thể của
doanh nghiệp mà kế toán có thể tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất theo một
trong các phơng pháp sau:
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vât liệu trong trong kỳ
Giá đơn vị bình quân =
+
= x
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
+
=
+
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

= x
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (phơng pháp FIFO).
Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)
5
Phơng pháp giá hạch toán:
+
Hệ số giá =
+
Giá thực vật liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá.
Phơng pháp giá thực tế đích danh.

II. Kế toán nguyên vật liệu:
1. Nhiệm vụ, yêu cầu:
- Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lợng cũng nh
giá trị.
- Xác định đúng giá trị nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu
tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và các nguyên tắc chung do nhà nớc qui
định.
- Với mỗi doanh nghiệp cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề qui
mô mà lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho. Công tác ghi sổ sách, chứng từ sử
dụng các tài khoản ... phải phù hợp với phơng pháp ấy.
- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạch
toán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất,
xác định giá thành sản phẩm.
- Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử
dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việc khi
có các đợt kiểm toán.
2. Tiến hành kế toán nguyên vật liệu
2.1. Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinh
doanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng các nguyên vật liệu đắt tiền, việc bảo
quản và theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu hàng ngày một cách thuận lợi.
6
Theo phơng pháp này tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu đợc ghi chép
phản ánh hàng ngày theo từng lần phát sinh trên TK 152 "Nguyên vật liệu".
+ Ưu điểm của phơng pháp này là phản ánh kịp thời chính xác tình hình nhập,
xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp kịp
thời các chỉ tiêu kinh tế cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.
+ Nhợc điểm của nó là công việc ghi chép nhiều lần, làm tăng tính phức tạp của

công tác kế toán.
Kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau:
- Kế toán nhập kho vật liệu trong các doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp
khấu trừ.
TH1: Vật liệu tăng do mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:
Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho
để ghi bút toán.
Nợ 152: giá mua cha VAT
Nợ 133: thuế VAT đợc khấu trừ
Có 111, 112, 141, 331, 311: số tiền theo giá thanh toán
Trong trờng hợp doanh nghiệp mua vật liệu đợc hởng chiết khấu hàng mua
(chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền trớc thời hạn cho ngời bán thì khoản chiết
khấu mua đợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.
Nợ 111, 112, 331
Có 711
TH2: Vật liệu tăng do mua ngoài, hàng về trớc, hoá đơn cha về: khi vật liệu về
thủ kho tiến hành nhập kho và kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ riêng gọi là
tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn. Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán ghi sổ giống
trờng hợp 1. Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn cha về nhập kho thì kế toán ghi sổ theo
giá tạm tính:
Nợ 152
Có 331
Khi hoá đơn về kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế.
Khả năng 1: Giá tạm tính lớn hơn giá thực tế - ghi âm
Khả năng 2: Giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế - ghi bút toán bổ sung
7
Chiết khấu hàng mua
Giá tạm tính
TH3: Vật liệu tăng do mua ngoài, hoá đơn về, hàng cha về: khi hoá đơn về kế
toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đờng. Nếu trong tháng hàng về thì

kế toán ghi sổ giống trờng hợp 1, nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn cha về thì kế toán
ghi:
Nợ 151
Nợ 1331
Có 331, 111, 112...
Khi vật liệu về nhập kho kế toán sẽ thực hiện hạch toán:
Nợ 152
Có 151
+ Kế toán nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng
chịu VAT hay chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp.
Nợ 152
Có 111, 112, 331, 141, 311
+ Nguyên vật liệu đợc cấp: căn cứ vào hoá đơn bên cấp kế toán ghi:
Nợ 152
Có 411
+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công:
Nợ 152
Có 154
+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc viện trợ, biếu tặng:
Nợ 152
Có 411
+ Trờng hợp nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thừa hay kiểm kê kho
nguyên vật liệu phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân:
Nợ 152
Có 3381
Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào
các TK có liên quan:
8
Trị giá NVL theo giá thanh toán
Trị giá vât liệu đợc cấp

Giá thành NVL tự sản xuất
gia công
Trị giá NVL nhập kho
Trị giá NVL thừa cha rõ nguyên nhân
Nợ 3381: Trị giá nguyên liệu thừa đã xác định đợc nguyên nhCó 721: Thu
nhập bất thờng
Có 152: Bên bán xuất nhầm mình trả lại cho bên bán
Có 331: Bên bán xuất nhầm ta mua nốt và bên bán đồng ý bán.
+ Kế toán xuất kho nguyên vật liệu.
Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152. Tuỳ theo từng trờng hợp
xuất mà ghi nợ các TK có liên quan.
(1) Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh:
Nợ 621, 627, 641, 642, 241
Có 152
(2) Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh:
- Trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị
lớn hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:
Nợ 128, 222: trị giá vốn góp
Có 152: trị giá thực tế của NVL
Có 412: chênh lệch
- Còn trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản
trị nhỏ hơn trị gía thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:
Nợ 128, 222
Nợ 412
Có 152
(3) Kiểm kê nguyên vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân:
Nợ 1381
Có 152
- Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào
các TK liên quan:

Nợ 1388
Nợ 642 Trị giá nguyên liệu thiếu đã xác định
Nợ 821 đợc nguyên nhân
Có 1381
9
Trị giá NVL thiếu chờ xử lý
Khái quát tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bằng sơ đồ tài khoản
(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
10
TK 111, 112, 331, 141 TK 1331
VAT đợc khấu trừ
TK 152
Vật liệu tăng do mua ngoài
TK 151
Hàng đi đờng kỳ trớc về
nhập kho trong kỳ này
TK 411
nhập kho trong kỳ này
Nhận cấp phát, biếu tặng nhận
nhận liên doanh của đơn vị khác
TK 3381
Nhận cấp phát, biếu tặng nhận
Phát hiện thừa khi kiểm kê
TK 128, 222
Nhận góp vốn liên doanh
TK 621
Xuất trực tiếp chế tạo
sản phẩm
TK 627, 641, 642, 241
Xuất: chi phí SXC, CFBH

CFQLDN, XDCB
TK 128,222
Xuất vốn góp liên doanh
TK 154
Xuất thuê ngoài gia công chế biến
TK 1381
Thiếu phát hiện qua kiểm kê
TK 412
Đánh giá giảm
Đánh giá tăng
Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
2.2. Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo
phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp này do áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản
xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu ít
tiền nhng chủng loại phức tạp việc theo dõi tình hình nhập xuất và bảo quản nguyên
vật liệu khó khăn.
- Theo phơng pháp này tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên
TK 611: mua hàng.
+ Ưu điểm: giảm bớt đợc khối lợng ghi chép của kế toán vì nhập kho nguyên
liệu ghi hàng ngày theo từng lần phát sinh còn xuất kho nguyên liệu hàng ngày
không ghi cuối kỳ mới tính và ghi một lần.
+ Nhợc điểm là tính chính xác không cao.
Trình tự tiến hành:
* Đầu kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ:
Nợ 611
Có 152, 151
11
Trị giá NVL còn lại đầu kỳ

TK 111, 112, 331, 141 TK 152 TK 621
Tăng do mua ngoài
(Tổng giá trị thanh toán)
Xuất để chế tạo
sản phẩm
TK 151, 411, 222
Vật liệu tăng do các nguyên
nhân khác
TK 627, 641, 642
nhân khác
Xuất phục vụ bán
quản lý PX, XDCB
* Trong kỳ mua nguyên vật liệu:
- Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấu
trừ thuế:
Nợ 611: Giá mua NVL cha có thuế VAT
Nợ 133: VAT đợc khấu trừ
Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán.
- Sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc chịu thuế
VAT theo phơng pháp trực tiếp:
Nợ 611
Có 111, 112, 331, 141, 311
* Cuối kỳ kiểm kê và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ
Nợ 152, 151
Có 611
Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế)
12
Tổng số tiền theo giá thanh
toán

Trị giá NVL còn lại cuối
kỳ
TK 151, 152
TK 611
Giá trị vật liệu tồn đầu
kỳ cha sử dụng
TK 111, 112, 131
Vật liệu mua trong kỳ
TK 1331
Thuế VAT đợc
khấu trừ
TK 411
Vật liệu nhận vốn góp liên doanh
cấp phát, tặng
TK 411
Đánh giá tăng vật liệu
TK 151, 152
Giá trị vật liệu tồn
cuối kỳ
TK 111, 112,331
Giảm giá đợc hởng
138, 334, 821, 642
Giá trị thiếu hụt mất
mát
621, 627, 641, 642
Giá trị vật liệu xuất

dùng
Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định
kỳ.

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
13
TK 151, 152
TK 611 TK 151, 152, 153
Giá trị vật liệu, dụng
cụ tồn cuối kỳ
Giá trị vật liệu dụng
cụ tồn đầu kỳ, cha sử dụng
TK 111, 112, 331, 411
Giá trị vật liệu dụng
cụ tăng thêm trong kỳ
TK 111, 112, 331
Giảm giá đợc hởng và
giá trị hàng trả lại
TK 621, 627
Giá thực tế vật liệu, dụng cụ
xuất dùng