Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Công tác soạn thảo và quản lí văn
bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” là trung thực. Tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã nghiên cứu.

1


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài “Công tác soạn thảo và quản lí văn bản
tại xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp
đỡ nhiệt tình của UBND xã Mai Lạp.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS. Bùi Thị Ánh Vân
– giảng viên bộ môn“ Phương pháp luận nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho
tôi những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm !

2


MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND: Uỷ ban nhân dân.

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lí hành chính tại tất cả các cơ quan tổ chức hiện
nay, hầu hết mọi công việc đều được điều hành, chỉ đạo cũng như quản lí dựa
trên các văn bản thực tế. Soạn thảo và quản lí văn bản là một nhiệm vụ quan
trọng và mang tính thường xuyên trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ
chức. Để văn bản ban hành ra đảm bảo chất lượng đòi hỏi người soạn thảo phải
nắm vững và biết vận dụng các kiến thức cũng như kĩ năng các yêu cầu về soạn
thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, thu thập
và xử lí thông tin, xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo, cách sử dụng từ
ngữ cú pháp cho từng loại văn bản. Bên cạnh những yêu cầu về thể thức thì văn
bản được soạn thảo phải đúng với mục đích, nội dung yêu cầu soạn thảo như
thẩm quyền ban hành, cơ quan ban hành, duyệt, kí, đóng dấu văn bản cũng là
những yêu cầu hết sức quan trọng cần có của người soạn thảo văn bản.
Là những sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên tôi đã chọn
công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp để ứng dụng những
lý luận đã học ở trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc.
Qua sự giúp đỡ của người thân đang làm việc tại UBND xã Mai Lạp đã
cung cấp cho tôi những thông tin và số liệu thực tế để làm tốt chương 2 của tiểu
luận này.
Tôi mong muốn có cơ hội tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào công
tác quản trị. Với tất cả các lí do trên, tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “ Công
tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh
Bắc Kạn”.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương
Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng tôi nội dung về quy trình soạn thảo
văn bản để làm chương 2 về cơ sở lý thuyết.
“ Bài thu hoạch cuối chuyên đề kĩ năng soạn thảo văn bản” của Nguyễn
Thanh Tuyền, Trường Đại học Tây Đô.
4

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư trong quá trình
xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” của Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm
Khoa học và Công nghệ văn thư.
Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác
văn thư trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác
văn thư nói chung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai
Lạp.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại
UBND xã Mai Lạp.
4. Phạm vi nghiên cứu
Không gian: UBND xã Mai Lạp
Thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2016
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp khảo sát thực tế.
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp điều tra bảng hỏi.
- Phương pháp xử lí thông tin.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic.
6. Đối tượng nghiên cứu
Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài
được triển khai thành 3 chương:

Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát
UBND xã Mai Lạp.
5


Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản
tại UBND xã Mai Lạp

6


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP
1.1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai
Lạp
1.1.1. Một số khái niệm
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học, nhiều lĩnh
vực khác nhau. Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, chúng
ta có nhiều các định nghĩa về văn bản. “Văn bản là phương tiện ghi lại và
truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định” [1; Tr.9].
Trong hoạt động quản lí nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà
nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, v.v…Có thể thấy, văn
bản quản lí nhà nước là phương tiện để vận dụng các chuẩn mực pháp lí vào quá
trình quản lí nhà nước. “Văn bản quản lí nhà nước là những quyết định quản lí
và thông tin quản lí thành văn (được văn bản hóa ) do các cơ quan quản lí nhà
nước ban theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà
nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các

tổ chức và công nhân” [ 1; Tr.9].
Hằng ngày, chúng ta tiếp xúc với nhiều loại văn bản như quyết định nâng
lương, quyết định kỉ luật hoặc giấy mời họp, thông báo,… căn cứ vào nội dung
của các văn bản đó chúng ta phải thi hành áp dụng theo “Văn bản hành chính là
loại văn bản quản lí nhà nước không tính quy phạm được dùng để quy định,
quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lí các vấn đề
cụ thể khác của hoạt động quản lí. Văn bản hành chính gồm: văn bản hành
chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường”[1; Tr.9].
Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, theo giáo trình“Lí luận và phương
pháp công tác văn thư”của PGS Vương Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho
chúng tôi nội dung về quy trình soạn thảo văn bản để làm chương 2 về cơ sở lý
thuyết quan niệm: “là khái niệm dùng để chi sự việc vận dụng lý luận, phương
7


pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng
một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [1; Tr.147].
1.1.2. Nội dung của công tác soạn thảo văn bản
* Chức năng của văn bản quản lí nhà nước
- Chức năng thông tin: chức năng thông tin là chức năng nổi bật của văn
bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Văn bản được tạo ra trước
hết là nhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin. Văn bản ghi chép lại các
sự việc, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn cuộc sống về tất cả các vấn đề trong
đời sống xã hội, từ đó lưu giữ lại và truyền lại cho cuộc sống sau này.
- Chức năng pháp lý: là chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản
lý nhà nước “Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt
các quy phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan” [1; Tr. 9].
Công tác quản lý nhà nước phải dựa trên các văn bản như luật, Hiến pháp, pháp
lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định,… mà Nhà nước đã đề ra trong tất cả các
lĩnh vực của đời sống xã hội.

Ngoài ra văn bản còn có chức năng quan trọng khác là làm bằng chứng
pháp lý cho các quyết định quản lý khác.
- Chức năng quản lý: trong công tác quản lý văn bản còn được dùng để
truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các
cơ quan, cá nhân hay tổ chức.
* Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lí nhà nước được phân loại theo hiệu lực pháp lí gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành
hoặc phối hợp ban pháp luật ban hành quy phạm pháp luật của HĐND và
UBND, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà
nước đảm bảo thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không tính quy
phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi
công việc và xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.- Văn bản hành
8


chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường
.Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thông thường .Văn bản hành chính cá biệt: Là văn bản hành chính quyết định
quản lí thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật cụ thể,cá biệt.
Văn bản hành chính thông thường : Là văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong
hoạt động quản lí.
- Văn bản hành chính chuyên môn-kĩ thuật là hệ thống văn bản đặc thù
thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy
định của pháp luật. Những cơ quan tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại
văn bản này phải tuân theo mẩu quy định của các cơ quan nói trên, không được

tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẩu hóa.
* Những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn thảo
văn bản.
Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
- Văn bản ban hành phải có tính mục đích: văn bản thường được ban hành
dưới danh nghĩa của một cơ quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt những chính
sách, quyết định, nội dung công việc cụ thể. Vì vậy văn bản ban hành ra phỉa có
mục đích rõ ràng, nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Văn bản phải đảm bảo chính xác: sự chính xác của văn bản được thể
hiện ở hai mặt cụ thể là mặt nội dung và mặt hình thức. Về hình thức văn bản
phải thể hiện đúng đắn và đầy đủ các thành phần đã quy định trong từng loại
văn bản. Về nội dung văn bản cần thể hiện đúng mục đích của việc ban hành văn
bản.
- Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn: văn bản phải
được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí sao cho
mọi đối tượng đều có thể tiếp nhận văn bản. Văn bản ngắn gọn sẽ giúp cho
người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc và thuận lợi nắm bắt nội dung văn
9


bản đồng thời giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp: văn bản
ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với
Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên.
Quy trình soạn thảo văn bản
-Bước 1: Chuẩn bị
+ Phân công soạn thảo (theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị và năng lực
của nhân).
+ Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản.

+ Xác định tên loại văn bản và trích yếu nội dung
+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung văn bản.
+ Xây dựng đề cương và viết văn bản.
- Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định.
+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo
văn bản.
+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục
đích đã được của văn bản.
+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới
nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân.
-Bước 3: Trình duyệt văn bản
Bản thảo do người có thẩm quyền (do người kí văn bản) duyệt. Trường
hợp có sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét quyết định
-Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.
+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình kí chính
thức.
+ Cán bộ văn thư ghi số.
+ Làm các thủ tục phát hành.
10


+ Lưu văn bản (01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo
văn bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên.
1.2.Khái quát về UBND xã Mai Lạp
1.2.1 Lịch sử hình thành
Được hình thành từ năm 1997 trải qua bao nhiêu muôn vàn khó khăn vất
vả hiện nay xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn Khau Tổng , thôn Khau Làng,

thôn Bản Pá ,thôn Nà Điếng, thôn Bản Rả, thôn Khuổi Phây. Xã có diện tích tự
nhiên 20,1km , dân số là 11.320 người; chủ yếu gồm 3 dân tộc là: kinh, tày, dao.
Trong đó dân tộc kinh chiếm 02%, dân tộc tày chiếm 70%, dân tộc dao chiếm
28%. Nhờ có sự lãnh đạo của đảng bộ chính quyền xã đã có sự phát triển ngày
một tăng cao, giúp người dân có cuộc sống ngày càng được cải thiện [xem phụ
lục 6].
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp
* Chức năng và nhiệm vụ của UBND xã Mai Lạp
UBND xã Mai Lạp chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương biện pháp phát hiện phát trieenrkinh tế-xã hội, cung cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Mai Lạp.
UBND xã Mai Lạp thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
* Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp gồm: 01 chủ tịch, 01 phó chủ tịch
và 02 ủy viên( trưởng công an và trưởng ban chấp hành quân sự xã).
Thường trực UBND xã gồm 2 thành viên: ( chủ tịch và phó chủ tịch).
Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch và phó chủ tịch
Công chức: Trưởng công an xã, trưởng ban chấp hành quân sự xã, cán bộ
văn phòng-thống kê, cán bộ địa chính xây dựng nông thôn và môi trường, cán
bộ tài chính- kế toán, cán bộ tư pháp- kế toán, cán bộ văn hóa- thông tin, cán bộ
thương binh xã hội. Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ- thi đua khen thưởng,
11


văn thư- lưu trữ, thủ quỹ, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo- tôn giáo, truyền
thanh.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Mai Lạp

HĐND xã
UBND xã

Chủ tịch UBND xã

Phó chủ tịch UBND
xã

Văn
phòng
thống
kê

Ban
tài
chính
kế
toán

Ban
văn
hóa xã
hội

Ban
công
an

BCH

quân
sự

Ban
địa
chính

[2; Tr.15]
* Tiểu kết
Ở chương 1, chúng tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý
luận về công tác soạn thảo văn bản. Đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiểu khái
quát về UBND xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn. Những nội dung
trong chương 1, chính là cơ sở, là tiền đề để chúng tôi triển khai chương 2.

12

Ban tư
pháp


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ MAI LẠP
2.1. Quy trình soạn thảo văn bản
Trình tự soạn thảo văn bản hành chính của UBND xã đã đảm bảo được
quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ - CP, ngày 08/04/2004 của Chính Phủ
về công tác văn thư. Qua đó văn phòng UBND xã đã soạn văn bản:
*Chuẩn bị
Chủ tịch UBND xã Nông Thế Bích phân công cho 02 đơn vị trong cơ
quan soạn thảo văn bản báo cáo về tình hình thực trạng công tác đơn vị trong

tháng 2:
1. Ông: Hà Văn Hữu chỉ huy trưởng quân sự xã
2. Ông Hà Văn Huy chỉ huy trưởng công an xã
Sau khi xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Hai thủ trưởng đơn vị cơ quan giao cho ông hà văn khảo phó chỉ huy quân sự
xã và ông nông văn huỳnh phó chỉ huy công an xã xác định tên loại văn bản và
trích yếu nội dung. Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết
có liên quan tới nội dung văn bản. Xây dựng đề cương và viết văn bản.
Ví dụ:
UBND xã Mai Lạp đã phân công nhiệm vụ cho BCH quân sự xã về việc
lập danh sách nhận tiền của lực lượng DQTV bảo vệ tổ bầu cử Quốc hội khóa
XIV và Đại biểu HĐND các cấp nhiệm kì 2016 – 2021.
DANH SÁCH
Nhận tiền của lực lượng DQTV bảo vệ tổ bầu cử Quốc hội khóa XIV và
Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021.
Stt Họ và tên
1 Nông Văn An
2 Hà VănThể

Chức danh
Tiểu đội trưởng
Tiểu đội phó

Số tiền
200
200

Ký nhận
An
Thể

Mai Lạp, ngày 22 tháng 5 năm 2016
Người lập biểu
[2; Tr.22]
- Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo
13


quy định.
Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo
văn bản. Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục
đích đã được của văn bản.Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp,
ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị
cá nhân.
* Thể thức: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh
phúc”. Chữ “cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được viết hoa, in đậm; chữ
“Độc lập - Tự do- Hạnh phúc” viết thường in nghiêng, không viết hoa, không in
đậm
*Kỹ thuật trình bày:
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến
13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai
cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ và cách dòng chữ từ 2 đến 3

mm (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
[2; Tr.110]
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

14


Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ MAI LẠP
Ví dụ :
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN CHQS xã Mai Lạp Độc lập – Tự Do –Hạnh Phúc
- Trình duyệt văn bản
Bản thảo do người có thẩm quyền ( do người kí văn bản ) duyệt. Trường
hợp có sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét quyết định.
Người có thẩm quyền duyệt:
Mai lạp, ngày 22 tháng 5 năm 2016
Người lập biểu
Hữu
Hà Văn Hữu
[2; Tr.22]
- Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.
+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo( nếu có) và trình kí chính
thức; cán bộ văn thư ghi số; làm các thủ tục phát hành; lưu văn bản ( 01 bản lưu
ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo văn bản trong hồ sơ công việc của
chuyên viên.

Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ MAI LẠP

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 78/QĐ-UBND

Mai Lạp, ngày 24 tháng 8 năm 2016

[2; Tr.22]
15


2.2. Soạn thảo văn bản
2.2.1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ở
văn phòng UBND luôn được các cấp ủy đảng , chính quyền địa phương quan
tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng quy
trình, trình tự, đúng pháp luật và có tính.
Các văn bản của UBND xã Mai Lạp được duy trì đồng đều qua các năm.
Tài liệu nội bộ của UBND xã Mai Lạp cho biết: “ Về quyết định của Chủ tịch
UBND: Năm 2014 là 30 văn bản; Năm 2015 là 31 văn bản; Năm 2016 là 29 văn
bản. Quyết định của UBND: Năm 2014 là 135 văn bản; Năm 2015 là 128 văn
bản; Năm 2016 là 106 văn bản” [2; Tr.105]. Dựa vào số liệu trên, tác giả tiểu
luận đã thiết kế bảng thống kê sau:
Loại văn bản

Quyết định của Chủ tịch

Quyết định của UBND

năm
2014
2015
2016
2014
2015
2016

số lượng
30
31
29
135
128
106
[ Nguồn tác giả tiểu luận]

Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy văn bản Quyết định của chủ tịch năm
2014 đến 2016 số lượng là giảm nhưng không chênh lệch nhiều, năm 2014 số
lượng văn bản cao nhất so với 2 năm còn lại.Văn bản Quyết định của UBND từ
năm 2014 đến 2016 số lượng văn bản cũng giảm theo từng năm.Năm 2014 số
lượng là 135 văn bản ,năm 2015 là 128 văn bản và năm 2016 là 106 văn bản
được ban hành.
Nhìn chung công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật đa
có những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ

quan nhà nước cấp trên, đáp ứng nhu cầu quản lí nhà nước trên địa bàn. Có
những ý kiến thẩm định đã được văn phòng UBND xã nghiên cứu tự tiếp thu
trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt
16


chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Vì vậy, văn bản quy
phạm pháp luật khi ban hành được thưc hiện ngay không cần hướng dẫn thi
hành của các nghành, cấp huyện, do vậy mà cấp xã ban hành văn bản quy phạm
pháp luật rất ít. Từ năm 2014 đến năm 2016 UBND xã đã ban hành 1000 văn
bản quy phạm pháp luật các loại, trong đó có 459 quyết định; 1074 chỉ thị.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được công tác soạn thảo văn bản
vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Việc đăng kí xây dựng văn bản quy phạm
pháp luật xã của một số người còn hạn chế; Chất lượng một số dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép các quy
định tại văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên hoặc chưa đảm bảo đúng thể
thức trình tự và kĩ thuật trình bày.
Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên là do chưa nắm bắt được tầm
quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản. Công tác phối hợp giữa
các ban ngành chặt chẽ Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo văn bản
quy phạm pháp luật còn hạn chế.
2.2.2. Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thông thường
Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết
các vấn đề, nhiệm vụ được giao. Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản được thực
hiện theo quy định của pháp luật. Văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa
đựng những thông tin và quyết định quản lí để giải quyết các công việc. Văn bản
mang tính công quyền được ban hành theo các quy định của nhà nước, tác động
đến mọi mặt trong đời sống xã hội và là cơ sở pháp lí.
Các hoạt động cụ thể của văn phòng UBND xã: Văn phòng là cơ quan

tham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã
nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là văn bản hành chính. Văn phòng
UBND xã thường soạn thảo chủ yếu các văn bản hành chính gồm: Quyết định
(cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên
bản, tờ trình, hợp đồng công văn....Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư
soạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng17


thông kê chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo cải cách các văn bản hành
chính phục vụ cho việc giải quyết các vấn đề liên quan....
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác từ năm 2014 đến năm 2016,
văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 459 quyết định,
87 thông báo, 87 báo cáo, 10 chỉ thị công tác soạn thảo đều đúng chỉ thị công tác
soạn thảo đều đúng trình tự thủ tục, thể thức theo quy định của pháp luật hiện
nay.
Mẫu quyết định tuyển dụng của UBND xã Mai Lạp:
... (3) ..., ngày ... tháng ... năm 2002
Quyết định của ... (4) ...
Về việc tuyển dụng và phân công công tác
.......... (4) ..........
Căn cứ.......................................... (5) ........................................................;
Căn cứ .....................................................................................................;
Theo

đề

nghị

của

Hội

đồng

tuyển

dụng

...........................

(1) ........................ ,
Quyết định:
Điều 1: Tuyển dụng ông (bà): ............ (6) ..., sinh ngày ..., quê quán ......
về công tác tại ....... kể từ ngày .......
[xem phụ lục 3]
2.2.3. Số lượng các loại hình văn bản
Các loại văn bản của UBND xã Mai Lạp có lượng qua các năm không
giống nhau, do tính chất và hoàn cảnh của mỗi loại văn bản: “ Văn bản quyết
định của Chủ tịch và văn bản quyết định của UBND: Năm 2014 là 44 văn bản;
Tờ trình: Năm 2014 là 132 văn bản; Thông báo: Năm 2014 là 37 văn bản; Báo
cáo: Năm 2014 là 30 văn bản; Chỉ thị: Năm 2014 là 4 văn bản” [2; Tr.34]. Dựa
vào số liệu trên ta có bảng sau:

18


Tên loại văn
bản
Năm

Quyết

Công

Tờ

Thông

Báo

Chỉ

Tổng

201

định
165

văn
10

trình
132

báo
37

cáo
30

thị
4

số
378

4
[xem phụ lục 2]
Qua bảng số liệu trên ta có thể tờ trình từ bảng số liệu trên từ năm 2014
đến 2016 việc soạn thảo văn bản khá đồng đều không chênh lệch nhiều năm
2014 số lượng là 132 văn bản , năm 2015 là 130 văn bản và năm 2016 là 126
văn bản.
Từ những số liệu qua từng năm cũng như do tình hình thực tế tại địa
phương nên một số văn bản được ban hành nhiều như: Quyết định ,tờ trình…
một số văn bản ban hành ít như: báo cáo, chỉ thị, công văn…
2.3. Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn
thảo văn bản
2.3.1. Quản lí và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan đơn vị các tổ chức kinh tế- xã
hội, đơn vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật. Mỗi
đơn vị, tổ chức chỉ được phép sử dụng một loại con dấu khác nhau. Con dấu chỉ
được sử dụng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cơ quan có thẩm
quyền. Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn vì
văn thư lưu giữ, bảo quản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và
đóng dấu. Đặc biệt con dấu không được mang theo trong người.
Mẫu quản lý về quản lí và sử dụng con dấu tại UBND xã Mai Lạp được
thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của
Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu và nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày
01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

58/2001/NĐ- CP.
Mẫu số 01 giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
19


Con dấu tại UBND xã Mai Lạp được làm từ gỗ , phủ một lớp sơn màu
vàng bên ngoài; mặt con dấu được khắc với dòng chữ “ cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, UBND xã Mai Lạp” để làm tăng tính hiệu lực khi sủ dụng con
dấu [xem phụ lục 4].
Mẫu số 02 giấy chứng nhận thu hồi con dấu [xem phụ lục 5].
2.3.2. Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản
Để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản được tiến hành chính xác, nhanh
chóng. Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho văn phong UBND
xã là: 3 máy tính, 1 máy in, 2 chiếc điện thoại bàn, 1 máy photcoppy, 3 tủ đựng
hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác văn phòng.
[2; Tr.88]
2.4. Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp
2.4.1. Quản lí văn bản đến
Công văn đến là tất cả các công văn , giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ
nới khác gửi đến . Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều ,
cho nên văn bản đến được đóng dấu , và sổ đăng ký văn bản đến , có ngày ,
tháng , năm băn bản đến. Tất cả các tập này phải để trong bìa cứng , đưa vào hộp
lưu trữ. Sau 2 năm, cán bộ văn thư lưu trữ đưa vào kho lưu trữ của ủy ban nhân
dân xã .
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theo
trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
8/2/2010 của chính phủ, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư , quyết định số 05/2016/QĐUBND ngày 7/4/2016, của UBND tỉnh Bắc Kạn ban hảnh quy định về công tác
văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh, thay thế quyết định số 2404/2003/QĐ-UBND
ngày 31/10/2003 của UBND tỉnh Bắc Kạn về việc ban hành quy định về công

tác lưu trữ, quyết định số 03/2016/QĐ-UBND ngày 3/8/2016 của UBND huyện
chợ mới bam hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ huyện Chợ Mới, quyết
định số 223/2016QĐ-UBND ngày 15/10/2016 của UBND xã Mai Lạp về việc
ban hành quy chế công tác văn thư của mai lạp gồm các bước :
20


- Tiếp nhận ,đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến : Mỗi ngày UBND xã Mai Lạp tiếp nhận văn bản
chủ yếu là qua đường bưu điện,các cơ quan đơn vị khác tự đưa đến hoặc gửi trực
tiếp bằng fax . Khi tiếp nhận giấy tờ gửi đến cơ quan chuyên viên văn phòng
Nông Thị Xuyến trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải
gửi đến đúng cơ quan mình hay không, số lượng đã đầy đủ hay chưa.
Phân loại sơ bộ , bóc bì văn bản đến : Chuyên viên văn phòng Nông Thị
Xuyến sau khi nhận văn bản đến cần phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng
ký ,loại nào không phải đăng ký. Sau khi bóc bì công văn , bà Hà Thị Dung
chuyên viên văn phòng tiến hành đóng dấu đến từng công văn,dấu đến được
đóng vào góc trái,trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản.
Sau khi chuyên viên văn phòng Nông Thị Xuyến đóng dấu “đến”,ghi số
và ngày đến: Nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày
nào để giúp dễ dàng vào số công văn đến và lưu trữ văn bản.
Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xa Mai Lạp:
Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Mai Lạp được trình bày trên hai ô.
Ô đầu tiên được hiển thị bằng chữ “ UBND xã Mai Lạp” viết in hoa, in đậm. Ô
thứ hai được hiển thị trên ba dòng, dòng thứ nhất chữ “ĐẾN SỐ” được viết hoa
in đậm,cách khoảng 0,5cm dòng thứ hai được hiển thữ chữ “ Ngày” viết thường
và dòng thứ ba cách khoảng 0,5cm được viết bằng chữ “Chuyển” in thường.
50mm
UBND XÃ MAI LẠP
ĐẾNSỐ:..................

Ngày:............................
Chuyển:.........................
30mm
[2; Tr.63]
21


Đăng kí công văn đến: Văn phòng UBND xã Mai Lap số đăng kí công
văn đến như sau: Được trình bày trên một ô, dòng thứ nhất chữ “ UBND xã Mai
Lạp” được viết in hoa, in đậm; cách khoảng 1,25cm dòng thứ hai chữ “ số đăng
kí văn bản đến” được viết hoa, in đậm;dòng thứ ba chữ “ năm” được viết thường
cuối cùng chữ “ từ ngày….đến ngày….” “ từ số….đến số….” được viết in
thường.
Mẫu bìa số: Số được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP
SỐ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày........đến ngày.......
Từ số..........đến số............

[2; Tr.64]
Phần đăng kí văn bản đến: Được trình bày trên trang giấy A3 (420mm x
297mm) , bao gồm 09 cột theo mẫu: cột thứ nhất- ngày đến ;cột thứ hai- số đến;
cột thứ ba- tác giả; cột thứ tư -số, kí hiệu; cột thứ năm- ngày tháng; cột thứ sáutên loại và trích yếu nội dung;cột thứ bảy-đơn vị hoặc người nhận; cột thứ támký nhận; cột thứ chín- ghi chú.
Ngày

Số

Tác

Số, kí

đến

đến

giả

hiệu

(1 )

(2 )

(3 )

( 4)

Ngày Tên loại
tháng

( 5)

Đơn vị

Ký

Ghi

và trích

hoặc

nhận

chú

yếu nội

người

dung
(6 )

nhận
( 7)

(8 )

( 9)
[2; Tr.64]

- Trình và chuyển giao văn bản đến
22


Trình văn bản đến: Sau khi đăng kí văn bản đến phải dượ kịp thời trình
cho cán bộ văn phòng UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết.
Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các cán bộ

trực tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu:
Nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ.
Số chuyển giao văn bản đến đưc in sẵn kích thước 210mm x 297mm
Được trình bày trên một ô, dòng thứ nhất chữ “ UBND xã Mai Lạp” được
viết in hoa, in đậm; cách khoảng 1,25cm dòng thứ hai chữ “ số chuyển giao văn
bản đến” được viết hoa, in đậm;dòng thứ ba chữ “ năm” được viết thường cuối
cùng chữ “ từ ngày….đến ngày….” “ từ số….đến số….” được viết in thường.
Mẫu bìa số:
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP
SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày........đến ngày.......
Quyển sổ:.......

[2; Tr.65]
Phần đăng kí văn bản chuyển giao van bản đến: Phần đằg kí chuyển giao
văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x
297mm) bao gồm 5 cột theo mẫu sau: Cột thứ nhất- ngày chuyển; cột thứ hai- số
đến; cột thứ ba-đơn vị hoặc người nhận; cột thứ tư- kí nhận; cột thứ năm- ghi
chú.
Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người
nhận

23

Kí nhận

Ghi chú


(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

[2; Tr.65]
-Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn đến. Các
phó chủ tịch UBND xã được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến theo
sự ủy nhiệm của chủ tịch UBND xã và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực
được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo UBND giao
cho cán bộ chuyên môn giải quyết. Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định của UBND xã .
Phó chủ tịch UBND Hà Minh Tựu giao chuyên viên văn phòng Nông Thị
Xuyến thực hiện những công việc: Xem xét toàn bộ văn đến, báo cáo về những
văn bản quan trọng, khẩn cấp. Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải
quyết. Phân công đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Trong công tác quản lí văn đến của UBND xã, bộ phận văn thư của văn
phòng UBND xã đóng một vài trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lí văn bản
đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời cung cấp thông tin

cho các quyết định hành chính của UBND xã.
2.4.2. Quản lí văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của UBND xã phải được đăng kí vào sổ quản lí văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung, hình thức trước khi
gửi đi.
Trình tự quản lí văn đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã tuân
thủ theo các qui định của Chính phủ, tỉnh, huyện và quy chế của UBND xã và sự
hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lí văn bản đi tại Công văn số
425/VTLTNN- NVTW của Cục Văn Thư Lưu Trữ nhà nước ngày 18/7/2005.
Như vậy, các văn bản như: Quyết định , Báo cáo, Biên bản, Thông báo,
Công văn , Tờ trình, Chỉ thị…Mọi công văn, giấy tờ trên muốn gửi ra ngoài hay
24


trong nội bộ cơ quan đều phải được chủ tịch,Phó chủ tịch kí chính thức, sau đó
chuyển qua bộ phận Văn Thư đăng kí, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy
số riêng cho từng loại . Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản; các ngày dưới 10 và
các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía trước.
Trình tự các bước quản lí văn bản đi:Của văn phòng UBND xã Mai Lạp
được tuân theo thứ tự như sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày: ghi số, kí hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản anh Hà Văn
Tưởng cán chuyên viên văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kĩ
thuật trình bày văn bản , nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo cho chị
Hà Thị Dung chuyên viên văn phòng xem xét, giải quyết.
Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình
thức, và kĩ thuật trình bày chị Nguyễn Thu Thảo nhân viên văn thư thực hiện ghi
số, kí hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản .Việc đánh số của văn bản được thực
hiện theo qui định tại điểm a khoản 1 Điều 8 của Thông tư 01/2011/TTBNV.Văn bản đã hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân bản cho

quá trình giải quyết công việc. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và
thời gian qui định. Việc nhân bản mật được thực hiện theo qui định tại khoản 1
Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ qui định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật ( nếu có)
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ kí và lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính được thực hiện theo qui định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác
văn thư.
Đóng dấu độ khẩn, mật (nếu có): Việc đóng dấu các độ khẩn, (“ hỏa
tốc”,” thượng khẩn” và” khẩn”) trên văn bản được thực hiên theo qui định tại
điểm b khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/BNV
- Đăng kí vào sổ đăng ký văn bản đi
25