Tìm hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone

LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Đồng Thị Hương- trưởng nhóm nghiên cứu đề tài: “ Tìm
hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại Công ty Cổ phần Dịch v ụ Kỹ thu ật
Mobifone”.
Thay mặt nhóm nghiên cứu, tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên
cứu của chúng tôi trong thời gian qua. Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình
nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu th ập thông
tin, chúng tôi đã nhận được sự trợ giúp và h ướng dẫn tận tình t ừ cán b ộ,
nhân viên Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone.
Nhân đây, cho phép chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành t ới
giảng viên, ThS. Nguyễn Hữu Danh bởi thầy đã tận tình h ướng d ẫn nhóm
chúng tôi trong quá trình thực hiện đề tài này.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát, chúng tôi gặp khá nhiều khó
khăn khi thu thập tài liệu và tìm kiếm thông tin. Mặt khác, do trình d ộ
nghiên cứu còn hạn chế, thời gian nghiên cứu hạn hẹp và một số nguyên
nhân khác nên dù cố gắng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót về m ặt lí
luận cũng như dẫn chứng đưa ra. Vì thế, chúng tôi rất mong nhận đ ược
góp ý của thầy cô trong hội đồng bảo vệ đề tài, các th ầy cô trong tr ường
cũng như bạn đọc để đề tài được hoàn thiện h ơn.
Những ý kiến đóng góp của độc giả giúp chúng tôi có thêm nh ững
nguồn tư liệu mới trên con đường học tập và nghiên cứu sau này.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
1. Lí do lựa chọn đề tài.................................................................................................. 1
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu............................................................................2
3. Mục đích nghiên cứu.................................................................................................. 2
4. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................. 2
5. Lịch sử nghiên cứu...................................................................................................... 2
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................... 2
7. Đóng góp của đề tài................................................................................................... 2
8. Cấu trúc của đề tài..................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. VĂN PHÒNG VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ở VIỆT
NAM.............................................................................................................................4
1.1. Văn phòng................................................................................................................... 4
1.1.1. Khái niệm................................................................................................................ 4
1.1.2. Vai trò của văn phòng......................................................................................... 5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng...................6
1.2. Một số mô hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay......................................9
1.2.1. Văn phòng truyền thống ( văn phòng đóng)............................................9
1.2.2. Văn phòng điện tử (E – Office)....................................................................10
1.2.3. Văn phòng xanh.................................................................................................. 11
1.2.4. Văn phòng ảo (G- Office)................................................................................12
1.2.5. Văn phòng hiện đại.......................................................................................... 13
CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE......................................................................17
2.1. Khái quát về Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone ............................17
2.2. Văn phòng Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone.................................19

2.2.1. Bộ máy văn phòng công ty.............................................................................19
2.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng.............................................................................20
2.2.3. Bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại Văn phòng Công ty .....................23
2.3. Nghiệp vụ Văn phòng......................................................................................... 24
2.3.1. Quy trình giải quyết công việc....................................................................24
2.3.2. Công tác văn thư, lưu trữ............................................................................... 25
2.3.4. Công tác thông tin, báo cáo............................................................................29
2.3.5. Quy tình phục vụ khách hàng......................................................................30
2.3.6. Tác phong, thái độ và phương pháp làm việc của can bộ nhân viên
Văn phòng......................................................................................................................... 31
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY.............................................34
3.1. Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng mô hình văn phòng hiện đại
của công ty....................................................................................................................... 34
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................................ 34
3.1.2. Nhược điểm......................................................................................................... 35
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của mô hình văn phòng hiện
đại của công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật mobifone......................................36
3.3. Bài học kinh nghiệm và liên hệ th ực tế......................................................40
KẾT LUẬN...............................................................................................................42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................43
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lí do lựa chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất cứ cơ quan tổ
chức nào. Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, là n ơi t ập trung m ọi
văn bản giấy tờ liên quan đến hoạt động quản lý điều hành. Văn phòng
thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, h ậu cần. Nó đ ảm

bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách th ống nhất,
hoạt động thường xuyên liên tục, có hiệu quả.
Khi bước vào thế kỉ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất n ước
cũng như đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của th ời đại nh ư toàn
cầu hóa, phát triển mạng thông tin tòa cầu, phát triển các ngành khoa h ọc
mũi nhọn điện tử- tin học, tiến tới hình thành một nền kinh t ế tri th ức …
thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ng ừng đ ổi m ới
và hiện đại hóa. Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã h ội, đ ể thích ứng
với môi trường của thời đại công nghệ thông tin thì văn phòng đã tr ở thành
một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy
văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so v ới các đ ơn v ị khác trong
nhiệm vụ đổi mới.Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức cần được chuy ển
nhanh từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng hiện đại. Một văn phòng hiện
đại sẽ giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả.
Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone là một công ty đã và
đang áp dụng mô hình văn phòng hiện đại. Đây là m ột công ty chuyên v ề
kinh doanh các dịch vụ thuộc lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin và
chăm sóc khách hàng. Với một môi trường làm việc năng động, sáng t ạo,
các sản phẩm dịch vụ chất lượng cùng với việc hiện đại hóa văn phòng,
công ty đã khẳng định được thương hiệu, uy tín của mình trên th ị tr ường
trong nước.
Vì những lí do trên, nhóm chúng tôi quy ết định chọn đề tài: “Tìm
hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại công ty Cổ ph ần D ịch v ụ Kỹ thu ật
1


Mobifone” làm đề tài nghiên cứu khoa học. Khai thác đề tài này sẽ giúp
chúng tôi có thêm những kiến thức về Hành chính văn phòng, về cách th ức
tổ chức và hoạt động của một văn phòng hiện đại.
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Tìm hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại Công ty C ổ
phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone
- Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở Công ty Cổ ph ần Dịch v ụ Kỹ thu ật
Mobifone
3. Mục đích nghiên cứu
Khảo sát về mô hình văn phòng hiện đại của công ty CP D ịch v ụ kỹ
thuật Mobifone, đánh giá về những ưu điểm và hạn chế của mô hình này
đồng thời kiến nghị thêm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả mô hình văn
phòng hiện đại.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu chung: tìm hiểu thế nào là một văn phòng hiện đ ại và văn
phòng hiện đại tại công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Mobifone
- Mục tiêu cụ thể:
+ Xác định ý nghĩa tầm quan trọng của đổi mới , hiện đại hóa văn
phòng
+ Khảo sát thực tế mô hình văn phòng công ty
+ Học hỏi công tác đổi mới , hiện đại hóa văn phòng c ủa công ty C ổ
phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone và đưa ra những ý kiến đóng góp đ ể hoàn
thiện nó.
5. Lịch sử nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu của đề tài mà chúng tôi chọn không m ới, t ừ
trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu chi tiết, cụ th ể. Nh ưng đ ối
với Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone thì chưa có đề tài nào đề c ập
đến.
6. Phương pháp nghiên cứu
2


- Phương pháp điều tra khảo sát
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
7. Đóng góp của đề tài
Qua việc tìm hiểu về mô hình văn phòng hiện đ ại tại Công ty C ổ
Phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone chúng tôi giới thiệu tới bạn đ ọc một mô
hình văn phòng hiện đại cụ thể để bạn đọc có cái nhìn rõ nét h ơn . Qua đó
có thể tham khảo và ứng dụng vào hiện đại hóa văn phòng c ủa c ơ quan,
đơn vị mình.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ l ục,
đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Văn phòng và một số loại hình văn phòng ở Việt Nam
Chương 2: Mô hình văn phòng hiện đại tại công ty CP Dịch vụ Kỹ
thuật Mobifone
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ
máy văn phòng hiện đại tại công ty

3


CHƯƠNG 1. VĂN PHÒNG VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ở
VIỆT NAM
1.1. Văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Có quan niệm cho rằng: “văn phòng là một bộ máy điều hành c ủa c ơ
quan, đơn vị; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt đ ộng qu ản
lí, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần, đảm bảo các điều kiện
hoạt động vật chất cần thiết cho hoạy động của mỗi cơ quan, tổ ch ức”. Ở
quan niệm này, có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ v ới
nghiệp vụ chuyên môn rộng và sâu, từ việc thực hiện các công việc nh ư

tham mưu điều hành,thực thi quyết định hay đến vấn đề tổ ch ức nhân s ự,
hậu cần, cơ sở vật chất, kỹ thuật,… đảm bảo cho hoạt đ ộng c ủa c ơ quan,
tổ chức được thông suốt. Theo quan niệm này thì văn phòng trên th ực t ế
được đề cập với các tên gọi như: “phòng Hành chính – T ổng h ợp”, “ phòng
Hành chính – Tổ chức” hay phòng “Hành chính – Quản trị”.
Theo Nguyễn Thành Độ đề cập trong cuốn “ Giáo trình Quản trị văn
phòng” thì Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác đ ộ khác nhau nh ư
sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và tr ực tiếp
trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đ ơn vị. Theo
quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn v ị có quy
mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc h ội, Văn phòng
Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty...) còn ở các cơ quan, đ ơn v ị có quy mô
nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng h ợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đ ơn v ị, là
địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn v ị đó.[1,5]
Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội hay của nhiều học giả
đều nghiêng về cách hiểu văn phòng như là một đơn v ị giải quy ết các th ủ
tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính và các công vi ệc h ậu
4


cần. Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, văn
phòng không chỉ thực hiện các công việc trên mà còn tham gia vào các công
việc khác như quản lí nhân sự, quản lí hoạt động sản xuất, kinh doanh,
chăm sóc khách hàng,… Điển hình là các doanh nghiệp chuyên về sản xuất
hay cung cấp dịch vụ, dianh nghiệp vừa và nhỏ hay doanh nghiệp t ư nhân.
Văn phòng phải là bộ máy tổ chức thích hợp với các đặc điểm c ụ th ể
của từng cơ quan, tổ chức. Ở các cơ quan, tổ chức có quy mô lớn thì bộ máy
văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết

để hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị mình; còn các c ơ quan, tổ ch ức có
quy mô nhỏ, tunhd chất công việc đơn giản thì văn phòng cũng có c ơ c ấu
tổ chức phù hợp tránh lãng phí nguồn nhân lực.
Từ đó, chúng tôi cũng đưa ra khái niệm về văn phòng của cơ quan, tổ
chức như sau:
“ Văn phòng là bộ phận không thể thiếu cảu một cơ quan, tổ ch ức, là
đơn vị cấu thành, giúp việc của một cơ quan trong công tác qu ản lí, đi ều
hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đ ơn v ị ch ức năng,
đảm bảo thông tin cho cơ quan và công tác hậu c ần nh ằm gi ải qu ết có
hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan,tổ chức”.
Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch và cơ sở v ật ch ất
nhất định. Quy mô của nó tùy thuộc vào quy mô, đặc đi ểm ho ạt đ ộng và
tính chất công việc của văn phòng.
1.1.2. Vai trò của văn phòng
Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ ch ức.
tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng tổ ch ức mà văn phòng
có những vai trò riêng biệt. Tuy nhiên, chung nhất văn phòng có nh ững vai
trò sau:
 Là cầu nối giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức không nh ững
về mối quan hệ, chỉ đạo điều hành, văn phòng
 Là cầu nối thông tin giữa cấp trên với cấp dưới, cấp dưới v ới cấp
5


trên, giữa các đơn vị đồng cấp với nhau.
 Ngoài ra, văn phòng còn là cầu nối giữa cơ quan, tổ ch ức v ới các c ơ
quan tổ chức bên ngoài ( đối tác, khách hàng,các cơ quan tổ ch ức có liên
quan…)
 Văn phòng là đầu mối quản lí, kiểm tra giám sát hoạt động c ủa c ơ
quan. Vì tất cả các hoạt động chỉ đạo, điều hành thông qua văn b ản đ ều

tập trung ở văn thư cơ quan hay văn phòng, thuận lợi cho vi ệc ki ểm tra,
giám sát, giải quyết công việc.
 Văn phòng là bộ phận quan trọng không th ể tách r ời c ủa m ỗi c ơ
quan, tổ chức, là sợi dây vô hình nối liền các đơn v ị, bộ phận c ủa c ơ quan,
tổ chức với nhau. Đồng thời, văn phòng cũng là nơi giải quy ết các vấn đề
phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng
 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau c ủa
văn phòng được bố trí để thực hiện nhiệm vụ của công tác văn phòng.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của từng cơ quan mà cơ c ấu tổ
chức của văn phòng sẽ khác nhau. Các bộ phận chủ yếu trong c ơ cấu văn
phòng của một cơ quan thường bao gồm:
 Bộ phận văn thư lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và
sử dụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản,
tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Th ực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá tr ị tài li ệu,
bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu tr ữ. Tham m ưu cho lãnh đ ạo xây
dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp.
 Bộ phận tổng hợp: nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng c ơ quan
trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động c ủa c ơ quan, t ổ ch ức; theo
dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đ ể báo cáo th ủ tr ưởng và
đề xuất các phương án giải quyết.
6


 Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều
kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lí, s ửa ch ữa theo dõi vi ệc
sử dụng các phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu qu ả,
quản lí hợp đồng mua sắm trang thiết bị, thanh lí tài sản c ơ quan.

7


Đối với cơ quan có quy mô lớn (Bộ, cơ quan ngang B ộ, t ập đoàn,
tổng công ty…) cơ cấu của văn phòng như sau:
Mô hình 1

Chánh văn
phòng

Phó chánh
văn phòng

Tổ chức cán
bộ

Tổng hợp

Quản trị

Hành chính

Tài chính –
kế toán

Văn thư –
lưu trữ

Hậu cần

Tài chính kế
toán

Mô hình 2:
Chánh văn
phòng

Phó chánh
văn phòng

Tổ chức cán
bộ

Tổng hợp thư
ký

Hành chính –
văn thư

Lưu trữ

8


Đối với cơ quan. Tổ chức có quy mô nhỏ và vừa
Mô hình 1:
Chánh văn phòng
(trưởng phòng)

Phó chánh văn
phòng

Tổ hành chính
tổng hợp

Tổ văn thư – lưu
trữ

Tổ quản trị

Tổ nhân sự

Tổ kế toán

Mô hình 2:

Chánh văn
phòng (trưởng
phòng)

Phó chánh văn
phòng

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng
 Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tập trung( quản lí theo th ứ
bậc hành chính)
 Chánh văn phòng là người có quyền cao nhất trong hoạt động văn
phòng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan
 Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng quản lí lĩnh v ực
chuyên môn của văn phòng.
9


 Trưởng các bộ phận, đơn vị trong văn phòng trực tiếp quản lí đơn
vị mình và chịu trách nhiệm trước phó chánh văn phòng quản lí chuyên
môn.
 Nhân viên văn phòng chịu sự quản lí trực tiếp của tr ưởng các b ộ
phận và chịu trách nhiệm về công việc được giao.
 Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc phối hợp: các thành viên
trong văn phòng phối hợp làm việc với nhau để hoàn thành công vi ệc đ ược
giao, hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan, tổ ch ức.
1.2. Một số mô hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay
1.2.1. Văn phòng truyền thống ( văn phòng đóng)
 Khái niệm:
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu
vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là nh ững tòa nhà được
thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ
chức thực

hiện

các

hoạt

động

văn

phòng

(liên

quan

đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính....).
 Theo đó, văn phòng truyền thống có những đặc điểm sau:
 Có trụ sở làm iệc riêng
 Các công việc chủ yếu liên quan tới giấy tờ, sổ sách
 Văn phòng được bố trí riêng biệt và phân cấp rõ ràng theo phòng
ban, cấp bậc…
Đây là lối thiết kế văn phòng truyền thống th ường đ ược s ử dụng
trong các cơ quan nhà nước hay tổ chức hoạt động mang tính chuyên biệt,
chế độ bảo mật thông tin cao,…
Văn phòng truyền thống hay được gọi l à văn phòng đóng được thiết
kế riêng biệt với những phòng làm việc được bố trí với nhiều vách ngăn,
như một phòng làm việc thu nhỏ với đầy đủ trang thết bị hỗ trợ công việc:
máy tính, máy in, điện thoại để bàn, tủ đựng tài kiệu,…
 Loại hình văn phòng này có ưu điểm là:
10

 Xây dựng không gian làm việc yên tĩnh, riêng tư
 Hạn chế tiếng ồn, tăng khả năng tập trung trong công việc
 Dễ dàng quản lí, bảo mật thông tin
 Tuy nhiên, loại hình này cũng có một số hạn chế nh ư sau:
 Hạn chế trong giao tiếp, trao đổi công việc với đồng nghiệp
 Lãng phí không gian văn phòng và trang thiết bị văn phòng
 Không gian làm việc hạn hẹp, không thoải mái, hạn chế khả năng
sáng tạo và tư duy của nhân viên
 Đôi khi quản lí khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên
 Quy trình giải quyết công việc kém linh hoạt, dập khuôn, máy móc
 Nếu như không thường xuyên dọn dẹp, sắp xếp, văn phòng làm
việc sẽ tràn ngập giấy tờ, hồ sơ, sổ sách và đồ dùng cá nhân c ủa t ừng nhân
viên. Điều này làm ảnh hưởng đến không gian vaftinh th ần làm vi ệc chung
của văn phòng cũng như của cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Văn phòng điện tử (E – Office)
 Khái niệm:
Là hình thức văn phòng sử dụng hệ thống iện tử CloudOffice là m ột
hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành qu ản tr ị
công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế m ột cách
khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghi ệp và
quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có
khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc t ừ xa thông qua
Internet.
Mô hình văn phòng điện tử hiện nay được sử dụng khá rộng rãi đ ức
điểm là các doanh nghiệp với khối lượng công vi ệc l ớn, đòi h ỏi tính chính
xác, nhanh nhạy và linh hoạt cao. Mô hình này là tiền đề h ướng t ới văn
phòng “không giấy”, mọi hoạt động diễn ra trong cơ quan, văn phòng đ ược
quản lí bằng các phần mềm hệ thống và được bảo mật thông tin.
Mô hình này giúp việc quản lí và giải quyết công việc được nhanh

11


chóng và hiệu quả, hạn chế tối đa các công việc nh ư in ấn, phô tô tài li ệu,
ghi chép sổ sách, báo cáo.
 Về ưu điểm:
 Tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc in ấn, ghi chép sổ sách
 Tăng năng suất, hiệu quả công việc
 Tận dụng được tối đa không gian làm việc
 Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực trong cơ quan
 Văn bản, giấy tờ được quản lí trên phần mềm điện tử giúp dễ
dàng truy cập và khai thác sử dụng, tránh mất mát, th ất lạc giấy t ờ
 Hạn chế:
 Vốn đầu tư ban đầu cao phải đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết
bị và máy móc hiện đại
 Đôi khi bị rò rỉ thông tin vì sự cố bảo mật thông tin do virut,
hacker,sự cố về mạng, đường tuyền,…
 Một số ứng dụng còn chưa tiếp cận được do hiểu biết về CNTT
còn hạn chế
Để ứng dụng hiệu quả mô hình văn phòng điện tử, đòi hỏi c ơ quan,
tổ chức phải có cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đ ại, th ường xuyên c ập
nhật các phần mềm ứng dụng mới để đưa vào khai thác, s ử d ụng. Bên
cạnh đó, vấn đề đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao kỹ năng v ề s ử d ụng
trang thiết bị văn phòng, sử dụng và khai thác các phần mềm ứng dụng có
hiệu quả là công tác cần được đầu tư kỹ lưỡng và lâu dài.
Người làm văn phòng phải là người có trình đ ộ chuyên môn nghi ệp
vụ và có hiểu biết về CNTT, sử dụng thành thạo các thao tác cũng nh ư các
phần mềm ứng dụng thì công việc mới có hiệu quả cao và thiết thực.
1.2.3. Văn phòng xanh
Đây là mô hình do quỹ bảo vệ thiên nhiên World Wild Fund For

Nature (viết tắt là WWF) phát động. Chương trình này th ể hiện cam k ết
của các cơ quan nhằm giảm thiểu tác động tiêu cự tới môi trường.
12


“Chương trình Văn phòng xanh là một hệ thống quản lí môi tr ường
tại các văn phòng nhằm cải tiến cách thức vận hành và quản lý văn phòng
để giảm những tác động tiêu cực lên môi trường bằng việc tiết kiệm tiêu
hao năng lượng, giảm những chi phí do lãng phí đ ể góp ph ần nâng cao ý
thức bảo vệ môi trường, đem lại lợi ích cho toàn cầu trong việc tiết ki ệm
tài nguyên thiên nhiên, giảm hiệu ứng nhà kính.”( Bài vi ết “ Ch ương trình
văn phòng xanh- Một xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Vi ệt
Nam”- ThS. Nguyễn Mạnh Cường)
Đã có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh ngiệp ở Việt Nam thực hiện
chương trình “văn phòng xanh” và đạt hiệu quả cao nh ư: tr ường Đại h ọc
Nội vụ Hà Nội, trung tâm SRD, Công ty Tanner Việt Nam - doanh nghi ệp
Đức đầu tiên có văn phòng xanh tại Việt Nam. Th ực hiện “ văn phòng xanh
từ 2010, trải qua quá trình phát triển, Tanner đã tr ở thành doanh nghi ệp
thứ 8 tại Việt Nam đạt chứng nhận Văn phòng Xanh của Tổ ch ức Wold
Wide Fund For Nature (WWF) và nhận Giải thưởng VP s ử d ụng năng l ượng
hiệu quả nhất Việt Nam do Hội bảo vệ thiên nhiên và Môi trường Vi ệt
Nam trao tặng.
1.2.4. Văn phòng ảo (G- Office)
Một trong những chi phí khiến doanh nghiệp hết sức đau đầu đó
chính là chi phí thuê văn phòng. Để có được một văn phòng khang trang ở
các quận trung tâm Tp.HCM và HN đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra m ột
khoảng chi phí khá lớn. Khoảng chi phí này trở thành gánh n ặng v ới doanh
nghiệp trong tình trạng đòi hỏi cắt giảm chi phí. Vấn đề trên được th ực s ự
giải quyết khi khách hàng lựa chọn sử dụng mô hình văn phòng ảo.
Mô hình văn phòng ảo là dịch vụ cho phép bạn đặt trụ sở văn phòng

tại các địa điểm thuận lợi cho việc kinh doanh. Bạn có th ể s ử dụng tr ụ s ở
này để giao dịch, tiếp khách với đầy đủ các tiện nghi cần thiết nh ư dịch vụ
phòng họp, cho thuê nhân viên đại diện… Với mức chi phí chỉ bằng 20% so
với chi phí thuê văn phòng bình thường, đây là giải pháp mà ngày càng
13


nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng.
Mô hình văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới đã lâu, nh ưng ở Việt
Nam, nó mới chỉ chính thức được biết đến từ năm 2006.Vì vậy văn phòng
ảo là loại hình kinh doanh mới chưa được nhiều người biết đến.
Khi đến với dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp sẽ có ngay: địa chỉ
để đăng ký kinh doanh và giao dịch ở khu v ực trung tâm thành ph ố; m ột
đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h
thuận lợi cho mọi giao dịch.
Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên công ty và
chuyển tin nhắn đến công ty sau đó, còn khi doanh nghiệp c ần g ặp g ỡ, các
đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đ ầy đủ ti ện
nghi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê
“văn phòng ảo” cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào
như: phòng họp, máy photocopy, máy in, Internet...
Mô hình văn phòng ảo rất phù hợp với các loại hình kinh doanh nh ư:
Kinh doanh tại nhà hoặc các công việc phải di chuy ển nhiều: Nh ững cá
nhân làm việc tại nhà nhưng cần có địa chỉ kinh doanh t ại thành ph ố đ ể
tiện giao dịch với khách hàng, những người th ường xuyên đi công tác mu ốn
có một văn phòng cố định để giao dịch kinh doanh vì th ế không có nhu c ầu
cần một văn phòng xuyên suốt.
1.2.5. Văn phòng hiện đại
Mô hình văn phòng hiện đại được áp dụng phổ biến nhất hiện nay
với việc đổi mới toàn diện theo cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thi ết bị văn

phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại lẫn nhau
trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Khi chuy ển
sang mô hình văn phòng hiện đại, cấu trúc ba m ặt mặt đó đ ều ph ải đ ược
nâng cao và hoàn thiện để đáp ứng điều kiện thực hiện mô hình này.
 Về trang thiết bị văn phòng:
14


Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản, máy tính điện t ử đ ược ứng
dụng ngày càng phổ biến trong công tác văn phòng tạo ra kh ả năng, nh ững
lợi nhuận to lớn trong khâu soạn thảo văn bản , văn thư lưu tr ữ, hệ th ống
hóa và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lí thông tin của văn phòng
đạt hiệu quả càng cao.
Các phương tiện, thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và
cao hơn nữa là internet… cùng thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi.
Văn phòng được thiết kế với không gian mở, hạn chế vách ngăn v ới
ghế xoay tạo không gian làm việc thoải mái, thuận lợi di chuy ển, máy móc
trang thiết bị được bố trí khoa học thuận tiện cho hoạt động của c ơ quan,
văn phòng. Đồng thời người lãnh đạo văn phòng cũng tuận tienj trong
kiểm tra giám sát công việc.
Một số mô hình bố trí văn phòng hiện đại như:
Mô đun di động: đó là những khoảng không gian n ửa kín n ửa m ở
dùng cho nhóm khoảng 4-6 người trong đó không gian làm vi ệc c ủa m ỗi cá
nhân được đảm bảo sự kín đáo càn thiết. mẫu văn phòng này thích h ợp v ới
những công việc đòi hỏi sự tập trung cá nhân cao nh ưng v ẫn có th ể giao
tiếp qua lại giữa các thành viên.
Bàn hai chức năng: là kiểu thiết kế bàn làm việc tập thể dành cho
những người cần giao tiếp, trao đổi thường xuyên và không cần có s ự t ập
trung riêng tư nào. Mặt bàn trải rộng nhưng có các vách ngăn nh ỏ c ục b ộ,

khiến các thành viên trong nhóm làm việc độc lập nh ưng vẫn có th ể trao
đổi công việc với nhau.
Văn phòng “hi-tech”: Tổng thể của kiểu văn phòng này mang tính
cách tân tối đa. Cột và xà ngang chính là nh ững đ ường ống c ủa h ệ th ống
dây cáp điện và truyền thông. Những “cánh hoa lớn” n ở cao bên trên các
màn hình vi tính có chức năng làm hội tụ ánh sáng đèn và ánh sáng thiên
nhiên. Và tuy đây là một dạng không gian làm việc “khá nhân t ạo”, “khá xa
rời thiên nhiên”, là khu vực được cách âm rất tốt.
15


Ngày nay, hầu hết cơ quan, tổ chức đều thiết kế văn phòng làm vi ệc
với không gian mở, tận dụng tối đa không gian vốn có v ới cách s ắp x ếp
khoa học giúp sử dụng tối đa không gian, tạo môi trường làm việc tho ải
mái, năng động thúc đẩy tinh thần làm việc và tính sáng tạo c ủa mỗi thành
viên. Phong thủy cũng được vận dụng không ít vào trong bố trí và sắp x ếp
văn phòng hiện đại. Đây không còn là yếu tố tâm linh mà mang h ơi h ướng
khoa học hiện đại.
 Về vấn đề con người:
Con người làm văn phòng không những có kỹ năng chuyên môn,
nghiệp vụ về hành chính văn phòng còn cần có hiểu bi ết sâu và r ộng v ề
các lĩnh vực xã hội, có liên quan đến ngành nghề. Đó là nh ững ng ười có t ư
duy sáng tạo, nhanh nhạy và linh hoạt trong công việc, óc phân tích và x ử lí
dữ liệu nhạy bén. Là con người hiện đại, sống và làm việc trong môi
trường hiện đại, năng động, hơn hết, người làm văn phòng ph ải luôn c ập
nhật kiến thức về khoa học công nghệ, ứng dụng phần m ềm ti ến tiến vào
trong công tác văn phòng để thực hiện công việc nhanh chóng, hi ệu qu ả.
 Về nghiệp vụ hành chính văn phòng:
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây d ựng đ ầy
đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc

hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo nh ững quy
tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thi ết bị hi ện đ ại, có con ng ười
làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí
khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghi ệp v ụ
chuẩn mực và mang tính khoa học cao.
Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng ch ương trình công tác,
xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội ngh ị, một chuy ến đi
công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu l ưu tr ữ
v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đ ắn, nh ững quy trình
tổ chức thực hiện hợp lý.
16


Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết n ối các thiết b ị kỹ
thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba m ặt c ơ bản c ủa
Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hi ệu qu ả
thiết thực, cụ thể.
Mô hình văn phòng hiện đại cần được áp dụng rộng rãi ở tất c ả các
cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghiệp v ụ văn
phòng, nâng cao hiệu quả công việc và tạo động lực thúc đẩy t ư duy sáng
tạo của các tành viên những người làm văn phòng.
Mô hình này nên được kết hợp sử dụng tùy theo đặc đi ểm, quy mô,
tính chất công việc của từng cơ quan, tổ ch ức đ ể đạt hiệu qu ả cao nh ất
nhằm:
 Tiết kiệm không gian văn phòng, tận dụng tối đa không gian v ốn
có
 Tiết kiệm chi phí mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm, ch ỉ c ần
đầu tư một lần
 Tạo môi trường làm việc thoải mái, năng động, tạo động l ực cho
người làm văn phòng

 Thúc đẩy khả năng tư duy sáng tạo, nâng cao hiệu quả công việc
 Dễ dàng trong quản lí, điều hành, giám sát
 Tiết kiệm thời gian thực hiện các thủ tục không cần thiết
 Linh hoạt trong các thao tác công việc
 Quy trình rõ ràng, thống nhất, khoa học

17


CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE
2.1. Khái quát về Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone
Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật MOBIFONE (sau đây gọi là Công ty
MobiFone Service) tiền thân là Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật và Hạ
tầng mạng thông tin di động (MOBITECHS), được thành lập ngày
28/01/2008 với mục đích tập trung sức mạnh nguồn v ốn huy đ ộng đ ược
từ các cổ đông sáng lập để kinh doanh các dịch vụ thuộc lĩnh v ực vi ễn
thông, công nghệ thông tin và chăm sóc khách hàng.Mạng l ưới hoạt đ ộng
của Công ty đã được mở rộng và có mặt hầu hết trên các t ỉnh thành trong
cả nước. Đời sống vật chất văn hóa, tinh thần của người lao động trong
Công ty luôn được cải thiện năm sau cao h ơn năm tr ước . N ội b ộ Công ty
luôn đoàn kết nhất trí cao, các hoạt động xã hội từ thiện ngày càng đ ược
quan tâm nhiều hơn.
 Giới thiệu chung:
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật MobiFone
Tên viết tắt: MobiFone Service
Website:
Phụ lục 01: Hình ảnh Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật MobiFone
Nhân sự: 900 – 1000 CBCNV
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

 Dịch vụ Hạ tầng – Viễn thông
 Dịch vụ Chăm sóc khách hàng (Call Center)
 Dịch vụ Giá trị gia tăng trên mạng viễn thông
 Dịch vụ Phân phối mã thẻ , Alrtime, thẻ cào
 Dịch vụ Thanh toán điện tử
Trụ sở công ty: Tầng 3 – Tòa nhà TTC – Số 19 – Ph ố Duy Tân –
Phường Dịch Vọng Hậu – Cầu Giấy – Hà Nội
 Lịch sử hình thành
Năm 2008:
18


 28/01/2008: Thành lập Công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật và hạ
tầng mạng thông tin di động. Cung cấp dịch vụ Hạ tầng – Viễn thông
 15/8/2008 (Thông cáo báo chí của Mobifone): Cung c ấp hệ th ống
platform dịch vụ Liveinfo cho 10 triệu thuê bao mạng Mobifone và ph ần
nội dung của dịch vụ
 Lắp đặt các thiết bị Alcatel – Lucent và các thiết bị truy ền dẫn
PDH-NEC cho các dự án mở rộng vùng phủ sóng c ủa Trung tâm TTDĐ khu
vực I.
 Tháng 12/ 2008: Xây dựng 150 trạm BTS
Năm 2009
 Tháng 3/2009: Thành lập Chi nhánh Mobitechs Hải Phòng và Chi
Nhánh Mobitechs Cần Thơ.
 Cung cấp dịch vụ Chăm sóc khách hàng cho nhà mạng Mobifone
Năm 2010:
 Mở rộng mạng lưới nội bộ
 Đài Inbound, Đài Outbound và Đài 9080 tại Hà Nội
 Chi nhánh MobiFoneService tại: TP. Hồ Chí Minh; Đà Nẵng ; Đ ồng
Nai

 Lắp đặt 133 trạm BTS 2G cho hãng Alcatel, 60 trạm Node B cho
hãng Motorola, 50 trạm Node B cho hãng Nokia Siemens, lắp đặt hệ th ống
BSC cho Ericsson
Năm 2011:
 Cung cấp dịch vụ Funring cho Mobifone, các dịch vụ nội dung trên
đầu số 6x38, 7x15, 19003235, 19003383
 Cung cấp dịch vụ Phân phối mã thẻ, Alrtime, thẻ cào và dịch vụ
Thanh toán điện tử
Năm 2012
 Thành lập tổng đài 9080 chuyên cung cấp dịch vụ giải đáp thông
tin kinh tế - xã hội.
 Hợp tác với ngân hàng HSBC trong lĩnh vực gọi ra chào bán s ản
19


phẩm dịch vụ tài chính.
Năm 2013
 Triển khai hệ thống Contact Center tập trung (IPCC) tại 2 node Hà
Nội và TP Hồ Chí Minh.
 Đầu tư 300 tuyến Viba cho thuê.
 Cung cấp dịch vụ Hạ tầng Call Center cho Ngân hàng ANZ v ới 120
bàn ĐTV.
Năm 2014
 Đổi tên thành Công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật MobiFone.
 Cung cấp dịch vụ Hỗ trợ văn phòng.
 Cung cấp hạ tầng hệ thống Call Center cho Prudential với 100 bàn
ĐTV.
2.2. Văn phòng Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone
2.2.1. Bộ máy văn phòng công ty
 Chức năng:

Phòng Tổ chức Hành chính công ty CP Dịch vụ kỹ thuật Mobifone là
một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành c ủa
công ty, tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác T ổ ch ức và Hành
chính, có các chức năng cơ bản sau:
 Chức năng quản lý và điều hành công tác công văn giấy t ờ
 Chức năng quản lý công tác hậu cần
 Chức năng tổ chức quản lý nhân sự
 Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân
 Nhiệm vụ cụ thể
 Phòng Tổ chức Hành chính công ty CP Dịch vụ kỹ thuật Mobifone
có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
 Tổ chức thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động hành chính,
soạn thảo văn bản phục vụ cho điều hành của Ban Giám đốc, xử lý các văn
bản đi, đến một cách nhanh chóng, chính xác, đúng quy trình th ủ t ục và
20


lĩnh vực được giao.
 Truyền đạt, đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban trong vi ệc th ực hi ện
chương tình công tác cũng như chỉ thị, quyết định của Ban giám đốc, ch ấp
hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng nh ư nh ững
công việc mang tính phối hợp các bộ phận
 Quản lý và xử lý văn bản, tài liệu, đảm bảo tính thông suốt c ủa
thông tin, thực hiện công tác quản lý con dấu, công tác l ưu tr ữ và b ảo m ật
theo quy định của nhà nước.
 Công tác quản lý trang thiết bị cho các phòng ban, phân x ưởng,
quản lý phương tiện đi lại, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa các trang thiết
bị và giám sát thực hiện.
 Tổ chức công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại, đón tiếp khách, tổ ch ức
các cuộc họp, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài công ty.

 Tổ chức và quản lý nhân sự của công ty, tuy ển dụng, đào tạo nh ằm
đảm bảo nguồn nhân lực, giải quyết chế độ chính sách lao đ ộng, ch ế đ ộ
tiền lương…
 Tạo điều kiện giúp đỡ các đoàn thể tổ chức nh ư Công đoàn, ph ụ
nữ, thanh niên hoạt động.
 Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng
TRƯỞNG PHÒNG

Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính

PHÓ PHÒNG NHÂN SỰ

PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH

NHÂN VIÊN TỔ CHỨC NHÂN
SỰ

NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG

21
Nhân viên văn thư, lễ tân, quản trị
thiết bị, bảo vệ, lái xe và phục vụ