HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP HỒ SƠ TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ CÓ NỀ NẾP TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN

-1-

1 TÊN ĐỀ TÀI:
HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP HỒ SƠ TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ CÓ
NỀ NẾP TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN PHÚ NINH
2. ĐĂT VẤN ĐỀ:
Trong chương trình cải cách hành chính của Chính phủ năm 2001 có nêu:
"Áp dụng các biện pháp tích cực và thiết thực để củng cố kỷ luật hành chính, ở
tất cả các cấp; trước hết là xác định nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm cá
nhân của từng cán bộ, quản lý hành chính cũng như từng công chức, trên cơ sở
đó, động viên ý thức trách nhiệm, bồi dưỡng năng lực và kiểm tra công tác, xử lý
nghiêm và kịp thời những người làm không đúng chức trách. Vi phạm pháp luật,
thực hiện việc bổ nhiệm cán bộ có thời hạn trong hệ thống hành chính"
Trong nhà trường: Hồ sơ trường học làm cơ sở làm công tác lưu trữ có hệ
thống góp phần giúp cho công tác văn thư, công tác quản lý thực hiện nhiệm vụ
của mình. Hồ sơ trường học thực hiện có nề nếp có tác động tích cực cho công
tác quản lý hành chính, nhà nước, giúp hiệu trưởng quản lý tốt hoạt động dạy và
học....., tác động trực tiếp vào công tác thông tin trong nhà trường.
Hồ sơ trường học trong đó hồ sơ từng cá nhân, từng bộ phận, từng hoạt
động có quan hệ mật thiết đến các bộ phận từ văn thư, tài chính, y tế, thư viện,
thiết bị, các tổ chuyên môn, quản lý của nhà trường; là nền móng tạo điều kiện
thuận lợi nhất cho cán bộ quản lý nhà trường theo dõi kiểm tra, đánh giá các hoạt
động giáo dục và điều chỉnh hoạt động của giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý
từ tổ chuyên môn trở lên.
Hồ sơ trường học là bằng chứng cho mọi hoạt động giáo dục của nhà
trường nhằm tạo điều kiện cho các đơn vị chủ quản có quyết định đánh giá đúng
đắn, khoa học và chuẩn xác đến hoạt động của từng đơn vị trong công tác thanh
tra.
Nhà trường tiến hành thiết lập đầy đủ hồ sơ trường học, trong đó hồ sơ
chuyên môn có nề nếp sẽ góp phần cho công tác quản lý học sinh, quản lý hành
chính và quản lý tài chính góp phần xây dựng nhà trường thật sự có nề nếp, thực

hiện các nhiệm vụ một cách khoa học.
Đối với Phòng GD&ĐT huyện Phú Ninh được thành lập vào tháng
02/2005. Công việc của Phòng GD&ĐT còn nhiều nội dung cần được đầu tư chỉ
đạo, hướng dẫn; trong đó thực trạng của hồ sơ nhà trường còn nhiều nội dung
cần được chỉ đạo cụ thể. Qua việc kiểm tra các trường học từ tháng 02/ 2005 đến
tháng 05 năm 2005 việc thực hiện hồ sơ của các trường THCS trên địa bàn còn
những bất cấp cập sau:


-2- Hồ sơ của các trường chưa được đồng bộ, chưa thống nhất còn phụ thuộc
vào sự đầu tư từng trường, nhất là sự quan tâm của hiệu trưởng, phó hiệu trường.
- Từng hoạt động có hồ sơ nhưng còn sơ sài, chưa thiết kế đúng yêu cầu để
minh chứng.
- Thậm chí có hồ sơ minh chứng cho một hoạt động được trình bày trong
một trang giấy, chưa có kế hoạch, chưa có nội dung thực hiện, chưa có tổ chức,
chỉ có kết quả.
- Cấu trúc của các loại hồ sơ chưa sắp xếp theo tuần tự nhất định, chưa thể
hiện tính thực tiễn, tiến trình thực hiện... Khi cần minh chứng thì công việc tìm
kiếm vất vả...
Mặc khác để thực hiện nhiệm vụ của Phòng GD&ĐT là hướng dẫn và chịu
trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế
hoạch phát triển giáo dục ở địa phương ....; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách
hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục trên địa bàn ; thực hiện mục tiêu,
chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo
dục, phổ cập giáo dục; ....
Với vai trò quan trọng của hồ sơ trường học được nêu trên, với nhiệm vụ
được giao là theo dõi, tổ chức hoạt động chuyên môn cấp Trung học cơ sở trên
toàn huyện, bản thân đầu tư tham mưu xây dựng hướng dẫn về thiết lập hồ sơ
nhà trường trong đó tập trung hướng dẫn thiết lập hồ sơ chuyên môn ngay từ đầu
thời kỳ mới tách Phòng GD&ĐT huyện Phú Ninh. Nên tôi chọn đề tài "

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP HỒ SƠ CỦA CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC
CƠ SỞ CÓ NỀ NẾP TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN PHÚ NINH" với phạm vi
thực hiện như sau:
- Thời gian thực hiện đề tài từ tháng 5/2005 đến nay
- Nội dung chủ yếu tập trung là hồ sơ chuyên môn bao gồm: Hồ sơ tổ
chuyên môn, hồ sơ xây dựng các mặt hoạt động của nhà trường (hoạt động toàn
diện), hồ sơ xây dựng trường chuẩn quốc gia, hồ sơ tuyển sinh, thi lên lớp, ....
- Đối tượng thực hiện 09 trường Trung học cơ sở trên địa bàn huyện Phú
Ninh.
3. CƠ SỞ LÝ LUẬN
- Luật giáo dục được Quốc hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua trong cuộc họp từ ngày 05 tháng 5 đến ngày 14
tháng 6 năm 2005: Luật giáo dục số 38/2005/QH11 ngày 14/6/2005 và Luật giáo
dục bổ sung số 44/2009/QH12 ngày 25/11/2009 .


-3- Điều lệ Trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường
phổ thông có nhiều cấp học, Ban hành kèm theo Quyết định số: 07/2007/QĐBGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Quyết định số 27/2001/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/7/2001 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục & Đào tạo về việc ban hành Quy chế công nhận trường Trung học đạt
chuẩn Quốc gia;
- Thông tư số 43/2006/TT-BGD&ĐT ngày 20/10/2006 về Hướng dẫn
thanh tra toàn diện nhà trường, cơ sở giáo dục khác và thanh tra hoạt động sư
phạm của nhà giáo.
- Hướng dẫn số: 11167/BGD&ĐT-GDTrH ngày 05 tháng 10 năm 2006 về
Hướng dẫn thực hiện đánh giá, xếp loại học sinh trung học và sử dụng sổ gọi tên
và ghi điểm.
- Qui chế đánh giá xếp loại học sinh THCS & THPT được ban hành theo
QĐ số 40/2006/QĐ-BGD&ĐT và QĐ số 51/2008/QĐ-BGD&ĐT của Bộ
GD&ĐT.

4. CƠ SỞ THỰC TIỂN:
Phòng GD&ĐT huyện Phú Ninh được thành lập vào tháng 02 năm 2005
với tổng số 32 trường học, trong đó 09 trường THCS, được bố trí đầy đủ cán bộ
quản lý và nhân viên văn phòng. Qua thực trạng điều tra như sau:
- 18 cán bộ quản lý trong đó được bồi dưỡng công tác quản lý 03 tỉ lệ
16,7%.
- 09 cán bộ văn thư, trong đó 01 biên chế (giáo viên Tiểu học), 08 hợp
đồng ngắn hạn, biên chế không ổn định.
- 09 trường THCS chưa đạt chuẩn Quốc gia.
- Hồ sơ nhà trường có những ưu điểm, hạn chế cơ bản sau:
+ Ưu điểm: Hồ sơ đã ổn định như: Sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ
ghi đầu bài, học bạ học sinh, sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ, sổ theo
dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, sổ nghị quyết của nhà trường, kỷ luật học
sinh, sổ quản lý tài sản, sổ quản lý tài chính, hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và
thực hành thí nghiệm, hồ sơ quản lý thư viện, hồ sơ cá nhân giáo viên.
+ Hạn chế:
* Hồ sơ thi lên lớp chưa đúng thủ tục và qui chế thi; hồ sơ tuyển sinh chưa
có hồ sơ kiểm tra kết quả tuyển sinh, chưa có văn bản tham mưu với địa phương
về công tác tuyển sinh...;


-4* Hồ sơ trường chuẩn quốc gia chưa thiết lập đầy đủ chưa có hệ thống
(chưa có trường THCS đạt chuẩn quốc gia), hồ sơ thanh tra toàn diện chưa có hệ
thống rõ nét, còn chung chung; hồ sơ hiệu quả giáo dục, hồ sơ tổ chuyên môn, hồ
sơ hoạt động chuyên môn chưa đúng thủ tục như thiếu kế hoạch hoặc thiếu nội
dung hoặc thiếu tổng kết...
* Mối quan hệ của các loại hồ sơ nêu trên chưa được hệ thống hoá và liên
kết chặt chẽ.
* Ví dụ:
Hồ sơ "Thi lên lớp" không có kết luận số lượng học sinh và danh

sách học sinh lên lớp. Thông thường đến khâu họp xét lên lớp là xong
việc.
Hồ sơ hiệu quả giáo dục: Chỉ nêu thống kê và tỉ lệ % của hiệu quả
đào tạo, chưa có hồ sơ minh chứng.
Hồ sơ trưòng chuẩn quốc gia, hồ sơ kiểm tra toàn diện mới hình
thành, chưa sắp xếp , lưu trữ có hệ thống....
Tuy trước đây Phòng GD&ĐT đã có những qui định song những qui định
chủ yếu về sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ ghi đầu bài, học bạ học sinh, sổ
quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ, sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển
đến, sổ quản lý tài sản, sổ quản lý tài chính nhưng chưa cụ thể hoá để mang tính
thống nhất và đồng bộ.
Với yêu cầu mới về đổi mới giáo dục, cải cách hành chính nhiều vấn đề
cần quan tâm để chỉ đạo và thực hiện trong đó việc thiết lập hồ sơ trường học là
một trong khâu để ổn định hoạt động của nhà trường.
5. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU:
Hồ sơ nhà trường được qui định trong điều lệ nhà trường và các văn bản
chỉ đạo khác song thực tiễn với nhiều phong trào, nhiều cuộc vận động, nhiều
hình thức tổ chức để thực hiện nhiệm vụ theo từng năm học yêu cầu nhà trường
vừa tổ chức thực hiện, vừa phải xây dựng các qui trình hoạt động thực hiện,
thông qua các hoạt động đó nhà trường cần có ít nhất kế hoạch để triển khai, nội
dung hoạt động và tổng kết hoạt động, để phản ảnh được mức độ hoạt động thì
một minh chứng đó là hồ sơ hoạt động. Như vậy cơ sở giáo dục với từng nhiệm
vụ cụ thể được qui định hay được giao nhiệm vụ cần thiết kế hồ sơ hoạt động của
nhà trường một mặt để minh chứng cho hoạt động, mặc khác tạo điều kiện cho
việc nhận định lại chất lượng hoạt động đạt được phải thông qua hồ sơ nhà
trường; đối với cơ quan quản lý cần xác định các hồ sơ cơ bản của nhà trường để
có hướng chỉ đạo và thực hiện phù hợp.


-5Phần 1/ Xác định nội dung cần tổ chức thực hiện về hồ sơ trường học:

a. Xác định hồ sơ nhà trường:
- Hồ sơ nhà trường: Được Điều lệ Trường trung học cơ sở, trường trung
học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết
định số 07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo như sau: Sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ ghi đầu bài, học bạ học
sinh, sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ, sổ theo dõi phổ cập giáo dục, sổ
theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, sổ nghị quyết của nhà trường và nghị
quyết của hội đồng trường, hồ sơ thi đua của nhà trường, hồ sơ kiểm tra, đánh
giá giáo viên và nhân viên, hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh, sổ quản lý và hồ
sơ lưu trữ các văn bản, công văn, sổ quản lý tài sản, sổ quản lý tài chính, hồ sơ
quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm, hồ sơ quản lý thư viện, hồ sơ
theo dõi sức khoẻ học sinh.
- Đối với giáo viên: Bài soạn, sổ kế hoạch giảng dạy theo tuần, sổ dự giờ
thăm lớp, sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
b. Xác định nhiệm vụ cần chỉ đạo thực hiện về hồ sơ:
- Đối với giáo viên: Hồ sơ bổ sung cho từng giáo viên để thực hiện nhiệm
vụ được qui định trong điều lệ.
- Đối tổ chuyên môn: Hồ sơ tổng thể của tổ chuyên môn để thực hiện 03
nhiệm vụ cơ bản của tổ như sau:
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng và
quản lý kế hoạch cá nhân của tổ viên theo kế hoạch giáo dục, phân phối
chương trình môn học của Bộ Giáo dục và Đào tạo và kế hoạch năm học
của nhà trường;
+ Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; tham gia đánh giá, xếp
loại các thành viên của tổ theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên.
- Hồ sơ nhà trường cần chỉ đạo: Tập trung thiết lập hồ sơ thanh tra toàn
diện nhà trường, hồ sơ trường chuẩn quốc gia và các hồ sơ hổ trợ cho hai loại hồ
sơ quan trọng trên ....
Phần 2/ Chỉ đạo thiết lập hồ sơ:

a. Đặc điểm ban đầu của Phòng GD&ĐT huyện Phú Ninh: Thực trạng của
các trường THCS trên địa bàn Huyện qua kiểm tra từ tháng 2 đến tháng 5 năm
2005: thanh tra toàn diện 02 trường và 02 trường thanh tra chuyên đề hoạt động


-6dạy và học. Bộ phận chuyên môn phòng GD&ĐT nhận thấy hồ sơ các trường
chưa thành hệ thống, nên cần tiến hành chỉ đạo thực hiện thiết lập hồ sơ nhà
trường theo 4 nhiệm vụ của nhà trường theo tiêu chuẩn thanh tra toàn diện; hồ
sơ xây dựng trường chuẩn Quốc gia, hồ sơ đổi mới chương trình sách giáo khoa
và các hồ sơ hoạt động khác .
b. Các văn bản ban hành:
Ngày 10/10/2005 tiến hành tham mưu với lãnh đạo ban hành văn bản số
344/GD&ĐT về Hướng dẫn thiết lập hồ sơ thanh tra toàn diện của các trường
học (nội dung kèm theo phần phụ lục).
Ngày 31/10/2005 tiến hành tham mưu với lãnh đạo ban hành văn bản số:
392/HD-GD về Hướng dẫn thiết lập hồ sơ tuyển sinh và huy động ra lớp của các
trường học (nội dung kèm theo phần phụ lục).
Ngày 28/02/2007 tiến hành tham mưu với lãnh đạo ban hành văn bản số
87/HD-GD về hướng dẫn thiết lập hồ sơ Đổi mới chương trinh giáo dục phổ
thông (nội dung kèm theo phần phụ lục).
Ngày 10/10/2007 tiến hành tham mưu với lãnh đạo ban hành văn bản số
307/HD-GD&ĐT về hướng dẫn thiết lập hồ sơ xây dựng trường THCS đạt chuẩn
quốc gia (nội dung kèm theo phần phụ lục).
Ngày 29/7/2008 tiến hành tham mưu với lãnh đạo ban hành văn bản số
304/HD-GD&ĐT về Hướng dẫn thiết lập hồ sơ của các trường học là văn bản
tổng hợp hồ sơ các tiêu chuẩn của trường đạt chuẩn quốc gia và hồ sơ cho công
tác kiểm tra toàn diện (nội dung kèm theo phần phụ lục).
Phần 3/ Nội dung chủ yếu tham mưu để ban hành:
Nội dung tham mưu theo từng năm học, theo từng yêu cầu cần thực hiện,
phản ảnh các hoạt động của nhà trường thông qua thiết kế hồ sơ nhà trường 04

tiêu chuẩn của thanh tra toàn diện, 05 tiêu chuẩn của trường THCS đạt chuẩn
quốc gia và các hồ sơ minh chứng cho các hoạt động chuyên môn, hoạt động
sinh hoạt khác... Trong phạm vi của đề tài xin giới thiệu tổng hợp những nội
dung cơ bản tham mưu và chỉ đạo thực hiện như sau:
a, Hồ sơ tổ chức nhà trường (Tiêu chuẩn 1 của trường chuẩn Quốc gia
đồng thời là nội dung 1 của thanh tra toàn diện) như sau:
Nội dung 1: Thống kê số lớp và sĩ số học sinh. Hồ sơ minh chứng:
1. Sổ theo dõi diễn biến tình hình học sinh.
2. Sổ Gọi tên ghi điểm (Mỗi năm học được lưu vào mỗi kẹp)
3. Sổ điểm. (Mỗi lớp được chứa trong một hộp)
Nội dung 2. Hồ sơ các Tổ chuyên môn bao gồm:


-71. Kế hoạch chung tổ chuyên môn, kèm theo kế hoạch hằng tuần, hằng
tháng: (Dùng sổ kích thước khổ giấy A4 để thiết lập)
- Cấu trúc của sổ kế hoạch tổ chuyên môn gồm các nội dung sau:
+ Phần 1: Kế hoạch năm học.
+ Phần 2: Cơ cấu tổ chức tổ chuyên môn – Phân công nhiệm vụ - Đăng ký
thi đua - Đề tài SKKN.
+ Phần 3: Kế hoạch hằng tháng – Kế hoạch hằng tuần – Tổng kết hằng
tháng.
2. Các kế hoạch và nội dung thực hiện các hoạt động do tổ chuyên môn
phụ trách, Tổ chuyên môn cần chú ý đến kế hoạch và tổ chức thực hiện các nội
dung sau:
+ Kế hoạch thực hiện Chuyên đề
+ Kế hoạch ngoại khoá học sinh
+ Kế hoạch thanh kiểm tra nội bộ.
+ Kế hoạch bồi dưỡng học sinh, phụ đạo học sinh yếu kém.
+ Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên bao gồm: Tổ chức dự giờ, ngoại khoá cho
giáo viên, tổ chức tự học tập, nhất thiết phải có xây dựng kế hoạch đề nghị đội

ngũ đi học hoàn thành chuẩn, nâng chuẩn.
+ Kế hoạch tham gia các phong trào hoạt động của trường, ngành….
* Mỗi kế hoạch nêu trên kèm theo hồ sơ sơ kết, tổng kết, nội dung hoạt
động.
3. Hồ sơ sơ kết học kỳ, tổng kết cuối năm, hồ sơ xét thi đua, đề nghị danh
hiệu thi đua, tổng kết xếp loại SKKN, hồ sơ kết quả thi đua hằng năm.
4. Biên bản sinh hoạt tổ chuyên môn.
Nội dung 3: Tổ hành chính quản trị:
1. Hồ sơ tổ hành chính quản trị:
- Kế hoạch tổ, các kế hoạch và nội dung thực hiện các hoạt động do tổ phụ
trách.
- Sơ kết học kỳ, tổng kết cuối năm, sơ tổng kết các nội dung hoạt động của
Tổ phụ trách.
- Biên bản sinh hoạt tổ .


-82. Hồ sơ và kế hoạch và nội dung hoạt động theo qui định của Thư viện,
Thiết bị, Văn thư, Kế toán, Thủ quĩ, Y tế... theo qui định hiện hành.
Nội dung 4: Hồ sơ các Đoàn thể, Hội đội:
1. Ban thường trực cha mẹ học sinh.
- Ban thường trực cha mẹ học sinh phải có đủ kế hoạch hoạt động chung,
hằng tháng, kế hoạch hoạt động của Ban thường trực, biên bản sinh hoạt của Ban
thường trực, hằng năm có sơ kết học kỳ 1, tổng kết cuối năm. Hồ sơ Đại hội đại
biểu của Phụ huynh học sinh hằng năm. Hồ sơ từng công việc thực hiện các công
trình của Hội .
2. Chi bộ, Công đoàn, Chi đoàn , Liên đội: Hồ sơ theo qui định hiện hành.
3. Hội chữ thập đỏ, Hội khuyến học: Nhất thiết phải có hồ sơ tổng kết các
đợt quyên góp giúp đỡ học sinh và ủng hộ các phong trào vì học sinh ở trường và
học sinh nơi khác…
Nội dung 5: Kết quả hoạt động:

Hồ sơ minh chứng cho kết quả thi đua của các tổ chức, đoàn thể và nhà
trường (lưu nhiều năm): Bảng thống kê hằng năm thành tích của các tổ chức,
đoàn thể và thi đua của trường kèm theo các quyết định khen thưởng hằng năm,
phô tô các bằng khen, giấy khen…
b. Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường (Tiêu chuẩn 2
của trường chuẩn Quốc gia đồng thời là nội dung 1 của thanh tra toàn diện)
bao gồm:
Nội dung 1: Qui chế làm việc của nhà trường: (Hằng năm đóng thành
tập)
1. Các Quyết định quản lý:
- Quyết định đầu năm của Hiệu trưởng, cụ thể:
- Quyết định Hội đồng chủ nhiệm, biên chế lớp, phân công chủ nhiêm lớp.
- Quyết định biên chế tổ chuyên môn, biên chế tổ trưởng, tổ phó chuyên
môn, biên chế của từng tổ chuyên môn
- Quyết định phân công các bộ phận: Thư viện, thiết bị, văn thư, kế toán,
thủ quĩ, bảo vệ, y tế.
- Đính kèm quyết định của cấp trên về phân công Tổng phụ trách, giáo
viên thể dục, và các quyết định khác( nếu có)
- Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể của Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng từng
năm học.


-9- Quyết định thành lập Hội đồng GD, Hội đồng Thi đua, Hội đồng Kỷ luật
(nếu có).
- Quyết định Ban hoạt động ngoài giờ lên lớp.
2. Hồ sơ qui định hoạt động của nhà trường gồm:
- Qui chế trường học ( nội qui của phòng truyền thống, thư viện, thiết bị,
phòng tin học, phòng nghe nhìn, phòng học bộ môn, phòng đa năng hoặc bãi tập,
nội qui học sinh, những qui định riêng của từng trường… nếu chưa có trong qui
chế nhà trường)

- Qui chế dân chủ, Qui chế phối hợp.
Nội dung 2: Chất lượng đội ngũ:
1. Danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên: Danh sách được thiết lập hằng
năm theo các thứ tự danh sách như sau: Hiệu trưởng  các PHT  các thành
thành viên của từng tổ CM Nhân viên. Danh sách phải phản ảnh cơ
bản các thông tin từng cá nhân như sau:
Kết quả xếp loại
Trình độ
Chỗ
Trinh
Công
năm học vừa qua
Họ
Hệ Môn
nghiệp
N Ngày Nơi ở
độ
Chức tác
TT và
đào đào
vụ, ngoại
Xếp loại Danh
ữ sinh sinh hiện
Chính
vụ kiêm
tên
tạo tạo
ngữ, tin
công hiệu thi
nay

trị
nhiệm
học
chức
đua

Số trên chuẩn, tỉ lệ; đạt chuẩn, tỉ lệ; chưa đạt chuẩn, tỉ lệ; danh hiệu thi đua
Cơ sở trở lên, tỉ lệ.
2. Tập văn bằng chứng chỉ của CB-GV-NV: Được thiết lập bằng Abum
để lưu văn bằng chứng chỉ của từng công chức được thiết lập thứ tự như danh
sách cán bộ, GV,NV của nhà trường, mỗi cá nhân được thiết lập trong một bì
gương, mặt trước là văn bằng đào tạo về chuyên môn, mặt sau là các văn bằng
của các đào tạo về chính trị, quản lý, nghiệp vụ, Tin học, Tiếng Anh…Phần đầu
tập văn bằng có danh sách thống kê cụ thể cán bộ, GV, NV đầy đủ các số liệu và
dùng cho nhiều năm. Hằng năm nhân viên và quản lý phải bổ sung và chốt lại ở
cuối năm những diễn biến về nhân sự.
3. Hồ sơ lý lịch công chức: Mỗi công chức được thiết lập 1 bì (lưu nhiều
năm) gồm các hồ sơ sau: Lý lịch, các hồ sơ tham gia các lớp đào tạo (nếu có),
các bảng kê khai về vật chất, bảo hiểm…..
4. Phiếu đánh giá công chức hằng năm: Mỗi năm đóng thành tập, đầu mỗi
tập có danh sách công chức kèm theo.


-105. Hồ sơ đánh giá thi đua hằng năm gồm: Nội dung thi đua và qui định xếp
loại, hồ sơ đăng ký thi đua, danh sách xếp loại thi đua, hồ sơ đề nghị thi đua các
cấp.
6. Kết quả thi đua hằng năm: Thống kê tổng hợp danh sách đạt danh hiệu
thi đua kèm theo Quyết định công nhận các danh hiệu thi đua, danh sách được
công nhận danh hiệu thi đua, nên phô tô các giấy chứng nhận của từng cá nhân
c: Thực hiện Chất lượng giáo dục: (Tiêu chuẩn 3 của trường chuẩn

đồng thời là nội dung 4 của thanh tra toàn diện) bao gồm nội dung: Số
lượng học sinh, phổ cập, tuyển sinh, bỏ học lưu ban, hiệu quả đào tạo, qui
chế mở trường, lớp ngoài công lập, giáo dục hạnh kiểm, học lực,chất lượng
các hoạt động khác.
Nội dung 1. Tỉ lệ bỏ học và lưu ban (3 năm học):
1. Lập bảng thống kê tỉ lệ bỏ học như sau:
Khối

Số
lớp

TS HS
đầu năm

TS HS
cuối năm

SL Nữ

SL

Nữ

Tăng
(Giảm)
SL

TL

Chuyển

đi

Chuyển
đến

SL TL SL

TL

Chết,
Bỏ học
hoặc
đau
SL TL SL TL

2. Kết quả lưu ban hằng năm (3 năm học)
Năm Khối TS TS HS Được lên ở lại lớp ( kể
học
HS phải thi lớp sau cả học sinh
khối lại
khi thi
bỏ thi)
SL TL SL
TL

Tỉ lệ học sinh lên lớp chung hằng
năm (Gồm diện HS được lên lớp
thẳng và được lên lớp sau khi thi)
SL
TL

3. Hồ sơ kèm theo:
a. Sổ theo dõi diễn biến tình hình học sinh.
b. Hồ sơ thi lên lớp: Được lưu theo hằng năm: Tối thiểu phải đảm bảo các
thủ tục sau đây:
- Quyết định thành lập Hội đồng thi lên lớp gồm Hội đồng ra đề thi, coi
thi, chấm thi, xét kết quả thi lên lớp.
- Kế hoạch tổ chức thi lên lớp bao gồm: Kế hoạch ôn tập, kế hoạch tổ chức
thi lên lớp, kế hoạch chấm thi, kế hoạch xét lên lớp.
- Hồ sơ lưu kèm theo kế hoạch tối thiểu bao gồm: Danh sách học sinh phải
ôn tập thi lên lớp, danh sách từng phòng thi, danh sách kết quả từng môn thi.
Phiếu điểm chấm từng bộ môn
- Quyết định công nhận kết quả thi lên lớp và danh sách tổng hợp xét thi
lên lớp.


-11- Biên bản cần có: Biên bản họp phân công nhiệm vụ các hội đồng, biên
bản giao nhận bài thi, giao nhận kết quả chấm thi, biên bản họp xét lên lớp.
- Bài thi được thiết lập: Cắt phách, đủ 2 giám thị coi thi và 2 giám khảo
chấm thi.
- Sau khi có kết quả thi lên lớp, Hiệu trưởng chỉ đạo việc nhập kết quả vào
Sổ Gọi tên- Ghi điểm ; Học bạ và chốt khoá đầy đủ ngay trong ngày xét thi lên
lớp.
Nội dung 2: Chất lượng hạnh kiểm và học lực (3 năm học):
1. Thống kê chất lượng hằng năm: Theo mẫu thống kê 2 mặt giáo dục
hằng năm.
2. Hiệu quả đào tạo: Thiết lập danh sách học sinh lớp 6 được
tuyển mới của học sinh vừa được công nhận tốt nghiệp THCS
trong năm học theo mẫu sau:
TT Họ và Ngày Nữ Nơi Nơi ở Con

Quá trình qua các lớp
tên HS sinh
sinh hiện ông Năm Năm Năm Năm
nay
học… học… học… học…

Kết Ghi chú
quả
Ch đi,
TN chết, bỏ
THCS
học

Hiệu quả đào tạo ={Kết quả tốt nghiệp THCS (chia cho) [TSHS lớp 6 –
(Số chuyển đi + chết)]} nhân 100 = %. Lưu ý danh sách lớp 6 được tuyển mới
phải phù hợp với danh sách tuyển sinh 4 năm về trước.
3. Hồ sơ kèm theo:
a. Hồ sơ tuyển sinh: Tối thiểu phải đảm bảo các thủ tục sau đây:
- Quyết định thành lập Ban tuyển sinh.
- Kế hoạch tuyển sinh.
- Biên bản họp triển khai nhiệm vụ và biên bản tổng kết kết quả tuyển
sinh.
Hồ sơ tham mưu với địa phương, các ban ngành đoàn thể về thông báo
tuyển sinh, huy động ra lớp,…
- Danh sách học sinh học lớp 5 được công nhận học xong chương trình
Tiểu học năm vừa qua.(Ghi chú học sinh ở địa phương khác đến học tại các
trường TH trong địa bàn) có xác nhận của Hiệu trưởng trường TH.
- Danh sách lớp 6 được tuyển sinh của nhà trường ( phần ghi chú ghi địa
phương của HS nơi khác đến học) và danh sách học sinh chuyển đi nơi khác
học.

-12- Danh sách học sinh chưa ra lớp (nếu có).
- Các văn bản của nhà trường tiếp tục tuyển sinh.
4. Danh sách công nhận tốt nghiệp THCS của năm học thống kê hiệu quả
đào tạo.
Nội dung 4: Kế hoạch bồi dưỡng học sinh giỏi, phụ đạo học sinh yếu kém:
Do chuyên môn trường đảm nhiệm, tối thiểu phải có kế hoạch (phân công,
lịch dạy, phân công danh sách từng lớp...); Đánh giá ban đầu về thực hiện các nội
dung trên.
Nội dung 5: Hoạt động hướng nghiệp, dạy nghề: Tối thiểu phải có kế
hoạch do chuyên môn trường thiết lập; danh sách học sinh học nghề, kết quả thi
nghề từng đợt và thống kê kết quả.
Nội dung 6: Giáo dục thể chất: Tối thiểu phải có các hồ sơ sau đây:
1. Kế hoạch xây dựng giáo dục thể mỹ: Do tổ chuyên môn phụ trách bộ
môn thiết lập
2. Hồ sơ theo dõi chất lượng rèn luyện thể chất từng học sinh ( Do GV thể
dục thiết lập từ lớp 6  lớp 9).
3. Bảng tổng hợp về sức khoẻ học sinh và hồ sơ khám sức khoẻ học sinh
hằng năm ( Do y tế học đường phụ trách)
4. Hồ sơ thi đấu và kết quả tổ chức Hội khoẻ Phù Đổng cấp trường hoặc
giải thể dục, thể thao cấp trường.
5. Các hồ sơ tham gia các hoạt động thể dục, thể thao ở địa phương xã,
huyện....
Nội dung 7: Giáo dục Mỹ thuật, Âm nhạc:
Do cán bộ phụ trách văn nghệ nhà trường phụ trách
1. Các hồ sơ tổ chức như thi vẽ, hát, văn nghệ, thi tìm hiểu, thi
TTVH….kèm theo kế hoạch hoặc nội dung tổ chức các hoạt động trên.
2. Hồ sơ hoạt động Ngoài giờ lên lớp theo qui định.
Nội dung 8. Kết quả học sinh giỏi các cấp hằng năm:

Lập bảng thống kê và lập danh sách minh hoạ.
Hồ sơ kèm theo: Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh: Tối thiểu có quyết
định của cấp có thẩm quyền khen thưởng và danh sách khen thưởng kèm theo.


-13Nội dung 9: Hồ sơ Phổ cập: Tối thiểu có kế hoạch thực hiện, quyết định
thành lập Ban chỉ đạo và tổ thực hiện phổ cập, báo cáo, hồ sơ trình đề nghị kiểm
tra công nhận, các mẫu thống kê phổ cập, quyết định công nhận.
d: Cơ sở vật chất kỹ thuật (Tiêu chuẩn 4 của trường chuẩn quốc gia
đồng thời là nội dung 2 của thanh tra toàn diện) bao gồm:
Nội dung Phòng học, phòng làm việc, phòng chức năng; phòng truyền
thống, bàn ghế, thiết bị, thư viện, dụng cụ TTTD, sân chơi, bãi tập, khu vệ sinh,
khu nhà xe, khu bán trú; diện tích và thủ tục pháp lý sử dụng đất, cảnh quan sư
phạm; ngân sách cho hoạt động giáo dục...
Yêu cầu về hồ sơ:
Nội dung 1. Hồ sơ quyền sử dụng đất: Quyết định thành lập trường, quyết
định đổi tên trường, giấy xác nhận đăng ký mẫu dấu, hồ sơ thiết kế trường học,
bìa đỏ, các giấy tờ khác liên quan đến trường học.
Nội dung 2. Sơ đồ nhà trường và bản thuyết minh CSVC nhà trường: Về
diện tích chung, tỉ lệ m2/học sinh, diện tích bố trí các phòng học, phòng hiệu bộ,
các phòng chức năng, diện tích các khu chơi, bãi tập, nhà vệ sinh...Tỉ lệ m2/HS.
Hồ sơ kèm theo:
1.Sơ đồ bố trí cơ sở vật chất toàn trường
2.Sổ cấp quyền sử dụng đất
3. Hồ sơ thiết kế của nhà trường và các quyết định liên quan.
4 Các quyết định công nhận thư viện đạt chuẩn quốc gia, hồ sơ kiểm tra
công nhận.
Chú ý: Phòng thực hành, đa chức năng , phòng vi tính có nội qui, kế hoạch
mua sắm, đánh giá xếp loại thiết bị của Sở GD, sổ theo dõi nhập thiết bị, cập
nhật hư hỏng, sổ theo dõi sử dụng của HS và GV.

Hồ sơ thư viện: Nội qui, sổ theo dõi nhấp sách báo…, sổ theo dõi học sinh
, giáo viên sử dụng TBDH theo qui định, biên bản kiểm tra công nhận TV 01,
quyết định công nhận thư viện 01 trở lên của Sở GD
Hồ sơ y tế học trường: Báo cáo tình hình giáo dục thể chất và y tế, y bạ
của HS, sổ theo dõi cấp phát thuốc , số theo dõi các loại thuốc, phiếu theo dõi
tình hình sức khoẻ HS và phiếu theo dõi tình hinh diễn biến chất lượng rèn luyện
học sinh.
g: Công tác xã hội hoá: (Tiêu chuẩn 5 của trường chuẩn Quốc gia
đồng thời một phần của nội dung 4 thanh tra toàn diện).
Nội dung 1. Công tác tham mưu và hoạt động xã hội của nhà trường


-141. Công tác tham mưu: Các văn bản tham mưu với địa phương, các lực
lượng của nhà trường( báo cáo, tờ trình, thư ngõ, đề nghị,....) để tham mưu mọi
mặt của nhà trường.
2. Hồ sơ các hoạt động của nhà trường tham gia cùng với xã hội, địa
phương.
Nội dung 2. Huy động các lực lượng tham gia giáo dục, giúp đỡ nhà
trường:
1. Hồ sơ, nội dung các tập thể, cá nhân tham gia hoạt động giáo dục cùng
với nhà trường (ngoại khoá, nói chuyện, tập huấn, hoạt động khác).
2. Hồ sơ các công trình được xây dựng thông qua công tác xã hội hoá.
3. Hồ sơ các đóng góp giúp đỡ học sinh thông qua xã hội hoá.
Phần 4/ Hướng dẫn một số nội dung cần chú ý:
Nội dung 1: Báo cáo số liệu học sinh đầu năm, HK1, cuối năm theo mẫu
sau:
a. Số liệu đầu năm:
Trong đó:
TS
Số TS

Con
Con
Khối
Nữ T. Nữ Dân
Con
Khuyết
lớp HS
Nữ
Nữ TB, Nữ GĐ Nữ
Nữ
mới
tộc
LS
tật
BB
nghèo

b. Số liệu cuối học kỳ 1 hoặc cuối năm học:
Khối

Số
lớp

TS HS
đầu năm
SL

TS HS
hiện nay

Nữ SL

Nữ

Tăng
(Giảm)
SL

Chuyển
đi

Nữ SL

Chết,
hoặc
Bỏ học
đau
Nữ SL Nữ SL Nữ

Chuyển
đến

Nữ SL

Nội dung 2: Sổ Gọi tên & Ghi điểm:
Đã được hướng dẫn sử dụng cụ thể, cần lưu ý thêm như sau:
1. Chỗ ở hiện nay ghi đầy đủ: Thôn, xã, Huyện thị.
2. Các thủ tục khoá kết quả ghi điểm: Học kỳ I được nhà trường hoàn
thành mọi việc sau 2 tuần kể từ ngày xong chương trình học kỳ I; cả năm được
hoàn thành sau 1 tuần sau khi xét thi lên lớp.

-153. Đối với học sinh phải thi lên lớp hoặc rèn luyện trong hè
cần xác định các môn thi lại hoặc rèn luyện trong hè và ghi vào
phần “Điểm kiểm tra lại” phía bên trái theo qui định sau:
Toán Lý Hoá Sinh Công Ngữ Sử Địa GDCD TD
nghệ văn

T

L

H

S

CN

V

Sử

Đ

CD

MT

AM Tin Anh Pháp
học

TD MT AN

Ti

A

P

4. Cột được lên lớp:
- Khối 6,7,8 ghi “ Được lên lớp” cho những học sinh lên lớp thẳng và
những học sinh được lên lớp sau khi thi lại hoặc rèn luyện trong hè.
- Khối 9 ghi “Được công nhận TN” cho những học sinh được Phòng
GD&ĐT xét công nhận và ghi “Không công nhận TN” cho những học sinh
không đề nghị công nhận TN THCS.
5. Khoá trong ghi điểm: Khoá cho mọi trường hợp có sửa điểm hay không
sửa điểm.
Nội dung 3. Sổ chuyển đi, chuyển đến, nghỉ học:
Phải đảm bảo lý lịch học sinh, danh bạ (ít nhất năm liền kề) hằng năm hay
nhiều năm thiết lập 3 loại sổ trên cùng một tập theo sổ thống nhất theo khổ giấy
A4 kẽ ngang hoặc thiết lập phía sau của sổ theo dõi diễn biến tình hình học sinh
theo từng năm học (chú ý học sinh nghỉ học phần ghi chú ghi cụ thể nghỉ học
trong hè hay bỏ học trong năm học)
Nội dung 4: Học bạ:
Đã có sự hướng dẫn sử dụng và công văn số 12156/BGDĐT-GDTrH ngày
30/10/2006 về việc hoàn thiện bằng TN THCS, THPT và sử dụng sổ quản lý; cần
lưu ý thêm những vấn đề sau:
1. Việc khoá học bạ cùng lúc với khoá sổ điểm ở cuối năm.
2. Khoá cho mọi trường hợp có sửa điểm hay không sửa điểm.
Nội dung 5: Sổ đầu bài: Hằng tháng BGH kiểm tra ký xác nhận

Nội dung 6: Bảng thuyết minh danh sách cán bộ giáo viên như sau:
Năm học
2004-2005

Năm học
2005-2006

Năm học
2006-2007

T Họ Ngày Nơi Sinh Trình Trình Trình Trình Trình Các
T và sinh sinh hoạt độ ch/ độ
độ
độ
độ văn Xếp Danh Xếp Danh Xếp Danh
tên
tổ môn Ch/ ng/ Ngoại Tin bằng loại hiệu loại hiệu loại hiệu thi
trị
vụ
ngữ học khacc công thi công thi công đua

chức đua chức đua chức


-16Nội dung 7:.Danh sách đề nghị công nhận tốt nghiệp THCS:
1. Cần nghiên cứu Công văn số 12156/BGDĐT-GDTrH ngày 30/10/2006
về việc hoàn thiện bằng TN THCS,THPT và sử dụng sổ quản lý.
2. Phần ghi chú ghi xã, huyện các học sinh ở địa phương khác đến học.
3. Tổ chức kiểm tra việc ghi điểm, xếp loại 2 mặt GD hằng năm, xếp loại
tốt nghiệp phải tổ chức kiểm tra 100% học sinh (không sử dụng phương pháp

kiểm tra xác suất)
Phần 5/ Biện pháp kiểm tra thiết lập hồ sơ của từng trường thông qua
thanh tra kiểm tra:
Công tác kiểm tra thực hiện hồ sơ trường học được lồng ghép vào biên
bản kiểm tra: Kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề... thông qua biên bản kiểm
tra . Tham mưu về biên bản kiểm tra từng nội dung ở phần đầu của mỗi loại biên
bản được bổ sung vào nội dung hồ sơ thanh tra viên cần kiểm tra với mục đích:
- Yêu cầu từng trường chuẩn bị các loại hồ sơ cần thiết cho thanh tra viên
xâm nhập.
- Tạo điều kiện cho thanh tra viên tiến hành kiểm tra các nội dung hồ sơ đã
qui định .
- Tạo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo và đánh giá được hồ sơ chuẩn
bị của từng trường.
- Sau đây là một ví dụ của hồ sơ biên bản kiểm tra toàn diện làm minh hoạ
cho biên bản thanh tra (các loại biên bản khác xem ở phần phụ lục)
Ví dụ 1. Biên bản thanh tra toàn diện:
Nội dung 1: Thanh tra đội ngũ cán bộ - giáo viên - nhân viên
* Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên.
2. Tập văn bằng chứng chỉ của CB-GV-NV.
3. Phiếu đánh giá công chức hằng năm (3 năm liến kề)
4. Hồ sơ đánh giá thi đua hằng năm (3 năm liền kề)
5. Danh sách đề nghị danh hiệu thi đua hằng năm
6. Bảng thống kê danh sách được công nhận danh hiệu thi đua (3 năm
liền kề)
7. Quyết định đầu năm của Hiệu trưởng về phân công nhiệm vụ
8. Các quyết định khen thưởng hằng năm (3 năm liền kề)
9. Qui chế trường học. Những qui định riêng của từng trường (nếu có)
10. Hồ sơ thanh kiểm tra đánh giá chuyên đề, thanh tra toàn diện.
Nội dung 2: Cơ sở vật chất , kỹ thuật

-17* Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Sổ tài sản của nhà trường
2. Hồ sơ quyền sử dụng đất: Quyết định thành lập trường, quyết định đổi
tên trường, giấy xác nhận đăng ký mẫu dấu, hồ sơ thiết kế trường học, bìa đỏ,
các giấy tờ khác liên quan đến trường học.
3. Bảng thuyết minh về diện tích bố trí các phòng học, phòng hiệu bộ,
phòng chức năng, diện tích các khu chơi, bãi tập, nhà vệ sinh...Tỉ lệ m2/HS.
4. Bảng báo cáo kinh phí cho hoạt động giáo dục, giảng dạy (3 năm liền
kề và chú ý nguồn kinh phí đầu tư từ đầu năm đến thời điểm kiểm tra) gồm ngân
sách nhà nước và các nguồn khác.
5. Đối với trường ngoài công lập cần chú ý qui chế tổ chức và hoạt động
của các trường ngoài công lập (điều kiện tối thiểu).
Nội dung 3: Nhiệm vụ kế hoạch phát triển giáo dục:
* Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Kế hoạch hoạt động năm học.(Toàn trường, chuyên môn trường, tổ
chuyên môn, các bộ phận phục vụ dạy và học....)
2. Sổ theo dõi diễn biến tình hình học sinh (mẫu theo qui định của Bộ
GD&ĐT) (3 năm liền kề )
3. Sổ: Gọi tên ghi điểm, chuyển đi, chuyển đến, nghỉ học, danh bạ (3
năm liền kề),
4. Hồ sơ Phổ cập
5. Hồ sơ tuyển sinh và thi lên lớp.
6. Bảng thống kê chất lượng 2 mặt giáo dục ( 3 năm liền kề)
7. Bảng thống kê kết quả TN hằng năm (3 năm liền kề)
8. Bảng phân tích học sinh vào đầu cấp và tốt nghiệp cuối cấp để phân
tích hiệu quả đào tạo nhà trường.
9. Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh.
Nội dung 3: Hoạt động và chất lượng giáo dục đạo đức học sinh

* Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Hồ sơ hoạt động Ngoài giờ lên lớp.
2. Hồ sơ hoạt động Đội (từ Chi đội đến Liên đội)
3. Hồ sơ hoạt động Chi đoàn.
4. Hồ sơ hoạt động Hội PHHS.
5. Hồ sơ hoạt động công tác Chủ nhiệm lớp (BGH và Chủ nhiệm lớp).
6. Hồ sơ hoạt động kết hợp với các lực lượng khác, gia đình, địa
phương...)
7. Hồ sơ giáo dục học sinh cá biệt, giúp đỡ học sinh khó khăn....


-18-

8. Hồ sơ Phó hiệu trưởng phụ trách, tổ chuyên môn, khuyến học.
Nội dung 3: Hoạt động và chất lượng giảng dạy và học tập
* Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Hồ sơ đổi mới phương pháp dạy học, chuyên đề, ngoại khoá, các hoạt
động chuyên môn khác....
2. Hồ sơ sử dụng thiết bị, sử dụng và tự làm ĐDDH.
3. Hồ sơ thanh kiểm tra nội bộ cơ quan tổ chuyên môn đến chuyên môn
trường.
4. Hồ sơ của Hiệu phó chuyên môn. Tổ chuyên môn.
5. Hồ sơ cá nhân giáo viên, các bộ phận phục vụ dạy và học.
6. Hồ sơ về cá nhân học sinh.
7. Hồ sơ chất lượng học sinh giỏi cấp Huyện, Tỉnh.
8. Sổ đầu bài, sổ điểm, thời khoá biểu.
Nội dung 3: Hoạt động và chất lượng các hoạt động giáo dục khác.
Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Hồ sơ hướng nghiệp
2. Hồ sơ dạy nghề

3. Hồ sơ hoạt động ngoài giờ lên lớp....
4. Hồ sơ về giáo dục lao động
5. Hồ sơ về giáo dục thể chất
6. Hồ sơ về giáo dục thẩm mỹ
Nội dung 5: Công tác quản lý của Hiệu trưởng:
* Hồ sơ thanh tra viên xâm nhập: (Gạch X vào ô trống)
1. Xây dựng kế hoạch chỉ đạo của Hiệu trưởng: Chung và cụ thể hằng
tháng từ đầu năm học:
2. Kế hoạch chỉ đạo kế hoạch và tổng kết hằng tháng của hiệu trưởng
3.Quyết định phân công các thành viên trong BGH - GV-NV, các ban
hoạt động khác.
4. Công tác kiểm tra nội bộ của Hiệu trưởng.
5. Hồ sơ Qui chế làm việc cơ quan.
6. Hồ sơ qui chế dân chủ
7. Hồ sơ công tác tham mưu, xã hội hoá giáo dục.
8. Hồ sơ quản lý về dạy thêm, học thêm.
9. Biên bản họp HĐSP
10. Biên bản họp nhóm trung tâm, liên tịch hằng tháng (Hội đồng trường)
Quản lý phối hợp với các đoàn thể: Căn cứ qui chế phối hợp và hoạt động
các đoàn thể.


-19-

6. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Qua thực hiện chỉ đạo về thiết lập hồ sơ trường học trong hơn 4 năm thực
hiện từ việc xây dựng hồ sơ cho một nội dung chính như hồ sơ để thanh tra toàn
diện, chúng tôi đã tham mưu và chỉ đạo thiết lập hồ sơ bổ sung thêm một số hồ
sơ cần thiết để hoàn thiện dần hồ sơ trường học.
Thiết lập hồ sơ trường học đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả,

hiệu lực của hệ thống hành chính các trường học. Thông qua lưu trữ theo từng
nội dung đã góp phần tạo điều kiện cho việc khai thác nội dung và tạo điều kiện
cho việc phát triển các nội dung thích hợp với các yêu cầu đổi mới của công tác
giáo dục thông qua các văn bản ban hành sau khi thiết lập hồ sơ của nội dung đó.
Thiết lập hồ sơ trường học đã góp phần quan trọng, không chỉ thể hiện
được quy định các nội dung mà người quản lý coi đó là nội dung cơ bản của văn
bản chỉ đạo cấp trên, mà còn tạo điều kiện cho các bộ phận nhận biết các biện
pháp thực thi của từng nội dung.
Cụ thể: Qua quá trình thực hiện thiết lập hồ sơ trường học của các trường
THCS trên địa bàn huyện Phú Ninh đã đạt được những yêu cầu sau:
- Các trường THCS đã tạo sự thống nhất các loại hồ sơ của các nội dung
đã chỉ đạo, tạo điều kiện cho tổ chức hoạt động theo tuần tự công việc.
- Công tác thiết lập hồ sơ đã góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong trường
học.
- Các nội dung được thanh tra các trường đã thực hiện sắp xếp tuần tự hồ
sơ khá đầy đủ.
- Thiết lập hồ sơ từng nội dung đã góp phần cho việc thể hiện công việc
của từng nội dung và tạo được qui trình thực hiện các công đoạn thực hiện nội
dung giáo dục.
- Thiết lập hồ sơ trường học góp phần tích cực cho công tác thiết lập có hệ
thống hồ sơ cũng như nội dung các tiêu chuẩn của thanh tra toàn diện nhà


-20trường, hồ sơ minh chứng cho trường đạt chuẩn Quốc gia. (Trong hơn 4 năm
xây dựng 07/09 trường THCS đạt chuẩn quốc gia)
Qua việc thanh tra của Sở Giáo dục & Đào tạo Quảng Nam đã kiểm tra 02
trường THCS năm học 2009-2010 đã đánh giá cao việc sắp sếp hồ sơ, nội dung
phản ảnh các hoạt động từ cá nhân, tổ chuyên môn và các hoạt động của trường
học; qua 4 năm các đoàn kiểm tra của Tỉnh về kiểm tra 07 trường chuẩn quốc gia

đã đánh giá hồ sơ trường học đã chuẩn bị đầy đủ và phản ảnh đúng các hoạt
động của trường chuẩn quốc gia và đề nghị UBND tỉnh công nhận 07/07 trường
đã kiểm tra.
7. KẾT LUẬN
Công tác chỉ đạo thiết kế các hồ sơ nhà trường có liên quan đến nhiều bộ
phận chỉ đạo của phòng GD&ĐT vì thế phải có sự tham khảo các bộ phận, bản
thân đã phân tích các hồ sơ đạt được, hồ sơ còn tồn tại khi thanh tra, tiến hành
thiết kế các nội dung về hồ sơ và tham mưu cho lãnh đạo ký ban hành các văn
bản chỉ đạo kịp thời và đúng nội dung cần chỉ đạo.
Công tác chỉ đạo đã được thực hiện trong nhiều năm học, được chọn lọc,
bổ sung thông qua các văn bản ban hành đồng thời được sự phản hồi của các đơn
vị trường học để ngày càng hoàn thiện, đã điều tiết được hoạt động của các
trường thực hiện các nhiệm vụ được giao theo đúng tiến trình, thể hiện đầy đủ
nội dung cần thiết cho mỗi hoạt động giáo dục.
Cơ bản các nội dung chỉ đạo đã thể chế hoá, cụ thể hoá các văn bản chỉ
đạo của các cấp lãnh đạo theo từng nhiệm vụ, được sự đồng thuận trong công
tác thực hiện của các đơn vị trường học, nên hiệu quả tác dụng được các đơn vị
tích cực thực hiện.
Chỉ đạo thiết kế hồ sơ trường học đã tập trung những hồ sơ mang tính chất
toàn diện, phục vụ cho các công tác trọng tâm của nhà trường như thiết lập hồ sơ
thanh tra toàn diện, hồ sơ trường đạt chuẩn quốc gia; hồ sơ đổi mới chương trình
sách giáo khoa; các hồ sơ mang tính chất qui chế như hồ sơ tuyển sinh, thi lên
lớp, hồ sơ hiệu quả đào tạo; các hồ sơ hỗ trợ cho công tác văn phòng và thực
hiện qui chế chuyên môn như những điểm lưu ý khi sử dụng học bạ, sổ điểm, sổ
cấp văn bằng chứng chỉ, sổ đăng bạ...
Các nội dung chỉ đạo cũng được gắn với biên bản thanh tra đã góp phần
cho công tác thanh tra các nội dung mang tính toàn diện, sâu sát, không bỏ sót
một nội dung nào trong quá trình thanh tra; các nội dung thể hiện trong biên bản
thanh tra tạo điều kiện các thanh tra viên nắm vững hơn nội dung thanh tra và tạo
thuận lợi pháp lý cho các thanh tra viên tiến hành các nội dung cần kiểm tra.

-21Trong quá trình chỉ đạo các nội dung thiết lập hồ sơ trường học có phản
hồi của cơ sở về nội dung thi lên lớp của khâu: Quyết định công nhận và danh
sách học sinh được lên lớp có phù hợp không so với tổng kết cuối năm chỉ có về
danh sách lên lớp. Ngày 16/01/2009 Sở GD&ĐT ban hành văn bản số 88/BCSGD&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện nề nếp chuyên môn trong nhà trường
Trung học đã khẳng định tính phù hợp nội dung qui định thi lên lớp của phòng
GD&ĐT và chính văn bản của Sở GD&ĐT đã hỗ trợ tích cực cho hoạt động có
nề nếp chuyên môn trong nhà trường trung học hiện nay.
8. ĐỀ XUẤT - KIẾN NGHỊ:
Công tác chỉ đạo nội dung thực hiện hồ sơ trường học là công tác thường
xuyên cần cập nhật cho phù hợp với các văn bản được các cơ quan quản lý giáo
dục ban hành, vì thế cần liên tục tiến hành cải tiến. Hiện nay với sự phát triển
của công nghệ thông tin nên Phòng GD&ĐT cần tăng cường vận dụng công
nghệ thông tin trong công tác thống kê, báo cáo.
Với Quyết định số 83/2008/QĐ-GD&ĐT của Bộ GD&ĐT về Ban hành
qui định về qui trình và chu kỳ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông
và qui chế công nhận trường Trung học cơ sở, trường Trung học phổ thông và
trường phổ thông có nhiều cấp học đạt chuẩn quốc gia (Ban hành kèm theo
Thông tư số 06 /2010/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2010 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo), Phòng GD&ĐT tiếp tục chỉ đạo nội dung cần bổ sung
các nội dung cần thiết để sớm hoàn thiện hồ sơ trường học.


-22-

9. PHỤ LỤC:
Kèm theo các văn bản sau:
Văn bản số 344/GD&ĐT ngày 10/10/2005 của Phòng GD&ĐT về Hướng
dẫn thiết lập hồ sơ thanh tra toàn diện của các trường học

Văn bản số 392/HD-GD ngày 31/10/2005 của Phòng GD&ĐT về Hướng
dẫn thiết lập hồ sơ tuyển sinh và huy động tra lớp của các trường học.
Văn bản số 87/HD-GD ngày 28/2/2007 của Phòng GD&ĐT về Hướng dẫn
thiết lập hồ sơ đổi mới chương trình giáo dục phổ thông.
Văn bản số 307/HD-GD&ĐT ngày 10/10/2007 của Phòng GD&ĐT về
hướng dẫn thiết lập hồ sơ xây dựng trường THCS đạt chuẩn quốc gia.
Văn bản số 304/HD-GD&ĐT ngày 29/7/2008 của Phòng GD&ĐT về
Hướng dẫn thiết lập hồ sơ của các trường học là văn bản tổng hợp hồ sơ các tiêu
chuẩn của trường đạt chuẩn quốc gia và hồ sơ cho công tác kiểm tra toàn diện.
Mẫu các biên bản về kiểm tra các nội dung thanh tra toàn diện, biên bản
thanh tra tổ chuyên môn, biên bản kiểm tra tuyển sinh thi lên lớp...


-23-

10.TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Luật giáo dục số 38/2005/QH11 ngày 14/6/2005 và Luật giáo dục bổ
sung số 44/2009/QH12 ngày 25/11/2009 .
- Điều lệ Trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường
phổ thông có nhiều cấp học, Ban hành kèm theo Quyết định số: 07/2007/QĐBGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Qui chế đánh giá xếp loại học sinh THCS & THPT được ban hành theo
QĐ số 40/2006/QĐ-BGD&ĐT và QĐ số 51/2008/QĐ-BGD&ĐT của Bộ
GD&ĐT.
- Quyết định số 27/2001/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/7/2001 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục & Đào tạo về việc ban hành Quy chế công nhận trường Trung học đạt
chuẩn Quốc gia;
- Qui chế Công nhận trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông
và trường phổ thông có nhiều cấp học đạt chuẩn quốc gia (Ban hành kèm theo
Thông tư số 06 /2010/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2010 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo).

- Thông từ số 43/2006/TT-BGD&ĐT ngày 20/10/2006 về Hướng dẫn
thanh tra toàn diện nhà trường, cơ sở giáo dục khác và thanh tra hoạt động sư
phạm của nhà giáo.
- Hướng dẫn số 11167/BGD&ĐT-GDTrH ngày 05 tháng 10 năm 2006 về
Hướng dẫn thực hiện đánh giá, xếp loại học sinh trung học và sử dụng sổ gọi tên
và ghi điểm.
- Quyết định số 83/2008/QĐ-GD&ĐT của Bộ GD&ĐT về Ban hành qui
định về qui trình và chu kỳ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông


-24-

11. MỤC LỤC
TT

TIÊU ĐỀ

TRANG

1

1. Tên đề tài

1

2

2. Đặt vấn đề

1-2

3

3. Cơ sở lý luận

2-3

4

4. Cơ sở thực tiễn

3-4

5

5. Nội dung nghiên cứu

4-18

6

6. Kết quả nghiên cứu

19-20

7

7. Kết luận

20

8

8. Đề xuất và kiến nghị

21

9

9. Phụ lục

22

10

10. Tài liệu tham khảo

23

11

11 Mục lục

24


-25-

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Mẫu SK1

PHIẾU ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 200... - 200....
I. Đánh giá xếp loại của HĐKH Trường ....................................................................
1. Tên đề tài: ....................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2. Họ và tên tác giả: .........................................................................................................
3. Chức vụ: ......................................... Tổ: ......................................................................
4. Nhận xét của Chủ tịch HĐKH về đề tài:
a) Ưu điểm: ......................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
b) Hạn chế: ......................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
5. Đánh giá, xếp loại:
Sau khi thẩm định, đánh giá đề tài trên, HĐKH Trường :.....................................
...........................................................................................................................................
thống nhất xếp loại : .....................
Những người thẩm định:
Chủ tịch HĐKH
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
............................................................
............................................................
............................................................
II. Đánh giá, xếp loại của HĐKH Phòng GD&ĐT .....................................................
Sau khi thẩm định, đánh giá đề tài trên, HĐKH Phòng GD&ĐT .........................

...........................thống nhất xếp loại: ...............
Những người thẩm định:
Chủ tịch HĐKH
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
............................................................
............................................................
............................................................
III. Đánh giá, xếp loại của HĐKH Sở GD&ĐT Quảng Nam