KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng
của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên
quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu
cấp bách của công dân.
Công tác văn thư lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối
với mọi hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc
thực hiện tốt nội dung của công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ
di sản của dân tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo
vệ đất nước.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong
những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại
mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ
cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên
truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra,
tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do
đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là
nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có
thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì
vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người
thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài
liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi
vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà
nước.
Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu
trữ ở Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức

chú trọng và phát triển. Đảng và Nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản
pháp quy, các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống,
các cơ quan quản lý công tác văn thưlưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương
đến địa phương. Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất,
2


về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công
tác này bước đầu đi vào nề nếp.
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn
nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ, góp phần hiện đại hóa công tác văn
thư lưu trữ trong văn phòng hiện nay.
Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp
thuận của Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc gia III đã cho em đến thực tập
tại cơ quan và được phân công vào phòngChỉnh lý tài liệu. Về tại cơ quan với
những kiến thức chuyên môn về văn thư lưu trữ được các thầy cô trong Trường
trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu tình hình tổ
chức bộ máy chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và thực hành một số khâu nghiệp
vụ của Công tác lưu trữ tại cơ quan.
Để hoàn thành tốt đợt thực tập này, em chân thành cảm ơn các thầy cô
trong khoa Văn thư lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền đạt cho
em những kiến thức quý báu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày
càng tốt hơn.
Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban giám đốcTrung tâm
lưu trữ quốc gia 3 đặc biệt là cô Phạm Thị Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lý
tài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp, chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công
việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để em có điều kiện tiếp xúc học hỏi
những kinh nghiệm thực hành một số khâu nghiệp vụ về Công tác lưu trữ thuộc
chuyên môn của mình.
Trong quátrình thực tập và làm báo cáo thực tập, vì đây là lần đầu tiên

tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên em còn nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm
thiếu sót nên em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô và Ban
Giám đốc Trung tâm để em có thể rút ra những kinh nghiệm quýbáu cho bản
thân nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Học sinh thực hiện
Nguyễn Thị Mừng

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội:
Số điện thoại:04 3762 6620
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10. 6. 1995 theo
quyết định số 118/ QĐ - TCCP của Trưởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm:
* Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc
* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo
quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin
học và công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành
lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn
và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách
mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước
Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập
từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.
Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan
và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam
độc lập suốt mấy chục năm qua.
1.2 Vị trí và chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước có chức năngtrực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu
trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài
4


khoản và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội
1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp
liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài

liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

5


1.4 . Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ về cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc

Phòng
thu
thập
và
sưutầ
m tài
liệu

Phòn
g
chỉnh

lý tài
liệu

Phòn
g bảo
quản
tài
liệu

Phòn
g
công
bố và
giới
thiệu
tài
liệu

Phòn
g tin
học
và
công
cụ tra
cứu

Phòn
g đọc

Phòn

g tài
liệu
nghe
nhìn

Phòn
g
hành
chính
tổ
chức

Phòn
g kế
toán

Phòn
g bảo
vệ và
phòng
cháy
chữa
cháy

10 đơn vị thuộc Trung tâm:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
Giúp Giám đốc thực hiện việc lựa chọn, thu thập và sưu tầm các loại hình
tài liệu vào bảo quản ở trong kho.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài

liệu và xác định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
Tiếp nhận bảo quản an toàn tài liệu và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
Công bố, xuất bản ấn phẩm giới thiệu tài liệu lưu trữ đối với độc giả.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm
tài liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
6. Phòng Đọc.
Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả của tài liệu lưu trữ, quản lí tư
6


liệu nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
Giúp Giám đốc quản lí tài liệu nghe nhìn, xử lí kĩ thuật nghiệp vụ và đáp
ứng nhu cầu sử dụng.
Giúp việc cho Trưởng phòng và một Phó phòng.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
Thông tin tổng hợp hoạt động của Trung tâm, phụ trách tổ chức công tác
cán bộ, công tác văn thư-lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật
chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan.
9. Phòng kế toán.
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản
của trung tâm.
Thu chi và sử dụng kinh phí cho cơ quan theo quy định của Nhà nước.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong thư
viện.
Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các

biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị.
Hướng dẫn và giám sát bạn đọc thưc hiện nội quy, quy định của thư viện.
Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định của thư viện. Trông giữ xe
cho cán bộ lao động của đơn vị và khách đến liên hệ công tác.
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp
vụ, kiến thức về phòng cháy và chữa cháy; hướng dẫn xây dựng phong trào quần
chúng tham gia hoạt động phòng cháy và chữa cháy.
Thực hiện các biện pháp phòng cháy; chữa cháy kịp thời khi có cháy xảy
ra.
1.5 . Lãnh đạo Trung tâm
1.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
*Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. giám đốc phụ trách chung và trực tiếp
7


quản lí công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan
*Phó giám đốc: Phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ
kiêm phụ trách trực tiếp công tác sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý
và thu thập tài liệu.
Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa
Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa
2. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ

chức thuộc Trung tâm.
3. Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm
theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp
luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.Tài liệu Hành chính
2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật
3. Tài liệu phim ảnh ghi âm
4. Tài liệu xuất xứ cá nhân
I - Tài liệu Hành chính:
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành
chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay
có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ
quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ,
tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về
các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về
8


kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương
Chính trị thống nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu
phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của
Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp
đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành
các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát

mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu
thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống
nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay.
Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các
nhóm chính sau:
1. Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các
cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn
bản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính
phủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng
Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong
trào thi đua ái quốc.
2. Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng
cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh
tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất;
cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản
động; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
3. Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế
hoạch, báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược
quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự;
về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ
đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh
9


chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù
binh, hàng binh và dân vận..
4. Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt
(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)
và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ
Việt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước

Hiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ
chức quốc tế khác...
5. Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện
pháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam.
Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban
Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo
về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao
thông công chính của các ngành và các địa phương... Trong đó có những tài liệu
phản ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho
quỹ Độc lập"...
6. Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát
triển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có
nhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn
hóa nghệ thuật; về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các
chương trình cải cách giáo dục.
7. Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ
tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước
Trung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về
kinh tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các
Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều
cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương
binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương,
Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân
10


hàng, Thể thao, Dầu khí. Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu
của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt
Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chính

Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam. Mảng tài liệu này phản ánh xác thực
và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang
của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp.
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ qQuốc gia III đang bảo quản gần 1000
mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia,
trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV
Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,
Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:
Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây
dựng cơ bản khác.
III - Tài liệu nghe nhìn:
1. Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn
phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân
Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong
thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh
của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế
giới đối với nhân dân Việt Nam.
2. Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm
bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng,
Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất
nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh
và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),
Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc
các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước
ngoài đến Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách
11

mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh
thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh
về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống
ngoại xâm của nhân dân ta.
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả
nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình
chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình...
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về
các đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt
động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn...
3. Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng
và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm
nghệ thuật. Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện
quan trọng trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội,
Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các
buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc
tế... Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí
Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện
với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến
tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người...
Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các
bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...
IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo
quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số
nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài
liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân
như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản
thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học... Đây là những
nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá

12


nhân sau này.
Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7
vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến
tranh chống Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,
không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ
chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các
thế hệ tiền bối.
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như
trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh
toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh
bảo vệ đất nước.

13


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1 Thực trạng hoạt động quản lí
Bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản
giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ
trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công
tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc
kết và các tài liệu cần thiết.
Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ
chức. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác,

kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn
cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời
hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành
theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công
tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ
quan, đơn vị nào.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Do nhận thức được công tác văn thưlưu trữ là một khâu rất quan trọng
trong quá trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn
quan tâm đến công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban
hành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữvới mục
đích đưa công tác này ngày càng trở lên tốt hơn.
Công tác văn thư – Lưu trữcủa Trung tâm lưu trữ quốc gia III đặt dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính tổ chức. Trưởng Phòng Hành
chính tổ chức là người chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc
quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ quốc gia III luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo và
14


thực hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp theo các văn bản quy
định, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, các quy
định của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước, các văn bản Quy phạm
pháp luật.
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về
công tác văn thư, lưu trữ như:
- Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ
trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;

- Thông tư số 09/BT ngày 08 tháng 3 năm 1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;
- Thông tư số 120/BT ngày 29 tháng 7 năm 1974 của Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương
và địa phương;
- Thông tư số 101/BT ngày 09 tháng 5 năm 1977 của Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng hướng dẫn thi hành Chỉ thị 242/CT-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng
về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu chính quyền cũ ở miền Nam;
- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ
trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam;
- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước
thông qua ngày 11 tháng 12 năm 1982;
- Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ
trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Quyết định số 228-QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ
Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
5700:1992 - Văn bản quản lý nhà nước (Mẫu trình bày);
- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ
về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới;
- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ
15


chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các
cấp;
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15 tháng 4
năm 2001;
- Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ

tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các
cấp.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Luật gồm có 7 chương và 42 điều.
- Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ…
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
16


- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III còn ban hành:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy chế
làm việc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc ban
hành, quản lý văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế
độ thông tin, báo cáo, hội họp củaTrung tâm.
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành Quy
chế về công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 về việc ban hành Quy
chế Công tác văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia tại Phòng đọc (ban hành kèm
theo Quyết định số 83/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
ngày 19/4/2006)
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy
định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III.
2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Quốc gia III
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của một cơ quan, một tổ chức có giá trị về nhiều mặt và được bảo quản tập
trung tại một kho lưu trữ.
Tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Giám đốc trung tâm đã ban hành
Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQvề phương án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1.
Toàn bộ tài liệu do trung tâm quản lí đều được bảo quản tại nhà kho A1. Cụ thể:
Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lí tổng hợp và tài liệu phim ảnh,
ghi âm.
Tầng 2: Tài liệu hành chính: nhóm phông kinh tế.
17

Tầng 3 và 4: Nhóm tài liệu khoa học, kĩ thuật.
Tầng 5: Tài liệu hành chính: nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội,
các liên khu đã giải thể, tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ.
Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
được bảo quản tương đối tốt. Tài liệu trong kho được bảo quản bằng các trang
thiết bị hiện đại nhất, làm giảm tối đa các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu
trữ. . Việc đưa tài liệu của phông lưu trữquốc gia III ra phục vụ nhu cầu nghiên
cứu, sử dụng của các tổ chức, cá nhân luôn được các công chức, viên chức của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan tâm và chú trọng.
2.1.3 Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ
Bộ phận văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có nhiệm vụ:
+ Tổ chức bảo quản tài liệu và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ
sơ , đảm bảo các thông tin được chính xác nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
+ Thường xuyên làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phòng các đồng
chí lãnh đạo, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách…
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có hai cán bộ kiêm nhiệm làm công tác
văn thư và lưu trữ. Họ là người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi
tìm tòi trau dồi kinh nghiệm trong việc tiếp xúc với cái mới. Có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thưLưu trữcủa Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Họ luôn năng động và với tấm lòng
yêu nghề có gắn bó với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III và luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ. Về lý thuyết tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, nó được sử
dụng rộng rãi trong việc nghiên cứu lịch sử , giúp cho mọi hoạt động của xã hội.
Tuy nhiêntài liệu còn mang tính bảo mật về nội dung vì vậy người làm công tác
lưu trữ phải tuyệt đối bí mật, thận trọng và nguyên tắc . Cán bộ làm văn thư lưu
trữ phải là người giác ngộ giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác
cách mạng có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm qui chế bảo mật của nhà
nước. Vì vậy hiểu được tầm quan trọng đó cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ
luôn đặt tính bí mật lên hàng đầu và thường xuyên được bồi dưỡng tập huấn về
chuyên môn để nâng cao và tiếp thu những cách làm và phương pháp mới .
18

2.1.4 Tổ chức các cuộc họp định kì và chuyên đề
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thường xuyên tổ chức các cuộc Hội nghị
tổng kết theo từng tháng, từng quý và từng năm nhằm nhìn lại kết quả, thành tựu
đã đạt được; đưa các vấn đề thảo luận, bàn bạc để đề ra phương hướng giải
quyết.Việc tổ chức các cuộc hội nghị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ
chuyên môn trong quá trình triển khai, thực hiện nghệp vụ.
2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công nghệ thông tin là công nghệ xử lí thông tin bằng các phương tiện
điện tử bao gồm các phương pháp khoa học, công cụ kĩ thuật hiện đại chủ yếu là
kĩ thuật máy tínhnhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực
hoạt động của xã hội.
Ban Giám đốc Trung tâm đã thường xuyên chỉ đạo phải đẩy mạnh công
tác tin học và Công cụ tra cứu và đã đưa việc tra tìm tự động trên máy tính cảm
ứng; xây dựng chương trình phần mềm quản lí tài liệu qua sách báo, tạp chí ,
phần mềm quản lí hồ sơ, kỉ vật của cán bộ đi B, xây dựng trang web của Trung
tâm…
Bên cạnh đó, Trung tâm cũng thường xuyên nghiên cứu, triển khai thực
hiện các nội dung, đề tài khoa học.
Tổ chức thực hiện quyết định của Sở nội vụ về áp dụng tiêu chuẩn ISO
9000 trong công tác nghiệp vụ lưu trữ.
2.1.6Thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ
Cùng với việc thực hiện chỉ đạo các nghiệp vụ luu trữ, công tác kiểm tra,
đánh giá việc thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của công tác lưu
trữ cũng là việc làm rất quan trọng. thông qua kiểm tra, cơ quan quản lí sẽ nắm
được tình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, tồn tại của các
đơn vị trong qua trình thực hiện nghiệp vụ. Trên cơ sở đó có những biện pháp
chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, phù hợp.

Tại Trung tâm, hoạt độngkiểm tra được tổ chức khá thường xuyên.
+ Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng
19


lương trước thời hạn, đi tham quan, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm.
+ Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “
người nào vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Pháp
luật về công tác Văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật”.
+ Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước toàn cơ
quan, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển công tác, xử lý hình
sự ( nếu đặc biệt nghiêm trọng như làm mất VB, giấy tờ); giả mạo chữ ký & con
dấu.
Hàng năm, tại Trung tâm thường tổ chức các hoạt động tổng kết công tác
văn thư lưu trữ ở cơ quan nhằm đánh giá quá trình công tác, rút kinh nghiệm
triển khai kế hoạch trong năm tới .
2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ
– Thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu
trữ có sự hợp tác, hỗ trợ kỹ thuật của các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước và tổ
chức quốc tế.
– Tăng cường và phát triển hiệu quả các mối quan hệ họp tác đa phương
và song phương sẵn có, đồng thời tiếp tục tìm kiếm các triển vọng họp tác mới
với các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong khu vực và trên thế giới để giao lưu học
hỏi và tranh thủ sự ủng hộ, giúp đỡ của các nước về khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ.
– Tiếp tục triển khai các chương trình đào tạo về khoa học và thực tập kỹ
thuật lưu trữ trong nước và nước ngoài cho cán bộ lưu trữ Việt Nam với sự giúp
đỡ, tài trợ của các tổ chức, các chuyên gia quốc tế.
– Hợp tác với các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước tổ chức các hoạt động

nghiệp vụ nhằm phát huy giá trị của di sản tư liệu thông qua các hội thảo khoa
học, trưng bày triển lãm, công bố xuất bản các ấn phẩm về tài liệu lun trữ…
– Tiếp tục hợp tác, nhờ tư vấn của nước ngoài để thực hiện các chương
trình, dự án khoa học lưu trữ nhằm tháo gỡ những vấn đề vướng mắc trong
nghiệp vụ lưu trữ cũng như trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ.
20


2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ
quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,
pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
2.2.1.1Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc gia
III:
Bước 1:Đặt tên loại văn bản (Xác định mục đích, ý nghĩa,nội dungvà đói
tượng của văn bản)
Bước 2:Soạn đề cương và soạn thảo văn bản (Xác định các ý chính và thu
thập thông tin)
Bước 3:Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 4:Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản (Kiểm tra các yêu cầu về thể
thức, chính tả..)
Bước 5:Trình kí văn bản (Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức văn bản).
Bước 6:Đóng dấu (Ghi ngày, tháng, năm, sốkí hiệu, nơi nhận và đăng kí

vào sổ),
Bước 7:Phát hành và lưu văn bản (Gửi bằng văn bản cho đối tượng trực
tiếp thực hiện, gửi qua trang web).
Văn thư sẽ photo ít nhất 3 bản:
1 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận
1 bản lưu ở văn thư
1 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ
*Nhận xét:
21


Ưu điểm:
+ Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kĩ thuật trình bày văn
bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành
chính.
+ Thực hiện theo quy trình 7 bước trong soạn thảo văn bản, xác định mục
đích, nội dung cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lí thông
tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo, nhân bản văn bản, làm
thủ tục phát hành.
+Kĩ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện tốt đảm bảo cho văn bản khi
ban hành có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
Nhược điểm:
+ Vẫn còn một só ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản vẫn chưa tuân
theo đúng quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban
hành văn bản, thể thức đề kí văn bản, trình bày chưa đẹp.
+Đôi khi còn bỏ một trong các bước quy trình.
2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của các đơn vị đều được quản lý tập trung,
thống nhất tại văn thư.

Việc quản lí văn bản được thực hiện theo Thông tư 07/2012/TT-BNVngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Công văn 425/VTLTNN NVTW của Cục VT< NN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến.
*Quản lí và giải quyết văn bản đi:
+Trình tự giải quyết văn bản đi
Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn
bản để ký ban hành văn bản. Sau khi văn bản có chữ ký thẩm quyền, bộ phận
soạn thảo làm thủ tục pho to, đăng ký văn bản đi tại văn thư cơ quan để đóng
dấu, phát hành, chuyển và lưu trữ văn bản theo quy định. Văn thư có trách
22


nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu và phát
hành văn bản. Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV- VPCP ban hành ngày 06/5/2005, Văn thư không đóng dấu
phát hành, chuyển trả lại bộ phận soạn thảo.
+ Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng
phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật.Thông
thường, văn bản chuyển đi theo đường Bưu điện. Trường hợp cần gấp, muốn
nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận).
+Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo. Bản lưu văn bản đi tại
văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
*Quản lí và giải quyết văn bản đến
+Tiếp nhận và xử lí văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản
chuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi. Văn bản đến
phải được kịp thời chuyển đến Giám đốc (hoặc phó Giám đốc thường trực khi có
ủy quyền) trong ngày để xử lý, phân việc. Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung
quan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ
thường trực nếu Giám đốc đi vắng) trong thời gian ngắn nhất.
+ Phân phối văn bản
Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu GĐ đi vắng) là người trực tiếp bút
phê phân phối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải
quyết.
+Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến
23


Văn thư nhận văn bản đến đã được xử lý giao việc từ Giám đốc (hoặc
Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng), chuyển đến bộ phận phô tô để
nhân bản với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo. Sau khi nhận văn bản từ bộ
phận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các phòng ban, cá nhân có liên quan.
Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết công việc ký nhận văn bản tại sổ
của văn thư. Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người
giải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ
phận giải quyết. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. Giám
đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách nhiệm chỉ
đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, và chỉ đạo
của Lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân có trách nhiệm chủ động giải quyết văn bản
đến theo đúng thời hạn quy định.

Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ văn
bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
Nhận xét:
+ Văn bản đi của của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được quản lí đúng
quy định.
+ Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
+ Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo đúng quy trình, thống
nhất chặt chẽ, khoa học.
+ Việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất
lượng cao.
2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơlà khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền cong tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến
công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết
24


bìa… .
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng cán bộ từng
nhân viên trong quá trình giải quyết cần chú trọng thu thập kịp thời văn bản tài
liệu để đưa vào hồ sơ; tài liệu về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc
đó.
Việc lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được thực
hiện rất nghiêm chỉnh. Mỗi cán bộ, nhân viên, đơn vị trong cơ quan dều có trách
nhiệm trong việc lập hồ sơ hiện hành, vì vậy việc lập hồ sơ hiện hành tại đâyrấy
đầy đủ nên hàng năm khi nộp hồ sơ vào lưu trữ không có tình trạng thiếu văn
bản hồ sơ.
Nhận xét:

+Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu được thực hiện theo quy
định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”.
+Trong quá trình lập hồ sơ tuân thủ theo các bước quy trình.
Tuy nhiên,tình trạng phổ biến hiện nay là cánbộ công chức các đơn vị
chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ.
Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lí, săp xếp lại hồ sơ tài liệu và xác định
giá trị tài liệu. Do đó, gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lí công
tác lưu trữ của cơ quan.
2.2.1.4. Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu
Việc quản lí và sử dụng con dấu tại văn thư được thực hiện tốt, tuân theo
quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lí và sử dụng con dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
của Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐCPngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
25