Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương

LỜI CẢM ƠN
Học tập là một quá trình quan trọng để sinh viên có thể trưởng thành hơn, tập
cho mình những bước khởi đầu trước khi rời khỏi ghế nhà trường. Học tập là cơ hội
để mỗi sinh viên tự bộc lộ được năng lực, phẩm chất và khẳng định bản thân đây cũng
là thời gian để sinh viên gắn kết giữa lý luận và thực tiễn cuộc sống.
Là sinh viên lớp ĐHLT Quản trị văn phòng K14A ngoài sự nỗ lực của bản
thân cùng với những kiến thức đã học tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, dưới sự
giúp đỡ hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng cùng
toàn thể các cán bộ trong cơ quan tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tài
liệu, số liệu giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên môn. Đây là những bước đi giúp em
xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng.
Qua đây em xin chúc sức khoẻ, hạnh phúc và em xin trân trọng gửi lời cảm ơn
sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô trong
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cùng toàn thể các các anh chị cán bộ Công ty cổ
phần khoáng sản Tuệ Dương đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình làm việc
của mình.
Trong khuôn khổ của bài tiểu luận này, do kinh nghiệm thực tế của bản thân
còn nhiều hạn chế đồng thời đây cũng là một trong những chuyên ngành mở rộng nên
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng
cùng toàn thể anh chị cán bộ Công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ
Dương đóng góp ý kiến để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Bài tiểu luận này là bài viết của em làm dựa trên cơ sở lý luận các bài học
của các thầy cô trong trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy và các trích dẫn từ
các văn bản giấy tờ của Nhà nước. Trên đây là bài tiểu luận và em xin cam đoan
bài tiểu luận này không sao chép từ bất kỳ bài tiểu luận nào khác, mọi sao chép

không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

2


MỤC LỤC
Nội dung

Trang
A. Phần mở đầu
1
1. Lý do chọn đề tài
2
2. Lịch sử nghiên cứu
2
3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu
3
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
3
6. Cấu trúc của đề tài
3
B. Phần nội dung
5
Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần thương
5
mại khoáng sản Tuệ Dương
1.1. Lịch sử hình thành của Công ty
1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại

5
5

Khoáng sản Tuệ Dương.
1.2.1. Giám đốc
1.2.2. Các Phó giám đốc
1.2.3. Các phòng ban chức năng.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
1.4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty
Chương II. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu

6
7
7
7
8
9

tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương
2.1. Những điều cơ bản về văn phòng
2.1.1. Khái niệm Văn phòng
2.1.2. Chức năng của văn phòng
2.1.3. Nhiệm vụ
2.1.4. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp
2.1.5. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng
2.1.6. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng
2.1.7. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng
2.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng
2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại

khoáng sản Tuệ Dương
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ về phòng Hành chính - Tổ chức của Công
ty
2.2.2. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức
2.2.3. Định biên nhân sự
2.2.4. Mối quan hệ các bộ phận trong và ngoài phòng Hành chính tổ
chức
2.3. Những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân
2.3.1. Ưu điểm
3

9
9
10
10
11
12

14
15
16
17
17
19
20
21
23
23

2.3.2. Tồn tại
2.3.3. Nguyên nhân
Chương III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức bộ máy văn phòng

24
25
26

công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương
3.1. Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ
3.2. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức
3.3. Bố trí lại vị trí các phòng ban
3.4. Tăng cường công tác kiểm tra
3.5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc
3.6. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng
3.7. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc
3.8. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức
C. KẾT LUẬN

26
28
29
30
31
33
33
34
35

4

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận
lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực
nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt
để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng
đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo, môi trường cạnh tranh
năng động và cải cách hiệu quả xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sự
phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, năng
lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội.
Việc đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, cuộc cách mạng
khoa học công nghệ và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã
hội về hoạt động văn phòng cũng như vấn đề xử lý thông tin. Để hoạt động quản lý
được tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhân
viên với trình độ cao, theo hướng đa năng về nghiệp vụ kỹ năng kịp thời để đưa đất
nước bắt kịp với thời đại và thế giới.
Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cường xây
dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong những
nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng vai trò là “chiếc
cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và
cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất
cho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt. Xuất phát từ tầm quan trọng
của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, cần có
sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng về vai trò của văn phòng và tổ chức
bộ máy văn phòng, với hoạt động của doanh nghiệp cũng như trong bất kỳ tổ chức
nào.
Sau khi được học tập và nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong thời gian làm việc tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương em càng thấy được vai trò quan trọng của
5


hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều hành một doanh
nghiệp như nào.
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải
quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan,
doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh
nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và
chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân..... nhằm mục đích
thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý.
Văn phòng với vị trí là “trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy
tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cung
cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động. Với chức năng tham mưu
văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạo
trong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý. Bên cạnh đó, văn phòng
còn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thống
nhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngày nay, hoạt
động hành chính đang không ngừng được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngày
càng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp,
khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng của công ty và dưới sự hướng
dẫn của thầy Nguyễn Đăng Việt em đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về thực
trạng tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng
sản Tuệ Dương” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình:
2. Lịch sử nghiên cứu
Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về văn phòng doanh nghiệp

tuy nhiên tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương chưa có
đề tài nào nghiên cứu về những vấn đề trên và không bị trùng lặp với ai nên em
chọn đề tài này làm đề tài của mình.

6


3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Tình hình thực hiện tổ chức bộ máy văn phòng tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương.
Giới hạn phạm vi nghiên cứu: về không gian nghiên cứu tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương, về thời gian nghiên cứu từ ngày
10 tháng 10 năm 2016 đến ngày 15 tháng 10 năm 2016.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Làm rõ thực trạng, những mặt ưu điểm, những hạn chế yếu kém và nguyên
nhân của tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại
Khoáng sản Tuệ Dương.
Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức bộ
máy văn phòng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương
mại Khoáng sản Tuệ Dương trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Để thực hiện mục tiêu đề ra.
Phân tích, đánh giá các hoạt tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần
Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương từ đó thấy rõ những ưu điểm và hạn
chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với cơ quan.
Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu,
tổng hợp phục vụ cơ quan trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Phương pháp phân tích.
Phương pháp thu thập thông tin.
Phương pháp tổng hợp thông tin.

Phương pháp thống kê.
Phương pháp điều tra khảo sát.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp so sánh.
Phương pháp phỏng vấn.
6. Cấu trúc của đề tài

7


Ngoài phần mở đầu, kết thúc, tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài gồm có 3
chương.
Chương I. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư
Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương.
Chương II. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư
Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương.
Chương III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức bộ máy văn phòng
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương.

8


B. PHẦN NỘI DUNG

Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KHOÁNG SẢN TUỆ DƯƠNG

1.1. Lịch sử hình thành của Công ty
Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương trước đây là xí
nghiệp Cao lanh sứ gốm Tuệ Dương, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND

huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Công
nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số
44/CNN – TC ngày 09/3/1993. Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý và
sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp đã
được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày
31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND huyện Sóc
Sơn. Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở
tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước.
- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ
Dương.
- Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội.
- Điện thoại: 04.8843473. Fax: 04.8843473.
Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhân
viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật). Trình độ đội
ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ
18%. Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định
là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc,
thiết bị hiện đại và có giá trị khác.
1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại
Khoáng sản Tuệ Dương.
Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ chức
theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ
trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám

9


đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó phòng ban tham mưu,
hỗ trợ cho giám đốc về các mặt:
- Công tác Hành chính.

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
- Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Công tác tài chính, thống kê kế toán.
- Công tác tư vấn đầu tư của công ty.
- Các hoạt động khác của công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ
Dương.

Giám đốc

Các phó Giám đốc

Phòng kế toán

Phòng KH - KT

Phòng HC - TC

Phân xưởng chế biến

Phân xưởng Khai thác

1.2.1. Giám đốc
Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà
nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho
người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty.
10


1.2.2. Các Phó giám đốc

Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh vực
sản xuất và kinh doanh của công ty:
Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực khai
thác và chế biến cao lanh. Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về đầu tư kỹ thuật
công nghệ.
Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinh
doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công
ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả...
1.2.3. Các phòng ban chức năng.
a. Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC)
Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty về
các mặt:
- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
- Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty.
- Điều động tuyển dụng lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách.
- Công tác hồ sơ nhân sự.
b. Phòng Kế toán
Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công
tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định
của Ban lãnh đạo công ty.
c. Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT)
Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài
hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương có các chức
năng và nhiệm vụ chính là:
Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyển
cho các phân xưởng chế biến.
11

Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanh
vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máy
búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng).
Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra.
Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnh
vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp được
các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên. Điều này thể hiện khả năng
sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều ưu thế trên thị
trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và phát
triển công ty trong thời kỳ mới.
1.4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty
Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Cao
lanh tinh chất lượng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành
để đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hướng sản
xuất hàng hoá chất lượng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trường, duy trì
mức tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đời
sống người lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá.
Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong
khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình
hình sản xuất.
Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phần
kinh tế để thu hút vốn đầu tư mở rộng sản xuất.
Đầu tư các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại,
nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu tư các trang
thiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động, vệ sinh lao động( bảo hộ
lao động), vệ sinh môi trường.
Rà soát lại quy chế làm việc giữa Ban giám đốc với tổ chức Công đoàn và
các đoàn thể khác để tạo sự nhất quán. Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy ước dân

chủ ở công ty, tạo mọi điều kiện để mọi thành viên trong công ty thực hiện tốt quy
chế dân chủ.
12


Đầu tư nhân lực đào tạo công nhân có tay nghề, cử đi học, khuyến kích mọi
người tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.
Chương II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI KHOÁNG SẢN TUỆ DƯƠNG

2.1. Những điều cơ bản về văn phòng
2.1.1. Khái niệm Văn phòng
Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường nhìn văn
phòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm
việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn
đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu,
chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách. Nếu
nhìn văn phòng dưới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các
công tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông
tin.
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cách
gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hành
chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung.
Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nước theo
phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành.
Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính tổng
hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp trong
phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính hành chính sự vụ,
giấy tờ và quản trị.
Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể

định nghĩa văn phòng như sau:
Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải
quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan,
doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh
nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và chuyển

13


công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân..... nhằm mục đích thông tin
sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý.
2.1.2. Chức năng của văn phòng
Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để xác định
chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau :
- Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ.
- Dịch vụ hỗ trợ.
Hai chức năng này đều quan trọng như nhau, không tách rời nhau, hỗ trợ và
bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ
quan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật và cung cấp thông tin
nhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trong các cơ quan, doanh
nghiệp.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ
Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn các
hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu dưới dạng
con số, chữ, âm thanh và hình ảnh…và được xử lý, sắp xếp thành các mẫu hình có
ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định hoạch định
và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Nhu cầu thông tin ngày một gia tăng vì trong quá trình tăng trưởng kinh tế,
hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm

thông tin. Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ thống thông tin cả
trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế. Doanh nghiệp ngày một mở rộng
quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh. Đồng thời phải
vượt lên trong môi trường cạnh tranh, nên những nhà quản lý mong đợi được cung
cấp thông tin giá trị hơn trong khoảng thời gian hẹp của họ. Để văn phòng thực
hiện được chức năng tham mưu cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính
xác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Mặt khác, Nhà nước cũng cần có những
thông tin cơ bản nhất định của doanh nghiệp để có những thay đổi cần thiết trong
chính sách như: xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế quốc gia, chính sách hỗ trợ các
14


doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã.... Vì vậy cần phải tăng
cường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn
phòng.
b. Chức năng dịch vụ hỗ trợ
Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện có
hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định. Với chức năng dich vụ hỗ trợ, văn
phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận
nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tính liên kết và hỗ trợ
nhau giữa các bộ phận đó. Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ
theo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cách quản lý của những nhà lãnh đạo
mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiện chức năng trên. Chức năng này có ý
nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội dung.
2.1.3. Nhiệm vụ
Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụ tổng
quát sau:
Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, và lịch công tác
hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện chương
trình.

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản lý
theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản.
Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và lưu trữ.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan
cấp trên, ngang cấp và cấp dưới. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt của
doanh nghiệp.
Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ
sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp.
Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
2.1.4. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp

15


Văn phòng với vị trí là “trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy
tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cung
cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động. Vơi chức năng tham mưu
văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạo
trong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý. Bên cạnh đó, văn phòng
còn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thống
nhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngày nay, hoạt
động hành chính đang không ngừng được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngày
càng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp,
khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp.
2.1.5. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng
a. Yêu cầu tổ chức
Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quan tâm
đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp

ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối, có
độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược lại, một bộ máy
văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động không
đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém hiệu quả,
lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà quản trị phải có
sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên nhân dẫn
đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp
thời. Như vậy, vị trí, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức bộ máy văn phòng rất
quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, đòi
hỏi nhà quản trị phải có những phẩm chất nhất định về trình độ chuyên môn, kinh
nghiệm công tác, đạo đức...
b. Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp
Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế vận
hành. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị
16


cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả tổng thành của sự
bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệ
thống. Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơ
chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối
quan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài. Có
những nguyên tắc và phương pháp để xác lập cơ cấu, cơ chế vận hành, song cần
được điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với từng điều kiện cụ thể.
Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tố
trên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung của
doanh nghiệp, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế
không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu. Vì vậy, khi tiến hành xây

dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với mục tiêu chung
của cơ quan, doanh nghiệp.
c. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự
phân công, sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối
quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức. Khi xác
lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác định rõ các
mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn như: quan hệ dọc (theo thứ
bậc quản lý) hay quan hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thường xuyên
hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức... được
khái quát qua hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệ
phối hợp - công tác.
Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cương thể
hiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dưới, giữa người phụ trách và người
thừa hành.
Quan hệ phối hợp - cộng tác: là mối quan hệ mang tính hiệp thương giữa các
bộ phận có trách nhiệm liên đới, nó làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho các mối
quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện. Phối hợp vừa có tính
17


tổ chức vừa mang tính tự giác. Quan hệ cộng tác là quan hệ không chính thức, dựa
trên các giao tiếp ứng xử xã hội không mang tính hành chính.
2.1.6. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng
Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau. Nhưng qua
thực tiễn, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số mô hình tổ chức cơ
bản sau:
a. Mô hình tập trung
Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn
phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công

phụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ. Mô
hình này thường áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn. Ưu điểm của mô hình
này là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng. Nói một cách khác,
khi áp dụng mô hình này người ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt
và cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho những
thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng.
Đặc biệt là tránh được việc trùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viên
được chuyên môn hoá cao.
b. Mô hình phân tán
Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức năng
riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức.... các dịch vụ như: quy trình xử lý văn
bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu trách
nhiệm. Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp vừa và
nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo.
c. Mô hình hỗn hợp
Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp dụng ở
các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp. Với mô
hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp được các ưu điểm của mô
hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhất định như chồng chéo về
chức năng, khó quản lý điều hành...

18


Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh
doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp nhất,
năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng nhiều mô
hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng lực của nhà
quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài chính
của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp.

2.1.7. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng
Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào các
thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướng
dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ
máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có (cơ
bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối
chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ
nghĩa.
Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, nội dung tiến hành tổ chức bộ máy
văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng
nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý;
xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đối
tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin.
Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ
giữa các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn
hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn cho các
bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng cần phải chú ý các yếu
tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức).
Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và quyết
định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận. Xây dựng và ban hành
điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc ( nề
nếp, tác phong làm việc).

19


Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức một văn phòng là hiện
đại hoá bộ máy văn phòng. Ở đây, hiện đại hoá phải bao quát tất cả các mặt như: tư
duy, tổ chức quản lý, con người, trang thiết bị...
2.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy văn phòng như: thể chế,
pháp luật, các chính sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài chính, khoa học công
nghệ, văn hoá công sở... trong đó chủ yếu gồm hai yếu tố:
a. Yếu tố khách quan
+ Các yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp,
trình độ phát triển kinh tế thấp... là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính của
nước ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động
văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và hoạt động
của văn phòng kém hiệu quả.
+ Chưa có nhiều bước đột phá trong việc nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ
khoa học kỹ thuật vào tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay;
+ Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó
khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các chức
năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ và dịch vụ hỗ trợ.
b. Yếu tố chủ quan
+ Tổ chức lao động: là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động với
cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức lao
động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc biệt
là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn
của từng thành viên, số lượng nhân viên trong phòng, từ đó có sự phân công nhiệm
vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân.
Ngoài ra, vấn đề trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị văn
phòng, các nhân viên làm ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức lao động và hiệu quả
hoạt động của bộ máy văn phòng cũng như các bộ phận khác của doanh nghiệp.
+ Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn
phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn phòng. Khi
20


thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài chính

của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử dụng hiệu
quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất.
+ Khoa học công nghệ: Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi văn phòng
thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Để
thực hiện chức năng này, văn phòng phải được trang bị đầu tư đúng mức các máy
móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng
nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Song cũng cần phải
căn cứ vào tình hình tài chính của mình để lựa chọn phương án đầu tư mua thiết bị
phù hợp.
+ Môi trường văn hoá: do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền thống,
văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình, với những
giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hưởng đến sự phát triển nói chung.
Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều
tạo một bản sắc riêng, đặc trưng riêng và chỉ tồn tại trong tổ chức, doanh nghiệp
đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp, đó là
văn hoá doanh nghiệp. Cho nên, khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng cần chú ý
đến yếu tố truyền thống văn hoá, dân tộc và văn hoá doanh nghiệp để tạo ra sự hợp
tác trong công vụ, củng cố quyền lực trong hoạt động công vụ, tạo được mối liên
hệ mật thiết và tinh thần đoàn kết giữa các thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động cũng như năng suất lao động.
2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại
khoáng sản Tuệ Dương
Việc tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp bị chi phối
bởi nhiều yếu tố khác nhau, tuỳ theo nhận thức của nhà lãnh đạo và quy mô hoạt
động của doanh nghiệp mà bộ máy văn phòng được tổ chức theo những cơ cấu
khác nhau, cách gọi tên khác nhau. Tại công ty Cổ phần đầu tư thượng mại khoáng
sản Tuệ Dương, văn phòng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng với
tên gọi là phòng Hành chính tổ chức.
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ về phòng Hành chính - Tổ chức của Công ty
21

a. Chức năng
Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản
Tuệ Dương là một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành
của công ty. Là một bộ phận tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác
Hành chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản như sau:
Chức năng quản lý và điều hành công tác công văn giấy tờ.
Chức năng quản lý công tác hậu cần.
Chức năng tổ chức quản lý nhân sự.
Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân.
b. Nhiệm vụ
Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản
Tuệ Dương có những nhiệm vụ cụ thể như:
Nhiệm vụ truyền đạt, đôn đốc và nhắc nhở các phòng ban trong công ty thực
hiện chương trình công tác cũng như chỉ thị, quyết định của Giám đốc, Ban giám
đốc, chấp hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng như những
công việc mang tính phối hợp các bộ phận.
Tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất các hoạt động hành chính, soạn thảo
văn bản phục vụ cho điều hành của Ban giám đốc, xử lý các văn bản đi, văn bản
đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng quy trình và thủ tục thuộc lĩnh
vực được giao.
Quản lý và xử lý văn bản, tài liệu, đảm bảo tính thông suốt của thông tin,
thực hiện công tác quản lý con dấu, công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ và bảo mật
theo quy định của Nhà nước.
Công tác quản lý trang thiết bị cho các phòng ban, phân xưởng, quản lý
phương tiện đi lại, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị và giám sát
thực hiện.
Tổ chức công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại, đón tiếp khách, tổ chức các cuộc
họp, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài công ty.

Tổ chức và quản lý nhân sự của công ty, tuyển dụng, đào tạo nhằm đảm bảo
nguồn nhân lực, giải quyết chế độ chính sách lao động, chế độ tiền lương…
22


Tạo điều kiện giúp đỡ các đoàn thể tổ chức như công đoàn, phụ nữ, thanh
niên hoạt động.
Các nhiệm đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Thực trạng tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức tại công ty.
2.2.2. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức
Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từ một
doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp với rất
nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếu cán bộ có trình độ cao,
còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế mới (hình thức
công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của các chính sách phát triển kinh tế của nhà
nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành chính tổ chức chưa thích ứng
kịp thời, không xác định được phương hướng hoạt động. Song, với sự cố gắng của
Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên phòng hành chính tổ chức, việc tổ chức, xây
dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng, từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ
chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức
Trưởng phòng

Phó phòng

Văn thư - Lưu trữ

Bảo vệ - Tạp vụ

Lái xe -Thủ kho

Với cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu tố của
một phòng Hành chính tổ chức về:
23


- Tính tinh gọn: với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng
Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát
hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện
cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
- Tính hiệu lực: với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân thủ
nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng
trong tổ chưc.
- Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã
luôn nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự
thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho
Ban giám đốc trong hoạt
2.2.3. Định biên nhân sự.
Phòng Hành chính tổ chức được thiết kế năng động, nhân viên được tinh
giảm tối đa với cơ cấu nhân sự gồm 06 người. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi người
được quy định rõ ràng gắn với từng chức danh cụ thể:
* Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo
chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm chức vụ
Trưởng phòng Kế toán, là người phụ trách các mặt về hoạt động tài chính của công
ty.
* Phó phòng Tổ chức Hành chính: là người giúp Trưởng phòng giải quyết
những công việc thuộc lĩnh vực tổng hợp như:
Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác
tuần, tháng, quý, năm.
Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và công nhân trong công

ty.
Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ tân, bảo vệ.
Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công.
Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo.
Ngoài các nhiệm vụ trên, phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của
phòng Kế toán.
24


* Các nhân viên giúp việc
- Nhân viên văn thư - lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:
+ Đánh máy các loại công văn giấy tờ theo yêu cầu của lãnh đạo
+ Tiếp nhận công văn giấy tờ đi và đến vào sổ theo dõi (hai sổ riêng biệt, sổ
công văn đến, sổ công văn đi ).
+ Chuyển giao văn bản, tài liệu và điện tín, Fax nhanh.
+ Sắp xếp công văn tài liệu, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra tìm nhanh,
phục vụ nhu cầu công việc.
+ Lưu trữ tài liệu, hồ sơ cơ quan để dễ nhớ, dễ thấy, dễ kiểm tra.
+ Thực hiện quy chế bảo mật tài liệu.
+ Sử dụng và quản lý các con dấu theo đúng quy định.
- Bảo vệ – Tạp vụ: bao gồm 02 người thay phiên thường trực bảo vệ công ty
24/24; vệ sinh các phòng làm việc...
- Lái xe - Thủ kho: Đảm bảo việc đi lại của Ban lãnh đạo; quản lý và thống
kê kho.
2.2.4. Mối quan hệ các bộ phận trong và ngoài phòng Hành chính tổ
chức
Khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến
việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn công ty
nói chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ chức nói riêng. Với mô
hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Trưởng

phòng Hành chính tổ chức ra các quyết định quản lý, điều hành (mang tính hành
chính) thông qua các hình thức như quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn
bản hoặc truyền miệng). Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban
giám đốc, Giám đốc, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các
nhân viên triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng,
là quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy các
cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam.
Ngoài quan hệ điều kiện - phục tùng, phòng Hành chính tổ chức còn có các
mối quan hệ không thể thiếu là quan hệ phối hợp – cộng tác, là các quan hệ theo
25