Xây dựng văn hóa công sở tại công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Việt Huyc

LỜI NÓI ĐẦU
Trong mỗi cơ quan công sở, ngoài yếu tố nguồn nhân lực, nguồn tài
chính... thì yếu tố văn hóa công sở cũng góp phần xây dựng tổ chức công sở.
Hơn thế, có thể nói văn hóa công sở được coi là một thước đo cho sự phát triển
của cơ quan công sở đó. Chính vì vậy, mọi cơ quan công sở muốn tiến tới sự
phát triển bền vững đều cần quan tâm đến xây dựng văn hóa công sở. Xuất phát
từ những cơ sở lý luận của công tác xây dựng văn hóa công sở cũng như mong
muốn bản thân thấy đây là vấn đề rất hay và được sự quan tâm của nhiều cơ
quan tổ chức, nên em đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “Xây dựng văn hóa
công sở tại công ty TNHH Thương mại & Kỹ thuật Việt Huy” với mong muốn
tìm hiểu kỹ hơn về công tác xây dựng văn hóa công sở để thấy rõ hơn tầm quan
trọng của công tác này.
Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn đến:
Em gửi lời cảm ơn đến cô Bùi Thị Ánh Vân đã hướng dẫn và chỉ bảo tận
tình cho em hoàn thành đề tài này.

1


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
MỤC LỤC........................................................................................................2
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài:..................................................................................4
2. Lịch sử nghiên cứu:...............................................................................4
3 Bố cục đề tài:..........................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
CHƯƠNG 1......................................................................................................5
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ..5
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy.....5
1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt

Huy............................................................................................................5
1.1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy..........8
1.1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí công việc trong phòng Hành
chính tổ chức...........................................................................................10
1.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Thương mại và
Kỹ thuật Việt Huy....................................................................................18
1.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ......................................................................................................18
1.2.2. Mô hình tổ chức văn thư...............................................................18
CHƯƠNG 1......................................................................................................20
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 20
1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa công sở......................................................20
1.1.1.Văn hóa là gì?.................................................................................20
1.1.2.Công sở là gì?.................................................................................21
1.1.3.Văn hóa công sở là gì?...................................................................21
1.2. Biểu hiện của văn hóa công sở.........................................................23
1.3. Đặc trưng của văn hóa công sở........................................................24
2


1.4. Những yếu tố tạo nên đặc trưng riêng của văn hóa công sở............25
1.5. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở................................................27
1.5.1. Vai trò của văn hóa công sở...........................................................27
1.5.2. Ý nghĩa của văn hóa công sở........................................................29
2. Cơ sở thực tiễn về văn hóa công sở.....................................................29
CHƯƠNG 2......................................................................................................32
THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ..................................32
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT VIỆT HUY......32
2.1 Thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại
và Kỹ thuật Việt Huy...............................................................................32

2.1.1. Thực trạng về hệ thống các giá trị.................................................32
2.1.2. Thực trạng về giao tiếp ứng xử trong công ty...............................32
2.1.3. Thực trạng về thái độ và cách làm việc trong công ty..................33
2.1.4. Thực trạng về thời gian làm việc...................................................34
2.1.5. Thực trạng về tinh thần trách nhiệm đối với công việc.................35
2.1.6. Thực trạng về thiết kế, bài trí công sở...........................................35
2.1.7. Trang phục, lễ phục của cán bộ, nhân viên công ty......................36
2.1.8. Công tác triển khai thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.................37
2.1.9. Công tác đào tạo, bồi dưỡng.........................................................37
2.2. Đánh giá chung về việc xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH
Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy..........................................................37
CHƯƠNG 3......................................................................................................39
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ...........39
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT VIỆT HUY......39
3.1Kiến nghị............................................................................................40
3.1.1. Đối với các cấp lãnh đạo...............................................................40
3.1.2. Đối với cán bộ nhân viên trong công ty........................................41
3.2. Một số giải pháp...............................................................................42
C. KẾT LUẬN.................................................................................................43
D.TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................45
3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng văn hóa công sở nhằm đáp ứng yêu cầu chung của mọi cán bộ
nhân viên trong tổ chức cơ quan mong muốn được làm việc, được đánh giá, đãi
ngộ và phát triển trong môi trường dân chủ, công bằng và chuyên nghiệp.
Xây dựng văn hóa công sở còn nhằm khắc phục các thói quan liêu, lộng
quyền, thành kiến, chụp mũ, trù dập người trung thực thẳng thắn. Thông qua đó,

khơi dậy tinh thần hăng hái làm việc phấn đấu vì cơ quan quan tổ chức của
những nhân viên tích cực ưu tú. Đó cũng chính là nên tảng giúp cho công tác
thanh tra, kiểm tra từ trong nội bộ, cũng như từ trên xuống dưới đạt được hiệu
quả thiết thực.
Chính vì nhận thấy được tầm quan trọng to lớn của việc Xây dựng văn
hóa công sở đối với các cơ quan tổ chức, vậy nên em đã chọ đề tài: “Xây dựng
văn hóa công sở tại công ty TNHH Thương mại & Kỹ thuật Việt Huy” để tìm
hiểu rõ hơn vấn đề này.
2. Lịch sử nghiên cứu:
- Đề tài “Văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước ta hiện
nay” của tác giả Nguyễn Hoàng Linh Chi công tác tại Viện Hàn lâm khoa học –
Học viện Khoa học xã hội.
3 Bố cục đề tài:

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy
1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt
Huy
Tên Công ty: Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy.
Tên giao dịch: Viet Huy Trade and Technical Company limited.
Tên viết tắt: Viet Huy Co., Ltd.
Địa chỉ trụ sở chính: Số 138 Giảng Võ, Phường Kim Mã, Quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội.
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy được cấp Giấy phép
đăng ký kinh doanh số: 0102008962 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà

Nội cấp lần đầu ngày 10 tháng 6 năm 2003, đăng ký thay đổi lần thứ 9 ngày 03
tháng 7 năm 2014 với mã số doanh nghiệp là 0101377475.
Hình thức tổ chức: Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy là
Công ty TNHH được thành lập mới hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư
cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm:
+ Được thành lập hợp pháp.
+ Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
+ Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm
bằng tài sản đó.
+ Tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập, có con dấu riêng, độc
lập về tài sản: Được mở tài khoản tại các Ngân hàng và các tổ chức tín dụng
trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
+ Chịu trách nhiệm về tài chính đối với các khoản nợ, trong phạm vi vốn
điều lệ.
+ Được hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính kinh tế, tự chịu
trách nhiệm về kết quả kinh doanh.
5


+ Có bảng cân đối kế toán riêng, được lập các quỹ theo quy định của
Công ty và Nghị quyết của Hội đồng thành viên.
Nguyên tắc tổ chức và điều hành công ty:
Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn
trọng pháp luật. Mọi hoạt động kinh doanh đều nhằm bảo vệ lợi ích của công ty,
đảm bảo công ty phát triển bền vững; minh bạch hóa các quan hệ, công khai hóa
các lợi ích.
Thành viên cùng góp vốn, chia lợi nhuận, chịu lỗ tương ứng với phần vốn
góp sau khi công ty đã nộp đủ thuế và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính khác
theo quy định của pháp luật.
Quyền hạn của công ty:

- Tự chủ kinh doanh, chủ động lựa chọn ngành nghề, địa bàn, hình thức
kinh doanh, đầu tư, chủ động mở rộng quy mô ngành nghề kinh doanh theo quy
định của pháp luật.
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn do các thành viên đóng góp để
thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của công ty.
- Kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của pháp luật.
- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng.
- Quyết định hình thức trả lương, khen thưởng và xử lý các vi phạm kỷ
luật lao động theo quy định tại Luật Lao động và Điều lệ của công ty.
- Được đặt chi nhánh, văn phòng đại diện trong và ngoài nước, được cử
cán bộ đi công tác, học tập theo quy định của pháp luật.
Nghĩa vụ của công ty:
- Đăng ký kinh doanh và hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký. Chịu
trách nhiệm về sản xuất kinh doanh, trước khách hàng và pháp luật về ngành
nghề công ty đảm nhận.
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh ; ký kết và tổ chức thực hiện
các hợp đồng kinh tế.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về an ninh trật tự, phòng chống
cháy nổ, trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật.
6


- Tổ chức công tác kế toán, kê khai hóa đơn, chứng từ, lập báo cáo tài
chính trung thực, chính xác theo quy định hiện hành.
- Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính
theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định tại Luật Lao
động.
- Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của
pháp luật. Tuân thủ các quy định về thanh tra kế toán của các cơ quan nhà nước

có thẩm quyền.
Cơ cấu tổ chức của công ty:
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy bao gồm các phòng
ban như sau:
Ban Lãnh đạo doanh nghiệp: 04 người
Giám đốc và các Phó Giám đốc: 04 người.
Bộ phận kinh doanh: 25 người
- Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu (I&E Trading): 06 người.
- Phòng Dự án (Project): 05 người.
- Phòng Tiếp thị sản phẩm (Marketing): 06 người.
- Phòng Nghiên cứu phát triển (R&D): 02 người.
- Phòng Phân phối: 02 người.
- Phòng Thiết kế I: 02 người.
- Phòng Thiết kế II: 02 người.
Bộ phận Kế toán: 06 người
- Kế toán: 03 người.
- Kế toán tài chính: 03 người.
Bộ phận Kỹ thuật: 36 người
- Phòng Kỹ thuật: 06 người.
- Phòng Kỹ thuật điện tử: 05 người.
- Phòng Phần mềm: 02 người.
- Phòng Triển khai kỹ thuật: 06 người.
7


- Phòng Bảo hành: 05 người.
- Trung tâm tích hợp hệ thống: 03 người.
- Đội thi công: 09 người .
Các bộ phận, phòng ban khác: 27 người
- Phòng Kế hoạch: 04 người

- Ban Thư ký: 02 người.
- Phòng Hành chính tổ chức: 05 người và bao gồm:
+ Bộ phận giao nhận: 04 người.
+ Kho: 04 người.
+ Tổ xe: 02 người.
+ Bảo vệ: 06 người.
Tổng số: 98 người.
1.1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy
Chức năng
- Phòng Hành chính tổ chức có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành
của Lãnh đạo công ty. Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty về công tác
tổ chức bộ máy sản xuất, kinh doanh, nhân sự, đào tạo, quản lý tài sản, thiết bị,
tiền lương, thi đua khen thưởng và các chế độ chính sách, chăm lo sức khỏe cho
người lao động.
- Tham vấn về mặt tổ chức và điều hành công việc của công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc các
quy định của công ty.
- Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại và các nghiệp vụ văn phòng.
Nhiệm vụ
- Tổ chức việc xây dựng bộ máy, mô hình tổ chức của công ty khoa học
và hiệu quả; tổ chức xây dựng và triển khai việc thực hiện chủ trương, các chính
sách xã hội của nhà nước cũng như nội quy, quy chế của công ty.

8


- Theo dõi việc kiểm tra chấp hành các nội quy, quy chế của các phòng
ban và án bộ công nhân viên trong công ty, kiến nghị áp dụng các biện pháp
khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người lao động.

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán
bộ nhân viên toàn công ty.
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của
công ty.
- Soạn thảo, trình duyệt ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu; thẩm định các
văn bản về hình thức và nội dung do công ty ban hành.
- Tổ chức mua sắm , quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm
việc cho công ty; quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, đảm bảo công tác hậu cần cho mọi
hoạt động của công ty.
- Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếp
khách.
- Đảm bảo công tác bảo vệ, an ninh trật tự cho công ty; công tác vệ sinh,
công tác phòng chống cháy nổ, lụt bão và an toàn vệ sinh lao động.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân
viên trong công ty, thăm hỏi các dịp lễ, tết, hiếu hỉ, bảo đảm thực hiện các chế
độ trong các ngày này theo quy định của pháp luật và công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết, hoạt động ngoại giao, đối nội,
đối ngoại, giúp Giám đốc tham gia các hoạt động xã hội.
- Điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công tác
theo quy định.
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi công ty đóng trụ sở để giải
quyết những vấn đề liên quan.
Quyền hạn
- Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng Hành chính tổ
chức phải quan chệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty, các đơn vị trực
9

thuộc công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng
và các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công
- Được ủy quyền ký các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban,
đơn vị trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo công ty; ký các thông
báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường.
- Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong phòng để phát huy tốt
năng lực của cán bộ công nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc.
Chế độ làm việc
- Làm việc theo chế độ thủ trưởng, trưởng bộ phận có trách nhiệm quản
lý, điều hành các công việc theo chức năng và nhiệm vụ của phòng.
- Thực hiện chế độ báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng và năm cho Giám
đốc hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Lập kế hoạch và trình các vấn đề quan trọng cần xin ý kiến giải quyết
cho lãnh đạo công ty.
1.1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí công việc trong phòng
Hành chính tổ chức
a. Xây dựng bản mô tả công việc vị trí Trưởng phòng Hành chính tổ
chức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
Đơn vị:
Vị trí/Chức danh:

Phòng Hành chính tổ chức
Trưởng phòng Hành chính tổ
chức

Mã nhân sự:
Cán bộ quản lý:
1. Trách nhiệm

TPHCTC
Giám đốc công ty

- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng, kiện toàn tổ chức thực hiện công tác
quản lý hành chính của công ty; tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo
chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong công
ty, thông tin đến và đi.
10


- Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng
công ty; tổ chức lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và giám sát theo dõi hoạt động
của hệ thống máy móc, thiết bị.
- Tổ chức kế hoạch thực hiện tuyển dụng nhân sự các bộ phận; quản lý
giám sát nhân sự trực thuộc; trực tiếp thiết lập mục tiêu phân công, lập kế hoạch,
thực hiện việc tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực phụ trách.
- Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương
hiệu của công ty; thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông báo chí, cơ
quan nhà nước; tổ chức xây dựng các văn bản tài liệu giới thiệu công ty và phối
hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh công ty.
- Tổ chức chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ nhân viên trong công ty;
đề xuất các biện pháp bảo hộ lao động, cải thiện điều kiện làm việc phụ trách
công tác bảo hiểm và giải quyết các chế độ bảo hiểm cho cán bộ nhân viên.
- Thiết lập mối quan hệ hữu cơ với các bộ phận, phòng ban trong công ty
nhằm phát huy hiệu quả cao nhất của cơ cấu tổ chức.
- Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi
trường làm việc.
- Phụ trách các hoạt động ngoại giao với các cơ quan chức năng và chính

quyền sở tại.
2. Quyền hạn
- Phụ trách chung về nhân sự, công tác chuyên môn của phòng.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong phòng; giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên để đề
xuất khen thưởng, kỷ luật cho cán bộ nhân viên theo chính sách, nội quy của
công ty.
- Thừa ủy quyền Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của
Ban Giám đốc, nhà nước đề cán bộ công nhân viên am hiểu và thực hiện.
- Tổ chức quản lý các hồ sơ nhân sự, bảo hiểm, hồ sơ thuyên chuyển công
tác, chấm dứt hợp đồng lao động...

11


- Đôn đốc, phổ biến cho cán bộ nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy
định của công ty.
- Chỉ đạo tổ chức, quản lý trang thiết bị tài sản của công ty, công tác an
ninh trật tự, vệ sinh môi trường làm việc.
- Tổ chức chăm lo đời sống văn hóa cho cán bộ nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Ban Giám đốc giao.
3. Báo cáo và ủy quyền
- Báo cáo cho Giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ giao định
kỳ tuần, tháng, quý, 06 tháng, năm và báo cáo trường hợp đột xuất hoặc các
nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện.
4. Tiêu chuẩn
4.1. Trình độ học vấn/chuyên môn
- Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, quản
lý hành chính, quản trị nhân lực.

- Am hiểu Luật Lao động, hiểu biết về lĩnh vực nhân sự, hành chính; hiểu
về các quy định pháp luật có liên quan.
- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Tin học văn phòng thành thạo, trình độ B tương đương trở lên.
- Tiếng anh giao tiếp thành thao, trình độ C.
4.2. Kỹ năng
- Có tầm nhìn, có khả năng bao quát chung, tổng hợp và dự báo tình hình;
tổ chức và thực hiện hiệu quả công tác của phòng Hành chính tổ chức và của
công ty.
- Có khả năng tập hợp và quy tụ đội ngũ cán bộ công nhân viên; chịu
được áp lực cao trong công việc.
- Có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên; xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ
chức.
12


- Kỹ năng làm việc độc lập; kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
4.3. Kinh nghiệm
- Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong công tác hành chính, nhân sự, tổ
chức và quản lý.
- Có ít nhất 02 năm ở vị trí tương đương.
4.4. Phẩm chất cá nhân
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực thẳng thắn, có uy tín.
- Nhiệt tình, sáng tạo, chủ động, quyết đoán trong công việc.
b. Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí công việc nhân viên lễ tân
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN LỄ TÂN

Đơn vị:
Vị trí/Chức danh:
Mã nhân sự:
Cán bộ quản lý:
1. Trách nhiệm

Phòng Hành chính tổ chức
Nhân viên Lễ tân
NVLT
Trưởng phòng Hành chính tổ chức

- Là đầu mối thông tin của công ty đối với cơ quan bên ngoài cũng như
trong nội bộ công ty.
- Trực tổng đài: Nhận điện, chuyển điện đúng người, đúng địa chỉ.
- Tiếp khách đến liên hệ với công ty.
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ, bưu phẩm trong, ngoài công ty và phân
phát cho các phòng ban liên quan.
- Quản lý phòng họp.
- Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu của khách hàng và các phòng ban
khi có yêu cầu.
2. Quyền hạn
- Chủ động giải quyết những vấn đề có liên quan đến công tác lễ tân và
những công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Đề xuất các biện pháp cải tiến liên quan đến công tác lễ tân được giao và
hành chính văn phòng.
13


- Báo cáo Trưởng phòng xem xét, giải quyết những vấn đề vượt thẩm
quyền giải quyết của mình hoặc không giải quyết được.

3. Báo cáo ủy quyền
- Báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm cho Trưởng phòng.
- Thực hiện báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng.
4. Tiêu chuẩn
4.1. Trình độ học vấn, chuyên môn
- Tốt nghiệp trung cấp trở lên các chuyên ngành: Ngoại ngữ, thư ký, hành
chính văn phòng.
- Thành thạo tin học văn phòng, tiếng Anh trình độ B tương đương trở lên.
4.2. Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Có khả năng thuyết phục.
- Khả năng làm việc độc lập.
4.3. Kinh nghiệm
Không yêu cầu kinh nghiệm.
4.4. Phẩm chất cá nhân
- Có thái độ tích cực với công việc, biết tự chủ kiềm chế cảm xúc của cá
nhân trong mọi tình huống.
- Cử xử hòa nhã, thân thiện.
- Tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, đáng tin cậy, ân cần và chu đáo.
- Biết lắng nghe.

14


c. Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí công việc nhân viên phòng
Hành chính tổ chức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
Đơn vị:
Vị trí/Chức danh:

Phòng Hành chính tổ chức
Nhân viên Phòng Hành chính tổ
chức

Mã nhân sự:
Cán bộ quản lý:
1. Trách nhiệm

NVHC
Trưởng phòng Hành chính tổ chức

1.1. Đối với cán bộ Tổ chức lao động tiền lương
- Thực hiện các công việc liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí nhân
sự, đào tạo, tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng.
- Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty tại các phòng, ban,
đơn vị; theo dõi và xác nhận việc chấm công chuyển phòng kế toán.
- Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, hợp đồng lao động của cán bộ
công nhân viên.
- Hướng dẫn các thủ tục liên quan đến người lao động (nghỉ phép, nghỉ
chế độ...).
- Thực hiện một số công việc đột xuất khác do Trưởng phòng giao.
1.2. Đối với cán bộ Hành chính – Văn thư
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm
quyền giải quyết; quản lý theo dõi công văn giấy tờ gửi ra ngoài công ty.
- Tiếp nhận, hoàn thiện danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ cán bộ công
nhân viên trong công ty và hợp đồng lao động đang công tác.
- Thực hiện việc lập sổ và vào sổ văn bản đi – đến, lưu trữ văn bản tài liệu
đi – đến; quản lý hồ sơ, văn bản đi – đến, kiểm tra thể thức văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu. Trực tiếp kiểm tra và đóng dấu các tài liệu

nội bộ và tài liệu gửi ra bên ngoài.
- Soạn thảo quyết định, công văn của phòng khi có yêu cầu.
- Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của công ty.
15


1.3. Đối với cán bộ Hành chính - Cơ sở vật chất
- Đề xuất, tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, theo dõi và quản lý các tài
sản thiết bị văn phòng, phân phối theo kế hoạch được duyệt.
- Theo dõi, tổng hợp sử dụng văn phòng phẩm và cấp phát văn phòng
phẩm cho các phòng ban.
- Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, báo cáo về tình hình
sử dụng, các chi phí bảo dưỡng, bào trì máy móc, chi phí hành chính cho Trưởng
phòng.
- Quản lý và lập sổ theo dõi tài sản của công ty.
2. Quyền hạn
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải
quyết các vấn đề liên quan đến công việc được giao trong khuôn khổ quy định,
hướng dẫn của công ty.
- Được học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin
học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn.
- Tham gia các công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo yêu
cầu.
- Chủ động liên hệ với đối tác khi cần thiết, liên hệ với các phòng ban để giải
quyết các công việc của mình đang làm.
3. Báo cáo ủy quyền
- Thực hiện báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm cho Trưởng phòng.
4. Tiêu chuẩn
4.1. Trình độ học vấn, chuyên môn
- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Thư ký, hành chính văn

phòng, kinh tế, quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ.
- Tin học văn phòng thành thạo, trình độ B tương đương trở lên.
- Tiếng Anh giao tiếp thành thao, trình độ B tương đương trở lên.
4.2. Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục.
- Khả năng làm việc độc lập.
16


- Kỹ năng làm việc trong môi trường cạnh trạnh, sức ép cao.
- Kỹ năng tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc
được phân công.
4.3. Kinh nghiệm
- Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hành chính, thư
ký.
4.4. Phẩm chất cá nhân
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh.
- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu
cầu.
- Trung thực, nhiệt tình trong công việc.
- Chủ động, sáng tạo, có nhiều sáng kiến khi làm việc.
d. Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí công việc nhân viên kho
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHÂN VIÊN KHO THUỘC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
Đơn vị:
Vị trí/Chức danh:
Mã nhân sự:
Cán bộ quản lý:
1. Trách nhiệm

Phòng Hành chính tổ chức
Nhân viên kho
NVK
Trưởng phòng Hành chính tổ chức

- Nhập hàng: Theo dõi các công việc liên quan đến việc nhập hàng, tiếp
nhận hàng vào kho và thực hiện trả hàng theo quy định của công ty; quản lý
hang hóa theo quy định.
- Lưu trữ hàng hóa trong kho; Vận chuyển, sắp xếp, bảo quản hàng hóa
trong kho; thường xuyên theo dõi, kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho; quản
lý cơ sở vật chất trong kho, tuân thủ các quy định về vệ sinh, phòng cháy chữa
cháy, an ninh trật tự; lưu trữ chứng từ xuất nhập hàng hóa theo quy định của
pháp luật và quy định của công ty.
- Xuất hàng: Đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước, nhập sau xuất
sau; cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đảm bảo chất lượng.
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho.
17


2. Quyền hạn
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm; chủ
động giải quyết những vấn đề có liên quan đến công tác kho.
- Đảm bảo thực hiện tốt vệ sinh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy
tại nơi làm việc.
3. Báo cáo ủy quyền:
- Báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm cho trưởng phòng.
- Thực hiện báo cáo công tác kho theo yêu cầu của trưởng phòng.
4. Tiêu chuẩn
4.1. Trình độ học vấn, chuyên môn
- Tốt nghiệp THPT trở lên.

4.2. Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Khả năng làm việc độc lập.
4.3. Kinh nghiệm
- Có kinh nghiệm tổ chức, sắp xếp, quản lý hàng hóa.
4.4. Phẩm chất cá nhân
- Nhanh nhẹn, trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao trong
công việc.
1.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Thương
mại và Kỹ thuật Việt Huy
1.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư - lưu trữ
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Huy mới chỉ ban hành 01
công văn duy nhất về việc hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ là công văn
số 05/XT-HCTC ngày 02/01/2014. Công văn được ban hành dựa trên Thông tư
số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.(Phụ lục 4)
1.2.2. Mô hình tổ chức văn thư

18


Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác chỉ đạo điều hành và quản lý một cách hiệu quả nhất. Trong phòng
Hành chính tổ chức, văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức
quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Từ
những nhận thức đó, trong nhiều năm qua, công tác văn thư của công ty được tổ
chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của công ty.
Hiện nay, bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà
thực hiện chế độ kiêm nhiệm, tập trung. Mọi công việc hành chính, văn thư, lưu

chuyển công văn, tài liệu, đơn đặt hàng trong nội bộ công ty và giữa công ty với
bên ngoài đều tập trung vào một đầu mối là văn thư công ty và có sổ sách theo
dõi, lưu trữ, tra tìm khi cần thiết. Văn thư công ty đăng ký văn bản đi, đến nội bộ
và bên ngoài công ty vào sổ trên máy, gồm 2 sổ đăng ký văn bản đi (nội bộ, bên
ngoài) và 2 sổ đăng ký văn bản đến (nội bộ, bên ngoài). Nhìn chung, công tác văn
thư quản lý văn bản đi, đến của công ty được thực hiện theo một quy trình tương
đối chặt chẽ, đạt kết quả tốt, giúp cho lãnh đạo công ty cập nhật thông tin kịp thời,
đầy đủ, hoàn thành được nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác lưu trữ và phục vụ tốt cho việc tra tìm tài liệu của cán bộ, nhân
viên trong công ty.

19


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ

1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa công sở
1.1.1.Văn hóa là gì?
- Văn hóa là một trong những mặt cơ bản của đời sống xã hội.
- Văn hóa là một hệ thống các giá trị chân lý, chuẩn mực, mục tiêu mà con
người cùng thống nhất với nhau trong quá trình tương tác và hoạt động sáng tạo.
Nó được bảo tồn và chuyển hóa cho những thế hệ nối tiếp theo sau.
- Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân
một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp
dựng nước và giữ nước. Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với
dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng,
phong tục tập quán, lối sống và lao động.
- Văn hóa là toàn bộ sáng tạo của con người tích lũy trong quá trình hoạt
động thực tiễn xã hội, được đúc kết thành giá trị và chuẩn mực xã hội, biểu hiện

qua vốn di sản văn hóa và ứng xử. Với ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi hoạt
động sản xuất vật chất cũng như sản xuất tinh thần của con người, trong mọi
quan hệ ứng xử xã hội hay thái độ với thiên nhiên.
- Văn hóa là những điều khó thấy, khó nhận biết, tiềm ẩn nhưng chúng ta
phải thừa nhận sự hiện diện của nó. Bất cứ một tổ chức nào cũng có một số sự
thừa nhận, hiểu biết ngầm, những nguyên tắc vô hình tác động tới những ứng xử
hàng ngày tại nơi làm việc…Sự vi phạm những nguyên tắc vô hình này của cán
bộ quản lý hay nhân viên thực thi sẽ dẫn đến kết quả khó được mọi người chấp
nhận và thậm chí còn bị loại khỏi tổ chức.
Từ đó có thể hiểu: Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự
mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính
thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất
vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều
tuân theo khi làm việc. Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình
20


thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ
của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong
công sở và hiệu quả hoạt động của nó.
Văn hóa tổ chức được xem như là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ
chức chứ không phải trong một cá nhân. Vì vậy, các cá nhân có cùng nền tảng
văn hóa, lối sống, nhận thức khác nhau, ở những vị trí việc làm khác nhau trong
một tổ chức, có khuynh hướng hiển thị văn hóa tổ chức đó theo cùng một cách.
Văn hóa của tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các
thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức đó. Đồng thời, văn hóa tổ
chức chính là sự hiện diện sinh động và cụ thể nhất của tổ chức đó mà mọi
người có thể dễ dàng nhận ra. Do đó, trên phương diện lý thuyết, sẽ không có tổ
chức này có văn hóa giống tổ chức kia.
1.1.2. Công sở là gì?

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực
hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản
để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà
nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là
nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó, công sở là một bộ
phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước.
Là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được
Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm
theo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhà
nước. Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức
do pháp luật quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc nhà nước
hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng.
1.1.3. Văn hóa công sở là gì?
Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa cán
bộ công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công dân và
giữa cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt hiệu quả
21


cao nhất trong hoạt động công vụ. Khi văn hóa công sở của cán bộ công chức
được nâng cao thì nấc thang văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm
việc chắc chắn cũng sẽ được nâng cao. Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật
của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ cương; mỗi
người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn
nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao.
Văn hóa công sở là một dạng đặc thù của văn hóa xã hội bao gồm tổng thể
các giá trị, chuẩn mực vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở, mà các
thành viên trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công
sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang

tính quyền lực và tính xã hội.
Ở các quốc gia phát triển trên thế giới, các cán bộ công chức đều ý thức
rất rõ: Họ đang làm việc vì ai, vì cái gì và tại sao họ lại đạt hiệu quả làm việc
cao như vậy. Phần lớn họ có ý thức văn hóa dân tộc rất cao, có nhận thức cao
trong sự phát triển đất nước, ý thức về danh dự của nhà nước, về truyền thống
của cơ quan công sở, nơi đang làm việc và cống hiến; hơn nữa lương tâm và
danh dự, ý thức về sự tồn tại khiến họ ý thức được văn hóa là động lực phát triển
của mọi hoạt động trong các cơ quan hành chính hiện nay.
Văn hóa nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn
hóa của mỗi người. Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước. Khi văn hóa phát huy tác dụng trong việc phát
triển nguồn nhân lực công sở, tức là văn hóa đã tham gia vào quá trình hình
thành quan hệ đồng thuận giữa hiện đại hóa công sở với đảm bảo sự công bằng
cho các thành viên. Chỉ có như vậy mới phát huy được các biện pháp hành chính
trong chống tham nhũng, hối lộ, quan liêu, đặc quyền, đặc lợi trong công sở.
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành
viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan
mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật cơ quan, phải chú ý đến danh
22


dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những
nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Văn hóa công sở được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở
góp phần tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết nhất trí của cả tập thể trong việc nâng
cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan đơn vị. Cách hành xử văn hóa
chốn công sở thực tế mang lại rất nhiều lợi ích. Văn hóa ứng xử nói chung và
văn hóa ứng xử nơi công sở nói riêng chính là thước đo sự văn minh của mỗi

cán bộ hay nói khác đi nó phản ánh sự nhận thức cũng như ý thức của mỗi cá
nhân trong môi trường làm việc nơi công sở. Con người tác động đến việc hình
thành văn hóa công sở đồng thời văn hóa với những giá trị bền vững được kế
thừa và tiếp thu có chọn lọc từ quá khứ đến hiện tại, tương lai; từ môi trường
bên trong đến bên ngoài công sở sẽ có tác động trở lại góp phần hoàn thiện nhân
cách, phẩm chất, đạo đức cho cán bộ công chức.
Xây dựng văn hóa công sở chính là xây dựng một môi trường làm việc
hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả. Từ đó tạo bầu không khí cởi mở
giúp cán bộ công chức hứng khởi làm việc đưa chất lượng và hiệu quả công việc
lên cao.
1.2. Biểu hiện của văn hóa công sở
- Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công nhân viên làm việc tại
công sở cao hay thấp. Thái độ trách nhiệm trước công việc và các cơ hội mà mọi
người có được để vươn lên luôn là biểu thị của môi trường văn hóa cao trong
công sở và ngược lại.
- Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành, kiểm tra công việc.
- Cán bộ công nhân viên của từng cơ quan và các đơn vị của từng cơ quan
có tinh thần đoàn kết, tương trợ, tin cậy lẫn nhau như thế nào. Mức độ của bầu
không khí cởi mở trong công ty.
- Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc
theo chuẩn mực cao hay thấp. Một công sở làm việc không có chuẩn mực thống
nhất là sự biến hiệu của một công sở kém.
- Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không.
23


- Những biểu hiện bề ngoài mang tính thẩm mỹ như: Tư thế, ánh mắt,
cách ăn mặc, trang điểm, lời nói, cách ứng xử tình cảm, tự tin, nhiệt tình, lịch sự,
nhẹ nhàng, kiềm chế, bình tĩnh.
1.3. Đặc trưng của văn hóa công sở

Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần,
là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người, thể hiện bản chất nhà nước và bản
sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử. Chính vì vậy mà văn
hóa công sở có những đặc trưng sau:
Tính hệ thống: Văn hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tổ chức xã
hội;
Tính giá trị: Văn hóa có giá trị thẩm mỹ, bởi nó giúp mỗi người luôn
vươn tới cái hay, cái đẹp. Với giá trị đạo đức, văn hóa sẽ điều chỉnh hành vi của
con người. Đặc trưng này làm cho văn hóa công sở có tính điều chỉnh xã hội,
cộng đồng;
Tính nhân sinh: Văn hóa do con người tạo ra vì vậy nó mang tính nhân
sinh;
Tính lịch sử: Văn hóa công sở là sản phẩm của một quá trình, được tích
lũy trong một thời gian dài, từ thời kỳ này sang thời kỳ khác.
Từ những đặc trưng trên, văn hóa công sở mang những bản chất cơ bản
như:
- Mức độ tự quản cá nhân là trách nhiệm, mức độ độc lập và cơ hội mà
các cá nhân trong công sở đó có được để thực hiện sự sáng tạo của mình;
- Tính chính quy là mức độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểm soát
hành vi của các cá nhân trong công sở;
- Sự hỗ trợ của cấp trên, sự nhiệt tình quan tâm của người quản lý trong
việc giúp đỡ cấp dưới của mình;
- Sự hòa đồng là mức độ gắn bó giữa các thành viên với công sở, mức độ
gắn bó này phản ánh sự gắn bó và thống nhất về mục tiêu và lợi ích của cá nhân
với mục tiêu lợi ích của công sở;

24


- Hệ thống các chuẩn mực và giá trị, nội dung của các tiêu chuẩn đánh

giá, khen thưởng, kỷ luật, hình thức và mức độ thực hiện;
- Khả năng chịu đựng các xung đột nội bộ và xung đột với bên ngoài, là
mức độ các xung đột tồn tại trong các mối quan hệ cá nhân, các nhóm hoặc các
bộ phận cũng như thái độ, thiện ý, sự trung thực, cởi mở, …
- Khả năng chịu đựng rủi ro, là mức độ mà các thành viên được khuyến
khích sáng tạo, dám nghĩ, dám làm và chấp nhận may rủi;
- Hình ảnh bên ngoài của công sở, là sự trang trọng, uy nghi, lịch sự, bề
thế hay thiếu trang trọng, không lịch sự...
1.4. Những yếu tố tạo nên đặc trưng riêng của văn hóa công sở
- Hệ thống các giá trị: Hệ thống các giá trị trong công sở tạo niềm tin,
xác định động cơ, thái độ làm việc của các thành viên, tạo nên bầu không khí,
môi trường làm việc trong tổ chức. Mục tiêu, phương hướng hoạt động của công
sở tạo nên giá trị cho nó.
- Đạo đức của cán bộ, công chức, nhân viên: Đây là phạm trù phản ánh
các quan hệ giữa con người với con người trong các hoạt động thực thi nhiệm
vụ. Đạo đức của cán bộ trong công sở được đánh giá qua hành vi, thái độ, lối
sống, phong cách làm việc của cán bộ nhân viên, thể hiện trong mối quan hệ
giữa cán bộ, nhân viên với khách hang, đối tác, giữa cấp trên với cấp dưới, giữa
các đồng nghiệp với nhau. Không ngừng nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên
môn để đáp ứng yêu cầu của công việc là những chuẩn mực hành vi của cán bộ,
nhân viên trong cơ quan, tổ chức. Các biểu hiện tiêu cực có thể kể ra như: Đi
sớm, về muộn, quan liêu, xa rời thực tế, độc đoán, bảo thủ, áp đặt, đùn đẩy trách
nhiệm, tham nhũng, lãng phí…..Vì vây việc xây dựng văn hóa công sở để đấu
tranh triệt để chống lại những biểu hiện trên.
- Tuân thủ pháp luật trong thực hiện nhiệm vụ: Mọi cá nhân hay phòng,
ban chỉ thực hiện công việc trong phạm vi, quyền hạn của mình theo pháp luật
và theo quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Thiết kế và bài trí trụ sở cơ quan: Trụ sở làm việc là yếu tố không thể
thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Trụ sở phải là nơi thể hiện đúng với mục
25