Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng tổng công ty đường sắt Việt nam

PHẦN MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hố nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang
lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an tồn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt
Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ cơng nghiệp hố, hiện đại hố. Từ
khi tiến hành cơng cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được
những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hố, xã hội, về quản lí nước, về trình
độ của mỗi cán bộ cơng chức. Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời
đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ
quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, hiện đại hố, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp khơng ít khó khăn, vướng mắc do
những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó cơng tác văn
thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu
quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng khơng thể khơng coi trọng cơng tác này.
Bởi nó khơng chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý trong q trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện
đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt cơng việc quản lý, điều hành
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp
luật. Nó đảm baỏ việc cung cấp thơng tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời
phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức
đúng đắn về tầm quan trọng của cơng tác cơng văn, giấy tờ, tránh tình trạng
cung cấp thơng tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho cơng việc nghiên
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
cu, qun lý, t chc hot ng. Qun lý tt cụng tỏc vn th lu tr l
nhim v ca Qun tr vn phũng. Cụng tỏc vn th lu tr l mt trong
nhng ni dung hot ng ch yu ca vn phũng, nm trong h thng qun

lý ca Nh nc.
Thc t cụng tỏc vn th - lu tr nhiu n v cha c quan tõm
ỳng mc m ch coi õy l cụng vic s v n thun. Ngi ta cha thy
c v trớ, ý ngha v tm quan trng ca cụng tỏc vn th lu tr trong
vn phũng cỏc c quan n v, t chc. Cỏn b cụng chc vn phũng cha
c o to n ni n chn do ú kin thc chuyờn mụn, nghip v cha
ỏp ng c yờu cu ũi hi ca s nghip i mi cụng tỏc vn th - lu
tr.
Cụng tỏc vn th nhm mc ớch m bo thụng tin cỏ ch chng,
ng li, chớnh sỏch ca ng, qun lớ v iu hnh ca Nh nc.
Cụng tỏc lu tr l vic la chn cỏc vn bn, ti liu cú giỏ tr gi li
v t chc sp xp, bo qun mt cỏch khoa hc cú h thng nhm giỳp cỏc
c quan, cỏ nhõn tra cu thụng tin khi cn thit gúp phn nõng cao mc tiờu
ca qun lớ Nh nc l nng xut, cht lng, hiu qu.
Nhn thc c tm quan trng ca cụng tỏc vn th lu tr i vi
hot ng ca c quan, n v núi chung v i vi Vn phũng ca Tng
cụng ty ng st Vit Nam núi riờng, sau thi gian thc tp ti Vn phũng
ca Tng cụng ty ng st Vit Nam, em ó cú thờm c s hiu bit v
nhn thc sõu sc hn v tm quan trng ca cụng tỏc vn th lu tr i
vi hot ng ca mt c quan, n v núi chung v i vi Vn phũng ca
Tng cụng ty ng st Vit Nam núi riờng. Vỡ vy em ó chn ti: Hon
thin cụng tỏc vn th lu tr ti Vn phũng Tng cụng ty ng st Vit
Nam lm chuyờn nghiờn cu.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
nghiờn cu v thc hin tt chuyờn ny em ó s dng mt s
phng phỏp:
+ Quan sỏt hot ng thc tin cụng vic, i chiu lý lun v thc tin
ỏnh giỏ hot ng ca c quan.
+ Phng phỏp duy vt bin chng v duy vt lch s.
+ Da vo cỏc ti liu, quy ch, bỏo cỏo tng kt phõn tớch, thng kờ

rỳt ra nhng gii phỏp mang tớnh kh thi.
Kt cu ca bỏo cỏo chuyờn ngoi Phn m u v Kt lun cũn
gm cú 3 phn:
Phn I: Nhng vn lý lun c bn v cụng tỏc vn th lu tr.
Phn II: Thc trng cụng tỏc vn th lu tr ti Vn phũng Tng cụng
ty ng st Vit Nam.
Phn III: Nhn xột, ỏnh giỏ v mt s kin ngh nhm hon thin cụng
tỏc vn th lu tr.
T nhng kin thc c trang b trờn gh nh trng, c s giỳp
ca ton th cỏc bỏc, cỏc cụ, cỏc chỳ cỏn b trong Vn phũng ca Tng cụng
ty ng st Vit Nam v s hng dn tn tỡnh ca thy cụ giỏo trong khoa
QTKD Trng i hc Dõn lp Phng ụng, c bit l s hng dn ca
thy giỏo Nh giỏo u tỳ, thc s Bựi Xuõn L ó giỳp em trong quỏ trỡnh
thc tp cng nh trong quỏ trỡnh hon thnh bỏo cỏo chuyờn ny.
Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh vit bỏo cỏo chuyờn ca em cũn nhiu hn
ch. Em mong rng cỏc thy cụ trong khoa QTKD nhn xột v ch ra nhng
thiu sút v hn ch bi bỏo cỏo chuyờn ca em c hon thin hn.
Em xin chõn thnh cm n thy giỏo Nh giỏo u tỳ, thc s Bựi Xuõn
L v s giỳp ca cỏc bỏc, cỏc cụ ,cỏc chỳ trong Vn phũng Tng cụng ty
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ng st Vit Nam cng nh cỏc thy cụ giỏo trong khoa QTKD Trng
HDL Phng ụng ó giỳp em hon thnh chuyờn ny.


PHN I
NHNG VN Lí LUN C BN V CễNG TC
VN TH - LU TR
Cụng tỏc vn th lu tr l mt trong nhng ni dung quan trng trong
nghip v vn phũng. Chớnh vỡ vy, tỡm hiu rừ hn v cụng tỏc vn th
lu tr cn phi tỡm hiu tng quan v vn phũng v cụng tỏc vn phũng núi

chung.
I. TNG QUAN V VN PHềNG V CễNG TC VN PHềNG.
1. Khỏi nim vn phũng
Vn phũng cỏc ni ngha sau:
- Th nht: Vn phũng l b mỏy lm vic tng hp v trc tip ca
mt c quan chc nng phc v cho iu hnh ca lónh o. Cỏc c quan
thm quyn chung hoc cú quy mụ ln thỡ thnh lp vn phũng, nhngc
quan nh thỡ cú phũng hnh chớnh.
- Th hai: Vn phũng cũn c hiu l tr s lm vic ca c quan,
n v, l a im giao tip i ni, i ngoi ca c quan, n v ú.
- Th ba: Vn phũng l ni lm vic c th ca nhng ngi cú chc
v, cú tm c nh ngh s, tng giỏm c, giỏm c
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Th t: Vn phũng l mt dng hot ng trong cỏc c quan t chc,
trong ú din ra vic thu thp, bo qun, lu tr cỏc loi vn bn, giy t, tc
l nhng cụng vn cú liờn quan n cụng tỏc vn th.
Túm li, Vn phũng l b mỏy ca c quan, t chc cú trỏch nhim
thu thp, x lý v tng hp thụng tin phc v cho s iu hnh ca lónh o,
ng thi m bo cỏc iu kin vt cht k thut cho hot ng chung ca
ton c quan, t chc ú.
2. Chc nng ca vn phũng
a. Chc nng cụng tỏc vn phũng
Theo khỏi nim v cụng tỏc vn phũng, ta cú th thy c vn phũng cú
nhng chc nng c bn sau õy:
Chc nng tham mu:
Hot ng ca c quan ph thuc vo nhiu yu t, trong ú cú yu t
ch quan( thuc v ngi qun lý), bi vy mun ra nhng quyt nh mang
tớnh khoa hc, ngi qun lý cn cn c vo nhng yu t khỏch quan nh
nhng ý kin tham gia ca cỏc cp qun lý, ca nhng ngi tr giỳp. Nhng
ý kin ú c vn phũng tp hp, chn lc a ra nhng kt lun chung

nht nhm cung cp cho lónh o nhng thụng tin, nhng phng ỏn gii
quyt kp thi v ỳng n. Hot ng ny rt cn thit v luụn t ra hu hiu
vỡ nú va mang tớnh tham vn (ớt b sc ộp, gũ bú) v mang tớnh chuyờn sõu
trong cỏc trng hp tr giỳp lónh o (tip xỳc vi nhiu vn ny sinh
trong thc t). Chc nng ny c gi l chc nng tham mu cho cỏc nh
lónh o, qun lý n v ca cụng tỏc vn phũng.
Chc nng Tng hp:
Kt qu tham vn trờn õy phi xut phỏt t nhng thụng tin c u
vo, u ra v thụng tin ngc trờn mi lnh vc, ca mi i tng m vn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
phũng l u mi thu thp, phõn tớch, qun lý v s dng theo yu cu ca
ngi lónh o, qun lý. Quỏ trỡnh thu thp, qun lý, s dng thụng tin phi
tuõn theo nhng nguyờn tc, trỡnh t nht nh, mi cú th mang li hiu qu
thit thc. Hot ng nh trờn thuc v chc nng tng hp ca cụng tỏc vn
phũng. Chc nng ny khụng ch cú tỏc dng thit thc n chc nng tham
mu ca vn phũng m cũn cú vai trũ quan trng i vi s thnh cụng hay
tht bi ca c quan, n v. Chớnh vỡ ý ngha to ln ca chc nng ny nờn
cỏc t chc, n v luụn quan tõm cng c v hin i hoỏ cụng tỏc vn phũng
cho kp vi tc phỏt trin ca thi i.
Chc nng Hu cn:
Hot ng ca c quan, n v khụng th thiu cỏc iu kin vt cht
nh nh ca, phng tin, thit b, cụng c, ti chớnh Nhng cỏi ú thuc
v hot ng hu cn m vn phũng phi cung ng y , kp thi cho mi
quỏ trỡnh, mi lỳc, mi ni.
Túm li, vn phũng l u mi giỳp lónh o thc hin cỏc chc nng
trờn. Cỏc chc nng ny va c lp, va h tr b sung cho nhau nhm
khng nh s cn thit khỏch quan tn ti ca c quan vn phũng mi n
v, t chc. Trong ú, chc nng tng hp l cc k quan trng, quyt nh
n s thnh bi ca cụng tỏc vn phũng.
b. Nhim v ca vn phũng

Trờn c s cỏc chc nng chung, c bn ca mỡnh, vn phũng cn thc
hin cỏc nhim v c th sau:
- Xõy dng chng trỡnh cụng tỏc ca c quan v ụn c thc hin
chng trỡnh ú, b trớ, sp xp chng trỡnh lm vic hng tun, thỏng, quý,
6

thỏng, nm ca c quan.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm
về pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
- Thực hiện cơng tác văn thư – lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo qui chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư và tờ trình đó.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong cơng
tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ
quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.
- Lập kế hoạch tổ chức, dự tốn kinh phí năm, hành q, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, hàng năm, chi trả
tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết
định của thủ trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất kĩ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yều cầu cho hoạt
động và cơng tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện cơng tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an
tồn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện cơng tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học và văn minh.
- Thường xun kiện tồn bộ máy, xây dựng đội ngũ cơng chức trong

văn phòng, từng bước hiện đại hố cơng tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chun mơn khi cần thiết.
II. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
1. Khỏi nim vn th
Cụng vn, giy t l mt trong nhng phng tin quan trng v cn
thit i vi hot ng qun lý Nh nc, do ú vic lm cụng vn giy t v
qun lý chỳng l hai cụng tỏc khụng th thiu c trong hot ng ú.
Nhng hot ng ú cn c tuõn th theo ch cht ch, nghiờm ngt trờn
c s quy nh ca phỏp lut v cụng tỏc vn th, tc l quy nh v ton b
cỏc cụng vic ca c quan qun lý hnh chớnh Nh nc v xõy dng vn bn
v qun lý, gii quyt vn bn trong mi hot ng ca mỡnh.
Tuy nhiờn, hin nay vn tn ti cỏc khuynh hng khỏc nhau trong quan
nim v cụng tỏc ny.
- Cụng tỏc vn th l cụng tỏc t chc gii quyt v quỏn lý cụng vn
giy t trong cỏc c quan, tc l cụng tỏc ny gm hai ni dung ch yu sau:
t chc qun lý vn bn v t chc gii quyt vn bn.
- Cụng tỏc vn th l ton b cỏc cụng vic xõy dng vn bn ( son tho
v ban hnh vn bn) trong cỏc c quan v t chc qun lý, gii quyt vn
bn trong cỏc c quan.
Theo cụng vn ca Cc lu tr Nh nc s 55 CV/TCCB ngy
01/03/1991 v vic hng dn thc hin Quyt nh 24 CT ca Ch tch
Hi ng B trng thỡ: Cụng tỏc vn th l ton b quỏ trỡnh xõy dng v
ban hnh vn bn, quỏ trỡnh qun lớ v phc v cho yờu cu qun lý ca cỏc
c quan. Mc ớch chớnh ca cụng tỏc vn th l m bo thụng tin cho quỏ
trỡnh qun lý. Nhng ti liu vn kin c son tho, qun lý v s dng
theo cỏc nguyờn tc ca vn th l phng tin thit yu bo m cho hot
dng ca cỏc c quan cú hiu qu .
2. V trớ, ý ngha v tỏc dng ca cụng tỏc vn th

a. V trớ
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Cụng tỏc vn th c xỏc nh l mt mt hot ng ca b mỏy qun
lý núi chung. Trong vn phũng, cụng tỏc vn th l ni dung quan trng
chim phn ln ni dung ca vn phũng. Cụng tỏc vn th l ni dung khụng
th thiu, mt mt xớch trong gung mỏy hot ng qun lý ca c quan, n
v.
Hin nay cụng tỏc vn th cú vai trũ quan trng trong vic thc hin
Ngh quyt Trung ng 8 ( khoỏ 7) v ci cỏch nn hnh chớnh quc gia m
trc ht l ci cỏch th tc hnh chớnh.

b. í ngha v tỏc dng ca cụng tỏc vn th
- Cụng tỏc vn th gúp phn khụng nh trong vic duy trỡ hot ng v
n nh ca cỏc c quan, n v. i tng ch yu ca cụng tỏc vn th l
ti liu, cụng vn, giy t, chỳng c ban hnh cho phự hp vi c im
ca tng c quan, n v. T chc khoa hc cụng tỏc vn th s m bo
thụng tin cn thit phc v cỏc hot ng ca c quan.
- Cụng tỏc vn th cú nhiu ý ngha quan trng, tuy nhiờn cú th khỏi
quỏt thnh nhng im ch yu sau:
+ Cụng tỏc vn th yờu cu mt cỏch kp thi chớnh xỏc nhng thụng
tin cn thit phc v cụng tỏc lónh o ca ng, v qun lý ca Nh nc, l
si dõy liờn h gia ng, Nh nc vi qun chỳng nhõn dõn v gia cỏc c
quan, t chc vi nhau. ng thi, cụng tỏc vn th nu c thc hin tt s
to iu kin bo v c bớ mt ca ca ng v nh nc, hn ch c
bnh quan liờu giy t, gúp phn ci cỏch th tc hnh chớnh trong c quan
Nh nc.
+ Lm tt cụng tỏc vn th giỳp cho vic gii quyt cụng vic ca c
quan c nhanh chúng, chớnh xỏc, cht lng, ỳng ng li chớnh sỏch
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan

đơn vị được chặt chẽ.
+ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức,
nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây
dựng và ban hành văn bản.
- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về
mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt.
Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.


c. Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy
tờ phải đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi
hỏi về nhu càu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ
đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
 Yêu cầu nhanh chóng.
- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải
quyết nhanh mọi công việc của cơ quan.
- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải
quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ
quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn
bản.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Yờu cu chớnh xỏc
Trong quỏ trỡnh thc hin, yu cu chớnh xỏc ũi hi cụng tỏc vn th
phi m bo cỏc yờu cu sau:
- Chớnh xỏc v ni dung vn bn tc l ni dung vn bn phi chớnh xỏc
tuyt i v mt phỏp lý, dn chng hoc trớch dn vn bn phi hon ton

chớnh xỏc v s liu phi y , chng c rừ rng.
- Chớnh xỏc v th thc vn bn, vn bn ban hnh phi cú y cỏc
yu t do Nh nc quy nh, mu trỡnh by phi theo ỳng tiờu chun Nh
nc ban hnh.
- Chớnh xỏc v cỏc khõu, k thut, nghip v: yờu cu v tớnh chớnh xỏc
phi c quỏn trit mt cỏch y trong cỏc khõu nghip v nh ỏnh mỏy
vn bn, ng ký v chuyn giao vn bn. Yờu cu chớnh xỏc cũn phI c
th hin trong vic thc hin ỳng cỏc ch quy nh ca Nh nc.
Yờu cu bớ mt
- Trong ni dung vn bn n, vn bn i ca c quan, cú nhiu vn
thuc phm vi bớ mt ca c quan, bớ mt ca Nh nc. Vỡ vy, trong quỏ
trỡnh tin hnh xõy dng vn bn v t chc gii quyt vn bn phi m bo
gi gỡn bớ mt.
- Khi la chn cỏn b vn th phi quỏn trit tinh thn gi gỡn bớ mt ca
c quan. V khớa cnh nht nh, yờu cu bớ mt trong cụng tỏc vn th cũn
phi th hin vic gi gỡn bớ mt ni dung nhng cụng vic mi ch c
bn bc cha c a thnh cỏc quyt nh chớnh thc ca cỏc c quan hoc
cha c ban hnh thnh vn bn.
3. Ni dung cụng tỏc vn th:
Cụng tỏc vn th bao gm nhng nhúm cụng vic ch yu sau:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Xây dựng và ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các ngun tắc và tiêu
chuẩn khoa học về:
+ Thể thức các loại văn bản.
+ Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản.
+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến
duyệt bản thảo.
+ Đánh máy, sao in và nhân bản.
+ Ngun tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan.

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật.
+ Tổ chức cơng tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Nội dung cơng tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn
bản và quản lý con dấu của cơ quan. Các con dấu được bảo quản và sử dụng
tại phòng văn thư, cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ
các chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã
kiểm tra và xác minh đúng về thể thức và nội dung. Dấu được đóng đúng quy
định của Nhà nước, trùm lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái. Việc bảo
quản con dấu được giao cho cán bộ văn thư cất giữ trong tủ có khố an tồn.
Tránh va chạm mạnh làm biến dạng con dấu.
III. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
1. Khái niệm về cơng tác lưu trữ và một số khía niệm cơ bản trong
cơng tác lưu trữ
a. Cơng tác lưu trữ
Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn và sử
dụng có hiệu quả tàI liệu lưu trữ.
b. Phơng lưu trữ
Là tồn bộ khối tài liệu hồn chỉnh hình thành trong q trình hoạt động
của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế,
khoa học, văn hố, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản
trong một cơ sở lưu trữ nhất định. Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu
tố đảm bảo tính độc lập trong q trình tồn tại của mình tạo nên phơng lưu trữ
gọi là đơn vị hình thành phơng.
c. Phơng lưu trữ Quốc gia
Là tồn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh
tế, văn hố… khơng phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo

quản trong các kho lưu trữ Nhà nước.
d. Tài liệu lưu trữ
Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải… được hình thành trong q
trình hoạt động của cá cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được
bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định.
2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn về chính trị, kinh tế, xã hội…
 Ý nghĩa chính trị
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Ở bất kỳ quốc gia nào và ở bất kỳ thời đại nào đều có ý thức sử dụng tài
liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia mình.
 Ý nghĩa kinh tế
Một số lượng lớn tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh tình hình kinh tế.
Nguồn tài liệu này cung cấp những thơng tin q khứ rất có giá trị, phục vụ
việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế được hồn chỉnh.
Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan, nếu được tổng hợp có hệ
thống còn giúp việc nghiên cứu và tìm ra các quy luật phát triển của tự nhiên
và xã hội nhằm phục vụ các mục đích của con người.
 Ý nghĩa văn hố
Tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh
thần, phản ánh nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời
kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hố đặc biệt của dân tộc. Cùng với
các lợi ích của di sản văn hố khác, tài liệu lưu trữ có vai trò và ý nghĩa to lớn
đối với cơng cuộc bảo vệ và phát triển văn hố Việt Nam.
 Ý nghĩa lịch sử
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực q
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và của cả xã hội. Vì thế, tài liệu
lưu trữ là một tư liệu q giá nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử.
 Ý nghĩa khoa học
Tài liệu lưu trữ ghi lại q trình hoạt động của xã hội, của cơ quan và cá

nhân trong các lĩnh vực, đồng thời ghi lại những cơng trình nghiên cứu khoa
học, các phát minh sáng chế nên tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc kế thừa
những thành tựu khoa học cơng nghệ đã có, giúp cho khoa học cơng nghệ
phát triển mạnh mẽ.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
í ngha thc tin
Trong thc t hot ng ca cỏc c quan qun lý Nh nc, ti liu lu
tr phc v cụng tỏc hng ngy. Ti liu lu tr l ngun cung cp nhng
thụng tin quan trng trong quỏ kh, phc v cho vic ra nhng quyt nh
qun lý trong c quan qun lý Nh nc.
3. Chc nng ca cụng tỏc lu tr
Hin nay nc ta, cụng tỏc lu tr c hiu l vic la chn, gi li v
t chc khoa hc nhng vn bn, t liu cú giỏ tr c hỡnh thnh trong quỏ
trỡnh hot ng ca c quan, cỏ nhõn lm bng chng v tra cu thụng tin khi
cn thit. Cụng tỏc lu tr l mt vic lm khụng th thiu trong hot ng qun
lý ca b mỏy Nh nc. Cụng tỏc lu tr cú hai chc nng c bn sau:
T chc bo qun hon chnh v an ton Phụng lu tr Quc gia.
T chc khai thỏc s dng phc v cỏc mc ớch qun lý xó hi nghiờn
cu khoa hc v nhu cu chớnh ỏng ca cụng dõn.
Hai chc nng ny cú liờn quan cht ch vi nhau. Thc hin tt chc
nng th nht s to tin vt cht ch yu thc hin chc nng th hai.
4. Ni dung ca cụng tỏc lu tr:
thc hin nhng chc nng c bn trờn, cụng tỏc lu tr ph m
bo cỏc ni dung sau:
- Phõn loi ti liu lu tr l s phõn chia ti liu thnh cỏc nhúm to
iu kin thun li cho bo qun v t chc s dng.
- ỏnh giỏ ti liu lu tr: L s nghiờn cu la chn nhng ti liu cú
giỏ tr a vo bo qun trong cỏc c s lu tr v tiờu dựng nhng ti liu
ó ht giỏ tr.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

- Chnh lý ti liu lu tr l s nghiờn cu sp xp ti liu mt cỏch
khoa hc, to iu kin thun li cho bo qun v t chc s dng.
- Thu thp, b sung ti liu lu tr
Thu thp, b sung ti liu lu tr l mt ni dung c tin hnh thng
xuyờn nhm tng bc hon thin Phụng lu tr Quc gia núi chung v tng
phụng lu tr c th núi riờng. Thu thp, b sung bao gm giai on thu thp
ti liu gii quyt xong t vn th vo lu tr hin hnh ca c quan v thu
thp ti liu lu tr hin hnh vo lu tr lch s. Trong quỏ trỡnh thu thp, b
sung ti liu lu tr, ngi ta c bit chỳ ý su tm nhng ti liu cú xut x
cỏ nhõn, ti liu cũn nm ri rỏc bo tng, th vin hay trong nhõn dõn vỡ
nhiu khi nhng ti liu ny rt cú giỏ tr.
- Bo qun, bo v ti liu lu tr
Bo qun ti liu lu tr l quỏ trỡnh ỏp dng cỏc bin phỏp x lý k
thut nhm kộo di tui th, chng h hi i vi ti liu lu tr. K thut
bo qun ti liu lu tr phi c c bit coi trng trỏnh nhng tỏc ng
xu lm gim tui th ca ti liu. Mt khỏc, ni dung ca ti liu lu tr
cha ng nhng thụng tin bớ mt v chớnh tr, quc phũng v an ninh quc
gia nờn vic bo qun ti liu lu tr khụng ch chỳ trng n gúc vt lý
ca ti liu m cũn phi s dng cỏc bin phỏp ngn chn vic ỏnh cp thụng
tin trong ti liu v s phỏ hoi ti liu lu tr. Ni dung bo qun ti liu lu
tr tp trung ch yu l vic xõy dng, ci to kho lu tr, x lý k thut bo
qun v vic tu b, phc ch ti liu lu tr.
- T chc s dng ti liu lu tr
õy l nhim v rt quan trng ca cỏc c quan, t chc lu tr. V
nguyờn tc, ti liu lu tr khụng ch bo qun úng kớn m chỳng ch cú ý
ngha khi c khai thỏc phc v cho ton xó hi. T chc s dng ti liu
lu tr l mc ớch cui cựng ca cụng tỏc lu tr. Ni dung ch yu ca vic
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
sử dụng tàI liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả làm cơng tác tra
cứu, cơng bố, giới thiệu trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.

5. Tính chất của cơng tác lưu trữ:
- Tính chất khoa học:
Tính chất khoa học của cơng tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc
nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu
lưu trữ để thực hiện các nội dung chun mơn của cơng tác lưu trữ như phân
loại, xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng hệ thống cơng cụ
tra cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…
Mỗi qui trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có
những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ
thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức
khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả ngiên cứu khoa
học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
Những thành tựu của tốn học, tin học, hố học, sinh học…đang được nghiên
cứu để bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ, đồng thời thơng tin một cách nhanh
chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu.
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu
chuẩn hố trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu
chuẩn nhà kho bảo quản an tồn cho từng loại hình tài liệu là những vân đề
đang đặt ra cho cơng tác tiêu chuẩn hố của ngành.
- Tính cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải
được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã
hội.Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các
bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong
công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của
tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản,
quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp

hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà
nước.



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
PHN II
THC TRNG CễNG TC VN TH LU TR TI
VN PHềNG TNG CễNG TY NG ST VIT NAM
I. KHI QUT CHUNG V BAN T CHC TRUNG NG
1. Quỏ trỡnh hỡnh thnh v vai trũ ca Tng cụng ty ng st Vit Nam
Tng cụng ty ng st Vit Nam c thnh lp theo quyt nh
s 34/ 2003/ Q- TTg, ngy 14/ 03/ 2003 ca Th tng Chớnh ph
Tng cụng ty ng st Vit Nam (sau õy gi tt l tng cụng ty ) l
Tng cụng ty nh nc hot ng kinh doanh v thc hin nhim v qun lớ,
khai thỏc, bo trỡ h thng kt cu h tng ng st do Nh nc giao, cú t
cỏch phỏp nhõn, cú quyn v ngha v dõn s theo lut nh, t chu trỏch
nhim v ton b hot ng kinh doanh trong phn vi s vn do tng cụng ty
qun lớ, cú con du, cú ti sn v cỏc qu trung c m ti khon kho bc
Nh nc v ti cỏc ngõn hng trong nc, nc ngoi theo quy nh ca
phỏp lut, c t chc v hot ng theo iu l cụng ty.
Tng cụng ty ng st Vit Nam cú tờn giao dch quc t l : Viet Nam
Railways
Vit tt : VNR
Tng cụng ty cú tr s chớnh t ti H Ni
Quỏ trỡnh phỏt trin ca Tng cụng ty ng st Vit Nam
ng st Vit Nam c xõy dng t nm 1881 n nay ó hỡnh thnh
mt mng li t Bc vo Nam vi 7 tuyn ng chy qua 35 tnh v thnh
ph ln vi tng chiu di 3143 km, trong ú cú 2770 km ng rng 1000
mm, 150 km ng rng 1435 mm, 223 km ng lng .

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Về tổ chức: Ngày 6/ 4/ 1953 Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định
505/ TTg thành lập Tổng cục Đường sắt trực thuộc Bộ Giao thơng cơng chính
kiến thiết và khai thác đường sắt. Năm 1990 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (
nay là Thủ tướng Chính phủ ) ra quyết định số 158/CT ngày 14-05-1990
chuyển tổ chức Tổng cục Đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt Nam,
thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo cơ chế của Liên hiệp xí nghiệp
đặc thù, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam bao gồm các thành viên là các doanh
nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hoạt động
cơng ích và các đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh
tế, tài chính cơng nghệ, thơng tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động
trong ngành Đường sắt.
Đường sắt Việt Nam có vai trò hết sức quan trọng và là một bộ phận
khơng thể thiếu của mạch máu giao thơng trong nước và quốc tế. Trong các
năm gần đây đã đáp ứng được sự đi lại của gần 10 triệu lượt hành khách,
chun chở trên 6 triệu tấn hàng hố và lượng ln chuyển khoảng 5 tỷ tấn –
km tính đổi. Ngồi lợi ích về kinh tế, đường sắt còn góp phần thúc đẩy sự
phát triển chính rị, văn hố, xã hội của các vùng cao, biên giới và các khu
cơng nghiệp.Vận tải đường sắt đã và đang góp phần rất to lớn cho nhiệm vụ
vận chuyển phục vụ nhu cầu an ninh, quốc phòng.
Theo quy hoạch phát triển Ngành Giao thơng vận tải Đường sắt đã được
chính phủ phê duyệt, Đường sắt Việt Nam sẽ đảm nhận khối lượng vận tải từ
25% đến 30% về tấn và tấn-km hàng hố, 20% -25% về hành khách và hành
khách – km trong tổng khối lượng vận tải của tồn Ngành Giao thơng vận tải.
Đến năm 2020 tỷ trọng vận chuyển hành khách đơ thị bằng đường sắt đạt ít
nhất 20% khối lượng hành khách tại các thành phố Hà Nội và thành phố Hồ
Chí Minh.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng cơng ty đường sắt Việt Nam.
Hiện tại, Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam đang tổ chức thực hiện các
hoạt động sản xuất kinh doanh với các ngành nghề chính sau:
+ Kinh doanh vận tải đường sắt; dịch vụ vận tải đường sắt, xếp dỡ hàng
hố.
+ Chế tạo, đóng mới, sửa chữa và sản xuất các phương tiện, thiết bị , phụ
tùng chun ngành dường sắt; chế tạo các sản phẩm cơ khí.
+ Xây dựng cơng trình giao thơng đường sắt.
+ Chế tạo, đóng mới, sửa chữa lớn các phương tiện vận tải và sản xuất
thiết bị , phụ tùng chun ngành đường sắt.
+ Xuất khẩu lao động, xuất nhập khẩu phương tiện vật tư, thiết bị
chun ngành và các loại hàng hố khác.
+ Hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngồi
nước về đường sắt.
+ Đào tạo cán bộ trình độ trung cấp và cơng nhân kỹ thuật chun
ngành.
+ Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Nhà nước giao.
Ngồi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam
còn thực hiện một số nhiệm vụ quản lý được Bộ Giao thơng vận tải uỷ quyền
như:
+ Thanh tra giao thơng đường sắt.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
+ Đăng kiểm đầu máy, toa xe và các phương tiện, thiết bị chun dùng
khác trong ngành đường sắt.
+ Quản lý dự án đầu tư trong ngành đường sắt.
+ Một số nhiệm vụ khác: Xây dựng quy hoạch phát triển đường sắt, quản
lý một số văn bản pháp quy trong ngành đường sắt.
3. Cơ cấu tổ chức của Tổng cơng ty đường sắt Việt Nam
Sơ đồ tổ chức hiện tại của Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam

TỔNG CƠNG TY ĐSVN
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SỐT
TỔNG GIÁM ĐỐC
Kế tốn trưởng
CÁC BAN CHUN MƠN NGHIỆP
VỤ VÀ VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN TẠI TQ
VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN
TẠI ĐÀ NẴNG
Các
DNSX
Kinh
doanh
HTĐL
Các DN
hoạt

ộng
cơng
ích
Doanh
nghiệp vận
tải
Hạch tốn
tập trung
Các ơn
vị sự
nghiệp,
quản lý
Các DN có
vốn góp
của ĐSVN
CÁC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN




Bộ máy quản lý của Tổng Cơng ty Đường sắt Việt Nam có:
+ Hội đồng quản trị.
+ Ban kiểm sốt.
+ Tổng giám đốc.
+ Các phó tổng giám đốc.
+ Kết tốn trưởng và các cơ quan giúp việc.
- Số doanh nghiệp hoạt động kinh doanh phân chia theo lĩnh vực gồm
01 doanh nghiệp kinh doanh vận tải (do Liên hiệp đường sắt Việt Nam
trực tiếp thực hiện và tổ chức hạch tốn tồn ngành )

11 doanh nghiệp xây dựng cơng trình giao thơng
10 doanh nghiệp cơ khí: gồm 03 nhà máy cơng nghiệp làm nhiệm vụ chế
tạo, đại tu đầu máy toa xe lửa, 03 nhà máy sản xuất các sản phẩm cơ khí, 04
doanh nghiệp khai thác đá và sản xuất vật liệu xây dựng
06 doanh nghiệp làm dịch vụ: thương mại, cung ứng vật tư thiết bị, du
lịch vận tải
- Doanh thu hoạt động cơng ích
Tổng số: 20 doanh nghiệp hạch tốn độc lập, trực thuộc Tổng cơng ty
Đường sắt Việt Nam. Trong đó:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
+ 15 doanh nghiệp quản lí, bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở hạ tầng đường sắt
+ 05 doanh nghiệp quản lí, sửa chữa bảo trì thơng tin, tín hiệu đường sắt
- Doanh nghiệp cổ phần hố bộ phận
Cơng ty cổ phần khách sạn Hải Vân Nam: Đây là đơn vị tách ra từ cơng
ty dịch vụ Du lịch đường sắt Sài Gòn
Cơng ty cổ phần Dịch vụ vận tải đường sắt khu vực 1: Đây là đơn vị tách
ra từ xí nghiệp Liên hợp Vận tải đường sắt khu vực 1
Cơng ty cổ phần Vận tải và thương mại đường sắt, thành lập từ các bộ
phận kinh doanh khách sạn và dịch vụ vận tải thuộc văn phòng Liên hiệp
Đường sắt Việt Nam
Thành lập mới cơng ty cổ phần may Đơng Anh do cơng ty Xuất nhập
khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt sáng lập
- Các liên doanh, liên kết trong và ngồi nước
Liên doanh với nước ngồi: Khơng
Liên doanh trong nước: Khách sạn tại nhà số 80 Lý Thường Kiệt Hà Nội
thuộc cơng ty Dịch vụ đường sắt Hà Nội ).
- Các đơn vị sự nghiệp
Số trường và trung tâm dạy nghề
+ 1 trường Trung học Đường sắt (đào tạo trung cấp và cơng nhân tại Gia
Lâm Hà Nội )

+ 1 trường kĩ thuật nghiệp vụ ( đào tạo cơng nhân tại Di An-Bình
Dương)
Số ban qn lí dự án
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
+ 01 n v s nghip kinh t ( Ban qun lớ c s h tng ng st ) do
b giao thụng vn ti ra quyt nh.
4. Hot ng ca Tng cụng ty ng st Vit nam
a. Cỏc lnh vc hot ng
Theo quyt nh ca Th tng chớnh ph, Tng cụng ty ng st
Vit Nam l t chc sn xut cú tớnh tp trung v thng nht cao, vn ti l
trung tõm, giao thụng vn ti gn kt cht ch vi nhau, cỏc hot ng sa
cha cụng nghip, c khớ xõy dng, cung ng vt t, dch v l v tinh, l
hu cn cho vn ti.
Sn phm vn ti hng hoỏ v hnh khỏch.
+ L sn phm c bit, khụng cú sn phm d tr.
+ Quỏ trỡnh sn xut ng thi l quỏ trỡnh tiờu th.
+ Gn bú mt thit v hiu qu ph thuc rt ln vo h thng c s h
tng ng st.
Sn phm cụng ớch: Cng l loi sn phm c bit, khụng cú sn phm
d tr, ch d tr nng lng. c quyn ngi tiờu th duy nht l doanh
nghip vn ti .
Tng cụng ty ng st Vit Nam chuyờn thc hin cỏc nhim v:
- Kinh doanh vn ti ng st, vn ti a phng thc trong nc v
liờn vn quc t.
-i lý v dch v vn ti.
- Qun lý, khai thỏc v bo dng h thng kt cu h tng ng st
quc gia.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN