Kỹ năng giao tiếp – Bắt đầu nào!

Kỹ năng giao tiếp – Bắt đầu nào!
Vì sao bạn cần truyền tải thông điệp?
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đạt thông điệp thật mạch lạc và rõ
ràng mà còn là cách nhận thông điệp một cách chính xác nhất.
Để làm được điều đó, rất cần sự nỗ lực ở cả người gửi lẫn người nhận
thông điệp bởi đây là quá trình có thể tạo ra nhiều sai lầm dothông điệp
lộn xộn từ người gửi, hoặc sự hiểu lầm của người nhận. Nếu không được
phát hiện, điều đó có thể gây nhầm lẫn to lớn, lãng phí công sức và bỏ lỡ
cơ hội.
Trong thực tế, giao tiếp chỉ thành công khi cả người gửi và người nhận
đều hiểu đúng cùng một thông điệp.
Bằng cách giao tiếp thành công, bạn hoàn toàn có thể truyền tải được
suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Nếu không, những suy
nghĩ và ý tưởng mà bạn muốn truyền tải không thật sự phản ánh những
gì bạn đang nghĩ, điều đó khiến cho việc giao tiếp thất bại và cản trở con
đường thành công của bạn, cả trong vấn đề cá nhân lẫn công việc.
Trong một cuộc khảo sát gần đây ở các công ty có quy mô hơn 50.000
nhân viên, kỹ năng giao tiếp được nhấn mạnh là yếu tố quan trọng hàng
đầu trong việc lựa chọn nhà quản lý. Cuộc khảo sát được thực hiện bởi
trường đại học Pittsburgh thuộc “Katz Business School” đã chỉ ra rằng
kỹ năng giao tiếp, bao gồm kỹ năng viết và thuyết trình, cũng như kỹ
năng làm việc cùng với người khác, là những yếu tố chính góp phần cho
sự thành công.
Mặc dù ý thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp nhưng nhiều cá
nhân vẫn cảm thấy khó khăn và không thể truyền đạt suy nghĩ và ý
tưởng của mình một cách hiệu quả – dù là viết hay nói. Thiếu sót này
làm cho họ gần như không thể cạnh tranh trong công việc và cứ ì ạch
mãi trên con đường sự nghiệp của mình.
Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết giúp bạn đi đến
thành công. Để làm được điều đó, bạn phải hiểu được thông điệp mình
muốn truyền tải là gì, ai sẽ là người nhận những thông điệp đó và nó sẽ

được đón nhận ra sao. Bạn cũng cần phải cân nhắc đến hoàn cảnh xung
quanh chẳng hạn như bối cảnh văn hóa và hoàn cảnh giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp – Cần gỡ bỏ những rào chắn
Mọi rắc rối liên quan đến giao tiếp có thể nảy sinh ở mọi giai đoạn trong
quá trình giao tiếp bao gồm: nguồn/người gửi, mã hóa, kênh truyền, giải
mã, người nhận, phản hồi và hoàn cảnh – xem biểu đồ dưới đây). Ở mỗi
giai đoạn, đều tiềm ẩn những nguyên nhân gây ra hiểu lầm và nhầm lẫn.

Ví dụ: Tôi nói “hello” với một anh bạn người Trung Quốc tại sân bay
Tân Sơn Nhất. Anh ta cười và vẫy tay chào tôi.
Trong ví dụ trên: nguồn/người gửi là tôi, thông điệp là từ “xin chào”,
kênh truyền là mặt đối mặt, mã hóa bằng tiếng tiếng Anh (xin chào -
>”hello”), giải mã là sử dụng tiếng Anh ra tiếng Trung, người nhận là
anh bạn người Trung Quốc, phản hồi là “cười và vẫy tay chào”, hoàn
cảnh là sân bay Tân Sơn Nhất.
Để giao tiếp lưu loát và truyền đạt đầy đủ ý tưởng của mình mà không
gây hiểu lầm, mục tiêu của bạn là phải giảm thiểu những rắc rối thường
gặp tại từng bước trong quy trình, với một thái độ giao tiếp rõ ràng, ngắn
gọn, chính xác, được chuẩn bị kỹ. Hãy cùng xem qua quy trình nhé!.


Nguồn/người gửi…
Khi truyền đạt thông điệp, bạn cần biết rõ vì sao bạn lại giao tiếp, và bạn
muốn giao tiếp về cái gì. Bạn cũng cần phải tự tin vào thông tin mình
muốn nói là hữu ích và chính xác.


Thông điệp…
Thông điệp là thông tin mà bạn muốn truyền đạt.

Mã hóa…
Đây là quá trình chuyển hóa thông tin cần truyền đạt sang một hình thức
có thể trình bày bằng lời hoặc viết và có thể được người tiếp nhận giải
mã thành công. Việc bạn có mã hóa thành công hay không phụ thuộc
vào khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản và khả năng tham
gia và loại bỏ những tác nhân gây nhầm lẫn như: các vấn đề về văn hóa,
giả định sai lầm, thông tin sai lệch…
Quan trọng không kém là bạn phải hiểu về người nghe: Thất bại trong
việc hiểu về người bạn muốn đối thoại là ai sẽ sẽ khiến việc truyền tải
thông điệp bị nhầm lẫn.