Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.doc

Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
A. LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh những lợi
thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm. Do đó,
việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết cho mọi tổ chức nhưng
đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như
virus, hacker...
Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh
hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế
toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới
hiện nay. Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công
chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính. Do đó dẫn đến sự thay đổi trong
công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền
công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ
nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với
những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng
vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn
và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên
việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay.
Trần Thị Thuỳ Trang
1
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
B. NỘI DUNG
I. Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng CNTT:
1) Vai trò, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN
1.1/ Vai trò tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong
tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác
kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và

sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Tổ chức bộ
máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông
tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm:
xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và
phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ
phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có
liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch... Nói
chung, để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, trình độ
nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý và điều kiện về
cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Mô hình
tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp được định hướng theo 2 dạng: tổ chức kế toán
tập trung và tổ chức kế toán phân tán.
- Tổ chức kế toán tập trung là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử
lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn ở
các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu nhập, phân loại và chuyển
Trần Thị Thuỳ Trang
2
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin
(gọi chung là đơn vị báo sổ). Mô hình tổ chức kế toán tập trung có ưu điểm là công
việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy.
Tuy nhiên những ưu điểm này chỉ có thể phát huy được trong điều kiện doanh nghiệp
có tổ chức sản xuất và 1 Kế Toán Tài chính Doanh Nghiệp1 quản lý mang tính tập
trung, cơ sở vật chất - kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện
đại, đầy đủ, đồng bộ.
-Tổ chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức có đặc điểm: công việc kế toán
được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc toàn
bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng có thể có những bộ
phận chỉ thực hiện việc thu nhập chứng từ ban đầu). Phòng kế toán đối với những nội
dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp (và cho những bộ phận chưa có điều

kiện thực hiện công việc kế toán), kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực
thuộc gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy
định.
Mô hình tổ chức kế toán phân tán có ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu về thông
tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc nhưng nếu không
khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh, tốn kém và chồng chéo trong
công việc chuyên môn. Mô hình này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy
mô lớn mà đặc điểm tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng, phân tán trên nhiều
địa phương, vùng, lãnh thổ và hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh
vực.
*Cơ cấu của bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin
theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập được thông
Trần Thị Thuỳ Trang
3
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
tin kế toán quản trị. Việc xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán cần căn cứ vào định
hướng này để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho
nhiều đối tượng. Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các bộ phận
thực hiện các phần hành:
+ Bộ phận kế toán lao động tiền lương
+ Bộ phận kế toán TSCĐ, công cụ, vật liệu
+ Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (kiêm nhiệm các nội
dung khác thuộc về kế toán quản trị).
+ Bộ phận kế toán tổng hợp
+ Bộ phận kế toán XDCB (nếu có khối lượng XDCB lớn)
+ Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất
Ngoài ra nếu công tác tài chính chưa được tổ chức riêng thì cơ cấu thành một
bộ phận nằm trong bộ máy kế toán thống kê của doanh nghiệp để thực hiện các chức
năng tài chính doanh nghiệp như lập kế hoạch tài chính, tổ chức huy động và sử dụng

vốn, tổ chức thanh toán công nợ...
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được đặt dưới sự lãnh đạo và điều khiển
của người phụ trách kế toán ở doanh nghiệp, có chức vụ là kế toán trưởng.
Tuy nhiên cũng cần lưu ý việc tổ chức bộ máy kế toán ngoài việc phụ thuộc
vào quy mô của doanh nghiệp còn phụ thuộc hình thức sở hữu của doanh nghiệp nên
có thể có những doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai, ba nhân viên kế toán và không đặt
ra chức vụ kế toán trưởng và cũng có những doanh nghiệp chỉ thuê người làm kế toán
chứ không tuyển người làm kế toán. Song dù tổ chức bộ máy dưới hình thức nào đi
Trần Thị Thuỳ Trang
4
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
nữa thì vấn đề trình độ nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán
vẫn là nhân tố quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán, đặc biệt là người phụ
trách kế toán của doanh.
1.2/ ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN :
Trong DN kế toán đo lường, tính toán, ghi chép toàn bộ mọi hoạt động kinh tế -
Tài chính phásinh, xử lý tổng hợp, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính về tình
hình và kết quả hoạt độngSX – KD, tình hình tài chính của DN – Là căn cứ đề ra các
quyết định kinh tế liên quan đến hđộng của DN.
Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài
chính .Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa sau:
-Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý nhằm đảm bảo cho kế toán thực hiện
đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán
trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực của doanh
nghiệp (DN).
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN):
+ Phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+Phải phù hợp với đặc điểm SX – KD, quy mô, địa bàn hoạt động của DN
+Phải phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
+Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của người ra quyết định.

+Phải đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.
Trần Thị Thuỳ Trang
5
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
2) Sự cần thiết phải tin học hóa công tác kế toán trong DN
Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về
tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện
chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời
và chính xác của thông tin.
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào
sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán
không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi
mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ
máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
II. Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT
tại DN cụ thể.
1) Giới thiệu chung về DN:
Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì
nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với sự phát triển của ngành công
nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng ta những thiết bị công nghiệp mới, đa
dạng mà còn là cơ hội cải thiện các thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng
tốt hơn và giá thành rẻ hơn.
Trên cơ sở đó, hàng loạt các công ty sản xuất thiết bị công nghiệp ra đời trong
đó có “Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa”. Công ty ra đời
nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu của xã hội như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp
với mọi đối tượng, nhiều sản phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ôtô, máy nén
khí, thiết bị sửa chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức
bộ máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy, công ty Trường
Trần Thị Thuỳ Trang
6

Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân nhỏ như: bộ phận vận
chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những bộ phận lớn như: phòng nhân sự,
phòng kế toán tài chính, ban giám đốc…


CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA
Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM
(Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị)
Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235
Fax: (08) 3989 7235
Email:
Http: www.truongsa.com.vn
Công ty được thành lập vào năm 2007 và đến nay vốn điều lệ của công ty là 4,5 tỉ
VNĐ.
Trần Thị Thuỳ Trang
7
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
2) Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
CNTT taị DN
2.1/Thực tế xây dựng và quản lý phần mềm hiện nay:
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn
Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạng
ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006,
nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm 2004-
2005. Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP. HCM, Đà Nẵng,
Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra. Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tư
cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng
chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet và
website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8%. Theo ông

Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệ
đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ
lệ chung của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹ
năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”.
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,
trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần
mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phần
mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần. Một công trình khảo sát
trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của
trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS. TS. Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử
dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;
• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;
Trần Thị Thuỳ Trang
8