CÔNG tác lưu TRỮ CÔNG TY NHIỆT điện UÔNG bí

MỤC LỤC


A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển, công nghệ thông tin ngày càng
hiện đại chính vì thế tư duy của con người cũng trở nên phong phú và đa dạng
hơn. Sự phát triển không ngừng của xã hội dẫn tới việc trao đổi thông tin đã trở
thành một nhu cầu tất yếu của loài người với rất nhiều hình thức khác nhau.
Cùng với sự phát triển đó việc trao đổi thông tin bằng văn bản ra đời ngày càng
phong phú hơn và đang trở thành phương tiện không thể thiếu trong mọi hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
Cũng vào thời điểm hiện nay, nhu cầu về nguồn nhân lực lưu trữ, hành
chính văn phòng có trình độ bậc cao đẳng, đại học và sau đại học của xà hội
ngày càng lớn. Không chỉ ở các cơ quan đảng, nhà nước các doanh nghiệp... mà
còn những thành phần kinh tế khác đang ngày càng chiếm vị trí quan trong hơn
bao giờ hết.
Tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, sự ra đời của khoa Văn Thư Lưu Trữ
đã đánh dấu một bước ngoặt lịch sử, mở ra một chương mới về đào tạo cán bộ
lưu trữ. Trong nhiều năm qua, khoa quản lý – văn thư là một trong những đơn vị
đi đầu trong cả nước về việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao. Với mục
tiêu đề ra là đào tào những người có khả năng phụ trách, quản lý công tác văn
thư, lưu trữ và cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp. Để sinh viên có cái nhìn tổng quan hơn về không chỉ về công tác
hành chính – văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ mà còn tạo điều kiện để
giúp sinh viên hiểu sâu hơn về chuyên ngành đang theo học , do vậy hàng năm
khoa luôn tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên đi kiến tập, thực tế tại các cơ quan
về ngành lưu trữ học.
Thực hiện theo kế hoạch của khoa Văn thư lưu trữ trong đợt kiến tập từ
ngày 25 tháng 9 năm 2016 đến 25 tháng 10 năm 2016. Đây cũng là đợt kiến tập
đầu tiên và cũng là đợt kiến tập thức tế trong chương trình đào tạo của cả khóa
học nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn công tác công văn giấy tờ và lưu trữ

trong cơ quan, tổ chức khi đến kiến tập.
Thông qua đợt kiến tập này, sinh viên có thể vận dụng những kiến thức lý
thuyết đã học để vận dụng vào thực tế. Qua đó để trao dồi những kinh nghiệm
cho bản thân mình. Rèn luyện tay nghề, nâng cao ý thức trách nhiệm và xây
2


dựng cho bản thân phong cách làm việc của người cán bộ công chức, cán bộ văn
phòng trong tương lai. Rèn luyện khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề mang
tinh thực tiễn.
Từ ngày 25 tháng 9 năm 2016 đến ngày 25 tháng 25 năm 2016 chúng em
đã được kiến tập tại phòng lưu trữ của công ty nhiệt điện uông bí thuộc tập đoàn
điện lực việt nam. Đây là điều kiện tốt cho chúng em được tiếp xúc với thực tế
của công tác lưu trữ để từ đó có dịp so sánh lý thuyết với thực tiễn. Kết quả khảo
sát trong đợt kiến tập này của em bao gồm 4 chương sau:
Chương I: tổng quan về sự hình thành và phát triển của công ty nhiệt
điện uông bí.
Chương II: Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của công ty nhiệt
điện uông bí
Chương III: kết quản thực tập về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và
những bài học kinh nghiệm.
Chương IV: một số nhận xét và kiến nghị về công tác lưu trữ tại công
ty nhiệt điện uông bí.
Trong thời gian kiến tập vừa qua, em đã rất cố gắng làm việc, học hỏi,
trau dồi được nhiều kinh nghiệm cho công việc của mình và bên cạnh đó vẩn
còn hạn chế nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo trong khoa để em có thể nắm chắc
lý thuyết và thực tiễn hơn về chuyên ngành của em sau khi ra trường.
Cũng trong bài báo cáo này. Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các
thầy cô trong khoa Văn thư lưu trữ, đặc biệt là cô Trịnh Thị Kim Oanh và cô

Trần Việt Hà. Em xin cảm ơn các lãnh đạo thuộc công ty nhiệt điện uông bí, anh
Đào Xuân Duy cán bộ công ty TNHH MTV thương mại và dịch vụ lưu văn đã
tào điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập và bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Nhất Trang
3


B.NỘI DUNG
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ.
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí.
1.1. Giới thiệu chung về công ty nhiệt điện uông bí.
Công ty nhiệt điện uông bí tiền thân là nhà máy nhiệt điện uông bí. Căn
cứ theo quyết định số 15/2005/QĐ-BCN ngày 30/03/2005 về việc chuyển nhà
máy nhiệt điện uông bí thành công ty thành viên hách toán độc lập thuộc tập
đoàn điện lực việt nam.
Tên gọi bằng tiếng việt: CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ
Tên gọi bằng tiếng anh: UONG BI THERMAL POWER COMPANY
Tên viết tắt: UBTPC
Giám đốc công ty: Lế Kế Bá
Địa chỉ: phường quang trung – thành phố uông bí- tỉnh quảng ninh
Điện thoại: 0333854284. FAX: 033 854181
Số ĐKKD: 22.06.000008 cấp ngày 11 tháng 5 năm 2005 do sở kế hoạch
và đầu tư tỉnh quảng ninh cấp.
Công ty nhiệt điện uông bí có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch
toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu, được mở tài khoản và quan hệ tín

dụng với ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí .
cách đây 50 năm, đúng vào dịp kỉ niệm 75 năm ngày sinh nhật của bác hồ
19/5/1961 nhà máy nhiệt điện uông bí ( nay là công ty nhiệt điện uông bí ) đã
khỏi công xây dựng với sự giúp đỡ của các chuyên gia liên xô ( cũ ). Nhà máy
nhiệt điện uông bí được xây dựng trên tổng diện tích sử dụng 399.582,5 m 2 tại
phường quang trung và phường trưng vương thành phố uông bí.
Thực hiện lời bác dạy, gần 50 năm qua CBCNV Nhà máy thi đua hăng hái
lao động đạt nhiều thành tích trong chiến đấu và xây dựng...

4


VỮNG TAY SÚNG, CHẮC TAY BÚA
Lúc nhà máy mới xây dựng có 4 lò hơi với 4 tổ máy, tổng công suất
48MW. Khánh thành và đưa vào sản xuất chưa lâu, CBCNV nhà máy đã phải
gồng mình chống trả những trận ném bom ác liệt của máy bay Mỹ.
Trong suốt năm chiến tranh (1964 – 1972), nhà máy đã bị đánh 79 trận,
với gần 2000 quả bom các loại nhằm triệt phá nguồn điện chủ lực của miền bắc
lúc bấy giờ. Không quản ngại hy sinh gian khổ, CBCNV nhà máy vẫn chắc tay
súng, bám máy bám lò, bảo vệ, giữ vững nguồn điện phục vụ cho sản xuất và
chiến đấu.
Trong suốt những năm chống chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, cán
bộ công nhân nhà máy đã kiên cường bám trụ, vừa chiến đấu vừa sản xuất.
CBCNV nhà náy đã đào đắp 650m giao thông hào, lắp đặt 26 cầu trượt và dây
tụt, 28 hệ thống chuông báo động, hàng nghìn hầm cá nhân và hầm kiên cố... dù
chiến tranh ác liệt nhưng nhà máy vẫn giữ dòng điện ổn định phục vụ cho kinh
tế và quốc phòng, sản lượng điện năm nào cũng tăng từ 4,2 % đến 37,7% với
tổng sản lượng trên 1 tỷ kWV. Vừa khôi phục máy móc bị bom hư hỏng nặng nề
đợt 1, 2, vừa xây dựng đợt 3,4 đến năm 1973 nhà máy đã hoàn thành lắp đặt,

nâng tổng số công suất lên 153 MW phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước.
Năng động sáng tạo trong thời kỳ đổi mới
Thực hiện lời bác dạy, trong những năm đổi mới, gần 1600 CBCNV nhà
máy đã năng động sáng tạo trong công tác để bảo đảm sản lượng điện ổn định,
năm sau cao hơn năm trước. Nhà máy nhiệt điện Uông Bí sản xuất theo công
nghệ nhiệt điện đốt than; thiết bị được chế tạo tại Liên Xô vào những năm 50.
Do yêu cầu về điện của đất nước trong thời kỳ đổi mới vừa qua, ngày 10
tháng 10 năm 2000 thủ tướng chính phủ đã ký quyết định số 994/QĐ – TTG
“phê duyệt đầu tư xây dựng nhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng” với công suất
300MWh và ngày 26 tháng 5 năm 2002 đồng chí phó thủ tướng Nguyễn Tấn
Dũng đã về dự lễ khởi công xây dựng nhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý và điều hành trong thời kỳ đổi mới bộ trưởng
bộ công nghiệp đã ra quyết định số 15/2005/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 về
5


việc chuyển nhà máy nhiệt điện Uông Bí thành công ty nhiệt điện Uông Bí,
thành viên hạch toán độc lập thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam (nay là tập
đoàn điện lực Việt Nam).
Cùng với việc sản xuất, xây dựng nhà máy mở rộng với sự quản lý theo
cơ chế mới trong những năm vừa qua nhà máy đã luôn hoàn thành vượt chỉ tiêu
được giao, hòa vào mạng lưới điện quốc gia hàng tỷ kWh điện, góp phần không
nhỏ vào việc cung ứng điện cho khu kinh tế trọng điểm Hà Nội – Hải Phòng –
Quảng Ninh. Năm 2007 công ty đã sản xuất được 538 triệu kWh vượt mức sản
lượng điện được giao. Tập thể cán bộ công nhân viên chức công ty nhiệt điện
Uông Bí đã được Đảng và Nhà nước tặng thưởng huân chương các loại.
2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí.
Từ khi ngành điện phát triển nhiều nhà máy thủy điện, nhiệt điện có công
suất lớn ra đời, Công ty Nhiệt điện Uông Bí sản xuất góp phần cung cấp điện

cho hệ thống lưới điện quốc gia góp phần cùng với EVN giải quyết việc thiếu
điện nghiêm trọng đặc biệt trong các đợt nắng nóng. Nhiệm vụ của công ty nhiệt
điện Uông Bí là sản xuất và cung cấp điều hòa vào mạng lưới điện quốc gia để
cung cấp điện cho đất nước theo chỉ tiêu do EVN giao trong từng giai đoạn, thời
kỳ. Bên cạnh việc sản xuất điện, công ty còn tiến hành các hoạt động sản xuất
kinh doanh về xây lắp điện, thực hiện việc cung cấp dịch vụ hàng hóa để thu
thêm lợi nhuận.
Ngành nghề kinh doanh của công ty được quy định 1 cách cụ thể ( trích từ
điều 2 quyết định 15/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 về việc chuyển nhà máy nhiệt
điện Uông Bí thành công ty nhiệt điện Uông Bí, thành viên hạch toán độc lập
thuộc tổng công ty điện lực VIệt Nam này là tập đoàn điện lực Việt Nam).
- Sản xuất kinh doanh điện năng;
- Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo các thiết bị điện, các
công trình nhiệt điện, công trình kiến trúc của nhà máy điện.
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, bảo dưỡng và
sửa chữa thiết bị của nhà máy điện.
6


- Mua bán, xuất nhập vật tư thiết bị.
- Lập dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, tư vấn giám
sát thi công xây lắp.
- Thi công xây lắp các công trình điện.
- Sản xuất kinh doanh than.
- Sản xuất cột điện, bị thép, tấm lót máy nghiền than, sản phẩm bê tông li
tâm.
- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật.
2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty (xem phụ lục)
2.3. Quyền hạn
- Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước EVN và Nhà nước về

mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ thuật tài chính của công ty, quyền lợi cửa
người lao động và chịu trách nhiệm trước pháp luật và có quyền hạn cao nhất
trong công ty.
- Các phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, phụ trách theo từng công
việc trong công tác vận hành, sửa chữa bảo đảm sản xuất ổn định cho mọi hoạt
động, quản lý vật tư, máy móc thiết bị và phân công trực tiếp sản xuất. Chịu
trách nhiệm trước giám đốc EVN về phần việc được giao.
- Phòng quản trị thuộc văn phòng tổng công ty:
+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền
quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của đơn vị,
đề xuất với lãnh đạo văn phòng trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị phù
hợp cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Theo phân giao nhiệm vụ, được quan hệ trực tiếp với các ban, các
phòng và các phân xưởng của cơ quan tổng công ty, các đơn vị ngoài theo ủy
quyền của văn phòng đẻ giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến
việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ
phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác.
+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp và đề xuất
7


các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.
+ Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng trực tiếp ký các phiếu lĩnh vật
phục vụ co sản xuất của lĩnh vực quản trị khi kế hoạch đã được văn phòng trình
lãnh đạo tổng công ty phê duyệt.
+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực
tiếp các vấn đề liên quan đến nhà máy điện Uông Bí trong phạm vi quản lý của
đơn vị.
+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và những

văn bản khác liên quan đến phạm vi quản lý của đơn vị.
- Phòng kế toán thuộc ban kế hoạch
+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền
quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của đơn vị,
đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị phù hợp
cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao đạt hiệu quả cao nhất
+ Theo phân giao nhiệm vụ, được quan hệ trực tiếp với các ban, các
phòng và các phân xưởng thuộc cơ quan TCT và một số đơn vị bên ngoài để giải
quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được
giao.
+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ
phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng
công ty và các văn bản pháp luật về lao động.
+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp và đề xuất
các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.
+ Được tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy
điện Uông Bí; tham gia góp ý vào các đề án phát triển của EVNGENCO1
+ Được tham gia một số hội đồng, ban chỉ đạo liên quan đến hoạt động
sản xuất linh doanh của nhà máy điện Uông Bí do tổng công ty thành lập như
hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng nghiệm thu, thanh quyết toán các công
trình sửa chữa lớn, hội đồng thanh lý tài sản, tổ chuyên gia đấu thầu, ban chỉ đạo
trung, đại tu và một số hội đồng, ban chỉ đạo khác theo sự phân công của tổng
8


giám đốc.
+ Tham gia nhận xét, đánh giá các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí về
thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất.
+ Dự thảo các văn bản liên quan đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của
nhà máy điện Uông Bí trình tổng giám đốc duyệt.

+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực
tiếp các vẫn đề liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doang của nhà máy
điện Uông Bí.
+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí và những văn bản
khác.
- Phòng tài chính – kế toán thuộc ban tài chính kế toán.
+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền
quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn
vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho
từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng
và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo
ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ
phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng
công ty và các văn bản pháp luật về lao động.
+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuất
các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.
+ Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, trang thiết bị ở các đơn vị
trong nhà máy, tham gia xét thầu thanh xử lý TSCĐ, vật tư công cụ dụng cụ.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách hiện hành đối với ngườ lao
động, việc trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp, thu chi tiền mặt và các vấn đề
liên quan khác đến hoạt động tài chính của nhà máy.
9


+ Tham gia nhận xét đánh giá các đơn vị trong nhà máy về thực hiện
nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các hoạt động khác liên quan

đến phòng tài chính kế toán.
+ Tham gia tổ giúp việc cho một số hội đồng do tổng công ty thành lập
liên quan đến quản lý và thực hiện chế độ chính sách tài chính, kế toán.
+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực
tiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện
Uông Bí.
+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN và EVNGENCO1 và những
văn bản khác liên quan đến hoạt động sản xuât kinh doanh của nhà máy điện
Uông Bí.
- Phòng kỹ thuật – vật tư thuộc ban kỹ thuật – sản xuất
+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền
quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn
vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho
từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng
và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo
ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ
phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng
công ty và các văn bản pháp luật về lao động.
+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuất
các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.
+ Được đến các vị trí sản xuất và quan hệ với các đơn vị trong nhà máy
điện Uông Bí để kiểm tra tình trạng thiết bị, máy móc, nắm bắt tình hình sản
xuất; kiểm tra giám sát hệ thống CNTT; kiểm tra giám sát về KTAT, BHLĐ,
VSLĐ & TCCN; điều tra sự cố tai nạn lao động.
+ Được quyền yêu cầu CNVC tạm ngừng công việc để trình lãnh đạo tổng
10

công ty quyết định khi thấy công việc đang được thực hiện có nguy cơ gây mất
an toàn cho người và thiết bị hoặc vi phạm yêu cầu kỹ thuật; yêu cầu đình chỉ
ngay công việc hoặc thao tác có nguy cơ gây sự cố nghiêm trọng hoặc tai nạn
lao động.
+ Ký các phiếu nhập xuất vật tư, hàng hóa theo quy định và ủy quyền của
tổng giám đốc công ty.
+ Được ký lệnh điều động phương tiện thuộc phòng KT – VT quản lý
phục vụ nhu cầu sản xuất và đời sống của nhà máy điện Uông Bí theo kế hoạch
tháng hoặc kế hoạch đột xuất đã được tổng giám đôc duyệt.
+ Kiểm tra tình hình thực tế sử dụng vật tư của các đơn vị so với định
mức, kịp thời ngăn chặn việc sử dụng lãng phí hoặc để hư hỏng vật tư, đề xuất ý
kiến báo cáo tổng giám đốc thu hồi các loại vật tư đã cấp cho các đơn vị mà sử
dụng không đúng mục đích.
+ Được kiến nghị với lãnh đạo tổng công ty về những vấn đề xét thấy có
lợi cho sản xuất kinh doanh của tổng công ty.
+ Được quyền bảo lưu ý kiến về kỹ thuật khác với kết luận cuối cùng của
người chủ trì, nhưng vẫn phải tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh công việc đã được
tổng giám đốc ( hoặc người được ủy quyền) quyết định.
+ Tham gia nhận xét các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí về việc quản
lý, sử dụng vật tư cho các nhu cầu sản xuất và sửa chữa.
+ Tham gia xét duyệt kế hoạch cung ứng vật tư cho các đơn vị để đảm
bảo sát với thực trạng tồn trữ vật tư ở kho nhà máy điện Uông Bí.
+ Đề nghị tổ chức các hội nghị để phổ biến về công tác lập đơn hàng mua
sắm vật tư, thiết bị, cũng như công tác quản lý vật tư của nhà máy điện Uông Bí.
+ Được tham gia một số hội đồng và ban chỉ đạo liên quan đến hoạt động
sản xuất linh doang của nhà máy điện Uông Bí do tổng công ty thành lập, như
hội đồng khoa học kỹ thuật, hội đồng sáng kiến, hội đồng nghiệm thu, hội đồng
thi đua khen thưởng, hội đồng xét thưởng an toàn điện, ban chỉ đạo trung đại tu,
ban chỉ đạo phòng chống lụt bão, ban chỉ đạo thực hiện công tác PCCN và một

số hội đồng, ban chỉ đạo khác theo sự phân công của tổng giám đốc
11


+ ĐƯợc quyền tham mưu báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực
tiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điên
Uông Bí.
+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và những
văn bản khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện
Uông Bí.
- Phòng tổng hợp quản lý dự án thuộc ban QLĐT – XD
+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền
quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn
vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho
từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng
và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo
ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ
phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng
công ty và các văn bản pháp luật về lao động.
+ Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuất
các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.
+ ĐƯợc tham gia mọi hoạt động và các phong trào thi đua lao động sản
xuất của cơ quan tổng công ty.
+ Được quan hệ trực tiếp với các ban của tập đoàn điện lực Việt Nam, các
cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia các cuộc họp với các bên có liên quan để thực hiện công việc
do ban quản lý đầu tư - xây dựng và tổng giám đốc giao.

+ Được quyền tham mưu, báo cáo trực tiếp với phó tổng giám đốc phụ
trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến dự án UBMR và dự án UBMR2.
+ ĐƯợc nhận các văn bản chỉ đạo của EVN và EVNGENCO1 và những
văn bản khác liên quan đến dự án UBMR và dự án UBMR2
12


- Phòng bảo vệ thuộc ban thanh tra, bảo vệ và pháp chế
+ Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền
quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn
vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho
từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng
và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo
ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ
phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng
công ty và các văn bản pháp luật về lao động.
+ Nhận xét ưu khuyết điểm trình ban để xét nâng bậc lương, xét khen
thưởng, xét kỷ luật đối với CBCNV trong phạm vi quản lý của phòng bảo vệ
theo quy định hiện hành.
+ Trực tiếp quan hệ với cơ quan quân sự, cơ quan công an và cơ quan bảo
vệ pháp luật trên địa bàn địa phương để thực hiện các nhiệm vụ về công bảo vệ,
quản lý người nước ngoài, công tác quân sự, công tác PCCC theo chức năng
nhiệm vụ được giao. Báo cáo chương trình, kết quả thực hiện nhiệm vụ và xin ý
kiến chỉ đạo của trưởng ban.
+ Theo phân cấp quản lý, trực tiếp quan hệ với các đơn vị trong cơ quan
tổng công ty, các đơn vị ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc và
các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Trong trường

hợp cấp bách trưởng phòng bảo vệ được quyền yêu cầu các đơn vị chuyên môn
phải thi hành ngay các biện pháp cấp bách để ngăn chặn kịp thời sự đe dọa
nghiêm trọng đến an toàn xã hội, đến bí mật và tài sản của cơ quan tổng công ty
và chịu trách nhiệm về quyết định đó đồng thời báo cáo lãnh đạo ban và lãnh
đạo tổng công ty chỉ đạo việc xử lý tiếp theo.
+ Khi phát hiện CBCNVC trong cơ quan tổng công ty có những vi phạm
hoặc thiếu trách nhiệm trong công tác quản lý, thì trực tiếp trao đổi với người
13


phụ trách đơn vị để có biện pháp khắc phục. Trong trường hợp nghiêm trọng
như xâm phạm an ninh, phát hiện và bắt quả tang các vụ trộm cắp tài sản, đánh
bạc; mua bán, vận chuyển, tàng trữ, sử dụng chất ma túy, các chất nổ và vũ khí
trái pháp luật trong phạm vi quản lý thì được bắt giữ, lập biên bản và đưa người
cùng tang vật đến cơ quan công an gần nhất để xử lý theo quy định hiện hành
của pháp luật. Báo cáo kết quả cho trưởng ban.
+ Tiến hành công tác kiểm tra, xác minh những vấn đề nghi vấn liên quan
đến công tác bảo vệ nội bộ và các vụ việc chưa được làm rõ khi được trưởng ban
giao nhiệm vụ. Trong quá trình kiểm tra, xác minh thông qua ban để yêu cầu các
tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết để giải
quyết vụ việc.
+ Kiểm tra, kiểm soát người, phương tiện ra vào, đi lại trong cơ quan tổng
công ty, yêu cầu mọi người chấp hành đầy đủ nội quy, quy định hiện hành. Nếu
phát hiện có dấu hiệu nghi vấn có quyền kiểm tra giấy tờ, phương tiện và hàng
hóa ... không cho người có giấy tờ không hợp lệ (kể cả đồ vật mang theo), vận
chuyển hàng hóa trái quy định ra vào cơ quan tổng công ty và có quyền bắt giữ
báo cáo lãnh đạo EVNGENCO1, lãnh đạo ban và cơ quan công an giải quyế.
Trong quá trình kiểm tra không được làm cản trở và phải chịu trách nhiệm về
việc kiểm tra đó. Không cho quay phim, chụp ảnh trong khu vực thuộc quyền
quản lý của cơ quan tổng công ty khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo

EVNGENCO1.
+ Được quyền sử dụng công cụ hỗ trợ khi đang thi hành nhiệm vụ nhưng
phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp trong việc sử dụng công cụ hỗ trợ của
mình.
+ Đề xuất các vấn đề với trưởng ban trong tổ chức thực hiện công tác Bảo
vệ, PCCC, quân sự quốc phòng.
+ Làm thủ tục trình ban ký xác nhận giấy của CBCNVC khi nghỉ hưu xin
chuyển hộ khẩu từ hộ tập thể cơ quan tổng công ty về nơi ở mới.
+ Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực
tiếp các vấn đề liên quan đến công tác bảo vệ nội bộ, an ninh chính trị; công tác
14


quản lý xuất nhập cảnh đối với người nước ngoài; công tác quân sự tự vệ và
công tác PCCC của nhà máy điện Uông Bí.
+ Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và những
văn bản khác liên quan đến công tác bảo vệ nội bộ, an ninh chính trị; công tác
quản lý xuất nhập cảnh đối với người nước ngoài; công tác quân sự tự vệ và
công tác PCCC của nhà máy điện Uông Bí.

15


CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA
CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ
I. Khái quát thời gian kiến tập
- Nơi thực tập: Công ty nhiệt điện Uông Bí
- Thời gian thực tập: 4 tuần (từ ngày 25/09/2016 đến ngày 25/10/2016)
- Nhật trình thực tập:
Thời gian

Tuần 1 (25/09 đến
02/10/2016)

Tuần 2 (03/10 đến
10/10/2016)

Tuần 3 (11/10 đến
18/10/2016)

Tuần 4 (19/10 đến
25/10/2016)

Nội dung công việc
- Ổn định tổ chức đoàn kiến tập, sinh viên nghe phổ
biến các nội dung trong quy chế, quy định liên quan
đến kiến tập
- Lãnh đạo cơ sở gặp mặt đoàn, sinh viên nghe báo
cáo về tình hình hoạt động của cơ sở và các yêu cầu
của cơ sở với đoàn kiến tập
- Sinh viên tiếp cận và làm quen với môi trường cơ
sở, cán bộ, nhân viên cơ sở, tìm hiểu cơ cấu tổ chức
và hoạt động thực tế của cơ sở
- Lập kế hoạch làm việc cụ thể của bản thân
- Tìm hiểu tình hình thực tế tại đơn vị kiến tập
- Thực hiện các công việc đực cán bộ hướng dẫn
kiến tập giao
- Phác thảo sơ bộ đề cương báo cáo kiến tập
- Họp với cán bộ hướng dẫn kiến tập
- Thực hiện các công việc được cán bộ hướng dẫn
kiến tập giao

- Viết báo cáo kết quả thực tập giai đoạn 1 trong thời
gian kiến tập
- Họp với cán bộ hướng dẫn kiến tập
- Hoàn thành đề cương chi tiết và thông qua giáo
viên hướng dẫn
- Thực hiện các công việc của đơn vị thực tập và cán
bộ hướng dẫn kiến tập giao
- Thực viện các công việc của đơn vị kiến tập
- Tổng kết đoàn thực tập tại cơ sở và họp tổng kết
đoàn kiến tập
- Nộp báo cáo kiến tập về văn phòng khoa

II. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty
nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng.
Nói đến công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu là nói đến những công việc như thu
thập, chỉnh lý, bổ sung, tổ chức bảo quản khoa học an toàn cho tài liệu nhằm
16


mục đích khai thác, sử dụng phục vụ cho các nghiên cứu, công tác quản lý, bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu và để loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị,
phương tiện bảo quản.
Qua đó có thể thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn của công tác lưu trữ đối
với hoạt động của công ty và tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ.
Công tác lưu trữ là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý của
công ty và nó cũng đòi hỏi phải luôn có một đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên
mô về ngành lưu trữ. Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với tất
cả các lĩnh vực hoạt động trong công ty bởi thông tin trong tài liệu vô cùng quan
trọng và có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành và do đặc trưng pháp lý và

tính chất làm bằng chứng của tài liệu lưu trữ.
Kho lưu trữ tài liệu của công ty nhiệt điện Uông Bí thuộc tập đoàn điện
lực Việt Na gồm các phòng nằm trong ban quản lý dự án nhà máy nhiệt điện
Uông Bí và bên tổng công ty nhiệt điện Uông Bí
III. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện
Uông Bí
Qua quá trình kiến tập, khảo sát thì em thấy ở công ty nhiệt điện Uông Bí
đã áp dụng đúng với nguyên tắc theo quy định là không phân tán phông lưu trữ,
không lẫn lộn tài liệu của các phòng, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông
thì được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.
Trong quá trình phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc
lập mới hồ sơ) tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc. Và tài liệu sau khi được phân loại, chỉnh lý đã phản ánh được các
hoạt động của công ty qua các giai đoạn công việc.

17


* Về nguồn nhân lực.
Ở công ty có 01 cán bộ văn thư lưu trữ được biên chế là chị Trương Thị
Thu Hiền, cán bộ này đã tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ đang đảm
nhận nhiệm vụ cũng như công việc về công tác văn thư – lưu trữ của công ty.
Tham gia tiến hành khảo sát thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ của công ty
nhiệt điện Uông Bí, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ trong nhiều năm liên
tiếp, xây dựng phương án phân loại tài liệu, quy định về lập và giao hồ sơ vào
lưu trữ.
Qua quá trình làm việc, em thấy sự nhận thức của lãnh đạo công ty về tầm
quan trọng trong việc đào tạo cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cũng như
nhận thức của xã hội về lĩnh vực này đã và đang có một xu hướng quan trọng
hơn. Đồng thời khẳng định được vị trí, vai trò của ngành lưu trữ học trong hiện

tại và tương lai.
* Về nguồn cơ sở vật chất
Kho, phòng lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí được bố trí các phòng
ở ban quản lý dự án nhà máy nhiệt điện và bên tòa nhà công ty nhiệt điện Uông
Bí. Trong các phòng kho được trang bị các thiết bị như: quạt trần, tủ sách, bàn
ghế, giá sắt để tài liệu, bìa hồ sơ, máy photocopy, điều hòa, cặp 3 dây, hộp đựng
hồ sơ và các thiết bị chống cháy.
Với những cơ sở vật chất được công ty đầu tư đã và đang mang lại những
thành quả quan trọng cho bộ phận văn thư lưu trữ của công ty và đồng thời cũng
tạo nên nền tảng phát triển chung cho công tác lưu trữ trong các đơn vị, doanh
nghiệp cả nước nói chung thêm phần phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng hơn.
Công tác quản lý hồ sơ, văn bản là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa
học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết 1 cách nhanh
chóng, điều này giúp cho lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình giải
quyết công việc trong công ty.
Vậy việc xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ rất quan trọng mang tính chất phù hợp với cơ quan
18


mình. Nếu thiếu sự quản lý sẽ xảy ra phiền toái cho cơ quan.
Theo quy định số 1206/QĐ - EVN SPC ngày 14/09/2010 nhiệm vụ của
bộ phận lưu trữ của cơ quan là:
- Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị lập hồ
sơ, thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định.
- Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung.
- Thống kê hồ sơ nhận được và lập danh mục quản lý hồ sơ, tài liệu theo
hướng dẫn của cục lưu trữ.
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

- Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
- Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của nhà nước.
Ngoài ra hồ sơ, tài liệu cũng dành để phục vụ cho hoạt động nội bộ các
cấp quản lý, những người cần hoạch định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều
dùng đến những tài liệu sẵn cho các công việc khác nhau của mình, các đối tác,
các công ty trong ngành và nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung
cấp thông tin, tài liệu cảu công ty. Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai
trò quan trọng như sau:
- Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định ở mọi
cấp trong công ty.
- Làm tư liệu cho các quyết định và hoạt động thực hiện.
- Góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động cảu văn phòng.
- Chia sẻ thông tin trong nội bộ và các mối quan hệ đối tác.
- Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý
- Làm nguồn tham khảo cho các công trình nghiên cứu phát triển.
- Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
IV. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực
tế của công ty.
Để tổ chức khai thác, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, thì
trước hết bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty phải giải quyết 2 vấn đề cơ bản
- Một là phải tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo
19


quản trong các phòng lưu trữ. Đây là tiền đề quan trọng cho việc tổ chức khai
thác và sử dụng có hiệu ủa tài liệu lưu trữ.
- Hai là, phòng văn thư lưu trữ phải tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để
tạo điều kiện cho độc giả dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin
trong tài liệu lưu trữ.
Từ trước đến nay thì không những ở công ty mà ở các cơ quan khác cũng

vẫn luôn áp dụng nhiều hình thức khác nhau để giúp độc giả có thể dễ dàng và
thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ. Các hình thức như:
- Cho độc giả mượn tài liệu.
- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
- Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng.
- Khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng internet.
V. Công tác chỉnh lý ở công ty.
Hàng năm tài liệu của cơ quan được cho vào cặp ba dây và để trong các tủ
hoặc trên giá và đây là đợt chỉnh lý đầu tiên của công ty.
VI. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí.
Công ty luôn áp dụng đúng các văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành về lưu trữ. Như quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày
01/06/2009 của cục văn thư lưu trữ nhà nước. Và các văn bản do chính công ty
ban hành ra.
Qua đó cho thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ và thấy được sự
quan tâm sát sao của lãnh đạo công ty trong công tác văn thư – lưu trữ. Luôn
tuân thủ, áp dụng đúng nghiêm chỉnh các quyết định về lưu trữ.
VII. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt
điện Uông Bí.
Lưu trữ của công ty là lưu trữ cố định chuyên ngành ngoài nguồn nộp lưu.
Công tác lưu trữ của công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất.
Toàn bộ tài liệu của công ty đến thời hạn nộp lưu phải nộp vào phòng lưu trữ do
phòng văn thư – lưu trữ quản lý tập trung, thống nhất.
20


Ví dụ: Năm 2006 thì toàn bộ tài liệu năm 2003 đều phải nộp lưu. Tuy
nhiên thực tế tài liệu nộp lưu thường nộp chậm hơn so với quy định.
Về cán bộ làm công tác lưu trữ hiện tại công ty có 01 cán bộ kiêm nhiệm,

phụ trách về công tác lưu trữ đồng thời là trưởng nhóm phụ trách và chịu trách
nhiệm chung về công tác văn thư lưu trữ. Cán bộ phụ trách chung về công tác
lưu trữ có trình độ đại học về chuyên ngành văn thư lưu trữ được đào tạo tại
khoa lưu trữ và quản trị văn phòng thuộc trường đại học khoa học xã hội và
nhân văn – ĐHQGHN.
Như vậy, công ty đã tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ. Đây là 1 trong
những điều kiện giúp cho công tác lưu trữ được hoàn thiện và nâng cao. Tuy
nhiên, với khối tài liệu nộp lưu hàng năm thì 1 cán bộ kiêm nghiệm lưu trữ là
vấn đề cần xem xét lại.
Khi quy chế công tác văn thư lưu trữ được ban hành, công ty đã tổ chức
được 1 lần tập huấn vào cuối năm 2011 cho các đối tượng là các lãnh đạo đơn vị
và cán bộ. Hàng năm, công ty đều có chương trình tập huấn nội bộ, trong đó có
phần giới thiệu phổ biến về công tác lưu trữ cho các cán bộ mới. Trong quá trình
làm việc, bộ phận văn thư lưu trữ công ty đã trực tiếp hướng dẫn, giải đáp thắc
mắc cho các đơn vị, các phòng ban cách thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng đơn
vị, cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ… từ đó, hầu hết các cán bộ, viên chức khi
giải quyết công việc đều lập hồ sơ, thống kê từng văn bản trong hồ sơ. Như vậy,
tài liệu thu vào phòng lưu trữ hầu hết đều ở dạng hồ sơ, không còn văn bản rời
lẻ; hồ sơ lập ra được bảo quản trong hộp để nhận biết.
Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư lưu trữ cũng được
quan tâm và chú trọng hơn.
VIII. Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty;
tình hình tài liệu.
Lưu trữ của công ty là phòng lưu trữ và là lưu trữ hiện hành ngoài nguồn
nộp lưu.
Khối lượng tài liệu của công ty ước tính 950m giá tài liệu và mới hoàn
thành được 330m giá tài liệu tương ứng với 1230 đơn vị bảo quản.
21

Sau khi được thành lập và được đầu tư về nguồn nhân lực và cơ sở vật
chất. công ty nhiệt điện uông bí đã sản sinh và tiếp nhân khối lượng tài liệu rất
phong phú và đa dạng. Trong kho tài liệu lưu trữ chủ yếu của công ty là tài liệu
hành chính, tài liệu khoa hoc – kỹ thuật của các công trình xây dựng nhà máy
nhiệt điện và mạng lưới điện và một số ít tài liệu nghe nhìn. Ngoài ra còn một số
tài liệu, hồ sơ của một số phòng, ban khác trong công ty cũng được tiến hành lưu
trữ và bảo quản tại phòng lưu trữ.
Tài liệu được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của ban quản lý dự án
nhà máy và bên công ty. Các phòng kho bố trí chưa hợp lý. Diện tích phòng kho
nói chung là nhỏ so với khối lượng tài liệu hiện tại và sau này.Phòng kho còn rải
rác, không gian trong các phòng không thông thoáng, độ ẩm có, không có trao
đổi không khí. Việc bố trí kho cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc
thu nhận hay giao nộp tài liệu vì: khoảng cách giữa các giá còn chật hẹp, đi lại
để lấy tài liệu mất thời gian.
Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty, trang thiết bị bảo quản tài liệu
đều được đầu tư để phục vụ cho công tác bảo quản: điều hòa nhiệt độ, máy hút
bụi, quạt thông gió, giá để tài liệu...
Các trang thiết bị như vậy đã cơ bản đáp ứng được những yêu cầu của
việc bảo quản tài liệu. Đồng thời cũng sắp xếp hợp lý để phát huy cao nhất hiểu
quả cũng như năng suất hoạt động của trang thiết bị.
Công cụ tra tìm tài liêu: qua khảo sát chúng em thấy, công cụ tra cứu phổ
biến ở công ty gồm có công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại.
Hệ thống công cụ tra tìm tài liệu trong kho gồm:
- nhóm công cụ tra tìm truyền thống:
Mục lục hồ sơ, bộ thẻ tra cứu, sách hướng dẫn. Trong đó mục lục hồ sơ
vừa là công cụ tra cứu, vừa là công cụ thống kê và là công cụ tra tìm cơ bản,
truyền thống phổ biến được sử dụng trong mọi phòng kho lưu trữ.
- hệ thống công cụ tra tìm hiện đại là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
Hiện nay công cụ tra cứu duy nhất trong kho lưu trữ của công ty là mục
lục hồ sơ được quản lý trên Excel.

22


CHƯƠNG 3. : KẾT QUẢN KIẾN TẬP VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ
LƯU TRỮ VÀ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM.
Phân loại khối tài liệu: lập hồ sơ hoàn thiện khối tài liệu nghiệm thu của
Công ty từ năm 2003 đến năm 2012.
Công trình mở rộng nhà máy nhiệt điện Uông Bí 300MW
Việc lập hồ sơ tài liệu trong lưu trữ là một công việc quan trọng và có tính
chất quyết định đến chất lượng hồ sơ tài liệu khi đưa vào lưu trữ, đảm bảo mối
quan hệ loogic của tài liệu trong hồ sơ. Khi tài liệu được đưa vào lưu trữ mà
chưa được lập hồ sơ thì phải tiến hành chỉnh lý mới lập hồ sơ, còn đối với những
hồ sơ, tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thì phải kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung tài
liệu còn thiếu trong hồ sơ nhằm hoàn chỉnh hồ sơ. Toàn bộ công việc này được
gọi là chỉnh lý tài liệu.
Hầu hết tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ của công ty đều đã được lập
thành hồ sơ sơ bộ. Khi được tiếp nhận thực tập tại công ty và được tiếp cận với
khối tài liệu cần chỉnh lý ở đây, em thấy về cơ bản, công ty đảm bảo tuân thủ
các hướng dẫn trong quy định chỉnh lý tài liệu ban hành kèm theo quyết định số
128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của cục văn thư lưu trữ nhà nước.
Do những năm gần đây được sự quan tâm của công ty đối với công tác
văn thư – lưu trữ nên cho đến nay, công tác này có nền tảng và duy trì rất tốt.
Theo quy định của công ty sau một năm hoặc một công trình hoàn thành thì các
phòng ban đều phải giao nộp tài liệu vào phòng lưu trữ. Hầu hết tài liệu đều căn
bản đã được lập thành hồ sơ sắp xếp vào các cặp ba dây hoặc các hộp cứng có
ghi tên từng hạng mục công trình để tránh bị nhầm lẫn. Khi chúng em được tiếp
nhận thực tập ở đây, khi được tiếp cận với khối tài liệu cần chỉnh lý thì các bộ tài
liệu đã được cán bộ văn thư ở đây lập thành hồ sơ sơ bộ. Phần việc mà chúng
em cần làm đó là hoàn thiện các tập hồ sơ đó. Các công việc được diễn ra như
sau:

A. Phương án phân loại
- Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Căn cứ vào tình hình thực tế có trong phông.
23


- Căn cứ vào yêu cầu tổ chức sắp xếp, khai thác sử dụng tài liệu.
Tài liệu của công ty được chia theo về các gói thầu.
B. Quy trình chỉnh lý tài liệu.
I. Mục đích
- Tổ chức, sắp xếp hồ sơ tài liệu của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách
khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử
dụng tài liệu;
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
II. Yêu cầu
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để
tiêu hủy;
- Đánh số tờ đối với tài liệu có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra
cứu khai thác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng tài liệu;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;
- Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.
III. Nguyên tắc chỉnh lý.
- Không phân tán tài liệu. Tài liệu của từng công trình, gói thầu phải được
chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.
- Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình

tự theo dõi giải quyết công việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đầy đủ được các hoạt động của
công ty, sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu
IV. Quy trình thực hiện chỉnh lý tài liệu.
Bước 1. Giao nhận tài liệu
- Khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành giao nhận tài
24


liệu. Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; hoặc số lượng cặp, hộp
và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
- Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản theo quy định.
Bước 2. Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý
- những khối tài liệu của công trình nào được sắp xếp trong phòng rồi thì
giữ nguyên để chỉnh lý
- khi Vận chuyển tài liệu không làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp
hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp
hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các
loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu,
sau đó đến từng tập tài liệu.
Khi vệ sinh không làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói
tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói;
đồng thời, không làm hư hại tài liệu.
Bước 4. Khảo sát tài liệu, biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
và lập kế hoạch chỉnh lý
a)

Khảo sát tài liệu

Khảo sát tài liệu nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu
chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho bộ tài liệu và thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt
yêu cầu nghiệp vụ đặt ra với những vấn đề sau:
+ Tên các công trình; giới hạn thời gian: thời gian sớm nhất và muộn nhất
của tài liệu trong khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;
+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá; số cặp, gói tài liệu và số
lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ);
+ Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản,
giấy tờ chủ yếu gì;những hạng mục công trình gì; ngoài ra khối tài liệu đưa ra
25