Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Hải Lộc, huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa.

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do tôi tìm hiểu, tổng hợp, phân
tích và hoàn thành. Những thông tin và nội dung nêu trên đề tài đều dựa trên
nghiên cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn. Tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm về lời cam đoan và nội dung bài nghiên cứu của mình.
Hà nội, ngàytháng năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô giáo của Khoa Quản trị Văn phòng trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích trong quá
trình học tập và tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình làm bài nghiên cứu.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Bùi Thị Ánh Vân, người đã giành
thời gian, tâm huyết để giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm bài nghiên cứu. Cảm
ơn Đảng ủy – HĐND – UBND – Cán bộ Văn phòng UBND xã Hải Lộc đã tạo
mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện bài tiểu luận này.
Do thời gian tìm hiểu và sự hiểu biết có hạn nên bài nghiên cứu không
tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Vì vậy, tôi mong nhận được sự góp ý của
quý thầy, cô giáo để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN, KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ HẢI LỘC, HUYỆN HẬU
LỘC, TỈNH THANH HÓA................................................................................5
1.1. Một số khái niệm...............................................................................5

1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước................................6
1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo văn bản.......................7
1.4. Khái quát về UBND xã Hải Lộc.......................................................8
* Tiểu kết:...............................................................................................12
Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN
LÍ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HẢI LỘC.........................................................13
2.1. Tình hình soạn thảo và quản lí văn bản tại Văn phòng UBND xã
Hải Lộc....................................................................................................13
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã
Hải Lộc....................................................................................................23
2.3. Đánh giá chung................................................................................25
* Tiểu kết:...............................................................................................26
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN
THẢO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HẢI LỘC, HUYỆN HẬU
LỘC, TỈNH THANH HÓA...............................................................................27
3.1. Đảm bảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản...27
3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.................................27
3.3. Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức.............................28
3.4. Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin.....28
* Tiểu kết:...............................................................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Kí hiệu viết tắt

Cụm từ đầy đủ

HĐND

Hội đồng nhân dân

TDTT

Thể dục thể thao

UBND

Ủy ban nhân dân

VBQLNN

Văn bản quản lý nhà nước


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động hành chính của cơ quan nói chung, UBND xã nói riêng
không thể thiếu các văn bản. Bởi văn bản là cơ sở pháp lí để tiến hành giải quyết
công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND xã. Do đó công tác soạn
thảo và quản lí văn bản là vô cùng cần thiết. Nhác đên soạn thỏa và quản lí văn
bản là nhắc đến Văn phòng, có thể nói Văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng,
là bộ mặt của UBND. Nếu Văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ soạn thảo và quản
lí văn bản sẽ goáp phần bảo đảm hoạt đông của UBND xã được thông suốt.
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông
tin, công tác soạn thảo và quản lí văn bản ngày càng được nâng cao nhưng vẫn
còn bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế như nội dung văn bản lệch lạc, thiếu tính khả
thi, thể thức văn bản còn nhiều hạn chế, ngôn ngữ, văn phong thiếu tính chính

xác, công tác quản lý văn bản còn gặp nhiều khó khăn, việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản còn hạn chế,… điều đó gây ảnh hương không
nhỏ đến hoạt động của cơ quan.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tôi có điều kiện
nghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân biết sâu hơn về chuyên ngành.
Đồng thời được sự đồng ý và giúp đỡ của UBND xã Hải Lộc, tôi đã có điều kiện
để tiếp xúc và tìm hiểu thực tế công tác soạn thảo và quản lí văn bản của UBND
xã Hải Lộc.
Qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế tại địa phương đã giúp cho tôi nắm
bắt được những thuận lợi, khó khăn trong quá trình hoạt động của bộ phận văn
phòng nói chung và văn phòng UBND xã Hải Lộc nói riêng, qua đó góp phần bổ
sung vào nhận thức cá nhân trong quá trình hoạt động của ngành mình như: Kỹ
năng giao tiếp; Kỹ năng soạn thảo văn bản; nghiệp vụ hành chính văn phòng…
để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu tại trường cũng như công tác của mình
sau này.
Với tất cả những lí do trên đã giúp tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Công
tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Hải Lộc, huyện Hậu Lộc, tỉnh
1


Thanh Hóa” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu cho bài nghiên cứu của mình, tôi đã vận dụng kiến
thức học tập ở trường và tham khảo vận dụng nguồn tài liệu là các công trình
nghiên cứu sau:
- Dương Xuân Thao, Giáo trình văn bản quản lý, Nhà xuất bản Đại học
Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2015. Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản về
văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản, rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn
bản;
- Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Lao

động xã hội, Hà Nội, 2015. Nội dung của giáo trình trình bày những vấn đề
chung nhất về văn bản, quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật
soạn thảo một số loại văn bản thông dụng;
-Ngô Sỹ Trung, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Giao thông
vận tải, Hà Nội, 2015. Cuốn sách cung cấp lý luận về vanw bản hành chính;
- Đoàn Thị Tâm, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản đại học sư
phạm TP. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh, 2015. Cuốn sách trang bị cho người
đọc những kiến thức cơ bản về tạo lập và tiếp nhận văn bản;
- PGS. Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn), Giáo trình lý luận và công tác văn thư, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia,
Hà Nội, 2011. Giáo trình cung cấp kiến thức lý luận và các phương pháp tiến
hành chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ;
- Đỗ Thị Tuyến Ninh với đề tài Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương, Thái
Bình, 2013. Thông qua đề tài tác giả đã khái quát về văn bản quản lý Nhà
nước.Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu trước
đó tác giả mong muốn dượcđóng góp, bổ sung thêm những hạn chế, thiếu sót
của các đề tài trên. Trong đề tài tác giả đi sâu vào nghiên cứu “Công tác soạn
thảo và quản lý văn bản tại UBND xã Hải Lộc, huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh
Hóa”.
2


3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu tình hình thực tế công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn
bản của UBND xã Hải Lộc, trên cơ sở đó rút ra nhận xét về những khó khăn,
thuận lợi, bước đầu đề xuất ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng
và hiệu quả công tác sọan thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Hải Lộc.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Hải Lộc.

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tiểu luận nghiên cứu công tác soạn thảo và
quản lí văn bản của UBND xã Hải Lộc, huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa từ năm
2014 đến năm 2015.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để triển khai đề tài này, ngoài việc áp dụng các phương pháp như:
Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích,phương pháp thống kê, tôi còn
áp dụng các phương pháp cụ thể như:
-Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng trong khảo sát, thu thập ý
kiến từ các cán bộ, nhân viên thuộc UBND xã Hải Lộc.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan: được áp
dụng để tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài cơ quan để có
thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cách
khách quan về công tác sọan thảo và quản lí văn bản tại Văn phòng UBND xã
Hải Lộc. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và
quản lí văn bản tại Văn phòng UBND xã Hải Lộc.
- Phương pháp thu thập thông tin: Từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm
mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là cơ sở lý luận cho đề tài.
6.Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ
lục, đề tài được triển khai thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo, quran lý văn bản và khái
quát về UBND xã Hải Lộc.
Chương 2: Thực trạng của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản tại
3


UBND xã Hải Lộc.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo
và quản lý văn bản tại UBND xã Hải Lộc.

4


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN, KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ HẢI LỘC, HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH
THANH HÓA
1.1. Một số khái niệm
1.1.1.Khái niệm văn bản:
Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí cuả cá nhân hay
tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực
hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn
thảo [19;14].
Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định và được sử dụng trong nhiều ngành khoa
học khác nhau.
Theo nghĩa hẹp: văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế [17;10].
Theo nghĩa chung nhất: văn bản là phương tiện ghi tin, truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định nào đó. Nó là phương tiện thông tin
cơ bản, quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí, thể hiện ý chí
và mệnh lệnh của chủ thể quản lí, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ.
1.1.2. khái niệm văn bản quản lí và văn bản quản lí Nhà nước
Khái niệm văn bản quản lí:
Văn bản quản lí là văn bản hình thành trong hoạt động quản lí của các cơ
quan đơn vị. Đó là phương tiện để ghi chép, truyền đạt các thông tin quản lí.
Khái niệm văn bản quản lí nhà nước:
VBQLNN là những quyết định quản lí thành văn do các cơ quan quản lí
Nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) ban hành theo thẩm quyền, trình tự,

thủ tục nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp
khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ Nhà nước hay giữa
cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân [16;10].
5


Khi nói đến VBQLNN là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong
xã hội, đó là Nhà nước. Vì có nội dung là ý chí của Nhà nước nên VBQLNN
luôn có tính áp đặt, ràng buộc quyền, nghĩa vụ đối với đối tượng quản lí. Để văn
bản được triển khai và thi hành nghiêm chỉnh trên thực tế, Nhà nước phải sử
dụng nhiều biện pháp như phổ biến, tuyên truyền; biện pháp tổ chức hành chính;
… [20;9-13].
1.1.3. Khái niệm về công tác và quy trình soạn thảo văn bản
Khái niệm về công tác soạn thảo văn bản:
Công tác soạn thảo văn bản là hoạt đông là người cán bộ, công chức có
trách nhiệm soạn thảo hoặc phân công soạn thảo phải tiến hành nhằm chỉ đạo,
điều hành hoặc truyền đạt các quyết định quản lí, các ý chí của chủ thể ban hành
và các thông tin cần thiết cho hoạt đông quản lí theo đúng thể thức, thủ tục và
thẩm quyền luật định nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị,
cá nhân.
Khái niệm quy trình soạn thảo văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công
việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành [13;165].
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lí nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt đông quản lí xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý trí và lợi ích của
Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/20o4 của Chính phủ về công tác
Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2014

của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lí nhà nước
thành các hình thức sau:
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc sử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
6


định hướng xã hội chủ nghĩa.
1.2.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các
công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi công việc… của cơ
quan, điển hình là thông báo, biên bản, công văn, phiếu gửi…[19;149].
Văn bản hành chính là các thông tin quản lí thành văn được hình thành
trong hoạt đông quản lí, điều hành của các tổ chức tham gia quản lí xã hội
[18;6].
Văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành
chính thông thường.
1.2.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành cảu một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì
phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và
hình thức của chúng.
Sơ đồ hệ thống VBQLNN ( Xem phụ lục 1).
1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo văn bản
1.3.1. Những yêu cầu về nội dung:
Tính mục đích: Khi bắt tay vào việc soạn thảo văn bản cần xác định mục

đích, mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề:
Văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến
đâu, kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản.
Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông
tin quy phạm và thông tin thực tế. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn
bản phải được xử lí, và đảm bảo chính xác.
Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp
với trình độ dân trí.
Tính quy phạm: Văn bản thể hiện quyền lực của Nhà nước đòi hỏi mọi
7


người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo
tính quy phạm, văn bản sẽ được ban hành đúng thẩm quyền quy định và được
trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.
Tính khả thi: một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp
đúng đắn và hợp lí các yêu cầu nói trên.
1.3.2. Những yêu cầu về thể thức:
Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Xem phụ lục 2).
1.4. Khái quát về UBND xã Hải Lộc (Ảnh cơ quan xem phụ lục 3).
1.4.1. Khái quát về điều kiện tự nhiên, kinh tế-xã hội của UBND xã Hải
Lộc.
Hải Lộc là một xã nằm ở phía Đông Nam huyện Hậu Lộc, Đông Bắc tỉnh
Thanh Hóa, cách huyện lỵ 8km theo đường chim bay. Xét về vị trí địa lí Hải Lộc
thuộc Bắc Trung Bộ.Toàn xã có 3,479km2. Trong đó 40% là đất thổ cư, 41ha là
diện tích sản xuất nông nghiệp. 61ha là diện tích sản xuất muối, còn lại là bãi
bồi ven sông. Diện tích xã bằng 2,5% diện tích toàn huyện, xếp thứ 20/27 xã, thị
trấn.
Địa giới hành chính: Phía Bắc giáp thôn Minh Đức xã Minh Lộc, phía tây
giáp xã Hòa Lộc (qua kênh Gie), phía Nam giáp huyện Hoằng Hóa (qua sông

Lạch Trường và núi Hà Rò), phía Đông giáp biển. về hướng Đông Bắc cách hòn
Nẹ 6km, cách hòn Xụp 4km,hướng Đông cách hòn Bò 3,5km.
Thuận lợi:
Được sự quan tâm của Tỉnh, Huyện, sự đoàn kết của cán bộ, Đảng viên
trong toàn Đảng bộ, sự đoàn kết chịu thương chịu khó của nhân dân trong toàn
xã đã tạo nên sức mạnh đồng thuận, là tiền đề giữ vững an ninh chính trị - trật tự
an toàn xã hội, tạo điều kiện cho nhân dân phát triển kinh tế ổn định đời sống
xây dựng quê hương ngày một phát triển. Trong những năm qua Hải Lộc là xã
ổn định về dân số, dân tộc, tôn giáo. Dân số của xã có 8163 người và được phân
bố theo 8 thôn. Toàn xã có 12 chi bộ, trong đó có 8 chi bộ thôn, 3 chi bộ trường
học, 1 chi bộ cơ quan, tổng số đảng viên trong toàn Đảng bộ tính đến ngày
20/12/2015 là 246 đảng viên. Do đặc điểm tự nhiên nên Hải Lộc phát triển kinh
8


tế chủ yếu bằng nông nghiệp kết hợp với đánh bắt nuôi trồng thủy hải sản và
nghề làm muối.
Cây nông nghiệp: Hải Lộc có 4 xã làm nông nghiệp là: Hưng Thái - Đa
Phạn - Y Bích – Lộc Tiên, riêng thôn Y Bích – Lộc Tiên chỉ 50% gia đình làm
ruộng, còn lại làm các ngành nghề khác. Cây lúa nước là cây lương thực chủ đạo
cung cấp nguồn lương thực cho nhân dân, ngoài ra còn trồng các loại cây Ngô,
Khoai,…
Cây công nghiệp: Hải Lộc cũng có điều kiện phát triển cây công nghiệp,
đặc biệt là cây lạc ở đồng bái trước bái sau. Mỗi năm cũng đã thu được từ 2 đến
3 tấn. Cây đay được đưa vào trồng ở xứ đồng Đa Phạn rất tốt, mỗi năm đã xuất
đi hang chục tấn đay bẹ khô.
Hải Lộc có bãi ngang ven biển với bề rộng trên 1500m là nơi thuận lợi
cho ngành nghề đánh bắt và nuôi trồng thủy hải sản, đặc biệt là nghề nuôi
ngao.Hiện nay đồng muối Hải Lộc có diện tích rộng chiếm 52% diện tích muối
của huyện, Đây là nghề truyền thống của làng Trường Nam. Diện tích đồng

muối được mở rộng và quy hoạch lại, xây dựng các hệ thống cồn ô, cồn chạt,
mương máng trong cả khu vực từ chùa Vích đến bờ biển giáp giáp bến đò Cồn
Đình xưa kia, khu vực này rộng đến 120ha nên đã thu hút thêm ½ dân số của hai
làng Y Bích – Lộc Tiên và một số dân Đa Phạn vào nghề làm muối.
Cùng với sự phát triển kinh tế, sự nghiệp văn hoá - xã hội của xã Hải Lộc
có nhiều khởi sắc góp phần phục vụ kịp thời các nhiệm vụ chính trị của địa
phương và nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân. Hàng năm Đảng bộ và
chính quyền địa phương luôn quan tâm đến phong trào văn hoá văn nghệ – thể
dục thể thao như; tổ chức trại hè cho các cháu thanh thiếu niên, đại hội TDTT,…
Khó khăn:
Ngoài những thuận lợi kể trên thì Hải Lộc còn vướng mắc một số khó
khăn như: trình độ dân trí của xã thấp không đồng đều, thôn xa nhất cách trung
tâm UBND xã khoảng 4km nên ảnh hưởng không nhỏ đến việc tuyên truyền,
phổ biến các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà
nước. Đa số điều kiện phát triển kinh tế của nhân dân trong xã là nông nghiệp,
9


làm muối và nuôi trồng thủy hải sản, tuy nhiên những ngành nghề này không
chủ động được với thiên nhiên nên thường bị thiệt hại mỗi khi mưa bão,… Trên
đây là một vài nét khái quát chung về đặc điểm tự nhiên. điều kiện kinh tế – văn
hoá - xã hội của xã Hải Lộc.
Các đặc điểm cơ bản về tự nhiên, kinh tế –văn hoá - xã hội đó là những
tác động nhất định đến hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động chuyên
môn của UBND xã theo cả 2 hướng thuận lợi và khó khăn.
1.4.2. Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của UBND
xã Hải Lộc
a) Vị trí pháp lí
UBND xã Hải Lộc do Hội đồng nhân dân xã Hải Lộc bầu ra, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa

phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan hành chính
nhà nước cấp trên.
b) Chức năng, nhiệm vụ
UBND xã Hải Lộc chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Hải
Lộc.
UBND xã Hải Lộc thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương đến địa phương.
c) Tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hải Lộc gồm 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tich và
2 Ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng).
Thường trực UBND xã gồm 3 thành viên (Chủ tịch và 2 Phó Chủ tịch).
Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã Hải Lộc.
Công chức: Trưởng công an, xã đội trưởng, cán bộ Văn phòng-thồng kê,
cán bộ Địa chính-Xây dựng-Nông thôn và môi trường, cán bộ Tư pháp-hộ tịch,
10


cán bộ Tài chính-Kế toán, cán bộ Văn hóa thông tin-Thể dục thể thao, cán bộ
Thương binh Xã hội.
Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ-Thi đua khen thưởng, gia đình và Trẻ
em, giảm nghèo và việc làm, Văn thư-lưu trữ-thủ quỹ, Tiếp dân-Giải quyết khiếu
nại tố cáo-Tôn giáo, Truyền thanh.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Hải Lộc: (Xem phụ lục 4 )
1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của Văn phòng UBND xã Hải Lộc
a) Chức năng:
Chịu trách nhiệm theo dõi, tham mưu giúp Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch

UBND, đôn đốc công tác hoạt động theo đúng kế hoạch, chương trình đã đề ra
và các hoạt động tại UBND xã, sắp xếp lịch công tác, lịch tiếp dân, lịch thường
trực, tổ chức các cuộc họp UBND xã, thực hiện công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ, quản lí cơ sở vật chất kĩ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của UBND.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
tuần của UBND.
- Theo dõi, tổng hợp kết quả của các ban ngành, giám sát việc công dân
chấp hành pháp luật của nhà nước.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo
cáo thống kê, theo giõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức xã.
- Quản lý con dấu đúng nguyên tắc, theo giõi văn bản đi- đến, lưu trữ sổ
sách, tài liệu theo qui định của pháp luật.
- Giúp HĐND – UBND tổ chức các kỳ họp, tổ chứcc tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn thư khiếu nại của công dân chuyển lên cấp trên có thẩm quyền giải
quyết. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng.
- Phối hợp với các ban ngành làm tốt công tác soạn thảo văn bản thuộc
chức năng, thẩm quyền UBND xã.
- Làm tốt công tác thống kê nhà nước ở địa phương, giúp Đảng uỷ, chính
quyền địa phương nắm trắc các hoạt động để kịp thời điều chỉnh các chỉ tiêu kế
11


hoạch trên tất cả các lĩnh vực.
- Chịu sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã và chỉ đạo
hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của cấp trên.
c) Tổ chức:
Văn phòng UBND xã Hải Lộc gồm 02 công chức Văn phòng-Thống kê và
01 cán bộ Văn thư-Lưu trữ.

* Tiểu kết:
Nội dung chương này tác giả nghiên cứu cơ sở lí luận về soạn thảo, ban
hành VBQLNN và đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của UBND xã Hải Lộc. Từ những nghiên cứu mang tính lý luận nói trên sẽ
là cơ sở, nền tảng và là điều kiện quan trọng để nghiên cứu, phân tích về thực
trạng, nguyên nhân và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
VBQLNN tại UBND xã Hải Lộc ở chương 2 và chương 3 dưới đây.

12


Chương 2
THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÍ
VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HẢI LỘC
2.1. Tình hình soạn thảo và quản lí văn bản tại Văn phòng UBND xã
Hải Lộc
2.1.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại văn phòng UBND xã Hải Lộc
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng
trong đó thông tin và quyết định quản lí. Văn bản mang tính công quyền, được
ban hành theo các quy định của Nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời
sông xã hội và là cơ sở pháp lí quan trọng cho các hoạt đông cụ thể của văn
phòng.
Nhiệm vụ cuả văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và
là hậu cần cho UBND và thường trực UBND xã, nên các văn bản được soạn
thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà UBND xã
thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), báo cáo, thông
báo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy

mời… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và
chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho
giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…
Qua báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2014 và
năm 2015, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 437 quyết định, 271
thông cáo, 42 báo cáo, 05 chỉ thị… công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể
thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phòng đã đảm
bảo được quy định tại nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thư; Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND của
UBND tỉnh Thanh Hóa về quy chế công tác Văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh và
13


Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND xã Hải Lộc về
việc ban hành quy chế công tác Văn thư của xã Hải Lộc. Qua đó Văn phòng đã
cụ thể hóa quy định vào trong hoạt đông của mình, quá trình soạn thảo văn bản
hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ Văn phòng được phân công sọan thảo văn bản, đầu tiên phải
xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập và xử lí các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông
tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã được thực hiện
theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND.
Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội
dung của văn bả cần soạn thảo, chủ tịch UBND xã giao cho cán bộ Văn phòng
chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND (người kí văn bản) duyệt.
Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người
đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản
đúng thời gian quy định của lãnh đạo UBND xã. Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi kí văn bản
Cán bộ văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
14


nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Kí chính thức văn bản
- Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể và quyết định theo
đa số, việc kí văn bản được quy định như sau:
+ Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND kí các văn bản của UBND;
+ Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, kí thay (KT.) chủ tịch những
văn bản theo ủy quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách.
- Đối với nhưng vấn đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền
của Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND kí các văn bản thuộc khối nội chính;
Chủ tịch UBND ủy quyền cho các Phó Chủ tịch kí thay (KT.) Chủ tịch các văn

bản thuộc lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội.
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi kí chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kí
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
- Đánh dáu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng kí vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được kí,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành.
Văn phòng UBND xã Hải Lộc soạn thảo các văn bản hành chính trong
thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi
soạn thảo. Qua đó, góp phần làm nâng cao chất lượng, hiêu quả mà các văn bản
soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản
ở Văn phòng UBND xã Hải Lộc cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
15


Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lí
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân
Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lí, đúng thẩm
quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải
được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học:
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác,
không làm người đọc hiểu theo nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một
trình tự hợp lí, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý

trước; câu văn rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trung,
thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người
thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở
thành hiện thực.
Thời gian từ năm 2015 đến nay Văn phòng đã soạn thảo ra được 214
Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đềuu giải quyết cụ thể
mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết
định cũ của UBND đã ban hành, do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với
công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo
đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn
thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản… như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa về số
lượng, chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải
quyết các công việc cụ thể của UBND xã.
2.1.2. Tình hình quản lí văn bản tại Văn phòng UBND xã Hải Lộc
Theo quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục Lưu trữ Nhà
16


nước: Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lí văn bản phục vụ cho yêu cầu
quản lí của các cơ quan. Mục đính chính của công tác văn thư là bảo đảm thông
tin cho quản lí. Nhưng tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lí và sử dụng theo
các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt
động của các cơ quan có hiệu quả.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc

nhanh chóng, chính xác đúng quy địng, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm
công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu,
thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp
luật.
Văn bản của Văn phòng UBND xã Hải Lộc được quản lí tại bộ phận Văn
thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp cán bộ Văn phòng quản lí
toàn bộ hoạt động hành chính của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu
quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND xã. Việc quản lí văn
bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình
tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong báo cáo của Văn phòng
UBND xã năm 2014 và năm 2015 bộ phận văn thư của cơ quan đã nhận được
2.871 Công văn đến và chuyển trên 1.321 công văn đi, ngoài ra còn thực hiện
sao y, sao lục hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác.
Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp UBND xã quản lí về hành chính,
giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn xã nên văn bản hàng ngày đến cơ
quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi và văn bản của cơ quan có
liên quan gửi đến và các thư từ của người dân. Tại Văn phòng UBND xã thì
công tác tổ chức quản lí văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lí văn bản
trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.
a. Đối với quản lí văn bản đến: (Xem phụ lục 5)
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ
nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều,
17


vậy nên văn bản đến được đóng dấu, vào sổ đăng lí văn bản đến. Tất cả các tập
này được để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ.
Bất kì cơ quan nào trong quá trình hoạt động của mình đều phải có sự liên
kết trao đổi, học hỏi và hợp tác với nhau. Ngoài phương tiện điện thoại, fax thì

văn bản vẫn giữ vai trò chủ yếu. Vì vậy mà công tác quản lí văn bản đến luôn
được chú trọng và giải quyết kịp thời.
quy trình quản lí văn bản đến tại UBND xã Hải Lộc được thực hiện như
sau: (xem phần phụ lục)
Bước 1: tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
- Tất cả các loại văn bản giấy tờ đến Ủy ban đều được tập trung ở bộ phận
văn thư. Cán bộ văn thư thực hiện công việc sơ bộ bóc bì, đóng dấu đến.
Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Hải Lộc:

UBND XÃ HẢI LỘC
CÔNG VĂN ĐẾN
Số đến:...........................
Ngày.....tháng.....năm.....

- Văn phòng UBND xã lập sổ đăng kí công văn đến như sau:
Mẫu bìa sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HẢI LỘC
SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:……………
Từ ngày……….đến ngày……..
Từ số………….đến số…………..
Quyển số:…….

18


Phần đăng kí văn bản đến:

Ngày

Số

Tác

Số, kí

Ngày

Tên loại

Đơn

Kí

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

tháng

và trích

vịhoặc

nhận

chú

yếu nội

người

dung
(6)

nhận
(7)

(8)

(9)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Đăng kí văn bản đến là ghi chép, nhập các thông tin chủ yếu của văn bản
vào sổ cụ thể, cách đăng kí vào sổ như sau:

Ngày đến: là ngày ghi trên dấu đến
Số đến: là số được ghi trên dấu đến (số đến của văn bản là số thứ tự văn
bản đến cơ quan).
Tác giả văn bản: Là tên cơ quan ban hành văn bản (cơ quan gửi văn bản)
Số, kí hiệu: là số và kí hiệu của công văn được ghi trên công văn gửi đến
Ủy ban.
Trích yếu nội dung: Tên loại trích yếu nội dung có trên văn bản, nếu công
văn không có trích yếu nội dung cụ thể thì văn thư đọc văn bản để ghi trích yếu
nội dung chính xã.
Đơn vị người nhận: ghi rõ đơn vị hay cá nhân nhận công văn.
Bước 2: trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến: Sau khi đăng kí, văn bản đến phải được kịp thời trình
cho cán bộ Văn phòng UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết.
- Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến được chuyển giao cho các cán bộ
trực tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu như:
nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ.
Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đến:

19


ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HẢI LỘC
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…………
Từ ngày…………đến ngày…………..

Quyển số:……………..

Mẫu đăng kí chuyển giao văn bản đến:

Ngày chuyển
(1)

Số đến

Đơn vị hoặc

Kí nhận

Ghi chú

(2)

người nhận
(3)

(4)

(5)

Bước 3: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.
Các Phó Chủ tịch UBND xã được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến
theo sự ủy nhiệm của Chủ tjch UBND xã và những văn bản đến thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo UBND
giao cho cán bộ chuyên môn giải quyết. Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định của UBND xã.
b. Đối với quản lí văn bản đi: (Xem phụ lục 6)
Tất cả các văn bản đi của UBND xã phải được đăng kí vào sổ quản lí văn

bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước
khi gửi.
20


Trình tự quản lí văn bản đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã
tuân theo các quy định của Chính phủ, tỉnh, huyện và Quy chế của UBND xã và
sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lí văn bản đi tại Công văn số
425/ VTLTNN-NVTQ của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước ngày 18/07/2005.
Cụ thể trình tự các bước quản lí văn bản đi của Văn phòng UBND xã Hải
Lộc được tuân theo thứ tự như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, kí hiệu
và ngày, tháng, năm của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót phải báo lại ngay cho cán bộ Văn phòng xem xét, giải quyết.
Sau khi văn bản kiểm tra đã đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thể thức, hình
thức và kỹ thuật thì nhân viên văn thư thực hiện ghi sổ, kí hiệu, ngày, tháng,
năm của văn bản. Văn bản đã hoàn chỉnh ghi sổ, tùy theo yêu cầu mà cần phải
nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Việc đóng dấu lên chữ kí và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Việc đóng dấu các độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
điểm b khoản 2 Điều 15 của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Bước 3: Đăng kí văn bản đi
Cán bộ văn thư-Lưu trữ phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi.
Trong số đăng kí có phân ra các thành phần dành cho từng loại văn bản.

Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi của UBND xã Hải Lộc được trình bày:

21