Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty cổ phần Đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần đầu
tư thương mại khoáng sẳn Sóc Sơn
- Giới thiệu tóm tắt về lịch sử
Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường
nhìn văn phòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: văn
phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn
phòng. Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như:
soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn
tài liệu, hậu cần, tiếp khách. Nếu nhìn văn phòng dưới dạng động, văn
phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý một
thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin.
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều
cách gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ
chức, hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung.
Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà
nước theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành.
Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính
tổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh
nghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính
hành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị.
Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có
thể định nghĩa văn phòng như sau:
Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp
giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của
cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ
quan, doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn
giấy tờ nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ

1

tân..... nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc
quản lý.
- Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
Công ty
+ Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty:
Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn được tổ chức và
hoạt động tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp. Các hoạt động của Công ty
tuân theo Luật Doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công
ty..
Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng
của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. Đại hội đồng cổ
đông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc
phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều
hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng Quản trị:
Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ
những vấn đề thuộc Đại Hội đồng cổ đông quyết định.
Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các
quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách,
ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất
kinh doanh của Công ty.
Ban Kiểm soát:
Do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt
động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty.
Ban điều hành:
2

Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm có một Tổng Giám đốc, ba Phó
Tổng Giám đốc, một Kế toán trưởng. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị
bổ nhiệm là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng quản trị, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt
động hàng ngày của Công ty. Phú Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng do Hội
đồng quản trị bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng Giám đốc.
+ Chức năng.
Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để
xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan,
doanh nghiệp. Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau :
- Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ.
- Dịch vụ hỗ trợ.
Hai chức năng này đều quan trọng như nhau, không tách rời nhau, hỗ
trợ và bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật và
cung cấp thông tin nhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trong
các cơ quan, doanh nghiệp.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ:
Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn
các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu
dưới dạng con số, chữ, âm thanh và hình ảnh…và được xử lý, sắp xếp thành
các mẫu hình có ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để
ra quyết định hoạch định và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp.
Nhu cầu thông tin ngày một gia tăng vì trong quá trình tăng trưởng
kinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi
3

hỏi thêm thông tin. Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ
thống thông tin cả trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế. Doanh
nghiệp ngày một mở rộng quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi
ro kinh doanh. Đồng thời phải vượt lên trong môi trường cạnh tranh, nên
những nhà quản lý mong đợi được cung cấp thông tin giá trị hơn trong
khoảng thời gian hẹp của họ. Để văn phòng thực hiện được chức năng tham
mưu cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất. Mặt khác, Nhà nước cũng cần có những thông tin cơ bản
nhất định của doanh nghiệp để có những thay đổi cần thiết trong chính sách
như: xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế quốc gia, chính sách hỗ trợ các doanh
nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã.... Vì vậy cần phải tăng
cường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông tin hành chính hỗ trợ
của văn phòng.
b - Chức năng dịch vụ hỗ trợ:
Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện
có hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định. Với chức năng dich vụ
hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho
các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tính
liên kết và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó. Cho nên phải có kế hoạch hợp
lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cách
quản lý của những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiện
chức năng trên. Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao
quát nhiều nội dung.
+ Nhiệm vụ.
Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụ
tổng quát sau:

4

Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, và lịch
công tác hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi
thực hiện chương trình.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản
lý theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản.
Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và
lưu trữ.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các
cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dưới. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện
là bộ mặt của doanh nghiệp.
Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh
phí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp.
Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo.

5


Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty cổ phần
Đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn
Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng công ty.
Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từ
một doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh
nghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếu
cán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổi
sang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của các
chính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý
Văn phòng chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướng
hoạt động. Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên
Văn phũng, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng,

từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu
quả.
Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau.
Nhưng qua thực tiễn, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số
mô hình tổ chức cơ bản sau:
Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của
văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được
phân công phụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từng
nhóm dịch vụ. Mô hình này thường áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn.
Ưu điểm của mô hình này là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt
bằng. Nói một cách khác, khi áp dụng mô hình này người ta có thể tận dụng
hết các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gian biểu tốt
cho máy móc nhằm đáp ứng cho những thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết
kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng. Đặc biệt là tránh được việc
trùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viên được chuyên môn
hoá cao.
6


Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức
năng riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức.... các dịch vụ như: quy
trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành
chính chịu trách nhiệm. Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan,
doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh
đạo.
Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp
dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức
tạp. Với mô hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp được các
ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhất
định như chồng chéo về chức năng, khó quản lý điều hành...

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản
xuất kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng
phù hợp nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể
áp dụng nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ
theo năng lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn
phòng và khả năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho
phù hợp.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại
Khoáng sản Sóc Sơn.
Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ
chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế
độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc
là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng,
phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt:
- Công tác Hành chính.
- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
- Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty.
7


- Công tác tài chính, thống kê kế toán.
- Công tác tư vấn đầu tư của công ty.
- Các hoạt động khác của công ty.
Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn trước đây là
xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc
UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội
và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo
quyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993. Đầu năm 2000, thực hiện việc
đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp
Nhà Nước, Xí nghiệp đã được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số

8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản
lý của UBND huyện Sóc Sơn. Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập,
có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng
theo quy định của Nhà nước.
Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc
Sơn.
Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội.
Điện thoại: 04.8843473. Fax: 04.8843473.
- Định biên nhân sự:
Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ
nhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật).
Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên
đại học chiếm tỷ lệ 18%.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản
Sóc Sơn.

GIÁM ĐỐC

8


CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng kế toán

Phòng HC - TC

Phòng KH - KT

Phân xưởng Chế biến

Phân xưởng Khai thác

Giám đốc.
Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm
trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo
đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của
công ty.
Các Phó giám đốc.
Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng
lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của công ty:
Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh
vực khai thác và chế biến cao lanh. Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về đầu
tư kỹ thuật công nghệ.
Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và
kinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính
của công ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả...
Các phòng ban chức năng.
Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC)
9


Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công
ty về các mặt:
Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty.
Điều động tuyển dụng lao động.
Giải quyết các chế độ chính sách.
Công tác hồ sơ nhân sự.
Phòng Kế toán.

Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về
công tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các
quyết định của Ban lãnh đạo công ty.
Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT)
Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn
hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ.
- Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn có các chức
năng và nhiệm vụ chính là:
Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác
chuyển cho các phân xưởng chế biến.
Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao
lanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô,
dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng).
Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản
xuất ra.
Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín
trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ
sứ cao cấp được các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên. Điều
này thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra
10


có nhiều ưu thế trên thị trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức
trong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới.
- Mối quan hệ cỏc bộ phận trong công ty.
Khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ban lãnh đạo công ty đã rất chú
trọng đến việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban
trong toàn công ty nói chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ
chức nói riêng. Với mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế

độ một thủ trưởng, Trưởng phòng Hành chính tổ chức ra các quyết định
quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thông qua các hình thức như
quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hoặc truyền miệng). Căn
cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc, Giám đốc, dựa
trên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các nhân viên triển khai
thực hiện. Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan hệ
chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ
quan, doanh nghiệp ở Việt Nam.
Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từ
một doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh
nghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếu
cán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổi
sang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của các
chính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý
phòng Hành chính tổ chức chưa thích ứng kịp thời, không xác định được
phương hướng hoạt động. Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán
bộ, nhân viên phòng hành chính tổ chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn
phòng đã được chú trọng, từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế
hoạt động khoa học hiệu quả.

11


Chương 3: Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của công ty
- Đánh giá ưu, nhược điểm
+ Ưu điểm
Lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến một bộ máy văn phòng đáp
ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây dựng bộ
máy văn phòng tại công ty, đây là ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả
hoạt động của phòng hành chính tổ chức.

Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh
giảm tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý
công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản
thân.Việc giải quyết các mối quan hệ (chính thức và không chính thức) giữa
cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng, giữa phòng hành chính tổ
chức với các bộ phận khác nói chung được giám đốc và trưởng phòng hành
chính chú trọng, phối hợp cùng xây dựng môi trường làm việc văn minh,
lịch sự, tạo sự gắn bó, đoàn kết trong toàn công ty. Ngoài ra, lãnh đạo công
ty đã chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường các chức năng
của văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho các bộ phận chức năng hoàn
thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
ngày càng phát triển và ổn định. Thành công của công ty được khẳng định
kết quả kinh doanh qua các năm: Doanh thu năm 2001 là 10.850 trđ, thu
nhập bình quân 750.000 đồng người/tháng; năm 2002 là 9.305 trđ, thu nhập
bình quân 961.000 đồng người/ tháng; năm 2003 là 9.900 trđ, thu nhập bình
quân 970.000 đồng/ tháng; năm 2004 doanh thu đạt 11.385 trđ, thu nhập
bình quân 980.000 đồng, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty
được quan tâm và được cải thiện hơn, hàng năm giải quyết được hàng trăm
lao động tại các khu khai thác nguyên liệu, đem lại nguồn thu nhập đáng kể

12


cho người lao động trong công ty, nộp ngân sách cho Nhà nước mỗi năm
đều vượt chỉ tiêu giao.
+ Nhược điểm:
Bên cạnh những mặt đã đạt được, do tác động của các yếu tố khách
quan và chủ quan nên còn một số mặt hạn chế. Nhận thức về đổi mới tổ
chức bộ máy văn phòng còn hạn chế, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, cơ chế
hoạt động chưa khoa học, còn rời rạc, hầu như thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối

hợp các hoạt động hành chính của phòng Hành chính tổ chức với các hoạt
động của phòng khác, hoặc thực hiện một cách không đầy đủ, các nhân viên
được tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có sự chồng chéo
về các chức năng, nhiệm vụ, tính chuyên môn hoá chưa cao, quá nhiều các
sự vụ hành chính, chưa đi sát vào phục vụ sản xuất, khả năng thích ứng linh
hoạt với các tình huống xẩy ra trong doanh nghiệp cũng như do tác động
của môi trường bên ngoài chưa cao... đặc biệt khi chuyển sang hình thức
công ty cổ phần còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu kinh nghiệm hoạt động trong cơ
chế mới, gây nhiều khó khăn trong việc tổ chức văn phòng, quản lý và điều
hành các hoạt động của văn phòng hành chính.
Ngoài ra, trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên chưa đồng đều,
hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng chưa được đầu tư đúng mức... là
các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động văn phòng.
- Giải pháp:
+ Trong thiết lập cơ cấu
Trong tiến trình hiện đại hóa công ty cổ phần đầu tư thương mại
khoáng sản Sóc Sơn với bề dày lịch sử không nhiều nhưng vẫn thay đổi
trong cơ cấu tổ chức để có thể bắt nhịp được với yêu cầu của công ty hiện
đại có công nghệ mới và hoạt động tuân thủ các chuẩn mực, thông lệ quốc
tế.

13


Về nguyên tắc, các công cần tạo lập được một mô hỡnh tổ chức phù
hợp luật pháp, đặc điểm môi trường và tập quán kinh doanh, đáp ứng được
mô hức và yêu cầu quản lý cụng ty theo thông lệ và chuẩn mực quốc tế để
tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng và uy tớn cho cụng ty.
Một mô hình tổ chức tốt phải thay đôi tiêu thức phân định các phũng
ban từ loại hỡnh nghiệp vụ sang theo đối tượng khách hàng, đảm bảo yêu

cầu tập trung vào khách hàng và sản phẩm. Tăng thẩm quyền và trách
nhiệm của hội đồng quản trị . Hội đồng quản trị phải là bộ phận lãnh đạo
thực quyền tại công ty . Sơ đồ tổ chức cần rừ ràng và đơn giản để mọi người
đều xác định được trách nhiệm của mình và không có quá nhiều người báo
cáo cho một người, đưa trách nhiệm xuống các cấp thấp hơn trong công ty
và mỗi nhân viên trong công ty làm việc như là một trung tâm lợi nhuận và
đáp ứng được yêu cầu quản trị rủi ro mọi hoạt động công ty.
Các giải pháp tổng thể sau sẽ đáp ứng được yêu cầu của một cơ cấu
tổ chức phù hợp hoạt động của công ty thương mại hiện đại:
1.Cần phải chuyển đổi mạnh mẽ từ một công ty bình thường trở thành
một hệ thống công ty hợp nhất theo hướng đa năng, Hội sở chính kiểm soát
các sản phẩm, các kế hoạch tài chính cho từng nhóm khách hàng theo mục
tiêu thông qua các kinh phân phối. Vì vậy, hội sở chính sẽ trở nên lớn hơn,
trực tiếp kinh doanh một số hoạt động chiến lược kinh doanh lớn hơn.
2. Mụ hỡnh tổ chức cần dựa trên các khối trụ cột chức năng như khối
công ty thương mại bán lẻ và mạng lưới, khối vốn và kinh doanh vốn, khối
quản lý rủi ro, khối tác nghiệp, khối hành chính. Để tách bạch giữa chức
năng theo khối và làm việc theo phạm vị địa lý.
3. Đảm bảo sự phân tách giữa các khối kinh doanh và các khối hỗ trợ.
Nguyên tắc là không có nhân viên nào vừa đàm phán với khách hành vừa cú
trỏch nhiệm chi trả. Đây là sự bảo vệ rất cơ bản và mang tỡnh nền tảng đối

14


với công ty, luôn luôn có hai người báo cáo cho hai khối khác nhau tham gia
để một khoản thanh toán có thể được thực hiện.
4. Xuất phỏt từ thông lệ quốc thế tốt nhất về các quy trình nghiệp vụ
để đưa ra mô hình tổi chức nhằm đáp ứng yêu cầu về quản trị rủi ro..
5. Marketing và tác nghiệp, các chức năng khác như tổ chức cán bộ,

kinh doanh, cân đối nguồn vối, tài trợ thương mại, công nghệ thông tin,
kiểm tra nội bộ.
Tăng cường công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá và thúc đẩy
hoạt động của văn phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ
máy văn phòng của công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng
những phương pháp kiểm tra riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà
lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt hình thức, về mức độ hiệu quả, nguyên
nhân thành công và khuyết điểm của công việc từ đó đưa ra biện pháp loại
bỏ những tồn tại.
Thanh tra: Cấp trên(cấp quản lý) phải thanh tra định kỳ đơn vị theo
sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thường xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật
mới hoặc tình thế thay đổi nhanh chóng và bất ngờ.
Kiểm tra ngân sách: Ngân sách là một công cụ tốt cho việc kiểm tra,
kiểm tra ngân sách bao hàm các công việc phân tích số liệu, tỉ lệ phần trăm.
Nó là công cụ thường được sử dụng cho kiểm tra toàn bộ cơ quan tổ chức
và từng bộ phận chuyên môn.
Kiểm tra tập trung: Kiểm tra được tiến hành tại một địa điểm, được
gọi là tập trung theo địa bàn, Loại kiểm tra khác gọi là kiểm tra tập trung
theo chức năng.
Kiểm tra biểu mẫu: Kiểm tra biểu mẫu là việc kiểm tra các biểu mẫu
được thiết kế sẽ đảm bảo tính chất hợp lý của số liệu hay công việc.
Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự
hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem như kiểu mẫu để theo đuổi,
15


là cầu nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục thường
diễn tả chính sác thành ngôn ngữ hành chính chi tiết, mô tả cách thức mà
mỗi cá nhân phải tuân thủ theo.
Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại các sự kiện, tình

huống sẩy ra dưới dạng văn bản. là một phần không thể tách rời khỏi
chương trình, kế hoạch kiểm tra.
Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: là phương pháp kiểm tra chính xác nhất.
Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt cơ sở trên sự suy luận) hoặc khách quan
( dựa trên các sự kiện ).
Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng được quy định
bằng một lịch công tác, nó là sự kết hợp có hiệu quả giữa các tiêu chuẩn,
năng lực của nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành
động. Kiểm tra lịch công tác sẽ kiểm soát được mức bình quân phân phối
công việc giữa các nhân viên.
Để việc kiểm tra có hiệu quả cần phải tuân thủ những nguyên tắc:
+ Nguyên tắc kiểm tra toàn diện;
+ Nguyên tắc kiểm tra khách quan;
+ Nguyên tắc kiểm tra kịp thời;
Kế hoạch hoá công việc là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học
lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế hoạch hoá công việc được tốt
cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân loại công việc như: phân
theo nội dung ( kinh tế, văn hoá...); phân theo quan hệ; phân theo tính chất (
phức tạp, trước mắt, lâu dài...).
Kế hoạch hoá công việc là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học
lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế hoạch hoá công việc được tốt
cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân loại công việc như: phân
theo nội dung ( kinh tế, văn hoá...); phân theo quan hệ; phân theo tính chất (
phức tạp, trước mắt, lâu dài...).
16


Việc lựa chọn công việc để giải quyết phải phù hợp với yêu cầu thực
tế, kịp thời và chính xác, phải đặt ra những câu hỏi để lựa chọn:
- Cần giải quyết việc gì?

- Tại sao phải giải quyết việc đó?
- Giải quyết như thế nào? Cách nào tốt nhất?
- Nơi giải quyết là đâu?
- Khi nào phải giải quyết xong? Có thể kéo dài công việc không?
- Giao việc cho ai là hợp lý?
Song, với sơ đồ phân phối công việc các nhà lãnh đạo, quản lý có thể
giải quyết tất cả các vấn đề trên. Sơ đồ phân phối công việc thể hiện một
cách tổng thể các công việc, hoạt động của một đơn vị hay các bộ phận
phòng ban theo từng cá nhân.( Tuy nhiên do khổ giấy có giới hạn, em chỉ kẻ
hai ô tương ứng cho hai người)
Sơ đồ phân phối công việc
Tên bộ phận

Người thiết kế:

Ngày tháng duyệt: Họ và tên

Họ và tên

Người duyệt:

Chức vụ

STT

Chức vụ
Công việc

Hoạt động

cụ thể

giờ

Giờ
/

Công việc
cụ thể

giờ
/tuần

tuần
/tuần
1
2
3
4
Tổng số giờ trong tuần

80

17

40

40

Từ góc độ quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính có thể
kiểm soát được các công việc thực hiện, thời gian thực hiện của mỗi công
việc cụ thể. Từ đó có thể nghiên cứu các phương án phân phối công việc
hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất và với thời gian ít nhất.
Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối công việc cũng
có thể được Giám đốc sử dụng tại cuộc họp giao ban định kỳ để đánh giá
việc thực hiện công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp của cán bộ,
nhân viên và định ra những công việc chủ yếu phải thực hiện trong thời gian
tới của cơ quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, và là
công cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết quả các hoạt động trong toàn công
ty.
Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và kiện toàn bộ máy
văn phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên văn
phòng cần được quan tâm đúng mức nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ,
nhân viên có trình độ có đạo đức, có thể áp dụng nhiều hình thức đào tạo
như:
Đối với cán bộ chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức và
trình độ chuyên môn, nâng cao trình độ hiểu biết và trình độ học vấn.
Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán bộ dưới hai hình thức:
Đào tạo tại chỗ; là hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình
độ cao hướng dẫn, giúp đỡ người kém.
Đào tạo ngoài doanh nghiệp: là hình thức cử cán bộ, nhân viên đi học
hoặc gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm.
Nâng cao nhận thức của họ đối với việc học tập và nâng cao trình độ,
xác định yêu cầu thực tế đối với mỗi cá nhân.

18

Ngoài ra, phòng hành chính tổ chức nên thực hiện một số chính sách
ưu đãi đối với những công nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho con em
họ vào làm việc tại công ty nhằm xây dựng và phát triển lực lượng “công
nhân truyền thống” cho công ty.
Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công
ty.
Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công
ty là biện pháp cần thiết đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng kế
hoạch, sự chỉ đạo của lãnh đạo phải chú ý các yêu cầu:
Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và
được truyền đạt kịp thời, chính xác.
Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng.
Tránh vi phạm thẩm quyền.
Xây dựng nội quy, quy chế theo những nội dung được pháp luật
quy định và theo tính chất cá biệt của doanh nghiệp.
Để đảm bảo việc thực hiện tốt những nội dung các nội quy, quy chế
hoạt động của phòng hành chính tổ chức cũng như của công ty, Ban giám
đốc và các nhà quản lý cần kết hợp với các tổ chức khác như tổ chức Đảng,
Công đoàn, Hội thanh liên, Hội phụ nữ ... tuyên truyền, giáo dục các nội
quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy
chế. Ngoài ra, thực hiện việc động viên, khen thưởng, biểu dương những
người thực hiện tốt các nội quy, quy chế và người có thành tích tốt trong
công tác. Đây chính là những tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân
viên làm việc tích cực hơn.
Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc.
Để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn việc lập kế hoạch đầu tư thêm
các trang thiết bị hiện đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao

19

hiệu quả hoạt động văn phòng cũng như các bộ phận khác trong doanh
nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu:
+ Phương tiện làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp phải thích hợp
với từng loại công việc, được sử dụng một cách có hiệu quả để góp phần
giảm bớt những công việc nặng nhọc trong cơ quan, doanh nghiệp.
+ Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả năng phát triển
năng lực cá nhân. Đáp ứng yêu cầu này các phương tiện làm việc được bố
trí theo trật tự lôgích, sử dụng các máy móc hay công cụ nào để thay thế
công việc tay chân tốn thời gian, chú ý các yếu tố môi trường tác động đến
tâm lý nhân viên.
+ Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa là không phải thiết bị nhiều thì công việc
của cơ quan, doanh nghiệp sẽ luôn luôn tốt. Cần tránh xu thế phô trương,
lãng phí. Phải chú ý nâng cao năng xuất sử dụng thiết bị trong từng bộ phận
cũng như toàn cơ quan, doanh nghiệp.
+ Luôn không ngừng đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị văn phòng,
thay thế kịp thời các thiết bị lạc hậu.
Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức.
Cần có các biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán bộ công nhân
viên trong công ty nhận thức đầy đủ về vai trò, chức năng và nhiệm vụ của
phòng hành chính tổ chức. Chọn các cán bộ có năng lực, có đạo đức đáng
tin cậy làm công tác văn phòng. Có cơ chế, chính sách đãi ngộ, động viên
và biểu dương những cán bộ, nhân viên có thành tích công tác tốt. Mặt khác
cũng có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ,
nhân viên trong toàn công ty. Thực hiện được điều này, tức phòng hành
chính tổ chức đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.
+ Về nhân sự
Công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn chuyên hoạt
động trong lĩnh vực nhân sự. Công ty đó khẳng định được thế mạnh của
20

mình trong việc tư vấn và cung cấp các giải pháp về phát triển nhân sự một
cách hiệu quả cho doanh nghiệp, đồng thời đóng góp không nhỏ vào sự phỏt
chung cho xó hội thông qua các giải phỏp về tư vấn cơ hội việc làm thiết
thực nhất cho người lao động, đặc biệt là lực lượng lao động phổ thông tại
các vùng nông thôn.
Song với sứ mệnh về đào tạo con người, phát triển con người, tầm
nhỡn của công ty hướng đến là trở thành tổ chức số 1 Việt Nam trong lĩnh
vực đồng thời trở thành công ty đi đầu trong công cuộc giải quyết việc làm,
nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho đại bộ phận lao động trên cả
nước, gúp phần mục tiêu chung làm giàu cho Đất nước
Với phương châm hành động “Tìm giá trị, tạo giá trị con người Việt”
công ty luôn nỗ lực không ngừng để giúp các nhân sự trẻ tìm tòi học hỏi và
phỏt huy những giá trị cốt lừi của chính bản thân mình, từ đó làm gia tăng
giá trị nguồn nhân lực cho công ty. Bằng những kinh nghiệm và các giải
pháp tư vấn hiệu quả và chuyên sâu, công ty luôn đưa ra những giải pháp
phù hợp cho sự lựa chọn cơ hội phát triển bản thân, nghề nghiệp và thu
nhập trong tương lai của các bạn trẻ có mục tiêu nỗ lực.
+ Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc.
Phân định chức năng, nhiệm vụ
Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và
quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận. Xây
dựng và ban hành điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng
môi trường làm việc ( nề nếp, tác phong làm việc).
Mối quan hệ công việc
Ngoài quan hệ điều kiện - phục tùng, Văn phòng còn có các mối quan
hệ không thể thiếu là quan hệ phối hợp – cộng tác, là các quan hệ theo chiều
ngang giữa phòng với các phòng chức năng khác như: phòng Kế toán,
phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ, Các phòng có trách nhiệm phối hợp

21


với phòng hành chính tổ chức trong việc cụ thể hoá và hướng dẫn cấp dưới
(các phân xưởng sản xuất) thực hiện các quyết định của Giám đốc. Các
nhân viên trong phòng hoặc trưởng phòng có thể phối hợp chung, hỗ trợ
nhau trong các công việc mang tính sự vụ hành chính. Tạo được mối liên
kết chặt chẽ, mật thiết trong quan hệ công việc cũng như quan hệ xã hội
trong nội bộ công ty, làm tăng hiệu quả hoạt động của phòng, thúc đẩy sản
xuất kinh doanh.

22


Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình “Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp” Trường Đại học
Quản lý và kinh doanh Hà nội, khoa hành chính doanh nghiệp, năm
2001.
2. Giáo trình “ Tổ chức quản lý” Trường đại học quản lý và kinh doanh Hà
nội, khoa đào tạo ngắn hạn, năm 2000.
3. Các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính tại Việt Nam, nhà xuất bản
chính trị quốc gia, năm 2001.
4. Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB chính trị quốc gia,
năm 1999.
5. Quy chế thực hiện dân chủ ở các doanh nghiệp Nhà nước, NXB Thông
kê, 4/2000.
6. Quản trị hành chánh văn phòng. Nguyễn Hữu Thân. NXB Thống kê.
7. Một số tài liệu tham khảo khác.

23