Công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công tác quản lý văn bản tại Ban
Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La” là đúng sự
thật. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã
nghiên cứu.


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ Công tác quản lý văn bản tại Ban
Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La”, tôi xin chân
thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban QLDA nói cung và bộ phận Văn
thư.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS. Bùi Thị Ánh Vângiảng viên bộ môn “Phương pháp luận nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho tôi
những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
Chương 1..............................................................................................................4
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN
PHÙ YÊN.............................................................................................................4
1.1Lý luận chung về công tác quản lí văn bản....................................................................................4
1.1.1Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản........................................................4
1.1.2Quy trình quản lý văn bản đến...................................................................................................5
1.1.3 Quản lý văn bản đi.....................................................................................................................7
1.2Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên...........................................9
1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng..............................................................9
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư và xây
dựng huyện Phù Yên...........................................................................................................................9

* Tiểu kết..........................................................................................................................................10

Chương 2............................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ
DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN................................12
2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn
2014 – 2016.......................................................................................................................................12
2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên...........12
2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến................................................................................................13
2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi...............................................................................................16
2.2.3 Quản lý văn bản mật................................................................................................................21
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................................................22
*Tiểu kết:...........................................................................................................................................23

Chương 3............................................................................................................25
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ
VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN..............................................................25
3.1 Nhận xét......................................................................................................................................25
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................................25
3.1.2 Hạn chế.....................................................................................................................................25


3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự Án Đầu tư
và Xây dựng huyện Phù Yên..............................................................................................................26
3.2.1 Hoàn thiện các quy định về công tác văn thư.........................................................................26
3.2.2 Về vấn đề nhân sự....................................................................................................................26
3.2.3 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác..................................26
3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản.........................................26
*Tiểu kết:...........................................................................................................................................27

KẾT LUẬN........................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................28
PHỤ LỤC...........................................................................................................30


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND: Ủy Ban Nhân Dân
Ban QLDA ĐT và XD: Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây Dựng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt dộng hằng ngày của các cơ quan, tổ chức văn bản được coi
như là một sản phẩm của quá trình quản lý và thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ giai quyết công việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Quản lý là một quá trình và
văn bản từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành cũng được tổ chức và đi theo quá
trình cụ thể. Từ đó góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực
hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý văn bản là một vấn đề
luôn được chú trọng vì nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức; phục vụ các tư liệu, tài liệu cho quá trình giải quyết
công việc; góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông
tin bí mật trong hoạt động của cơ quan. Do đó làm tốt công tác quản lý văn bản
cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo
hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức.
Tôi là sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên tôi chọn công tác
quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên để ứng dụng những lý
luận đã học ở trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc.
Bên cạnh sự giúp đỡ của người thân làm việc tại Ban đã cung cấp cho tôi
những thông tin và số liệu thực tế của Ban để từ đó làm tốt chương 2 của tiểu

luận này.
Hơn hết tôi mong muốn có cơ hội tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học
vào công tác quản trị trong thực tế tại cơ quan. Với tất cả những lí do trên tôi đã
quyết định lựa chọn đề tài “ Công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án
Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La”.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương
Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho tôi nội dung để làm chương 1 về cơ sở lý
thuyết.
Đề tài nghiên cứu khoa học “Giải pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến
của các đơn vị trong hệ thống Kho bạc Nhà nước trên môi trường mạng” của
Thạc sĩ Bùi Thị Thư, Phó trưởng phòng-Phòng Hành chính lưu trữ, Văn phòng
Kho bạc Nhà nước.
Luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của
1


văn phòng cấp sở tại Thành phố Hồ Chí Minh” của Liêng Bích Ngọc – Giảng
viên Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh.
Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác
văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng trong các cơ quan, tổ chức. Từ
đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư – quản lý văn bản them khoa
học và hoàn chỉnh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản
- Tìm hiều thực trạng công tác quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và
XD huyện Phù Yên.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên.
4. Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu tại Ban QLDA ĐT và XD
huyện Phù Yên.
Thời gian: Công tác quản lý văn bản của Ban QLDA ĐT và XD huyện
Phù Yên từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp khảo sát thực tế;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp xử lí thông tin;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, logic.
6. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên.

2


7. Bố cục
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, danh mục chữ cái
viết tắt, phụ lục, đề tài còn được triển khai thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và khái quát về
Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án
Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên.
Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên.

3

Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN
PHÙ YÊN
1.1 Lý luận chung về công tác quản lí văn bản
1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí tự
nhất định.
-

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,

chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt
động hằng ngày của cơ quan, tổ chức [1; Tr 277].
- Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo, ban hành gửi đến
các cơ quan khác.
- Văn bản đến là tất cả văn bản, giấy tờ do các cơ quan khác ban hành và gửi
tới.
- Văn bản mật là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan không được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc.
- Văn bản ban hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụng
trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài.
*Một số yêu cầu của việc quản lý văn bản:
- Thống nhất việc tiếp nhận, ban hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phân văn
thư cơ quan.
- Hợp lí hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải
quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo
quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ và nộp hồ

sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. Vai trò của công
tác quản lý văn bản
*Vai trò của công tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản là công việc diễn ra hằng ngày, hằng giờ tại các cơ quan, đơn
vị. Nó là mạch máu đảm bảo quan hệ giữa các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan
với nhân dân.
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục
vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của các cơ quan, đơn vị.
- Giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác có

4


chất lượng, đúng đường lối chính sách, chế độ.
- Lưu trữ lại những tài liệu phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết, kiểm tra cho
công việc trước mắt và lâu dài.
1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả các tài liệu, văn bản đến được tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký
vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính.
+ Kiểm tra kĩ số lượng phong bì, các thành phần ghi trên phong bì, dấu niêm
phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kí nhận.
+ Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải
kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Các văn bản đến được phân loại và bóc bì như sau:
Loại phải bóc bì: các bì văn bản gửi đến cho cơ quan tổ chức.
Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi
đích danh cá nhân và tổ chức trong cơ quan Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCN(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể cuả cơ quan, tổ
chức.
+ Việc bóc bì văn bản phải được thực hiện đảm bảo các yêu cầu sau:
Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn cấp phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời;
Không ngây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh [5; Tr. 3].
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”;
ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong
trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
+ Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng đấu “Đến”.
- Đăng ký văn bản đến

5


Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp bao gồm sổ các loại (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký
văn bản mật đến;
Đăng ký văn bản đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
cần thiết về văn bản;
+ Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
* Trình, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền
phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu
cần).
- Chuyển giao văn bản đến
+Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
+Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến
cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

6


+ Khi quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.3

Quản lý văn bản đi

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu có sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung

của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một hệ thống số riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
+ Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV [3; Tr.3,4].
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được các cơ quan, tổ chức
lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được

7


thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

* Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản;
Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11).
+ Trình bày bì và viết bì
+ Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách
gấp văn bản để vào bì.
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ
ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển
giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện: tất cả văn bản đi được chuyển phát qua
Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng văn bản đi được chuyển
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
+ Chuyển phát văn bản mật: việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản
3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị

8


thiếu hoặc thất lạc.
+ Trường hợp văn bản bị sai xót hoặc thất lạc, phải báo cáo sớm người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi
-Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung
bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.
1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên là tổ chức sự nghiệp
công lập trực thuộc UBND huyện hoạt động theo cơ chế tự chủ về tài chính, tự bảo
đảm chi thường xuyên theo quy định của Nghị định số 16/2015/NĐ-CP của Chính
Phủ.
- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có con dấu riêng, có tài
khoản tại Kho Bạc Nhà Nước, Ngân hang để giao dịch theo quy định của pháp luật.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự
án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.
* Chức năng
Ban quan lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên thực hiện các chức năng
theo Quyết định thành lập Ban QLDA và theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 7 của

Thông tư số 16/2016/TT-BXD ngày 30 tháng 6 năm 2016 của Bộ Xây Dựng, gồm:
- Làm chủ đầu tư một số dự án sử dụng vốn ngân sách, vốn nhà nước ngoài
ngân sách do người quyết định đầu tư giao;
- Nhận ủy thác quản lý dự án của các chủ đầu tư khác theo hợp đồng ủy thác
quản lý dự án được ký kết;
- Tiếp nhận và quản lý sử dụng vốn để đầu tư xây dựng theo quy định của
pháp luật;
- Tổ chức quản lý các dự án do mình làm chủ đầu tư và nhận ủy thác quản lý
dự án theo hợp đồng ủy thác quản lý dự án cho các chủ đầu tư khác khi được yêu cầu
và có đủ Điều kiện năng lực để thực hiện theo quy định của pháp luật;
- Bàn giao công trình hoàn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụng công
trình khi kết thúc xây dựng;
- Thực hiện các chức năng khác do người quyết định thành lập Ban QLDA

9


giao
[2; Tr.1,2].
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có trách nhiệm thực hiện
các nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác quản lý dự án theo quy định của pháp luật và
hướng dẫn tại Điều 8 của Thông tu số 16/2016/TT-BXD ngày 30/6/2016 của Bộ Xây
Dựng gồm:
- Các nhiệm vụ, nội dung quản lý dự án quy định tại Điều 66 của Luật Xây
dựng và của pháp luật có lien quan gồm: kế hoạch, khối lượng công việc; chất lượng
xây dựng; tiến đồ thực hiện; chi phí đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và hợp đồng
xây dựng; quản lý rủi ro; quản lý hệ thống thông tin công trình và nội dung cần thiết
khác của pháp luật có lien quan.
- Các nhiệm vụ được xác định trong hợp dồng ủy thác QLDA được ký giữa

chủ đầu tư với Ban QLDA.
- Các nhiệm vụ phối hợp với cơ quan, tổ chức có lien quan và nhiệm vụ khác
(nếu có) do người quyết định đầu tư giao: phối hợp hoạt động với tổ chức, cá nhân
tham gia thực hiện dự án để đảm bảo yêu cầu về tiến độ, chất lượng, chi phí, an toàn
và bảo vệ môi trường.
- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có các quyền và nghĩa
vụ theo quy định tại Điều 68, Điều 69 của Luật Xây dựng và quy định của pháp luật có
liên quan gồm:
+ Lập, quản lý dựa án khi có đủ diều kiện năng lực theo quy định của Luật này;
+ Xác định yêu cầu nội dung nhiệm vụ lập dự án:
+ Thực hiện quyền quản lý dự án theo ủy quyền của chủ đầu tư;
+ Thực hiện nghĩa vụ của chủ đầu tư về quản lý dự án trong phạm vi được ủy
quyền.
* Cơ cấu tổ chức
- Ban giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng gồm: 01 Giám đốc, 02
Phó giám đốc.
- Khối các tổ chức năng, nghiệp vụ gồm:
+ Tổ hành chính – kế toán;
+ Tổ quản lý dự án đầu tư;
+ Tổ kỹ thuật và chất lượng công trình;
+ Tổ di dân tái định cư và hỗ trợ sản xuất.
Sơ đồ tổ chức xem phụ lục 1
* Tiểu kết
Ở chương 1 tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý luận chung về
công tác quản lý văn bản, đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiều khái quát về Ban quản

10


lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên, tỉnh Sơn La. Những nội dung mà tôi tìm

hiểu ở chương 1 chính là cơ sở, tiền đề để tôi triển khai chương 2.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ
ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN.
2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
huyện Phù Yên giai đoạn 2014 – 2016.
Là một phòng ban chuyên môn của huyện Ban QLDA hằng năm tiếp nhận một
lượng lớn văn bản trung bình khoảng từ 2500 đến 3500 và ban hanh khoảng từ 1500
đến 2000 văn bản các loại.
Với chuyên môn đặc thù và chức năng, quyền hạn là quản lý các dự án xây
dựng nên số lượng các công việc liên quan đến giấy tờ, công văn đến và giải quyết
của Ban chiếm một số lượng lớn. Cùng với đó là các văn bản đi và văn bản trả lời giải
quyết công việc.
Trong những năm trở lại đây (2014-2016), công tác quản lý và giải quyết văn
bản của Ban đã được thực hiện khá tốt, cụ thể:
Năm 2014, Ban QLDA đã tiếp nhận và xử lý 3689 văn bản đến; và ban hành
2143 văn bản đi. Các số liệu trên cho thấy khối lượng công việc và văn bản đi và đến
khá nhiều mà Ban cần đảm nhận.
Năm 2015, Ban QLDA tiếp nhận và xử lý 3665 văn bản đến, và ban hành 1786
văn bản đi.
Năm 2016, Ban QLDA tiếp nhận và xử lý 3971 văn bản đến, và ban hành 2303
văn bản đi. Từ đó cho thấy số lượng văn bản và công việc cần giải quyết của ban đang
ngày càng tăng lên do nhu cầu công việc nói riêng và sự phát triển về kinh tế xã hội
nói chung.
Quy trình nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Ban QLDA được
thực hiện dựa trên hệ thống máy tính nhờ phần mềm quản lý văn bản kết hợp với các

loại sổ quản lý văn bản. Các văn bản đi và đến đều được đăng kí và cập nhật vào phần
mềm cũng như sổ quản lý văn bản. Phần mềm quản lý văn bản trên được xây dựng để
phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi-đến, được kết nối mạng với mạng cục bộ của
UBND huyện và mạng internet để tiếp nhận và chia sẻ thông tin phục vụ cho công tác
quản lý hành chính nhà nước. Việc quản lý văn bản đi, đến thực hiện theo đúng quy
định tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ
nhà nước.
2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
huyện Phù Yên.

12


2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến
Trong quá trình làm việc Ban QLDA đã tiếp nhận và giải quyết một lượng khá
lớn văn bản đến từ UBND huyện cũng như các phòng, ban có liên quan. Các văn bản
đến có thể thống kê sơ bộ như bảng sau:
[xem phụ lục 4]
Tên loại văn bản

Năm

Tổng số

đến
2014
2015
2016
Công văn
1139

1035
1227
Thông báo
418
345
423
Quyết định
1928
2056
2104
Báo cáo
115
157
136
Ban QLDA là một phòng, ban chức năng trong lĩnh vực quản lý

3401
1186
6088
408
và xây dựng

các công trình thuộc UBND huyện. Từ đó luôn có mối quan hệ liên quan đến hầu hết
các phòng, ban khác nên việc tiếp nhận và giải quyết lượng lớn văn bản gửi đến là
công việc thường xuyên của Ban
* Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
Văn bản đến do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Ban đều được gửi vào
Nơi tiếp nhận văn bản đặt tại Phòng Bảo vệ sau đó gửi đến Văn thư của UBND huyện
rồi chuyển đến Văn thư của Ban QLDA.
Tiếp nhận văn bản đến: Các văn bản sau khi được gửi đến Ban QLDA sẽ được

nhân viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra kỹ về số lượng bì, các thành phần được ghi trên
bì, dấu niêm phong (nếu có). Tiếp đó nhân viên văn thư sẽ đối chiếu số kí hiệu ghi trên
bì với sổ chuyển giao xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình và số lượng có đầy
đủ không.
Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn
thư của Ban cũng kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
Phân loại văn bản: Sau khi được nhân viên văn thư tiếp nhận và kiểm tra các
văn bản được tiếp tục phân loại sơ bộ thành 3 loại: Các văn bản gửi đề tên cơ quan;
Các văn bản gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn bản yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công
việc.
Các văn bản đã phân loại sẽ được bóc bì văn bản theo trình tự pháp lý dựa trên
các quy định hiện hành về công tác văn thư-lưu trữ. Những phong bì có đóng dấu chỉ
mức độ khẩn được văn thư của Ban QLDA bóc ngay sau khi nhận được. Văn bản sau
khi được lấy ra sẽ phải đối chiếu số ký hiệu ghi trên các văn bản với số ký hiệu ghi
ngoài phong bì. Nếu phát hiện sai xót khác nhân viên văn thư sẽ hỏi lại cơ quan hoặc

13


gửi trả lại cơ quan đó.
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận
văn bản đó đã được chuyển tới văn thư của Ban QLDA và nhận được ngày nào; trong
trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến lãnh đạo, Ban có thể tìm
hiểu nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai.
Mẫu dấu đến của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên:
50mm
Ban Quản lý dự án đầu tư và Xây dựng
30mm

Số……………………………..

Đến ngày……………………….
Chuyển…………………………….
(nguồn Văn

thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên)
Các thành phần trong mẫu trên được Ban QLDA quy định như sau: số đến là số
thứ tự đăng ký văn bản của Ban QLDA trong một năm được ghi liên tục từ số 01 cho
các văn bản mà Ban nhận được sớm nhất, cho đến số văn bản mà Ban nhận được
muộn nhất trong năm đó; Ngày đến là ngày, tháng, năm Ban QLDA nhận được văn
bản vào sổ đăng ký; Chuyển ghi tên đơn vị hoặc cá nhân trong Ban có trách nhiệm giải
quyết.
Dấu đến sẽ được đóng ở lề trái tờ đầu của văn bản dưới số, ký hiệu văn bản,
dưới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng trắng phía dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
Đăng ký văn bản: nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra
tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Các văn bản đến được văn
thư của Ban QLDA đăng ký bằng hai phương thức là đăng ký bằng sổ và truy cập vào
phần mềm quản lý văn bản trên máy tính. Văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và
chuyển giao trong ngày đó. Đặc biệt đối với công văn khẩn sẽ được nhân viên văn thư
của Ban QLDA đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời đến đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm giải quyết để không làm chậm trể công việc.
Ngoài sổ đăng ký văn bản đến thường Ban QLDA còn có sổ đăng ký văn bản
đến mật.
Mẫu đăng ký văn bản đến [xem phụ lục 2].
Mẫu nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đến thường:

14


Ngày đến

Số

Tác

Số ký hiệu

Ngày

Tên loại và trích

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

giả

văn bản

tháng văn

yếu nội dung

nhận hoặc

nhận

chú

bản

văn bản

người
8
Đã

9

ký

văn
1
25/4/201

2
215

bản
3
UBND

6

4
CV số

5
25/4/201

6
Về việc lập hồ

nhận
7
Ban

368/UBN

6

sơ đăng ký thi

QLDA ĐT

thăng hạng viên

& XD

D

chức lên chuyên
viên, kế toán
viên

( nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên)

Các thông tin về văn bản được đưa đến sẽ được Văn thư của Ban cập nhật
một cách cơ bản đầy đủ, chính xác nhất trước khi trình và chuyển giao cho các đơn vị,
các nhân trong Ban.
*Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho
người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến
phân phối, giải quyết. Nhân viên Văn thư của Ban QLDA sau khi đăng ký văn bản
xong sẽ trình lên Giám đốc hoặc Phó giám đốc Ban QLDA để xin ý kiến giải quyết.
Các ý kiến phân phối, giải quyết của Giám đốc hoặc Phó giám đốc sẽ được ghi
vào khoảng giấy trống phía bên lề trái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
Chuyển giao văn bản đến: căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư
chuyển giao văn bản tới các đơn vị, cá nhân giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Giám
đốc. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí
mật nội dung văn bản. Đơn vị, cá nhân sau khi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, tổ trưởng các tổ có trách nhiệm chỉ đạo, giải
quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Giám đốc Ban; theo thời hạn yêu cầu của văn
bản hoặc quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến không yêu cầu về thời gian trả lời thì thời hạn giải

15


quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Ban QLDA.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải
quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế
toán và báo cáo Giám đốc. Đối với văn bản có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định thời hạn.

Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Giám đốc
Ban về tình hình giải quyết, tiến đọ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho
các đơn vị liên quan.
Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến [xem phụ lục 6].
Mẫu phiếu chỉ đạo giải quyết văn bản [xem phụ lục 7].
2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi
Bên cạnh việc tiếp nhận và giải quyết một lượng lớn văn bản đến hằng năm thì
Ban QLDA còn Ban hành các văn ban hành các văn bản phục vụ cho việc giải quyết
công việc như công văn, tờ trình, quyết định.

16


Tên loại văn bản đi

Công văn
Tờ tình
Quyết định

Năm
2014
69
1572
246

2015
72
1270
227

Tổng số
2016
81
222
1721
4563
249
722
[xem phụ lục 5]

Với mỗi công trình, dự án xây dựng và quản lý trong phạm vi của Ban thì việc
ban hành các tờ trình, quyết định với số lượng lớn là đặc trưng của Ban QLDA.
*Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
Kiểm tra thể thức và trình bày văn bản: văn bản sau khi soạn thảo xong trước
khi phát hành sẽ được Văn thư của Ban kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện sai xót thì Văn thư báo cáo lại cho Giám đốc và đơn vị, cá nhân
soạn thảo.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của Ban QLDA được ghi số liên tục theo hệ thống số chung
của Ban do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được đăng kí cụ thể
như sau: Các loại văn bản như Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng
ký vào một sổ và một hệ thống số; Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký
vào một sổ và một hệ thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy

định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Văn bản mật được đánh số và đăng số riêng.
*Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép hoặc cập nhật các thông tin cần thiết về văn bản
mà Ban QLDA gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác bằng các phương tiện
đăng ký như sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi trên máy tính.
Cũng giống như sổ quản lý văn bản đến, sổ quản lý văn bản đi được Ban QLDA
đăng ký theo từng năm làm việc mỗi năm sẽ có một hoặc một vài sổ đăng ký văn bản

17


đi của năm đó. Việc lập sổ đăng ký văn bản đi được Văn thư của Ban lập và căn cứ
phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi theo tính chất và số lượng văn bản do Ban
QLDA ban hành.
Việc đăng ký văn bản được Văn thư thực hiện theo phương pháp truyền thống
( đăng ký bằng số) và đăng ký trên máy tính.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi [xem phụ lục 3]
Mẫu nội dung sổ đăng ký văn bản đi:
Số ký

Ngày

Tên loại và trích

Người

Nơi

Số

Nơi lưu

hiệu văn

tháng văn

yếu nội dung văn

ký

nhận

lượng

văn bản

bản

bản

bản

văn bản

văn bản

1
176/TTr-

2
02/03/2016

3
Tờ trình

4
Giám

5
UBND,

6
3

Về việc đề nghị

Đốc

Phòng

BQL

cho phép điều

Kinh tế-

chỉnh, bổ sung

Hạ tầng

công trình:Trạm y

huyện

tế xã Tường

Phù yên

Ghi chú

7
Ban QLDA

8

ĐT & XD

Phong, huyện Phù
Yên, tỉnh Sơn La.

(nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên)
Các văn bản đi trước khi được đóng phong bì và gửi đi sẽ được Văn thư của
Ban nhập đầy đủ thông tin cơ bản của văn bản vào sổ và cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Việc đăng ký này giúp cho việc quản lý bảo quản, tra tìm văn bản hay theo dõi việc
giải quyết văn bản đi của Ban được rõ ràng, đầy đủ và nhanh chóng.
*Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật
Nhân bản: số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ
sở số lượng nơi nhận văn bản; khi phải gửi văn bản tới nhiều nơi mà trong văn bản
không đủ liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo

để lưu ở Văn thư của Ban.
Các văn bản mật của Ban khi cần nhân bản phải có ý kiến của Giám đốc Ban.
Và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước.
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóng dấu
cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản chính được Văn thư của Ban thực hiện theo
quy định tại Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính

18


phủ về công tác văn thư.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần Ban QLDA hoặc tên
của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ban và phụ lục kèm
theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép trái của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Đóng dấu độ khẩn, mật:
- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA
TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b,
khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9
năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước [5; Tr. 8].
- Vị trí đóng dấu khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU
KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực
hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
*Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Thủ tục phát hành văn bản: Văn thư của Ban tiến hành các công việc khi phát
hành như sau:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Chuyển phát văn bản đi:
- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành
trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm tiếp theo.
- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG
KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn

19


bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký
nhận.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần
chuyển phát, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc
chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có
giá trị lưu giữ.
- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định
tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ

Công An.
- Các văn bản quản lý của Ban như các quy định, quy chế, các Dự án, sau khi
được ký duyệt phải gửi File điện tử về Văn thư của Ban QLDA.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay
thế bằng văn bản có hình thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành được đính chính
bằng văn bản.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Văn thư của Ban có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.
- Đối với văn bản đi có dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời
hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất
lạc.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo
ngay Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế toán để xử lý.
*Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu lại Văn thư của Ban và 01
bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo.
Bản lưu lại Văn thư của Ban phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại Văn thư của Ban. Công chức, viên chức có nhu cầu sử dụng bản lưu tại Văn

20