Tìm hiểu công tác Văn thư ở UBND xã Đào Xá, thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................3
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM
VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ............4
I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ.................5
1. Đặc điểm tình hình.................................................................5
2. Khí hậu..................................................................................5
3. Thuỷ văn................................................................................5
4. Tài nguyên đất.......................................................................6
5. Tài nguyên nước.....................................................................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND XÃ ĐÀO XÁ......................................................................7
1. Chức năng của UBND xã Đào Xá.............................................7
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đào Xá............................7
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:..........................................................7
2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp...............................................................................8
2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:.........................9
2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT...............9
2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:...........................................................10
2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn
giáo.........................................................................................10
2.7 Trong việc thi hành pháp luật..............................................10
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I)....10
III. CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND XÃ
ĐÀO XÁ...................................................................................11

Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ.............12
CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ................................................................................12
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ...........................12
1. Công tác văn thư của cơ quan..............................................12
1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư................................13
1.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá........14
2. Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã Đào Xá.........................15


3. Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm và tự kiểm điểm về công
tác văn thư..............................................................................16
II. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ
ĐÀO XÁ...................................................................................17
1.Cơ sở khoa học.....................................................................17
1.1 Cơ sở pháp lý.....................................................................17
1.2 Cơ sở lý luận......................................................................19
1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản..................................19
1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.........19
1.2.1.2 Soạn thảo văn bản.......................................................21
1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt. . .22
1.2.1.4 Đánh máy, nhân bản....................................................22
1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành........................22
1.2.1.6 Ký văn bản...................................................................22
1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến........................22
1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi..........................................23
1.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến.......................................25
1.2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan........................................................................................27
1.2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành........................................27
1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...................27

1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu...............................28
2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá...28
2.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND xã Đào Xá...........................................................28
2.1.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản......................28
2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã...................31
2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND......................................................................................32
2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và văn bản đi của UBND xã
từ 2009 đến 2013....................................................................33
2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến....33
2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi.......................34
2.2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến...................35
2.2.3 Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan..............................................................................37
2.2.4 Thực trạng về công tác quản lý và sử dụng con dấu........38
2.2.5 Thực trạng về công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư......................................................................40
TIỂU KẾT..........................................................................................................40
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ................................42
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ................................42


I. MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ.........................................42
1. Ưu điểm:..............................................................................42
2. Nhược điểm:........................................................................43
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND XÃ ĐÀO XÁ....................................................................43
1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư...................44

2. UBND cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản
quy phạm pháp luật về quản lý công tác văn thư......................45
3. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư................................46
III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ.............................................................48
KẾT LUẬN........................................................................................................49
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐND

Hội đồng Nhân dân

UBND

Ủy ban Nhân dân

CTVT

Công tác Văn thư

CT VTLT

Công tác Văn thư - Lưu trữ

CNH - HĐH

Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa

KH - CN

Khoa học Công nghệ


LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về văn thư cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng
hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư Lưu trữ đang vươn lên tự khẳng định là
một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị, tổ chức, cơ quan. Hòa
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ Công tác Văn thư Lưu trữ có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính, kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càng mạnh của Văn phòng.
Đặc biệt là các văn phòng hiện đại với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ năng
lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc (trong đó công tác thưLưu trữ là một trong những nội dung quan trọng nằm trong văn phòng)
Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành lĩnh vực hoạt động đều có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện
chung của đất nước. Nước ta tiến hành quá trình Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá
(CNH – HĐH) đất nước, công tác cải cách hành chính đang dần được hoàn thiện
vì vậy việc thu thập cập nhật, xử lý và quản lý các thông tin, tài liệu đóng vai trò
vô cùng quan trọng trong sự phát triển của đất nước, cơ quan và đơn vị. Vì thế
công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Như vậy công tác văn thư được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư – Lưu trữ nói riêng
luôn giữ vai trò then chốt, là một mắt xích quan trọng trong quản lý của các cơ
quan, tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội; các doanh nghiệp trong và

ngoài quốc doanh nói riêng. Đồng thời song hành cùng với công cuộc đổi mới
toàn diện và quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước nếu công tác
Văn thư – Lưu trữ được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải
quyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác, mang lại
1


hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mất mát tài liệu quý, giữ gìn
được bí mật của Đảng và Nhà nước, góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát
triển kinh tế và bảo vệ đất nước của quốc gia.
Dưới sự quản lý, quan tâm và chỉ đạo của Bộ Nội vụ. Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đã
trưởng thành dần. Sau nhiều lần đổi tên hiện nay lĩnh vực hoạt động, đào tạo của
Trường đang ngày càng được mở rộng. Trường được giao trách nhiệm đào tạo
một hệ thống các chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên nghành đào tạo:
Quản lý văn hóa, Hành chính học, Hành chính văn thư, Thư viện, Văn thư - Lưu
trữ, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng.... với các bậc đào tạo phong phú: Đại
học, Cao đẳng, Trung cấp, hệ đào tạo tại chức, liên thông. Đặc biệt trường còn
mở các lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn, cấp chứng chỉ cho các học viên tham
gia lớp " Đào tạo ngắn hạn" tại Trường và các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Đây là nơi đã và đang từng ngày từng giờ bổ sung một lượng lớn nguồn nhân
lực làm công tác Văn phòng - Văn thư cho xã hội.
Trên cơ sở để đảm bảo kế hoạch đào tạo đã đề ra cũng như tạo điều kiện
giúp cho các cán bộ Văn phòng - Văn thư trong tương lai nói chung nắm vững
hơn kiến thức chuyên ngành đã được nghiên cứu, đưa những lý luận đã học vào
thực tiễn công việc. Hàng năm vào cuối khóa học (cuối năm thứ 3 đối với hệ đào
tạo cao đẳng, cuối năm thứ 2 đối với hệ đào tạo trung cấp). Trường đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan trong phạm vi cả nước. Mục đích của
đợt thực tập này là:
- Giúp sinh viên nắm chắc hơn phần lý luận, nâng cao trình độ chuyên

môn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn. Vì lý luận là phương tiện hữu hiệu
nhất, một phương pháp luận nhận thức khoa học, chính xác nhất về chuyên môn
nghiệp vụ. Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và đủ để vận dụng và
đưa lý thuyết vào thực tiễn;
- Đây là sợi dây kết nối giữa nhà trường và xã hội. Qua thời gian thực tập
tại cơ quan về công tác Văn thư đã củng cố lý thuyết được học trong nhà trường
2


nhằm nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên;
- Đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức từ thực tế, đây cũng là
cơ hội tốt để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cũng như làm
quen dần với môi trường làm việc của Văn phòng và nghiệp vụ Văn thư –Lưu
trữ sau khi ra trường.
Được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, em đã đến thực tập tại Văn phòng
HĐND - UBND xã Đào Xá - Huyện Phú Bình – tỉnh Thái Nguyên trong thời
gian 3 tháng từ ngày 04/03/2013 đến ngày 31/5/2013. Qua thời gian thực tập tại
Văn phòng xã Đào Xá với sự quan tâm, giúp đỡ của các cô, chú trong ban lãnh
đạo xã cùng sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị, công chức, viên chức trong Văn
phòng HĐND - UBND tôi đã có cơ hội được tiếp xúc và làm quen với nghiệp vụ
công tác văn thư mà bản thân em đã được nghiên cứu trong 2 năm qua. Giúp em
củng cố thêm kiến thức đã học và tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ, hiểu rõ hơn về mô hình tổ chức quản lý công tác văn phòng và
tình hình tổ chức, công việc của nhân viên văn thư trong cơ quan nói chung và
trong văn phòng NĐND - UBND xã Đào Xá nói riêng tạo cho bản thân có thêm
niềm say mê, nhiệt huyết đối với nghề nghiệp của mình.
UBND xã Đào Xá là một đơn vị quản lý hành chính Nhà nước nhỏ nhất
trong hệ thống cơ quan quản lý Nhà nước nên khối lượng văn bản đến cơ quan
và văn bản do cơ quan ban hành ra trong năm là tương đối ít, thể loại chưa
phong phú, chủ yếu các vấn đề: đơn thư khiếu nại tố cáo, tài liệu về công chứng,

hộ khẩu, đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, một số tài liệu có liên quan tới đất
đai, tài liệu về hướng dẫn sản xuất nông nghiệp đối với các thôn, một số tài liệu
chỉ đạo của cấp trên…
Để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút ra những kinh nghiệm cho
bản thân. đồng thời chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới tôi tiến hành
viết bài báo cáo thực tập với chuyên đề" Tìm hiểu công tác Văn thư ở UBND
xã Đào Xá, thực trạng và giải pháp".
Trong báo cáo này ngoài phần mở đầu và phần kết luận. Nội dung báo cáo
3


được chia làm 03 chương:
Chương I: Vài nét về sự hình thành và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá.
Chương II: Thực trạng tình hình Công tác Văn thư của UBND xã Đào
Xá.
Chương III: Kiến nghị, giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư của
UBND xã Đào Xá.
Qua bản báo cáo thực tập này cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới
các thầy, cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đồng thời qua đây cũng cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới toàn
thể ban lãnh đạo UBND xã Đào Xá, các anh chị công chức, viên chức đang công
tác tại văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá đã hướng dẫn và tạo điều kiện để
em hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như viết bản báo cáo này.
Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và viết báo cáo thực tập,
mặc dù bản thân em đã nhận thức được tầm quan trọng trong nghiệp vụ công
tác văn thư song do hạn chế về thời gian nên bản báo cáo thực tập này không thể
tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong các thầy, cô giáo trong Khoa
Văn thư – Lưu trữ cũng như toàn thể ban lãnh đạo xã và các cán bộ, công chức,
viên chức Văn phòng HĐND và UBND xã Đào Xá bổ sung đóng góp ý kiến để

bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện và thành công hơn; giúp
cho em hiểu biết sâu rộng, chính xác và đầy đủ hơn về nghiệp vụ công tác văn
thư của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đào Xá, ngày 31 tháng 5 năm 2013
SINH VIÊN

Nguyễn Hà Nga
CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,

4


QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ

I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ
1. Đặc điểm tình hình
Đào Xá là một xã thuộc trung du và miền núi Bắc Bộ, nằm ở phía Bắc
huyện Phú Bình, cách trung tâm huyện 12km.
- Phía Bắc giáp với xã Đồng Liên.
- Phía Đông giáp với xã Tân Khánh
- Phía Nam giáp với xã Xuân Phương và thị trấn Hương Sơn
- Phía Tây giáp với xã Thượng Đình.
Xã Đào Xá nằm trên các tuyến đường giao thông huyết mạch tạo điều kiện
thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội và giao lưu: trục đường tỉnh lộ 82 đi qua
trung tâm xã, quốc lộ 32.
2. Khí hậu
- Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 23-260C. Nhiệt độ trung bình các tháng
mùa đông là 11-13˚C, nhiệt độ trung bình các tháng mùa hè là 28 - 30 0C. Tổng
tích ôn hàng năm khoảng 8.200-8.4000C.

- Lượng mưa trung bình hàng năm từ 1.600-1.800mm. Số ngày mưa trung
bình 150 ngày/năm. Mưa nhiều tập trung vào các tháng mùa hè (tháng 7, 8), có
tháng lượng mưa đạt trên 300mm/tháng. Lượng mưa các tháng mùa đông (tháng
1,2) thấp, chỉ đạt 10-25mm/tháng.
- Tổng số ngày nắng trung bình hàng năm khoảng 1.500 giờ. Các tháng
mùa đông có số giờ nắng thấp, khoảng 40-60 giờ/tháng. Các tháng mùa hè có số
giờ nắng cao, khoảng từ 140-160 giờ.
- Độ ẩm không khí trung bình hàng năm từ 80-82%. Biến động về độ ẩm
không khí không lớn giữa các tháng trong năm (từ 76-82%).
- Có hai hướng gió chính: Mùa đông có hướng gió Đông Bắc hoặc Bắc,
mùa hè có hướng gió Đông Nam hoặc Nam.
3. Thuỷ văn
Chế độ thuỷ văn của xã chịu ảnh hưởng chính của sông Hồng (là dòng
sông lớn nhất chảy qua địa bàn Tp Hà Nội). Chiều dài của sông là 1126 km
5


(diện tích lưu vực sông là 11.806 km 2), chảy qua 16 tỉnh, thành phố: Vĩnh Phúc,
Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Nam, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Thái Bình,
Nam Định, Ninh Bình...
4. Tài nguyên đất
Trên cơ sở khảo sát thực địa và phân tích mẫu, tính chất đất của xã Đào
Xá cho thấy trên địa bàn xã chủ yếu là đất phù sa màu mỡ được bồi đắp từ sông
Hồng. Loại đất này có thành phần cơ giới thịt trung bình, độ dày tầng đất từ 20 25cm, phù hợp cho phát triển lâm nghiệp, nông nghiệp và trồng cây lâu năm,
phát triển cho nền nông nghiệp lúa nước.
5. Tài nguyên nước
* Nước mặt: Xã có nguồn tài nguyên nước mặt khác phong phú, dồi dào
được cung cấp từ sông Hồng và nước từ các ao hồ nhỏ nằm phân tán.
* Nguồn nước ngầm: Qua thăm dò khảo sát cho thấy mực nước ngầm ở xã
cao, nhất là vào mùa khô.

6. Dân số, lao động và việc làm.
* Dân số:
Tổng số dân toàn xã là 17.032 người, tốc độ tăng tự nhiên 1,28%/ năm, cư
trú tại 11 cụm điểm dân cư. Toàn xã có 3.625 hộ gia đình, gồm 2.766 hộ nông
nghiệp; 271 hộ công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp (CN – TTCN) và 588 hộ
kinh doanh thương mại, dịch vụ. Số người trong độ tuổi lao động là 9.129 người
chiếm 53,6% dân số, trong đó: lao động nông nghiệp là chiếm 41,6%; CNTTCN chiếm 32,87%; thương mại, dịch vụ chiếm 25,52%. Tỉ lệ lao động thiếu
việc làm là 6,5%. Lao động đã qua đào tạo là 3753 người chiếm 41,11% tổng số
lao động trong xã, đạt tiêu chí nông thôn mớivề tỉ lệ lao động được đào tạo.
Toàn xã có 160 nhà giáo, 450 người có trình độ đại học, cao đẳng, và sau đại
học đang công tác tại địa phương, các cơ quan nhà nước trên khắp mọi miền Tổ
quốc. Xu hướng lao động trẻ nhất là các lao động nam hiện nay là thoát ly khỏi
nông thôn đi tìm việc làm ở các đô thị, khu công nghiệp ngày càng tăng. Lao
động nông nghiệp chủ yếu là người già và phụ nữ có trình độ chuyên môn kỹ
thuật hạn chế nên hiệu quả ứng dụng khoa học kỹ thuật chưa được cao.
6


* Lao động, việc làm và thu nhập:
Lực lượng lao động hiện có của xã là 9.129 người, chiếm 53,6% dân số.
Đời sống của đại bộ phận nhân dân đang dần được nâng cao. Thu nhập
bình quân đầu người năm 2010 ước đạt 600.000đ/người/tháng, tăng 106,5 so với
mục tiêu Nghị quyết đề ra.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ
(UBND xã Đào Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương hoạt
động theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.)
1. Chức năng của UBND xã Đào Xá
(Ban hành kèm theo Đ2- Luật tổ chức HĐND và UBND)
- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ

quan hành chính Nhà Nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốc phòng an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
Trung ương đến cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đào Xá
(Ban hành kèm theo Mục III - Điều 111,112,113,114,115,116,117 của Luật
tổ chức HĐND và UBND)
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế
hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu chi ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều
7


chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách Nhà nước theo Quy định của Pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,

đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công
nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi,
trong sản xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với
cây trồng và vật nuôi;
- Tổ chức việc vây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo bệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dựng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyền
thống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
8


phát triển các nghành, nghề mới.
2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ
túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường THCS trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh;
- Xây dựng phát triển và tổ chức các hoạt động văn hóa; TDTT, tổ chức
các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử, văn hóa và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
9


2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu: Tổ chức việc đăng ký tạm trú, tạm vắng, quản lý việc
đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính
sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo
quy định của pháp luật.
2.7 Trong việc thi hành pháp luật
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I)
UBND xã Đào Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, làm
việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách
nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ
viên Uỷ ban. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm
chính, mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực
10

được phân công phụ trách. Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Đứng đầu UBND là Chủ tịch UBND - người phụ trách lãnh đạo chung,
điều hành mọi mặt công tác của UBND xã.
Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc
phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể
UBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hành
những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công, cùng với tập thể
UBND xã chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước UBND huyện
Phúc Thọ, UBND thành phố Hà Nội.
UBND xã có 9 ban: Văn Phòng, Ban Quân sự, Ban Công an, Ban Tài
chính Kế toán, Ban Tư pháp Hộ tịch, Ban Địa chính, Ban Văn hóa - Xã hội.
Ngoài ra còn các hội như: Hội Nông dân, Hội Chữ thập đỏ, Đoàn Thanh
Niên, Hội Phụ Nữ, Hội Cựu chiến binh...
III. CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND XÃ
ĐÀO XÁ
- Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và
theo giõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc, tổng hợp báo tình hình kinh
tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện;
- Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báo
cáo gửi lên cấp trên;
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ, công tác lưu
trữ, báo cáo thống kê;
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân;
- Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND
theo quy định của pháp luật và công tác được giao;

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan,
tổ chức và công dân theo cơ chế một cửa.

11


Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ
1. Công tác văn thư của cơ quan
Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá nhìn chung được thực
hiện tốt. Là một cơ quan Nhà nước ở địa phương UBND xã Đào Xá hàng ngày
giải quyết các công việc theo chức năng nhiệm vụ được phân công. Bộ phận văn
thư có vai trò không nhỏ trong hoạt động chung của cơ quan. Vì vậy công tác
văn thư ở UBND xã luôn được lãnh đạo UBND xã chú trọng, quan tâm đến,
công tác văn thư của UBND xã đang dần hiện đại hoá, bước đầu có những thay
đổi nhất định.
* Ý nghĩa vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND xã
Đào Xá.
Công tác văn thư đối với UBND xã có một vai trò và ý nghĩa rất quan
trọng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo
cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý
nhà nước nói chung, của mỗi đơn vị nói riêng đó được xem như là một mắt xích
quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành chung
của UBND.
Nhờ có công tác văn thư mà các yêu cầu về thông tin bằng văn bản của
UBND xã được đảm bảo kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Công tác văn thư ở UBND xã được thực hiện khá tốt góp phần giải quyết
công việc của Văn phòng cũng như các Ban chuyên môn trực thuộc UBND xã
được làm tốt, nhanh chóng, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ đảm bảo

giũ gìn bí mật của Nhà nước, của cơ quan.
Giảm bớt được những giấy tờ không cần thiết và tránh được việc lợi dụng
văn bản để làm những việc trái với pháp luật và quy định của Nhà nước.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan các văn bản khi ban hành đều được
12


giữ lại bản gốc ở bộ phận văn thư làm bản lưu, phục vụ cho việc tra tìm, nghiên
cứu khi cần thiết của cá nhân, đơn vị. Chính vì vậy công tác văn thư giúp giữ lại
đầy đủ và chính xác những chứng cứ về hoạt động của UBND xã.
Công tác văn thư được làm tốt còn là tiên đề cho công tác lưu trữ được làm
tốt hơn. Có thể thấy rõ nếu văn bản được giữ lại đầy đủ ở giai đoạn văn thư khi
giao nộp vào lưu trữ lập thành hồ sơ hoặc các tập lưu thì công tác lưu trữ sẽ
thuận tiện hơn rất nhiều. Không lãng phí thời gian cho công tác thu thập sắp xếp
tài liệu, tránh được tình trạng tài liệu rời lẻ.
Nhìn chung đội ngũ cán bộ cũng như công việc đang diễn ra tại UBND xã
Đào Xá cho thấy công tác văn thư ngày nay được quan tâm chú trọng và hiện
đại hoá hơn. Khẳng định vai trò, vị trí không thể thiếu được của công tác văn thư
ở UBND xã Đào Xá nói riêng cũng như ở hầu hết các cơ quan khác nói chung.
1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Bởi tính chất đặc thù của công việc ở UBND tiếp nhận và phát hành văn
bản chính vì vậy cần có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng,
có những hiểu biết đầy đủ về hoạt động của cơ quan Nhà nước cấp địa phương.
Ý thức được vai trò và trách nhiệm của mình trong hoạt động của cơ quan,
những đòi hỏi đặc thù của công việc như: kín đáo, bí mật, nhanh chóng, những
đòi hỏi cần thiết về chuyên môn nghiệp vụ cũng như phẩm chất đạo đức của cán
bộ làm công tác văn thư.
Để công việc diễn ra theo đúng yêu cầu và đáp ứng được những yêu cầu,
đòi hỏi của công việc lãnh đạo UBND xã đã lựa chọn những cán bộ được đào
tạo về chuyên môn nghiệp vụ, những cán bộ dày rạn kinh nghiệm am hiểu về cơ

quan, tổ chức. Văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá chịu trách nhiệm chung
về CTVT tại ủy ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tháng,
quý, tuần; tổ chức các kỳ họp của HĐND và UBND và các khâu của nghiệp vụ
công tác văn thư - lưu trữ.
Tại Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá hiện nay có 02 công chức làm công tác
Văn phòng, trong đó 01 công chức làm công tác Văn phòng - Thống kê kiêm
13


công tác Văn thư Lưu trữ, 01 công chức làm công tác Văn phòng - Thống kê
kiêm hành chính quỹ.
* Nhận xét chung: về cơ bản cán bộ văn thư ở đây đã có đủ năng lực và
kiến thức nghiệp vụ để hoạt động độc lập và đảm bảo các khâu nghiệp vụ của
công tác Văn thư Lưu trữ.
1.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá
Trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung, công tác văn thư đóng vai
trò vô cùng quan trọng, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Công tác văn
thư được làm tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý của mỗi cơ quan.
UBND xã Đào Xá là một ví dụ điển hình:
Văn thư ở xã Đào Xá hoạt động theo hình thức tập trung.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải qua văn thư cơ quan để vào sổ
đăng ký văn bản đi, đóng dấu và phát hành văn bản ( nếu là văn bản chuyển nội
bộ thì sau đó được chuyển tới các ban chuyên môn để giải quyết, nếu là văn bản
chuyển ra ngoài cơ quan thì sau khi làm thủ tục chuyển phát và đưa văn bản
vào bì, văn bản được nhân viên đưa thư chuyển tới địa chỉ đã ghi ngoài bì).
Văn bản đến cơ quan được chuyển tới Văn phòng, văn thư cơ quan tiến
hành làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến. Trình người có thẩm quyền xin ý kiến
giải quyết theo ý kiến chuyển của lãnh đạo.
Các vấn đề về chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp
của Ủy ban Nhân dân xã đều phải được cụ thể hóa bằng các Quyết định,Chỉ thị

của Ủy ban nhân dân. Văn phòng Ủy ban nhân dân xã hoặc cán bộ, công chức
theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân ký ban hành chậm nhất là 5 ngày, kể từ ngày phiên họp kết thúc.
Trong văn phòng HĐND - UBND có một máy photocoppy, 04 máy tính
đã nối mạng, 02 máy in. Đây là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho quá trình soạn
thảo văn bản. Tuy nhiên do tính đặc thù của cơ quan là: số lượng văn bản đến và
đi ít nên chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư mà cơ quan
vẫn dùng sổ để đăng ký văn bản đến và văn bản đi.
14


2. Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã Đào Xá.
Lãnh đạo UBND luôn quan tâm chỉ đạo để công tác văn thư được hoàn
thiện hơn, phù hợp với yêu cầu của lãnh đạo cũng như các Ban chuyên môn trực
thuộc xã.
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá
được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác
văn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư của UBND. Việc ban hành các văn bản này không được trái với
các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước.
Văn phòng UBND là người trực tiếp quản lý công tác văn thư và là người
chịu trách nhiệm quan tâm đến công tác văn thư để công tác văn thư thật sự được
làm đúng, làm đủ, đảm bảo phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan.
Để đảm bảo công tác văn thư của UBND được thực hiện tốt thì hàng năm
Văn phòng UBND thường tổ chức những đợt kiểm tra, xem xét đề nghị kịp thời
khắc phục những khó khăn còn gặp phải cũng như nhìn nhận những ý kiến của
cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, những hạn chế còn gặp phải trong khi làm
việc, những vấn đề phù hợp, chưa phù hợp với công việc của bộ phận văn thư.
Những thay đổi phù hợp giúp cho công việc được bắt kịp, nhanh chóng với thay
đổi của công nghệ thông tin trên thế giới.

Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn
thư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư; Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn
quản lý văn bản đi, đến.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Chính phủ và
các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước. UBND xã đã
15


nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công việc tổ chức thực hiện công tác
văn thư do đó UBND xã Đào Xá đã ban hành một số văn bản nhằm hoàn thiện
và nâng cao hơn nữa công tác văn thư tại UBND xã,cụ thể:
UBND xã đã xây dựng và ban hành được quy chế về công tác văn thư lưu
trữ ngày 25 tháng 01 năm 2011 theo hướng dẫn Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bầy văn bản hành chính. Đây là bản quy chế quy định khá chi tiết về hoạt
động của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. Quy định về chế tài sử phạt đối
với các hành vi vi phạm về hoạt động của công tác văn thư và lưu trữ.(Quy chế
xem phụ lục II)
* Nhận xét:
Ưu điểm: Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm lãnh đạo chỉ
đạo của UBND xã Đào Xá về công tác văn thư của UBND xã đã tạo hành lang
cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của UBND
xã Đào Xá. Thể hiện nhận thức của lãnh đạo UBND đối với công tác văn thư.
Đây là cơ sở là tiền đề tốt cho việc thực hiện tổ chức tốt công tác văn thư của xã
trong hiện tại và tương lai

Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn tồn tại một
số những hạn chế:
Số lượng văn bản mà UBND ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hoạt động
chung cho công tác văn thư vẫn còn ít. Hiện nay chưa có bất cứ một quy định
nào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành, cơ quan không có bảng danh mục hồ sơ chính thức.
3. Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm và tự kiểm điểm về công tác
văn thư.
Hàng năm UBND xã Đào Xá thường tổ chức các đợt kiểm tra đột suất về
tình hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã. Việc kiểm tra này
đã tạo điều kiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác văn
thư của UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt
16


hơn.
Để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư theo quý, UBND xã tổ
chức sơ kết và tổng kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện công
tác văn thư, phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thực
hiện công tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức
công tác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai trò
công tác văn thư trong hoạt động của UBND xã.
* Đánh giá chung: Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã Đào Xá đã
có nhiều biến chuyển và khởi sắc so với những năm về trước. Tại đây công tác
văn thư đã được quan tâm và đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạt
động của UBND.
UBND đã xây dựng được một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm
bảo công tác văn thư đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả hơn.
II. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
XÃ ĐÀO XÁ

1.Cơ sở khoa học
1.1 Cơ sở pháp lý
Nhà nước ta đã ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật để
quản lý, điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảm bảo cho các hoạt động đó
thực hiện một cách thống nhất liên tục, duy trì trật tự an toàn xã hội.
Trên cơ sở đó do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối
với hoạt động của cơ quan. Cùng với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước về công
tác văn thư. Nhà nước ta đã ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
văn thư thông qua các văn bản của Chính Phủ và đơn vị quản lý trực tiếp về công
tác văn thư là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về
công tác văn thư (Đăng trên công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm 2004)
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 03 năm 2002 của Chính Phủ
quy đinh chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước (Đăng trên công báo
17


số 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005)
Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản
lý và sử dụng con dấu (Đăng trên Công báo số 36 năm 2001)
Công văn số 425/ VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi đến.
Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ - Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư nói
chung và công tác văn thư cấp xã nói riêng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu
quả. Ngoài ra đối với mỗi loại hình hoạt động khác nhau( doanh nghiệp, cơ quan

Đảng, cơ quan Nhà nước…) thì có những văn bản hướng dẫn chi tiết hơn về
hoạt động của công tác văn thư tại các đơn vị này.
Mặt khác để hướng dẫn chi tiết hơn về quản lý và sử dụng con dấu Bộ Công
an và Ban tổ chức Cán bộ Chính Phủ đã ban hành Thông tư Liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-TCCBCP hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định
số 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản lý và sử
dụng con dấu. Sau đó Bộ công an đã ban hành Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày
12 tháng 5 năm 2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm
tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan.
Do xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó qua thời gian công tác văn thư
cũng có nhiều thay đổi. Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội Chính Phủ ban hành
Nghị định số 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ v/v sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8 tháng 4 năm
2004 của Chính Phủ về công tác văn thư.
Tuy nhiên để công tác văn thư tại UBND xã được làm tốt hơn khi tiến
hành thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá cần dựa vào các văn bản
18


đã nêu ở trên và một số các văn bản để làm cơ sở thực hiện và kiện toàn công tác
văn thư ở đây. Tham khảo thêm một số văn bản sau:
Luật Tổ chức HĐND - UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND; Quyết định số 296/QĐ-UBND
ngày 10 tháng 3 năm 2008 của UBND TP Hà Nội v/v thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông tại UBND xã, phường, thị trấn; Công văn số 260/VTLTNNNVĐP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan.
1.2 Cơ sở lý luận
1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về việc

sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP
1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a. Hình thức văn bản: Bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên nghành.
b. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần
sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản;
địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với
những văn bản loại khẩn, mật).
Ngoài ra theo Nghị định số 09//2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4
năm 2004, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 có quy
định thêm về các thành phần phụ đính kèm, chi tiết xem Nghị định 09 của Chính
phủ và Thông tư 01 của Bộ Nội vụ.
* Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ
19


nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Dòng chữ trên: “Cộng hoà
xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu
chữ đứng, đậm. Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm
từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Bao gồm tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp
(nếu có) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn

bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
* Số, ký hiệu của văn bản
+ Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được
đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban
hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ
các số.
+ Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn
bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản.
+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu. Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-),
20


* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
tỉnh; huyện, xã, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành
chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ
của đơn vị hành chính đó. Địa danh ngày tháng năm được ghi bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy, các số chỉ
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và

tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
* Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều
phải ghi tên loại, trừ công văn.
+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản được trình bày sau chữ viết tắt
“V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.
+ Nội dung văn bản: là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các
quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được
đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. nội dung của văn bản được trình bày
theo cỡ chữ 14, chữ thường .
* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Chức vụ ghi trên
văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ
chức.
1.2.1.2 Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc: Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn, thu thập, xử lý
thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản.
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
21