Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KHOA HỌC
Đề tài: KHẢO SÁT QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI
MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY

Khoa: Quản trị văn phòng
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Hoàng Văn Thanh
Sinh viên thực hiện: Trần Thị Tình
Nguyễn Thị Thảo
Chảo Tả Mẩy
Đỗ Thị Huyền
Lớp: QTVP14AK3, Khóa 2014 - 2018

Hà Nội, 2015


LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi xin cam đoan bài tập tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát quy trình
tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay” là
kết quả nghiên cứu của mình. Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi đã tuân
thủ và thực hiện nghiêm túc các quy tắc đạo đức nghiên cứu.
Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực về nội dung
trong bài tập tiểu luận của mình.

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn

phòng đã giúp đỡ chúng tôi trong quá trình thu thập thông tin để thực hiện đề tài.
Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên hướng dẫn- ThS. Hoàng Văn
Thanh, cảm ơn thầy đã định hướng, chỉ bảo, hỗ trợ và hướng dẫn chúng tôi trong
suốt quá trình thực hiện đề tài. Nhờ có thầy mà chúng tôi có thể thuận lợi hoàn
thành đề tài nghiên cứu khoa học của mình.
Do trình độ nghiên cứu còn giới hạn và một số nguyên nhân khác, dù
nhóm chúng tôi đã hết sức cố gắng song đề tài của chúng tôi vẫn không thể tránh
khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý
của thầy cô cũng như bạn đọc để những đề tài nghiên cứu tiếp theo của chúng
tôi được hoàn thiện hơn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................... 1
2.Lịch sử nghiên cứu........................................................................................ 2
3.Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................... 2
4.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu...............................................3
5.Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 3
6.Giả thuyết khoa học...................................................................................... 3
7.Cấu trúc của đề tài........................................................................................ 3

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP...........5

1.Khái niệm...................................................................................................... 5
2.Các loại hình hội họp trong cơ quan..............................................................5
3.Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp..................................................................6
4.Thời gian tiến hành các cuộc họp..................................................................8
5.Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp...................................................8

CHƯƠNG 2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ
QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY............................................9
2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp..........................................................10
2.1.1. Lập Kế hoạch tổ chức...........................................................................10
2.1.2. Thành lập Ban tổ chức..........................................................................12
2.1.3. Xây dựng Chương trình nghị sự............................................................12
2.1.4. Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp.........................13


2.1.5. Soạn thảo các văn bản có liên quan tới cuộc họp................................13
2.1.6. Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp....................................15
2.1.7. Chuẩn bị kinh phí................................................................................. 16
2.1.8. Một số chuẩn bị khác...........................................................................17
2.2. Tiến hành tổ chức cuộc họp....................................................................17
2.2.1. Đón tiếp đại biểu khách mời.................................................................17
2.2.2. Trình tự nội dung tổ chức các cuộc họp................................................17
2.3. Sau khi cuộc họp kết thúc.......................................................................18
2.3.1. Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời...............................................................19
2.3.2. Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp.................................................19
2.3.3. Thông báo kết quả cuộc họp................................................................19
2.3.4. Lập Hồ sơ cuộc họp..............................................................................19
2.3.5. Quyết toán kinh phí.............................................................................. 20
2.3.6. Soạn Công văn hoặc Thư cảm ơn.........................................................21
2.3.7. Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm....................................................21

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ..................................23
1.Nhận xét...................................................................................................... 23
2.Kiến nghị, đề xuất....................................................................................... 25

KẾT LUẬN........................................................................................................28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................29


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong các cơ quan tổ chức nói chung và trong cơ quan hành chính nhà
nước nói riêng, công tác văn phòng luôn được chú trọng và đề cao bơi vì vai trò
quan trọn của nó. Hoạt động của văn phòng đảm bảo cho các cơ quan tô chức
được vận hành ổn định, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc thực hiện các
yêu càu nhiệm vụ của mình. Tổ chức hội họp là một trong những công việc của
văn phòng để tham mưu, giúp việc cho công tác của cơ quan tổ chức.
Hội họp là một trong những hoạt động diễn ra thường xuyên trong môi
trường công việc bởi lẽ đây là kênh thông tin chính thức trog việc truyền đạt và
kiểm soát công việc. Nếu tổ chức, điều khiển và tham gia một cuộc họp hiệu quả
sẽ giúp cho cán bộ nhân viên trong cơ quan tổ chức nắm bắt được thông tin và
xử lý công việc hiệu quả. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước,
một cách thức giải quyết công việc, qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc
giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo
quy định của pháp luật.
Việc tổ chức hội họp tại các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay đã
được Nhà nước quan tâm, chỉ đạo bằng những văn bản hướng dẫn khá cụ thể.
Việc tổ chức hội họp theo một quy trình rõ ràng sẽ giúp nâng cao hiệu quả của
công tác trong các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên hiện nay bên cạnh những điểm

đã làm tốt thì công tác tổ chức hội họp vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập, cần
phải có sự chấn chỉnh từ cấp trên và ý thức tự thay đổi trong chính các cơ quan
hánh chính nhà nước.
Chính vì những lý do trên, nhóm chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài
“Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính
Nhà nước hiện nay” làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình để thông qua đó
1


có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hội họp nói chúng và quy trình tổ chức
các cuộc họp nói riêng trong các cơ quan hành chính nhà nước.
2. Lịch sử nghiên cứu
Về chủ đề quy trình tổ chức hội họp tại các cơ quan tổ chức đã có những
công trình, những bài luận văn nghiên cứu như:
- Bài báo “Những nguyên tắc nâng cao hiệu quả hội họp” của TS. Lưu
Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành
chính /Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 5/2009. Bài nghiên cứu đã chỉ ra
những thực trạng về việc tổ chức hội họp tại các cơ quan nói chúng và cơ
quan hành chính nhà nước nói riêng, đồng thời đưa ra những kiến nghị
nhằm nâng cao hiệu quả hội họp.
- Đề tài “Cần phải tăng cường cải cách về chế độ họp tại các cơ quan nhà
nước” của tác giả Vũ Đức Nhuần, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân huyện Di Linh, Lâm Đồng. Trong đề tài của mình, tác giả đã
đề cập đến những quy định về chế độ họp do Chính phủ ban hành, đồng
thời nêu những tồn tại trong việc tổ chức họp ở thực tế. Sau khi phân tích
những ý trên, tác giả Vũ Đức Nhuần đã đề xuất những kiến nghị để nâng
cao chất lượng cuộc họp trong các cơ quan nhà nước.
- Đề tài “Cải cách hành chính về chế độ họp tại các cơ quan hành chính
Nhà nước” của tác giả Trần Hoàng Vũ - Đại học Quốc gia Hà Nội - Tạp
chí Tổ chức Nhà nước Số 4/2008

3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài bước đầu nghiên cứu một số vấn đề có tính chất lý luận và trên cơ
sở thực tiễn, mô tả cách thức tổ chức, đưa ra nhận xét về quy trình tổ chức loại
hình hội họp của một số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.

2


4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu một số lý luận về hội họp cũng như quy trình tổ chức
các loiaj hình hội họp trong cơ quan nhà nước, qua đó đưa ra một số nhận xét và
kiến nghị để nâng cao hiệu quả việc tổ chức hội họp.
Đề tài được nghiên cứu và khảo sát trong phạm vi của một số cơ quan
hành chính Nhà nước Việt Nam
5. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận đã học, trong quá trình nghiên cứu nhóm chúng tôi đã sử
dụng các phương pháp cụ thể sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp khảo sát;
- Phong pháp so sánh;
6. Giả thuyết khoa học
Việc tìm hiểu và nghiên cứu về hội họp và quy trình tổ chức hội họp tại
các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay giúp cho mọi người có cái nhìn tổng
quát hơn về việc tổ chức hội họp, đồng thời có biện pháp để cải cách và nâng
cao chất lượng hội họp tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
7. Cấu trúc của đề tài
Trong đề tài nghiên cứu khoa học: “Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức
hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay”, ngoài phần mở
đầu và kết luận có cấu trúc gồm 3 chương:

3


Chương 1. Tổng quan về quy trình tổ chức hội họp
Chương 2. Quy trình tổ chức các cuộc họp ở một số cơ quan hành
chính nhà nước hiện nay
Chương 3. Một số nhận xét và kiến nghị

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP
1. Khái niệm
Cuộc họp là gì ? Họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà nước, một
cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực
hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc
thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với
mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên
quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các
vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt
được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem
làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.
Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:
-

Kiểm soát
Kết hợp

Thông báo
Thuyết phục
Cuộc họp có thể có quy mô lớn hay nhỏ tuỳ thuộc vào mục đích nội dung

của nó và theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan. Các cuộc họp đóng vai trò quan
trọng vì đó là nơi mà văn hoá công sở của cơ quan được duy trì, là một trong
những cách thức để cá nhân có trách nhiệm với cơ quan, đơn vị, tổ chức.
2. Các loại hình hội họp trong cơ quan
Trong các cơ quan tổ chức có thể có nhiều loại hội họp tuỳ vào mục đích
của cơ quan, ví dụ như:

5


- Họp giao ban của lãnh đạo cơ quan với các thủ trưởng các đơn vị trực
thuộc hoặc của thủ trưởng đơn vị với các cấp phó và thủ trưởng các đơn
vị trực thuộc: Là cuộc họp để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ
công tác; trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc thường
xuyên;
- Họp tham mưu, làm việc: Là cuộc họp để lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị
nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các đơn vị cấp dưới,
của các chuyên gia, nhà khoa học, nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ
sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền, giải quyết
những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp
dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm
vụ công tác của cấp dưới;
-

Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác: Là cuộc họp để
quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần

các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về
quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản
lý được phân công;

- Họp (hội nghị) tổng kết hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình tình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương
hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị;
- Họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá
tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan
trọng.
3. Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp
- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm
được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc

6


thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm
quyền lên cấp trên giải quyết.
- Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan đơn vị trong việc thực hiện
các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc
ban hành các quyết định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự để đảm bảo
cuộc họp có chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức,
phô trương.
-

Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định
thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý;

- Không tổ chức họp trong các trường hợp như: Giải quyết những công việc
thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn
cấp; Giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công,
phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp
dưới giải quyết; Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các đơn vị ở các cấp, các
ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ những đề án,
dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
trách nhiệm quản lý của nhiều đơn vị; Cấp trên triệu tập cấp dưới để trực
tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo
cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi công tác địa phương, cơ sở
trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định; Trao đổi thông tin hoặc giao
lưu học tập kinh nghiệm giữa các đơn vị; Giải quyết những nội dung công
việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công
việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những
cuộc họp lớn, quan trọng; Những việc đã được pháp luật quy định giải
quyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

7


4. Thời gian tiến hành các cuộc họp
Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy
định như sau:
- Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;
- Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với
những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng
cũng không quá 2 ngày;
- Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;
- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội

dung của chuyên đề;
- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo tính
chất và nội dung vấn đề.
Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến
hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
5. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp
Hội họp được coi là một trong những công cụ đẻ các nhà lãnh đạo thực hiện việc
điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan tổ chức. Mỗi cuộc họp khi được
tổ chức đều có những mục đích khác nhau, nhưng nhìn chung khi hội họp được
tổ chức các nhà lãnh đạo thường hướng tới các mục đích sau:
- Dùng hội họp để tổng kết, đánh giá công việc hàng tuần, tháng, quý, năm.
- Thông qua hội họp để đề ra phương hướng, nhiệm vụ cần triển khai cho
cơ quan, tổ chức.
- Đảm bảo các quyền dân chủ trong cơ quan, tổ chức đối với nhiệm vụ
chung.
- Nâng cao năng suất chất lượng và hiệu quả công việc.

8


- Thông qua các cuộc họp, hội nghị, llanhx đạocơ quan có thể tiếp thu được
ý kiến đóng góp từ nhân viên cấp dưới, đồng thời tiến hành các quyết định
quản lý chính xác.
- Nhờ các cuộc hội họp mà nhà quản lý lãnh đạo có thể tiếp xúc với cấp
dưới.
Ở các cơ quan tổ chức. căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của cơ quan để giao nhiệm vụ tổ chức các cuộc họp cho các phòng ban
theo đúng chức năng, chuyên môn nghiệp vụ và đúng mục đích của cuộc họp.

CHƯƠNG 2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ

QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY
Ở các cơ quan hành chính nhà nước, các cuộc họp có ý nghĩa quan trọng
trong việc cung câp thông tin, tổng kết các vấn đề, phổ biến các kế hoạch của
lãnh đạo đến các thành viên,… Chính vì tầm quan trọng của nó, nên việc tổ chức
các cuộc họp cần được làm đúng theo quy trình để đảm bảo cuộc họp được diễn
ra thuận lợi và có hiệu quả cao nhất.

9


Trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay có nhiều loại hình hội
họp, ví dụ như hội nghị sơ kết, tổng kết; họp giao ban, họp đầu tuần, đầu tháng,
… Mỗi loại hình hội họp đều có một ý nghĩa và cách thức tổ chức khác nhau,
tuy nhiên các loại hình hội họp đó đều có một quy trình tổ chức giống nhau.
Trong bài nghiên cứu của mình, chúng tôi chỉ đưa ra quy trình tổ chức cuộc họp
chung nhất cho tất cả các loại hình hội họp ở các cơ quan hành chính nhà nước
hiện nay.
2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp
2.1.1. Lập Kế hoạch tổ chức
Dù là cuộc họp lớn hay nhỏ, muốn việc tổ chức được thành công thì điều
quan trọng cần làm đầu tiên là việc lạp kế hoạch. Cuộc họp có quy mô càng lớn
thì Kế hoạch càng phải được lập chi tiết và cụ thể hơn.
Nhờ có Kế hoạch tổ chức cuộc họp mà các phòng trong cơ quan hành
chính nhà nước có trách nhiệm hoàn thành công việc đã đươc phân công, hoàn
thành đúng tiến độ thời gian đã quy định, tránh các sai sót không đáng có.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp thường có các nội dung sau:
a) Mục đích, yêu cầu của cuộc họp
Khi lập kế hoạch trước hết cần xác định rõ cuộc họp đó được tổ chức nhằm
mục đích gì. Việc xác định mục đích sẽ giúp việc tổ chức có hiệu quả cao hơn,
hơn nữa sẽ giúp chúng ta xây dựng Chương trình nghị sự tốt hơn.

Sau khi xác định được mục đích của cuộc họp, việc xác định yêu cầu của
cuộc họp sẽ được tiến hành dễ dàng hơn. Mỗi loại hình hội họp đều có những
yêu cầu nhất định của mình, người tổ chức cuộc họp cần đảm bảo được các yêu
cầu đó.
Một công việc quan trọng nữa cần được đảm bảo thực hiện sau khi xác định
mục đích cuộc họp là xác định tên cuộc họp. Tên cuộc họp thể hiện mục đích
của nó. Tên của cuộc họp cần thể hiện bằng câu từ ngắn gọn, dùng văn pgonf
hành chính đồng thời phải thể hiện được tính chất cuộc họp. Tên của cuộc họp
phải tươgn xứng với thành phần Đại biểu, Khách mời.
b) Nội dung của cuộc họp
10


Nội dung của cuộc họp sẽ tuỳ thuộc vào từng loại hình hội họp, vào quy
mô và tính chất của nó. Thông thường các cuộc hộp sẽ có những nội dung như:
Báo cáo tổng kết tình hình; Khen thưởng cá nhân, tập thể; Thảo luận, đóng góp
của những người tham dự cuộc họp; Tham luận thông qua ý kiến khách mời;
Biểu quyết thông qua ý kiến,… Các phòng ban, cá nhân có trách nhiệm tổ chức
chuẩn bị cuộc họp cần xây dựng những nội dung phù hợp nhất cho các cuộc
họp.
c) Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp
Tuỳ theo tính chất, mục đích và quy mô của cuộc họp mà có thể lựa chọn
địa điểm của cuộc họp. Với những cuộc họp nhỏ, ít khách mời dự họp như họp
giao ban, họp đầu tuần… thì có thể tổ chức ở Văn phòng cơ quan, hoặc một
phòng ban nào đó. Với những cuộc họp có quy mô lớn, số lượng đại biểu tham
dự nhiều, có tính chát trang trọng hơn như Hội nghị tổng kết, Hội thảo,… thì tổ
chức ở những nơi đảm bảo được cuộc họp được tiến hành thuận lợi, ví dụ như
hội trường, trung tâm hội nghị,…
Thời gian tổ chức hội họp cần có thời gian dự phòng trước và thời gian dự
phòng sau thời gian của lãnh đạo.

d) Kinh phí dự trù tổ chức
Việc dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp là một công việc cần thiết và quan
trọng. Giống như các công tác chuẩn bị khác, việc dự trù kinh phí cũng phải tuỳ
vào tính chất, mục đích và quy mô của cuộc họp. Khi dự trù kinh phí cần trình
lên lãnh đạo để được thông qua và phối hợp với phòng ban phụ trách công việc
tài chính của cơ quan (Phòng Tài chính, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Kế
toán,…) để thực hiện.
e) Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
Để một cuộc họp được tổ chức thành công và có hiệu quả, việc thực hiện
tổ chức cần phải có sự phối hợp giữa các đơn vị có liên quan một cách nhịp
nhàng. Người chuẩn bị kế hoạch tổ chức cuộc họp cần phải xác định được các
đơn vị phối hợp để phân công nhiệm vụ, lên kế hoạch thực hiện một cách chi
tiết.
f) Lên kế hoạch khách mời của buổi họp

11


Việc mời khách mời dự các cuộc họp do phòng ban chr trì cuộc họp quy
định. Cơ cấu khách mời dựa trên tính chất, mục đích và quy mô của hội nghị và
phải phù hợp với tình hình thực tế, khả năng, điều kiện tổ chức của cơ quan
hành chính nhà nước.
g) Chuẩn bị nội dung các tài liệu phục vụ cuộc họp
Các tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp là một yếu tố không thể thiếu để phục
vụ cuộc họp. Tuỳ theo loại hình hội họp mà người lên kế hoạch tổ chức cuộc
họp cần chuẩn bị các tài liệu phục vụ một cách đầy đủ. Các loại tài liệu cho cuộc
họp cần phải chuẩn bị như: Báo cáo, Tham luận, Tờ trình, Quyết định,… cần
được thực hieenh chính xác và đầy đủ.
Ngoài các nội dung trên, việc lên kế hoạch tổ chức hội họp trong cơ quan
hành chính nhà nước còn một số nội dung khác tuỳ theo từng cuộc họp cụ thể.

Việc lập kế hoạch tổ chức hội họp có vai trò rất quan trọng trong việc tổ
chức thành công cuộc họp. Người thực hiện cần có sự nghiêm túc, có cái nhìn
bao quát để chuẩn bị cho cuộc họp được thành công, tránh những sai lầm không
đáng có. Kế hoạch tổ chức cuộc họp cần được trình lên lãnh đạo và để ở dưới
dạng dự thảo.
2.1.2. Thành lập Ban tổ chức
Để các cuộc họp đạt được kết quả cao thì việc thành lập ban tổ chức là
việc khoogn thể thiếu. Khi đã thành lập Ban tổ chức thì việc thực hiện kế hoạch
tổ chức cuộ họp đã được xác định trước đó của các phòng ban, các cá nhân sẽ có
trách nhiệm triển khai thực hiện công việc hơn.
Cơ cấu thành viên trong ban tổ chức sẽ tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất
của cuộc họp mà xác định số lượng người.
Ban tổ chức cuộc họp thường có những chức danh như: Trưởng ban (Chủ
tịch), Phó ban (Phó Chủ tịch) và các uỷ viên.
Khi thành lập Ban tổ chức phải có danh sách cụ thể, ghi rõ chức danh của
các thành viên. Danh sách cần được sắp xếp hợp lý, khoa học và được phổ biến
kịp thời cho các thành viên được biết và thực hiện.
2.1.3. Xây dựng Chương trình nghị sự
12


Chương trình nghị sự là văn bản chi tiết triển khai về nội dung Kế hoạch
tổ chức. Đó là công việc không thể thiếu trong mỗi cuộc họp, có thể ví nó như là
xương sống của cuộc họp.
Chính vì tầm quan trọng của mình mà Chương trình nghị sự cần phải đảm
bảo một số yêu cầu sau:
- Các nội dung thực hiện phải được sắp xếp theo một trình tự khao học, hợp
lý, tránh xung đột.
- Có khả năng hỗ trợ cho bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến cuộc họp.
- Có khả năng thay đổi linh hoạt khi có tình huống phát sinh.

Chương trình nghị sự thường được xây dựng theo hai mẫu: Mẫu dành
riêng cho Ban tổ chức và những người tham gia gọi là Chương trình nghị sự nội
bộ. Chương trình này thường chi tiết cụ thể hơn.
Mẫu chương trình nghị sự thứ hai là mẫu dành cho các Đại biểu. Mẫu
Chươg trình nghị sự này thường xuất hiện trong các cuộc họp có quy mô lớn
như Hội nghị của cơ quan, Hội thảo,… Mẫu này được gọi là Chương trình nghị
sự công khai. Mục đích là nhằm giúp cho các Đại biểu, khách mời nắm được
lịch trình cụ thể của cuộc họp và chú ý tới những vấn đề mà họ quan tâm.
2.1.4. Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp
Khi lập danh sách đại biểu khách mời tham dự cần dựa trên cơ cấu, số
lượng đã được xác định cụ thể tại Kế hoạch tổ chức cuộc họp.
Danh sách đại biểu, khách mời phải được sắp xếp khoa học, hợp lý. Cần
ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu, khách mời.
Việc lập danh sách sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi giấy mời và các
tài liệu có liên quan, hạn chế đượct ình trạng nhầm, sót đại biểu, khách mời tham
dự.
2.1.5. Soạn thảo các văn bản có liên quan tới cuộc họp
Trong các cuộc họp thường có những văn bản như: Tờ trình, Báo cáo,
Tham luận, Quyết định, Đề án,… Phòng, ban chủ trì cuộc họp có nhiệm vụ phân
công cho các đơn vị và các cá nhân có liên quan soạn thảo các văn bản đó.

13


Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng
yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo
ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tại cuộc họp. Đối với những tài liệu
trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài trên 30 trang A4 thì ngoài bản chính phải
chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
Khi các văn bản đã được soạn thảo xong thì văn phòng có nhiệm vụ kiểm

tra lại về mặt nội dung, thể thức và thẩm quyền ban hành, sau đó nếu thấy đúng
thì trình lên lãnh đoạ phê duyệt. Tất cả các văn bản sau liên quan tới hội nghị
sau khi được thủ trưởng phê duyệt phải tiến hành nhân bản, ghép bộ, đóng dấu
và gửi cho những người có liên quan để thực hiện và tham khảo.
Ngoài các văn bản nêu trên thì cuộc họp không thể thiếu giấy mới. Khi
soạn giấy mời phải dựa vào danh sách đại biểu, khách mời để soạn, tránh tình
trạng sai sót.
Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những nội dung
sau:
-

Đơn vị mời, đối tượng được mời;

- Nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp;
- Những yêu cầu đối với đại biểu dự họp;
- Những thông tin cần thiết khác
Trách nhiệm gửi giấy mời do Văn phòng các cơ quan tổ chức phối hợp
với đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối
với cuộc họp do lãnh đạo cơ quan chủ trì hoặc ủy quyền.
Giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày.
Gửi trước tài liệu: Đơn vị chủ trì phải gửi trước tài liệu cho các đơn vị, cá
nhân dự họp. Có thể gửi bản giấy hoặc gửi qua hộp thư điện tử đơn vị đã đăng

14


ký. các đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên để
lấy tài liệu tham dự họp. Trường hợp họp đột xuất, gấp có thể gửi Fax, điện
thoại, đồng thời với việc gửi bản chính có đóng dấu hoả tốc. Đối với những cuộc
họp làm việc đã bố trí trong lịch làm việc tuần của lãnh đạo cơ quan thì căn cứ

vào lịch làm việc để tham dự đúng thành phần.
2.1.6. Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp
a) Thời gian tổ chức cuộc họp
Thời gian chi tiết của cuộc họp đã được xác định tại Chương trình nghị sự.
tuy nhiên để đảm bảo cho sự thành công của cuộc họp cân flwu ý những vấn đề
sau:
- Không tổ chức cuộc họp vào những thời điểm mà một số thành phần chủ
chốt không tham dự được.
- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các
phần trong Chương trình nghị sự.
- Thời gian dự phòng trước và sau cuộc họp.
b) Địa điểm tổ chức cuộc họp
Địa điểm tổ chức cuộc họp đã được xác định tại Kê hoạch tổ chức cuộc
họp. Ở giai đoạn này địa điểm tổ chức được tiến hành các công việc sau:
- Sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp với mục đích tổ chức cuộc họp. Cách
sắp xếp phải khoa học giữa các vị trí chỗ ngồi của Ban Tổ chức, Đại biểu,
khách mời tham dự, vị trí chỗ đứng của người dẫn chương trình, người
đọc báo cáo, tham luận, người thuyết trình.
- Kiểm tra các thiết bị phục vụ cho cuộc họp như: âm thanh, ánh sáng, máy
chiếu, điều hoà,…

15


- Tuỳ theo quy mô và tính chất của một số cuộc họp quan trọng như Hội
nghị sơ kết, tổng kết, hội thảo,… mà tiến hành chuẩn bị maket cho cuộc
họp, trang trí hội trường, sân khấu, chuẩn bị băng rôn, khẩu hiệu và cờ,…
- Chuẩn bị nước uống, cốc đĩa, khắn trải bàn, đặt hoa nếu cần thiết.
- Chuẩn bị các biển chỉ dẫn nơi để xe, hội trường tổ chức.
- Tiến hành vệ sinh nơi tổ chức cuộc họp.

2.1.7. Chuẩn bị kinh phí
Trên cơ sở quy mô, tính chất, mục đích tổ chức hội nghị và tình hình thực
tế của cơ quan mà phòng ban tổ chức cuộc họp xây dựng kinh phí tổ chức. Kinh
phí tổ chức các cuộc họp có thể gồm những khoản sau:
-

Chi phí ăn ở, đi lại của đại biểu trước và sau cuộc họp;

- Chi phí quà tặng cho đại biểu, khách mời;
- Chi phí in ấn tài liệu phục vụ cuộc họp;
- Chi phí cho việc chuẩn bị hội trường (đối với các cuộc họp phải họp ở hội
trường lớn): thuê phông rạp sân khấu, cắt phông chữ, băng rôn khẩu
hiệu,..
- Chi phí nước uống, hoa quả phục vụ cuộc họp.
- Chi phí bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên phục vụ cuộc họp
- Chi phí đặt tiệc chiêu đãi sau cuộc họp (nếu có)
Và một số chi phí khác phát sinh trong cuộc họp.
Phòng, ban tổ chức cuộc họp cử người có trách nhiệm tổng hợp tất cả các
chi phí, lập bảng dự trù kinh phí. Sau khi lập xong càn trình lên lãnh đạo có
thẩm quyền ký rồi trình phê duyệt. Kinh phí tổ chức các cuộc họp được lấy từ
16


nguồn ngân sách của cơ quan theo quy định. Các khoản kinh phí được rút phải
có chứng từ rõ ràng để sau khi kết thúc cuộc họp làm căn cứ quyết toán kinh phí
họp.
2.1.8. Một số chuẩn bị khác
Ngoài những chuẩn bị trên thì trên thực tế, trước khi diễn ra cuộc họp, ban
tổ chức kiểm tra lại toàn bộ các nội dung chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra.
Cần xem xét và kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp; kiểm tra lại các loại tài

liệu, sân khấu, ánh sáng, nước uống,… Liên hệ với người chủ trì lãnh đạo cuôc
họp xem có thay đổi gì không để bố trí và bổ sung kịp thời.
2.2. Tiến hành tổ chức cuộc họp
2.2.1. Đón tiếp đại biểu khách mời
Với các cuộc họp có mời khách mời, đại biểu, ban tổ chức có trách nhiệm
phối hợp với lãnh đoạ cơ quan đẻ tổ chức đón tiếp khách mời, đại biểu.
Việc đón tiếp khách mời bao gồm những công việc sau:
- Hướng dẫn đại biểu khách mời vào nơi tổ chức họp;
- Phát tài liệu, sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời
- Ghi danh sách đại biểu, khách mời;
- Lãnh đạo cơ quan ra đón những khách mời quan trọng.
Việc đón tiếp đại biểu khách mời cần thực hiện một cách trang trọng,c hu
đáo và tạo nên những đánh giá tốt đẹp của người được đón tiếp về thái độ của cơ
quan. Đôi khi chính vì sơ suất khi đón tiếp khách mời sẽ ảnh hưởng đến thái độ
của khcsh mời khi tham dư các cuộc họp.
2.2.2. Trình tự nội dung tổ chức các cuộc họp

17


Tuỳ vào mục đích, tính chất của cuộc họp mà ban tổ chức tiến hành nội
dung cuộc họp. Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu,
chương trình; giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình đã định.
Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung, hoặc chỉ nêu
những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn. Các báo cáo chỉ đọc
toàn văn khi có yêu cầu của người chủ trì. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại
cuộc họp cần tập trung vào những vấn đề đang còn có những ý kiến khác nhau
để đề xuất những biện pháp xử lý.
Nội dung Kết luận cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể
hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong
trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp gồm những nội dung chính sau đây:
-

Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;
- Kết luận của người chủ trì.
Chậm nhất 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan đơn vị
chủ trì phối hợp với Văn phòng cơ quan để ban hành thông báo kết luận. Văn
bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm
pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định
tại cuộc họp.
2.3. Sau khi cuộc họp kết thúc

18


2.3.1. Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời
Sau khi kết thúc các cuộc họp, tù vào tình hình và kế hoạch đã được định
trước mà có thể có toàn bộ hoặc một số Đại biểu, khách mời được mời ở lại dự
tiệc. Đối với những Đại biểu không được mời thì các cán bộ, nhân viên được cử
lấy xe cho Đại biểu, khách mời và tiễn Địa biểu, khách mời ra về.
Các Đại biểu, khách mời ở lại dự tiệc thì các cán bộ, nhân viên được cử
đưa các Đại biểu đến dự tiệc mà ban tổ chức đã có sự chuẩn bị từ trước.
Khi đã đưa các Đại biểu, khách mời đến nơi dự tiệc cần bố trí người ra
đón, sau đó sắp xếp vị trí, chỗ ngồi sự tiệc sao cho phù hợp với chức vụ, vị trí

của từng người.
2.3.2. Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp
Sau khi cuộc họp kết thúc các cán bộ, nhân viên được phân công có trách
nhiệm ở lại vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức cuộc họp. Các công việc thường
được tiến hành là: Tháo dỡ sân khấu; vệ sinh nơi họp; sắp xếp bàn ghế lại chỗ
cũ; thu dọn cốc đĩa, khăn trải bàn; tắt csc trang thiết bị; thu dọn các biển hướng
dẫn, bảng tên và một số công việc khác.
2.3.3. Thông báo kết quả cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, ban tổ chức cần đề xuất với lãnh đạo cơ quan
về nội dung và hình thức thông báo kết quả cuộc họp.
Sau khi có ý kiến của lãnh đạo thì ban tổ chức giao nhiệm vụ cho người
có trách nhiệm soạn thảo thông báo kết quả cuộc họp và trình lên thủ trưởng cơ
quan duyệt. khi đã được ký duyệt thì tiến hành gửi cho những người có liên
quan tới hội nghị.
2.3.4. Lập Hồ sơ cuộc họp

19


Một số cuộc họp cần phải lập Hồ sơ cuộc họp như Hội nghị sơ kết, tổng
kết, Hội thảo,…
Hồ sơ bao gồm những văn bản đi và đến có liên quan đến quy trình tổ
chức cuộc họp đó.
Cuộc họp do đơn vị nào tổ chức thì đơn vị đó có trách nhiệm cử người có
chuyên môn thu thập tài liệu và lập Hồ sơ.
Hồ sơ cuộc họp thường bao gồm những tài liệu sau:
- Kế hoạch tổ chức cuộc họp;
- Chương trình nghị sự (cả Chương trình nghị sự nội bộ và chương trình
Nghị sự công khai);
- Diễn văn khai mạc, bế mạc;

- Các loại văn bản liên quan như báo cáo, tham luận, tờ trình,…
- Biên bản cuộc họp;
- Một số loại văn bản đến có liên quan như hướng dẫn, kế hoạch,…
2.3.5. Quyết toán kinh phí
Việc quyết toán kinh phí thực hiện tổ chức cuôc họp the quy định của cơ
quan. Phòng ban tổ chức cuộc họp tổng hợp các chi phí phối hợp với phòng Tài
chính – Kế hoạch, Phòng Kê toán, Văn phòng cơ quan, Thủ quỹ để tiến hành
quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị.
Khi quyết toán kinh phí pahir có hoá đơn, chứng từ rõ ràng. Các kinh phí
quyết toàn có thể bao gồm:
- Kinh phí phục vụ ăn ở đi lại của Đại biểu, kahcsh mời;
- Kinh phí quà tặng chi Đại biểu kahcsh mời;
20