Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

CÔNG TY CỔ PHẦN EDRIC

QUI TRÌNH
QUẢN LÝ KHO
Mã tài liệu: 5.2.12

Hà Nội, 01/01/2018


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018

Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu
Ngày sửa đổi

Họ và tên

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Lần sửa

Ghi chú

Người biên soạn

Phó ban ISO

Giám đốc

Nguyễn Hồng Ngân

Nguyễn Gia Hiệp

Nguyễn Gia Trọng

Chữ ký

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

2


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018

1.MỤC ĐÍCH:
Mục đích của quy trình này là để mô tả quá trình nhập xuất kho thành phẩm và nguyên vật liệu. Đáp
ứng kịp thời nhu cầu quản lý, chống sai sót, thất thoát trong quá trình nhập kho.
Đảm bảo tính chuyên nghiệp thống nhất cao trong công việc.
2.PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho toàn bộ sản phẩm, nguyên vatk liệu tại Công ty CP Edric.
3.ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & TỪ VIẾT TẮT
4.TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Tiêu chuẩn Iso 15378:2015
- Điều lệ tổ chức của công ty Cổ phần
5. SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT

Phân hệ quản lý kho

Quản lý hoạt động nhập kho

Quản lý hoạt động xuất kho

Nhập kho NVL

Xuất NVL kho cho sản xuất

Nhập kho bán thành phẩm
từ sản xuất

Xuất kho bán thành phẩm

Nhập kho thành phẩm từ
sản xuất
Kiểm kê kho (6 tháng / 1
lần)

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

3


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018

5.1. Quản lý hoạt động nhập kho
5.1.1.1 Sơ đồ nhập kho nguyên vật liệu
Công
Trách
Sơ đồ
đoạn
nhiệm thực
hiện
1
Trưởng bộ
phận sản
Yêu cầu nhập kho
xuất
nguyên vật liệu

2

Giám đốc

3

Duyệt tờ trình

Tìm kiếm nhà cung
cấp

Kế toán

4
Giám đốc

5

Ký duyệt

Kế toán
Kiểm tra và nhận hàng
hóa

6

Thủ kho

Biểu mẫu áp dụng, tài liệu
liên quan
Tờ trình mua nguyên vật liệu
SX-01.

Tờ trình mua nguyên vật liệu
SX-01.

Hợp đồng mua bán KT -01
Tờ trình mua nguyên vật liệu
SX – 01
Đơn đặt hàng KT -02
Hợp đồng mua bán KT -01
Tờ trình mua nguyên vật liệu
SX – 01
Đơn đặt hàng KT -02
Biên bản giao nhận hàng KT03

Phiếu nhập kho KT -04

Thẻ kho KT -05
Ghi thẻ kho
Lưu kho

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

4


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
5.1.1.2 Diễn giải chi tiết:
Tên công đoạn

Trách nhiệm

Yêu cầu nhập Trưởng
kho Nguyên vật phận
liệu
xuấy
Duyệt tờ trình

Giám đốc

Tìm nhà cung Kế toán
cấp

Duyệt đơn hàng

Kiểm tra
nhận hàng

Mô tả công đoạn

Hồ sơ lưu trữ

bộ Tổ trưởng/ Trưởng bộ phận sản xuất có Tờ trình mua nguyên
sản nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, làm tờ vật liệu SX- 01
trình ghi rõ số lượng nguyên vật liệu cần
mua gửi đến giám đốc ký duyệt
Duyệt tờ trình của bộ phận sản xuất Tờ trình mua nguyên
chuyển lên
vật liệu SX- 01
Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
Soạn thảo đồng mua bán hàng hóa theo
đúng số lượng và chủng loại của tờ trình

mà bộ phận sản xuất lập và trình giám
đốc ký duyệt.
Làm đơn đặt hàng và trình giám đốc ký
duyệt

Hợp đồng mua bán
KT -01
Tờ trình mua nguyên
vật liệu SX – 01
Đơn đặt hàng KT -02

Giám
đốc, Giám đốc ký duyệt đơn đặt hàng
Hợp đồng mua bán
Kế toán
Kế toán photo đơn hàng và chuyển 01 KT -01
bản tới nhà cung cấp/ 01 bản tới thủ kho Tờ trình mua nguyên
vật liệu SX – 01
Đơn đặt hàng KT -02

và Thủ kho, Kế Đối chiếu số lượng, chủng loại hàng
toán
thực nhận với đơn đặt hàng mà kế toán
đã lập.
Sau khi hàng đã đúng chủng loại mẫu
mã. Thủ kho báo lại cho kế toán lập biên
bản giao nhận hàng hóa.
Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số
lượng nhập theo yêu cầu. Cột số lượng
nhập thực tế do thủ kho ghi.

Lưu kho và ghi Thủ kho
thẻ kho

Đơn đặt hàng KT -02
Phiếu nhập kho KT04
Biên bản giao nhận
hàng KT -03

Thủ kho trình giám đốc duyệt phiếu Phiếu nhập kho KTnhập kho
04
Căn cứ vào phiếu nhập kho đã được Thẻ kho KT- 05
hoàn thiện, thủ kho ghi thẻ kho. Đồng
thời chuyển nguyên vật liệu tới khu vực
lưu trữ

5.1.2. Nhập kho bán thành phẩm
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

5


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
5.1.2.1. Sơ đồ nhập kho bán thành phẩm.
Công
đoạn
1

Trách
nhiệm thực
hiện
Trưởng bộ
phận sản
xuất/ Tổ
trưởng

2

Giám đốc

3

Kế toán

Sơ đồ

Yêu cầu nhập kho bán

thành phẩm

Duyệt

Lập chứng từ nhập kho

4

Thủ kho
Hoàn thiện chứng từ và lưu
kho hàng hóa

Biểu mẫu áp dụng, tài liệu
liên quan
Tờ trình nhập kho bán thành
phẩm SX- 02

Tờ trình nhập kho bán thành
phẩm SX- 02

Tờ trình nhập kho bán thành
phẩm SX- 02
Phiếu nhập kho

Tờ trình nhập kho bán thành
phẩm SX- 02
Phiếu nhập kho
Thẻ kho

5.1.2.2. Diễn giải chi tiết:

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

6


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Tên công đoạn

Trách nhiệm

Yêu cầu nhập Trưởng
kho bán thành phận
phẩm
xuất/
trưởng
Ký duyệt

Giám đốc

Mô tả công đoạn

Hồ sơ lưu trữ

bộ Vào ngày 10 hàng tháng Trưởng bộ Tờ trình nhập kho
sản phận sản xuất hoặc tổ trưởng điền đầy bán thành phẩm SXtổ đủ thông tin vào tờ trình
02
Giám đốc ký duyệt tờ trình đề nghị nhập Tờ trình nhập kho
kho bán thành phẩm và chuyển cho bán thành phẩm SXphòng kế toán
02

Lập chứng từ Kế toán
nhập kho

Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt Tờ trình nhập kho
kế toán lập phiếu nhập kho. Ghi nhận số bán thành phẩm SXlượng nhập theo tờ trình
02
Phiếu nhập kho

Hoàn
thiện Thủ kho
chứng từ và lưu
kho hàng hóa

Thủ kho kiểm đếm số lượng bán thành
phẩm thực tế và ghi vào số lượng thực
nhập trên phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi

thẻ kho cho từng mặt hàng

Tờ trình nhập kho
bán thành phẩm SX02
Phiếu nhập kho
Thẻ kho.

5.1.3. Nhập kho thành phẩm
5.1.3.1. Sơ đồ nhập kho thành phẩm.
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

7


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Công
đoạn

1

Trách
nhiệm thực
hiện
Trưởng bộ
phận sản
xuất/ Tổ
trưởng

2

Giám đốc

3

Kế toán,
KCS

4

Sơ đồ

Yêu cầu nhập kho
thành phẩm

Duyệt

Kiểm tra chất lượng
Lập chứng từ nhập kho

Thủ kho
Hoàn thiện chứng từ và lưu
kho hàng hóa

Biểu mẫu áp dụng, tài liệu
liên quan
Tờ trình nhập kho thành phẩm
SX- 03

Tờ trình nhập kho thành phẩm
SX- 03

Tờ trình nhập kho thành phẩm
SX- 03
Kết quả kiểm tra chất lượng
thành phẩm NS 001
Phiếu nhập kho
Tờ trình nhập kho thành phẩm
SX- 03
Kết quả kiểm tra chất lượng
thành phẩm NS 001
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Báo cáo tồn kho thành phẩm.

5.1.3.2. Diễn giải chi tiết:
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

8


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Tên công đoạn

Trách nhiệm

Yêu cầu nhập Trưởng
kho thành phẩm phận
xuất/
trưởng
Ký duyệt

Hoàn
thiện Thủ kho
chứng từ và lưu
kho hàng hóa

Hồ sơ lưu trữ

bộ Vào ngày cuối tháng Trưởng bộ phận Tờ trình nhập kho
sản sản xuất hoặc tổ trưởng điền đầy đủ thành phẩm SX- 03
tổ thông tin vào tờ trình

Giám đốc

Lập chứng từ Kế
nhập kho
KCS

Mô tả công đoạn

toán,

Giám đốc ký duyệt tờ trình đề nghị nhập Tờ trình nhập kho
kho bán thành phẩm và chuyển cho thành phẩm SX- 03
phòng kế toán
Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng thành
phẩm
Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt,
Kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế
toán lập phiếu nhập kho. Ghi nhận số
lượng nhập theo tờ trình

Tờ trình nhập kho
thành phẩm SX- 03
Kết quả kiểm tra chất

lượng thành phẩm NS
001
Phiếu nhập kho

Thủ kho kiểm đếm số lượng thành phẩm
thực tế và ghi vào số lượng thực nhập
trên phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi
thẻ kho cho từng mặt hàng

Tờ trình nhập kho
thành phẩm SX- 03
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Kết quả kiểm tra chất
lượng thành phẩm NS
001
Báo cáo nhập xuất
tồn thành phẩm

5.2. Quản lý hoạt động xuất kho:
5.2.1 Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

9


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
5.2.1.1. Sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất
Công
Trách
Sơ đồ
đoạn
nhiệm thực
hiện
1
Trưởng bộ
phận sản
Yêu cầu xuất kho
xuất/ Tổ
nguyên vật liệu
trưởng

2

Giám đốc

3

Kế toán,
KCS

4

Duyệt

Lập chứng từ xuất kho

Thủ kho
Hoàn thiện chứng từ

Biểu mẫu áp dụng, tài liệu
liên quan
Tờ trình xuất kho nguyên vật
liệu SX-04

Tờ trình xuất kho nguyên vật
liệu SX-04

Tờ trình xuất kho nguyên vật
liệu SX-04
Phiếu kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu NS 002
Phiếu xuất kho
Tờ trình xuất kho nguyên vật
liệu SX-04
Phiếu xuất kho

Phiếu kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu NS 002
Thẻ kho
Báo cáo tồn kho nguyên vật
liệu

5.2.1.2.Diễn giải chi tiết
Tên công đoạn

Trách nhiệm

Mô tả công đoạn

Hồ sơ lưu trữ

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

10


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Yêu cầu xuất Trưởng
kho nguyên vật phận
liệu
xuất/
trưởng
Ký duyệt

Giám đốc

Lập chứng từ Kế
nhập kho
KCS

Hoàn
chứng từ

bộ Ngày đầu tuần Trưởng bộ phận sản xuất Tờ trình xuất kho
sản hoặc tổ trưởng điền đầy đủ thông tin vào nguyên vật liệu cho
tổ tờ trình xin cấp nguyên vật liệu
sản xuất SX - 04

thiện Thủ kho

toán,

Giám đốc ký duyệt tờ trình đề nghị xuất Tờ trình xuất kho

kho nguyên vật liệu cho sản xuất và nguyên vật liệu cho
chuyển cho phòng kế toán
sản xuất SX - 04
Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu
Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt,
Kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế
toán lập phiếu xuất kho. Ghi nhận số
lượng xuất theo tờ trình

Tờ trình xuất kho
nguyên vật liệu cho
sản xuất SX – 04
Kết quả kiểm tra chất
lượng nguyên vật liệu
NS 002
Phiếu xuất kho

Thủ kho kiểm đếm số lượng nguyên vật
liệu thực tế xuất và ghi số thực xuất vào
phiếu xuất kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi
thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu
tương ứng

Tờ trình xuất kho
nguyên vật liệu cho
sản xuất SX – 04
Kết quả kiểm tra chất
lượng nguyên vật liệu

NS 002
Phiếu xuất kho
Thẻ kho

5.2.2. Xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất
5.2.2.1. Sơ đồ xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

11


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Công
đoạn
1

Trách

nhiệm thực
hiện
Trưởng bộ
phận sản
xuất/ Tổ
trưởng

2

Giám đốc

3

Kế toán,
KCS

4

Sơ đồ

Yêu cầu xuất kho bán
thành phẩm

Duyệt

Lập chứng từ xuất kho

Thủ kho
Hoàn thiện chứng từ

Biểu mẫu áp dụng, tài liệu
liên quan
Tờ trình xuất kho bán thành
phẩm SX -05

Tờ trình xuất kho bán thành
phẩm SX -05

Tờ trình xuất kho bán thành
phẩm SX -05
Phiếu kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu NS 003
Phiếu xuất kho
Tờ trình xuất kho bán thành
phẩm SX -05
Phiếu xuất kho
Phiếu kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu NS 003
Thẻ kho
Báo cáo tồn kho bán thành
phẩm

5.2.2.2. Diễn giải chi tiết
Tên công đoạn

Trách nhiệm

Mô tả công đoạn

Hồ sơ lưu trữ

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

12


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Yêu cầu xuất Trưởng
kho bán thành phận
phẩm
xuất/
trưởng
Ký duyệt

Giám đốc

Lập chứng từ Kế

xuất kho
KCS

Hoàn
chứng từ

bộ Ngày đầu tuần Trưởng bộ phận sản xuất Tờ trình xuất kho bán
sản hoặc tổ trưởng điền đầy đủ thông tin vào thành phẩm cho sản
tổ tờ trình xuất kho bán thành phẩm
xuất SX -05

thiện Thủ kho

toán,

Giám đốc ký duyệt tờ trình đề nghị xuất Tờ trình xuất kho bán
kho nguyên vật liệu cho sản xuất và thành phẩm cho sản
chuyển cho phòng kế toán
xuất SX -05
Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng bán
thành phẩm
Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt,
Kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế
toán lập phiếu xuất kho. Ghi nhận số
lượng xuất theo tờ trình

Tờ trình xuất kho bán
thành phẩm cho sản
xuất SX -05
Kết quả kiểm tra chất

lượng bán thành
phẩm NS 003
Phiếu xuất kho

Thủ kho kiểm đếm số lượng bán thành
phẩm thực xuất và ghi số thực xuất vào
phiếu xuất kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi
thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu
tương ứng

Tờ trình xuất kho bán
thành phẩm cho sản
xuất SX – 05
Kết quả kiểm tra chất
lượng nguyên vật liệu
NS 003
Phiếu xuất kho
Thẻ kho

5.2.3 Xuất kho bán sản phẩm
5.2.3.1. Sơ đồ xuất kho bán sản phẩm
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

13


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
Công
đoạn
1

Trách
nhiệm thực
hiện
Kế toán

Sơ đồ

Tiếp nhận đơn đặt
hàng

2

Giám đốc

3

Kế toán,
KCS

4

Duyệt

Lập chứng từ xuất kho

Thủ kho
Xuất kho sản phẩm

5

Giám đốc

Biểu mẫu áp dụng, tài liệu
liên quan
Đơn đặt hàng từ khách hàng
Hợp đồng bán hàng hóa KT01

Đơn đặt hàng từ khách hàng
Hợp đồng bán hàng hóa KT01

Phiếu kiểm tra chất lượng sản
phẩm NS 004
Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho
Duyệt

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

14


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
6

Kế toán

7

Giám đốc

Hoàn thiện chứng từ

Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu xuất kho
Đơn đặt hàng
Hợp đồng mua bán

Hóa đơn giá trị gia tăng
Ký duyệt

8

Kế toán
Lưu trữ chứng từ

Đơn đặt hàng
Hợp đồng bán hàng hóa KT01
Phiếu xuất kho
Phiếu kiểm tra chất lượng sản
phầm NS 004
Hóa đơn GTGT

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

15

Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018
5.2.3.2. Diễn giải chi tiết.
Tên công đoạn

Trách nhiệm

Tiếp nhận đơn Kế toán
hàng từ nhà
cung cấp

Ký duyệt

Mô tả công đoạn
Khi nhận được đơn hàng của khách
hàng, kế toán xác nhận đơn hàng và
soạn thảo hợp đồng mua bán dựa trên
yêu cầu của 2 bên. Sau đó trình đơn
hàng và hợp đồng cho giám đốc

Hồ sơ lưu trữ
Đơn đặt hàng từ
khách hàng
Hợp đồng bán hàng
hóa KT- 01

Giám đốc ký duyệt hợp đồng cung cấp Đơn đặt hàng từ
hàng hóa và chuyển toàn bộ chứng từ khách hàng
cho phòng kế toán
Hợp đồng bán hàng
hóa KT- 01
toán, Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản Phiếu kiểm tra chất
lượng sản phẩm NS
phẩm
Căn cứ vào hợp đồng mà giám đốc đã 004
duyệ và kết quả kiểm tra của bộ phận Phiếu xuất kho

Giám đốc

Lập chứng từ Kế
xuất kho
KCS

KCS, kế toán lập phiếu xuất kho. Ghi
nhận số lượng xuất theo tờ trình
Xuất kho sản Thủ kho
phẩm

Ký duyệt

Giám đốc

Hoàn thiện

Kế toán

Ký duyệt

Giám đốc

Lưu trữ chứng Kế toán
từ

Thủ kho viết số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho
phiếu xuất kho.
Thẻ kho
Căn cứ vào Phiếu xuất kho ghi thẻ kho
Trình phiếu xuất kho cho giám đốc ký
Giám đốc ký duyệt phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho
chuyển cho kế toán xuất hóa đơn cho lô
hàng
Hóa đơn giá trị gia
Tập hợp bộ chứng từ bao gồm:
Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, hợp đồng tăng
mua bán đã được duyệt.Kế toán tính giá Phiếu xuất kho
sản phẩm và lập hóa đơn giá tri gia tăng Đơn đặt hàng
Hợp đồng mua bán
cho số lượng hàng thực xuất
Ký duyệt hóa đơn giá trị gia tăng cho lô Hóa đơn giá trị gia

hàng thực xuất. Và chuyển lại cho kế tăng
toán để lưu trữ chứng từ theo đúng quy
định
Tập hợp toàn bộ chứng từ đã được duyệt Đơn đặt hàng
Hợp đồng bán hàng
để đi vào lưu trữ theo đúng quy định
hóa KT- 01
Phiếu xuất kho
Phiếu kiểm tra chất
lượng sản phầm NS
004
Hóa đơn GTGT

6.Thời gian lưu trữ biểu mẫu:
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

16


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018

Tên biểu mẫu

Kí hiệu

Bảo quản

Bảo Vệ

Thời gian lưu
trữ

Cách hủy hồ
sơ

Yêu cầu tuyển
dụng nhân sự

MS 01NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu

tiếp 10 năm

Kế hoạch
tuyển dụng
nhân sự

MS 02NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Quyết định
thành lập hội
đồng tuyển
dụng nhân sự

MS 03NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Thông báo
tuyển dụng
nhân sự

MS 04NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Danh sách
ứng viên được
tuyển

MS 05NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Thư mời
phỏng vấn

MS 06NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Bảng kê khai
thông tin ứng
viên

MS 07NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu

tiếp 10 năm

Bảng đánh giá
kết quả làm
việc

MS 08NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Danh sách
ứng viên tham
dự phỏng vấn

MS 10NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu

tiếp 10 năm

Câu hỏi phỏng MS 11vấn
NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Quyết định
thử việc

MS 12NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Báo cáo đánh
giá năng lực

MS 13NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Quyết định
tuyển dụng

MS 14NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Hợp đồng lao
động

MS 15 NS

P.Kế toán

Kế toán, Giám đốc

10 năm

Chuyển lưu
tiếp 10 năm

Ban hành theo quy định này gồm các biểu mẫu như sau:
Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

17


Công ty CP EDRIC

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã số

: QT/QLK/01

Phiên bản

:

Ngày ban hành: 01/01/2018

Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Edric do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn
bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty.

18