Báo cáo thực tập Nghiệp vụ Thư ký văn phòng của công ty TNHH in Hoàng Minh

Lời n ói đ ầ u
Lời n ói đ ầ u
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ
ợc
ợc
một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề
một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề
đều có xu h
đều có xu h
ớng xây dựng cho mình những chiến l
ớng xây dựng cho mình những chiến l
ợc để phát triển thế mạnh so
ợc để phát triển thế mạnh so
với các đối thủ cạnh tranh.
với các đối thủ cạnh tranh.
Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và
Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và
đang tạo những b
đang tạo những b
ớc tiến v
ớc tiến v
ợt bậc để đ
ợt bậc để đ
a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát
a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát
triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri
triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri
thức nhu cầu công việc của con ng
thức nhu cầu công việc của con ng

ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành
ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành
nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr
nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr
ờng Cao đẳng Văn th
ờng Cao đẳng Văn th
L
L
u trữ TWI đã
u trữ TWI đã
mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh
mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh
: Hành chính văn phòng, Th
: Hành chính văn phòng, Th
ký văn
ký văn
phòng.
phòng.
Nghề Th
Nghề Th
ký là đội ngũ của những ng
ký là đội ngũ của những ng
ời có trình độ chuyên môn, khả
ời có trình độ chuyên môn, khả
năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr
năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr
ớc đây nghề Th
ớc đây nghề Th
ký ch
ký ch

a
a
đ
đ
ợc thực sự coi trọng và phát triển ng
ợc thực sự coi trọng và phát triển ng
ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về
ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về
nghề Th
nghề Th
ký, điều đó gây ảnh h
ký, điều đó gây ảnh h
ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các
ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các
cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h
cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h
ớng cổ phần
ớng cổ phần
hóa - t
hóa - t
nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th
nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th
ký đã đ
ký đã đ
ợc coi trọng,
ợc coi trọng,
u
u
tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.

Cũng nh
Cũng nh
các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan
các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan
của học sinh chuyên ngành Th
của học sinh chuyên ngành Th
ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006
ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006
đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho
đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho
cán bộ văn phòng tr
cán bộ văn phòng tr
ớc khi b
ớc khi b
ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch
ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch
thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ
thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ
ợc bao gồm tất cả các công
ợc bao gồm tất cả các công
việc từ quá trình khảo sát công tác Th
việc từ quá trình khảo sát công tác Th
ký văn phòng, Văn th
ký văn phòng, Văn th
L
L
u trữ, những
u trữ, những
nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ
nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ

quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập,
quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập,
tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà tr
tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà tr
ờng có
ờng có
thể nắm đ
thể nắm đ
ợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh
ợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh
bổ sung kiến thức,
bổ sung kiến thức,
đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo
đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo
các khoá học sau.
các khoá học sau.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà tr
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà tr
ờng đề ra em đã trực tiếp
ờng đề ra em đã trực tiếp
liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh
liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh
Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 04 5116410
Điện thoại: 04 5116410
Fax: 04 5116410
Fax: 04 5116410
1

D
D
ới sự h
ới sự h
ớng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong
ớng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong
Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dung
Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dung
bao gồm các nghiệp vụ Th
bao gồm các nghiệp vụ Th
ký Văn phòng, Văn th
ký Văn phòng, Văn th
, L
, L
u trữ
u trữ
Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn
Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn
chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Tr
chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Tr
ờng Cao đẳng Văn th
ờng Cao đẳng Văn th
L
L
u trữ TWI cùng
u trữ TWI cùng
toàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt
toàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt
tình h
tình h

ớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực
ớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực
hiện những ý t
hiện những ý t
ởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực
ởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực
tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày,
tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày,
những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
"Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ng
"Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ng
ời" điều đó là
ời" điều đó là
tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đ
tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đ
ợc tất cả mọi
ợc tất cả mọi
công việc nh
công việc nh
ng để làm đ
ng để làm đ
ợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản
ợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản
thân cùng sự giúp đỡ của mọi ng
thân cùng sự giúp đỡ của mọi ng
ời. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt
ời. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt
nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều
nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều

song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đ
song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đ
ợc sự đóng góp
ợc sự đóng góp
nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo
nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo
cáo của em hoàn thiện hơn.
cáo của em hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Em xin trân trọng cảm ơn!


2

Phần I:
Phần I:
Nội dung thực tập nghiệp vụ Th
Nội dung thực tập nghiệp vụ Th
ký
ký
I. Tình hình công tác Th
I. Tình hình công tác Th
ký Văn phòng tại cơ quan
ký Văn phòng tại cơ quan
:
:
1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng
1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng
Minh:
Minh:

Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội,
Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội,
cho cuộc sống của con ng
cho cuộc sống của con ng
ời. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng
ời. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng
Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con ng
Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con ng
ời ng
ời ng
ời ngày
ời ngày
càng cao, yêu cầu của con ng
càng cao, yêu cầu của con ng
ời ngày càng phong phú. D
ời ngày càng phong phú. D
ới sự tác động mạnh
ới sự tác động mạnh
mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công
mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công
nghiệp hoá và đang từng b
nghiệp hoá và đang từng b
ớc cổ phần hoá- t
ớc cổ phần hoá- t
nhân hoá dẫn tới nhiều ngành
nhân hoá dẫn tới nhiều ngành
nghề ra đời, ngành in đ
nghề ra đời, ngành in đ
ợc xem là một ngành đang có b
ợc xem là một ngành đang có b

ớc phát triển đột phá,
ớc phát triển đột phá,
chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cá
chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cá
nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc
nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc
gia. Công ty TNHH in Hoàng Minh đ
gia. Công ty TNHH in Hoàng Minh đ
ợc thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi
ợc thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi
đó.
đó.
Theo Quyết định
Phê duyệt số 5468/QĐ
Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND do UBND Thành phố
Hà Nội cấp ngày 24/03/2002,
theo Giấy phép số 3800/GP UBND và
theo Giấy phép số 3800/GP UBND và Giấy
đăng ký kinh doanh số 055096 do Sở Kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà Nội
cấp ngày 22/03/2002 Công ty TNHH in Hoàng Minh đã chính thức khai trơng
vào ngày 26/03/2002 nhân dịp kỷ niệm 72 năm ngày thành lập Đoàn Thanh
niên Việt Nam. Công ty TNHH in Hoàng Minh đợc thành lập bởi các sáng lập
viên uy tín nh:
Nguyễn Ngọc Hải
Đào Quang Minh
Vũ Văn Sơn
Chu Thị Thu Trang
Vũ Lê Tùng
Phạm Bá Tâm
Nguyễn Anh Tuấn

Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát
triển kinh doanh.
Công ty TNHH in Hoàng Minh
Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh
Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind
Lô gô: Trái tim & Trí tuệ
3

Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại : 04 5118000
Fax: 04 5116410
E- mail:
Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty in ấn, thiết kế, quảng cáo
(biển bảng ngoài trời ), nội thất, ngoại thất. Với phơng châm hoạt động "Đơn
giản, sáng tạo, chuyên nghiệp, ấn tợng và hiệu quả".
Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo,
Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo,
tạp chí, phong bì, tiêu đề th
tạp chí, phong bì, tiêu đề th
, catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanh
, catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanh
nghiệp Nhà n
nghiệp Nhà n
ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công
ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công
ty 100% vốn n
ty 100% vốn n
ớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà n
ớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà n
ớc,

ớc,
Tổ chức Phi chính phủ
Tổ chức Phi chính phủ
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH in Hoàng
Minh luôn không thoả mãn với những gì đang có, liên tục mở rộng và phát
triển các loại hình sản phẩm. Hoàng Minh luôn làm hài lòng khách hàng với
những sản phẩm chất lợng cao, mẫu mã đẹp. Hoàng Minh không ngừng vơn
lên bằng chính sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cá tính, giàu
sáng tạo, cùng với dây chuyền sản xuất khép kín và hiện đại.
Chỉ trong vòng 3 năm hoạt động kinh doanh Hoàng Minh đã có hàng
nghìn khách hàng có uy tín trong nớc nh:
- Nhà máy chế biến sữa Hà Nội,
- FPT,
- Bộ Y tế,
- Bộ Công nghiệp,
- Vinasat,
- Học viện Quân y,
- Thiên An Sơn.
Nhiều khách hàng là tổ chức phi Chính phủ nh:
- Child Fund,
- AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục,
- CIDSE - Đoàn kết và Hợp tác Quốc tế,
- Dự án Dupet,
- PSBI,
- Đại sứ quán úc,
- Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế,
- Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế,
- Tổ chức Jaica,
- Tổ chức Jaica,
4

- Tổ chức Tầm nhìn Thế giới
- Tổ chức Tầm nhìn Thế giới
Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng b
Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng b
ớc mở rộng
ớc mở rộng
kinh doanh, tăng c
kinh doanh, tăng c
ờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng
ờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng
một cách tốt nhất.
một cách tốt nhất.
Với ph
Với ph
ơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng
ơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng
Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh
Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh
giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và
giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và
nhỏ"
nhỏ"
Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với
Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với
Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình.
Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình.
Nh
Nh
vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy đ

vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy đ
ợc thành lập ch
ợc thành lập ch
a
a
lâu nh
lâu nh
ng đã đạt đ
ng đã đạt đ
ợc những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng
ợc những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng
đ
đ
ợc mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy
ợc mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy
tín và th
tín và th
ơng hiệu.
ơng hiệu.
Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạt
Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạt
doanh thu năm sau cao hơn năm tr
doanh thu năm sau cao hơn năm tr
ớc.
ớc. Đây chính là kết quả của các chính sách
và chiến lợc kinh doanh đúng đắn, kết hợp chặt chẽ với các hoạt động xã hội ,
đảm bảo gắn hiệu quả kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội.
Dự kiến trong những năm tiếp theo Công ty TNHH in Hoàng Minh sẽ
ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nớc một
khoản thu lớn thông qua việc nộp thuế.

Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm đầu:
Năm 2002 2003 2004 2005
Doanh thu 380 triệu 2tỷ4 3tỷ8 4tỷ7
Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty:
Trình độ Số lao động Tỉ lệ %
Đại học, trên đại học
Cao đẳng
Trung cấp
PTTH
25
13
2
0
62.5%
32.5%
5%
0
Tổng cộng 40 100%
Cán bộ quản lý
Lao động trực tiếp
5
35
12.5%
87.5%


5

6

Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
7
Giám
đốc
PGĐ
Thiết kế
TP Kế
Toán
TP Sản
Xuất 1
TP Kinh
Doanh
TP Sản
Xuất 2
Kế toán
viên
Thủ quỹ Tổ tr ởng Phó
phòng
Phó
phòng
Phó
phòng
PP chế
bản
Phó
phòng
Nhân
viên
Nhân

viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Tổ tr ởng Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
TP Thiết
Kế
PP ý t ởng

2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn
2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn
phòng Công ty:
phòng Công ty:
*Chức năng nhiệm vụ của Công ty:
Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty chuyên phục vụ,
Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là chức năng xã hội và chức năng kinh
tế của một doanh nghiệp.
- Với chức năng xã hội:
Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong địa bàn Quận
Đống Đa. Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà
mẹ Việt Nam anh hùng của Quận.
- Với chức năng kinh tế:

Chỉ trong một thời gian ngắn đi vào hoạt động, các sản phẩm và mẫu
mã đã chứng tỏ đợc tính khả thi và doanh thu của Công ty ngày càng cao. Bên
cạnh đó, hàng năng Công ty còn đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách
Nhà nớc.
Khẩu hiệu của Công ty: Hợp tác, Phát triển, Bền vững, Phơng châm
hoạt động Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận hơn nữa!", "Cách nghĩ vì toàn
cộng đồng và hoạt động vì lợi ích của khách hàng. Trong nhiều năm qua
khẩu hiệu và phơng châm đó vẫn giữ vững, Công ty luôn chứng tỏ sự quan tâm
hết mình của Công ty đối với khách hàng của mình.
*Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty:
- Phòng Kinh doanh:
Quản lý hệ thống khách hàng, duy trì mối quan hệ với các khách hàng
truyền thống. Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô của hoạt động
kinh doanh cả về số lợng và chất lợng. Thu thập các thông tin về thị trờng, về
nhu cầu của khách hàng, về năng lực của đối thủ cạnh tranh để đa ra các chiến
lợc kinh doanh.
Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng; bán giới thiệu
sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viên
Phòng kinh doanh phải tìm đến khách hàng. Sản phẩm tốt không có giá trị nếu
không có ai biết, vì thế nhân viên kinh doanh phải làm thế nào để khách hàng
nhận biết đợc điều đó. Khi tiếp thị nhân viên kinh doanh phải giới thiệu cho
khách hàng biết Hoàng Minh là ai? Hoàng Minh có sản phẩm gì để bán. Và
phải biết khách hàng đang có nhu cầu gì. Hãy làm cho khách hàng hài lòng
với những sản phẩm đợc thiết kế đẹp, và giá cả cạnh tranh hợp lý. Phòng kinh
doanh còn có nhiệm vụ quyết định sự thành công hay thất bại về doanh số của
8

Công ty. Báo cáo các thông tin thị trờng và kết quả kinh doanh lên lảnh đạo để
cùng lảnh đạo đa ra các quyết định nh: Tăng qui mô hoạt động kinh doanh,
đầu t thêm vốn, thay đổi ngành hàng, đối tợng khách hàng

Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng, báo giá, đặt
hàng, ký hợp đồng, giao hàng
- Phòng Thiết kế:
Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm vụ thiết kế, in
ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tởng thông tin về các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có
ý nghĩa và thẩm mỹ cao theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu.
Phòng Thiết kế phải nắm bắt đợc rằng để có một sản phẩm in phải kết hợp các
yếu tố: ý tởng, chất liệu, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ và công nghệ. Dự đoán
dòng sản phẩm của tơng lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty
dự trên kinh nghiệm của ngời dự đoán và sự đánh giá các thông tin về sản
phẩm, xu hớng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh doanh và thị trờng đang tiếp
cận. Đồng thời chịu trách nhiệm chế bản và in ấn.
- Phòng sản xuất:
- Phòng sản xuất:
Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đ
Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đ
ợc duyệt để cho ra
ợc duyệt để cho ra
thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản
thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản
phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo
phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo
đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm
đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm
tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng.
tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng.
- Phòng Kế toán:
- Phòng Kế toán:
Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty
+ Quản lý hoạt động thu chi của Công ty. Lập báo cáo tài chính hàng

tháng, quý, năm.
+ Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn của Công ty:
+ Hỗ trợ Kế toán trởng lấp kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất phơng án
quản lý, sử dụng nguồn vốn của Công ty,
+ Hỗ trợ kế toán trởng hạch toán kinh tế, hỗ trợ phân tích tài chính các
dự án đầu t, hợp tác kinh doanh mà Công ty thực hiện hoặc tham gia thực hiện.
+ Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật t, văn phòng phẩm, chi
trả lơng và chế độ phúc lợi cho nhân viên.
+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các hoạt động tài chính của Công ty.
+ Cung cấp số liệu cho các bộ phận để phân tích thị trờng, lập dự án đầu
t kinh doanh khi đợc phép của Ban điều hành.
- Phòng phát triển dự án:
9

Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu và nhu cầu
khách hàng để tìm kiếm đối tác trong và ngoài nớc, đặc biệt là các tổ chức Phi
chính phủ. Đồng thời lập dự án mới với tất cả các thông tin tổng hợp về thị tr-
ờng, sản phẩm, chi phí.
3. Công tác Th ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng
Minh:
*Khái niệm Th ký văn phòng theo Hiệp hội Th ký chuyên nghiệp Quốc
tế (IPS).
Th ký là ngời trợ giúp của cấp quản trị, là ngời nắm vững các nghiệp
vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm
tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đa ra các quyết định trong
phạm vi quyền hạn của mình.
*Theo giáo trình Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI.
Th ký Văn phòng là ngời trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng.
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh, do yêu cầu công việc nên có tới 5 ngời

giúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một ngời đại diện giúp Thủ trởng giải
quyết các công việc liên quan đến phòng mình.
3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng:
3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng:
Cũng nh
Cũng nh
các nghề khác - Th
các nghề khác - Th
ký Văn phòng cũng đ
ký Văn phòng cũng đ
ợc coi là một nghề -
ợc coi là một nghề -
Nghề Th
Nghề Th
ký Văn phòng.
ký Văn phòng.
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị
tr
tr
ờng, các hình mẫu Th
ờng, các hình mẫu Th
ký tr
ký tr
ớc đây đã không còn.
ớc đây đã không còn.
Th
Th
ký Văn phòng là ng
ký Văn phòng là ng

ời tham m
ời tham m
u, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc
u, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc
chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện của
chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện của
máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của
máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của
Th
Th
ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn.
ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn.


Có thể thấy công việc của ng
Có thể thấy công việc của ng
ời Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Th
ời Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Th
ký không chỉ đơn thuần là một ng
ký không chỉ đơn thuần là một ng
ời giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất
ời giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất
định nào đó, và công việc đánh máy chữ tr
định nào đó, và công việc đánh máy chữ tr
ớc đây chiếm 60% khối l
ớc đây chiếm 60% khối l
ợng công
ợng công
việc của Th
việc của Th

ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.
ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.
Công tác Th
Công tác Th
ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ
ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ
mặt không thể thiếu giữa ng
mặt không thể thiếu giữa ng
ời chủ doanh nghiệp và môi tr
ời chủ doanh nghiệp và môi tr
ờng hoạt động của
ờng hoạt động của
Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ng
Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ng
ời cùng cộng tác, với
ời cùng cộng tác, với
khách hàng. Nói nh
khách hàng. Nói nh
V.I. Lê Nin lao động của ng
V.I. Lê Nin lao động của ng
ời Th
ời Th
ký văn phòng là loại lao
ký văn phòng là loại lao
động để tất cả các vấn đề đ
động để tất cả các vấn đề đ
ợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ nghĩa là công tác
ợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ nghĩa là công tác
Th
Th

ký văn phòng đ
ký văn phòng đ
ợc hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của
ợc hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của
Thủ tr
Thủ tr
ởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các
ởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các
10

hoạt động khác trong văn phòng nh
hoạt động khác trong văn phòng nh
: Soạn thảo văn bản, Tổ chức Hội nghị, tiếp
: Soạn thảo văn bản, Tổ chức Hội nghị, tiếp
khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm
khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm
việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn th
việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn th
, L
, L
u trữ - vì thế ng
u trữ - vì thế ng
ời
ời
Th
Th
ký phải là ng
ký phải là ng
ời trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh
ời trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh

đạo. Bởi là ng
đạo. Bởi là ng
ời giúp việc trực tiếp cho Thủ tr
ời giúp việc trực tiếp cho Thủ tr
ởng, ng
ởng, ng
ời Th
ời Th
ký phải đ
ký phải đ
ợc Thủ tr
ợc Thủ tr
-
-
ởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời ng
ởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời ng
ời Th
ời Th
ký còn là
ký còn là
ng
ng
ời đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong
ời đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong
cơ quan, là mắt xích nối liền ng
cơ quan, là mắt xích nối liền ng
ời lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các
ời lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các
thành viên trong trong Công ty. Ng
thành viên trong trong Công ty. Ng

ời Th
ời Th
ký hoạt động văn phòng phải là ng
ký hoạt động văn phòng phải là ng
ời
ời
am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững
am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững
vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp.
vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp.
Tóm lại công tác Th
Tóm lại công tác Th
ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của
ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của
lãnh đạo đ
lãnh đạo đ
ợc thông suốt, Th
ợc thông suốt, Th
ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ
ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ
tr
tr
ởng duy trì các mối quan hệ.
ởng duy trì các mối quan hệ.
Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Th
Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Th
ký vẫn còn mới mẻ, vì
ký vẫn còn mới mẻ, vì
vậy một số ng
vậy một số ng

ời th
ời th
ờng quan niệm nghề Th
ờng quan niệm nghề Th
ký là nghề đơn giản, mang tính
ký là nghề đơn giản, mang tính
chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm đ
chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm đ
ợc không
ợc không
cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ
cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ
thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Th
thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Th
ký văn phòng phải đảm
ký văn phòng phải đảm
nhận, cũng nh
nhận, cũng nh
bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh h
bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh h
ởng và tác
ởng và tác
động đến hoạt động cũng nh
động đến hoạt động cũng nh
sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
sự phấn đấu v
sự phấn đấu v
ơn lên không ngừng của mỗi Th
ơn lên không ngừng của mỗi Th

ký là động lực cho quá trình
ký là động lực cho quá trình
phát triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội.
phát triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội.
II. Nội dung thực tập và kết quả đạt đ
II. Nội dung thực tập và kết quả đạt đ
ợc:
ợc:
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân ng
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân ng
ời Th
ời Th
ký:
ký:
1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ tr
1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ tr
ởng:
ởng:
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của ngời Th ký nhằm
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu
thập đợc góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì
vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp,
phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem
đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con
mắt của đối tác.
Đây là một nghệ thuật đợc tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó
sự hiểu biết của ngời Th ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của Th ký diễn ra dới các hình thức: giao tiếp
điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo nhng ở bất cứ
11

hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tợng giao tiếp, biết lắng
nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.


* Khi Thủ tr
* Khi Thủ tr
ởng làm việc tại Văn phòng:
ởng làm việc tại Văn phòng:
Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, ngời Th ký có vai trò cực
kỳ quan trọng. Th ký là ngời đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt
lãnh đạo để bơc đầu giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tợng
đầu tiên của khách do ngời Th ký tạo nên. Những ấn tợng tốt luôn luôn tạo ra
sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của ngời Th ký sẽ có ảnh
hởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao
tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với ngời Th ký là phải tạo
ra những ấn tợng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thể
thiểu đó là ngời Th ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin t-
ởng, bình tĩnh, không đợc hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa
chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trớc khi gặp Thủ trởng, là khách chào
hàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tơng lai.
Khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc
mà ngời Th ký đa ra phơng án giải quyết.
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực
tiếp giải quyết, thì ng
tiếp giải quyết, thì ng
ời Th
ời Th

ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó
ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó
thông báo lại với Thủ tr
thông báo lại với Thủ tr
ởng một cách ngắn gọn. Ngoài ra Th
ởng một cách ngắn gọn. Ngoài ra Th
ký còn phải biết
ký còn phải biết
phân chia các cuộc gặp cho Thủ tr
phân chia các cuộc gặp cho Thủ tr
ởng.
ởng.


Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Th
Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Th
ký
ký
thì Th
thì Th
ký phải xin ý kiến Thủ tr
ký phải xin ý kiến Thủ tr
ởng và cho gặp Thủ tr
ởng và cho gặp Thủ tr
ởng khi đã đ
ởng khi đã đ
ợc Thủ tr
ợc Thủ tr
ởng
ởng

đồng ý. Th
đồng ý. Th
ờng thì công việc quan trọng Thủ tr
ờng thì công việc quan trọng Thủ tr
ởng là ng
ởng là ng
ời giải quyết nh
ời giải quyết nh
ng phải
ng phải
có sự hỗ trợ đắc lực của ng
có sự hỗ trợ đắc lực của ng
ời Th
ời Th
ký.
ký.
* Khi Thủ tr
* Khi Thủ tr
ởng đi công tác vắng:
ởng đi công tác vắng:


Đây là tr
Đây là tr
ờng hợp phức tạp hơn so với tr
ờng hợp phức tạp hơn so với tr
ờng hợp Thủ tr
ờng hợp Thủ tr
ởng có nhà. Th
ởng có nhà. Th

ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải
ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải
quyết yêu cầu của khách là ng
quyết yêu cầu của khách là ng
ời chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp
ời chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp
đó. Hiệu quả công việc của ng
đó. Hiệu quả công việc của ng
ời Th
ời Th
ký đ
ký đ
ợc đánh giá rất cao trong tr
ợc đánh giá rất cao trong tr
ờng hợp
ờng hợp
này bởi thể hiện đ
này bởi thể hiện đ
ợc khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc của
ợc khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc của
một ng
một ng
ời Th
ời Th
ký.
ký.
Trong tr
Trong tr
ờng hợp Thủ tr
ờng hợp Thủ tr

ởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà
ởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà
không thể tiếp khách đ
không thể tiếp khách đ
ợc thì ng
ợc thì ng
ời Th
ời Th
ký phải thanh minh một cách lịch sự, và
ký phải thanh minh một cách lịch sự, và
thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo đ
thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo đ
ợc thiện ý cho cuộc gặp sau
ợc thiện ý cho cuộc gặp sau
Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên ng
Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên ng
ời, từ đâu đến, cần bàn
ời, từ đâu đến, cần bàn
việc gì với Thủ tr
việc gì với Thủ tr
ởng. Trong tr
ởng. Trong tr
ờng hợp bản thân khách hoặc khách cử ng
ờng hợp bản thân khách hoặc khách cử ng
ời đến
ời đến
12

thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì ng
thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì ng

ời
ời
Th
Th
ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đ
ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đ
a cho khách ký vào phiếu đó.
a cho khách ký vào phiếu đó.
Mẫu phiếu xin hẹn:
Mẫu phiếu xin hẹn:
Phiếu xin hẹn số: , ngày tháng năm
Họ tên:
Nghề nghiệp:
Vấn đề cần bàn bạc:

Ngày giờ
Ngời cần gặp:

Chữ ký của ng
Chữ ký của ng
ời hẹn Chữ ký, con dấu của cơ quan
ời hẹn Chữ ký, con dấu của cơ quan
Ví dụ: Lúc 11h30' ông A đến văn phòng công ty xin gặp thủ tr
Ví dụ: Lúc 11h30' ông A đến văn phòng công ty xin gặp thủ tr
ởng. Nh
ởng. Nh
-
-
ng lúc đó thủ tr
ng lúc đó thủ tr

ởng đang bận không thể gặp đ
ởng đang bận không thể gặp đ
ợc, ông A vẫn yêu cầu đ
ợc, ông A vẫn yêu cầu đ
ợc gặp
ợc gặp
thủ tr
thủ tr
ởng.
ởng.
Trong tr
Trong tr
ờng hợp này Th
ờng hợp này Th
ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị
ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị
nào đến gặp thủ tr
nào đến gặp thủ tr
ởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Th
ởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Th
ký xem xét vấn đề
ký xem xét vấn đề
mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết đ
mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết đ
ợc thì giúp thủ tr
ợc thì giúp thủ tr
ởng giải
ởng giải
quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết đ
quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết đ

ợc Th
ợc Th
ký hỏi ý kiến thủ
ký hỏi ý kiến thủ
tr
tr
ởng và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, tránh mất lòng khách, thể
ởng và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, tránh mất lòng khách, thể
hiện đ
hiện đ
ợc sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm với khách và hẹn
ợc sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm với khách và hẹn
gặp khách vào một ngày gần nhất.
gặp khách vào một ngày gần nhất.
1.2. Đãi khách:
1.2. Đãi khách:
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan
trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi khách hay
trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi khách hay
không đãi khách cũng nh
không đãi khách cũng nh
hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản.
hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản.
Một bộ phận gắn liền với quá trình lao động của những ng
Một bộ phận gắn liền với quá trình lao động của những ng
ời cán bộ lãnh đạo
ời cán bộ lãnh đạo
là các hoạt động xã hội mà những hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc
là các hoạt động xã hội mà những hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc

mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo Những cuộc tiếp
mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo Những cuộc tiếp
xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy,
xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy,
những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành
những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành
viên trong xã hội mà tr
viên trong xã hội mà tr
ớc hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng
ớc hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng
tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đ
tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đ
ợc trong những cuộc tiếp xúc
ợc trong những cuộc tiếp xúc
đó. Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội đ
đó. Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội đ
ợc sử dụng là nhằm đạt
ợc sử dụng là nhằm đạt
đến mục đích với mức độ cao nhất. Một trong những hình thức nói trên là việc
đến mục đích với mức độ cao nhất. Một trong những hình thức nói trên là việc
13

đãi khách. Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà ng
đãi khách. Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà ng
ời ta sử dụng
ời ta sử dụng
các hình thức đãi khách khác nhau.
các hình thức đãi khách khác nhau.
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt đ
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt đ

ợc ngoài các cuộc hội họp,
ợc ngoài các cuộc hội họp,
bàn bạc trên nguyên tắc, ng
bàn bạc trên nguyên tắc, ng
ời Lãnh đạo, Thủ tr
ời Lãnh đạo, Thủ tr
ởng và Th
ởng và Th
ký cũng phải coi các
ký cũng phải coi các
bữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi cũng là công việc. Kiến thức trong đãi
bữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi cũng là công việc. Kiến thức trong đãi
khách không chỉ quan trọng đối với Th
khách không chỉ quan trọng đối với Th
ký mà còn đối với bất cứ ai tham gia
ký mà còn đối với bất cứ ai tham gia
hoạt động đối ngoại trong hoạt động công sở. Đây có thể coi là một trong
hoạt động đối ngoại trong hoạt động công sở. Đây có thể coi là một trong
những hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác
những hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác
nghiệp vụ Văn phòng. Trên thực tế không ít tr
nghiệp vụ Văn phòng. Trên thực tế không ít tr
ờng hợp hiệu quả công việc đạt
ờng hợp hiệu quả công việc đạt
đ
đ
ợc ngay trong hoặc sau bữa ăn.
ợc ngay trong hoặc sau bữa ăn.
ở
ở

công sở, bữa ăn không thể coi là lúc h
công sở, bữa ăn không thể coi là lúc h
ởng
ởng
thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn ng
thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn ng
ời với ng
ời với ng
ời đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ
ời đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ
dễ dàng nói chuyện với một ng
dễ dàng nói chuyện với một ng
ời khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại
ời khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại
một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan".
một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan".
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ h
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ h
ởng ứng của
ởng ứng của
khách và điều kiện cụ thể cho phép, ng
khách và điều kiện cụ thể cho phép, ng
ời Th
ời Th
ký có thể bố trí một trong những
ký có thể bố trí một trong những
loại hình đãi khách nh
loại hình đãi khách nh
: Tiếp đãi khách n
: Tiếp đãi khách n

ớc giải khát, tiếp r
ớc giải khát, tiếp r
ợu, tiếp trà, cà phê
ợu, tiếp trà, cà phê
hoặc đãi tiệc
hoặc đãi tiệc
Khi chuẩn bị đãi khách Th
Khi chuẩn bị đãi khách Th
ký phải lập danh sách khách mời và phải
ký phải lập danh sách khách mời và phải
đảm bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc.
đảm bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc.
Trong môi tr
Trong môi tr
ờng hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh, phần
ờng hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh, phần
lớn các cuộc tiếp đãi khách là d
lớn các cuộc tiếp đãi khách là d
ới hình thức n
ới hình thức n
ớc giải khát. Tuy nhiên trong
ớc giải khát. Tuy nhiên trong
một số tr
một số tr
ờng hợp cần thiết, Công ty cũng tổ chức các bữa tiệc
ờng hợp cần thiết, Công ty cũng tổ chức các bữa tiệc
1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ tr
1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ tr
ởng:
ởng:

Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng,
Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng,
nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công
nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt
tình hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế
tình hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế
Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ tr
Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ tr
ởng phụ thuộc vào chức năng
ởng phụ thuộc vào chức năng
quản lý Nhà n
quản lý Nhà n
ớc, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ
ớc, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ
tr
tr
ởng, cũng nh
ởng, cũng nh
tiềm lực của cơ quan.
tiềm lực của cơ quan.
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên
nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô t
nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô t
ơng đối lớn. Do đó có
ơng đối lớn. Do đó có
rất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty th
rất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty th

ờng xuyên có
ờng xuyên có
những chuyến đi công tác và tất nhiên các chuyến đi đó đều đ
những chuyến đi công tác và tất nhiên các chuyến đi đó đều đ
ợc đ
ợc đ
a vào kế
a vào kế
hoạch công tác tuần của Công ty.
hoạch công tác tuần của Công ty.
14

* Th
* Th
ký đi cùng Thủ tr
ký đi cùng Thủ tr
ởng
ởng
Với vai trò là ng
Với vai trò là ng
ời trợ lý giúp việc cho Thủ tr
ời trợ lý giúp việc cho Thủ tr
ởng ng
ởng ng
ời Th
ời Th
ký phải xác
ký phải xác
định đ
định đ

ợc:
ợc:
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ tr
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ tr
ởng.
ởng.
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn
liền với một mục đích riêng.
liền với một mục đích riêng.
- Th
- Th
ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với
ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với
các chuyến đi công tác của cơ quan.
các chuyến đi công tác của cơ quan.
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công
việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Th
Th
ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
- Mục đích chuyến đi công tác
- Mục đích chuyến đi công tác
- Nội dung chuyến đi công tác
- Nội dung chuyến đi công tác
- Thành phần chuyến đi công tác
- Thành phần chuyến đi công tác

- Địa điểm chuyến đi công tác
- Địa điểm chuyến đi công tác
- Thời gian chuyến đi công tác
- Thời gian chuyến đi công tác
- Tài liệu, t
- Tài liệu, t
liệu liên quan đến chuyến đi công tác
liệu liên quan đến chuyến đi công tác
- Kinh phí chuyến đi công tác
- Kinh phí chuyến đi công tác
- Ph
- Ph
ơng tiện chuyến đi công tác
ơng tiện chuyến đi công tác
Th
Th
ký là ng
ký là ng
ời chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện
ời chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện
thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, th
thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, th
điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.
điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.
Ngoài những thông tin đ
Ngoài những thông tin đ
ợc cung cấp thì Th
ợc cung cấp thì Th
ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ.
ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ.

Ngày nay với xu thế phát triển theo h
Ngày nay với xu thế phát triển theo h
ớng cổ phần hoá, t
ớng cổ phần hoá, t
nhân hoá các
nhân hoá các
công ty cổ phần, t
công ty cổ phần, t
nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi
nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi
công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà n
công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà n
ớc. Ngoài
ớc. Ngoài
những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ
những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ
trợ giúp lãnh đạo, Th
trợ giúp lãnh đạo, Th
ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:
ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:
- Chuẩn bị quà tặng
- Chuẩn bị quà tặng
- Xây dựng nhật ký hành trình
- Xây dựng nhật ký hành trình
- Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá
- Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá
- Danh thiếp
- Danh thiếp
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Th
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Th

ký là ng
ký là ng
ời đảm bảo chổ
ời đảm bảo chổ
ăn ở, sinh hoạt cho Thủ tr
ăn ở, sinh hoạt cho Thủ tr
ởng và cho đoàn. Th
ởng và cho đoàn. Th
ký phải thể hiện sự kính trọng
ký phải thể hiện sự kính trọng
15

với Thủ tr
với Thủ tr
ởng của mình tr
ởng của mình tr
ớc cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên
ớc cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên
môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.
môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.


Khi Th
Khi Th
ký đ
ký đ
ợc đi công tác cùng Thủ tr
ợc đi công tác cùng Thủ tr
ởng thì đó vừa là cơ may vừa là
ởng thì đó vừa là cơ may vừa là

thách thức. Là cơ may nếu Th
thách thức. Là cơ may nếu Th
ký thể hiện đ
ký thể hiện đ
ợc mặt mạnh của mình, là thách
ợc mặt mạnh của mình, là thách
thức bởi vì Th
thức bởi vì Th
ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ tr
ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ tr
ởng thì coi
ởng thì coi
nh
nh
tự đánh tr
tự đánh tr
ợt mình trong kỳ thi thăng tiến.
ợt mình trong kỳ thi thăng tiến.
Sau chuyến đi công tác Th
Sau chuyến đi công tác Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr
ởng giải quyết các công việc,
ởng giải quyết các công việc,
vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài
vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài
liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi
liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi
công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ tr
công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ tr

ởng,
ởng,
soạn thảo Th
soạn thảo Th
cảm ơn. Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi
cảm ơn. Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi
phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.
phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.
ở
ở
đây Th
đây Th
ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo
ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo
mà là ng
mà là ng
ời truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng
ời truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng
hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc
hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc
một cách tốt nhất.
một cách tốt nhất.
* Th
* Th
ký không đi cùng Thủ tr
ký không đi cùng Thủ tr
ởng:
ởng:
Khi Th
Khi Th

ký không đi cùng Thủ tr
ký không đi cùng Thủ tr
ởng thì ngoài những công việc chuẩn bị
ởng thì ngoài những công việc chuẩn bị
cho chuyến đi Th
cho chuyến đi Th
ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng
ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng
thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ tr
thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ tr
ởng mà có khả năng.
ởng mà có khả năng.
Tr
Tr
ớc lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định h
ớc lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định h
ớng
ớng
giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ tr
giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ tr
ởng và các cá nhân có
ởng và các cá nhân có
liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi đ
liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi đ
ợc ủy nhiệm giữa Thủ tr
ợc ủy nhiệm giữa Thủ tr
-
-
ởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan. Giải quyết các công việc đ
ởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan. Giải quyết các công việc đ

ợc
ợc
giao, xác định các hình thức để liên hệ với Thủ tr
giao, xác định các hình thức để liên hệ với Thủ tr
ởng.
ởng.
Sau khi Thủ tr
Sau khi Thủ tr
ởng đã lên đ
ởng đã lên đ
ờng Th
ờng Th
ký thực hiện chức năng, nhiệm vụ th
ký thực hiện chức năng, nhiệm vụ th
-
-
ờng xuyên của mình và các công việc đ
ờng xuyên của mình và các công việc đ
ợc giao hoặc đ
ợc giao hoặc đ
ợc ủy quyền, ghi nhật
ợc ủy quyền, ghi nhật
ký công tác, l
ký công tác, l
u giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới Thủ tr
u giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới Thủ tr
-
-
ởng. Thừa lệnh Thủ tr
ởng. Thừa lệnh Thủ tr

ởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực
ởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực
hiện đúng ch
hiện đúng ch
ơng trình, kế hoạch mà thủ tr
ơng trình, kế hoạch mà thủ tr
ởng đã giao và phải giữ liên lạc với
ởng đã giao và phải giữ liên lạc với
thủ tr
thủ tr
ởng trong thời gian đi công tác.
ởng trong thời gian đi công tác.
Sau khi Thủ tr
Sau khi Thủ tr
ởng đi công tác về, Th
ởng đi công tác về, Th
ký phải chủ động báo cáo về
ký phải chủ động báo cáo về
những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết các
những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết các
công việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh
công việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh
đạo.
đạo.
1.4. Tổ chức Hội nghị:
1.4. Tổ chức Hội nghị:
16

Hội nghị là công cụ ph
Hội nghị là công cụ ph

ơng tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành
ơng tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành
và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua Hội nghị nhà quản lý thực
và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua Hội nghị nhà quản lý thực
hiện đ
hiện đ
ợc các hoạt động:
ợc các hoạt động:
- Tổng kết đánh giá lại công việc
- Tổng kết đánh giá lại công việc
- Xây dựng ph
- Xây dựng ph
ơng h
ơng h
ớng
ớng
- Phát huy quyền dân chủ của nhân viên trong cơ quan
- Phát huy quyền dân chủ của nhân viên trong cơ quan
- Xây dựng tinh thần đoàn kết.
- Xây dựng tinh thần đoàn kết.
Do tình hình thực tế cũng nh
Do tình hình thực tế cũng nh
yêu cầu công việc th
yêu cầu công việc th
ờng diễn ra , Công ty
ờng diễn ra , Công ty
TNHH in Hoàng Minh phần lớn triệu tập những cuộc họp bất th
TNHH in Hoàng Minh phần lớn triệu tập những cuộc họp bất th
ờng và đột
ờng và đột

xuất.
xuất.
D
D
ới sự tác động của nền kinh tế thị tr
ới sự tác động của nền kinh tế thị tr
ờng cùng sự lớn mạnh của hệ
ờng cùng sự lớn mạnh của hệ
thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình d
thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình d
ới con mắt của
ới con mắt của
khách hàng đặc biệt là các tổ chức n
khách hàng đặc biệt là các tổ chức n
ớc ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh
ớc ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh
đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt đ
đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt đ
ợc, giới thiệu,
ợc, giới thiệu,
quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty.
quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty.
Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trong
Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trong
toàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh th
toàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh th
ờng tổ chức 2 lần dã ngoại cho toàn
ờng tổ chức 2 lần dã ngoại cho toàn
Công ty và đều đ
Công ty và đều đ

ợc lập thành hồ sơ.
ợc lập thành hồ sơ.
Khi tổ chức Hội nghị Th
Khi tổ chức Hội nghị Th
ký lập Kế hoạch Hội nghị, Kế hoạch Hội nghị
ký lập Kế hoạch Hội nghị, Kế hoạch Hội nghị
là một văn bản có tính định h
là một văn bản có tính định h
ớng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến
ớng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến
việc tổ chức Hội nghị. Kế hoạch phải đảm bảo:
việc tổ chức Hội nghị. Kế hoạch phải đảm bảo:
- Thể thức văn bản
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị
- Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị
- Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị


+ Thời gian Hội nghị
+ Thời gian Hội nghị


+ Địa điểm Hội nghị
+ Địa điểm Hội nghị

+ Thành phần Hội nghị
+ Thành phần Hội nghị


+ Nội dung Hội nghị
+ Nội dung Hội nghị


+ Phân công nhiệm vụ
+ Phân công nhiệm vụ


+ Kinh phí.
+ Kinh phí.
Đối với những cuộc họp đột xuất và bất th
Đối với những cuộc họp đột xuất và bất th
ờng Th
ờng Th
ký không cần lâp Kế
ký không cần lâp Kế
hoạch.
hoạch.
17

Lập Kế hoạch xong Th
Lập Kế hoạch xong Th
ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ tr
ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ tr
ởng và tiến
ởng và tiến

hành chuẩn bị Hội nghị, Th
hành chuẩn bị Hội nghị, Th
ký tiếp tục xây dựng Ch
ký tiếp tục xây dựng Ch
ơng trình nghị sự Hội
ơng trình nghị sự Hội
nghị, trình bày các nội dung sau:
nghị, trình bày các nội dung sau:
- Trình tự các vấn đề trình bày
- Trình tự các vấn đề trình bày
- Nội dung vấn đề
- Nội dung vấn đề
- Thời gian thực hiện từng vấn đề
- Thời gian thực hiện từng vấn đề
- Ng
- Ng
ời thực hiện
ời thực hiện
- Ghi chú.
- Ghi chú.
Th
Th
ký lập danh sách đại biểu, soạn thảo Giấy mời, chuẩn bị địa điểm và
ký lập danh sách đại biểu, soạn thảo Giấy mời, chuẩn bị địa điểm và
thời gian Hội nghị.
thời gian Hội nghị.
Giấy mời đảm bảo:
Giấy mời đảm bảo:
- Thể thức văn bản
- Thể thức văn bản

- Sự trang trọng
- Sự trang trọng
- Các thông tin: + Tên cơ quan đơn vị mời
- Các thông tin: + Tên cơ quan đơn vị mời


+ Tên Hội nghị
+ Tên Hội nghị


+ Họ tên, chức vụ ng
+ Họ tên, chức vụ ng
ời đ
ời đ
ợc mời
ợc mời


+ Thời gian, địa điểm
+ Thời gian, địa điểm


+ Các yêu cầu đề xuất đại biểu.
+ Các yêu cầu đề xuất đại biểu.
Th
Th
ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biên
ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biên
bản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Th
bản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Th

ký luôn sẵn
ký luôn sẵn
sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, ph
sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, ph
ơng tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi Biên
ơng tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi Biên
bản ( nh
bản ( nh
máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản) Hoàng
máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản) Hoàng
Minh th
Minh th
ờng sử dụng cách ghi kết quả.
ờng sử dụng cách ghi kết quả.
Bất kỳ một Hội nghị, cuộc họp nào việc ghi biên bản là rất quan trọng,
Bất kỳ một Hội nghị, cuộc họp nào việc ghi biên bản là rất quan trọng,
trong đó tóm tắt lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những Hội nghị nhỏ
trong đó tóm tắt lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những Hội nghị nhỏ
Th
Th
ký chỉ l
ký chỉ l
u lại Biên bản, còn đối với những Hội nghị lớn Th
u lại Biên bản, còn đối với những Hội nghị lớn Th
ký lập thành hồ
ký lập thành hồ
sơ, bao gồm (Biên bản Hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc,
sơ, bao gồm (Biên bản Hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc,
bế mạc).
bế mạc).

Sau khi Hội nghị kết thúc Th
Sau khi Hội nghị kết thúc Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr
ởng thông báo triển khai kết
ởng thông báo triển khai kết
luận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Th
luận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Th
cảm ơn gửi tới khách
cảm ơn gửi tới khách
hàng và đại biểu.
hàng và đại biểu.
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản:
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản:
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty t
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty t
nhân với đặc thù của
nhân với đặc thù của
ngành có nhiều nét riêng, đối t
ngành có nhiều nét riêng, đối t
ợng giao dịch lớn và phong phú với nhiều
ợng giao dịch lớn và phong phú với nhiều
18

khách hàng trong và ngoài n
khách hàng trong và ngoài n
ớc. Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành và
ớc. Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành và
nhận một khối l
nhận một khối l

ợng văn bản khá lớn. Gần một nữa thời gian của ng
ợng văn bản khá lớn. Gần một nữa thời gian của ng
ời Th
ời Th
ký là
ký là
làm việc với văn bản (xử lý văn bản, viết th
làm việc với văn bản (xử lý văn bản, viết th
từ trao đổi, tổng hợp thông tin,
từ trao đổi, tổng hợp thông tin,
đánh máy, lập hồ sơ )
đánh máy, lập hồ sơ )
Công ty TNHH in Hoàng Minh không có bộ phận văn th
Công ty TNHH in Hoàng Minh không có bộ phận văn th
riêng nên Th
riêng nên Th
ký phải kiêm nhiệm cả công tác văn th
ký phải kiêm nhiệm cả công tác văn th
. Do phải kiêm nhiệm nên khối l
. Do phải kiêm nhiệm nên khối l
ợng
ợng
công việc của Th
công việc của Th
ký rất là bận rộn và vất vả. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của
ký rất là bận rộn và vất vả. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình, ng
mình, ng
ời Th
ời Th

ký phải có những hiểu biết về công tác văn th
ký phải có những hiểu biết về công tác văn th
và có trình độ
và có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này.
chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này.
2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ tr
2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ tr
ởng
ởng
ký văn bản đi.
ký văn bản đi.
Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và ph
Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và ph
ơng diện giao dịch với
ơng diện giao dịch với
khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in Hoàng
khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in Hoàng
Minh ban hành một l
Minh ban hành một l
ợng văn bản khá lớn nh
ợng văn bản khá lớn nh
: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
nguyên tắc, Đơn đặt hàng, Th
nguyên tắc, Đơn đặt hàng, Th
chào hàng, Báo giá
chào hàng, Báo giá

Tất cả các văn bản tr
Tất cả các văn bản tr
ớc khi trình Thủ tr
ớc khi trình Thủ tr
ởng ký Th
ởng ký Th
ký phải kiểm tra đầy
ký phải kiểm tra đầy
đủ thể thức, nội dung.
đủ thể thức, nội dung.
Thảo văn bản: Đối với những văn bản viết tay của Lãnh đạo, Th
Thảo văn bản: Đối với những văn bản viết tay của Lãnh đạo, Th
ký giúp
ký giúp
Thủ tr
Thủ tr
ởng hoàn chỉnh lại văn bản và đánh máy văn bản. Còn trong tr
ởng hoàn chỉnh lại văn bản và đánh máy văn bản. Còn trong tr
ờng hợp
ờng hợp
Lãnh đạo đọc cho Th
Lãnh đạo đọc cho Th
ký đánh máy thì Th
ký đánh máy thì Th
ký phải luôn sẵn sàng và phải tập
ký phải luôn sẵn sàng và phải tập
trung cao độ, tránh ngắt dòng suy nghĩ của Thủ tr
trung cao độ, tránh ngắt dòng suy nghĩ của Thủ tr

ởng bằng những câu hỏi.
ởng bằng những câu hỏi.
Lãnh đạo của Công ty TNHH in Hoàng Minh th
Lãnh đạo của Công ty TNHH in Hoàng Minh th
ờng soạn thảo văn bản trên
ờng soạn thảo văn bản trên
máy tính vì thế Th
máy tính vì thế Th
ký cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính. Yêu cầu
ký cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính. Yêu cầu
Th
Th
ký nắm đ
ký nắm đ
ợc thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản
ợc thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản
của cơ quan.
của cơ quan.
Lao động của ng
Lao động của ng
ời lãnh đạo là loại lao động phức tạp, th
ời lãnh đạo là loại lao động phức tạp, th
ờng xuyên tiếp
ờng xuyên tiếp
xúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi những
xúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi những
sai sót trong việc ban hành các văn bản, Th
sai sót trong việc ban hành các văn bản, Th
ký phải giúp Thủ tr
ký phải giúp Thủ tr

ởng kiểm tra lại
ởng kiểm tra lại
thể thức văn bản, kiểm tra lại câu từ, chính tả, thẩm quyền ký tr
thể thức văn bản, kiểm tra lại câu từ, chính tả, thẩm quyền ký tr
ớc khi trình ký,
ớc khi trình ký,
thẩm quyền ban hành để gửi văn bản đi.
thẩm quyền ban hành để gửi văn bản đi.
2.2. Thảo các văn bản thông th
2.2. Thảo các văn bản thông th
ờng.
ờng.
Để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, giải phóng ng
Để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, giải phóng ng
ời lãnh đạo khỏi
ời lãnh đạo khỏi
những công việc, sự vụ, nhằm tập trung vào những công việc quan trọng khác,
những công việc, sự vụ, nhằm tập trung vào những công việc quan trọng khác,
Th
Th
ký phải tự mình thảo một số văn bản thông th
ký phải tự mình thảo một số văn bản thông th
ờng và hoàn thành những
ờng và hoàn thành những
phần việc mà ng
phần việc mà ng
ời lãnh đạo giao cho trong tr
ời lãnh đạo giao cho trong tr
ờng hợp ng
ờng hợp ng

ời lãnh đạo phải tự
ời lãnh đạo phải tự
mình thảo những văn bản quan trọng.
mình thảo những văn bản quan trọng.
19

Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con ng
Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con ng
ời
ời
làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Công ty TNHH in Hoàng Minh
làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Công ty TNHH in Hoàng Minh
hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên ph
hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên ph
ơng tiện phục vụ cho
ơng tiện phục vụ cho
công việc của nhân viên chủ yếu là máy tính. Hoạt động của ng
công việc của nhân viên chủ yếu là máy tính. Hoạt động của ng
ời Th
ời Th
ký th
ký th
ờng
ờng
xuyên tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, ng
xuyên tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, ng
ời Th
ời Th
ký phải
ký phải

độc lập suy nghĩ và phát huy tính chủ động của mình. Th
độc lập suy nghĩ và phát huy tính chủ động của mình. Th
ký có thể tự trả lời
ký có thể tự trả lời
một số văn bản sau khi đã cân nhắc kỹ các ph
một số văn bản sau khi đã cân nhắc kỹ các ph
ơng án và tin t
ơng án và tin t
ởng rằng nếu
ởng rằng nếu
chuyển cho lãnh đạo thì cũng sẽ giải quyết nh
chuyển cho lãnh đạo thì cũng sẽ giải quyết nh
vậy, sau đó chuyển cho ng
vậy, sau đó chuyển cho ng
ời
ời
lãnh đạo những văn bản đã đ
lãnh đạo những văn bản đã đ
ợc chỉnh sữa hoàn chỉnh và đầy đủ.
ợc chỉnh sữa hoàn chỉnh và đầy đủ.
Phần lớn các văn bản của Công ty TNHH in Hoàng Minh hình thành
Phần lớn các văn bản của Công ty TNHH in Hoàng Minh hình thành
trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và th
trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và th
ờng đ
ờng đ
ợc lặp lại về nội
ợc lặp lại về nội
dung, hình thức, cách diễn đạt (tuy có sự khác nhau về độ phức tạp, qui mô và
dung, hình thức, cách diễn đạt (tuy có sự khác nhau về độ phức tạp, qui mô và

thời gian diễn biến) nên Th
thời gian diễn biến) nên Th
ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao
ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao
động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các ph
động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các ph
ơng pháp:
ơng pháp:
- Sử dụng các fom văn bản:
- Sử dụng các fom văn bản:
+ Văn bản đ
+ Văn bản đ
ợc lập theo một khuôn mẫu nhất định, nh
ợc lập theo một khuôn mẫu nhất định, nh
các tập Quyết
các tập Quyết
định, các tập Hợp đồng.
định, các tập Hợp đồng.


+ Văn bản đ
+ Văn bản đ
ợc tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty.
ợc tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty.


+ Văn bản đ
+ Văn bản đ
ợc lập theo cùng một mục đích nh
ợc lập theo cùng một mục đích nh

: Hợp đồng nguyên tắc,
: Hợp đồng nguyên tắc,
Hợp đồng kinh tế, Báo giá
Hợp đồng kinh tế, Báo giá


Th
Th
ký lập các tập văn bản mẫu nói trên bằng cách lựa chọn các văn bản
ký lập các tập văn bản mẫu nói trên bằng cách lựa chọn các văn bản
lặp lại và làm thêm một bản sao đối với mỗi văn bản đó. Các tập văn bản mẫu
lặp lại và làm thêm một bản sao đối với mỗi văn bản đó. Các tập văn bản mẫu
hàng năm đ
hàng năm đ
ợc bổ sung và hoàn thiện dần trong quá trình sử dụng.
ợc bổ sung và hoàn thiện dần trong quá trình sử dụng.
Ngoài các văn bản đã có fom sẵn, trong nhiều tr
Ngoài các văn bản đã có fom sẵn, trong nhiều tr
ờng hợp Th
ờng hợp Th
ký phải
ký phải
soạn thảo các mẫu công văn nh
soạn thảo các mẫu công văn nh
: Th
: Th
cảm ơn, Công văn trả lời, Công văn đề
cảm ơn, Công văn trả lời, Công văn đề
nghị, các công văn có nội dung mà sự việc đột xuất xảy ra. Công ty TNHH in
nghị, các công văn có nội dung mà sự việc đột xuất xảy ra. Công ty TNHH in

Hoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên th
Hoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên th
ờng xuyên
ờng xuyên
diễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Th
diễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Th
ký là ng
ký là ng
ời luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống
ời luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống
đó một cách tốt nhất giúp Thủ tr
đó một cách tốt nhất giúp Thủ tr
ởng bớt những gánh nặng.
ởng bớt những gánh nặng.
Ngoài ra Th
Ngoài ra Th
ký còn phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc nh
ký còn phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc nh
chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những tr
chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những tr
ờng hợp khác mà ng
ờng hợp khác mà ng
ời lãnh
ời lãnh
đạo là ng
đạo là ng
ời đại diện của cơ quan trong những tr
ời đại diện của cơ quan trong những tr
ờng hợp đó. Th
ờng hợp đó. Th

ký phải lập và
ký phải lập và
theo dõi danh sách các ngày lễ, ngày kỷ niệm, ngày sinh nhật của nhân viên
theo dõi danh sách các ngày lễ, ngày kỷ niệm, ngày sinh nhật của nhân viên
trong cơ quan.
trong cơ quan.
20

2.3. Chuyển giao văn bản.
2.3. Chuyển giao văn bản.
Gửi văn bản đi đến các đơn vị: Các văn bản sau khi đã đ
Gửi văn bản đi đến các đơn vị: Các văn bản sau khi đã đ
ợc kiểm tra ký
ợc kiểm tra ký
duyệt thì gửi đi các đơn vị khác. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh gửi văn
duyệt thì gửi đi các đơn vị khác. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh gửi văn
bản đi các đơn vị th
bản đi các đơn vị th
ờng là qua Internet, qua fax và qua b
ờng là qua Internet, qua fax và qua b
u điện. Nh
u điện. Nh
ng đối tác
ng đối tác
và khách hàng của Hoàng Minh chủ yếu là ở Hà Nội nên việc gửi các văn bản
và khách hàng của Hoàng Minh chủ yếu là ở Hà Nội nên việc gửi các văn bản
đi chủ yếu là qua Internet, qua fax và trực tiếp. Còn những khách hàng ngoại
đi chủ yếu là qua Internet, qua fax và trực tiếp. Còn những khách hàng ngoại
tỉnh thì gửi văn bản qua đ
tỉnh thì gửi văn bản qua đ

ờng b
ờng b
u điện. Khi gửi văn bản qua đ
u điện. Khi gửi văn bản qua đ
ờng b
ờng b
u điện thì
u điện thì
Th
Th
ký phải làm thủ tục gửi đi nh
ký phải làm thủ tục gửi đi nh
ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu,
ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu,
đắng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi b
đắng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi b
u điện.
u điện.
Tuy nhiên do khối l
Tuy nhiên do khối l
ợng công việc của ng
ợng công việc của ng
ời làm công tác th
ời làm công tác th
ký rất lớn và
ký rất lớn và
do thực tế công việc nên trong quá trình ban hành văn bản của Công ty TNHH
do thực tế công việc nên trong quá trình ban hành văn bản của Công ty TNHH
in Hoàng Minh một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung ch
in Hoàng Minh một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung ch

a thực sự
a thực sự
lôgic. Song trong quá trình thực tập em đã đề xuất ý kiến và một số lớn văn
lôgic. Song trong quá trình thực tập em đã đề xuất ý kiến và một số lớn văn
bản đã đ
bản đã đ
ợc chỉnh sữa theo đúng tiêu chuẩn.
ợc chỉnh sữa theo đúng tiêu chuẩn.
Tóm lại việc kiểm tra thể thức, thảo các văn bản cũng nh
Tóm lại việc kiểm tra thể thức, thảo các văn bản cũng nh
chuyển giao
chuyển giao
các văn bản đi là nhiệm vụ của ng
các văn bản đi là nhiệm vụ của ng
ời Th
ời Th
ký. Để làm tốt đ
ký. Để làm tốt đ
ợc công việc đó Th
ợc công việc đó Th
ký
ký
phải là ng
phải là ng
ời nhạy bén và hiểu biết.
ời nhạy bén và hiểu biết.
3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc
3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc
:
:

3.1. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ tr
3.1. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ tr
ởng.
ởng.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi tr
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi tr
-
-
ờng làm việc cũng nh
ờng làm việc cũng nh
thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần,
thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần,
tháng cho Thủ tr
tháng cho Thủ tr
ởng cũng nh
ởng cũng nh
toàn Công ty em đ
toàn Công ty em đ
ợc cùng anh Nguyễn Anh
ợc cùng anh Nguyễn Anh
Tuấn lập và thấy việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
Tuấn lập và thấy việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
ởng và cho
ởng và cho
toàn Công ty rất quan trọng nó quyết định hiệu quả công việc của Thủ tr
toàn Công ty rất quan trọng nó quyết định hiệu quả công việc của Thủ tr
ởng
ởng
nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Hoạt động quản lý của Thủ tr
nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Hoạt động quản lý của Thủ tr

ởng có
ởng có
triệt để hay không là tuỳ thuộc vào việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho
triệt để hay không là tuỳ thuộc vào việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho
Thủ tr
Thủ tr
ởng. Bất kỳ một cơ quan, công ty, xí nghiệp nào công việc này rất quan
ởng. Bất kỳ một cơ quan, công ty, xí nghiệp nào công việc này rất quan
trọng, nó mang lại hiệu qủa công việc rất lớn cho hoạt động quản lý. Lập lịch
trọng, nó mang lại hiệu qủa công việc rất lớn cho hoạt động quản lý. Lập lịch
công tác ngày, tuần, tháng tốt giúp Thủ tr
công tác ngày, tuần, tháng tốt giúp Thủ tr
ởng giảm bớt những thiếu sót và sơ
ởng giảm bớt những thiếu sót và sơ
suất trong hoạt động quản lý.
suất trong hoạt động quản lý.
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh việc lập lịch ngày, tuần, tháng đ
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh việc lập lịch ngày, tuần, tháng đ
ợc
ợc
tiến hành vào ngày đầu tiên của tháng và anh Nguyễn Anh Tuấn là ng
tiến hành vào ngày đầu tiên của tháng và anh Nguyễn Anh Tuấn là ng
ời thực
ời thực
hiện công việc này.
hiện công việc này.
Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
ởng ng
ởng ng

ời Th
ời Th
ký phải
ký phải
tuân thủ một số yêu cầu:
tuân thủ một số yêu cầu:
+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng,
+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng,
21

+ Thống nhất về ngôn ngữ,
+ Thống nhất về ngôn ngữ,
+ Thống nhất về mục tiêu,
+ Thống nhất về mục tiêu,
Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định h
Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định h
ớng của Công
ớng của Công
ty trong thời điểm xây dựng ch
ty trong thời điểm xây dựng ch
ơng trình công tác.
ơng trình công tác.
Các công việc khi đ
Các công việc khi đ
a vào ch
a vào ch
ơng trình phải đ
ơng trình phải đ
ợc chọn lọc, sắp xếp lôgíc
ợc chọn lọc, sắp xếp lôgíc

và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn cho
và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn cho
Thủ tr
Thủ tr
ởng. Đối với những nhiệm vụ công việc lớn Th
ởng. Đối với những nhiệm vụ công việc lớn Th
ký phải xác định đ
ký phải xác định đ
ợc qui
ợc qui
mô và tính chất của công việc.
mô và tính chất của công việc.
Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
ởng phải phù hợp với khả
ởng phải phù hợp với khả
năng chuẩn bị và thời gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không
năng chuẩn bị và thời gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không
thực hiện đ
thực hiện đ
ợc.
ợc.
- Đối với ch
- Đối với ch
ơng trình công tác ngày, tuần Th
ơng trình công tác ngày, tuần Th
ký chỉ cần vạch ra kế
ký chỉ cần vạch ra kế
hoạch thực hiện công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên các đề án, đơn
hoạch thực hiện công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên các đề án, đơn

vị và thời gian hoàn thành.
vị và thời gian hoàn thành.
- Đối với ch
- Đối với ch
ơng trình công tác tháng của Thủ tr
ơng trình công tác tháng của Thủ tr
ởng Th
ởng Th
ký phải xây dựng
ký phải xây dựng
công phu hơn, chia thành hai phần:
công phu hơn, chia thành hai phần:
Thứ nhất phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính.
Thứ nhất phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính.
Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đòi hỏi chi tiết và cụ thể
Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đòi hỏi chi tiết và cụ thể
hơn.
hơn.
Khi đ
Khi đ
a ra kế hoạch Th
a ra kế hoạch Th
ký chỉ đ
ký chỉ đ
a ra những nhiệm vụ lớn.
a ra những nhiệm vụ lớn.
Th
Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr

ởng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung công
ởng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung công
việc của phòng mình phải làm. Th
việc của phòng mình phải làm. Th
ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện ch
ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện ch
ơng
ơng
trình công tác năm và dựa vào đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến
trình công tác năm và dựa vào đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến
Thủ tr
Thủ tr
ởng.
ởng.
Th
Th
ký là ng
ký là ng
ời phải nhanh ý, vì do yêu cầu công việc nhất là trong lĩnh
ời phải nhanh ý, vì do yêu cầu công việc nhất là trong lĩnh
vực kinh doanh, có nhiều công việc bất th
vực kinh doanh, có nhiều công việc bất th
ờng xảy ra và có những việc đề ra
ờng xảy ra và có những việc đề ra
nh
nh
ng không giải quyết đ
ng không giải quyết đ
ợc dẫn đến phải thay đổi và bổ sung ch
ợc dẫn đến phải thay đổi và bổ sung ch

ơng trình công
ơng trình công
tác.
tác.
+ Đối với lịch công tác hàng tuần: Trong tr
+ Đối với lịch công tác hàng tuần: Trong tr
ờng hợp lịch đã ban hành mà
ờng hợp lịch đã ban hành mà
không phù hợp thực tiễn hoặc trong tr
không phù hợp thực tiễn hoặc trong tr
ờng hợp các công việc ghi trong lịch ng
ờng hợp các công việc ghi trong lịch ng
-
-
ời chủ trì đi vắng hoặc bận thì có thể bỏ lịch củ thay lịch mới.
ời chủ trì đi vắng hoặc bận thì có thể bỏ lịch củ thay lịch mới.
Th
Th
ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không đ
ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không đ
ợc
ợc
thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ đ
thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ đ
ợc bổ sung.
ợc bổ sung.
Th
Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr

ởng gửi lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và
ởng gửi lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và
đôn đốc thực hiện ch
đôn đốc thực hiện ch
ơng trình, đồng thời giúp Thủ tr
ơng trình, đồng thời giúp Thủ tr
ởng phối hợp các phòng
ởng phối hợp các phòng
22

cùng tổ chức thực hiện. Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh có khối l
cùng tổ chức thực hiện. Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh có khối l
-
-
ợng ít thì văn phòng đ
ợng ít thì văn phòng đ
a ra lịch công tác tuần, còn những việc lớn thì bổ sung
a ra lịch công tác tuần, còn những việc lớn thì bổ sung
vào ch
vào ch
ơng trình công tác tháng.
ơng trình công tác tháng.
Sau khi thực hiện ch
Sau khi thực hiện ch
ơng trình Th
ơng trình Th
ký có trách nhiệm tổng hợp tình hình,
ký có trách nhiệm tổng hợp tình hình,
viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng. Tổ chức cuộc họp và phải nêu
viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng. Tổ chức cuộc họp và phải nêu

đ
đ
ợc việc đã làm xong và việc ch
ợc việc đã làm xong và việc ch
a làm xong.
a làm xong.
Lịch đ
Lịch đ
ợc kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ
ợc kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ
quan ban hành.
quan ban hành.
Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch th
Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch th
ờng đ
ờng đ
a vào những việc lớn,
a vào những việc lớn,
quan trọng nh
quan trọng nh
các cuộc họp, chuyến đi công tác, ở mỗi việc phải nêu tên việc,
các cuộc họp, chuyến đi công tác, ở mỗi việc phải nêu tên việc,
thành phần dự
thành phần dự
Ví dụ: Ch
Ví dụ: Ch
ơng trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH in
ơng trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH in
Hoàng Minh.
Hoàng Minh.

Ch
Ch
ơng trình công tác tuần của Giám đốc
ơng trình công tác tuần của Giám đốc
Từ ngày 7 đến ngày 12 tháng 8 năm 2006
Từ ngày 7 đến ngày 12 tháng 8 năm 2006
Thứ/
Thứ/
ngày
ngày
Sáng
Sáng
Chiều
Chiều
Ghi
Ghi
chú
chú
Thời gian
Thời gian
Nội dung
Nội dung
Thời gian
Thời gian
Nội dung
Nội dung
Hai/7
Hai/7
8h-11h
8h-11h

Họp bàn giao
Họp bàn giao
14h-17h
14h-17h
Đánh giá tiến độ công
Đánh giá tiến độ công
việc của tuần qua
việc của tuần qua
Ba/8
Ba/8
8h-9h30'
8h-9h30'
9h30'-11h
9h30'-11h
Họp bàn vấn đề
Họp bàn vấn đề
nâng cao chất l
nâng cao chất l
ợng
ợng
sản phẩm in
sản phẩm in
14h-17h
14h-17h
Gặp khách hàng
Gặp khách hàng
T
T
/9
/9

8h-11h
8h-11h
Đi ký hợp đồng với
Đi ký hợp đồng với
Công ty Sữa Hà
Công ty Sữa Hà
Nội
Nội
14h-17h
14h-17h
Năm/10
Năm/10
8h-11h
8h-11h
Xuống x
Xuống x
ởng kiểm
ởng kiểm
tra tình độ sản xuất
tra tình độ sản xuất
14h-17h
14h-17h
Gặp khách hàng
Gặp khách hàng
Sáu/11
Sáu/11
8h-11h
8h-11h
Dự tiệc chiêu đãi
Dự tiệc chiêu đãi

14h-17h
14h-17h
Bảy/12
Bảy/12
8h-11h
8h-11h
Chiêu linh
Chiêu linh
14h-17h
14h-17h
Chiêu linh
Chiêu linh
Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ tr
Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ tr
ởng tổ chức
ởng tổ chức
công việc hiệu qủa hơn.
công việc hiệu qủa hơn.
23

3.2.
3.2.


Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của
Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của
Thủ tr
Thủ tr
ởng.
ởng.

Việc thực hiện các nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ tr
Việc thực hiện các nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ tr
ởng gắn liền với hoạt
ởng gắn liền với hoạt
động của cơ quan và đó là một vấn đề rất quan trọng ảnh h
động của cơ quan và đó là một vấn đề rất quan trọng ảnh h
ởng đến hiệu quả
ởng đến hiệu quả
công việc của Thủ tr
công việc của Thủ tr
ởng cũng nh
ởng cũng nh
của cơ quan.
của cơ quan.
Thủ tr
Thủ tr
ởng là ng
ởng là ng
ời làm chức năng quản lý một tổ chức hoặc một đơn vị
ời làm chức năng quản lý một tổ chức hoặc một đơn vị
cấu thành tổ chức, vai trò của Thủ tr
cấu thành tổ chức, vai trò của Thủ tr
ởng liên quan đến con ng
ởng liên quan đến con ng
ời, là đại diện
ời, là đại diện
cho tập thể, tổ chức, liên kết các thành viên trong tổ chức với nhau. Thủ tr
cho tập thể, tổ chức, liên kết các thành viên trong tổ chức với nhau. Thủ tr
ởng
ởng

là ng
là ng
ời tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, là ng
ời tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, là ng
ời phát ngôn của tổ chức
ời phát ngôn của tổ chức
và có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức.
và có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức.
Đối với doanh nghiệp thì Thủ tr
Đối với doanh nghiệp thì Thủ tr
ởng là ng
ởng là ng
ời có chức năng tổ chức kinh
ời có chức năng tổ chức kinh
doanh và điều hành Công ty hoạt động.
doanh và điều hành Công ty hoạt động.
Công ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế có chức năng kinh
Công ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế có chức năng kinh
doanh nên những quyết định quản lý của lãnh đạo sẽ ảnh h
doanh nên những quyết định quản lý của lãnh đạo sẽ ảnh h
ởng trực tiếp đến
ởng trực tiếp đến
hoạt động nội bộ của Công ty, các cá nhân có liên quan. Sự thừa nhận của của
hoạt động nội bộ của Công ty, các cá nhân có liên quan. Sự thừa nhận của của
nhân viên đối với giá trị của quyết định quản lý chính là sự thừa nhận đối với
nhân viên đối với giá trị của quyết định quản lý chính là sự thừa nhận đối với
năng lực của nhà quản lý.
năng lực của nhà quản lý.
Ng
Ng

ời Th
ời Th
ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo thống kê, kiểm tra, tổ chức
ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo thống kê, kiểm tra, tổ chức
thực hiện trên cơ sở nhận thức đầy đủ của đội ngũ nhân viên trong Công ty về
thực hiện trên cơ sở nhận thức đầy đủ của đội ngũ nhân viên trong Công ty về
ý nghĩa và giá trị quyết định của lãnh đạo.
ý nghĩa và giá trị quyết định của lãnh đạo.
Các quyết định chỉ thị của Thủ tr
Các quyết định chỉ thị của Thủ tr
ởng khi ban hành không đ
ởng khi ban hành không đ
ợc trái với
ợc trái với
lợi ích của Công ty và phải đảm bảo tính hợp lý, nếu vi phạm yêu cầu này sẽ
lợi ích của Công ty và phải đảm bảo tính hợp lý, nếu vi phạm yêu cầu này sẽ
rất khó khăn khi thực hiện nếu nhà lãnh đạo không sử dụng sức mạnh của
rất khó khăn khi thực hiện nếu nhà lãnh đạo không sử dụng sức mạnh của
quyền uy.
quyền uy.
Để nhân viên thừa nhận và tôn trọng vấn đề chức vụ Th
Để nhân viên thừa nhận và tôn trọng vấn đề chức vụ Th
ký phải giúp
ký phải giúp
lãnh đạo có đ
lãnh đạo có đ
ợc sự ủng hộ, hợp tác của đội ngủ nhân viên d
ợc sự ủng hộ, hợp tác của đội ngủ nhân viên d
ới quyền. Ng
ới quyền. Ng

ời
ời
lãnh đạo cần có những thông tin cần thiết để đ
lãnh đạo cần có những thông tin cần thiết để đ
a ra các quyết định chính xác.
a ra các quyết định chính xác.
Nhân viên cần thông tin để hiểu yêu cầu của cấp trên khi thực hiện nhiệm vụ.
Nhân viên cần thông tin để hiểu yêu cầu của cấp trên khi thực hiện nhiệm vụ.
Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của đội
Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của đội
ngũ nhân viên phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thích thông tin của ng
ngũ nhân viên phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thích thông tin của ng
ời
ời
Th
Th
ký.
ký.
Khi nhà lãnh đạo đ
Khi nhà lãnh đạo đ
a ra các nhiệm vụ và chỉ thị để bắt buộc các nhân
a ra các nhiệm vụ và chỉ thị để bắt buộc các nhân
viên thực hiện lãnh đạo th
viên thực hiện lãnh đạo th
ờng bị những yếu tố sau gây ảnh h
ờng bị những yếu tố sau gây ảnh h
ởng:
ởng:
- Mâu thuẫn giữa lời nói và việc làm đ
- Mâu thuẫn giữa lời nói và việc làm đ

ợc thể hiện ở các nhiệm vụ và chỉ
ợc thể hiện ở các nhiệm vụ và chỉ
thị.
thị.
24

- Nhiệm vụ và chỉ thị mà nhà lãnh đạo đ
- Nhiệm vụ và chỉ thị mà nhà lãnh đạo đ
a ra chỉ thị có một, song nhân
a ra chỉ thị có một, song nhân
viên có thể đ
viên có thể đ
a ra những phản ứng khác nhau.
a ra những phản ứng khác nhau.
- Môi tr
- Môi tr
ờng làm việc khác nhau, tính chất công việc và truyền thống
ờng làm việc khác nhau, tính chất công việc và truyền thống
ngành nghề sẽ ảnh h
ngành nghề sẽ ảnh h
ởng đến những phản ứng khác nhau của nhân viên.
ởng đến những phản ứng khác nhau của nhân viên.
Cá tính và nhân cách của nhà lãnh đạo là yếu tố rất quan trọng đối với
Cá tính và nhân cách của nhà lãnh đạo là yếu tố rất quan trọng đối với
nhân viên.
nhân viên.
Là ng
Là ng
ời giúp việc cho Thủ tr
ời giúp việc cho Thủ tr

ởng Th
ởng Th
ký có trách nhiệm loại bỏ 4 nguy cơ
ký có trách nhiệm loại bỏ 4 nguy cơ
này, nh
này, nh
thế ng
thế ng
ời lãnh đạo mới có khả năng tạo lập và phát huy vai trò uy tín,
ời lãnh đạo mới có khả năng tạo lập và phát huy vai trò uy tín,
nâng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đ
nâng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đ
a ra trong hoạt động
a ra trong hoạt động
quản lý của mình.
quản lý của mình.
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh hàng tháng Tr
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh hàng tháng Tr
ởng phòng đ
ởng phòng đ
a ra các
a ra các
nhiệm vụ cho mỗi phòng và khuyến khích sự phát triển.
nhiệm vụ cho mỗi phòng và khuyến khích sự phát triển.
Ví dụ: Trong buổi họp đầu tháng Thủ tr
Ví dụ: Trong buổi họp đầu tháng Thủ tr
ởng giao nhiệm vụ cho Phòng
ởng giao nhiệm vụ cho Phòng
Kinh doanh là phải phát triển đ
Kinh doanh là phải phát triển đ

ợc 5 khách hàng trong 1 tháng.
ợc 5 khách hàng trong 1 tháng.
Với nhiệm vụ đ
Với nhiệm vụ đ
ợc giao đó thì Phòng Kinh doanh phải có trách nhiệm
ợc giao đó thì Phòng Kinh doanh phải có trách nhiệm
phân chia công việc cho nhân viên phòng mình và thực hiện công việc đ
phân chia công việc cho nhân viên phòng mình và thực hiện công việc đ
ợc
ợc
giao. Với yêu cầu phát triển 5 khách hàng trong 1 tháng, tính trung bình 1
giao. Với yêu cầu phát triển 5 khách hàng trong 1 tháng, tính trung bình 1
tuần Phòng Kinh doanh phải phát triển đ
tuần Phòng Kinh doanh phải phát triển đ
ợc 1 khách hàng, nếu trong 1 tháng
ợc 1 khách hàng, nếu trong 1 tháng
chỉ phát triển đ
chỉ phát triển đ
ợc 2 hoặc 3 khách hàng thì Phòng Kinh doanh đã không hoàn
ợc 2 hoặc 3 khách hàng thì Phòng Kinh doanh đã không hoàn
thành nhiệm vụ mà Thủ tr
thành nhiệm vụ mà Thủ tr
ởng giao. Nh
ởng giao. Nh
vậy Phòng Kinh doanh đã không mang
vậy Phòng Kinh doanh đã không mang
lại doanh thu cho Công ty và theo chính sách của Công ty là Phòng Kinh
lại doanh thu cho Công ty và theo chính sách của Công ty là Phòng Kinh
doanh bị phạt.
doanh bị phạt.

Đối với Phòng Sản xuất hay Phòng Thiết kế cũng vậy vào đầu tháng
Đối với Phòng Sản xuất hay Phòng Thiết kế cũng vậy vào đầu tháng
Thủ tr
Thủ tr
ởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đúng tiến độ công việc theo yêu cầu
ởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đúng tiến độ công việc theo yêu cầu
của khách hàng.
của khách hàng.
Th
Th
ký là ng
ký là ng
ời giúp Thủ tr
ời giúp Thủ tr
ởng thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm
ởng thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm
vụ và chỉ thị của Thủ tr
vụ và chỉ thị của Thủ tr
ởng giao cho các Phòng để báo cáo với Thủ tr
ởng giao cho các Phòng để báo cáo với Thủ tr
ởng tiến
ởng tiến
độ công việc đ
độ công việc đ
ợc tiến hành nhanh hay chậm. Th
ợc tiến hành nhanh hay chậm. Th
ký phải th
ký phải th
ờng xuyên theo dõi
ờng xuyên theo dõi

việc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của các Phòng để biết đ
việc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của các Phòng để biết đ
ợc tinh thần lao
ợc tinh thần lao
động của từng Phòng và công việc nào đã hoàn thành và công việc nào ch
động của từng Phòng và công việc nào đã hoàn thành và công việc nào ch
a
a
hoàn thành.
hoàn thành.
Thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ tr
Thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ tr
ởng trong
ởng trong
cơ quan là một việc rất cần thiết giúp hoạt động quản lý của Thủ tr
cơ quan là một việc rất cần thiết giúp hoạt động quản lý của Thủ tr
ởng đ
ởng đ
ơc
ơc
tiến hành một cách thuận lợi và hiệu quả cao. Th
tiến hành một cách thuận lợi và hiệu quả cao. Th
ký phải thực hiện công việc
ký phải thực hiện công việc
này một cách triệt để.
này một cách triệt để.
3.3. Sắp xếp và bố trí phòng làm việc cho Thủ tr
3.3. Sắp xếp và bố trí phòng làm việc cho Thủ tr
ởng.
ởng.

25