Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động quản lý công tác Văn thư, lưu trữ của Công ty Thủy điện Sơn La

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................2
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
Chương 1. Giới thiệu vài nét về Công ty Thủy điện Sơn La...........................5
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Công ty Thủy điện Sơn La......................................................................5
1.1.1. Lịch sử hình thành................................................................................5
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:........................................................7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................8
Chương 2. Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ..............................10
2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.........................................10
2.1.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư...................................................10
2.1.2. Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ...................................................10
2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ..........................................10
2.2.1. Bố trí bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ.....................................10
2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ...........................................................................................................12
2.2.3. Phổ biến, ban hành các văn bản về công tác Văn thư, lưu trữ...........13
2.2.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá...........................................14
2.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ...................15
2.2.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.............................16
C. KẾT LUẬN...................................................................................................17


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó
Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết
quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình

kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của
công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày
17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về
Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03/01 hàng năm là
"Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra tài liệu và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi
cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã
xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan
trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn
quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác
văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
1


chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này đơn
thuần, dễ làm, dễ học và gần như cán bộ làm công tác Văn thư, lưu trữ không
phải là người được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ. Cũng với suy nghĩ,

công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ, không quan trọng nên
nhiều người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư,
lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng. Chúng ta
cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quên mất rằng để đạt được
những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn thư,
lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành
kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi
cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nỗ
lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít khó khăn, áp lực.
Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng. Hơn
nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách
nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản,
tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có
giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu đó. Hiện nay, tài
liệu được hình thành trong hoạt động của nhiều các cơ quan, tổ chức được chất
đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự cần cù, không có sự
đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin
gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài
liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng
rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo,
có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài
liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới
hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát
mà dân dân ta đã trải qua.
Công tác Văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức phát triển hay không
phần lớn phụ thuộc vào công tác tổ chức quản lý của người đứng đầu và những
3


cán bộ có liên quan, chính vì vậy, tôi chọn đề 3 « Chức năng, nhiệm vụ và hoạt

động quản lý công tác Văn thư, lưu trữ của Công ty Thủy điện Sơn La» làm
đề tài cho tiểu luận bộ môn Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để
đánh giá được tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý nhà nước đối với công
tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.

4


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
Giới thiệu vài nét về Công ty Thủy điện Sơn La
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Công ty Thủy điện Sơn La.
1.1.1. Lịch sử hình thành
Năm 2003, EVN đã hoàn chỉnh Báo cáo nghiên cứu khả thi thực hiện
phương án Sơn La. Công tác tái định cư cũng được bắt đầu triển khai thực hiện.
Tháng 12/2003, những người thợ đầu tiên thuộc Tổng công ty Sông Đà có mặt
tại công trường để triển khai xây dựng mặt bằng công trường và đồng thời tận
dụng thời gian chuẩn bị công trường trong 2 năm (2004-2005) để thi công các
công trình dẫn dòng. Ngày 15/1/2004, Thủ tướng đã ra quyết định số 09/QĐTTg phê duyệt dự án Thủy điện Sơn La.
Nhà máy Thủy điện Sơn La là công trình trọng điểm Quốc gia, do Quốc
hội giám sát. Nhiệm vụ chủ yếu của công trình là:
- Cung cấp nguồn điện năng để phát triển kinh tế, xã hội phục vụ sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;
- Góp phần chống lũ về mùa mưa và cung cấp nước về mùa kiệt cho đồng
bằng Bắc bộ; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội vùng Tây Bắc.

Nhà máy Thủy điện Sơn La
5

Công suất lắp máy của nhà máy Thủy điện Sơn La là 2.400MW được đấu
nối vào hệ thống điện Quốc gia bằng bốn đường dây 500kV Sơn La - Hòa Bình,
Sơn La - Nho Quan, Sơn La - Việt Trì và Sơn La - Sóc Sơn. Trạm 500kV Sơn La
đặt tại khu vực Pitoong, cách nhà máy ba đến bốn km.
Ngày 02/12/2005, công trình Thủy điện Sơn La được khởi công xây dựng.
Ngày 23/12/2012, công trình Thủy điện Sơn La chính thức khánh thành trở
thành đập thủy điện lớn nhất Đông Nam Á với cao độ đỉnh đập 228,1 m; dài
961,6 m; chiều rộng đáy đập 105 m; chiều rộng đỉnh đập 10 m. Dung tích hồ
chứa thủy điện 9,26 tỷ m3, với tổng công suất lắp máy 2.400 MW, sản lượng
điện bình quân hàng năm trên 10 tỷ kW, bằng gần 1/10 sản lượng điện của Việt
Nam năm 2012.
Nhà máy Thủy điện Lai Châu có công suất 1.200MW, gồm ba tổ máy.
Đập bê tông đầm lăn thủy điện có khối lượng 1.886.000m3; chiều cao đập lớn
nhất 137m, tốc độ thi công nâng đập theo chiều cao trung bình trên 20m/tháng,
lớn nhất 27,9m/tháng. Đây là một trong những đập có tốc độ nâng đập lớn nhất
thế giới. Việc thi công bê tông đầm lăn vượt tiến độ đã tạo điều kiện thi công
sớm các hạng mục khác, do đó đã sớm tích nước hồ chứa đem lại hiệu ích phát
điện cho Thủy điện Lai Châu, Sơn La và Hòa Bình.

Nhà máy thủy điện Lai Châu
6


Công trình được khởi công xây dựng từ cuối năm 2011, qua gần 2.000
ngày lao động liên tục, miệt mài của hàng vạn cán bộ, công nhân…, công trình
đã được khánh thành vào ngày 20/12/2016, về đích sớm 1 năm so với Nghị
quyết của Quốc hội đề ra. Đây cũng là công trình đánh giá sự trưởng thành vượt
bậc của các cán bộ, kỹ sư, công nhân ngành điện, ngành lắp máy của Việt Nam.
Đặc biệt là vươn lên làm chủ khoa học kỹ thuật, làm chủ từ khâu quy hoạch,

thiết kế, thi công xây lắp, đồng bộ thiết bị, giám sát và quản lý vận hành.
Công ty Thủy điện Sơn La được thành lập tại Quyết định số 69/QĐ-EVN
ngày 14/02/2011 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam - là đơn
vị tham gia xây dựng và tiếp quản, quản lý vận hành 2 nhà máy Thủy điện Sơn
La và Thủy điện Lai Châu đã được Đảng, Chính phủ chọn là công trình quan
trọng chào mừng Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI và lần thứ XII. đã trực tiếp
vận hành ổn định các tổ máy của hai nhà máy. Nhiều năm qua đội ngũ cán bộ,
kỹ sư, công nhân kỹ thuật của Công ty hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị,
đảm bảo công suất và sản lượng điện cung cấp cho hệ thống điện quốc gia, đáp
ứng nhu cầu an ninh năng lượng. Công ty Thủy điện Sơn La đã gặt hái được
những thành tích quan trọng, khẳng định vai trò vị trí một NMTĐ đa mục tiêu,
có công suất lớn nhất nước cũng như khu vực Đông Nam Á.
Công ty thủy điện Sơn La có trụ sở chính đặt tại Số 56 - Đường Lò Văn
Giá - Thành phố Sơn La - Tỉnh Sơn La.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
- Quản lý vận hành Nhà máy thủy điện Sơn La và Thủy điện Lai Châu.
- Quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo các thiết bị điện, các
công trình thủy công, kiến trúc của nhà máy thủy điện; thí nghiệm hiệu chỉnh
thiết điện, gia công cơ khí.
- Sản xuất và kinh doanh điện năng; Tham gia thị trường phát điện cạnh
tranh; Mua bán, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị ngành điện.
- Tư vấn lập và thẩm định dự án đầu tư xây dựng; Tư vấn quản lý dự án
đầu tư xây dựng; Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình (bao gồm cả lắp
đặt thiết bị công nghệ).
7


- Tư vấn lập và thẩm định hồ sơ mời thầu; Đánh giá hồ sơ dự thầu về thiết
kế, xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị; Tư vấn lập và thẩm định thiết kế, dự toán,
tổng dự toán công trình.

- Xây lắp các công trình điện và công trình xây dựng.
- Khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định số 69/QĐ-EVN ngày 14/02/2011 của Hội đồng thanh
viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam v/v thành lập Công ty Thủy điện Sơn la, cơ
cấu tổ chức của Công ty Thủy điện Sơn La gồm:
- Ban Lãnh đạo:
+ 01 Giám đốc
+ 01 Phó Giám đốc Sản xuất
+ 01 Phó Giám đốc Sửa chữa
- Phòng chuyên môn:
+ Văn phòng
+ Phòng Tổ chức và Nhân sự (TC&NS)
+ Phòng Tài chính - Kế toán (TCKT)
+ Phòng Kế hoạch - Vật tư (KHVT)
+ Phòng Kỹ thuật - An toàn (KTAT)
+ Phòng Chuẩn bị sản xuất Lai Châu (CBSX Lai Châu)
- Phân xưởng sản xuất:
+ Phân xưởng Vận hành Sơn La
+ Phân xưởng Vận hành Lai Châu
+ Phân xưởng Sửa chữa Máy
+ Phân xưởng Thủy Công
+ Phân xưởng Sửa chữa Điện
+ Phân xưởng Tự động

8


GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN
XUẤT

P.GIÁM ĐỐC SỬA
CHỮA

VĂN
PHÒNG

Phân
xưởng
Vận
hành
SƠN
LA

Phân
xưởng
Vận
hành
LAI
CHÂU

Phân
xưởng
THỦY
LỰC

PHÒNG
TC&NS

PHÒNG
KHVT

Phòng

Phòng

KTAT

CBSX
LAI
CHÂU

PHÒNG
TCKT

Phân
xưởng
Sửa
chữa
ĐIỆN

Phân
xưởng
TỰ
ĐỘNG

Sơ đồ cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty Thủy điện Sơn La

9

Phân
xưởng
Sửa
chữa
MÁY


CHƯƠNG 2
Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ
2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
2.1.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư.
Với chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp nhà nước sản xuất kinh
doanh điện gồm 6 phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu, soạn thảo văn
bản và 4 phân xưởng sản xuất, số lượng CBCNV là 500 người, Công ty Thủy
điện Sơn La nên lựa chọn hình thức tổ chức Văn thư tập trung nghĩa là toàn bộ
công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được thực hiện tại bộ phận văn
thư thuộc Văn phòng Công ty do văn thư Công ty đảm nhiệm.
2.1.2. Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ.
Để thực hiện công tác Lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước cần căn cứ
vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về
công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp nói chung và Công
ty Thủy điện Sơn La nói riêng hình thức tổ chức công tác Lưu trữ phải theo
nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ. Điều đó được thể hiện ở
việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
Công ty tạo thành Phông Lưu trữ Công ty thủy điện Sơn La. Việc quản lý tài liệu
lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện
thống nhất theo những quy định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu
lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước

Việt Nam.
2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ
2.2.1. Bố trí bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn
bản, ban hành văn bản, cung cấp thông tin bằng văn bản để phục vụ cho các yêu
cầu của hoạt động quản lý. Công tác văn thư, lưu trữ mang tính phức tạp, liên
quan đến CBCNV trong cơ quan, tổ chức do đó cần có bộ phận tham mưu giúp
việc cho Lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc kiểm soát nguồn thông tin bằng
10


văn bản do đó nhiệm vụ này cần phải được giao về cho một phòng chức năng đo
là Văn phòng hoặc phòng Tổ chức hành chính.
Công ty Thủy điện Sơn La là cơ quan có quy mô hoạt động tương đối lớn,
hàng ngày văn bản, tài liệu sản sinh nhiều yêu cầu đòi hỏi về việc phải hình
thành một bộ phận Văn thư, lưu trữ nằm trong tổ Hành chính - Quản trị - Văn
phòng thuộc Văn phòng Công ty. Bộ phận văn thư, lưu trữ gồm có nhóm trưởng
giúp tổ trưởng Tổ Hành Chính - Quản trị - Văn phòng quản lý chung về công tác
Văn thư, lưu trữ và các nhân viên văn thư, lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ.
Chức năng, nhiệm vụ bộ phận Văn thư.
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Trình văn bản, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị và CBCNV sau
khi có ý kiến của Lãnh đạo Công ty.
- Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận các dự thảo, văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký
ban hành.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký
- Ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu cơ quan và các dấu chỉ mức độ

“khẩn” “Mật” (nếu cần thiết).
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
- Sắp xếp bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV.
- Quản lý, sử dụng con dấu Công ty và các loại con dấu khác
- Lập hồ sơ lưu trữ
- Định kỳ hàng năm thực hiện chế độ thống kê, báo cáo văn thư theo yêu
cầu của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước và của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
- Áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào công tác Văn thư.
11


Chức năng nhiệm vụ bộ phận Lưu trữ
- Cán bộ Lưu trữ Công ty có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị trong Công
ty và CBCNV giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty theo đúng quy định.
- Sắp xếp khoa học tài liệu, lập công cụ tra cứu nhằm phục vụ hiệu quả
nhất tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định của Công ty, nội quy làm việc của
Lưu trữ công ty, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác sử
dụng tài liệu tại đơn vị (khi được lãnh đạo phê duyệt).
- Kiểm tra định kỳ và thường xuyên tài liệu lưu trữ trong kho.
- Hàng năm lập kế hoạch về công tác lưu trữ.
- Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu (nếu có) và thực hiện công tác xác định
giá trị và đề xuất tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu tài liệu lưu trữ của
Công ty thuộc diện nguồn nộp lưu).
- Định kỳ hàng năm thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo yêu
cầu của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước và của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

- Áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác
văn thư, lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan, tổ chức. Trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp
đến phương pháp quản lý văn bản, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho
lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ linh hoạt, thao
tác nghiệp vụ nhanh chóng , chính xác trong từng khâu nghiệp vụ văn thư và tìm
ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp
lý, dễ tra tìm trong nghiệp vụ lưu trữ. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn
thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến việc quản lý văn bản, đóng dấu hay cách phân
loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai
thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công
12


tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm
trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Với địa bàn rộng gồm 3 trụ sở làm việc: Trụ sở tại thành phố Sơn La, trụ
sở tại Nhà máy và trụ sở tại Lai Châu nên đòi hỏi phải bố trí số lượng cán bộ
làm công tác văn thư đảm bảo được các đầu mối liên lạc bằng văn bản thông
suốt, kịp thời. Trụ sở tại Thành phố Sơn La và trụ sở tại Nhà máy Thủy điện Lai
châu bố trí 01 nhân viên văn thư để tiếp nhận văn bản đến hàng ngày từ các cơ
quan, tổ chức và nhận các bản thảo văn bản của các đơn vị trong Công ty ngoài
trụ sở Thành phố Sơn La và Lai Châu chuyển đến bộ phận văn thư quản lý con
dấu để phát hành. Riêng trụ sở tại Nhà máy nên bố trí 02 cán bộ làm công tác
Văn thư và 01 cán bộ làm công tác lưu trữ để đảm bảo tiến độ công việc liên tục
của Công ty.
Công ty Thủy điện Sơn La là đơn vị trực thuộc Tập đoàn điện lực Việt
Nam - là doanh nghiệp nhà nước vì vậy phải chịu sự quản lý của Nhà nước về

công tác Văn thư, lưu trữ. Cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của
Công ty phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
Để đảm bảo trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ thì hàng năm Văn phòng Công ty Thủy điện Sơn La
phải tham mưu cho Lãnh đạo Công ty xây dựng các kế hoạch đào tạo. Hình thức
đào tạo có thể là mời chuyên gia công tác văn thư, lưu trữ đến cơ quan giảng dạy
hoặc cử cán bộ, viên chức tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn được tổ chức tại
các Trung tâm chuyển giao công nghệ Văn thư lưu trữ, các trường Đại học Nội
vụ, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn…
2.2.3. Phổ biến, ban hành các văn bản về công tác Văn thư, lưu trữ
Phổ biến đến các đơn vị trong Công ty các văn bản QPPL của Nhà nước
về công tác văn thư lưu trữ là việc làm cần thiết và hết sức quan trọng. Một
trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ là hệ thống văn bản quy pham pháp
luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây
13


dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ
về công tác văn thư, lưu trữ như Luật lưu trữ 2011 là văn bản mang tính bao
quát, quy định được những vấn đề cơ bản của ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh
của pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia; quản lý công tác lưu trữ; thu thập
và bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ; khen thưởng và kỷ luật trong ngành lưu trữ…. Công văn
số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác Văn thư; Công văn số 04/2013/TT-BNV ngày
16/4/2013 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ
quan…

Ngoài việc tuân theo quy định tại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước,
Công ty Thủy điện Sơn La cần phải thực hiện thể chế hóa các văn bản đó thành
những quy định cụ thể của cơ quan mình, xây dựng, ban hành văn bản quản lý
về công tác văn thư, lưu trữ, ví dụ: Quy chế văn thư; Quy chế Lưu trữ (hoặc Quy
chế Văn thư, lưu trữ); Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Quy định
quản lý và sử dụng con dấu; Văn bản hướng dẫn công tác lập danh mục hồ sơ,
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưua trữ cơ quan; Danh mục hồ sơ; Quy trình
thu thập tài liệu lưu trữ; Bảng hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu; Nội quy kho lưu trữ; Nội quy phòng đọc..v..v..
2.2.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá
Sau khi đã xây dựng và ban hành các văn bản quy định cụ thể hoạt động
quản lý và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, Văn phòng Công ty
phải lựa chọn hình thức tổ chức hướng dẫn thực hiện các nội dung nghiệp vụ
như: Soạn thảo văn bản (thẩm quyền ban hành văn bản, phương pháp soạn thảo
văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản); phương pháp quản lý văn bản đi đến;
phương pháp lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan. Hình thức hướng dẫn có thể là cán bộ, viên chức văn thư, lưu trữ có trình
độ cao về công tác văn thư, lưu trữ đại diện hướng dẫn hoặc có thể mời chuyên
14


gia về công tác văn thư, lưu trữ hướng dẫn cho toàn thể cán bộ công nhân viên
trong cơ quan thống nhất thực hiện.
Để đánh giá kết quả thực hiện của các đơn vị và toàn thể CBCNV trong
việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế, quy định đã ban hành, cán bộ, viên
chức văn thư kiểm tra quá trình thực hiện bằng cách kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản khi nhận các bản thảo từ các đơn vị trước khi trình Ban
lãnh đạo Công ty ký duyệt. Trường hợp làm chưa đúng cán bộ văn thư hướng
dẫn, đề nghị các đơn vị làm lại. Trong trường hợp đã hướng dẫn mà vẫn làm sai
thì cán bộ văn thư ghi lại số lần làm sai để làm căn cứ đánh giá xét thưởng cuối

năm. Căn cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế của
cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng
tiến hành thanh tra kiểm tra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có
những đánh giá chính xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh những sai sót
nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Thông qua kiểm tra,
đánh giá, khen thưởng, kỷ luật mà Lãnh đạo cơ quan có thể vạch ra các bước
tiến hành tiếp theo hoàn chỉnh hơn công tác tổ chức, quản lý và hoạt động
nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ.
2.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ
Cơ sở vật chất là một trong các yếu tố quan trọng, cần thiết quyết định
đến sự phát triển của công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác văn thư, lưu
trữ của Công ty Thủy điện Sơn La nói riêng. Cơ sở vật chất đó là bố trí phòng
làm viêc, kho lưu trữ, tủ giá, hộp, bìa hồ sơ, bàn ghế, máy tính, máy photocopy,
các loại trang thiết bị hiện đại, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu văn thư và lưu
trữ, lập hồ sơ, chữ ký điện tử…Trên cơ sở các trang thiết bị có sẵn đó cần đầu tư
kinh phí, bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất và các trang,
thiết bị cần thiết hiện đại cho bộ phận Văn thư, lưu trữ. Tăng cường công tác
phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối của kho lưu trữ. Đầu tư nâng
cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ
công tác văn thư, lưu trữ ; cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác
15


văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn
thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
2.2.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là một yêu
cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh
chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt
động quản lý vì vậy lãnh đạo công ty cần phát động phong trào thi đua nghiên

cứu, sáng kiến trong hoạt động văn thư lưu trữ để phát huy tài năng CBCNV
trong toàn công ty nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật nâng cao hiệu suất, chất
lượng trong công tác văn thư, lưu trữ. Muốn thực hiện tốt điều này cần đẩy
mạnh công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ, ví dụ như: Nghiên cứu khảo sát về tổ chức, nhiệm vụ và
cách thức tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Công ty để làm cơ sở
cho việc thiết kế tổng thể cơ sở dữ liệu quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu
nhằm giải quyết các vấn đề cấp bách của Công tác văn thư lưu trữ phù hợp với
đặc điểm và tình hình thực tế của Công ty.
Công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển
của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc
tế như hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ càng phải được đổi mới và nâng cao
hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Chính vì vậy không chỉ đối với
công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ của Công ty Thủy điện Sơn La mà với
công tác văn thư, lưu trữ của tất cả các cơ quan, tổ chức khác cần phải tổ chức
tốt mối quan hệ hợp tác quốc tế để giao lưu kinh nghiệm, học hỏi, phát hiện, kế
thừa những thành tích khoa học công nghệ tiến bộ thế giới vận dụng vào trong
nước bằng cách tổ chức các chương trình tham quan, đào tạo về công tác Văn
thư, lưu trữ tại nước ngoài; đăng ký tham dự các Hội nghị hội thảo ngành có sự
tham gia của các nước trên thế giới về chuyên đề văn thư lưu trữ…

16


C. KẾT LUẬN
Công tác Văn thư, lưu trữ nói riêng và công tác Văn phòng nói chung đã
có nhiều thành tích đáng kể, là đầu mối quan trọng góp phần vào công tác quản
lý, điều hành của cơ quan, giúp ban lãnh đạo cơ quan hoàn thành tốt vai trò điều
hành, phản ánh đầy đủ mọi mặt hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Đặc biệt là vai trò và tầm quan trọng của công tác Văn thư,lưu trữ: vì tài

liệu lưu trữ là những bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, các tổ chức và cá nhân. Chính những loại tài liệu này phản ánh trung thực
nhất sự hình thành, phát triển của tác giả trực tiếp cũng như tác giả không trực
tiếp ban hành. Nó là nhân chứng pháp lý quan trọng khẳng định sự tồn tại, duy
trì hoạt động ngắn hay dài của cơ quan, tổ chức và những thành tựu đạt được
trong thời gian đó. Chúng ta có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Giúp cho CBCNV trong cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử
lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu
trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó
cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt
các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông
tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Vì những lý lẽ trên để thấy được rằng muốn phát triển cần phải tổ chức và
quản lý công tác văn thư lưu trữ phù hợp, khoa học. Trách nhiệm này thuộc về
người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người được giao trách nhiệm tham mưu giúp
17


việc cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ; trách
nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ và trách nhiệm của toàn thể cán
bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Thiết nghĩ mỗi cơ quan , tổ chức cần phải

có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị./.

18