Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây chính là bài nghiên cứu khoa học do chính tôi thực
hiện qua quá trình nghiên cứu, quan sát, tìm tòi, phân tích, khảo sát thực tế
Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Hà Nội, ngày 13 tháng 8 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân
giàu nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thức
toàn cầu hóa hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng sự phát
triển như vũ bão của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và hoạt
động của người thư ký văn phòng nói riêng, đã góp một phần quan trọng trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đơn vị và sự phát triển chung của đất nước.
Thư ký văn phòng là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn,
khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký
chưa được phổ biến rộng rãi nhưng ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ
phần hóa-tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được ưu tiên
hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
Trên từng thành công của mỗi con người luôn có những cột mốc đánh dấu
sự phát triển và trưởng thành mà nó gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít
hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của những cá nhân, tập thể khác. Để thực
hiện được đề tài nghiên cứu này là sự giúp đỡ nhiệt tình của những cô chú cán
bộ làm việc tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đã giúp đỡ và tạo
điều kiện để tôi có thể có những tư liệu thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt
tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên trực tiếp phụ trách bộ môn
“Phương pháp nghiên cứu khoa học”- Ths.Lê Thị Hiền đã hướng dẫn tận tình
cho tôi có thể hoàn thành tốt nhất bài nghiên cứu của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


PHẦN NỘI DUNG
1. Lý do chọn đề tài:
Hòa cùng sự phát triển của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo
ra những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển.
Thời ký Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu
cầu công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời
đáp ứng nhu cầu xã hội. Trong đó có nghề Thư ký Văn phòng.
Trong thực tế hàng ngày tại các cơ quan, tổ chức luôn luôn cần được cung
cấp thông tin để triển khai giải quyết nhiệm vụ được giao hoặc để tham mưu tư
vấn cho lãnh đạo. Đồng thời lãnh đạo cơ quan cũng cần thông tin để ban hành
các quyết định quản lý cho kịp thời và chính xác. Việc thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan chính là một phần vai trò của
người Thư ký.
Nghề thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả
năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký chưa
được phổ biến rộng rãi nhưng ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần
hóa-tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được ưu tiên hơn
và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
Trong đợt thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tôi đã có
thời gian tiếp xúc, thu thập tài liệu và nghiên cứu, tôi nhận thấy Thư ký có tầm
quan trọng trong mọi bộ phận, ban ngành, đóng góp vào sự hoạt động của bộ
máy cơ quan. Tôi quyết định chọn Nghiệp vụ Thư ký văn phòng là đề tài nghiên
cứu để có thể lĩnh hội những tri thức, nâng cao tầm hiểu biết.
Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Nghiệp vụ Thư ký
Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu

khoa học của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ Thư ký văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu: Nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam hiện nay.
4


3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu:
Mục tiêu:
Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu này nhằm góp phần củng cố, nâng cao
thêm hiểu biết về nghề Thư ký trong thời kỳ hội nhập toàn cầu. Đồng thời đưa ra
những giải pháp để đóng góp vào sự phát triển của Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
Nhiệm vụ:
Để đạt được mục đích trên bài nghiên cứu cần thực hiện một số nhiệm vụ
cơ bản sau:
Lý luận chung về Nghiệp vụ Thư ký và khái quát về Tập đoàn Bưu chính
Viễn thông Việt Nam.
Thực trạng Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng trong Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông.
Đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy những giá trị tích cực
và khắc phục hạn chế trong nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn.
4. Lịch sử nghiên cứu:
Lịch sử phát triển của nghề Thư ký đã có cách đây rất lâu, cùng với đó là
-

những công trình nghiên cứu của rất nhiều tác giả khác nhau:
Tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, năm 2009, Nxb Lao động , cuốn “Nghiệp

-

vụ thư ký văn phòng hiện đại” (viết chung).
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, năm 2012, Nxb Đại học
Quốc gia TPHCM, cuốn “Nghiệp vụ Thư ký giúp việc cho lãnh đạo cơ quan,

-

doanh nghiệp”.
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010, Nxb Giao thông vận tải, giáo trình
“Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng”.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác nhau: khảo sát thực tế,
nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt mục đích và thực hiện những nhiệm vụ mà
nghiên cứu đặt ra.

5


6. Đóng góp của đề tài:
Làm tư liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu khoa học của các cơ
quan, đơn vị cần thiết.
Những giải pháp, đề xuất có thể ứng dụng thực tế góp phần nâng cao hiệu
quả cho Nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông.
7. Cấu trúc đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề
tài được chia làm 03 chương:
Chương 1: Lý luận chung về Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng và khái
quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Chương 2: Thực trạng Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng tại Tập đoàn

Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Nghiệp vụ Thư
ký Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

6


CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN
PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
VIỆT NAM
1.1Những vấn đề lý luận về nghiệp vụ thư ký:
2 Khái niệm Thư ký văn phòng:
Thư kí văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:
Chức năng:
Thứ nhất: nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao
gồm: xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,
kiểm tra việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của Thủ trưởng…
Thứ hai: nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính gồm: tổ
chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ chức
phòng làm việc …
Nhiệm vụ:
-

Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo.
Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản
Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản.
Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc và giao dịch

-

theo yêu cầu của lãnh đạo.
Giúp các công việc về lễ tân
Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương
tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo.
4 Vai trò của Thư ký văn phòng:
Thư ký có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của cơ quan nói

-

chung và của Thủ trưởng nói riêng:
Thư ký là trợ lý giúp viêc thân cận nhất của Lãnh đạo.
Thư ký phải là mắt xích trong việc thiết lập mối quan hệ với Thủ trưởng và đồng

-

nghiệp.
Người Thư ký phải giải phóng Lãnh đạo khỏi những công việc mang tính sự vụ
và tăng dần lao động sang tạo, việc hoàn thành nhiệm vụ của Thủ trưởng có vai
trò tích cực của người Thư ký.
7


-

Đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác, đảm bảo sự liên tục
và thông suốt trong hoạt động nội bộ cơ quan.
4.1 Khái quát về Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam
5 Quá trình hoạt động và phát triển của Tập đoàn Bưu chính viễn

thông Việt Nam
Ngành bưu chính viễn thông Việt Nam có một truyền thống lịch sử lâu đời
và ngày càng phát triển theo sự phát triển của đất nước. Trải qua các triều đại
Lý, Trần, Lê, Nguyễn đã manh nha các hoạt động liên quan đến bưu chính, viễn
thông.
Ngày 01/9/1858, liên quân Pháp-Tây Ban Nha đã nổ súng vào bán đảo
Sơn Trà – Đà Nẵng bắt đầu cuộc chiến tranh xâm lược Việt Nam. Năm 1862,
đoạn đường điện báo đầu tiên Sài Gòn – Biên Hòa được xây dựng phục vụ cuộc
chiến dài 18km.
Trong suốt 2 cuộc chiến tranh chống Pháp và chống Mỹ, đội ngũ thông tin
Bưu điện có mặt trên mọi chiến trường, trong mọi lĩnh vực và đã trải qua những
hy sinh to lớn, phấn đấu không mệt mỏi, vượt mọi gian nan, thử thách để hoàn
thành sứ mệnh của mình.
Sau khi Cách mạng tháng 8/1945 thành công, Chính phủ Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa vẫn giữ nguyên bộ máy cũ của Bưu điện Đông Dương có: Nha
Tổng giám đốc Bưu điện và 2 Nha giám đốc Bưu điện ở 2 miền.
Ngày 07/4/1990, Hội đồng Bộ trưởng ra Nghị định số 115/CP chuyển
Tổng cục Bưu điện thành Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam chịu sự
quản lý trực tiếp của Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện. Ngày 28/4/1990, Tổng
công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam ra Quyết định số 02/TCCB-LĐ chuyển
bộ máy chức năng giúp việc Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện thành bộ máy
chức năng giúp việc Tổng giám đốc Tổng Công ty.
Ngày 26/10/1992, Chính phủ ra Nghị định số 03/CP về thành lập lại Tổng
cục Bưu điện và quy định Tổng cục Bưu điện là cơ quan trực thuộc Chính phủ,
có chức năng quản lý Nhà nước ngành Bưu điện trong phạm vi cả nước.
Ngày 7/5/1994, Thủ tướng Chính phủ ra QĐ số 91/TTg chuyển Tổng
8


Công ty Bưu chính Viễn thông thành Tổng công ty kinh doanh của Nhà nước

(gọi tắt là Tổng công ty 91). Ngày 29/4/1995, Thủ tướng Chính phủ ra QĐ số
249/TTg về việc thành lập Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam trực
thuộc Chính phủ có Hội đồng quản trị trên cơ sở sắp xếp lại các đơn vị sản xuất,
dịch vụ, lưu thông, sự nghiệp về bưu chính - viễn thông thuộc Tổng cục Bưu
điện.
Ngày 9/01/2006, Thủ tướng chính phủ có QĐ số 06/2006/QĐ-TTg về việc
thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Ngày 17/11/2006, Thủ tướng CP có QĐ số 265/2006/QĐ-TTg phê duyệt
Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Ngày 14/11/2007, Hội đồng quản trị Tập đoàn ra QĐ số 480/QĐ-HĐQT
phê duyệt Phương án tổ chức bộ máy giúp việc của Tổng Công ty Bưu chính
Việt Nam. Ngày 15/11/2007, Hội đồng quản trị Tập đoàn ra QĐ số 496/QĐHĐQT Phê duyệt phương án chia tách Bưu chính Viễn thông trên địa bàn các
tỉnh, thành phố
Ngày 01/01/2008, Tập đoàn hoạt động theo mô hình mới. Tổng công ty
Bưu chính Việt Nam chính thức đi vào hoạt động.
Ngày 24/6/2009, Công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
chuyển đổi hoạt động sang mô hình Công ty trách nhiệm Hữu hạn một thành
viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo quyết định số 955/QĐ-TTg của Thủ
tướng Chính phủ.
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: Vietnam
Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) là một doanh nghiệp nhà
nước chuyên đầu tư, sản xuất, hoặc kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính và viễn
thông tại Việt Nam, có trụ sở tại toà nhà VNPT (số 57 Huỳnh Thúc Kháng,
Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ là 36.955.000.000.000 đồng (Ba mươi sáu
nghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn).
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính
Viễn thông Việt Nam:
9

Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Tập đoàn được quy định tại
Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn ban hành kèm theo Quyết định số
265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướng Chính phủ.(phụ lục số 2)
a

Chức năng, nhiệm vụ.
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là công ty nhà nước, do Nhà
nước quyết định đầu tư và thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật đối
với công ty nhà nước và theo Điều lệ, có chức năng kinh doanh, kinh doanh đa
ngành, trong đó viễn thông, công nghệ thông tin và bưu chính là các ngành kinh
doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, công
nghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh
tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh và
bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả.
Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức năng đầu tư tài chính vào các
doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn, nghiệp
vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới
viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công ích do Nhà
nước giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ cụ thể sau:

•

Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT và
vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ khác
do chủ sở hữu giao;

•

Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và
chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.

•

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanh theo quy
10


hoạch, kế hoạch và chính sách của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các
hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong
các ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau:
- Dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông đa
phương tiện.
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa, cho
thuê các công trình viễn thông, công nghệ thông tin.
- Thương mại, phân phối các sản phẩm thiết bị viễn thông, công nghệ
thông tin.
- Dịch vụ quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tổ chức hội nghị hội thảo,
triển lãm liên quan đến lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin.
- Dịch vụ tài chính trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin và
truyền thông đa phương tiện;
b

Cơ cấu tổ chức:

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên cơ cấu tổ chức của Tập đoàn có
quy mô khá lớn, ngoài ban điều hành được tổ chức một cách có hệ thống, còn có
các đơn vị trực thuộc bao gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sự
nghiệp. Cụ thể, cơ cấu tổ chức của Tập đoàn được thiết lập theo mô hình sau.
[ảnh1, tr.23 ]
Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã trình bày những lý luận chung về Nghiệp vụ Thư
ký văn phòng và khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Những
nội dung này là cơ sở để triển khai những thực trạng về Nghiệp vụ Thư ký tại
Tập đoàn ở chương 2.

11


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI
TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách:
a.Tiếp khách:
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông là một Tập đoàn lớn, đối tượng quan
trọng của VNPT là các cơ quan Bộ ngành, quản lý nhà nước, các đối tác kinh
doanh lớn trong và ngoài nước, khách hàng, bạn hàng,…
* Đối với các vị khách quan trọng có tầm ảnh hưởng và có vị trí cao đến
Tập đoàn, công tác tiếp khách được Thư ký quan tâm chu đáo chuẩn bị từ trước,
tổ chức tiếp khách, hay có thể mở các buổi hội nghị, hội thảo chào đón bằng sử
dụng băng rôn, khẩu hiệu,cờ hoa đón khách; bố trí người tiếp đúng cương vị,
chức vụ, đúng đối tượng.
* Đối với những khách thông thường hàng ngày đến giải quyết công việc
hay đặt lịch hẹn gặp. Thư ký là người đầu tiên sẽ thay mặt Thủ trưởng bước đầu
giải quyết công việc cho khách. Thư ký phải chào hỏi khách, thân thiện, niềm
nở. Sau khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công

việc mà người Thư ký đưa ra phương án giải quyết.
Tiếp khách là công việc thường xuyên của người Thư ký, đòi hỏi người
Thư ký phải biết vận dụng những hiều biết của mình một cách sáng tạo nhất.
Sau mỗi buổi gặp phải để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách, đòi hỏi người
Thư ký vận dụng khả năng ứng xử, vốn hiểu biết cá nhân giúp công việc đạt
hiệu quả cao nhất và tạo hình ảnh đẹp về tập đoàn trong mắt khách hàng.
b.Đãi khách:
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tùy theo mức độ hưởng ứng của
khách, điều kiện tài chính của cơ quan mà người Thư ký bố trí những loại hình
như tiệc giải khát, tiệc trà, tiệc chiêu đãi, buffet…
Trong môi trường của Tập đoàn VNPT, thường xuyên phải đón tiếp các vị
khách quan trọng, các cơ quan Bộ ngành nhà nước và các đối tác trong và ngoài
nước. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác đãi khách Tập đoàn bố trí
hai tầng trên cùng của tòa nhà cho quán bar, café và căng tin phục vụ cho các
hình thức cơ bản như giải khát, tiệc và chiêu đãi. Tầng 24 là quán bar, café
12


thường được sử dụng thuận tiện cho các buổi gặp mặt đối tác, khách hàng bàn
công việc với tính chất đơn giản, thời gian nhanh gọn, cùng với list đồ uống
phong phú và công thức pha chế luôn đáp ứng được nhu cầu của hầu hết đối
tượng. Tầng 23 là căng tin, ngoài chức năng phục vụ các bữa ăn cho cán bộ nhân
viên trong Tập đoàn, căng tin còn được tận dụng triệt để, hiệu quả cho các bữa
tiệc buffet, chiêu đãi khách. Nằm ngay trong tòa nhà Tập đoàn là một lợi thế, cả
hai tầng đều được trang trí trang nhã, sắp xếp sang trọng hiện đại với những đầu
bếp và bartender được tuyển chọn cùng đội ngũ phục vụ năng động, chuyên
nghiệp. Đối với những bữa tiệc chiêu đãi lớn Tập đoàn sẽ lưu ý lựa chọn địa
điểm bên ngoài phù hợp, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Ngoài ra với mỗi buổi tiếp khách quan trọng hay sau các bữa tiệc Tập
đoàn còn sử dụng quà tặng cho khách. Quà tặng ngày nay không chỉ đơn thuần

mang ý nghĩa vật chất hay món đồ lưu niệm mà quà tặng còn làm chức năng
marketing, là công cụ để truyền thông hữu hiệu đóng góp vào kết quả sản xuất
kinh doanh của đơn vị. Bộ phận Thư ký cũng đã sớm nhận thức và tận dụng các
chức năng mới của quà tặng, vận dụng một cách linh hoạt và phù hợp với từng
tính chất, đối tượng của các cuộc họp để quyết định việc sử dụng hay không sử
dụng quà tặng, sử dụng quà tặng với nội dung hình thức như nào cho hiệu quả
và phù hợp.
II, Hoạt động tổ chức hội họp:
Quán triệt tầm quan trọng của hội họp đối với hoạt động quản lý, điều
hành sản xuất kinh doanh của Tập đoàn, Thư kí văn phòng đã có nhiều nỗ lực
trong công tác chuẩn bị nội dung, chương trình theo những quy mô tính chất
khác nhau đáp ứng tối đa yêu cầu quản lý của cơ quan Tập đoàn, theo phương
châm: gọn, nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả.
Văn phòng Tập đoàn căn cứ vào tính chất, mục đích, đối tượng, hình thức
… để phân loại các cuộc họp nhằm xây dựng kế hoạch, tổ chức, triển khai cũng
a.
b.
c.
d.

như làm các công việc hoàn thiện sau cuộc họp được hiệu quả.
Lập kế hoạch hội họp.
Chuẩn bị hội họp.
Tiến hành hội họp.
Công việc sau hội họp.
13


Dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường cùng với sự lớn mạnh của hệ
thống kinh doanh Tập đoàn VNPT luôn muốn làm mới mình dưới con mắt của

khách hàng đặc biệt là các tổ chức nước ngoài. Tập đoàn VNPT hàng năm vẫn
thường xuyên tổ chức các buổi hội nghị như hội nghị sơ kết 5 năm, các hội nghị
kỷ niệm truyền thống ngành Bưu điện, hay hội nghị kỉ niệm thành lập Công
đoàn Thông tin và Truyền thông… để tổng kết những kết quả đã đạt được, tri ân
các bậc tiền nhân hay thi đua khen thưởng những tấm gương cá nhân, tập thể có
thành tích tốt trong công việc. Là một ngành truyền thông đi đầu tại Việt Nam,
Tập đoàn còn thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu, quảng bá sản
phẩm, họp báo ra mắt đầu số mới, quảng cáo những phát minh công nghệ thông
tin mới…
IV.Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch tại cơ quan:
Đây là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đòi hỏi năng lực thực tiễn của
người Thư ký.
Các chương trình, kế hoạch của cơ quan Tập đoàn được phân loại theo
quy mô, thời gian và tính chất, lĩnh vực chuyên môn nhằm mang lại chất lượng
cao nhất và thuận tiện nhất trong quá trình triển khai thực hiện.
Chương trình, kế hoạch được phân loại bao gồm:
-

Kế hoạch phát triển 10 năm, 5 năm của Tập đoàn

-

Kế hoạch hàng năm của Tập đoàn tổng hợp và chi tiết theo từng lĩnh vực chuyên
môn nghiệp vụ.

-

Kế hoạch quý, tháng, tuần

-

Kế hoạch theo chuyên đề nghiệp vụ.
Việc xây dựng các chương trình kế hoạch luôn được đảm bảo các công
việc của Tập đoàn được sắp xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hoàn, có
trọng tâm, trọng điểm; đảm bảo cân đối giữa chương trình, kế hoạch tuần, tháng,
quý, năm. Các chương trình, kế hoạch luôn được đảm bảo tính khả thi và hợp lý
về thời gian cân đối với từng đối tượng.
V. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo:
Trong tập đoàn VNPT các chuyến đi công tác của Lãnh đạo thường
14


xuyên diễn ra ở nước ngoài và toàn quốc nên mỗi chuyến đi luôn đòi hỏi tính
chuyên nghiệp, nhanh gọn và hiệu quả. Nắm được yêu cầu, nhiệm vụ đó thư kí
văn phòng luôn có những kế hoạch, chương trình cụ thể cho từng chuyến đi để
đảm bảo chuyến đi diễn ra thành công, gây ấn tượng tốt với đối tác, bạn hàng.
a, Chuẩn bị chuyến đi:
•

Lập kế hoạch:

•

Chuẩn bị chuyến đi công tác

•

Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác

•

Chuẩn bị tư liệu, tài liệu

•

Chuẩn bị về phương tiện giao thông

•

Chuẩn bị giấy tờ:

•

Chuẩn bị kinh phí:

•

Các yếu tố khác:
b, Trong thời gian lãnh đạo đi công tác:

-

Tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan

-

Thực hiện chức năng nhiệm vụ thường xuyên

-

Ghi nhật ký công tác

-

Lưu giữ những giấy tờ, tài liệu có liên quan trực tiếp đến thủ trưởng

-

Đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình

-

Thường xuyên giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian đi công tác (đi, về, sức
khỏe,công việc)
c, Sau chuyến đi công tác:

-

Giúp thủ trưởng giải quyết những vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi

-

Thu thập giấy tờ, tài liệu liên quan đến chuyến đi để lập hồ sơ

-

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

-

Trình nhật kí công tác và những văn bản liên quan đến cá nhân thủ trưởng

-

Soạn thư cảm ơn.
Tất cả những công việc tổ chức thư kí phải thực hiện thống nhất, chặt chẽ,
có tính liên kết, đồng bộ với từng khâu, từng ban ngành trong bộ máy cơ quan,
phối hợp tạo nên chỉnh thể giúp cho chuyến công tác đạt hiệu quả và thành công.
15


VI. Kỹ năng giao tiếp:
1.

Kỹ năng giao tiếp của Thư ký:
Hầu hết các đối tác, khách hàng của Tập đoàn VNPT đều là những cơ
quan lớn, Bộ ban ngành, trong và ngoài nước nên kỹ năng giao tiếp là một yếu
tố vô cùng quan trọng để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Tập đoàn. Thư kí
– những người tiếp xúc với khách hàng đầu tiên sẽ được bồi dưỡng về kĩ năng
giao tiếp , nghe, nói, cử chỉ, điệu bộ chuẩn mực, tác phong chuyên nghiệp, thân
thiện, cởi mở để gây được nhưng ấn tượng đầu tốt nhất. Tại Tập đoàn Thư kí
luôn luôn phải đảm bảo các quy định sau:
Kỹ năng nói:
+ Giữ tư thế cởi mở, vẻ mặt thích hợp, tỏ ra sẵn sàng lắng nghe với đối
tượng giao tiếp nói.
+Tập trung vào điều họ đang nói, gật đầu hay nói "vâng" để đối tượng
biết ta đang nghe họ nói.
+ Nghe một cách linh hoạt, thỉnh thoảng lặp lại cho họ biết ta nghĩ gì về
điều họ đang nói. Không ngắt lời khi đối tượng giao tiếp đang nói.
+ Bày tỏ sự quan tâm chia sẻ với khách hàng và trợ giúp họ với những

điều họ đang băn khoăn.
+ Phải tôn trọng ý kiến của khách hàng, không bao giờ nói rằng họ không
đúng mà chỉ được phép chỉ ra những sai lầm đó một cách gián tiếp.

-

Kỹ năng trả lời:
+ Phải xác định cẩn thận cái gì nên nói, không nên nói và nói bao nhiêu là
đủ.
+ Phải nói những gì khách hàng quan tâm.
+ Cần suy nghĩ trước khi trả lời.
+ Không đưa ra câu trả lời nếu chưa hiểu đúng, đặt câu hỏi nếu chưa hiểu
đúng hoặc để lấy thêm thông tin. Khi chắc chắn đã hiểu mới đưa ra giải pháp.
+ Trả lời gián tiếp, trả lời một phần hoặc tạm hoãn trả lời khi gặp phải khó
khăn
+ Khi trả lời phải nói chậm và rõ ràng, phải dùng từ dễ hiểu, giọng nói
16


phải thân thiện.
+ Nếu cần đặt câu hỏi nên đặt những câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu,
mềm mỏng, linh hoạt.
- Thái độ và cử chỉ khi tiếp xúc với đối tượng giao tiếp
+ Phải chân tình, cởi mở, tự nhiên, không khách khí, nhưng tránh xuề xòa,
tuỳ tiện, gây khó chịu cho người khác
+ Tránh thái độ cực đoan như vồ vập, xởi lởi hay kiêu căng, lạnh nhạt,hạn
chế những thái độ thái quá.
+ Không nên hứa hẹn điều gì quá khả năng thực hiện, cần giữ lời hứa để
tạo được lòng tin nơi khác hàng.
+ Luôn tỏ thái độ trọng thị khi tiếp xúc với khách hàng (trang phục, tác

phong, lời lẽ…) tạo cho họ cảm tình về nơi họ muốn đến và muốn quay lại khi
về.
2.

Kỹ năng nghe điện thoại:
Trong Tập đoàn VNPT có bộ phận chăm sóc khách hàng với số đường
dây nóng, bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng đều được tiếp nhận. Bộ phận
chăm sóc khách hàng là những nhân viên được tuyển chọn kỹ về giọng nói cũng
như chuyên môn để giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Khi có những vấn
đề cần giải quyết hay nằm ngoài khả năng của bộ phận khách hàng thì sẽ được
chuyển nối máy với các phòng ban chức năng có trách nhiệm giải quyết. Đối với
những khách hàng quen thuộc, thân thiết của Tập đoàn thì họ sẽ gọi trực tiếp đến
phòng ban hoặc gọi trực tiếp cho bộ phận Thư ký để thỏa thuận, bàn bạc công
việc.
Thư ký là người phải tạo được thiện chí với khách trong giao tiếp điện
thoại nó thể hiện ở cả nghệ thuật nghe và nói. Như vậy có hai vấn đề cơ bản mà
người thư ký phải giải quyết khi tổ chức sử dụng điện thoại trong công sở là các
thông tin thu thập được trong giao tiếp và ấn tượng tốt đối với đối tượng giao
tiếp.
Thư ký phải có nghệ thuật nói điện thoại: trước hết phải có sự chuẩn bị,
đảm bảo nguyên tắc xưng danh, quan tâm tới đối tượng giao tiếp, nói rõ ràng dễ
17


nghe, giọng nói nhẹ nhàng, có trọng âm, không được to tiếng,…
Khi nghe điện thoại phải tập trung chú ý vào quá trình giao tiếp, nghe kết
hợp với ghi tin, thể hiện cho đối tượng giao tiếp thấy sự quan tâm chú ý của
mình, thể hiện sự đồng cảm, biết lắng nghe; đồng thời nghe kết hợp đặt câu hỏi
và suy nghĩ ghi nhớ những chi tiết quan trọng, tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp.
Giao tiếp qua điện thoại là phương tiện giao tiếp quan trọng và chủ yếu

của cơ quan, góp phần rất lớn vào hiệu quả công việc
VII.Hoạt động đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng:
Bộ phận Thư kí phối hợp với Văn phòng VNPT phải đảm bảo cung cấp
đầy đủ các thiết bị văn phòng, mua sắm, quản lý, đảm bảo an ninh trật tự, đảm
bảo môi trường hải hòa, trang nhã cho diện mạo cơ quan Tập đoàn.
Văn phòng Tập đoàn được trang bị đầy đủ những trang thiết bị hiện đại,
giúp cho công tác văn phòng được nâng cao và đạt hiệu suất tối ưu. Ngoài ra còn
có tủ đựng tài liệu, tủ cá nhân, bàn, ghế xoay tiện dụng, camera, thiết bị báo
cháy,… đảm bảo một môi trường làm việc tối ưu. Các trang thiết bị được bố trí ở
những nơi tiện dụng nhất để thực hiện nhiệm vụ; mỗi cá nhân còn có tủ riêng,
[ảnh 2, tr.23] tủ làm việc có nhiều ngăn để thuận tiện cho việc sử dụng, phân loại
tài liệu ( Hầu hết, các cán bộ trong Văn phòng Tập đoàn đều được trang bị máy
tính [ảnh 3, tr.24] điện thoại); máy in [ảnh 4, tr.24] máy fax [ảnh 5,tr.25 ] thường
được đặt ở vị trí trung gian để tất cả cán bộ đều có thể sử dụng còn máy phôtô
thường được đặt ở góc phòng để tận dụng diện tích ( Riêng Phòng Văn thư Lưu trữ đặt ở phòng riêng do tính chất công việc cần phải in, sao chép nhiều văn
bản) [ảnh 6, tr.25]; két sắt thường được đặt ở những nơi kín đáo [ảnh 7,tr.26];
máy điều hoà [ảnh 8,tr.26], thiết bị báo cháy được đặt ở trần nhà; máy camera
được đặt ở cổng và sảnh cơ quan để đội bảo vệ có thể theo dõi người ra vào và
tình hình an ninh của cơ quan…Do khối lượng công việc lớn, tính chuyên môn
hoá cao cho nên các trang thiết bị đều được sử dụng hết công dụng, hiệu quả sử
dụng cao, đáp ứng được yêu cầu công việc.
-

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam sử dụng hệ thống quản lý văn bản
điện tử AIS, các văn bản được đưa lên hệ thống để quản lý và điều hành hoạt
18


động, do đó, mỗi cán bộ trong Tập đoàn đều được cấp một tài khoản riêng trên
hệ thống AIS.

-

Thiết bị chữa cháy bằng khí nén

SPRINKLER không

chỉ bảo đảm về mặt mỹ thuật,

mà còn bảo đảm về tính an toàn cho tài liệu khi xảy ra hỏa hoạn. [ảnh 9, tr.27]
Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã được trang bị
những trang thiết bị hiện đại với tính năng cao, được bố trí ở những vị trí tiện
dụng nhất và hiệu quả sử dụng cao tạo điều kiện thuận lợi, thoải mái cho mỗi
cán bộ khi làm việc.
Tiểu kết
Trong chương 2 tôi đã trình bày về thực trạng nghiệp vụ Thư ký văn
phòng tại tập đoàn Bưu chính Viễn thông. Tôi đã đưa ra những công tác quan
trọng của người Thư ký tại Tập đoàn như: hoạt động tiếp, đãi khách, hoạt động tổ
chức hội họp, hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch, hoạt động tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo, hoạt động giao tiếp, hoạt động đảm bảo cơ sở
vật chất trang thiết bị văn phòng. Những nội dung này là cơ sở để triển khai phần
giải pháp nâng cao hiệu quả Nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn trong chương 3.

19


Chương 3:
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN
PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM.
3.1 Đánh giá thực trạng:
3.1.1 Ưu điểm:

-

Bộ máy Văn phòng được tổ chức khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ; mỗi đơn vị, bộ phận trực thuộc Văn phòng đều có chức năng, nhiệm
vụ cụ thể, rõ ràng, tránh chống chéo, tạo nên một bộ máy hoạt động hiệu quả.

-

Lãnh đạo cơ quan có nhận thức đúng đắn về công tác Thư ký, luôn quan tâm,
chú trọng, chỉ đạo và có sự đầu tư thích đáng vào công tác Thư ký. Các cán bộ
cũng luôn có ý thức cao và khẳng định tầm quan trọng của công tác Thư ký.

-

Cán bộ đều là những người có trình độ chuyên môn cao, chất lượng và có tuổi
đời còn rất trẻ là một ưu điểm của phòng Thư ký. Về cơ bản đội ngũ cán bộ đều
có trình độ, được bố trí vào những vị trí phù hợp với năng lực của mình; cán bộ
đã phát huy được hết khả năng, sự sáng tạo vào hoàn thành công việc. Cán bộ
trẻ đều tốt nghiệp trình độ Đại học và trên Đại học nên có đủ năng lực và trình
độ đảm nhiệm công việc được giao. Còn các cán bộ trung cấp đều là những
người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và thường xuyên được cử đi tham gia
các lớp huấn luyện nâng cao chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng nên trình độ
chuyên môn ngày càng vững vàng hơn.

-

Bố trí phòng làm việc của Thư ký tương đối hợp lý tạo điều kiện thuận lợi trong
quá trình hoạt động, thực hiện chức năng nhiệm vụ công tác. Không gian môi
trường làm việc yên tĩnh, thoáng đãng, với những trang thiết bị hiện đại, sắp xếp
hợp lý, trang nhã và cây xanh mát mẻ. Tất cả các phòng đều được trang bị đầy

đủ thiết bị tạo nên những điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao hiệu quả công
việc, tạo niềm hứng khởi, sáng tạo cho các cán bộ khi làm việc.

-

Việc tổ chức các lớp tập huấn được thực hiện thường xuyên nhằm nâng cao trình
độ nghiệp vụ cũng như cập nhật các kiến thức mới, các quy định mới, hội nhập
xu thế phát triển thế giới.

-

Việc tổ chức quản lý văn bản được thực hiện chặt chẽ, quy củ. Văn bản được
20


quản lý trên cả hai hệ thống: văn bản giấy và văn bản điện tử.
-

Công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được thực hiện khá tốt.

-

Công tác Thư ký đi vào nề nếp và được tổ chức rất khoa học. Việc tiếp nhận, xử
lí thông tin, cung cấp thông tin cho các lãnh đạo đều được cán bộ Thư ký giải
quyết nhanh chóng và kịp thời. Đặc biệt, việc quản lí văn bản được tiến hành
theo nhiều bước khá chặt chẽ vừa đảm bảo giữ bí mật thông tin vừa đảm bảo tra
cứu thuận lợi.

-

Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và kiểm soát, điều hành,
giúp cho việc trao đổi thông tin giữa Thư ký và các phòng ban, đơn vị, cá nhân
được thuận tiện, tiết kiệm thời gian. Việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cà các
cơ quan khác được nhanh chóng, việc quản lý thông tin chặt chẽ hơn. Nhờ ứng
dụng công nghệ thông tin mà hoạt động quản lý được diễn ra có hiệu quả đồng
thời kiểm soát công văn và tra tìm công văn được thuận lợi tránh các thủ tục
rườm rà. Ngoài ra việc kết nối mạng thông tin diện rộng còn giúp cho cán bộ
Thư ký có thể trao đổi thông tin, cập nhật các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội,
những biến động của thị trường,… được đăng tải hàng ngày bổ sung vào vốn
kiến thức bản thân giúp ích cho công việc của mình.
3.1.2 Hạn chế:

-

Các phòng ban chức năng trong Tập đoàn sắp xếp chưa hợp lý để thực hiện hết
khả năng, chưa có tính liên kết và chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, đôi khi
giải quyết việc gấp giữa các phòng ban còn gặp nhiều bất cập.

-

Một số cán bộ Thư ký chưa được đào tạo đúng ngành nghề chuyên môn gây nên
một số khó khăn khi bắt đầu thực hiện công việc.

-

Tổ chức biên chế chưa đồng nhất, ở một số ít đơn vị vẫn còn tình trạng bố trí
luân phiên bộ phận Thư ký đã làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác và hoàn
thành nhiệm vụ được giao.

-

Khi soạn thảo văn bản bộ phận Thư ký đôi khi vẫn còn những lỗi về thể thức
văn bản như: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn vị soạn thảo,…

-

Mặc dù đã được xây dựng hệ thống cấp số tự động thông qua mạng máy tính của
hệ thống AIS nhưng chưa có quy định về ban hành văn bản trong cơ quan Tập
21


đoàn nên trong quản lý văn bản vẫn còn xảy ra hiện tượng lấy sai số, trùng số
văn bản, và thực tế công tác cấp số với văn bản ban hành đang phải thực hiện
thủ công, điều đó sẽ gây nên khó khăn cho bộ phận Thư ký trong việc giải quyết
công việc và tra tìm văn bản.
-

Việc lập hồ sơ hiện hành chưa đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn
bản, một số hồ sơ chỉ gồm những văn bản rời lẻ và hồ sơ chưa được biên mục
chính xác.

-

Chưa có Quy chế làm việc riêng của phòng Thư ký và từng phòng ban cụ thể.
3.2 Giải pháp:

-

Bộ phận Thư ký tham mưu cho Lãnh đạo Tập đoàn ban hành các quy định, quy
chế về công tác văn phòng và quy chế làm việc của từng phòng ban cụ thể trong

Tập đoàn.

-

Thư ký tham mưu cho Lãnh đạo Tập đoàn sắp xếp lại trật tự các phòng ban, đơn
vị có liên quan để phối hợp công việc, liên kết các bộ phận giải quyết công việc
một cách hiệu quả, nhanh chóng và đạt kết quả tối ưu nhất.

-

Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, tăng cường nghiệp vụ để nâng cao trình
độ chuyên môn cho đội ngũ các bộ hiện tại, tích cực cập nhật các vấn đề mới về
công nghệ khoa học, về văn bản quản lý, góp phần tạo nên nhữg thay đổi tích
cực, mới mẻ trong hoạt động của phòng Thư ký nói riêng và Tập đoàn nói
chung.

-

Ban hành các mẫu văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
áp dụng cho phòng Thư ký và trong toàn Tập đoàn. Áp dụng nghiêm túc quy
trình xây dựng, ban hành văn bản và quy trình phải tuân thủ các quy định của
Nhà nước đồng thời phù hợp với tính chất và điều kiện của Tập đoàn.

-

Tăng cường kiểm tra, giám sát quy trình, nghiệp vụ nhằm hạn chế mức thấp nhất
những sai sót có thể xảy ra.

-

Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong bộ phận Thư ký, phòng
Thư ký nên phối hợp với bộ phận tin học khảo sát hay có sự điều chỉnh lại hệ
thống AIS để hệ thống hoạt động tốt nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc
khẳng định được hiệu quả lao động, khẳng định sự hiện đại chuyên nghiệp của
22


cơ quan và tiếp cận được nền kinh tế mới.
Tiểu kết
Trong chương 3, tôi đã nêu ra những ưu điểm cần phát huy, nhược điểm
còn tồn tại và giải pháp đề xuất về Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng của Tập đoàn
Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

23


KẾT LUẬN
Bài nghiên cứu khoa học về Nghiệp vụ Thư ký đã giúp tôi học hỏi thêm
nhiều kinh nghiệm, tích lũy kỹ năng thực tiễn để tiếp thêm một hành trang vững
chắc cho con đường tri thức. Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã được khảo sát,
tìm hiểu tình hình thực tế về công tác Thư ký tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
Vệt Nam. Đồng thời tôi đã được vận dụng kiến thức đã học vào việc nghiên cứu
các khâu nghiệp vụ của công tác Thư ký văn phòng, ngoài ra tôi còn học hỏi
được rất nhiều kinh nghiệm về phong cách làm việc chuyên nghiệp cũng như
văn hoá ứng xử nơi công sở của cán bộ văn phòng.
Bộ phận Thư ký có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, là cánh tay đắc lực của Thủ trưởng. Là đầu mối liên kết, gắn bó các mảnh
ghép nội bộ của cơ quan giúp cho hoạt động của cơ quan thông suốt và hiệu quả.
Bộ phận Thư ký phải luôn trau dồi kỹ năng chuyên môn và không ngừng học hỏi
để có thể tạo điều kiện thuận lợi phát triển công việc, nâng cao nhận thức của

các cán bộ chuyên môn, của xã hội về nghề nghiệp của mình.
Qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy Nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam được thực hiện khá tốt và quy củ, đặc biệt công nghệ
thông tin được ứng dụng mạnh trong công tác văn phòng tạo nên một bước
chuyển biến đột phá góp phần vào sự phát triển chung của Tập đoàn. Đây là
những điểm mạnh mà các cơ quan khác cần học hỏi để hoàn thiện công tác văn
phòng tại cơ quan mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn có một số hạn chế cần
khắc phục cho Tập đoàn ngày càng phát triển và lớn mạnh đóng góp vào nền
kinh tế Đất nước giàu mạnh và văn minh.

24


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010, Nxb Giao thông vận tải, giáo trình

2.

“Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng”
Nguyễn Hữu Tri, năm 2006, Nxb Khoa học và kỹ thuật , “Nghiệp vụ Thư ký văn

3.

phòng”
Ths.Đoàn Chí Thiện, năm 2016, Nxb Thông tin và Truyền thông, “Nghiệp vụ

4.

Thư ký và Quản trị văn phòng”
Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội (2006) Nxb Hà Nội, giáo trình “Nghiệp vụ Thư

5.

ký văn phòng thương mại”
Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy

6.

năm 2009, Nxb Lao động , “Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại”
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, năm 2012, Nxb Đại học
Quốc gia TPHCM, “Nghiệp vụ Thư ký giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, doanh

7.

nghiệp”.
Ths.Lê Văn In, Phạm Hưng, Liêng Bích Ngọc (2002), Nxb TP.HCM, “Nghiệp

8.
9.

vụ Văn phòng và nghề Thư ký”
Web: www.vnpt.com.vn
Một số tài liệu, văn bản ban hành nội bộ Tập đoàn.

25