Hoàn thiện công tác tổ chức văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.82 MB, 63 trang )

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
----------

Họ và tên: Phạm Ánh Tuyết
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH CAO ĐẲNG LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2015 - 2017)

Tên cơ quan: Tạp chí Cộng Sản
Địa chỉ: Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Mai Thị Hải
Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN
Tôi muốn gửi lời cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng , trong quá trình hướng dẫn
thực tập đã có những bài giảng bổ ích không chỉ mang lại kiến thức mà còn ứng
dụng vào công việc thực tiễn. Các vấn đề tìm hiểu là những kiến thức, kinh nghiệm
về một khía cạnh trong quản trị văn phòng. Bài báo cáo cũng được cung cấp những
yêu cầu cơ bản để định hướng làm bài cho sinh viên là một điều kiện vô cùng quan
trọng làm nên thành công trong quá trình học tập, nghiên cứu chuyên ngành quản
trị văn phòng. Bên cạnh đó tôi cũng cảm ơn sâu sắc tới cán bộ hướng dẫn nghiệp
vụ tại cơ quan chị Mai Thị Hải Phó Vụ trưởng- Phó Chánh văn phòng, người đã
trực tiếp tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình khảo sát, thực tập tại Tạp chí Cộng
sản.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ nói chung và Khoa
Quản trị văn phòng nói riêng đã tổ chức cho sinh viên được thực tập ngành nghề.
Đây là một học phần bổ ích góp phần vào kết quả học học tập và rèn luyện của

sinh viên ở trường. Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại
cơ quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà
trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đồng thời, đem lại ý nghĩa lý luận và
thực tiễn sâu sắc cho quá trình hoạt động tại cơ quan của tôi. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn chân thành tới Tạp chí Cộng sản nói chung và cán bộ công nhân viên trong
Văn phòng tạp chí nói riêng. Họ đã giúp đỡ tôi trong việc làm khảo sát, tiến hành
đánh giá vấn đề. Tạp chí Cộng sản tạo điều kiện cho tôi được tham gia vào cơ cấu
nhân sự để tiếp cận với tài liệu của cơ quan. Từ đó, để có một nghiên cứu hoàn
thiện nhất trong quá trình thực tập.
Trong quá trình thực hiện đề tài, do sự hạn chế về thời gian và bản thân tôi
chưa có nhiều nhiều kinh nghiệm trong việc kết hợp lý thuyết và thực tiễn nên
không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp của
quý thầy cô để báo cáo được hoàn thiện hơn nữa.
Hà Nội, ngày 19 tháng 9 năm 2017
Sinh viên

Phạm Ánh Tuyết

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...............................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài............................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.....................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................2
6. Bố cục của đề tài................................................................................................3
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG
SẢN...........................................................................................................................4

1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản........................4
1.1. Chức năng...................................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ....................................................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................5
2. Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản....................6
2.1. Chức năng...................................................................................................6
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................6
2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản............................................7
3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. .7
4. Lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ...................................................10
4.1.Công tác văn thư........................................................................................10
4.2. Công tác lưu trữ........................................................................................11
4.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ...........................13
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN.........................................................14
1. Về công tác văn thư.........................................................................................14
1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..................................................16
1.2. Công tác quản lý văn bản đi.....................................................................21
1.2.2. Đăng ký văn bản đi................................................................................21
1.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:.......................22
1.2.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi......23
1.2.5. Lưu văn bản đi......................................................................................26
1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.............................................26

1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................26
1.3.2. Đăng ký văn bản đến.............................................................................27
1.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.............................................................28
1.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến........................29
1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.......................................................30

1.5.1. Các loại dấu của cơ quan.......................................................................30
1.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu................................................31
1.5.3. Bảo quản con dấu..................................................................................32
2. Về tổ chức công tác lưu trữ.............................................................................32
2.1. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.................33
2.1.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan....................................................34
2.1.2. Danh mục hồ sơ.....................................................................................34
2.1.3. Phương pháp lập hồ sơ..........................................................................38
2.1.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.................................................40
2.2. Công tác tìm hiểu về nghi thức, kỹ năng giao tiếp...................................41
2.3. Trang thiết bị trong văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác
văn phòng........................................................................................................41
2.3.1. Các loại trang thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan.............41
2.3.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng.........................................42
2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng.............................43
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG
CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN - THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP
CHÍ CỘNG SẢN...................................................................................................44
1. Đánh giá chung................................................................................................44
1.1. Ưu điểm....................................................................................................44
1.2. Nhược điểm..............................................................................................46
1.3. Nguyên nhân.............................................................................................47
2. Đề xuất, kiến nghị............................................................................................48
KẾT LUẬN............................................................................................................51
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................52
PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Đối với một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì văn phòng luôn là bộ phận hỗ
trợ đắc lực cho đơn vị đó trong tổ chức và quản lý. Trong đó công tác văn thư - lưu
trữ tài liệu là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng. Có thể
nói công tác văn thư - lưu trữ là bộ phận giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được
tình hình hoạt động của cơ quan. Đây là nơi ghi lại và truyền đạt các quyết định
quản lý trong quá trình hoạt động đảm bảo cho cơ quan, đơn vị, tổ chức thực hiện
tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
được giao. Công tác này đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính
xác, kịp thời phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn, vị, tổ chức.
Trong công tác văn thư - lưu trữ mọi văn bản, giấy tờ đều được tập trung vào
đầu mối này để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Hiện nay, trong quá trình đổi mới
và hội nhập quốc tế, những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động
mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính, phải
sắp xếp, bố trí lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp những tiến bộ chung của
thế giới. Do đó, việc đổi mới công tác văn thư - lưu trữ mà cụ thể là những công
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan là điều
tối cần thiết.
Xuất phát từ tình hình thực tế về công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp
chí Cộng sản và nhận thức được tầm quan trọng của công tác này đối với hoạt
động của cơ quan, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức văn
thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản” nhằm đưa ra những kiến nghị để
phát huy điểm mạnh, đồng thời khắc phục những hạn chế trong công tác này.
2. Mục tiêu của đề tài
Báo cáo thực tập này được thực hiện nhằm mục tiêu cụ thể như sau:
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ học tập mà Khoa Quản trị văn phòng, Đại học
Nội vụ đã giao cho sinh viên
1

- Từ những kiến thức học tập được áp dụng vào hoạt động thực tiễn tại một
cơ quan cụ thể là Văn phòng Tạp chí Cộng Sản về công tác văn phòng nói chung
và việc tổ chức công tác văn thư – lưu trữ nói riêng
- Trong thời gian thực hiện tiến hành khảo sát thực tiễn, rút ra nhận xét và đề
xuất những giải pháp thiết thực nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Tạp chí Cộng sản
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức văn thư – lưu trữ tại Bộ biên tập
Tạp chí Cộng sản
- Phạm vi nghiên cứu: các vấn đề liên quan đến quản trị văn phòng cũng như
công tác văn thư – lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguồn tài liệu tham khảo của đề tài là từ những nghiên cứu trước đó về công
tác văn thư – lưu trữ dưới dạng báo cáo, sách,…Ngoài ra, đề tài này được thực hiện
dựa trên những tư liệu của cơ quan thực tập là Tap chí Cộng sản. Để nhằm đem lại
tính cập nhật hì có dự trên tìm kiếm tư liệu từ internet.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để tìm hiểu và nghiên cứu đề tài tôi đã sử dụng kết hợp một số phương pháp
nghiên cứu như sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phân tích các tài liệu của những người đi
trước, những công trình nghiên cứu đã thực hiện để tránh trùng lặp. Nguồn tài liệu
bao gồm từ sách vở, văn bản, báo cáo và các thông tin trên internet.
- Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: lựa chọn vấn đề từ việc quan sát và
tiếp cận đối tượng nghiên cứu thông qua nhiều hình thức.
- Phương pháp đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm cần lưu ý trong giải
quyết vấn đề
- Phương pháp tổng hợp: dựa trên những tài liệu, căn cứ thực tiễn tiến hành
xây dựng đề tài

2

6. Bố cục của đề tài
Bài báo cáo thực tập bao gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Khái quát công tác văn phòng tại Tạp chí Cộng sản
Chương 2: Kết quả khảo sát công tác tổ chức văn thư – lưu trữ tại văn phòng
Tạp chí Cộng sản
Chương 3: Đánh giá chung và kiến nghị giải pháp nâng cao công tác văn thư
- lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản

3

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản
Trụ sở Tạp chí Cộng sản, Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội.
Điện thoại: 04 39429753 - Fax: 04 39429754
Email:
Webside: />Cơ quan thường trực khác đặt ở Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh
1.1. Chức năng
Tạp chí Cộng sản là đơn vị sự nghiệp của Trung ương Đảng, đặt dưới sự lãnh
đạo trực tiếp và thường xuyên của Bộ Chính trị,Ban Bí thư, có chức năng là cơ
quan lí luận và chính trị của Trung uương Đảng.
1.2. Nhiệm vụ
- Tuyên truyền, giáo dục
Tuyên truyền, giáo dục về quan điểm, đường lối,chủ trương của Đảng,chính
sách,pháp luật của Nhà nước; đời sống sinh hoạt của Đảng, của đất nước và của xã
hội; những vấn đề cơ bản về chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh; những
vấn đề trọng tâm của công tác xây dựng Đảng; những vấn đề quốc tế.

- Hoạt động lí luận và tổng kết thực tiễn
Nghiên cứu lí luận và tổng kết thực tiễn,phát triển những nhân tố mới,những
kinh nghiệm của các điển hình tiên tiến, rút ra những vấn đề lí luận để làm công tác
tuyên truyền, giáo dục.Cùng các cơ quan lí luận của Đảng đi tiên phong trong công
tác lí luận, vận dụng sáng tạo chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh, góp
phần bổ sung,hoàn thiện đường lối,chính sách của Đảng và Nhà nước; hướng dẫn
lí luận và hoạt động thực tiễn cho cán bộ, đảng viên, động viên phong trào quần
chúng hành động cách mạng, thực hiện tốt hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc.
- Đấu tranh chống các luận điểm sai trái, bảo vệ chủ nghĩa Mác-Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, quan điểm của Đảng
Đấu tranh kịp thời, sắc bén chống những quan điểm sai trái, những luận điệu
4

xuyên tạc của các thế lực thù địch,bảo vệ nền tảng tư tưởng, đường lối, quan điểm
và các chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước, bảo vệ chủ
nghĩa xã hội. Đồng thời đấu tranh kiên quyết chống tiêu cực, tham nhũng, lãng phí,
quan liêu và các tệ nạn xã hội khác.
- Nghiên cứu khoa học
Tham gia nghiên cứu cac chương trình quốc gia, nghiên cứu các đề tài khoa
học xã hội cấp nhà nước, cấp bộ (Hội đồng Khoa học các cơ quan đảng Trung
ương); góp phần làm sáng tỏ hơn những vấn đề lý luận và thực tiễn về chủ nghĩa
xã hội và về con đường đi lên chủ nghĩa xã hội ở nước ta.
- Công tác đối ngoại
Xây dựng mối quan hệ hữu nghị và hợp tác với cơ quan lí luận chính trị,các
cơ sở nghiên cứu khoa học của đảng cộng sản và công nhân, các đảng cầm quyền
và tổ chức tiến bộ trên thế giới ,nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lý
luận chính trị của Đảng.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức

Tạp chí cộng sản được tổ chức thành Bộ Biên tập có cơ cấu tổ chức như sau:
1- Ban Biên tập
Cơ quan lãnh đạo,quản lí Tạp chí gồm :
1.PGS.TS Đoàn Minh Huấn - Ủy viên dự khuyết Trung ương Đảng, Tổng
Biên tập (hàm Bộ trưởng)
2. Phạm Tất Thắng - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng)
3. Phạm Đình Đảng - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng)
4. Vũ Văn Hà - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng)
Ủy viên Ban Biên tập gồm 3 đồng chí:
1. Nguyễn Linh Khiếu
2. Nguyễn Tiến Nghĩa
3. Nguyễn Văn Tâm
2- Các ban biên tập chuyên môn, các vụ và đơn vị trực thuộc Ban Biên tập
gồm : Ban Kinh tế; Ban Chính trị - Triết học; Ban Xây dựng Đảng; Ban Văn hoá Xã hội; Ban Quốc tế; Ban Tạp chí Cộng sản điện tử; Ban Chuyên đề cơ sở; Ban
5

Chuyên san Hồ sơ - Sự kiện; Ban Thư ký - Bạn đọc; Trung tâm phát hành và Dịch
vụ Truyền thông; Ban Thông tin - Tư liệu; Vụ Tổ chức - Cán bộ; Văn phòng; Cơ
quan thường trú tại miền Trung - Tây Nguyên (Đà Nẵng); Cơ quan thường trú tại
miền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh) và Công ty in Tạp chí Cộng sản
2. Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản
2.1. Chức năng
- Văn phòng là đơn vị giúp việc của Tổng Biên tập, các Phó Tổng Biên tập
và Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản. Văn phòng có chức năng tham mưu và tổ chức
thực hiện công tác nội chính của cơ quan bao gồm công tác hành chính, văn thư
lưu trữ, quản trị, tổng hợp báo cáo, xây dựng lịch hoạt động của cơ quan theo
chương trình của Ban Biên tập, công tác lễ tân, khánh tiết, quản lý điều hành sử
dụng xe, máy, bảo mật, bảo vệ cơ quan, bảo đảm các điều kiện về vật chất kỹ thuật
cho hoạt động của cơ quan.

- Văn phòng là đầu mối phối hợp với các đơn vị, tổ chức trong cơ quan theo
nhiệm vụ được giao nhằm bảo đảm hoạt động chung của cơ quan. Đồng thời, văn
phòng có chức năng điều phối các hoạt động giữa Tạp chí Cộng sản với các bộ,
ngành, cơ quan ở Trung ương, cũng như với các địa phương trên phạm vi cả nước
theo sự phân công của Ban Biên tập.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tiếp nhận và xử lý phát hành các văn bản, tài liệu đi, đến.
- Tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ của cơ
quan.
- Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, các bản tin trong ngày và hoạt động
của mạng, điện thoại, fax,…
- Chủ trì hoặc phối hợp với Vụ Tổ chức – Cán bộ và các đơn vị liên quan xây
dựng và trình Ban Biên tập ban hành một số quy chế, nội quy trong cơ quan theo
yêu cầu của Ban Biên tập.
- Quản lý tài sản và tổ chức thực hiện việc duy tu bảo dưỡng trụ sở làm việc,
mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, sau khi được
Thường trực Ban Biên tập phê duyệt.
6

- Thực hiện công tác trang trí khánh tiết, lễ tân, đón tiếp khách, phục vụ các
cuộc họp, hội nghị, hội thảo của cơ quan; chăm lo công tác hiếu, hỷ, đối với cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động đương chức và hưu trí của cơ quan.
- Quản lý, điều hành phương tiện ô tô phục vụ lãnh đạo theo chức danh và
công tác thường xuyên của cán bộ trong cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, điện
nước, vệ sinh môi trường, liên hệ với các đơn vị y tế để thực hiện công tác chăm
sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan.
- Báo cáo tổng hợp công tác tháng, quý, năm của cơ quan; tổng hợp lịch hoạt
động của Ban Biên tập theo kế hoạch tuần.

- Tham gia các cuộc họp, các hội đồng khi Ban Biên tập yêu cầu.
2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản
(1) Lãnh đạo Văn phòng: Gồm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng.
(2) Các phòng chức năng bao gồm:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp:
+ Gồm Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng
+ Các chức danh: Tổng hợp; Văn thư; Lưu trữ; Quản trị; Bảo vệ; Lễ tân; Cấp
dưỡng; Tạp vụ.
- Phòng Quản lý xe:
+ Trưởng phòng.
+ Phó Trưởng phòng.
+ Các nhân viên lái xe.
(Xem sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan tại Phụ lục 1)
3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị
trí trong văn phòng
3.1. Tình hình nhân sự hiện nay ở Tập chí Cộng sản
Trình độ chuyên môn và bằng cấp: nhân sự của TC chiếm hơn 80% là trình
độ thạc sĩ, Tiến sĩ gần chiếm hơn 10%. Ngoài ra, các bộ của TC được học lý luận
cao cấp.
Nhân sự của TC không chỉ làm việc và hoạt động trong cơ quan mà còn
7

được mời làm giảng viên cho các trường đại học lớn.
3.2. Tuyển dụng nhân sự
Tạp chí Cộng sản sử dụng nhân lực theo quy định về biên chế. Và Ban Tổ
chức Trung ương thống nhất xác định biên chế của Tạp chí Cộng sản theo chức
danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức và cơ cấu biên chế của đơn vị sự nghiệp
Trương ương.Ngoài số cán bộ, công chức biên chế theo quy định, Tạp chí được
thực hiện chế độ cộng tác viên báo chí.

Đây là thời điểm các nhà quản trị nhân sự phát huy chiến lược nhân sự của
mình để thu hút nhân lực, tập trung nhân lực mà TC cần có. Khi có đội tuyển nhân
sự đáp ứng yêu cầu cho hoạt động của TC thì mới có thể triển khai kế hoạch và
công tác hoạt động khác.
Ngoài ra, công tác nhân sự của Tạp chí Cộng sản sẽ được Bộ Chính trị
Quyết định với những chức danh cao như Tổng biên tập, Phó Tổng biên tâp. Bởi
vì, do vai trò đặc biệt của Tạp chí với Đảng và toàn dân.
3.3. Đào tạo, phát triển nhân sự
Tạp chí Cộng sản tiếp tục nâng cao bản lĩnh chính trị cho cán bộ, đảng viên
trong cơ quan TC. Các tiêu chí xây dựng dựa vào Quan điểm của Đảng như sau:
Một là, xây dựng bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ, đảng viên phải luôn
luôn bám sát quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và
quan điểm của Đảng về công tác cán bộ.
Hai là, xây dựng bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ, đảng viên nhằm mục
tiêu nâng cao bản lĩnh chính trị của Đảng, nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng
đối với Nhà nước và xã hội, thực hiện thắng lợi mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân
chủ, công bằng, văn minh.
Ba là, xây dựng bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ, đảng viên phải tiến
hành đồng bộ, từ việc nâng cao nhận thức tư tưởng, bồi dưỡng phẩm chất chính trị,
đạo đức, nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị, nâng cao năng
lực công tác, phương pháp làm việc, tác phong công tác; phối hợp nhiều lực lượng
cùng tham gia.
Bốn là, đề cao vai trò tự giác tu dưỡng, rèn luyện nâng cao bản lĩnh chính trị
8

của cán bộ, đảng viên.
Năm là, xác định các tiêu chí đánh giá bản lĩnh chính trị của cán bộ, đảng
viên và tạo môi trường thử thách, rèn luyện bản lĩnh chính trị cho đội ngũ cán bộ,
đảng viên.

Đồng thời, kinh nghiệm hoạt động thực tiễn chính trị sẽ cung cấp cho người
cán bộ, đảng viên những tri thức về đời sống chính trị, làm giàu trí tuệ của mình,
khắc phục hạn chế, củng cố niềm tin và lòng dũng cảm. Nhờ đó mà họ dám đương
đầu với mọi khó khăn, thách thức, hy sinh vì mục tiêu chủ nghĩa xã hội.
Bản lĩnh chính trị của người cán bộ, đảng viên không ngừng được trau dồi,
rèn luyện, củng cố, tăng cường thông qua thực tiễn hoạt động chính trị. Vì qua đó
cán bộ, đảng viên có thể giải quyết các tình huống chính trị nảy sinh đồng thời
nâng cao niềm tin vào đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của
Nhà nước.
3.4. Đãi ngộ nhân sự
Phân tích nguồn nhân lực và quyết định bố trí nhân sự vốn đã đòi hỏi một
quá trình hoạt động nghiêm túc của các Nhà QTVP thì việc đảm bảo quyền lợi cho
họ cũng là một vấn đề hết sức quan trọng. Chính sách đãi ngộ công nhân viên của
Tạp chí Cộng sản là động lực cho mọi người hăng say xây dựng cơ quan ngày càng
tiến bộ và phát triển.
Theo tinh thần Đại hội XI của Đảng, Tạp chí Cộng sản thực hiện đổi mới
chính sách đãi ngộ nguồn nhân lực chất lượng cao, tạo động lực thúc đẩy sự nghiệp
công nghiệp hóa, hiện đại hóa với những chính sách cơ bản sau đây:
Một là, xây dựng và thực hiện chiến lược nhân tài, khai thác triệt để lao
động trí tuệ.
Hai là, thực hiện chính sách tuyển dụng, bố trí sử dụng và thăng tiến.
Ba là, chính sách thu hút và sử dụng nguồn nhân lực phải mang tính toàn
diện. Cụ thể cần tập trung chủ yếu vào ba đối tượng sau đây: Đội ngũ cán bộ lãnh
đạo Đảng, quản lý nhà nước, quản lý hành chính; Đội ngũ cán bộ quản lý doanh
nghiệp; Đội ngũ cán bộ khoa học, kỹ thuật.
Bốn là, thực hiện đổi mới chính sách tiền lương, tạo động lực cho người lao
9

động.

4. Lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ
4.1.Công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang, là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt
động của cơ quan đạt hiệu quả.
4.1.1. Nội dung
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: được thực hiện theo nguyên tắc mọi
văn bản giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư có
nhiệm vụ xử lý cụ thể như sau:
+ Sơ bộ phân loại văn bản
+ Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết và quản lý văn bản đi: các văn bản, giấy tờ của đơn vị gửi ra
ngoài đều phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm vào sổ,
đóng dấu và gửi đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu: người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các
văn bản, không được cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 của chữ ký,
dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng.
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không được
đóng dấu vào giấy trắng, giấy in có sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên
người và việc cụ thể.
Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho
người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định
4.1.2. Yêu cầu
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các
10

cơ quan đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải
đảm bảo những yêu cầu hết sức cơ bản. Cụ thể:
- Yêu cầu nhanh chóng: quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc
rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó,
xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc
giải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan.
- Yêu cầu chính xác: Chính xác về nội dung, thể thức văn bản.
- Yêu cầu bảo mật: trong một văn bản đến, đi có nhiều vấn đề thuộc phạm vi
bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây
dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.
4.1.4 Ý nghĩa
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhà
nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu quả.
Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu
không đúng sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất
lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông
tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được
bí mật của Đảng và Nhà nước.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ giấy tờ, tạo điều kiện làm tốt công
tác lưu trữ.
4.2. Công tác lưu trữ
Là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học những văn bản có giá trị
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng

chứng và tra cứu thông tin quá khứ.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
11

một cơ quan Nhà nước, một tổ chức chính trị - xã hội, một đơn vị vũ trang, một
trường hoặc một cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn học… được
đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ nhất định.
4.2.1. Chức năng
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá
nhân đề làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một
việc làm không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước. Công tác
lưu trữ có 2 chức năng cơ bản là:
- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu chữ Quốc gia
- Tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiên
cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.
4.2.2. Nội dung
- Hoạt động quản lý bao gồm:
+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệp
vụ lưu trữ.
+ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ.
+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưu
trữ ở các đơn vị trực thuộc.
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ.
+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế
+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
- Hoạt động nghiệp vụ bao gồm:

Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức danh trong ngạch lưu trữ thì
phải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ như:
thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu;
chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; xây
dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
12

4.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý
thông tin. Vì thế, trong điều lệ công tác, công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị
định 142/CP của Chính phủ đã quy định “Công văn giấy tờ là một trong những
phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ
gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước”.
Do vậy, công tác văn thư càng làm tốt và làm chính xác bao nhiêu thì công tác lưu
trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một
cách khoa học chính xác và có hiệu quả. Ngược lại, lưu trữ là sự tích lũy kinh
nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư. Do vậy, cần phải quan tâm
đến chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là
bộ phận văn thư - lưu trữ.

13

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN
Được sự quan tâm của Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng và Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Tạp chí Cộng sản đã xây dựng công tác văn
thư, lưu trữ từ những năm đầu Tạp chí đi vào xuất bản đều kỳ. Hàng năm, Tạp chí
Cộng sản vẫn nhận được những ý kiến chỉ đạo, nhận xét, góp ý và hướng dẫn của

Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng về công tác Văn thư - lưu trữ và Tạp chí
đã tiếp thu, sửa đổi để ngày một hoàn thiện hơn.
Có thể khẳng định rằng công tác Văn thư - Lưu trữ rất quan trọng. Việc tiếp
nhận công văn đến và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn
đề cần thiết, bởi nó liên quan đến chất lượng quản lý của đơn vị. Mục đích chính
của công tác này là đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, ghi chép và lưu trữ tài liệu về
mọi hoạt động của Tạp chí và thuộc sự chỉ đạo trực tiếp từ Văn phòng.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của Tạp chí Cộng sản đã được kiện toàn biên chế,
01 đồng chí chuyên viên văn thư và 01 đồng chí chuyên viên đảm nhiệm công tác
lưu trữ. Hàng năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan được tham gia các
lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Cục lưu trữ, Văn phòng
Trung ương tổ chức. Tuy nhiên, do kiêm nhiệm công việc và tham các lớp học tại
chức để nâng cao trình độ về lý luận chính trị nên thời gian dành cho chuyên môn
chưa nhiều, hiệu quả công việc chưa cao.
1. Về công tác văn thư
Bộ phận Văn thư của Tạp chí được bố trí tại tầng 1, gần cổng ra vào để tạo
điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận các văn bản đến và đi được dễ dàng. Hiện
tại, bộ phận Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ máy móc, thiết bị, vật dụng
cần thiết để phục vụ tốt cho công việc như: bàn, ghế xoay, tủ sắt đựng tài liệu, tủ
quản lý dấu, máy fax, máy in, máy photo, máy điện thoại để tiện cho việc liên hệ.
Hình thức tổ chức văn thư của Tạp chí là tập trung. Tất cả các công việc như
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn,
trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao công văn đi đều tập trung ở
14

tại phòng Văn thư của Tạp chí.
Sổ sách nghiệp vụ của bộ phận Văn thư được tổ chức theo đúng quy định,
công văn đi, đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ. Công văn đi
ban hành đúng thẩm quyền, bảo đảm đúng thể thức. Công văn có độ mật được

quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối. Quản lý sử dụng con dấu nghiêm túc,
thực hiện việc triển khai các văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản trong toàn thể cán bộ của công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn bản
tham mưu đúng thể thức và nhanh chóng.
Theo số liệu thống kê thì số lượng văn bản hàng năm mà bộ phận văn thư
thường tiếp nhận là tương đối nhiều, trung bình mỗi ngày có từ 5 đến 6 văn bản.
Ngoài ra, cán bộ văn thư còn có nhiệm vụ thực hiện các công việc khác như:
- Phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng
bản lưu;
- Trực tiếp quản lý, bản quản, sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định về
chế độ bảo mật. Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản sau khi đã có chữ
ký của Lãnh đạo. Con dấu được cán bộ văn thư giữ gìn cẩn thận, thường xuyên
được lau chùi sạch sẽ, bảo quản con dấu theo đúng quy định của Nhà nước;
- Giúp Tổng Biên tập, Phó Tổng Biên tập và Chánh Văn phòng trong công
tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư tại các
đơn vị trực thuộc;
- Soạn thảo và ban hành văn bản: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, Tổng Biên tập hoặc Phó Tổng Biên tập giao cho thủ trưởng đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao
soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm kiểm tra về độ chính sác của nội dung và tính
pháp lý của văn bản trước khi đưa ký duyệt.
Tóm lại, khối lượng công việc của Văn thư là rất nhiều nhưng văn thư cơ
quan mới chỉ được trang bị máy vi tính để phục vụ ban hành văn bản mà chưa
trang bị phần mềm cho việc quản lý và tra cứu tài liệu.

15

1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.1.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành

Trong quá trình hoạt động, Tạp chí Cộng sản đã ban hành các loại văn bản
phục vụ hoạt động quản lý, điều hành như sau:
- Văn bản hành chính: Các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông
thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại, bao
gồm: Quyết định, quy chế, nội quy, quy định, thông báo, công văn, kế hoạch,
chương trình, báo cáo, biên bản, tờ trình, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,
giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
- Văn bản chuyên môn của cơ quan: Lý lịch cán bộ, nhân viên, kế hoạch biên
tập, sổ sách kế toán,…
1.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Với tư cách là một đơn vị sự nghiệp trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam,
trong công tác soạn thảo văn bản Tạp chí Cộng sản luôn tuân thủ các quy định và
ban hành văn bản đúng thẩm quyền.
Tạp chí Cộng sản có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính bao gồm
văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
- Văn bản cá biệt của cơ quan ban hành: Các quyết định nâng lương, quyết
định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên.
- Văn bản hành chính thông thường:
+ Văn bản có tên loại: Nội quy, quy chế, quy định, hướng dẫn, đề án, kế
hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, các loại giấy (giấy giới thiệu, giấy ủy
nhiệm, giấy đi đường,…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu nhận,…)
+ Văn bản không có tên loại: Các công văn hành chính.
Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền. Việc
phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản
ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định. Đồng thời cũng tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liên
quan đến văn bản.

16

Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác năm 2016 do Trưởng phòng – Nguyễn Văn A
ký được trình bày như sau:
TRƯỞNG PHÒNG

Nguyễn Văn A
Trong các trường hợp, Phó Trưởng phòng sẽ ký thay Trưởng phòng khi được
ủy quyền:
KT. TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Trần Văn C
1.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Các văn bản do cơ quan ban hành nhìn chung đều bảo đảm thể thức và kỹ
thuật trình bày, tuân thủ đúng theo quy định của Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày
28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của
Đảng. Các quy định trong văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và
chính xác. Tuy vậy, trong vài trường hợp cụ thể, thể thức văn bản vẫn có sự sai
lệch nhất định về kỹ thuật trình bày nhưng chỉ là các lỗi nhỏ.
Ví dụ: Cỡ chữ trong nội dung văn bản là 13,5; khoảng cách giữa các dòng ở
các đoạn không đồng nhất;....
Ở một số văn bản, số đến và ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực
tiếp trên máy mà theo quy định tại Hướng dẫn số 11-HD/VPTW thì việc ghi số và
ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được
văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó tiến hành ghi số và ngày
tháng năm ban hành văn bản.
* Ví dụ: Thể thức trình bày một công văn của Tạp chí Cộng sản
17

ĐẢNG
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
TẠP CHÍ CỘNG SẢN
NAM

Số:

CỘNG

SẢN

VIỆT

………... , ngày ….. tháng ….. năm 20…

/TCCS

V/v …….. …. ………

Kính gửi:
-

………………………………..;

-

………………………………..;

- ………………………………..;
...................................................……. ....................................................

..........................................................................................................................

........................................................./.
Nơi nhận:

TỔNG BIÊN TẬP

- Như trên;
- ……………;

(Chữ ký, dấu)

- Lưu: VT,….

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

TẠP CHÍ CỘNG SẢN
*

Số:

Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2015

- CV/TCCS

Kính gửi: ……………………………………………………….
………………………………………………………..
Chào mừng Kỷ niệm 86 năm Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (3-21930 - 3-2-2016), hướng tới Đại hội XII của Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng ủy

Khối Doanh nghiệp Trung ương, Tạp chí Cộng sản và Đài Truyền hình Việt Nam
tổ chức Chương trình “Mãi mãi niềm tin theo Đảng”, với quy mô hoành tráng,
trang trọng, chất lượng nghệ thuật cao, cùng các phóng sự chính luận về 86 năm
lịch sử và khái quát công lao vĩ đại của Đảng ta và Bác Hồ kính yêu trong sự
18

nghiệp cách mạng, cùng với những thành tựu nổi bật qua các kỳ Đại hội dưới sự
lãnh đạo của Đảng quang vinh trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước.
Chương trình được Đài Truyền hình Việt Nam truyền hình trực tiếp.
- Thời gian: 20h - 21h 30, ngày 30 - 01-2016.
- Địa điểm tổ chức chương trình: Nhà Hát Lớn, Hà Nội.
Với ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt của Chương trình, Đảng ủy Khối
Doanh nghiệp Trung ương trân trọng đề nghị Quý Đơn vị tham gia tài trợ cho
Chương trình. Quyền lợi tài trợ của Quý Đơn vị sẽ được Ban Tổ chức đáp lại bằng
các quyền lợi thiết thực (có phụ lục kèm theo).
Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý Đơn vị.
Xin trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận:
- Như kính gửi

TM. BAN BIÊN TẬP
PHÓ TỔNG BIÊN TẬP

- Lưu VT

VŨ VĂN HÀ
1.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
* Bước 1: Chuẩn bị

- Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì Trưởng
phòng sẽ chỉ định cho một cá nhân hoặc phối hợp với nhau soạn thảo; hoặc phát
sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì phòng tiến hành rà
soát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên quan đến các vấn đề cần
ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại các quy định
trước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực tế tại phòng cần cải tiến hoặc quy
định mới để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng
quy định, khả thi.
- Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin,
văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua mới
tiến hành xây dựng dự thảo.
19

* Bước 2: Bước xây dựng dự thảo
Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và thống
nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự thảo tiến hành dự
thảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế,
thông báo, quy trình,…) và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội
dung văn bản.
- Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội
dung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến
- Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung,
hình thức. Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng ký
chuyển các phòng liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý và ngày
chuyển trả lời góp ý).
* Bước 3: Bước viết thành văn bản
Dựa trên bản thảo theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết văn từng phần
từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản.
* Bước 4: Bước duyệt và ký văn bản

- Khi bản thảo được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản
sạch để trình duyệt.
- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽ
duyệt về các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản,
nội dung của văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt,
số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở phía lề trái,
dưới số và ký hiệu của văn bản.
* Bước 5: Bước hoàn chỉnh và triển khai văn bản
- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan thực hiện,
người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình.
- Từ bản thảo đã được duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký phải tuyệt
đối trung thành với văn bản đã duyệt. Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng
văn bản về thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp...).
20

- Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc quản lý trực tiếp kiểm tra và ký tắt ở
cuối nội dung văn bản.
- Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định.
- Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức.
- Chuyển xuống bộ phận Văn thư của cơ quan đóng dấu lên chữ ký trên văn
bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn
bản. Văn bản khi đã hoàn thành những khâu này được gọi là bản chính văn bản.
Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có giá trị như nhau.
- Chuyển văn bản đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ
cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu.
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và
bản chính lưu trong hồ sơ.
- Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp

theo thứ tự đăng ký.
- Sau khi văn bản đã được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức
thực hiện của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh
nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
1.2. Công tác quản lý văn bản đi
1.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày: Trước khi phát hành văn bản, cán bộ
văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu
có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số văn bản và ngày, tháng văn bản
1.2.2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi hiện nay tại Tạp chí Công sản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi
21

Hoàn thiện công tác tổ chức văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về